Đang tải... (xem toàn văn)
A. LỜI NÓI ĐẦU B. NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ BỘ Y TẾ 1.1 .Lịch sử hình thành , chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,cơ cấu tổ chức của Bộ Y Tế 1.1.1 Lịch sử hình thành 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Y Tế 1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Bộ Y Tế 1.1.4 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc Bộ Y Tế 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng,nhiệm vụ của đơn vị phụ trách Công tác Lưu trữ ở Bộ Y Tế 1.2.1 Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác Lưu trữ 1.2.2 Các đơn vị phụ trách công tác Lưu Trữ ở Bộ Y Tế 1.2.3 Chức năng,nhiệm vụ của đơn vị phụ trách công tác Lưu trữ ở Bộ Y Tế 1.2.4 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong hoat động lưu trữ của Bộ Y Tế 1.2.5 Đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức viên chức lưu trữ, quản lý công tác lưu trữ ở Bộ Y Tế 1.2.6 Thanh tra kiểm tra, Giải quyết và Xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ ở Bộ Y Tế CHƯƠNG II: KHÁI QUÁT NỘI DUNG THỰC TẬP 2.1 Tình hình quản lý và Công tác chỉ đạo về Lưu trữ của Bộ Y Tế 2.1.1 Về ban hành văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ 2.1.2Về thực hiện các văn bản chỉ đao ,hướng dẫn về lưu trữ 2.2 Hoạt động quản lý nghiệp vụ : 2.2.1Về công tác thu thập, Bổ sung tài liệu vào lưu trữ 2.2.2 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 2.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ hiện hành 2.2.4 Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ 2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 2.2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ CHƯƠNG III : BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 3.2 Nhận xét 3.2.1 Ưu điểm 3.2.2Tồn tại 3.3 Các nội dung đề xuất 3.3.1 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác chỉnh lý 3.3.2.Tăng cường cơ sở vật chất cho lưu trữ cơ quan Bộ và các đơn vị trực thuộc Bộ C. KẾT LUẬN D. PHẦN PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A LỜI NÓI ĐẦU Theo Điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 “ Tài liệu lưu trữ gốc, (hoặc hợp pháp) tài liệu có giá trị lựa chọn từ toàn khối tài liệu hình tành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân bảo quản kho lưu trữ để khai thác phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… xã hội ” Như vậy, tài liệu có ý nghĩa to lớn tất lĩnh vực hoạt động xã hội lồi người, có ý nghĩa mặt trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử di sản văn hóa dân tộc.Cho nên, sau Đảng Nhà nước ta giành quyền quan tâm tới việc bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ Nhận thức điều quan trọng số trường đào tạo chuyên ngành Lưu trữ có Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thuộc Bộ Nội vụ, nhằm đào tạo trang bị cho học sinh, sinh viên, kiến thức lý thuyết nghiệp vụ Lưu trữ Từ đó, thực tiễn lý thuyết học học sinh, sinh viên sau trường trở thành cán có chun mơn lưu trữ giúp quan quản lý tài liệu lưu trữ cách khoa học hợp lý Nhằm tạo điều kiện cho sinh viên tiếp xúc với công việc thực tế, gắn lý thuyết với thực hành, nhà trường tổ chức cho sinh viên thực tập quan nhà nước doanh nghiệp theo liên hệ sinh viên phân công nhà trường Đây thời gian vô quan trọng trình thực tập, giúp sinh viên khảo sát tìm hiểu tình hình thực tế cơng tác lưu trữ quan cụ thể Nhận thức rõ tầm quan trọng đợt thực tập đồng ý nhà trường, liên hệ thực tập Bộ Ytế với thời gian từ ngày 02/03/2015 đến ngày 24/04/2015 Dưới quan tâm hướng dẫn nhà trường, em có hội thực tập Bộ Y tế Tuy đầu có nhiều bỡ ngỡ cơng việc với sức trẻ, lịng nhiệt tình lịng say mê với nghề nghiệp , giúp đỡ tận tình quan ,các cán Lưu trữ giúp đỡ chúng em hoàn thành Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tốt cơng việc Q trình thực tập khơng phải dài chúng em học hỏi đựơc nhiều điều bổ ích cơng việc, giao tiếp, lịng say mê với nghề nghiệp tính sáng tạo Có thể nói trước chọn nghành em ln cảm thấy chuyên ngành khó cả.Nhưng với giúp đỡ anh, chị quan giúp em hồn thành tốt cơng việc Cuối em xin chân thành cảm ơn thầy cô trường, thầy cô giáo môn, cán Bộ Y tế giúp đỡ chúng em hồn thành tốt cơng việc giao, tạo niềm tin hiệu cho trường quan chúng em thực tập Hồn thành tốt cơng việc trình lao động chúng em, tạo điều kiện cho chúng em sau trường vào làm cơng ty, xí nghiệp tiếp cận nhanh với cơng việc Bản báo cáo thực tập tốt nghiệp Bộ Y tế, cố gắng thời gian thực tập Song khoảng thời gian không nhiều , lực hạn chế nên báo cáo chắn khơng tránh khỏi thiếu sót sai lầm việc tiếp thu kiên thức công việc thực tập Vì động viên, đóng góp ý kiến thầy cô , bạn sinh viên trường ý kiến quý báu giúp cho em hoàn thiện tốt báo cáo công việc sau Hà Nội, Ngày 30 tháng 04 năm 2015 Em xin chân thành cảm ơn Sinh viên Nguyễn Văn Hoan Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B NỘI DUNG CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC I Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Bộ Y tế I.1 Lịch sử hình thành Cách mạng tháng thành công mở kỉ nguyên lịch sử dân tộc, kết thúc 80 năm đô hộ Chủ nghĩa thực dân hàng nghìn năm áp chế độ phong kiến Nước Việt Nam dân chủ cộng hòa khai sinh, mang lại cho nhân dân quyền làm chủ đất nước, làm chủ vận mệnh Chính quyền nhân dân vừa thành lập phải đương đầu với mn vàn khó khăn, thử thách Di sản mà thực dân Pháp quân Nhật để lại cho cảnh khốn mặt kinh tế, văn hóa, xã hội Hơn 90% dân số bị mù chữ, nạn đói năm 1945 làm chết hàng triệu người, nạn ngoại xâm hoành hành khắp nơi, tệ nạn xã hội đầy rẫy, sức khỏe nhân dân suy kiệt Nhiệm vụ Ủy ban Dân tộc giải phóng Việt Nam nặng nề Trước tình hình đó, chủ tịch Hồ Chí Minh Ủy ban Dân tộc giải phóng định tự cải tổ, mời thêm số nhân sĩ tham gia phủ gánh vác nhiệm vụ nặng nề mà nhân dân giao phó Để củng cố quyền cách mạng, sau cách mạng tháng thành công, vào ngày 28/8/1945 Chính phủ Lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng hòa Tuyên cáo thành lập số Bộ có Bộ Y Tế Bác sỹ Phạm Ngọc Thạch giữ chức Bộ trưởng Bộ Y tế nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa Ngày 13/9/1946, Chính phủ Lâm thời sắc lệnh số 33 cử Bác sỹ Hồng Tích Trí giữ chức Thứ trưởng Bộ Y tế để đạo công tác Cơ quan Bộ Y tế thành lập sở máy Sở Tổng Thanh Tra vẹ sinh Y tế Đơng Dương cũ sau sát nhập với Nha y tế Bắc Bộ Từ đến với phát triển lịch sử Quá trình hình thành phát triển Bộ Y tế qua giai đoạn: Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội I.1.1 Giai đoạn 1945 – 1960 Đây giai đoạn cách mạng dân tộc dân chủ, toàn quốc kháng chiến chống thực dân Pháp giành đọc lập, tự Trong thời kỳ Chính phủ giao cho Bộ Y tế số nhiệm vụ sau: • • • • • • • • Diệt chấy rận Tổng vệ sinh Tuyên truyền giáo dục nhân dân Chuẩn bị thuốc men, phương tiện tài Chống đói, chống lụt Chống dịch sốt rét định kỳ Đào tạo nhân viên y tế cứu thương Sơ tán tài sản, trang thiết bị dụng cụ y tế khỏi thành phố Theo thông tư số 11 -ZYO-TT3 ngày 31/7/1952 Bộ trưởng Bộ Y tế việc chấn chỉnh tổ chức ngành Y tế bao gồm quan trung ương quan địa phương I.1.2 Giai đoạn 1961 – 1971 Đây giai đoạn xây dựng CNXH miền Bắc đấu tranh giải phóng miền Nam, thống đất nước Nhiệm vụ, quyền hạn Bộ giai đoạn là: Nghiên cứu trình Hội đồng Chính phủ ban hành sách thể lệ y tế, tổ chức thực sách thể lệ Nghiên cứu trình Hội đồng Chính phủ phê chuẩn kế hoạch phát triển nghiệp y tế tổ chức đạo thực kế hoạch Tổ chức đạo cơng tác vệ sinh, phịng bệnh, phòng dịch, chữa bệnh, bảo vệ bà mẹ trẻ em Quản lý công tác sản xuất, phân phối thuốc dụng cụ y tế Nghiên cứu Khoa học kỹ thuật Y Dược Thi hành hiệp định mà nước ta kí kết với nước mặt y tế Xét duyệt thiết kế, thiết bị, vệ sinh phòng bệnh cơng trình xây dựng thành thị nơng thơn, cơng trình xây dựng cơng nghiệp dân dụng để đảm bảo sức khỏe cho công nhân, cán bộ, nhân viên nhân dân Quyết định biện pháp cần thiết để đảm bảo thực luật lệ vệ sinh với thành phố, nơng thơn, xí nghiệp, công trường, nông trường, lâm trường, trường học, nhà ăn cơng cộng, đường giao thơng để phịng dịch, chống dịch, Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ngăn ngừa dịch nước vào qua cac biên giới, cửa bể sân bay Quản lý sở nghiệp, doanh nghiệp xí nghiệp trực thuộc Bộ, đạo mặt nghiệp vụ sở nghiệp, doanh nghiệp xí nghiệp Y tế địa phương ngành khác 10 Theo dõi hướng Hội Y học mặt nghiên cứu phổ biến khoa học kỹ thuật Y Dược 11 Quản lý tổ chức, cán bộ, biên chế, lao động tiền lương, tài sản, tài vụ, vật tư,… ngành theo chế độ chung Nhà nước Đào tạo, bổ túc cán chuyên môn kỹ thuật ngành Tổ chức máy Bộ Y tế gồm Vụ, Cục, Ban sau: Văn phòng Viện Vệ sinh, dịch tễ học Vụ Tổ chức cán Viện Chống Lao Vụ Huấn luyện 10 Viện Mắt Vụ Kế hoạch Tài vụ 11 Viện Sốt rét, ký sinh trùng trùng Vụ Vệ sinh phịng dịch 12 Viện Đơng Y Vụ Phịng bệnh chữa bệnh13 Cục phân phối dược phẩm Các đơn vị nghiệp, doanh nghiệp, xí nghiệp Bộ quản lý I.1.3 Giai đoạn 1972 – 1992 Đây giai đoạn thống đất nước thời kỳ đổi từ kinh tế kế hoạch tập trung sang kinh tế thị trường theo định hướng XHCN, giai đoạn có nhiều văn tổ chức sau giải phóng miền Nam, tình hình địi hỏi phải ổn định tổ chức, bố trí lại cán để phù hợp với tình hình, nhiệm vụ Năm 1976 Bộ Y tế ban hành Quyết định số 828/BYT-QĐ ngày 27 tháng năm 1976 quy định tổ chức máy Vụ, Cục, Ban, Văn phòng Bộ sau: Văn phòng Vụ Kế hoạch Vụ Tổ chức cán Vụ Tài vụ Cục Phòng bệnh chữa bệnh Vụ Vệ sinh phịng dịch Cục Đào tạo Vụ Dược Vụ Khoa học kỹ thuật 10 Vụ Công tác trị 11 Ban Thanh tra 12 Ban Quân 13 Phịng Đơng y 14 Phịng Bảo vệ 15 Phịng Dự trữ vật tư Nhà nước Những năm tiếp theo, cấu tổ chức chung Bộ khơng có Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thay đổi lớn có vài thay đổi nhỏ tổ chức nhiệm vụ số Vụ để phù hợp u cầu cơng tác chăm sóc sức khỏe nhân dân I.1.4 Giai đoạn 1993 – 2001 Về tổng thể, chức năng, nhiệm vụ Bộ Y tế tương đối ổn định Những chức nhiệm vụ quy định cụ thể từ năm 1961, bổ sung vào năm 1988 năm 1993 tương đối ổn định Để phù hợp với yêu cầu đất nước, năm 1993 Chính phủ ban hành Nghị định số 68/CP ngày 11 tháng 10 năm 1993 để bổ sung thêm số quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy Bộ Y tế sau: “Bộ Y tế quan Chính phủ thực chức Quản lý Nhà nước lĩnh vực chăm sóc bảo vệ sức khỏe nhân dân bao gồm mặt: Vệ sinh phòng chống dịch, khám chữa bệnh, phcuj hồi chức năng, sản xuất lưu thông phân phối thuốc trang thiết bị phạm vi nước” Năm 2001, Bộ trưởng Bộ Y tế ban hành định số 108/QĐ-BYT ngày 12/01/2001 việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Vụ, Cục, Văn phòng Thanh tra Bộ Y tế Từ đây, cấu tổ chức Bộ Y tế tương đối ổn định nhằm thực tốt chức năng, nhiệm vụ mà Chính phủ giao phó Theo định này, cấu tổ chức Bộ Y tế gồm 15 Vụ, Cục, Văn phòng, Thanh tra sau: Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Văn phòng 10 Vụ Điều trị Vụ Kế hoạch 11 Vụ Y học cổ truyền Vụ Tổ chức cán 12 Thanh tra Bộ Y tế Vụ Khoa học đào tạo 13 Vụ Y tế dự phòng Vụ Hợp tác quốc tế 14 Vụ Trang thiết bị Cơng trình y tế Vụ Tài – Kế toán 15 Cục Quản lý Dược Việt Nam Vụ Pháp chế Vụ Bảo vệ sức khỏe bà mẹ trẻ em - kế hoạch hóa gia đình Cục quản lý chất lượng VSATTP (Cục quản lý Thực phẩm) Qua trình hình thành phát triển từ năm 1945 đến cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ Bộ Y tế có thay đổi khơng lớn, có thay đổi cho phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ đưuọc giao Một số thay đổi là: Đổi tên, thành lập, tách, sát nhập giải thể số đơn vị quan Bộ Cụ thể, Văn phòng thành lập thêm phòng Tổng hợp, Phòng Lưu trữ Tách phòng Pháp chế thi đua khỏi Văn phòng để thành lập Vụ Pháp chế Tách phòng Tổ chức cán thuộc Văn phòng để sát nhập vào Vụ Tổ chức cán Tách phịng liên lạc y tế với nước ngồi khỏi Văn phòng, tách phận tuyên truyền khỏi Văn phòng thành lập phòng Tuyên truyền trực thuộc Bộ Y tế Tách Vụ Kế hoạch 2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan y tế Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Bộ quy định cụ thể theo quy định Bộ sau: Phục vụ công tác điều hành lãnh đạo Bộ; thu thập tổng hợp thơng tin đường lối, sách Đảng, Nhà nươc; nghiên cứu đề xuất với lãnh đạo Bộ để vận dụng đường lối, sách vào cơng tác ngành; đề xuất, xin ý kiến định Bộ trưởng cơng việc có liên quan đến nhiệm vụ Bộ; quy định nhiệm vụ đơn vị văn phịng • Cơ cấu tổ chức Văn phòng Bộ Lãnh đạo Văn phịng: gồm Chánh văn phịng, Phó Chánh văn phịng (3 văn phịng Bộ, phía Nam) Văn phòng chia thành phòng: Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phòng tổng hợp Phịng hành Phịng Lưu trữ Phịng quản trị, y tế Phịng Kế tốn Đội xe Cơ quan đại diện Bộ Y tế Các phòng giao nhiệm vụ cụ thể chuyên môn nghiệp vụ khác như: - Phịng Tổng hợp, Phịng Hành chính: Thu thập, tổng hợp, xử lý thơng tin; - Phịng lưu trữ: quản lý Nhà nước công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ; - Phịng Kế tốn-quản trị, đội xe: phục vụ hoạt động chung quan tài chính, sở vật chất; - Phịng Y tế: phục vụ chăm sóc sức khỏe cho Cán Nhận xét: Mơ hình bố trí cấu tổ chức Bộ máy Văn phòng Bộ Y tế hợp lý Các phòng giao nhiệm vụ cụ thể chuyên môn nghiệp vụ khác Lãnh đạo văn phòng, đứng đầu Chánh văn phòng Phó Chánh văn phịng thơng qua đội ngũ trưởng, phó phịng lãnh đạo cán nhân viên tỏng phòng thực tốt chức năng, nhiệm vụ giao phòng để phục vụ chung cho công tác điều hành chung lãnh đạo Bộ, thực tốt chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Bộ giao cho theo quy định Bộ II.Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng lưu trữ I.2 Cơ cấu tổ chức Người chịu trách nhiệm Văn phịng đồng chí Chánh Văn phòng – lãnh đạo, phụ trách chung Các đồng chí Phó Chánh Văn phịng giao nhiệm vụ giúp đồng chí Chánh văn phịng phụ trách chun môn, nghiệp vụ khác quản lý, điều hành hoạt động văn phịng Lãnh đạo phịng lưu trữ có Trưởng phịng Phó trưởng phịng Trưởng phịng chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng Bộ hoạt động Phịng; Phó trưởng phịng giúp việc cho Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng công việc phân công Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phịng lưu trữ bố trí khu nhà D tầng Bộ Y Tế Hiện phòng lưu trưc quản lý 06 kho lưu trữ, tập chung tầng tầng nhà D thư viện Bộ phòng 607 tầng nhà B Phòng lưu trữ có cấu tổ chức gồm phận phận lưu trữ phận thư viện Với số lượng cán 04 người 02 người biên chế 02 người hợp đồng Phòng lưu trữ hoạt động theo chế độ thủ trưởng, lãnh đạo phịng phân cơng nhiệm vụ cụ thể cho cán nhân viên Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng Bộ hoạt động Phịng, nhân viên giíp việc cho trưởng phòng chịu trách nhiệm trước trưởng phòng công việc phân công Nhân viên lưu trữ Nguyễn Hoa Lý - Trưởng phòng Nguyễn Thị Kim Lương – Nhân viên Nguyễn Thị Thủy – Nhân viên Nguyễn Thị Hằng – Nhân viên I.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Theo điều số định 199/QĐ-VPB5 ngày 28 tháng 12 năm 2012 Văn phòng Bộ Y tế quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức phòng đơn vị trực thuộc Văn phòng Bộ - Bộ y tế Điều 7: Phòng lưu trữ Phòng lưu trữ phòng cấu tổ chức Văn phòng Bộ có chức giúp Chánh Văn phịng Bộ quản lý tổ chức thực công tác lưu trữ thư viện quan Bộ y tế; hướng dẫn, kiểm tra công tác lưu trữ đơn vị trực thuộc Bộ Phòng lưu trữ thực nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây: Giúp Chánh Văn phịng Bộ xây dựng văn trình lãnh đạo Bộ ban hành hướng dẫn, triển khai văn công tác lưu trữ, thư viện; Xây dựng kế hoạch ngắn gọn dài hạn công tác lưu trữ, thư viện; Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra công tác lưu trữ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài iệu lưu trữ quan Bộ đơn vị trực thuộc Bộ; Tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán Vụ, Cục, Tổng cục đơn vị trực thuộc Bộ thực thống quy Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội định Nhà nước Bộ Y tế công tác lưu trữ’ Xây dựng kế hoạch nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ; Xây dựng Đề án cải tạo kho lưu trữ mua sắm trang thiết bị dùng lưu trữ quan Bộ Y tế; Thực công tác thống kê văn thư lưu trữ đơn vị trực thuộc Bộ Y tế; Thực công tác thu thập, bổ sung, chỉnh lý lựa chọn xác định giá trị tài liệu Vụ phòng thuộc Văn phòng BoojY tế đưa vào bảo quản phông lưu trữ Bộ Y tế; Xây dựng kế hoạch thu thập tài liệu quý, Ngành Y tế; Bỏa quản vốn tài liệu, quản lý kho thư viện; 10.Thực công tác lựa chọn, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ lịch sử (Trung tâm Lưu trữ quốc gia II) theo quy định Bộ Nội vụ Cục Văn thư – lưu trữ Nhà nước tiến hành lựa chọn tài liệu hết giá trị để tiêu hủy; 11.Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ sách báo thư viện; 12.Thực nhiệm vụ khác lãnh đạo Văn phịng Bộ phân cơng; 13.Phịng Lưu trữ có phận: phận Lưu trữ phận Thư viện Lãnh đạo phịng lưu trữ: có Trưởng phịng Phó trưởng phịng Trưởng phịng chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng Bộ hoạt động Phịng; Phó Trưởng phịng giúp việc cho Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng công việc phân công Biên chế cán bộ, nhân viên Phòng theo quy định; 14.Cơ chế hoạt động: Phòng Lưu trữ hoạt động theo chế độ thủ trưởng, lãnh đạo phịng phân cơng nhiệm vụ cụ thể cho cán bộ, nhân viên phòng Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan 10 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.2.1 Ưu điểm Trong trình chỉnh lý tài liệu nhận thức nắm bắt ý nghĩa giá trị to lớn tài liệu nên trình thực chỉnh lý diễn nghiêm túc, đảm bảo thời gian quy định đạt hiệu cao Phần lớn tài liệu trước nhập kho chỉnh lý theo quy trình quy định văn hướng dẫn chỉnh lý tài liệu Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, đảm bảo tính khoa học tạo thuận lợi cho việc khai thác sử dụng Tài liệu sau chỉnh lý khoa học, bảo quản an toàn theo chế độ bảo quản vĩnh viễn với nhiệt độ 200C ±2, độ ẩm 55% ±5 tổ chức sử dụng có hiệu theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc Gia Sau tài liệu chỉnh lý, tổng hợp, người khai thác tra cứu tồn tư liệu lưu trữ, tiện ích nhiều cho độc giả cho toàn thể quần chúng nhân dân Việc thực đề án chỉnh lý nâng cấp tài liệu lưu trữ góp phần nâng cao chất lượng hiệu sử dụng tài liệu Khắc phục tình trạng tài liệu bị chồng chéo, lẫn lộn, trùng lặp, hay tiêu đề hồ sơ chưa phản ánh hết nội dung thông tin hồ sơ…do tài liệu phông thường trải qua nhiều đợt thu thập bổ sung khác 3.2.2 Nhược điểm Tài liệu tác động yếu tố thời gian chế độ bả quản chất lượng giấy không tốt, dề rách, them vào tài liệu bị mối mọt phá hủy Nhiều tài liệu cũ nên bụi, gây độc hại cho sức khỏe khối tài liệu cần chỉnh lý, bảo quản nhiều, nhân viên phòng Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan 24 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lưu trữ lại ít, vậy, thực nhiệm vụ nhân viên phịng gặp khơng khó khăn, khơng khối lượng cơng việc nhiều mà cịn phụ thuộc trang thiết bị liên quan Tài liệu năm 1975 -1995 Bộ Y tế phải nhờ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II giúp đỡ mặt nghiệp vụ để thu thập, chỉnh lý hoàn chỉnh khối tài liệu Điều kiện kinh phí dành cho cơng tác lưu trữ không nhiều nên hạn chế, ảnh hưởng đến suất lao động hiệu công việc 3.2 Kiến nghị 3.3.1 Đối với quan Cục Lưu trữ Nhà nước nên tiếp tục nghiên cứu, ban hành số văn quy phạm pháp lý công tác lưu trữ quy chế công tác lưu trữ để quản lý công tác lưu trữ, khắc phục tồn năm trước Lãnh đạo Bộ lãnh đạo Văn phịng cần có đạo cụ thể, sâu sát công tác lưu trữ, cụ thể công tác lập hồ sơ đơn vị sở Thường xuyên hướng dẫn kiểm tra, theo dõi việc lập hồ sơ đơn vị, đảm bảo hồ sơ phải hoàn chỉnh theo quy định Cục Lưu trữ giao nộp vào kho lưu trữ Bộ Phòng lưu trữ quan phải tiến hành đợt kiểm tra trực tiếp việc lập hồ sơ đơn vị quan để báo cáo lãnh đạo Bộ Qua báo cáo đợt kiểm tra đó, lãnh đạo Bộ cần có biện pháp xử lý chấn chỉnh thiếu sót cần phải khắc phục để làm tốt cơng tác hồ sơ lưu trữ Lãnh đạo Bộ lãnh đạo Văn phịng cần có giải pháp chung để khắc phục dần tình trạng điều kiện kinh phí giành cho cơng tác hành cịn hạn hẹp Cụ thể, đề nghị Nhà nước bố trí ngân sách hàng năm cho Bộ, Ngành, địa phương, có kinh phí dành riêng cho công tác lưu trữ để giúp cho công tác lưu trữ quanđạt hiệu tốt Tiếp tục đầu tư phương tiện, trang thiết bị vật tư cho công tác lưu trữ Tăng cường, củng cố đội ngũ cán bộ, nhân viên Phòng Lưu trữ quan Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan 25 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chất lượng số lượng, phát huy lực sở trường cán bộ, nhân viên 3.3.2 Đối với môn lưu trữ, khoa, trường Tuy buổi học lý thuyết giẳng đường trang bị hầu hết kiến thức chuyên ngành lưu trữ xong chưa đủ sinh viên Do vây nhà trường cần tạo điều kiện để sinh viên đươc thực hành giai đoạn học trình lưu trữ , tổ chức chuyến thăm quan chuyên ngành Tăng cường tiết học có bàn luận giữ sinh viên sinh viên vơi giảng viên nhằm đạt hiệu cao C PHẦN KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập Phòng Lưu trữ thuộc Bộ Y tế hướng dẫn giúp đỡ chị Nguyễn Thị Thủy – Nhân viên phòng Lưu trữ chị phòng, em thực hành nghiệp vụ lưu trữ đặc biệt khâu phân loại tài liệu lưu trữ Sau gần tháng thực tập Phòng Lưu Bộ Y tế cán Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan 26 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan hướng dẫn tạo điều kiện cho em học hỏi làm quen với cơng việc Lưu trữ Qua q trình tìm hiểu học hỏi em nhận thấy công tác lưu trữ m ột nghiệp vụ quan trọng hoạt động quản lý Nhà nước nói chung Viện nói riêng, cơng tác giúp cho lãnh đạo ban chức theo dõi toàn tình hình hoạt động, nắm bắt thơng tin quan mình, quan cấp dưới, quan hữu quan quan cấp để đề biện pháp, kế hoạch thực công tác quan đạt hiệu Nhìn chung cơng tác lưu trữ Bộ Y tế kết đáng kể, thực vào nề nếp Do phân công trách nhiệm cụ thể mà phận, cá nhân thực tốt nhiệm vụ mình, đưa cơng tác lưu trữ ngày phát triển đáp ứng yêu cầu hoạt động quan Nhìn chung cơng tác lưu trữ cán lãnh đạo quan quan tâm Lãnh đạo quan thường xun kiểm tra tình hình cơng tác lưu trữ đôn đốc cán lưu trữ thực tốt nhiệm vụ giao Bản thân cán quan nhận thức rõ tầm quan trọng tài liệu lưu trữ công tác lưu trữ nên ln có ý thức giữ gìn tài liệu, tạo điều kiện giúp đỡ cán lưu trữ hồn thành nhiệm vụ mình, giúp cho công tác lưu trữ quan đạt hiệu cao Cơ quan trang bị số trang thiết bị cần thiết phục vụ cho công tác lưu trữ giá compac, cặp ba dây đựng tài liệu, điều hịa, bình chữa cháy… D PHẦN PHỤ LỤC PHỤ LỤC BỘ Y TẾ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM - Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày 30 tháng 12 năm 2008 Số: 45/2008/QĐ-BYT QUYẾT ĐỊNH QUY ĐỊNH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG BỘ THUỘC BỘ Y TẾ Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan 27 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội BỘ TRƯỞNG BỘ Y TẾ Căn Nghị định số 178/2007/NĐ-CP ngày 03/12/2007 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ; Căn Nghị định số 188/2007/NĐ-CP ngày 27/12/2007 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Y tế; Xét đề nghị Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán Chánh Văn phòng Bộ, Bộ Y tế, QUYẾT ĐỊNH: Điều Vị trí, chức Văn phịng Bộ tổ chức thuộc Bộ Y tế, có chức tham mưu giúp Bộ trưởng tổng hợp, điều phối hoạt động tổ chức thuộc Bộ theo chương trình, kế hoạch cơng tác Lãnh đạo Bộ; thực cơng tác hành chính, văn thư lưu trữ, quản trị, hậu cần, công nghệ thông tin Cơ quan Bộ số công tác khác Lãnh đạo Bộ phân cơng Văn phịng Bộ Y tế có dấu tài khoản riêng Điều Nhiệm vụ, quyền hạn Phục vụ đạo, điều hành công việc Lãnh đạo Bộ a)Tổng hợp, theo dõi đôn đốc việc thực Quy chế làm việc chương trình, kế hoạch làm việc Cơ quan Bộ, chương trình làm việc Lãnh đạo Bộ; b)Thơng báo ý kiến đạo, kết luận Lãnh đạo Bộ đến quan, đơn vị có liên quan; c)Ðiều phối hoạt động tổ chức thuộc Cơ quan Bộ đơn vị nghiệp trực thuộc Bộ có liên quan việc thực nhiệm vụ Bộ; d)Tổng hợp, phân tích, báo cáo tình hình hoạt động Cơ quan Bộ ngành theo sựphân công Lãnh đạo Bộ lĩnh vực Bộ quản lý; đ) Tham mưu, đề xuất, xin ý kiến đạo, định Lãnh đạo Bộ cơng việc mới, đột xuất Bộ có liên quan đến Vụ, Cục, Tổng cục, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ quan, đơn vị có liên quan; e)Tham gia tiếp nhận, xử lý cung cấp thông tin cho quan thông Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan 28 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tin đại chúng, tổ chức, cá nhân theo đạo Lãnh đạo Bộ; g)Giúp Bộ trưởng việc trả lời chất vấn đại biểu Quốc hội; h)Tiếp nhận việc đăng ký, tổng hợp, theo dõi, đơn đốc đề án trình Chính phủ quan có thẩm quyền; Thực cơng tác hành chính, quản trị, văn thư, lưu trữ, hậu cần Cơ quan Bộ Y tế a)Tổ chức thực cơng tác hành chính, văn thư, thông tin liên lạc bảo mật thông tin Cơ quan Bộ; b)Tổ chức thực công tác lưu trữ Cơ quan Bộ; hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc đơn vị trực thuộc Bộ thực quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ; xây dựng kế hoạch tổ chức đào tạo nâng cao nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ đơn vị trực thuộc Bộ; c)Tổ chức thực xây dựng, phát triển Thư viện Cơ quan Bộ; thực công tác thống kê lưu trữ Cơ quan Bộ đơn vị trực thuộc Bộ; d)Thực việc tiếp khách hiếu, hỷ theo quy định; chịu trách nhiệm công việc khánh tiết ngày lễ, ngày tết, hội nghị, hội thảo toàn ngành Lãnh đạo Bộ tổ chức cơng việc đột xuất khác có liên quan; đ) Tổ chức thực công tác quản trị, hậu cần bảo đảm điều kiện, phương tiện phục vụ công việc điều hành Lãnh đạo Bộ điều kiện làm việc cán bộ, công chức, viên chức Cơ quan Bộ theo quy định pháp luật; đảm bảo công tác vệ sinh môi trường, an ninh trật tự an toàn Cơ quan Bộ; e)Làm đầu mối, phối hợp với Vụ, Cục, Tổng cục, Thanh tra Bộ Công đoàn Cơ quan Bộ chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ, công chức, viên chức đối tượng sách Cơ quan Bộ; g) Tổ chức y tế quan thực cơng việc khác có liên quan đến cơng tác quản trị, hậu cần, an ninh, phòng chống cháy nổ, dân quân tự vệ; h) Tổ chức quản lý sử dụng có hiệu phương tiện xe tơ để phục vụ lãnh đạo, điều hành Lãnh đạo Bộ công tác quản lý nhà nước Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan 29 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đơn vị thuộc Cơ quan Bộ, kể công tác đột xuất Thực cơng tác quản lý tài sản, tài - kế tốn Cơ quan Bộ Y tế a)Thực cơng tác quản lý nguồn kinh phí nhà nước giao cho Cơ quan Bộ (bao gồm ngân sách nhà nước cấp, vốn vay viện trợ quốc tế) theo quy định pháp luật; b)Quản lý vật tư, tài sản Cơ quan Bộ Y tế theo quy định Thực công tác công nghệ thông tin Cơ quan Bộ Y tế a)Chủ trì xây dựng quản lý cổng thông tin điện tử ngành Y tế; b)Xây dựng quản lý điều hành hệ thống mạng LAN, mạng điện thoại Cơ quan Bộ Y tế; c)Làm đầu mối kết nối, quản lý, điều hành mạng WAN y tế tích hợp hệ thống sở liệu ngành y tế; d)Triển khai hoạt động ứng dụng mạng nội bộ, phần mềm phục vụ công tác điều hành đạo Lãnh đạo Bộ Y tế; đ) Làm đầu mối triển khai Chính phủ điện tử Bộ Y tế, đẩy mạnh ứng dụng phát triển công nghệ thông tin hoạt động Cơ quan Bộ Y tế Tổ chức thực công tác thi đua khen thưởng phịng chống thảm họa, tìm kiếm cứu nạn a)Chủ trì phối hợp với Vụ, Cục, Tổng cục, Thanh tra Bộ việc thực cơng tác phịng chống thảm hoạ tìm kiếm cứu nạn ngành Y tế; b)Thường trực giúp Lãnh đạo Bộ công tác thi đua khen thưởng Cơ quan Bộ Y tế; c)Xây dựng tổ chức thực Quy chế dân chủ hoạt động quan Nội quy quan Tổ chức thực công tác khác a)Chủ trì, phối hợp với Vụ, Cục, Tổng cục, Thanh tra Bộ việc xây dựng kế hoạch triển khai thực cơng tác cải cách hành Cơ quan Bộ Y tế; làm đầu mối chuẩn bị Báo cáo định kỳ hàng tháng, hàng quý, hàng năm Cơng tác cải cách hành Bộ Y tế với Chính phủ Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan 30 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan có liên quan theo quy định b)Xây dựng tổ chức thực kế hoạch lao động cơng ích, khám tuyển nghĩa vụ qn sự; c)Tổ chức lực lượng huấn luyện tự vệ quan, thường trực bảo vệ quan, phòng chống cháy nổ, giữ gìn trật tự an tồn quan Bộ Y tế; d)Thực nhiệm vụ khác Bộ trưởng Bộ Y tế giao Điều Cơ cấu tổ chức hoạt động Lãnh đạo Văn phòng Bộ Lãnh đạo Văn phịng Bộ có Chánh Văn phịng Bộ Phó Chánh Văn phịng Bộ Bộ trưởng Bộ Y tế bổ nhiệm, miễn nhiệm Chánh Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Y tế hoạt động Văn phịng Bộ Phó Chánh Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng Bộ trước pháp luật công việc phân cơng Tổ chức Văn phịng Bộ gồm: a)Phịng Tổng hợp; b)Phịng Hành chính; c)Phịng Lưu trữ; d)Phịng Quản trị; đ) Phịng Tài - Kế tốn; e)Phịng Cơng nghệ thơng tin; g) Phịng Bảo vệ; f)Đơn vị Phịng chống thảm họa tìm kiếm cứu nạn ; Cơ chế hoạt động a)Văn phòng Bộhoạt động theo chế độ thủ trưởng; b)Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng Văn phòng Bộ Chánh Văn phòng Bộ quy định sở chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Bộ Bộ trưởng Bộ Y tế giao Mối quan hệ công tác phòng Văn phòng Bộ Chánh Văn phòng Bộ quy định; c)Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm chức danh lãnh đạo phòng Văn phòng Bộ thực theo quy định pháp luật hành; Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan 31 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội d)Các chức danh lãnh đạo Văn phòng Bộ lãnh đạo phòng Văn phòng Bộ hưởng phụ cấp theo quy định hành Biên chế Biên chế Văn phòng Bộ Y tế theo định Bộ trưởng Bộ Y tế điều chỉnh hàng năm theo nhu cầu công tác theo đề xuất Chánh Văn phòng Bộ Điều Hiệu lực thi hành Quyết định có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo Điều Trách nhiệm thi hành Các ông bà: Chánh Văn phòng Bộ, Chánh Thanh tra Bộ, Vụ trưởng, Cục trưởng, Tổng cục trưởng thuộc Bộ Y tế Thủ trưởng quan, đơn vị, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định BỘ TRƯỞNG PHỤ LỤC Ví dụ: Mẫu sổ đăng ký nhập tài liệu: TT Thời gian Đơn vị Số lượng tài Nội dung Thời gian Tìmh Ghi nhập tài (người) liệu(m, cặp) tài liệu tài trạng liệu nhập liệu tài liệu 01 Phòng 01 m Thu thập Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan Tài liệu về1995nghiệp vụ 2005 32 Chỉnh lý(có sơ biên bản) Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 02 Ông Thanh 03 m Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tài liệu về1995hành chính,2005 tổ chức Đã chỉnh(có lý sơ biên bản) PHỤ LỤC Sơ đồ tổ chức máy Bộ Y tế năm 2014 Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan 33 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 4: SƠ ĐỒ BỐ TRÍ NƠI LÀM VIỆC CỦA VĂN PHÒNG BỘ Y TẾ CẦU THANG Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan 34 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CẦU THANG CẦU THANG PHỤ LỤC 5: SƠ ĐỒ MƠ HÌNH TỐI ƯU CỦA VĂN PHỊNG BỘ Y TẾ Căn vào cách bố trí phịng làm việc thực tế mặt có quan Bộ, tơi xin đề xuất bố trí lại nơi làm việc Văn phịng để tạo điều kiện thuận lợi hoạt động Văn phịng Bộ Sơ đồ mơ hình tổ chức Văn phịng Bộ Y tế (khả quan tại) sở điều kiện thực tế mặt quan sau: Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan 35 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội p.lãnh đạo p trưởng p.lãnh đạo văn phòng Đội xe Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan p.tổng hợp p.quản trị 36 p.lưu trữ Kho lưu trữ p.thư viện p.kế toán Lớp: CĐ Lưu trữ học K6