Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A.LỜI MỞ ĐẦU 1 B.TỔNG QUAN SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LÝ NHÂN 3 PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP 7 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan kiến tập. 7 1.1 Nhiệm vụ, quyền hạn của ủy ban nhân dân huyện Lý Nhân: 7 1. 2 Cơ cấu tổ chức huyện Lý Nhân 9 2. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính phòng Nội vụ. 10 2.1 Tổ chức và hoạt động của phòng Nội vụ. 10 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức của phòng Nội vụ. 10 2.1.2 Phân công nhiệm vụ của các vị trí trong phòng Nội vụ. 17 2.2 Công tác văn thư, lưu trữ của phòng Nội vụ. 18 2.2.1 Các văn bản quản lý văn thư, lưu trữ của phòng Nội vụ. 18 2.2.2 Mô hình tổ chức văn thư của phòng. 19 2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của phòng. 19 2.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của phòng. 19 2.3.2 Thể thức và kỹ năng trình bày văn bản của phòng Nội vụ. 19 2.3.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của phòng 20 2.4 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản. 21 2.4.1 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi đến. 21 2.4.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của phòng Nội vụ. 22 2.5 Công tác tổ chức lưu trữ của phòng Nội vụ. 26 3. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của phòng Nội vụ Lý Nhân. 27 3.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của phòng. 27 3.2 Cách bố trí sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc. 28 3.3 Những phần mềm đang được sử dụng trong hoạt động văn phòng của phòng Nội vụ. 28 PHẦN II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 30 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của phòng Nội vụ. 30 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 31 PHẦN III: PHỤ LỤC C. LỜI CẢM ƠN
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A.LỜI MỞ ĐẦU Văn phòng máy quan, tổ chức, có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho hoạt động lãnh đạo Quản trị văn phòng ngành rộng, đáp ứng nhu cầu thực tiễn quan đơn vị Hiện nước ta bước vào giai đoạn Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa đất nước công tác văn phòng đóng góp phần lớn vào công tác xây dựng đất nước Văn phòng công tác quan trọng quan Nó góp phần lớn đến hoạt động quan Công tác văn phòng thực tốt thúc đẩy tiến nhiều mặt tổ chức ngược lại Nếu hoạt động không hiệu tác động tiêu cực đến trình phát triển quan Nắm bắt tình hình thực tiễn đó, năm 1971 Trường trung học Văn thư Lưu trữ thành lập theo Quyết định số 109/QĐ – BT ngày 18/12/1971 Bộ trưởng phủ Thủ tướng với nhiệm vụ đào tạo cán làm công tác văn phòng, công tác văn thư, công tác lưu trữ có đầy đủ trình độ chuyên môn cung ứng nguồn cán bộ, nhân lực mà xã hội cần có ngành Quản trị Văn phòng Quản trị Văn phòng ngành rộng lớn Nhằm trang bị cho sinh viên kỹ kiến thức hoạt động quản lý quan tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức đợt cho sinh viên khoa Quản trị Văn phòng kiến tập ngành nghề quan tổ chức, nhằm khép kín quy trình đào tạo cán thực hành – có lý luận Trong trình kiến tập sinh viên củng cố lại kiến thức nâng cao trình độ thân, vận dụng lý luận thực tiễn cách hiệu nhất, tiền đề để sinh viên đến quan thực tập tự tin giao tiếp, có kinh nghiệm thực tế đưa vào học Rèn luyện kỹ nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc khoa học ngành Quản trị Văn phòng Thông qua kiến tập ngành nghề, sinh viên biết vận dụng lý thuyết để rèn luyện kỹ thực hành, nâng cao tay nghề để sau trường hoàn Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành tốt công việc giao Nhận giúp đỡ trường Đại học Nội vụ Hà Nội khoa Quản trị Văn phòng, tiếp nhận Ủy ban nhân dân huyện Lý Nhân, em nhận kiến tập quan, thời gian ngày 20/4/2015 đến hết ngày 25/5/2015 Trong suốt thời gian kiến tập em cán phòng Nội vụ tận tình dạy.Trong tháng kiến tập phòng Nội vụ huyện Lý Nhân, nhiều bỡ ngỡ lúng túng công việc Nhưng với hướng dẫn bảo tận tình cán phòng Nội vụ nên em hoàn thành tốt công việc giao phó quan, nhờ em tích lũy nhiều kiến thức kinh nghiệm làm việc thực tiễn công tác văn phòng Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thạc sỹ LÂM THU HẰNG – giảng viên hướng dẫn em thời gian kiến tập vừa qua, đồng thời em xin cảm ơn tới Lãnh đạo cán UBND huyện Lý Nhân, Chú Đào Trọng Vương – Phó trưởng phòng phòng Nội vụ UBND huyện Lý Nhân giúp đỡ em hoàn thành tốt chương trình kiến tập vừa qua Em xin chân thành cảm ơn! Lý Nhân, ngày 22 thán năm 2015 Sinh viên Nguyễn Thị Liễu Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B.TỔNG QUAN SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LÝ NHÂN Điều kiện tự nhiên, kinh tế, xã hội huyện Lý Nhân - Vị trí địa lý: Huyện Lý Nhân 06 đơn vị hành tỉnh Hà Nam Vị trí địa lý nằm phía Đông tỉnh, toạ độ 20 0,35’ độ vĩ Bắc, 106,5 độ kinh Đông Phía Nam giáp tỉnh Nam Định huyện Bình Lục, phía Tây giáp huyện Bình Lục Duy Tiên, phía Đông qua sông Hồng tỉnh Hưng Yên Thái Bình, phía Bắc giáp huyện Duy Tiên Diện tích tự nhiên toàn huyện 167,045 km2 -Địa hình: Vốn đất hình thành chỗ đất phù sa sông Hồng bồi đắp Đất đai tương đối đồng đều, hình thành vùng sinh thái khác nhau: vùng bãi bồi đê sông Hồng bối sông Châu; vùng đồng chiêm trũng (chiếm 2/3 diện tích); vùng đất màu công nghiệp - Khí hậu thời tiết: Khí hậu huyện Lý Nhân nằm vùng nhiệt đới gió mùa, nóng ẩm, mưa nhiều, thuộc tiểu vùng khí hậu đồng Bắc Bộ, chịu ảnh hưởng sâu sắc gió mùa Đông Bắc gió mùa Đông Nam Mùa mưa từ tháng đến tháng 10, mùa khô từ tháng 11 đến tháng năm sau Nhiệt độ trung bình năm dao động từ 23,5 độ đến 24 độ, mùa hè nhiệt độ trung bình 27 độ có cao lên tới 36 độ, mùa đông nhiệt độ trung bình 18,9 độ Độ ẩm tháng chênh lệch không lớn, tháng khô ẩm chênh 12% Gió thay đổi theo mùa Điều kiện kinh tế xã hội: Cùng với phát triển chung tỉnh Hà Nam, Lý Nhân đẩy mạnh trình công nghiệp hóa, đại hóa, tiếp tục phát triển kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa theo hướng mở cửa hội nhập quốc tế Trong bối cảnh vậy, Lý Nhân có lợi hội phát triển to lớn: Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội * Lý Nhân vùng đất hình thành sớm, cư dân sinh sống từ thuở thời vua Hùng mở nước, người Lý Nhân phụ thuộc Đông Đô, Hà Nội, tiếp thu tinh hoa văn minh Thăng Long Huyện Lý Nhân có số đình, đền công nhận di tích lịch sử - văn hoá - kiến trúc: Đó là: đình Văn Xá - Đức Lý, đình Thọ Chương - Đạo Lý; đình Đông Lư, đền Bà Vũ - Chân Lý (thờ bà Vũ Thị Thiết vợ Chàng Trương chuyện “Người gái Nam Xương”, lễ hội vào ngày 10/2 âm lịch) Đáng lưu ý Lý Nhân có đền Trần Thương - Nhân Đạo thờ Hưng Đạo Đại Vương Trần Quốc Tuấn, đền hành hương từ Kiếp Bạc quê nhà Trần Bảo Lộc Đây lễ hội lớn vùng Lý Nhân, hạt nhân tuyến du lịch, nội đại, lễ hội tổ chức vào ngày 20 tháng âm lịch * Lý Nhân nằm gần trung tâm kinh tế - trị tỉnh tỉnh bạn như: thành phố Phủ Lý (Hà Nam), thành phố Hưng Yên (Hưng Yên), thành phố Nam Định (Nam Định), giao thông thuận tiện cho đường bộ, đường thuỷ, hoàn thành cầu Yên Lệnh qua sông Hồng mở rộng quốc lộ 38A Là nơi giao lưu kinh tế trọng điểm tỉnh lân cận như: Hưng Yên, Nam Định, Thái Bình Dự báo đến năm 2010, tốc độ tăng trưởng Lý Nhân đạt khoảng 12% - 14%/năm Lý Nhân hình thành cụm CN - TTCN xã Hòa Hậu, giao hết diện tích cho nhà đầu tư với diện tích 6,3 ha, dần mở rộng địa phương khác Đồng Lý, Phú Phúc, Nhân Bình, thu hút nhiều nhà đầu tư đến đầu tư Nguồn nhân lực dồi dào, nơi cung cấp nguồn lực có trình độ cao đáp ứng yêu cầu trình công nghiệp hoá - đại hoá đất nước, đưa kinh tế Lý Nhân phát triển ngang tầm với khu vực Lý Nhân tập trung xây dựng làng nghề truyền thống như: dệt xã Hòa Hậu, làm bánh đa nem xã Nguyên Lý, sản xuất đồ mộc xã Nhân Khang, Xuân Khê, đan cót xã Đạo Lý ; khôi phục phát triển trồng có nguồn gen quý như: chuối Ngự Đại Hoàng, quýt hương Văn Lý Sự phát triển nhanh kinh tế thị trường tác động mạnh đến kinh tế - xã hội Lý Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nhân mặt: - Tạo liên kết thị trường hội nhập kinh tế Lý Nhân vào thị trường vùng nước Điều không tạo hội mở rộng thị trường tiêu thụ nông sản, thực phẩm mạnh phát triển Lý Nhân, mà mở hội lớn cho việc cung cấp, bổ sung nguồn lực phát triển cho tỉnh nhà tỉnh lân cận - Sự phát triển kết nối hệ thống kết cấu hạ tầng theo hướng đại hóa đồng hóa - Tạo nên giao lưu văn hóa, xã hội thúc đẩy nâng cao dân trí, văn hóa, giáo dục - đào tạo lĩnh vực xã hội khác - Mở khả xu hướng chuyển dịch dòng vốn đầu tư, phát triển lan toả trung tâm kinh tế, thương mại với chuyển dịch sở công nghiệp đến vùng ngoại vi Với xu hướng chuyển giao công nghệ kỹ thuật, thu hút lao động nông nghiệp vùng nông thôn sang lĩnh vực công nghiệp, dịch vụ mở rộng khả khai thác tài nguyên, nguồn lực toàn huyện Những tác động tạo cho Lý Nhân có khả năng, hội nguồn lực lớn việc khai thác, phát huy nguồn lực nội khai thác, thu hút nguồn lực từ bên để thúc đẩy chuyển dịch cấu kinh tế huyện theo hướng công nghiệp hóa đẩy nhanh công nghiệp hóa, đại hóa kinh tế huyện * Trong năm đổi vừa qua nay, kinh tế xã hội Lý Nhân có bước phát triển quan trọng, tạo tảng tạo đà cho Lý Nhân phát triển giai đoạn tới, đẩy mạnh công nghiệp hóa, đại hóa * Các thể chế kinh tế - xã hội tiếp tục đổi mới, tăng cường Các cấp quyền nhân dân huyện có nỗ lực, tâm to lớn việc xây dựng phát triển quê hương Lý Nhân ngày giàu mạnh - Về giao thông vận tải: Mạng lưới giao thông nông thôn phát triển mạnh, tạo điều kiện thuận lợi để huyện phát triển kinh tế nông thôn Là điểm gần trung tâm kinh tế - trị tỉnh tỉnh bạn như: thành phố Phủ Lý (Hà Nam), Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành phố Hưng Yên (Hưng Yên), thành phố Nam Định (Nam Định), giao thông thuận tiện cho đường bộ, đường thuỷ, hoàn thành cầu Yên Lệnh qua sông Hồng, mở rộng quốc lộ 38A dự án đường 499 (Đức Lý - Thái Bình) Bên cạnh Lý Nhân số khó khăn hệ thống đường huyện, đường liên xã, cầu cống qua sông, mương xuống cấp cần đầu tư xây dựng - Về mạng lưới giáo dục đào tạo: Lý Nhân phát triển quy mô trường lớp chất lượng đào tạo, quê hương phong trào "hai tốt"; huyện có 38 trường công nhận chuẩn Quốc gia, đặc biệt trường THCS Bắc Lý Nhà nước hai lần phong tặng danh hiệu Anh hùng Lao động Huyện hoàn thành phổ cập trung học sở vào năm học 1999 - 2000 Hiện toàn huyện có tổng số 88 trường học, đó: 26 trường THCS, 31 trường Tiểu học, 24 trường Mầm non, trường THPT 01 Trung tâm Giáo dục thường xuyên - Về mặt xã hội: người dân Lý Nhân có sức chịu đựng gian khổ bền bỉ, có nghị lực phấn đấu cao, có lòng yêu nước thiết tha, có tinh thần chiến đấu dũng cảm đồng thời lại có chí hiếu học, nghiệp giáo dục ổn định, phát triển vững (8 năm liền dẫn đầu toàn tỉnh) - Về y tế: Huyện có sở khám chữa bệnh lớn: Bệnh viện Đa khoa Lý Nhân - thị trấn Vĩnh Trụ, Trung tâm khám chữa bệnh Nam Lý - Tiến Thắng, Bệnh viện Tâm thần Cao Đà (của tỉnh) - Tiến Thắng có 23/23 trạm y tế xã thuận tiện cho việc khám chữa bệnh cho người dân Công tác y tế, chăm sóc sức khoẻ quan tâm đầu tư, 16/23 trạm y tế xã có bác sỹ, có 18 xã chuẩn Quốc gia y tế Ngành y tế thực tốt công tác khám chữa bệnh, nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, y đức người thầy thuốc Công tác kiếm tra, kiểm soát, giám sát dịch bệnh, vệ sinh an toàn thực phẩm, vệ sinh môi trường đạo, triển khai có hiệu quả, tháng đầu năm 2008 dịch bệnh lớn xảy địa bàn, tai biến chuyên môn Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội -Về điện: Lưới điện nông thôn phát triển nhanh, 100% số xã, thị trấn, hộ dân có điện dùng -Về sách xã hội người có công, người nghèo, vấn đề xóa đói giảm nghèo, giải việc làm cấp quyền huyện Lý Nhân tổ chức nghiêm túc, sáng tạo, đa dạng, góp phần ổn định xã hội Với tiềm kinh tế - xã hội thuận lợi, Lý Nhân chắn có bước tiến nhanh đánh giá cao đường công nghiệp hóa PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan kiến tập 1.1 Nhiệm vụ, quyền hạn ủy ban nhân dân huyện Lý Nhân: Uỷ ban nhân dân HĐND bầu quan chấp hành HĐND, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan Nhà nước cấp Nghị HĐND cấp nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành Nhà nước từ trung ương tới sở - Trách nhiệm Chủ tịch UBND Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chủ tịch UBND (sau gọi chung chủ tich) chịu trách nhiệm quản lý công tác Văn thư phạm vi quan đạo công tác văn thư quan cấp đơn vị trưc thuộc phạm vi quản lý Chủ tịch giao cho Chánh Văn phòng tổ chức, quản lý công tác văn thư phạm vi quan Chủ tịch có trách nhiệm giải kịp thời xác văn đến quan Chủ tịch phải ký văn quan trọng quan theo quy định nhà nước Chủ tịch giao cho Phó Chủ tịch ký thay văn thuộc phạm vi lĩnh vực công tác giao giao cho Chánh Văn phòng ký thừa lệnh văn không quan trọng - Trách nhiệm Chánh Văn phòng: Chánh Văn phòng người trực tiếp giúp Chủ tịch tổ chức thực nhiệm vụ quan trực tiếp đạo nghiệp vụ công tác phòng ban quan Chánh Văn phòng phải trực tiếp làm công việc sau: - Xem xét toàn văn đến để phân phối cho phòng, ban, cá nhân báo cáo Chủ tịch công việc quan trọng; - Ký thừa lệnh Chủ tịch số văn Chủ tịch giao ký văn Văn phòng trực tiếp ban hành; - Tham gia xây dựng văn theo yêu cầu Chủ tịch; - Xem xét mặt thủ tục, thể thức tất văn trước ký gửi Chánh Văn phòng giao cho cấp phó cấp thực số nhiệm vụ cụ thể phạm vi quyền hạn - Trách nhiệm Trưởng phòng, ban quan Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trưởng phòng, ban quan chịu trách nhiệm trước Chủ tịch toàn công tác văn thư phòng, ban người trực tiếp đạo, đôn đốc kiểm tra công chức, viên chức phòng, ban thực tốt nhiệm vụ quản lý hồ sơ tài liệu phòng ban -Trách nhiệm công chức, viên chức +) Giải kịp thời văn đến theo yêu cầu trưởng phòng, ban; +) Dự thảo văn thuộc phạm vi trách nhiệm trình cấp trên; +) Lập hồ sơ công việc làm nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan theo quy định; +) Giữ gìn bí mật, an toàn văn bản; +) Thực nghiêm túc quy định cụ thể khác theo quy chế công tác văn thư quan -Trách nhiệm văn thư chuyên trách a Đối với việc quản lý giải văn đến - Nhận văn đến; - Phân loại, bóc phong bì, đóng dấu văn đến; - Trình văn đến; - Đăng ký văn đến; - Chuyển giao văn đến; - Giúp Chánh văn phòng theo dõi việc giải văn đến 10 Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội môn cá nhân cán có số tủ đựng hồ sơ riêng để tiện tra cứu tìm hiểu cho công việc - Công tác lưu trữ phòng thực chưa tốt, phòng kho lưu trữ riêng mà tủ hồ sơ đặt nơi làm việc; tài liệu lưu trữ tình trạng bó gói; phòng chưa xây dựng nội quy, quy chế để đọc tài liệu Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng phòng Nội vụ Lý Nhân 3.1 Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất phòng - Các trang thiết bị văn phòng bố trí cách hợp lý, nhằm phục vụ cho công việc thuận lợi, phòng có máy tính kết nối internet, máy in, điện thoại, máy photo… - Điện thoại: phương tiện kỹ thuật dùng thường xuyên để liên lạc quan đơn vị cá nhân với Đây công cụ giao tiếp hàng đầu mức độ giao tiếp, tiện lợi thông dụng, nhanh chóng, dễ sử dụng phản hồi - Máy photo: phương tiện phổ biến rộng rãi Máy photo sử dụng số nguyên tắc khác để tạo sao, tạo thu nhỏ phóng to so với gốc - Máy tính: tập hợp đơn vị; thiết bị bàn phím, xử lý, thiết bị hiển thị máy in Tất đơn vị dạng module liên kết với Nó cung cấp tiện nghi toàn diện, cung cấp hệ thống lưu trữ hồ sơ, cung cấp bàn tính, cung cấp module, đồ họa, tất kết nối với nhau, phương tiện cung cấp tiện nghi xử lý văn nhanh Ngoài văn phòng bố trí thêm trang thiết bị khác bàn ghế, loại giá, tủ hồ sơ bàn ghế để tiếp khách ,điều hòa,ngoài thiết bị cần thiết có phòng bố trí thêm giường ngủ ti vi nhằm phục vụ cho cán có ca trực ngày nghỉ trang thiết bị khác phục vụ cho 31 Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hoạt động quan Các trang thiết bị văn phòng bố trí cách hợp lý khoa học nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công việc Mọi đồ dùng thiết bị phải bố trí, xếp chỗ cố định, dễ làm, dễ thấy,và dễ lấy 32 Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.2 Cách bố trí xếp trang thiết bị phòng làm việc Bố trí phận văn phòng nội dung quan trọng công tác tổ chức văn phòng có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu công tác văn phòng Vì đòi hỏi bố trí phận văn phòng phải mang tính khoa học Tùy theo nội dung, tính chất công việc hoàn cảnh cụ thể quan, đơn vị mà cách bố trí phận văn phòng khác song phải quán triệt đầy đủ yêu cầu sau đây: -Tận dụng tối ưu mặt bằng, tiết kiệm sử dụng động diện tích văn phòng -Giảm thiểu thời gian chi phí cho việc di chuyển phận văn phòng -Tạo môi trường thích hợp cho công việc nhân viên văn phòng nhằm giúp nhân viên hoàn thành công việc với suất lao động cao -Tạo điều kiện thuận lợi công tác thu thập, xử lý thông tin -Tiết kiệm chi phí lắp đặt -Tuân thủ quy tắc an toàn kỹ thuật an toàn lao động Để phục vụ tốt cho công việc phòng, phòng Nội vụ có bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc cách hợp lý để tiện sử dụng Do diện tích phòng làm việc phòng có phần hạn chế nên trang thiết bị xếp phòng thiết bị đáp ứng tốt công việc phòng Đây cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc trưởng phòng Phòng Nội vụ huyện Lý Nhân.(Phụ lục VII) - Xuất phát từ nhu cầu thực tế công việc cán phòng Nội vụ có bố trí, xếp thiết bị phục vụ cho công việc tối ưu nhất, phù hợp Gióp phần đem lại hiệu cao công việc 3.3 Những phần mềm sử dụng hoạt động văn phòng phòng Nội vụ -Trong công tác phòng chưa áp dụng nhiều phần mềm quản lý, có ứng dụng số phần mềm đơn giản như: phần mềm 33 Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Microsof Word – công cụ chuyên soạn thảo văn phổ biến Phần mềm tiện ích văn phòng giúp cho cán phòng thảo luận, chat, ghi chép, nhắc nhở Phần mềm quản lý nhân Phòng chưa cập nhật phiên quy trình quản lý chất lượng mà theo phiên cũ TCVN ISO 9001:2000 Với cập nhật số phần mềm mang lại số lợi ích định hoạt động phòng, nhiều hạn chế chưa khắc phục Do chưa có phần mềm quản lý văn nên việc quản lý văn diễn theo phương pháp thủ công nên hiệu công việc chưa cao Rồi việc quản lý tài sản, tài phòng chưa tốt nhiều thiếu sót, cần có bổ sung phần mềm quản lý để theo dõi việc cách tốt 34 Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN II KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng phòng Nội vụ Trong thời gian tháng kiến tập UBND huyện Lý Nhân, em nhận thấy Văn phòng có vai trò quan trọng Với hiểu biết sinh viên năm em xin đưa số nhận xét công tác Văn phòng phòng Nội vụ – huyện Lý Nhân sau: * Ưu điểm: - Cán phòng phân công nhiệm vụ cách cụ thể chi tiết, nên cá nhân phòng gắng sức hoàn thiện nhiệm vụ cách tốt để đạt hiệu cao Mỗi phòng bố trí không gian thoáng mát, lành giúp cho Cán nhân viên có tinh thần thoải mái để làm việc Các trang thiết bị đầy đủ, đại giúp cho công việc đạt hiệu cao nhanh chóng Công tác soạn thảo ban hành văn thực theo quy định, đảm bảo yêu cầu bước để soạn thảo nhà nước ban hành Phòng thực tốt nhiệm vụ giải vấn đề cho nhân dân hoàn thành kế hoạch lãnh đạo giao cho Ngoài phòng làm tốt công tác tham mưu cho lãnh đạo UBND vấn đề có liên quan đến UBND, xử lý thông tin cách hiệu quả, nhằm giúp cho lãnh đạo giải công việc cách hiệu Xây dựng đầy đủ chương trình công tác thường kỳ, công tác năm phòng Mối quan hệ lãnh đạo cán hòa hợp thoải mái * Nhược điểm: Bên cạnh ưu điểm, phòng Nội vụ tồn nhược điểm: Do eo hẹp kinh tế địa phương nên trang thiết bị lạc hậu chưa đáp ứng yêu cầu công việc Vì giải công việc gặp 35 Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhiều khó khăn Trong phòng chưa có phần mềm xử lý liệu nên công việc chậm II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Trong thời gian kiến tập phòng Nội vụ huyện Lý Nhân, em thu nhiểu kiến thức kỹ quan trọng Em thấy Phòng Nội vụ huyện Lý Nhân phận quan trọng cấu tổ chức UBND huyện Nó giúp việc cho lãnh đạo tìm hiểu, thống kê xử lý thông tin Nhiều công việc quan trọng giao cho phòng Nội vụ sử lý giải nhằm phục vụ tốt cho công tác lãnh đạo cấp giao cho nói riêng phục vụ tốt cho hoạt động UBND huyện Lý Nhân nói chung Do em xin đưa số đề xuất để phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm: Hiện phòng sử dụng hình thức thủ công việc soạn thảo quản lý văn bản, quan nên đầu tư thêm số trang thiết bị đại hơn, phòng thiếu có phần mềm quản lý công tác phòng Nên cần phải trang bị thêm để hoạt động triển khai nhanh chóng Lãnh đạo phòng thường xuyên kiểm tra công tác văn thư cán chuyên môn giao Cán cần nâng cao trách nhiệm với công việc giao, khả chủ động việc xử lý, giải tình khó hay gặp phải Cần thường xuyên họp chi để đánh giá lực phẩm chất công việc cán phòng Từ khen thưởng người có thành tích cao, phê bình cán không hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Do nhu cầu công việc nhiều, mà số lượng nhân lực quan lại thiếu nên quan nên bổ sung nhân lực để hoàn thành công việc tốt Lãnh đạo cần thường xuyên đôn đốc nhắc nhở nhân viên thường xuyên dọn dẹp xếp tài liệu cách khoa học hợp lý 36 Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III: PHỤ LỤC PHỤ LỤC I SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND HUYỆN LÝ NHÂN CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH PHÒNG VP PHÒNG NỘI VỤ HĐND VĂN - UBND HÓA THÔNG TIN PHÒNG TƯ PHÁP PHÓ CHỦ TỊCH PHÒNG PHÒNG PHÒNG GD - ĐT LĐTB - XH Y TẾ Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu PHÓ CHỦ TỊCH PHÒNG CÔNG THƯƠNG PHÒNG PHÒNG PHÒNG PHÒNG TC - KH THANH TRA TN - MT NN - PTNT Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC II SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND HUYỆN LÝ NHÂN TRƯỞNG PHÒNG NỘI VỤ PHÓ TRƯỞNG PHÒNG Chuyên viên Chuyên viên Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu PHÓ TRƯỞNG PHÒNG Chuyên viên Chuyên viên Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC III Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC IV Các bước Trách nhiệm thực Trình tự công việc NVVT NVVT Trưởng phòng NVVT Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu NVVT Tiếp nhận công văn đến Đăng ký văn đến: vào số văn chuyển cho lãnh đạo Trưởng phòng xử lý, chuyển trực tiếp cho ban chuyên môn chuyên viên xử lý (nếu phải gửi lãnh đạo chuyển yêu cầu xuống cho NVVT xử lý) Đến cuối tháng NVVT in sổ đăng ký văn đến để lưu theo dõi Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC V Các bước Trách nhiệm Trình tự công việc thực Chuyên viên Trưởng phòng (Phó trưởng phòng) Chủ UBND Nhân viên văn thư (NVVT) Nhân viên văn thư tịch Tạo hồ sơ công việc, văn dự thảo chuyển cho trưởng phòng (phó trưởng phòng Trưởng phòng ( phó trưởng phòng) xem xét, cho ý kiến chuyển cho chủ tịch Chủ tịch xem xét, cần sửa trao đổi lại với trưởng phòng (phó trưởng phòng) thực lại bước 1, vấn đề chủ tịch xác nhận hoàn thành VB NVVT vào số văn đi, in lưu chuyển Gửi văn theo địa nơi nhận giấy, fax (NVVT) Nhân viên văn thư (NVVT) Đến cuối tháng NVVT in sổ đăng ký công văn để lưu theo dõi PHỤ LỤC VI Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hộp/cặp số Số, ký hiệu HS (1) (2) Tiêu đề hồ sơ (3) Thời gian bắt đầu kết thúc Thời hạn bảo quản Tờ số Ghi (4) (5) (6) (7) Ghi chú: (1) Ghi số thứ tự hộp cặp tài liệu giao nộp (2) Ghi số, ký hiệu hồ sơ bìa hồ sơ (3 Ghi tiêu đề hồ sơ bìa hồ sơ (4) Ghi thời gian bắt đầu thời gian kết thúc hồ sơ (5) Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ bìa hồ sơ (6) Ghi tổng số tờ tài liệu có hồ sơ (7) Ghi thông tin cần ý nội dung hình thức tài liệu có hồ sơ Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC VII Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C LỜI CẢM ƠN Để đất nước ngày phát triển hơn, kể đến công sức hệ trẻ Mỗi sinh viên ý thức trách nhiệm thân với nghiệp đất nước, cách phát huy hết khả năng, lực ham học hỏi nhà trường, sách mà công việc sống hàng ngày Đợt kiến tập giúp em nắm kiến thức thực tế công tác hành nhà nước nói chung Những hoạt động văn phòng nói riêng Qua em thu thập nhiểu kiến thức bổ ích, nhờ mà em học hỏi phong cách làm việc khoa học, nâng cao trình độ chuyên môn tạo mối quan hệ với đồng nghiệp quan, kết hợp hài hòa thực tiễn lý luận để chuẩn bị tốt cho công việc sau trường Sau đợt kiến tập này, với dạy truyền đạt kiến thức thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, với truyền dạy kiến thức thực tế UBND huyện Lý Nhân em tích lũy số kinh nghiêm thực tiễn, tự tin bước đường chọn Qua em xin chân thành cảm ơn tới Thạc sĩ Lâm Thu Hằng – giáo viên hướng dẫn kiến tập toàn thể thầy cô giáo khoa Quản trị Văn phòng tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành báo cáo kiến tập Đồng thời em gửi lời cảm ơn đến Đào Trọng Vương – Phó phòng Nội vụ, toàn thể cán bộ, công chức phòng Nội vụ huyện Lý Nhân giúp đỡ tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt đợt kiến tập Trong trình làm báo cáo, với kinh nghiệm sinh viên năm chắn nhiều thiếu sót chưa đầy đủ nội dung theo yêu cầu nhà trường Kính mong thầy, cô giáo đồng chí lãnh đạo quan góp ý để báo cáo em hoàn thiện hơn./ Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Em xin chân thành cảm ơn! Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lý Nhân, ngày 22 tháng năm 2015 Sinh viên Nguyễn Thị Liễu Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu Lớp: Quản trị Văn phòng K1B