Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại UBND quận Tây Hồ

Thông tin tài liệu

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT 2 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ 3 I – CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ 3 1. Tổng quan về UBND quận Tây Hồ. 3 1.1. Giới thiệu khái quát về sự hình thành và phát triển của UBND quận Tây Hồ. 3 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ. 4 1.2.1. Chức năng. 4 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ. 4 1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ 5 1.4. Các phòng ban chuyên môn. 6 II – KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ. 7 1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 7 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ 7 1.1.1. Chức năng của văn phòng. 7 1.1.2. Nhiệm vụ của văn phòng. 8 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng. 9 1.2. Mô tả phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng 12 III – CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ. 14 1. Hệ thống hoá các văn bản quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ. 15 2. Mô hình tổ chức văn thư của UBND quận Tây Hồ 17 3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan. 17 3.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND quận Tây Hồ. 17 3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND quận Tây Hồ 18 3.3. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan. 23 4. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan 24 4.1. Sơ đồ hoá quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến 27 4.2. Công tác lập hồ sơ hiện hành của UBND quận Tây Hồ 27 5. Tìm hiều về tổ chức Lưu trữ tại Văn phòng UBND HĐND quận Tây Hồ. 29 5.1. Tình hình tổ chức công tác Lưu trữ. 29 5.2. Về công tác thu thập, bổ sung và giao nép tài liệu vào lưu trữ: 29 5.3. Công tác chỉnh lý tài liệu: 29 5.4. Công tác bảo quản tài liệu. 30 5.5 Công tác tra tìm phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu. 30 IV – TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG. 31 1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của Văn phòng UBND HĐND quận Tây Hồ. 31 2. Sơ đồ hoá cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc 32 3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể các phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan. Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại 32 Phần 2. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 34 I – ƯU ĐIỂM VÀ NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ. 34 1. Ưu điểm 34 2. Nhược điểm 35 II – ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY NHỮNG ƯU ĐIỂM VÀ KHẮC PHỤC NHỮNG KHUYẾT ĐIỂM. 36 1. Đề xuất 36 2. Gỉải pháp 36 PHỤ LỤC

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập MỤC LỤC PHỤ LỤC LỜI MỞ ĐẦU CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT .2 Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN TÂY HÔ I – CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND QUẬN TÂY HÔ Tổng quan về UBND quận Tây Hồ 1.1 Giới thiệu khái quát về sự hình thành và phát triển của UBND quận Tây Hồ 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ 1.2.1 Chức 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ 1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ .5 1.4 Các phòng ban chuyên môn II – KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN TÂY HÔ Tổ chức và hoạt động của văn phòng 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức của văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ 1.1.1 Chức của văn phòng 1.1.2 Nhiệm vụ của văn phòng 1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng 1.2 Mô tả phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc văn phòng 12 III – CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND QUẬN TÂY HÔ 14 Hệ thống hoá các văn bản quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ 15 Mô hình tổ chức văn thư của UBND quận Tây Hồ .17 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của quan 17 3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND quận Tây Hồ .17 3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND quận Tây Hồ .18 3.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của quan .23 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của quan 24 4.1 Sơ đồ hoá quy trình quản lý và giải quyết văn bản – đến .27 4.2 Công tác lập hồ sơ hiện hành của UBND quận Tây Hồ 27 Tìm hiều về tổ chức Lưu trữ tại Văn phòng UBND & HĐND quận Tây Hồ 29 5.1 Tình hình tổ chức công tác Lưu trữ 29 Nguyễn Thị Phương Dung Lớp Quản trị văn phòng K1C Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập 5.2 Về công tác thu thập, bổ sung và giao nép tài liệu vào lưu trữ: 29 5.3 Công tác chỉnh lý tài liệu: 29 5.4 Công tác bảo quản tài liệu 30 5.5 Công tác tra tìm phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu 30 IV – TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG .31 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, sở vật chất của Văn phòng UBND & HĐND quận Tây Hồ 31 Sơ đồ hoá cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị một phòng làm việc 32 Tìm hiểu và thống kê cụ thể các phần mềm được sử dụng công tác văn phòng của quan Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại .32 Phần 34 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 34 I – ƯU ĐIỂM VÀ NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN TÂY HÔ 34 1.Ưu điểm 34 Nhược điểm 35 II – ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY NHỮNG ƯU ĐIỂM VÀ KHẮC PHỤC NHỮNG KHUYẾT ĐIỂM 36 Đề xuất 36 Gỉải pháp .36 PHỤ LỤC PHỤ LỤC Nguyễn Thị Phương Dung Lớp Quản trị văn phòng K1C Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập LỜI MỞ ĐẦU Kiến tập là thời gian quan trọng trang bị cho sinh viên những kiến thức về thực tế, bổ ích, qua đó có thể nắm rõ được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cũng hoạt động của một quan, tổ chức thực tế Có thể nói kiến tâp là một “cơ hội vàng” để thử nghề, rèn nghề với sinh viên sắp trường Thực hiện phương châm “học đôi với hành, lý thuyết đôi với thực tế” nhằm giúp cán bộ văn phòng tương lai nắm vững lý thuyết đã được học để tận dụng vào thực tế Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo điều kiện cho sinh viên kiến tập tại các quan Trong khoảng thời gian này, bản thân em đã cố gắng nỗ lực không ngừng học hỏi các kinh nghiệm làm việc cũng rèn luyện kỹ nghiệp vụ văn phòng sở áp dụng những lý thuyết đã được học Qua quá trình kiến tập em đã rút được cho mình những điểm mạnh cũng điểm yếu của bản thân, từ đó rút được cho mình phương hướng phấn đấu để hoàn thành tốt công việc của mình tương lai Dưới là báo cáo kiến tập quá trình kiến tập của em tại Văn phòng UBND quận Tây Hồ Trước hết em xin trân thành cảm ơn các quý thầy cô khoa Quản trị văn phòng đã tận tình dạy bảo em thời gian em học giảng đường Em xin trân thành cảm ơn tập thể lãnh đạo, công chức tại UBND quận Tây Hồ đã tạo điều kiện và cung cấp tài liệu cho em quá trình kiến tập và nghiên cứu đề tài này Mặc dù em đã có nhiều cố gắng hoàn thiện bài báo cáo bằng tất cả sự nhiệt tình và lực của mình, nhiên không thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được sự đóng góp quý báu của thầy cô và các bạn Em xin trân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2015 SINH VIÊN Nguyễn Thị Phương Dung Nguyễn Thị Phương Dung Lớp Quản trị văn phòng K1C Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT - UBND: Uỷ ban nhân dân - QLNN: Quản lý nhà nước - CVP: Chánh văn phòng - HĐND&UBND: Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân - BNV: Bộ Nội vụ - TT: Thông tư - TTLT: Thông tư liên tịch - VPCP:Văn phòng chính phủ - CP: Chính phủ - QLNN: Quản lý nhà nước Nguyễn Thị Phương Dung Lớp Quản trị văn phòng K1C Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN TÂY HÔ I – CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND QUẬN TÂY HÔ Tổng quan về UBND quận Tây Hồ 1.1 Giới thiệu khái quát về sự hình thành và phát triển của UBND quận Tây Hồ Quận Tây Hồ là vùng đất có bề dày của lịch sử, một những nơi hội tụ của dân cư đất Việt, đã từng góp phần làm nên nền văn minh sông Hồng rực rỡ, gắn liền với sự phát triển của Thăng Long Hà Nội UBND Quận Tây Hồ là một đơn vị Hành chính được thành lập theo Nghị định số 69/CP của Chính phủ ban hành ngày 28/10/1995 và được UBND Thành phố Hà Nội giao nhiệm vụ QLNN địa bàn bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 năm 1996 Khi thành lập, tại Quyết định số 4428/QĐ-UBND của Thành phố Hà Nội ban hành ngày 15/12/1995 về thành lập các phòng, ban chuyên môn giúp việc trực thuộc UBND quận Tây Hồ, UBND quận có 12 phòng ban chuyên môn, 08 đơn vị sự nghiệp và các đoàn thể thực hiện những chức năng, nhiệm vụ của mình Quận Tây Hồ với diện tích tự nhiên là 2.393,7 và hiện có 110.000 người cư trú địa bàn của 08 phường: Bưởi, Yên Phụ, Thuỵ Khuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thượng Quận Tây Hồ có Hồ Tây với diện tích khoảng 526 ha, nằm trọn địa giới quận, là một cảnh thiên nhiên đẹp của Hà Nội và cả nước Quận Tây Hồ được thành lập năm 1995 là nơi tập trung nhiều di tích danh thắng, di tích Văn Hoá - Lịch Sử có giá trị của thủ đô Hà Nội và cả nước Nguyễn Thị Phương Dung Lớp Quản trị văn phòng K1C Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập Sau 18 năm xây dựng và phát triển, quận Tây Hồ đã có bước phát triển mạnh với những thành tựu quan trọng nhiều lĩnh vực và trở thành trung tâm Dịch vụ – Du lịch và Văn hoá của Thủ đô Hà Nội 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ 1.2.1 Chức UBND Quận Tây Hồ HĐND cùng cấp bầu ra, là quan chấp hành của HĐND, là quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và quan Nhà nước cấp trên, an ninh, xã hội , quốc phòng Cụ thể sau: - Phát triển Kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thương nghiệp, Văn hoá, Xã hội, Giáo dục, Y tế và Dịch vụ; - Về thu chi ngân sách của địa phương; - Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật; - Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức và công dân, bảo vệ các quyền tự dân chủ nhân dân; - Về công tác thi hành án, giải quyết đơn Thư khiếu nại UBND Quân Tây Hồ thực hiện chức QLNN ở địa phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản ký thống nhất bộ máy Hành chính Nhà nước từ Trung ương đến Cơ sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ của nhân dân địa phương 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể Lãnh đạo, cá nhân phụ trách UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạo điều hành thực hiện các nhiệm vụ, Chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề ra, quản lý chỉ đạo, hướng dẫn các Phường hoạt động quản lý Nhà nước UBND quận Tây Hồ thực hiện nhiệm vụ của mình theo Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003 cụ thể là: - Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninh, Quốc phòng, Quốc phòng dài hạn và hàng năm của Quận Xây dựng kế hoạch Nguyễn Thị Phương Dung Lớp Quản trị văn phòng K1C Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập đầu tư và xây dựng các công trình trọng điểm của Quận trình HĐND cùng cấp thông qua, quyết định, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch; - Xây dựng chương trình, công tác hàng năm của UBND Quận, các biện pháp thực hiện Nghị quyết của HĐND Quận về Kinh tế, Xã hội, An ninh, Quốc phòng, thông qua các báo cáo của UBND quận trước trình HĐND quận; - Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và theo quy định của Nhà nước Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể, cá nhân UBND quận trực tiếp quản lý; - Kết luận những vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ chốt UBND quản lý hoặc những nhiệm vụ phức tạp theo quy định của Luật Khiếu nại tố cáo; - Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cá nhân thành viên của UBND quận hàng năm; - Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của UBND quận 1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ Cơ cấu của UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch và 12 phòng ban, ban tham mưu giúp việc cụ thể sau: * Chủ tịch UBND quận: Nguyễn Phúc Quang - Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được quy định tại Điều – quy chế làm việc của UBND quận Tây Hồ nhiệm kỳ 2004 – 2011 ban hành kèm theo Quy Định số 01/2010/QĐ-UBND ngày 07/11/2011 của UBND quận - Chủ tịch UBND là người đứng đầu phụ trách chung, là lãnh đạo điều hành toàn diện các mặt hoạt động của UBND quận Chỉ đạo điều hành và đôn đốc kiểm tra các hoạt động của các thành viên cấp dưới, các phòng ban chuyên môn thuộc quận - Chủ tịch UBND quận là người chịu trách nhiệm cá nhân về những nhiệm vụ, quyền hạn thuộc thẩm quyền của mình đồng thời cùng các thành viên quan chịu trách nhiệm về các hoạt động chung của UBND quận Nguyễn Thị Phương Dung Lớp Quản trị văn phòng K1C Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập * Các Phó Chủ tịch quận: 03 - Phó chủ tịch Kinh tế UBND (Đ/c: Lê Văn Phượng): Chịu trách nhiệm quản lý và hướng dẫn các đơn vị phòng ban bao gồm Văn phòng HĐND&UBND quận, phòng Kinh tế, phòng Tài chính – Kế hoạch thực hiện chức nhiệm vụ của mình trợ giúp cho Chủ tịch UBND quận - Phó chủ tịch Văn hoá – Xã hội (Đ/c: Đinh Trọng Sơn): Chịu trách nhiệm trực tiếp và quản lý các đơn vị phòng ban phòng LĐTB&XH, phòng VHTT&TDTT, phòng Y tế, phòng GD&ĐT - Phó chủ tịch xây dựng, địa chính (Đ/c: Đỗ Anh Tuấn): Chịu trách nhiệm trực tiếp và quản lý các phòng ban bao gồm phòng Quản lý đô thị, phòng Tài nguyên môi trường * Khối nội chính Phụ trách và chịu trách nhiệm quản lý các bộ phận đơn vị, phòng ban còn lại quan phòng Nội vụ, phòng Tư pháp và phòng Thanh tra quận * Ngoài quận còn có các hội, các đội: Hội chữ thập đỏ, Hội người cao tuổi, Hội nông dân, Đội quản lý môi trường, Đội tra giao thông công chính và Đội thi hành án Các ban chuyên môn thuộc UBND quận giúp việc cho UBND quận thực hiện chức quản lý Nhà nước ở cấp quận và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự uỷ quyền của UBND và theo quy định của Pháp luật Góp phần bảo đảm sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vực công tác ở địa phương 1.4 Các phòng ban chuyên môn Giúp việc cho Chủ tịch và các Phó Chủ tịch còn có 12 phòng, ban chuyên môn trực thuộc UBND quận Tây Hồ, hoạt động theo nhiệm vụ và chức của mình Văn phòng HĐND&UBND quận Phòng Nội vụ Phòng Thanh tra Phòng Lao động Thương binh và Xã hội Nguyễn Thị Phương Dung Lớp Quản trị văn phòng K1C Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập Phòng Tư pháp Phòng Văn hoá thông tin – Thể dục thể thao Phòng Quản lý đô thị Phòng Kinh tế Phòng Giáo dục – Đào tạo 10 Phòng Y tế 11 Phòng Tài chính – Kế hoạch 12 Phòng Tài nguyên và Môi trường Ngoài còn có 06 đoàn thể chính trị: Hội cựu chiến binh, Hội phụ nữ, Hội nông dân, Đoàn niên, Mặt trận Tổ quốc, Liên đoàn lao động Bên cạnh đó các đơn vị hiệp quản: Đội Quản lý thị trường, Đội Thi hành án, Đội Thanh tra Giao thông công chính, Đội Quản lý trật tự xây dựng, Viện kiểm sát nhân dân và Toà án nhân dân tối cao ( Phụ lục 01) sơ đồ bộ máy của quan II – KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN TÂY HÔ Tổ chức và hoạt động của văn phòng 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức của văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ 1.1.1 Chức của văn phòng Văn phòng Hội đồng nhân dân – Uỷ ban nhân dân Quận Tây Hồ là đơn vị chuyên môn trực thuộc Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ, chịu sự chỉ đạo , quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ, đồng thời chịu sự chỉ đạo kiểm tra của Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội Văn phòng Hội đồng nhân dân – Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ thực hiện các chức chung của văn phòng là chức tham mưu – tổng hợp và chức hậu cần * Chức Tham mưu: -Văn phòng là đầu mối tiếp nhận phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ để tập thể thống nhất trình lãnh đạo hoặc đề xuất với Nguyễn Thị Phương Dung Lớp Quản trị văn phòng K1C Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp, những thông tin giúp lãnh đạo đưa những quyết định kịp thời nhất -Văn phòng thu thập thông tin, tìm kiếm thông tin từ nhiều nguồn khác nhau: sách báo, tạp trí, internet…để đề xuất phương án tham mưu với lãnh đạo Nhiệm vụ cụ thể mà văn phòng thực hiện là: giúp lãnh đạo lập chương trình công tác theo chức nhiệm vụ được giao, đề xuất các phương án chủ trương, chính sách và chế quản lý của UBND quận Tây Hồ * Chức Tổng hợp: - Công tác tổng hợp rất quan trọng, kết quả của tổng hợp sẽ là cứ xây dựng các phương án hoạt động của một tổ chức, phục vụ các nhà lãnh đạo quyết định quản lý, tổ chức điều hành việc thực hiện mục tiêu - Lãnh đạo cần có những ý kiến tham mưu của các phòng ban để có thể đưa một phương án giải quyết tốt và kịp thời nhất Vì vậy bộ phận văn phòng tổng hợp những ý kiến của các bộ phận khác và giúp lãnh đạo tìm ý kiến hay nhất * Chức hậu cần: - Công tác hậu cần văn bản góp phần quan trọng vào việc xây dựng quan, đảm bảo về sở vật chất và trang thiết bị văn phòng quan; nhân viên phụ trách về hậu cần mua sắm thiết bị phòng làm việc như: máy tính, máy in, điện thoại… - Bộ phận hậu cần phối hợp với các phòng ban, tạo môi trường làm việc tốt nhất cho các chị em quan, đảm bảo môi trường, sinh thái nơi làm việc lành mạnh, hài hoà, sạch sẽ, quan tâm đến những khó khăn của họ quá trình làm việc để tạo điều kiện tốt nhất 1.1.2 Nhiệm vụ của văn phòng Văn phòng nằm khối Nội chính của UBND quận có nhiệm vụ giúp UBND quận quản lý Nhà nước về công tác văn phòng và thực hiện nhiệm vụ khác Chủ tịch UBND quận giao Cụ thể các công việc sau: Nguyễn Thị Phương Dung Lớp Quản trị văn phòng K1C Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập - Sau văn bản được kiểm tra nội dung và được lãnh đạo ký thì văn bản được chuyên viên chuyển xuống phòng văn thư để đóng dấu và phát hành văn bản đến các đơn vị; - Tại UBND quận Tây Hồ việc quản lý văn bản được thực hiện theo 03 hình thức: Đăng ký số cho văn bản đi( đăng ký vào sổ văn bản đi), quản lý văn bản qua mạng( quản lý qua phần mềm quản lý văn bản) và cuối cùng là lưu bản gốc vào các cặp hồ sơ; - Ban hành văn bản được cán bộ văn thư thực hiện theo 02 cách: thứ nhất cán bộ văn thư truyền qua mạng thông qua phần mềm chuyên nhận văn bản, cách thứ là tại quan có người làm việc đưa văn bản * Nhược điềm: - Khi truyền văn bản qua mạng thì các văn bản này không thể truyền rộng rãi mà chỉ truyền được cho các đơn vị sự nghiệp bộ máy quản lý của UBND quận; - Việc đăng lý văn bản phần mềm truyền nhận văn bản còn nhiều hạn chế lỗi công nghệ thông tin có thể dẫn đến văn bản còn nhiều sai sót; - Việc đưa văn bản qua người đưa có thể dẫn đến việc văn bản bị thất lạc bị rơi hay mất lúc đưa chuyển văn bản 4.1 Sơ đồ hoá quy trình quản lý và giải quyết văn bản – đến Sơ đồ hoá quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi( phụ lục 02) Sơ đồ hoá quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến( phụ lục 03) 4.2 Công tác lập hồ sơ hiện hành của UBND quận Tây Hồ Lập hồ sơ hiện hành là công việc của cán bộ văn thư quan sau văn bản được giải quyết Nhằm tập trung lại các văn bản có liên quan đến một vấn đề Nếu Văn thư lập hồ sơ hiện hành sẽ lưu giữ đầy đủ văn bản, giúp cán bộ Lưu trữ quan dễ dàng thu thập hồ sơ hình thành quá trình giải quyết công việc cuả quan mình Đó là yêu cầu công việc đối với cán bộ Văn thư quan Nhưng thực tế thì ở nhiều quan, Văn thư vẫn chưa đáp ứng theo yêu cầu này, ở UBND Nguyễn Thị Phương Dung 27 Lớp Quản trị văn phòng K1C Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập quận Tây Hồ cũng vậy, có lẽ đặc điểm tình hình công việc nên cán bộ Văn thư không lập hồ sơ cho văn bản tại phòng mình Hầu hết, văn bản sau giải quyết xong, Văn thư chỉ thực hiện thao tác sắp xếp bản gốc theo số ký hiệu hoặc ngày tháng vào một cặp ba dây ở dạng bó gói để lưu lại Chính vì vậy, thời gian văn bản còn ở phòng văn thư vì chưa được lập hồ sơ nên gây khó khăn tra tìm tài liệu Điiều này cũng gây khó khăn cho cán bộ lưu trữ nhận những cặp văn bản này vào kho Măc dù đã sắp xếp có trình tự về số ký hiệu, ngày tháng ban hành văn bản theo tên loại văn bản UBND quận làm hoặc số đến Nhưng chuyển lên lưu trữ, cán bộ lưu trữ lại phải sắp xếp, lập thành hồ sơ để bảo quản và đảm bảo tra tìm nhanh chóng Qua khảo sát tình hình công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ thì ở không có danh mục hồ sơ cho cả quan Chính vì thế, ở mỗi phòng ban cứ vào chức nhiệm vụ của mình để ban hành các văn bản theo yêu cầu giải quyết công việc hàng ngày Cũng vậy nên các đơn vị và cá nhân có liên quan đến tài liệu không tiến hành lập hồ sơ công việc Sau giải quyết xong, họ xếp văn bản vào cặp ở tình trạng rời lẻ, lộn xộn Đây là khâu cần làm và có ảnh hưởng đến hiệu quả công việc tiếp theo của các đơn vị, cá nhân Nhưng vẫn chưa có nguyên tắc để thực hiện nên cứ thế trở thành một tồn tại thiếu sót của UBND quận Tây Hồ công tác văn thư Làm cho cán bộ lưu trữ gặp nhiều khó khăn tiến hành chỉnh lý tài liệu Việc không lập hồ sơ công việc tại đơn vị mình không được thực hiện, nên cứ mỗi cần tài liệu thì các cán bộ lại lên kho lưu trữ yêu cầu tra tìm lại, có còn không nhớ rõ số, ngày, tháng và trích yếu nội dung văn bản cần tìm nên gây khó khăn cho cán bộ lưu trữ tìm Mong rằng những công việc này sẽ được chú trọng hơn, có sự chỉ đạo và quy định cụ thể để công tác văn thư và công việc giải quyết văn bản giấy tờ được hoàn thiện Nguyễn Thị Phương Dung 28 Lớp Quản trị văn phòng K1C Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập Tìm hiều về tổ chức Lưu trữ tại Văn phòng UBND & HĐND quận Tây Hồ 5.1 Tình hình tổ chức công tác Lưu trữ Bộ phận lưu trữ gồm một cán bộ thuộc sự chỉ đạo, điều hành trực tiếp của Chánh văn phòng Được UBND và Văn phòng quận quan tâm vì là một hoạt động có vai trò quan trọng văn phòng Cũng vì vậy mà bắt đầu từ năm 2005 UBND quận đã đưa hệ thống phần mềm quản lý văn bản vào công tác lưu trữ Công tác Lưu trữ lưu giữ quá trình hoạt động của UBND, cung cấp tài liệu phục vụ giải quyết công việc hàng ngày của các đơn vị cá nhân quận Cán bộ lưu trữ chủ yếu thực hiện công tác theo những văn bản sau: - Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL – UBTVQH10 ngày 04/4/2001 - Nghị định số 111/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2004 - Thông tư số 04/2013/TT – BNV về hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của quan, tổ chức 5.2 Về công tác thu thập, bổ sung và giao nép tài liệu vào lưu trữ: Tài liệu chủ yếu của UBND quận là những văn bản giấy tờ hành chính hình thành quá trình hoạt động của UBND quận, các phường và các đơn vị trực thuộc Ngoài còn có văn bản chỉ đạo của cấp trên, văn bản của các Sở, Ban, Ngành, Thành phố liên quan Hàng năm Lưu trữ nhận tài liệu từ phòng Văn thư và các phường Việc giao nép tài liệu được tiến hành bằng văn bản giao nhận giữa cán bộ lưu trữ và các đơn vị nép tài liệu Đa phần tài liệu mà cán bộ lưu trữ nhận được còn ở tình trạng bó gói, rời lẻ và không đầy đủ Vì vậy mà việc thu thập bổ sung tài liệu vào kho được cán bộ Lưu trữ thực hiện nhằm đảm bảo đủ tài liệu để lập hồ sơ, phục vụ nhu cầu tra tìm của độc giả 5.3 Công tác chỉnh lý tài liệu: Hiện nay, UBND quận Tây Hồ có 40 mét giá tài liệu được bảo quản kho lưu trữ Tài liệu từ năm 2005 đã được đưa vào hệ thống phần mềm Nguyễn Thị Phương Dung 29 Lớp Quản trị văn phòng K1C Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập Cán bộ Lưu trữ lập kế hoạch và thực hiện chỉnh lý dưới sự chỉ đạo, hướng dẫn của UBND thành phố theo từng bước đúng theo quy định của Nhà nước Hồ sơ được lập theo từng mặt hoạt động và sắp xếp theo thời gian cho từng năm, được biên mục và đặt tiêu đề hồ sơ rõ ràng Xây dựng những công cụ tra cứu tài liệu như: Mục lục văn bản quá trình lập hồ sơ và Danh mục hồ sơ sau chỉnh lý 5.4 Công tác bảo quản tài liệu Kho lưu trữ của UBND quận Tây Hồ được bố trí ở tầng với không gian thoáng đãng sạch sẽ Được trang bị đầy đủ các trang thiết bị, vật dụng cần thiết để bảo quản tốt tài liệu như: giá, tủ, hộp, cặp đựng tài liệu, máy điều hoà nhiệt độ, bình cứu hoả Công tác bảo quản tài liệu ở được cán bộ lưu trữ thực hiện khá tốt, đảm bảo tính an toàn, bảo mật cho tài liệu đồng thời giúp việc tra tìm, khai thác tài liệu nhanh chóng Tài liệu được bảo quản bìa hồ sơ, cặp ba dây và hộp theo quy định của Nhà nước Các hộp sắp xếp lên giá trật tự từ xuống dưới, từ trái sang phải và từ ngoài theo từng năm, từng mặt hoạt động Kho lưu trữ được cán bộ lưu trữ vệ sinh theo định kỳ nên nhìn chung là ngăn nắp gọn gàng 5.5 Công tác tra tìm phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu Với một quan lớn UBND quận Tây Hồ, công việc hàng ngày nhiều và có liên quan đến nép lưu Các cán bộ, đơn vị thường muốn khai thác, nghiên cứu và sử dụng tài liệu để giải quyết công việc của mình Vì vậy công tác tra tìm tài liệu phục vụ nhu cầu tra cứu của mọi người diễn thường xuyên Cán bộ Lưu trữ sử dụng các công cụ tra cứu như: Mục lục văn bản, Danh mục hồ sơ, các số thống kê đăng lý văn bản để tra tìm Hình thức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu chủ yếu là tại văn phòng Cán bộ Lưu trữ tự tay tìm tài liệu và cho độc giả mượn nghiên cứu tại phòng Trong trường hợp theo yêu cầu của cán bộ mượn tài liệu khỏi phòng để giải quyết công việc thì cán bộ lưu trữ phải ghi biên bản cho mượn tài liệu rõ ràng đúng quy định Nguyễn Thị Phương Dung 30 Lớp Quản trị văn phòng K1C Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập Ngoài việc phục vụ nhu cầu tra cứu tài liệu cho Thủ trưởng và các đơn vị, cá nhân quan, Lưu trữ còn phục vụ các phường, các đơn vị khác đến yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu với mục đích chính đáng Nhìn chung, công tác lưu trữ tai Văn phòng HĐND & UBND quân Tây Hồ được tổ chức thực hiện đúng quy định của Nhà nước Cán bộ làm việc nhiệt tình, có hiệu quả Các quy trình nghiệp vụ được thực hiện nghiêm túc, trật tự và khoa học Tuy nhiên, kho lưu trữ vẫn chưa đầy đủ các loại tài liệu để phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng ngày càng nhiều độc giả IV – TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, sở vật chất của Văn phòng UBND & HĐND quận Tây Hồ Là một quan được thành lập thời gian dài, đã vào hoạt động ổn định việc mua sắm trang thiết bị văn phòng rất quan trọng Trang thiết bị văn phòng hiệu quả công việc đem lại sẽ cao Các trang thiết bị được sử dụng phổ biến văn phòng: - Tủ đựng hồ sơ; - Máy tính; - Máy photo; - Máy Fax; - Máy in; - Máy Scan; - Điều hoà; - Điện thoại; - Bình nước; Tại UBND quận việc sử dụng trang thiết bị văn phòng được coi là việc hàng ngày và trở nên thông dụng như: - Tại phòng làm việc của các chuyên viên: máy tính, điện thoai để bàn( để tiện liên lạc nội bộ), bàn và ghế xoay để tiện cho việc di chuyển và hoạt động công việc, máy in, máy scan văn bản hay điều hoà Nguyễn Thị Phương Dung 31 Lớp Quản trị văn phòng K1C Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập - Tại phòng họp: máy điều hoà, máy chiếu, loa và mix để tiện cho việc hội họp phòng đông người * Nhận xét : Trang bị các thiết bị văn phòng phù hợp như: máy tinh, máy fax, máy photo, điện thoại… Hầu hết các trang thiết bị văn phòng được các cán bộ nhân viên khai thác sử dụng một cách tối đa để từ đó đem lại hiệu quả cho công việc Tuy nhiên trang thiết bị văn phòng còn nhiều cái lạc hậu và cũ chưa đáp ứng được nhu cầu nhanh gọn công việc Sơ đồ hoá cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị một phòng làm việc ( Phụ lục 04) sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị phòng làm việc Hầu hết các trang thiết bị được bố trí và sắp xếp một cách hợp lý để tạo điều kiện thuận lợi cho các nhân viên văn phòng được thực hiện các công việc một cách thuận tiện và khoa học nhất Các trang thiết bị ở quan em kiến tập được bố trí tương đối khoa học và hợp lý - Tủ đựng tài liệu được bố trí gần bàn làm việc để cán bộ văn phòng dễ dàng lấy các tài liệu cần thiết; - Điện thoại bàn được để bên trái bàn làm việc giúp cán bộ văn phòng có thể tiện dụng nghe điện thoại vừa có thể ghi chép các thông tin cần thiết; - Điều hoà được lắp đặt ở phía giúp tiết kiệm diện tích; - Các máy Scan, photo Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu: văn phòng hiện đại kết hợp với văn phòng xanh Tìm hiểu và thống kê cụ thể các phần mềm được sử dụng công tác văn phòng của quan Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại Nguyễn Thị Phương Dung 32 Lớp Quản trị văn phòng K1C Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập * Các phần mềm được sử dụng công tác văn phòng của quan: - Phần mềm Quản trị tìm bài; - Phần mềm quản lý hộ tịch; - Phần mềm quản lý văn bản đến; - Phần mềm quản lý văn bản đi; - Phần mềm quản lý văn bản – thành phố; - Phần mềm quản lý hồ sơ và đăng ký trực tuyến * Nhận xét: Các phần mềm này mang lại hiệu quả cao công việc cụ thể sau - Dễ dàng quản lý văn bản bằng máy tính; - Nhanh chóng tìm được văn bản cần thiết kể cả những văn bản lâu năm; - Độ chính xác cao khó có thể nhầm lẫn; - Ngoài các phần mềm này còn giúp tiết kiệm thời gian công việc tìm kiếm, tiết kiệm được công sức lao động của các cán bộ văn phòng Nguyễn Thị Phương Dung 33 Lớp Quản trị văn phòng K1C Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập Phần KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ Qua một tháng kiến tập tại UBND quận Tây Hồ thời gian không dài đã cho em tích luỹ được nhiều kiến thức từ thực tế Là hội cho em áp dụng các lý thuyết đã học vào thực tế Trong thời gian kiến tập ở đã cho em thấy rằng đội ngũ cán bộ ở về bản đã đáp ứng được yêu cầu của công việc nhiên bên cạnh đó vẫn còn những mặt cần phải thay đổi và chỉnh sửa để phù hợp với công việc I – ƯU ĐIỂM VÀ NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN TÂY HÔ Sau một tháng kiến tập tại Văn phòng UBND quận Tây Hồ, được tiếp cận với thực tế, áp dụng những lý thuyết sách vào với các công việc cụ thể đã cho em hiểu rõ công việc mà em theo học Với thời gian kiến tập ấy đã cho em thấy các cán bộ, chuyên viên văn phòng làm việc rất chuyên nghiệp Qua thời gian khảo sát và thực hành ở em xin đưa nhận xét về ưu điểm và nhược điểm công tác hành chính văn phòng tại Văn phòng UBND & HĐND quận Tây Hồ Ưu điểm * Công tác văn phòng - Công tác văn phòng đã được thực hiện tương đối đầy đủ và đúng quy trình Với chức tham mưu tổng hợp các chuyên viên văn phòng đã thực hiện tốt nhiệm vụ của mình: thu thập và xử lý thông tin trước trình lên cho lãnh đạo Còn với chức hậu cần cũng được thực hiện tốt với các trang thiết bị được bố trí đầy đủ và thuận tiện văn phòng, đảm bảo sở vật chất được trang bị đầy đủ và đới sống của các chuyên viên được thực hiện tốt; - UBND quận còn chú trọng đào tạo trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ ở đây, thường xuyên đưa các chuyên viên học các lớp nghiệp vụ văn phòng để nâng cao hiệu quả công việc; Nguyễn Thị Phương Dung 34 Lớp Quản trị văn phòng K1C Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập - Các lãnh đạo là những người có tầm nhìn xa trông rộng và có khả nám bắt tình hình, chỉ đạo phân công nhiệm vụ công việc hợp lý theo từng trình độ chuyên môn của từng chuyên viên văn phòng; - Ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc quản lý văn bản chính để thực hiện việc tiếp nhận, xử lý và tra tìm văn bản được một cách thuận tiện * Công tác soạn thảo và ban hành văn bản - Các văn bản được soạn thảo theo đúng nội dung các văn bản hiện hành; - Văn bản được soạn thảo theo đúng trình tự và quy trình của việc soạn thảo văn bản; - Việc sử dụng phần mềm chuyên nhận văn bản giúp cho việc quản lý và sử dụng văn bản được thuận lợi và tránh được vật bị mất hay thất lạc văn bản; - Việc quản lý và sử dụng dấu cũng đươc cán bộ văn thư thực hiện nghiêm túc và chặt chẽ Các văn bản được đóng dấu đã có đầy đủ chữ lý và có chữ ký của lãnh đạo Nhược điểm * Công tác văn phòng: - Trang thiết bị văn phòng còn nhiều cái lạc hậu và cũ chưa đáp ứng được nhu cầu nhanh gọn công việc; - Thỉnh thoảng việc tổng hợp thông tin các chuyên viên còn thiếu sót và chưa được chính xác Việc xử lý thông tin chưa được triệt để dẫn đến tình trạng thông tin không đúng và sai lệch * Công tác soạn thảo và ban hành văn bản: - Việc giải quyết văn bản đến chưa được kịp thời lãnh đạo quan bận công tác hay vấn đề về công nghệ thông tin mà văn bản chưa được giải quyết và truyền kịp thời; - Việc ban hành văn bản chưa được các phòng ban tuân thủ đầy đủ nhiều lúc còn bị giảm bớt giai đoạn; - Việc bảo quản văn bản chưa được các cấp lãnh đạo quan tâm và để ý đến Nguyễn Thị Phương Dung 35 Lớp Quản trị văn phòng K1C Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập II – ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY NHỮNG ƯU ĐIỂM VÀ KHẮC PHỤC NHỮNG KHUYẾT ĐIỂM Đề xuất - Tại quan cần thay đổi lại phong thái làm việc từ ý thức làm việc Cần có thái độ tích cực đến quan làm việc, cần phải có tư tưởng tiến bộ công việc không nên giữ lại những lề lối làm việc xưa cũ cần phải bỏ; - Cơ sở vật chất cần thay đổi và làm mới công nghệ thông tin vào việc quản lý văn bản và soạn thảo văn bản; - Nghiệp vụ văn phòng cần phải được cải thiện nhanh, gọn, chính xác và có tính khoa học cao công việc; - Nhân viên văn phòng muốn có hiệu quả công việc cao thì phải có tinh thần đoàn kết cao, giúp đỡ và hỗ trợ công việc, cũng giữ vững kỷ cương của từng phòng ban để đảm bảo được chất lượng và uy tín của UBND quận với nhân dân và Nhà nước Gỉải pháp * Tại quan: - Lãnh đạo quan cần quan tâm đến đời sống nhân viên, công tác lãnh đạo cần nhiệt tình và có tinh thần cầu tiến là chính; - Phong cách làm việc cần được chuyên nghiệp nữa, từ cách ứng xử giữa nhân viên phòng với nhau, giữa các cán bộ quan và khách từ ngoài quan Quan hệ tốt sẽ rạo được môi trường làm việc có hiệu quả và không bị áp lực - Từng bước nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ, đáp ứng kịp với nhu cầu mà quan cần và sẽ cần; - Thiết chặt kỷ cương làm việc tránh tình trang làm muộn về sớm; - Tăng cường kiểm tra giám sát tình hình hoạt động của văn phòng, tránh tình trạng tồn đọng văn bản và thất lạc văn bản; - Triển khai việc áp dụng công nghệ thông tin vào các phòng, ban chuyên môn để giúp các phòng, ban chuyên môn được quản lý dễ Nguyễn Thị Phương Dung 36 Lớp Quản trị văn phòng K1C Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập * Về phía nhà trường - Nhà trường cần tổ chức nhiều chương trình để cho sinh viên có thể tiếp xúc được với thực tế nhiều Các chương trình này sẽ giúp cho sinh viên áp dụng các kiến thức đã học lớp vào thực tế để từ đó tạo được kinh nghiệm cho mình để sau trường sinh viên có một vốn kiến thức chắc để làm; - Các sinh viên quá trình học tập nhà trường cần phải chú trọng các kiến thức liên quan đến chuyên ngành mà mình học để lấy đó làm tiền đề mà áp dụng vào thực tế - Nhà trường nên đầu tư các trang thiết bị văn phòng, sử dụng các trang thiết bị hiện đại để cho sinh viên tiếp xúc và học tập Ngoài các phòng khoa và lãnh đạo nhà trường cần quan tâm và để ý đến mong muốn của sinh viên nũa để từ đó có các định hướng cụ thể với từng sinh viên và thúc đẩy sự sáng tạo, tích cực nữa của sinh viên học tập Nguyễn Thị Phương Dung 37 Lớp Quản trị văn phòng K1C Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập PHỤ LỤC PHỤ LỤC 01: SƠ ĐÔ HÓA CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND QUẬN CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH (Phụ trách kinh tế) PHÓ CHỦ TỊCH (Phụ trách địa chính, xây dựng) Văn phòng HĐND&UBND quận Phòng Quản lý Phòng Kinh tế Phòng Tài nguyên Môi trường Đô thị Phòng Tài chính – Kế hoạch PHÓ CHỦ TỊCH KHỐI NỘI CHÍNH (Phụ trách văn xã) Phòng LĐTB&XH Phòng Phòng VHTT&TD Phòng Phòng Y tế Nội vụ Tư pháp Phòng Thanh tra Quận Phòng Giáo dục và Đào tạo Nguyễn Thị Phương Dung Lớp Quản trị văn phòng K1C Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập PHỤ LỤC 02: SƠ ĐÔ QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN Tiếp nhận, phân loại bóc bì văn bản đến Kẹp phiếu xử lý Đóng dấu đến, ghi số đến vào văn bản Trình lãnh đạo văn phòng cho ý kiến xử lý Cán bộ Văn thư Scan văn bản và đăng ký văn bản vào máy tính Trình lãnh đạo quan cho ý kiến giải quyết Lãnh đạo văn phòng Chuyển văn bản tới địa chỉ mà lãnh đạo cho ý kiến xử lý, theo dõi tiến độ thực hiện và lưu hồ sơ Nguyễn Thị Phương Dung Lớp Quản trị văn phòng K1C Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập PHỤ LỤC 03: SƠ ĐÔ HÓA QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI Chuyên viên văn phòng Soạn thảo văn bản Chuyên viên văn phòng Kiểm tra, ký nháy Lãnh đạo UBND Quận Ký ban hành văn bản Ghi số, ngày tháng đóng dấu vào văn bản Cán bộ văn thư Đăng ký vào phần mềm quản lý văn bản Nguyễn Thị Phương Dung Lớp Quản trị văn phòng K1C Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập PHỤ LỤC 04: SƠ ĐÔ 16 10 15 14 13 17 12 11 18 Chú giải: (1): Tủ đựng thư của Thủ trưởng và các Phòng, Ban, Hội (2), (17): Tủ đựng tài liệu (3), (4): Bàn ghế tiếp khách (5), (11): Bàn làm việc của cán bộ văn thư (6), (12): Ghế ngồi làm việc (7): Điện thoại (8), (13): Máy vi tính (9), (14): Ghế ngồi đánh máy (10), (15): Máy in (16): Máy photo (18): Máy điều hòa Nguyễn Thị Phương Dung Lớp Quản trị văn phòng K1C

Ngày đăng: 03/08/2016, 15:47

Xem thêm: Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại UBND quận Tây Hồ, Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại UBND quận Tây Hồ

Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại UBND quận Tây Hồ

Thông tin tài liệu

Từ khóa liên quan

Tài liệu cùng người dùng

Tài liệu liên quan