Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 1 A. LỜI MỞ ĐẦU 3 B. NỘI DUNG 5 PHẦN 1. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TRIỆU SƠN 5 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn. 6 1.1. Chức năng: 6 1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn: 6 1.2.1. Trong lĩnh vực kinh tế 6 1.2.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai 7 1.2.3. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp 7 1.2.4. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải 8 1.2.5.Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch 8 1.2.6. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao 8 1.2.7. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường 9 1.2.8. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội 9 1.2.9. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo 10 1.2.10. Trong việc thi hành pháp luật 10 1.2.11. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính 11 1.3. Sơ đồ tổ chức bộ máy của cơ quan 11 2. Tình hình tổ chức, hoạt độngcông tác hành chính của văn phòng HĐND UBND huyên Triệu Sơn. 12 2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng. 12 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng HĐND UBND huyện Triệu Sơn. 12 2.1.1.1. Chức năng 12 2.1.1.2. Nhiệm vụ. 12 2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn. 14 2.2.Phân công nhiệm vụ các vị trí công việc trong văn phòng 14 3. Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ của cơ quan 21 3.1. Các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ do cơ quan ban hành 21 3.2. Mô hình tổ chức văn thư 21 3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 22 3.3.1. Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơquan 22 3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện Triệu Sơn 23 3.3.3. Quy trình soạn thảo văn bản quản lý (Phụ lục 04) 25 3.4. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản. 26 3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi, đến. 26 3.4.2. Thực trạng về lập hồ sơ hiện hành của UBND huyện Triệu Sơn 28 3.5. Công tác lưu trữ của cơ quan 28 4. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 29 4.1.Trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất 29 4.2. Cách bố trí,sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc 30 4.3. Các phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của UBND huyện Triệu Sơn 31 PHẦN 2. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 33 2.1. Nhận xét đánh giá chung về ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan 33 2.1.1. Ưu điểm 33 2.1.2. Nhược điểm 34 2.2. Giải pháp 35 PHẦN 3: KẾT LUẬN 37 PHẦN 4: PHỤ LỤC
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN .1 MỤC LỤC PHẦN 4: PHỤ LỤC LỜI CẢM ƠN A LỜI MỞ ĐẦU .3 B NỘI DUNG PHẦN .4 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TRIỆU SƠN 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn 1.1.Chức năng: 1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn: .6 1.2.1.Trong lĩnh vực kinh tế 1.2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai 1.2.3 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp 1.2.4 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải .7 1.2.5.Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch .8 1.2.6 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin thể dục thể thao .8 1.2.7 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường 1.2.8 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội 1.2.9 Trong việc thực sách dân tộc sách tôn giáo .10 1.2.10 Trong việc thi hành pháp luật 10 1.2.11 Trong việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành 10 1.3 Sơ đồ tổ chức máy quan 11 Tình hình tổ chức, hoạt độngcông tác hành văn phòng HĐND - UBND huyên Triệu Sơn 11 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 11 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng HĐND - UBND huyện Triệu Sơn 11 Sinh viên: Quách Thị Thơm Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.1.1.1 Chức 11 2.1.1.2 Nhiệm vụ 12 2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn 13 2.2.Phân công nhiệm vụ vị trí công việc văn phòng 14 Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ quan 19 3.1 Các văn quản lý công tác văn thư, lưu trữ quan ban hành .20 3.2 Mô hình tổ chức văn thư .20 3.3 Công tác soạn thảo ban hành văn quan 20 3.3.1 Xác định thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý cơquan 20 3.3.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn UBND huyện Triệu Sơn .22 3.3.3 Quy trình soạn thảo văn quản lý (Phụ lục 04) 24 3.4 Quy trình quản lý giải văn .25 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn đi, đến .25 3.4.2 Thực trạng lập hồ sơ hành UBND huyện Triệu Sơn 27 3.5 Công tác lưu trữ quan .27 Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng quan 28 4.1.Trang thiết bị văn phòng, sở vật chất 28 4.2 Cách bố trí,sắp xếp trang thiết bị phòng làm việc 29 4.3 Các phần mềm sử dụng công tác văn phòng UBND huyện Triệu Sơn 30 PHẦN .32 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 32 2.1 Nhận xét đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng quan 32 2.1.1 Ưu điểm 32 2.1.2 Nhược điểm 33 2.2 Giải pháp 34 PHẦN 3: KẾT LUẬN 35 PHẦN 4: PHỤ LỤC PHẦN 4: PHỤ LỤC Sinh viên: Quách Thị Thơm Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Được Nhà trường tạo điều kiện tổ chức cho sinh viên năm ngành quản trị văn phòng tiếp cận thực tế với công việc giúp để hoàn thiện vốn kiến thức tiếp thu trường để áp dụng vào thực tiễn,hơn lãnh đạo văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn tạo điều kiên giúp đỡ, tiếp nhận để em có hội khảo sát, kiến tập công tác văn phòng quan thực tế Qua em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thạc sĩ Lâm Thu Hằng giảng viên khoa Quản trị văn phòng truyền đạt kiến thức, kinh nghiêm quý báu bảo tận tình để em hoàn thành đợt kiến tập hoàn thành tốt báo cáo Với thời gian thực tế 04 tuần( từ ngày 20/4/2015 đến hết ngày 25/5/2015) thời gian thực tế ngắn với sụ giúp đỡ cán hướng dẫn Lê Thị Nga phụ trách phận văn thư quan anh, chị cán văn phòng nhiệt tình dẫn tạo điều kiện thuận lợi cho em áp dụng lý thuyết trang bị vào thực tiễn công tác quan, bước đầu em dã thực hành vào công tác văn phòng việc đơn giản scan văn bản, vào sổ văn đi, đến phần mềm máy tính sổ truyền thống; bóc bì, dán bì, ghi số đến; trực điện thoại đóng dấu giáp lai vào văn Qua em tự rèn luyện kỹ làm việc, nâng cao hiểu biết việc trao đổi nghiệp vụ, giúp em có thêm kiến thức thực tiễn tác phong làm việc chuyên nghiệp nhân viên văn phòng Đồng thời em xin cảm ơn lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn đã tạo điều kiên giúp đỡ, tiếp nhận để em có hội kiến tập, làm quen với thực tiễn công việc công tác văn phòng quan Qua trình tự học hỏi thân hướng dẫn giúp đỡ nhiệt tình cán hướng dẫn vềnghiệp vụ văn phòng, tác phong nghề nghiệp kỹ giao tiếp nơi công sở, cá nhân em cảm nhận tiến rõ rệt thân trình độ kỹ cần có người nhân viên văn phòng tương lai - Đó kết mà em đạt qua đợt kiến tập Sinh viên: Quách Thị Thơm Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Em viết báo cáo với mục đích gửi tới nhà trường, khoa Quản trị văn phòng để nhận đóng góp ý kiến thầy cô phụ trách môn chuyên ngành để em hoàn thiện chuyên môn đợt thực tập sau trình làm việc sau Mặc dù cố gắng không tránh khỏi thiếu sót hạn chế kính mong quý thầy cô đóng góp ý kiến để em hoàn thiện tốt báo cáo Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Quách Thị Thơm Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A LỜI MỞ ĐẦU Cuộc cách mạng Khoa học công nghệ với thành tựu thần kỳ với phát triển toàn cầu hóa kinh tế tác động mạnh mẽ đến hoạt động Chính trị, văn hóa, xã hội sở, vùng miền quốc gia, Hiện nước ta bước vào thời kỳ công nghiệp hóa- đại hóa đất nước, khu công nghiệp phát triển Cùng với phát triển đó, công tác hành văn phòng dần khẳng định vị quan tổ chức từ khẳng định vai trò người nhân viên văn phòng thời đại Là nhiệm vụ then chốt nhiều quan đơn vị văn phòng coi vị trí trung tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành cấp phận tổ chức, đầu mối thu thập, sàng lọc, xử lí, tổng hợp phân tích thông tin quan, văn phòng nơi tiếp nhận tất mối quan hệ đối nội đối ngoại quan thông qua văn giao dịch Không vậy, văn phòng ví người dịch vụ tổng hợp cho hoạt động đơn vị nói chung nhà lãnh đạo nói riêng bảo thông tin cho hoạt động quản lý, thực công tác văn thư lưu trữ Do văn phòng quan đơn vị nghiệp, doanh nghiệp, tổ chức từ Trung ương đến địa phương, việc củng cố hoàn thiện tổ chức nâng cao chất lượng văn phòng đòi hỏi cần thiết cho trình tổ chức hoạt động quan Nắm bắt tình hình phát triển nhu cầu nguồn nhân lực tương lai công tác văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mở khoa Quản trị văn phòng đào tạo nguồn nhân lực ngành Quản trị văn phòng nhằm đáp ứng nhu cầu nhân lực xã hội chuyên môn nghiệp vụ văn phòng Với phương châm: Học đôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn, Trường tổ chức cho sinh viên năm khảo sát, kiến tập quan nhằm giúp sinh viên áp dụng kiến thức học trường vào trình thực tế công việc với mục đích giúp sinh viên hoàn thiện vốn kiến thức nhằm sau trường không bị bỡ ngỡ với công việc chuyên môn Trong thời gian kiến tập UBND huyện Triệu Sơn, thân em tìm tòi, nghiên cứu tài liệu có liên quan đến công tác hành văn phòng Sinh viên: Quách Thị Thơm Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội để tự rèn luyện, học hỏi để hiểu thêm ngành nghề lĩnh vực mà lựa chọn, từ em nhận thấy thân cần cố gắng, hoàn thiện nhiều để trường em không bị bỡ ngỡ mà tự tin khẳng định thân trước yêu cầu ngày cao xã hội Bài báo cáo kết chuyến kiến tập UBND huyện Triệu Sơn giúp em có kiến thức thực tế nhìn công tác văn phòng Qua tìm hiểu thực tế công tác văn phòng UBND huyện Triệu Sơn em muốn đóng góp phần nhỏ bé vào việc xem xét tổ chức hoạt động công tác văn phòng công cải cách hành hiên đại hóa công tác văn phòng quan cho phù hợp với tình hình chung B NỘI DUNG PHẦN KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TRIỆU SƠN Huyện Triệu Sơn có diện tích 292.2 km², phía Đông giáp huyện Đông Sơn, phía Đông Nam giáp huyện Nông Cống, phía Namgiáp huyện Như Sinh viên: Quách Thị Thơm Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thanh, phía Tây Nam giáp huyện Thường Xuân, phía Tây Bắc giáp huyện Thọ Xuân, phía Đông Bắcgiáp huyện Thiệu Hóa Triệu Sơn huyện bán sơn địa diện tích chủ yếu đồng bằng, địa hình thấp dần phía Bắc, với vài sông suối nhỏ chảy vào sông Chu hai huyện bên: Thọ Xuân Thiệu Hóa, phía Nam có vài núi thấp với độ cao khoảng 250 – 300 m, núi Nưa xã Tân Ninh Cực Nam xã Tân Ninh, cực Tây xã Bình Sơn, cực Đông xã Đồng Tiến.Dân số 208.300 người (1999) gồm dân tộc Kinh, Mường, Thái Có mỏ cromit Cổ Định xã Tân Ninh với trữ lượng lớn Việt Nam Triệu Sơn có thị trấn Triệu Sơn (còn gọi Giắt) - huyện lỵ 35 xã (An Nông, Bình Sơn, Dân Lực, Dân Lý, Dân Quyền, Đồng Lợi, Đồng Thắng, Đồng Tiến, Hợp Lý, Hợp Thành, Hợp Thắng, Hợp Tiến, Khuyến Nông, Minh Châu, Minh Dân, Minh Sơn, Nông Trường, Tân Ninh, Thái Hòa, Tiến Nông, Triệu Thành , Thọ Bình, Thọ Cường, Thọ Dân, Thọ Ngọc, Thọ Phú, Thọ Sơn, Thọ Tân, Thọ Thế, Thọ Tiến, Thọ Vực, Văn Sơn, Xuân Lộc, Xuân Thịnh, Xuân Thọ) Huyện thành lập ngày 16 tháng 12 năm 1964 sở tách 13 xã: Thọ Ngọc, Thọ Tiến, Thọ Cường, Thọ Bình, Thọ Dân, Thọ Tân, Thọ Phú, Thọ Vực, Thọ Sơn, Thọ Thế, Xuân Thịnh, Xuân Thọ, Xuân Lộc thuộc huyện 20 xã: Hợp Tiến, Hợp Thắng, Hợp Lý, Hợp Thành, Minh Châu, Minh Dân, Minh Sơn, Dân Lý, Dân Lực, Dân Quyền, An Nông, Vân Sơn, Nông Trường, Tiến Nông, Khuyến Nông, Thái Hòa, Tân Ninh, Đồng Tiến, Đồng Thắng, Đồng Lợi thuộc huyện Nông Cống Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn quan hành nhà nước cấp huyện, thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức theo quy định Luật tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003 số: 11/2003/QH11 sau: Sinh viên: Quách Thị Thơm Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1 Chức năng: Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 1.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; - Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; - Quyết toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; - Tổ chức thực ngân sách địa phương; - Hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách kiểm tra nghị Hội đồng nhân dân xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; - Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn 1.2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai Sinh viên: Quách Thị Thơm Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; - Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng chế biến thuỷ sản; - Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; - Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn; - Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, công trình thuỷ lợi vừa nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông địa bàn theo quy định pháp luật 1.2.3 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp - Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện; - Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn; - Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu; phát triển sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản sở công nghiệp khác theo đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh 1.2.4 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải - Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt; - Quản lý, khai thác, sử dụng công trình giao thông kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; Sinh viên: Quách Thị Thơm Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng; tổ chức thực sách nhà ở; quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn; - Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp Uỷ ban nhân dân tỉnh 1.2.5.Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch - Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn huyện; - Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn; - Kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn 1.2.6 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin thể dục thể thao - Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; - Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề; tổ chức trường mầm non; thực chủ trương xã hội hoá giáo dục địa bàn; đạo việc xoá mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử; - Quản lý công trình công cộng phân cấp; hướng dẫn phong trào văn hoá, hoạt động trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hoá danh lam thắng cảnh địa phương quản lý; - Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế; quản lý trung tâm y tế, trạm y tế; đạo kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương Sinh viên: Quách Thị Thơm Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Thực tôt công việc hậu cần, tổ chức phục vụ họp,chuẩn bị cho lãnh đạo công tác - Các trang thiết bị văn phòng xếp cách khoa học, thuận tiện cho việc sử dụng 2.1.2 Nhược điểm Dù có kết tốt công tác bên cạnh không tránh khỏi thiếu sót, tồn nhược điểm sau - Công tác tham mưu tổng hợp, thống kê chưa chuyên nghiệp - Chất lượng xử lý văn tiến độ chưa kỳ vọng - Một số cán có thái độ làm việc chưa nghiêm túc thời gian lãnh đạo vắng, tượng muộn sớm, tụ tập nói chuyện, sử dụng trang thiết bị quan vào việc cá nhân; - Sự phân công sựphối hợp giải công việc phòng ban chưa chặt chẽ,rõ ràng bỏ sót công việc; - Văn bị trùng nhiều sốdo số lượng văn nhiều cán văn thư không tập trung nên bị nhầm lẫn số loại văn nên đăng ký phần mềm quản lý văn bị bỏ sót nhiều; - Các trang thiết bị, sở vật chất thiếu thốn; - Công tác soạn thảo ban hành văn sai sót hình thức kỹ thuật trình bày, làm giảm hiệu lực văn hành chính, gây khó khăn tiếp nhận giải văn bản; - Tài liệu lưu trữ phân tán chưa thu thập đầy đủ, nhiều hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức chất đống, bỏ bao tải, thùng cattong( Phụ lục 8, phụ lục 09 )… chưa chỉnh lý, sắp xếp; việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu chưa đáp ứng kịp thời; - Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ quan, tổ chức thiếu nhiều; việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ hạn chế - Một số cán chưa có ý thức bảo quản, giữ gìn tài sản trang thiết bị quan - Việc quản lý công văn giấy tờ, thu nộp tài liệu vào lưu trữ chưa thực hiện, tài liệu lưu trữ nằm rải rác phòng ban chuyên môn - Công tác lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu chưa quan tâm thực Sinh viên: Quách Thị Thơm 33 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Việc vào sổ dăng ký văn đi, đến chưa thực thường xuyên, đặn số lượng văn đi, đến nhiều mà cán lại thiếu dẫn đến công việc bị bỏ ngõ không thực - Sự phân công công việc phòng ban chưa hợp lý, phòng việc có cán ngồi chơi tụ tập nói chuyện phận khác có số lượng công việc nhiều mà lại thiếu cán chuyên môn - Công tác lưu trữ quan chưa trọng, chưa có cán kho lưu trữ để bảo quản tài liệu - Việc lập hồ sơ hành chưa thực nghiêm túc nên công tác tra tìm sử dụng tài liệu gặp nhiều khó khăn 2.2 Giải pháp - Hướng dẫn, kiểm tra việc thực quy định Nhà nước, văn hướng dẫn nghiệp vụ Trung ương văn đạo UBND tỉnh Sở Nội vụ công tác văn thư, lưu trữ; - Phát huy trách nhiệm người đứng đầu quan việc đạo, điều hành công tác văn thư, lưu trữ; tuyên truyền phổ biến văn pháp luật công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức nhằm nâng cao nhận thức vị trí, tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ; - Ban hành đầy đủ văn liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ rà soát để sửa đổi, bổ sung thay văn đạo cho phù hợp (Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu…) - Bố trí cán làm công tác văn thư, lưu trữ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ; lập kế hoạch xử lý tài liệu tích đống thực kế hoạch nộp lưu tài liệu chỉnh lý vào lưu trữ quan lưu trữ lịch sử quy định, bố trí kho lưu trữ để bảo quản lâu dài tài liệu; - Đưa công tác lập hồ sơ công việc trở thành hoạt động chuyên môn thường xuyên quy định tiêu chí để bình xét thi đua hàng năm cán bộ, công chức, viên chức tất quan, tổ chức hàng năm Sinh viên: Quách Thị Thơm 34 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tăng cường sở vật chất cho công tác văn phòng: Trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… - Bố trí phòng kho lưu trữ có đủ điều kiện trang thiết bị, vật dụng để bảo quản tài liệu an toàn dễ dàng tra cứu sử dụng; - Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ, nhân viên - Mỗi năm Ủy ban nên trích khoản chi phí để phục vụ cho công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ quan -Thường xuyên cập nhật văn quy định nhà nước công tác tổ chức văn phòng, công tác văn thư lưu trữ - Ban hành văn nội quy quy định chung, quy chế công tác văn thư lưu trữ - Mua bổ sung thường xuyên kiểm tra trình sử dụng, bảo quản trang thiết bị - Ngoài nhiệm vụ trên, Lãnh đạo UBND cần tăng cường công tác kiểm tra, đạo, động viên khen thưởng kịp thời xử lý vi phạm PHẦN 3: KẾT LUẬN Qua đợt kiến tập văn phòng HĐND – UBND huyện Triệu Sơn cho em học hỏi nhiều kinh nghiệm thực tế bổ ích, hành trang quý báu cho em trường.Em hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chực UBND huyện Triệu Sơn hiểu rõ vai trò công tác văn phòng hoạt động quan, tổ chức UBND huyện Triệu Sơn với đội ngũ cán trẻ, động, sáng tao nhiệt tình công tác đặt lợi ích nhân dân lên hàng đầu, có sáng kiến cải cách công việc,có thái độ nhã nhặn, tôn trọng người đối diện giao tiếp tạo nên ấn tượng tốt người đến làm việc quan Qua em thấy cần phải cố gắng học hỏi tích Sinh viên: Quách Thị Thơm 35 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lũy thêm nhiều kiến thức lý luận thực tiễn kỹ giao tiếp nơi công sở cần phải trau dồi phẩm chất cần có người nhân viên văn phòng động tự tin khẳng định thân trước yêu cầu ngày cao người nhân viên vă phòng thòi kỳ hội nhập đổimới Những đóng góp em chưa đủ em mong góp phần làm nên phát triểntrong cải cách hành văn phòng UBND huyện Triệu Sơn giai đoạn cải cách hành Cuối cho em gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy cô khoa quản trị văn phòng truyền đạt cho em kiến thức quý báu suốt trình học tập trường đạihọc Nội vụ Hà Nội; Các cô, chú, anh chị văn phòng UBND huyện Triệu Sơn giúpđỡ, tạo điều kiện cho em làm quen thực tập nghiệp vụ văn phòng Mặc dù em cố gắng trình học hỏi, tổng hợp thông tin để hoàn thành báo cáo với vốn kiến thức thời gian khảo sát thực tế hạn chế nên không tránh khỏi thiếu sót, lần em mong nhận góp ý từ phía thầy cô để em hoàn thiện tốt Em xin chân thành cảm ơn! Triệu Sơn, Ngày 28 tháng năm 2015 Sinh viên thực Quách Thi Thơm Sinh viên: Quách Thị Thơm 36 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN 4: PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Triệu Sơn Phụ lục 02: Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng UBND huyện Triệu Sơn Phụ lục 03: Văn đánh máy sai phần ký hiệu văn Phụ lục 04: quy trình soạn thảo văn Phụ lục 05: Sơ đồ quy trình quản lý vàn giải văn Phụ lục 06: Sơ đồ quy trình quản lý vàn giải văn đến Phụ lục 07: Cách bố trí xếp trang thiết bị văn phòng Phụ lục 08: Tài liệu bị chất đống bỏ vào bao tải Phụ lục 09: Tài liệu tích đống quan Sinh viên: Quách Thị Thơm Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 01 Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Triệu Sơn Chủ Tịch UBND huyện Triệu Sơn (Điều hành chung) Phó Chủ Tịch Phó Chủ Tịch Phó Chủ Tịch (Phụ trách lĩnh vực kinh tế) (Phụ trách lĩnh vực nông, lâm, ngư nghiệp) (Phụ trách lĩnh vực văn hóa, xã hội) Phòng tư pháp Phòng Nội vụ Phòng công thương Sinh viên: Quách Thị Thơm Phòng tài kế hoạch Phòng tra Phòng tài nguyên môi trường Phòng Nông nghiệp Văn phòng UBND huyện Phòng Giáo dục Phòng y tế Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Phòng văn hóa Thông tin Phòng thương binh xã hội Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02 Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng UBND huyện Triệu Sơn Chánh Văn Phòng Phó Chánh văn phòng Phó Chánh văn phòng (Phụ trách công tác tổng hợp thông tin) (Phụ trách công tác hành chính, quản trị) Bộ phận văn thư - Lưu trữ Bộ phận Quản trị, kế toán Tài vụ Bộ phận tổng hợp Bộ phận lái xe Bộ phận dân tộc Bộ phận cửa Sinh viên: Quách Thị Thơm Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Bộ phận bảo vệ Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 03 Văn đánh máy sai phần ký hiệu văn Sinh viên: Quách Thị Thơm Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 04: quy trình soạn thảo văn Xác định nội dung yêu cầu Thu thập, xử lý thông tin Xây dựng đề cương viết thảo Duyệt thảo Nhân số lượng Hoàn thiện ban hành Sinh viên: Quách Thị Thơm Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 05 Sơ đồ quy trình quản lý vàn giải văn Kiểm tra văn (1) Đóng dấu (2) Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thật trình bày Đóng dấu quan Ghi số ngày, tháng, năm Đóng dấu mức độ mật, khẩn Nhân Đăng ký văn (3) Đăng ký văn sổ Đăng ký văn đị máy tính Làm thủ tục chuyển phát theo dõi (4) Lưu văn (5) Làm thủ tục phát hành văn Chuyển phát văn Theo dõi việc chuyển phát văn Sinh viên: Quách Thị Thơm Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 06 Sơ đồ quy trình quản lý vàn giải văn đến Tiếp nhận đăng ký văn đến (1) Trình văn đến chuyển giao (2) Giải đôn đốc nhắc nhở thực văn đến (3) Tiếp nhận văn đến Trình văn đến Giải văn đến Phân loại, bóc bì văn Chuyển giao văn Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Đóng dấu đến, ghi số, ngày đến Đăng ký văn đến Sinh viên: Quách Thị Thơm Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 07 Cách bố trí xếp trang thiết bị văn phòng Sinh viên: Quách Thị Thơm Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 08 Sinh viên: Quách Thị Thơm Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tài liệu bị chất đống bỏ vào bao tải Phụ lục 09 Tài liệu tích đống quan Sinh viên: Quách Thị Thơm Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên: Quách Thị Thơm Lớp: Quản trị Văn phòng K1B