Đang tải... (xem toàn văn)
B. NỘI DUNG PHẦN 1 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TRIỆU SƠN Huyện Triệu Sơn có diện tích 292.2 km², phía Đông giáp huyện Đông Sơn, phía Đông Nam giáp huyện Nông Cống, phía Namgiáp huyện Như Thanh, phía Tây Nam giáp huyện Thường Xuân, phía Tây Bắc giáp huyện Thọ Xuân, phía Đông Bắcgiáp huyện Thiệu Hóa. Triệu Sơn là một huyện bán sơn địa nhưng diện tích chủ yếu vẫn là đồng bằng, địa hình thấp dần về phía Bắc, với vài con sông suối nhỏ chảy vào sông Chu ở hai huyện bên: Thọ Xuân và Thiệu Hóa, ở phía Nam có một vài ngọn núi thấp với độ cao khoảng 250 – 300 m, như núi Nưa ở xã Tân Ninh. Cực Nam là xã Tân Ninh, cực Tây là xã Bình Sơn, cực Đông là xã Đồng Tiến.Dân số là 208.300 người (1999) gồm 3 dân tộc Kinh, Mường, Thái. Có mỏ cromit Cổ Định tại xã Tân Ninh với trữ lượng lớn nhất Việt Nam. Triệu Sơn có 1 thị trấn Triệu Sơn (còn gọi là Giắt) huyện lỵ và 35 xã (An Nông, Bình Sơn, Dân Lực, Dân Lý, Dân Quyền, Đồng Lợi, Đồng Thắng, Đồng Tiến, Hợp Lý, Hợp Thành, Hợp Thắng, Hợp Tiến, Khuyến Nông, Minh Châu, Minh Dân, Minh Sơn, Nông Trường, Tân Ninh, Thái Hòa, Tiến Nông, Triệu Thành , Thọ Bình, Thọ Cường, Thọ Dân, Thọ Ngọc, Thọ Phú, Thọ Sơn, Thọ Tân, Thọ Thế, Thọ Tiến, Thọ Vực, Văn Sơn, Xuân Lộc, Xuân Thịnh, Xuân Thọ). Huyện được thành lập ngày 16 tháng 12 năm 1964 trên cơ sở tách 13 xã: Thọ Ngọc, Thọ Tiến, Thọ Cường, Thọ Bình, Thọ Dân, Thọ Tân, Thọ Phú, Thọ Vực, Thọ Sơn, Thọ Thế, Xuân Thịnh, Xuân Thọ, Xuân Lộc thuộc huyện và 20 xã: Hợp Tiến, Hợp Thắng, Hợp Lý, Hợp Thành, Minh Châu, Minh Dân, Minh Sơn, Dân Lý, Dân Lực, Dân Quyền, An Nông, Vân Sơn, Nông Trường, Tiến Nông, Khuyến Nông, Thái Hòa, Tân Ninh, Đồng Tiến, Đồng Thắng, Đồng Lợi thuộc huyện Nông Cống.
LỜI CẢM ƠN Được Nhà trường tạo điều kiện tổ chức cho sinh viên năm ngành quản trị văn phòng tiếp cận thực tế với công việc giúp để hoàn thiện vốn kiến thức tiếp thu trường để áp dụng vào thực tiễn,hơn lãnh đạo văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn tạo điều kiên giúp đỡ, tiếp nhận để em có hội khảo sát, kiến tập công tác văn phòng quan thực tế Qua em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thạc sĩ Lâm Thu Hằng giảng viên khoa Quản trị văn phòng truyền đạt kiến thức, kinh nghiêm quý báu bảo tận tình để em hoàn thành đợt kiến tập hoàn thành tốt báo cáo Với thời gian thực tế 04 tuần( từ ngày 20/4/2015 đến hết ngày 25/5/2015) thời gian thực tế ngắn với sụ giúp đỡ cán hướng dẫn Lê Thị Nga phụ trách phận văn thư quan anh, chị cán văn phòng nhiệt tình dẫn tạo điều kiện thuận lợi cho em áp dụng lý thuyết trang bị vào thực tiễn công tác quan, bước đầu em dã thực hành vào công tác văn phòng việc đơn giản scan văn bản, vào sổ văn đi, đến phần mềm máy tính sổ truyền thống; bóc bì, dán bì, ghi số đến; trực điện thoại đóng dấu giáp lai vào văn Qua em tự rèn luyện kỹ làm việc, nâng cao hiểu biết việc trao đổi nghiệp vụ, giúp em có thêm kiến thức thực tiễn tác phong làm việc chuyên nghiệp nhân viên văn phòng Đồng thời em xin cảm ơn lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn đã tạo điều kiên giúp đỡ, tiếp nhận để em có hội kiến tập, làm quen với thực tiễn công việc công tác văn phòng quan Qua trình tự học hỏi thân hướng dẫn giúp đỡ nhiệt tình cán hướng dẫn vềnghiệp vụ văn phòng, tác phong nghề nghiệp kỹ giao tiếp nơi công sở, cá nhân em cảm nhận tiến rõ rệt thân trình độ kỹ cần có người nhân viên văn phòng tương lai - Đó kết mà em đạt qua đợt kiến tập [Type text] Page Em viết báo cáo với mục đích gửi tới nhà trường, khoa Quản trị văn phòng để nhận đóng góp ý kiến thầy cô phụ trách môn chuyên ngành để em hoàn thiện chuyên môn đợt thực tập sau trình làm việc sau Mặc dù cố gắng không tránh khỏi thiếu sót hạn chế kính mong quý thầy cô đóng góp ý kiến để em hoàn thiện tốt báo cáo Em xin chân thành cảm ơn! A LỜI MỞ ĐẦU Cuộc cách mạng Khoa học công nghệ với thành tựu thần kỳ với phát triển toàn cầu hóa kinh tế tác động mạnh mẽ đến hoạt động Chính trị, văn hóa, xã hội sở, vùng miền quốc gia, Hiện nước ta bước vào thời kỳ công nghiệp hóa- đại hóa đất nước, khu công nghiệp phát triển Cùng với phát triển đó, công tác hành văn phòng dần khẳng định vị quan tổ chức từ khẳng định vai trò người nhân viên văn phòng thời đại Là nhiệm vụ then chốt nhiều quan đơn vị văn phòng coi vị trí trung tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành cấp phận tổ chức, đầu mối thu thập, sàng lọc, xử lí, tổng hợp phân tích thông tin quan, văn phòng nơi tiếp nhận tất mối quan hệ đối nội đối ngoại quan thông qua văn giao dịch Không vậy, văn phòng ví người dịch vụ tổng hợp cho hoạt động đơn vị nói chung nhà lãnh đạo nói riêng bảo thông tin cho hoạt động quản lý, thực công tác văn thư lưu trữ Do văn phòng quan đơn vị nghiệp, doanh nghiệp, tổ chức từ Trung ương đến địa phương, việc củng cố hoàn thiện tổ chức nâng cao chất lượng văn phòng đòi hỏi cần thiết cho trình tổ chức hoạt động quan Nắm bắt tình hình phát triển nhu cầu nguồn nhân lực tương lai công tác văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mở khoa Quản trị văn phòng đào tạo nguồn nhân lực ngành Quản trị văn phòng nhằm đáp ứng nhu cầu nhân lực xã hội chuyên môn nghiệp vụ văn phòng Với phương châm: Học đôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn, Trường tổ chức cho sinh [Type text] Page viên năm khảo sát, kiến tập quan nhằm giúp sinh viên áp dụng kiến thức học trường vào trình thực tế công việc với mục đích giúp sinh viên hoàn thiện vốn kiến thức nhằm sau trường không bị bỡ ngỡ với công việc chuyên môn Trong thời gian kiến tập UBND huyện Triệu Sơn, thân em tìm tòi, nghiên cứu tài liệu có liên quan đến công tác hành văn phòng để tự rèn luyện, học hỏi để hiểu thêm ngành nghề lĩnh vực mà lựa chọn, từ em nhận thấy thân cần cố gắng, hoàn thiện nhiều để trường em không bị bỡ ngỡ mà tự tin khẳng định thân trước yêu cầu ngày cao xã hội Bài báo cáo kết chuyến kiến tập UBND huyện Triệu Sơn giúp em có kiến thức thực tế nhìn công tác văn phòng Qua tìm hiểu thực tế công tác văn phòng UBND huyện Triệu Sơn em muốn đóng góp phần nhỏ bé vào việc xem xét tổ chức hoạt động công tác văn phòng công cải cách hành hiên đại hóa công tác văn phòng quan cho phù hợp với tình hình chung Bài báo cáo gồm phần: Phần 1: Khảo sát công tác văn phòng UBND huyện Triệu Sơn Phần 2: Phần 3: [Type text] Page B NỘI DUNG PHẦN KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TRIỆU SƠN Huyện Triệu Sơn có diện tích 292.2 km², phía Đông giáp huyện Đông Sơn, phía Đông Nam giáp huyện Nông Cống, phía Namgiáp huyện Như Thanh, phía Tây Nam giáp huyện Thường Xuân, phía Tây Bắc giáp huyện Thọ Xuân, phía Đông Bắcgiáp huyện Thiệu Hóa Triệu Sơn huyện bán sơn địa diện tích chủ yếu đồng bằng, địa hình thấp dần phía Bắc, với vài sông suối nhỏ chảy vào sông Chu hai huyện bên: Thọ Xuân Thiệu Hóa, phía Nam có vài núi thấp với độ cao khoảng 250 – 300 m, núi Nưa xã Tân Ninh Cực Nam xã Tân Ninh, cực Tây xã Bình Sơn, cực Đông xã Đồng Tiến.Dân số 208.300 người (1999) gồm dân tộc Kinh, Mường, Thái Có mỏ cromit Cổ Định xã Tân Ninh với trữ lượng lớn Việt Nam Triệu Sơn có thị trấn Triệu Sơn (còn gọi Giắt) - huyện lỵ 35 xã (An Nông, Bình Sơn, Dân Lực, Dân Lý, Dân Quyền, Đồng Lợi, Đồng Thắng, Đồng Tiến, Hợp Lý, Hợp Thành, Hợp Thắng, Hợp Tiến, Khuyến Nông, Minh Châu, Minh Dân, Minh Sơn, Nông Trường, Tân Ninh, Thái Hòa, Tiến Nông, Triệu Thành [Type text] Page , Thọ Bình, Thọ Cường, Thọ Dân, Thọ Ngọc, Thọ Phú, Thọ Sơn, Thọ Tân, Thọ Thế, Thọ Tiến, Thọ Vực, Văn Sơn, Xuân Lộc, Xuân Thịnh, Xuân Thọ) Huyện thành lập ngày 16 tháng 12 năm 1964 sở tách 13 xã: Thọ Ngọc, Thọ Tiến, Thọ Cường, Thọ Bình, Thọ Dân, Thọ Tân, Thọ Phú, Thọ Vực, Thọ Sơn, Thọ Thế, Xuân Thịnh, Xuân Thọ, Xuân Lộc thuộc huyện 20 xã: Hợp Tiến, Hợp Thắng, Hợp Lý, Hợp Thành, Minh Châu, Minh Dân, Minh Sơn, Dân Lý, Dân Lực, Dân Quyền, An Nông, Vân Sơn, Nông Trường, Tiến Nông, Khuyến Nông, Thái Hòa, Tân Ninh, Đồng Tiến, Đồng Thắng, Đồng Lợi thuộc huyện Nông Cống Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn quan hành nhà nước cấp huyện, thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức theo quy định Luật tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003 số: 11/2003/QH11 sau: Chức năng: Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội 1.1 đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở 1.2 1.2.1 - Nhiệm vụ, quyền hạn: Trong lĩnh vực kinh tế Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm - tra việc thực kế hoạch đó; Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; [Type text] Page - Quyết toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo - Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; Tổ chức thực ngân sách địa phương; Hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách kiểm tra nghị Hội đồng nhân dân xã, thị trấn thực ngân sách - địa phương theo quy định pháp luật; Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn 1.2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai - Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; - Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng chế biến thuỷ sản; - Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; - Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn; - Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, công trình thuỷ lợi vừa nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông địa bàn theo quy định pháp luật 1.2.3 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp - Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện; - Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn; - Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu; phát triển sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản sở công nghiệp khác theo đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh 1.2.4 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải [Type text] Page - Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt; - Quản lý, khai thác, sử dụng công trình giao thông kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; - Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng; tổ chức thực sách nhà ở; quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn; - Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp Uỷ ban nhân dân tỉnh 1.2.5.Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch - Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn huyện; - Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn; - Kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn 1.2.6 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin thể dục thể thao - Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; - Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề; tổ chức trường mầm non; thực chủ trương xã hội hoá giáo dục địa bàn; đạo việc xoá mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử; - Quản lý công trình công cộng phân cấp; hướng dẫn phong trào văn hoá, hoạt động trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hoá danh lam thắng cảnh địa phương quản lý; - Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế; quản lý trung tâm y tế, trạm y tế; đạo kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch [Type text] Page bệnh; bảo vệ chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực sách dân số kế hoạch hoá gia đình; - Kiểm tra việc chấp hành pháp luật hoạt động sở hành nghề y, dược tư nhân, sở in, phát hành xuất phẩm; - Tổ chức, đạo việc dạy nghề, giải việc làm cho người lao động; tổ chức thực phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo 1.2.7 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường - Thực biện pháp ứng dụng tiến khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương; - Tổ chức thực bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; - Tổ chức thực quy định pháp luật tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hoá địa bàn huyện; ngăn chặn việc sản xuất lưu hành hàng giả, hàng chất lượng địa phương 1.2.8 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội - Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phòng toàn dân; thực kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản lý lực lượng dự bị động viên; đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ; - Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân xử lý trường hợp vi phạm theo quy định pháp luật; - Tổ chức thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, tệ nạn xã hội hành vi vi phạm pháp luật khác địa phương; - Chỉ đạo kiểm tra việc thực quy định pháp luật quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, lại người nước địa phương; - Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội 1.2.9 Trong việc thực sách dân tộc sách tôn giáo [Type text] Page - Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến sách, pháp luật dân tộc tôn giáo; - Tổ chức thực nhiệm vụ giao chương trình, kế hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội tỉnh vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt; - Chỉ đạo kiểm tra việc thực sách dân tộc, sách tôn giáo; quyền tự tín ngưỡng, tôn giáo, theo không theo tôn giáo công dân địa phương; - Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự tín ngưỡng, tôn giáo lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái quy định pháp luật sách Nhà nước theo quy định pháp luật 1.2.10 Trong việc thi hành pháp luật - Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, luật, văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp; - Tổ chức thực đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp bảo vệ tài sản Nhà nước, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, quyền lợi ích hợp pháp khác công dân; - Chỉ đạo việc thực công tác hộ tịch địa bàn; - Tổ chức, đạo thực công tác thi hành án theo quy định pháp luật; - Tổ chức, đạo việc thực công tác kiểm tra, tra nhà nước; tổ chức tiếp dân, giải kịp thời khiếu nại, tố cáo kiến nghị công dân; hướng dẫn, đạo công tác hoà giải xã, thị trấn 1.2.11 Trong việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành - Tổ chức thực việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo quy định pháp luật; - Quy định tổ chức máy nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp theo hướng dẫn Uỷ ban nhân dân cấp trên; - Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp Uỷ ban nhân dân cấp trên; - Quản lý hồ sơ, mốc, giới, đồ địa giới hành huyện; [Type text] Page - Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành địa phương trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua để trình cấp xem xét, định 1.3 Sơ đồ tổ chức máy quan UBND huyện Triệu Sơn quan hành nhà nước địa phương, gồm:1 chủ tịch, phó chủ tịch, ủy viên 12 phòng ban chuyên môn giúp việc cho UBND (Phụ lục 01) Tình hình tổ chức, hoạt độngcông tác hành văn phòng HĐND UBND huyên Triệu Sơn 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng HĐND - UBND huyện Triệu Sơn 2.1.1.1 Chức Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn quan chuyên môn thuộc UBND huyện, máy giúp việc Thường trực HĐND UBND huyện, có chức nhiệm vụ cụ thể sau Tham mưu tổng hợp cho Ủy ban nhân dân hoạt động Ủy ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân đạo, điều hành Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động; đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Điều hòa, phối hợp hoạt động chung quan UBND huyện, phòng, ban, ngành cấp huyện UBND xã, thị trấn; Tham mưu giúp Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch HĐND, UBND huyện đạo, điều hành hoạt động địa bàn huyện Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn, có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng Kho bạc Nhà nước; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác Ủy ban nhân dân huyện, đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội Hội đồng nhân Ủy ban nhân dân tỉnh 2.1.1.2 Nhiệm vụ - Xây dựng chương trình hoạt động Thường trực HĐND huyện, chương trình giám sát ban HĐND huyện trình HĐND huyện thông qua - Xây dựng trình UBND huyện thông qua chương trình công tác năm; [Type text] Page 10 - Công tác văn phòng trọng đầu tư, trang bị trang thiết bị văn phòng đại - Cán văn phòng có trình độ chuyên môn tốt, tinh thông nghiệp vụ, thực nội quy, văn hóa công sở - Ứng dụng tốt phần mềm chữ ký số, giúp cho việc ký ban hành văn kịp thời thời gian lãnh đạo vắng - Thực tôt công việc hậu cần, tổ chức phục vụ họp,chuẩn bị cho lãnh đạo công tác - Các trang thiết bị văn phòng xếp cách khoa học, thuận tiện cho việc sử dụng 3.1.2 Nhược điểm Dù có kết tốt công tác bên cạnh không - tránh khỏi thiếu sót, tồn nhược điểm sau Công tác tham mưu tổng hợp, thống kê chưa chuyên nghiệp Chất lượng xử lý văn tiến độ chưa kỳ vọng Một số cán có thái độ làm việc chưa nghiêm túc thời gian lãnh đạo vắng, tượng muộn sớm, tụ tập nói chuyện, sử dụng trang thiết bị - quan vào việc cá nhân; Sự phân công sựphối hợp giải công việc phòng ban chưa chặt - chẽ,rõ ràng bỏ sót công việc; Văn bị trùng nhiều sốdo số lượng văn nhiều cán văn thư không tập trung nên bị nhầm lẫn số loại văn nên đăng ký phần mềm - quản lý văn bị bỏ sót nhiều; Các trang thiết bị, sở vật chất thiếu thốn; Công tác soạn thảo ban hành văn sai sót hình thức kỹ thuật trình bày, làm giảm hiệu lực văn hành chính, gây khó khăn tiếp - nhận giải văn bản; Tài liệu lưu trữ phân tán chưa thu thập đầy đủ, nhiều hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức chất đống, bỏ bao tải, thùng cattong( Phụ lục 8, phụ lục 09 )… chưa chỉnh lý, xếp; việc tra - tìm, khai thác, sử dụng tài liệu chưa đáp ứng kịp thời; Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ quan, tổ chức thiếu nhiều; việc ứng dụng công nghệ - thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ hạn chế Một số cán chưa có ý thức bảo quản, giữ gìn tài sản trang thiết bị quan [Type text] Page 29 - Việc quản lý công văn giấy tờ, thu nộp tài liệu vào lưu trữ chưa thực hiện, tài liệu lưu trữ nằm rải rác phòng ban chuyên môn - Công tác lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu chưa quan tâm thực - Việc vào sổ dăng ký văn đi, đến chưa thực thường xuyên, đặn số lượng văn đi, đến nhiều mà cán lại thiếu dẫn đến công việc bị bỏ ngõ không thực - Sự phân công công việc phòng ban chưa hợp lý, phòng việc có cán ngồi chơi tụ tập nói chuyện phận khác có số lượng công việc nhiều mà lại thiếu cán chuyên môn - Công tác lưu trữ quan chưa trọng, chưa có cán kho lưu trữ để bảo quản tài liệu - Việc lập hồ sơ hành chưa thực nghiêm túc nên công tác tra tìm sử dụng tài liệu gặp nhiều khó khăn 2.2 Giải pháp - Hướng dẫn, kiểm tra việc thực quy định Nhà nước, văn hướng dẫn nghiệp vụ Trung ương văn đạo UBND tỉnh Sở Nội vụ công tác văn thư, lưu trữ; - Phát huy trách nhiệm người đứng đầu quan việc đạo, điều hành công tác văn thư, lưu trữ; tuyên truyền phổ biến văn pháp luật công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức nhằm nâng cao nhận thức vị trí, tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ; - Ban hành đầy đủ văn liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ rà soát để sửa đổi, bổ sung thay văn đạo cho phù hợp (Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu…) - Bố trí cán làm công tác văn thư, lưu trữ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ; lập kế hoạch xử lý tài liệu tích đống thực kế hoạch nộp lưu tài liệu chỉnh lý vào lưu trữ quan lưu trữ lịch sử quy định, bố trí kho lưu trữ để bảo quản lâu dài tài liệu; - Đưa công tác lập hồ sơ công việc trở thành hoạt động chuyên môn thường xuyên quy định tiêu chí để bình xét thi đua hàng năm cán bộ, công chức, viên chức tất quan, tổ chức hàng năm - Tăng cường sở vật chất cho công tác văn phòng: Trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… - Bố trí phòng kho lưu trữ có đủ điều kiện trang thiết bị, vật dụng để bảo quản tài liệu an toàn dễ dàng tra cứu sử dụng; [Type text] Page 30 - Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ, nhân viên - Mỗi năm Ủy ban nên trích khoản chi phí để phục vụ cho công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ quan -Thường xuyên cập nhật văn quy định nhà nước công tác tổ chức văn phòng, công tác văn thư lưu trữ - Ban hành văn nội quy quy định chung, quy chế công tác văn thư lưu trữ - Mua bổ sung thường xuyên kiểm tra trình sử dụng, bảo quản trang thiết bị - Ngoài nhiệm vụ trên, Lãnh đạo UBND cần tăng cường công tác kiểm tra, đạo, động viên khen thưởng kịp thời xử lý vi phạm PHẦN 4: PHỤ LỤC - Phụ lục 01: Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Triệu Sơn Phụ lục 02: Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng UBND huyện Triệu Sơn Phụ lục 03: Văn đánh máy sai phần ký hiệu văn Phụ lục 04: quy trình soạn thảo văn Phụ lục 05: Sơ đồ quy trình quản lý vàn giải văn Phụ lục 06: Sơ đồ quy trình quản lý vàn giải văn đến Phụ lục 07: Cách bố trí xếp trang thiết bị văn phòng Phụ lục 08: Tài liệu bị chất đống bỏ vào bao tải Phụ lục 09: Tài liệu tích đống quan [Type text] Page 31 Phụ lục 01 Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Triệu Sơn Chủ Tịch UBND huyện Triệu Sơn (Điều hành chung) Phó Chủ Tịch Phó Chủ Tịch Phó Chủ Tịch (Phụ trách lĩnh vực kinh tế) (Phụ trách lĩnh vực nông, lâm, ngư nghiệp) (Phụ trách lĩnh vực văn hóa, xã hội) Phòng tư pháp Phòng Nội vụ [Type text] Phòng công thương Phòng tài - kế hoạch Phòng tra Page 32 Phòng tài nguyên môi trường Phòng Nông nghiệp Văn phòng UBND huyện Phòng Giáo dục Phòng y tế Phòng văn hóa Thông tin Phòng thươn g binh xã hội [Type text] Page 33 Phụ lục 02 Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng UBND huyện Triệu Sơn Chánh Văn Phòng Phó Chánh văn phòng Phó Chánh văn phòng (Phụ trách công tác tổng hợp thông tin) (Phụ trách công tác hành chính, quản trị) Bộ phận văn thư - Lưu trữ Bộ phận Quản trị, kế toán Tài vụ [Type text] Bộ phận tổng hợp Bộ phận lái xe Page 34 Bộ phận dân tộc Bộ phận cửa Bộ phận bảo vệ Phụ lục 03 Văn đánh máy sai phần ký hiệu văn [Type text] Page 35 Phụ lục 04: quy trình soạn thảo văn Xác định nội dung yêu cầu Thu thập, xử lý thông tin Xây dựng đề cương viết thảo Duyệt thảo Nhân số lượng Hoàn thiện ban hành [Type text] Page 36 Phụ lục 05 Sơ đồ quy trình quản lý vàn giải văn Kiểm tra văn (1) Đóng dấu (2) Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thật trình bày Đóng dấu quan Ghi số ngày, tháng, năm Đóng dấu mức độ mật, khẩn Đăng ký văn (3) Đăng ký văn sổ Đăng ký văn đị máy tính Làm thủ tục phát hành văn Chuyển phát văn Nhân [Type text] Làm thủ tục chuyển phát theo dõi (4) Theo dõi việc chuyển phát văn Page 37 Lưu văn (5) Phụ lục 06 Sơ đồ quy trình quản lý vàn giải văn đến Tiếp nhận đăng ký văn đến (1) Trình văn đến chuyển giao (2) Giải đôn đốc nhắc nhở thực văn đến (3) Tiếp nhận văn đến Trình văn đến Giải văn đến Phân loại, bóc bì văn Chuyển giao văn Đóng dấu đến, ghi số, ngày đến Đăng ký văn đến [Type text] Page 38 Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Phụ lục 07 Cách bố trí xếp trang thiết bị văn phòng [Type text] Page 39 Phụ lục 08 Tài liệu bị chất đống bỏ vào bao tải [Type text] Page 40 Phụ lục 09 Tài liệu tích đống quan [Type text] Page 41 PHẦN 3: KẾT LUẬN Qua đợt kiến tập văn phòng HĐND – UBND huyện Triệu Sơn cho em học hỏi nhiều kinh nghiệm thực tế bổ ích, hành trang quý báu cho em trường.Em hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chực UBND huyện Triệu Sơn hiểu rõ vai trò công tác văn phòng hoạt động quan, tổ chức UBND huyện Triệu Sơn với đội ngũ cán trẻ, động, sáng tao nhiệt tình công tác đặt lợi ích nhân dân lên hàng đầu, có sáng kiến cải cách công việc,có thái độ nhã nhặn, tôn trọng người đối diện giao tiếp tạo nên ấn tượng tốt người đến làm việc quan Qua em thấy cần phải cố gắng học hỏi tích lũy thêm nhiều kiến thức lý luận thực tiễn kỹ giao tiếp nơi công sở cần phải trau dồi phẩm chất cần có người nhân viên văn phòng động tự tin khẳng định thân trước yêu cầu ngày cao người nhân viên vă phòng thòi kỳ hội nhập đổimới Những đóng góp em chưa đủ em mong góp phần làm nên phát triểntrong cải cách hành văn phòng UBND huyện Triệu Sơn giai đoạn cải cách hành Cuối cho em gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy cô khoa quản trị văn phòng truyền đạt cho em kiến thức quý báu suốt trình học tập trường đạihọc Nội vụ Hà Nội; Các cô, chú, anh chị văn phòng UBND huyện Triệu Sơn giúpđỡ, tạo điều kiện cho em làm quen thực tập nghiệp vụ văn phòng Mặc dù em cố gắng trình học hỏi, tổng hợp thông tin để hoàn thành báo cáo với vốn kiến thức thời gian khảo sát thực tế hạn chế nên không tránh khỏi thiếu sót, lần em mong nhận góp ý từ phía thầy cô để em hoàn thiện tốt [Type text] Page 42 Em xin chân thành cảm ơn! Triệu Sơn, Ngày 28 tháng năm 2015 Sinh viên thực Quách Thi Thơm [Type text] Page 43