Đang tải... (xem toàn văn)
Đứng trước yêu cầu, đòi hỏi của tình hình thực tế hiện nay của đất nước, trong công cuộc đổi mới, các ngành, các lĩnh vực hoạt động có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện. Hoà nhập vào xu thế đó những năm gần đây công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản có những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính. Xuất phát từ nhu cầu của xã hội, khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có chức năng đào tạo cán bộ có trình độ cao đẳng, đại học về ngành Quản trị văn phòng. Ngoài việc truyền đạt kiến thức cho sinh viên trên giảng đường, hàng năm Khoa đều tổ chức cho sinh viên đi khảo sát, kiến tập, thực tập. Qua đợt khảo sát này,sẽ giúp cho mỗi sinh viên hiểu thêm tình hình thực tế về công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản của các cơ quan, đơn vị. Lý luận và thực tiễn luôn có mối quan hệ qua lại hỗ trợ lẫn nhau, trên cơ sở nhận thức đó nhằm giúp cho sinh viên không những giỏi về lý luận mà còn thành thạo các nghiệp vụ được học. Nắm rõ được sự quan trọng của việc thực tế, khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trong mỗi khóa học được sự quan tâm của lãnh đạo nhà trường và khoa, sinh viên đã có cơ hội tiếp xúc thực tế. Sau khi được học tập tại trường với các kiến thức cơ bản về ngành Quản trị văn phòng, khoa đã sắp xếp cho tôi tiến hành khảo sát cùng đợt kiến tập. Được sự đồng ý của Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư và Thương mại Phúc Lợi và khoa Quản trị văn phòng, tôi đã được đến khảo sát tại công ty trong thời gian từ 20042015 đến ngày 25052015 với nội dung chính là tìm hiểu về công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản. Những kiến thức lý thuyết cũng như việc thực hiện các nghiệp vụ, kinh nghiệm của cán bộ tại công ty là những bài học bổ ích giúp tôi tự tin hơn trong công tác sau này. Sau khi kết thúc thời gian khảo sát, tôi viết tiểu luận này để trình bày kết quả quá trình khảo sát mà tôi đã đạt được dưới một cái nhìn khách quan, đầy đủ, trung thực nhất. Bài tiểu luận có bố cục như sau: Phần I: Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư và Thương mại Phúc Lợi. Phần II: Thực trạng công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản tại Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư và Thương mại Phúc Lợi Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị Để hoàn thành tốt đợt khảo sát và bài tiểu luận này, tôi xin chân thành cảm ơn sự quan tâm, giúp đỡ của thầy cô trong khoa và đặc biệt là sự chỉ bảo tận tình của thầy Nguyễn Mạnh Cường – trưởng khoa Quản trị văn phòng. Bên cạnh đó, chúng tôi còn nhận được sự quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ tại phòng Tổ chức – Hành chính và một số phòng ban khác thuộc Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư và Thương mại Phúc Lợi. Song do còn hạn chế về mặt chuyên môn và thời gian khảo sát cùng một số nguyên nhân khách quan khác nên bài tiểu luận của tôi không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, tôi rất mong được sự chỉ bảo và đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn.. Tôi xin chân thành cảm ơn
Bài tiểu luận Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Đứng trước yêu cầu, đòi hỏi tình hình thực tế đất nước, công đổi mới, ngành, lĩnh vực hoạt động có đóng góp định có cải tiến để vươn tới hoàn thiện Hoà nhập vào xu năm gần công tác kiểm soát tổ chức thực văn có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành Xuất phát từ nhu cầu xã hội, khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có chức đào tạo cán có trình độ cao đẳng, đại học ngành Quản trị văn phòng Ngoài việc truyền đạt kiến thức cho sinh viên giảng đường, hàng năm Khoa tổ chức cho sinh viên khảo sát, kiến tập, thực tập Qua đợt khảo sát này,sẽ giúp cho sinh viên hiểu thêm tình hình thực tế công tác kiểm soát tổ chức thực văn quan, đơn vị Lý luận thực tiễn có mối quan hệ qua lại hỗ trợ lẫn nhau, sở nhận thức nhằm giúp cho sinh viên giỏi lý luận mà thành thạo nghiệp vụ học Nắm rõ quan trọng việc thực tế, khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội khóa học quan tâm lãnh đạo nhà trường khoa, sinh viên có hội tiếp xúc thực tế Sau học tập trường với kiến thức ngành Quản trị văn phòng, khoa xếp cho tiến hành khảo sát đợt kiến tập Được đồng ý Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư Thương mại Phúc Lợi khoa Quản trị văn phòng, đến khảo sát công ty thời gian từ 20/04/2015 đến ngày 25/05/2015 với nội dung tìm hiểu công tác kiểm soát tổ chức thực văn Những kiến thức lý thuyết việc thực nghiệp vụ, kinh nghiệm cán công ty học bổ ích giúp tự tin công tác sau Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Bài tiểu luận Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sau kết thúc thời gian khảo sát, viết tiểu luận để trình bày kết trình khảo sát mà đạt nhìn khách quan, đầy đủ, trung thực Bài tiểu luận có bố cục sau: Phần I: Khái quát tổ chức hoạt động Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư Thương mại Phúc Lợi Phần II: Thực trạng công tác kiểm soát tổ chức thực văn Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư Thương mại Phúc Lợi Phần III: Kết luận đề xuất kiến nghị Để hoàn thành tốt đợt khảo sát tiểu luận này, xin chân thành cảm ơn quan tâm, giúp đỡ thầy cô khoa đặc biệt bảo tận tình thầy Nguyễn Mạnh Cường – trưởng khoa Quản trị văn phòng Bên cạnh đó, nhận quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình cán phòng Tổ chức – Hành số phòng ban khác thuộc Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư Thương mại Phúc Lợi Song hạn chế mặt chuyên môn thời gian khảo sát số nguyên nhân khách quan khác nên tiểu luận không tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, mong bảo đóng góp ý kiến thầy cô bạn Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 28 tháng 05 năm 2015 Sinh viên Nguyễn Hoa Thùy Dung Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Bài tiểu luận Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN NỘI DUNG Phần I KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI PHÚC LỢI I.Giới thiệu tóm tắt lịch sử hình thành phát triển Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư Thương mại Phúc Lợi Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư Thương mại Phúc Lợi thuộc sở hữu cổ đông, thành lập sở cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp tháng 12/2005 quy định hành Nhà nước Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI PHÚC LỢI Tên giao dịch quốc tế: PHUC LOI CONSTRUCTION, TRADING AND INTERNATIONAL MANPOWER SERVICE JOINT – STOCK CORPORATION Tên viết tắt: PHÚC LỢI Trụ sở chính: Số 19, phố Thụy Khê, phường Thụy Khê, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội + Điện thoại: 04-37910317 Fax: 04-37981520 + Email: PHUCLOI@hn.vnn.vn Chi nhánh đơn vị trực thuộc công ty: + Thành phố Hà Nội: - Địa chỉ: Số 19, phố Thụy Khê, phường Thụy Khê, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội - Điện thoại: 04-37910317 Fax: 04-37981520 + Thành phố Hồ Chí Minh: - Địa chỉ: Số 38 Bầu Cát 3- Phường 12- Quận Tân Bình- TP.HCM - Điện thoại: 08-9492350 Fax: 08-8492753 Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Bài tiểu luận Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Trung tâm đào tạo lao động Xuất khẩu: - Địa chỉ: Mỹ Đình- Từ Liêm- Hà Nội Phạm vi hoạt động: Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư Thương mại Phúc Lợi hoạt động phạm vi lãnh thổ Việt Nam, có văn phòng đại diện, chi nhánh, đơn vị thành viên đặt Tỉnh, Thành phố toàn lãnh thổ Việt Nam Nước phù hợp với Nghị HĐQT quy định Pháp luật II.Khái quát cấu tổ chức, chức nhiệm vụ Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư Thương mại Phúc Lợi Cơ cấu tổ chức Sơ đồ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư Thương mại Phúc Lợi Lãnh đạo công ty gồm có: - 01 Tổng Giám đốc - 01 Giám đốc - 01 Phó Giám đốc - 01 Trưởng phòng Kế hoạch - Tổng hợp - 01 Trưởng phòng Tổ chức – Hành - 01 Trưởng phòng Tài – Kế toán Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Bài tiểu luận Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sơ đồ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư Thương mại Phúc Lợi ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG BAN KIỂM SOÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC Phòng Kế hoạch – Tổng hợp Ghi chú: Phòng Tổ chức – Hành Phòng Tài – Kế toán Mối quan hệ đạo Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Bài tiểu luận Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư Thương mại Phúc Lợi 2.1 Chức Không ngừng nâng cao lợi ích Nhà nước, cổ đông người lao động tăng tích lũy phát triển sản xuất kinh doanh công ty Huy động sử dụng vốn cổ đông để hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu Góp phần thiết thực vào thực nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội đất nước 2.2 Nhiệm vụ - Công ty phải đảm bảo việc quản lý, sử dụng vốn, tài sản cổ đông đóng góp, đất đai tài nguyên giao quyền sử dụng nguồn lực khác tốt để thực chức công ty - Phải lực chọn hình thức cách thức huy động vốn phù hợp với quy định Pháp luật để nâng cao lợi ích kinh doanh công ty - Tổ chức máy quản lý, tổ chức đơn vị sản xuất kinh doanh phù hợp với nguyên tắc hoạt động mục tiêu chiến lược công ty - Đổi công nghệ, phù hợp với yêu cầu phát triển sản xuất kinh doanh công ty - Thành lập Chi nhánh, Văn phòng đại diện hay công ty công ty nước nước theo quy định Pháp luật nhằm mở rộng thị trường hoạt động - Chủ động lựa chọn đầu tư liên doanh, liên kết, góp vốn cổ phần, mua phần toàn tài sản doanh nghiệp khác theo quy định Pháp luật với mục đích mở rộng sản xuất kinh doanh - Chủ động mở rộng thu hẹp quy mô ngành nghề kinh doanh theo khả công ty yêu cầu thị trường để đảm bảo mang lại hiệu tốt kinh doanh Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Bài tiểu luận Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tìm kiếm thị trường, trực tiếp giao dịch ký kết hợp đồng với khách hàng nước theo yêu cầu kinh doanh công ty nhằm nâng cao lợi ích khách hàng người lao động - Tuyển chọn, thuê mướn, bố trí sử dụng, đào tạo trả lương cho người lao động thử việc cho nghỉ việc theo yêu cầu sản xuất kinh doanh công ty lực người lao động nhằm cao chất lượng người lao động, tăng cường hoạt động máy theo hướng gọn nhẹ - động - hiệu quả, đáp ứng điều kiện trình hội nhập kinh tế công công nghiệp hóa - đại hóa đất nước - Thực tốt quan hệ Quốc tế phù hợp với chủ trương mở rộng hợp tác công ty Quy định Nhà nước Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Bài tiểu luận Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI PHÚC LỢI Là quan doanh nghiệp địa bàn thành phố Hà Nội lĩnh vực đầu tư thương mại Mỗi ngày công ty tiếp nhận hàng chục văn có liên quan đến thẩm quyền cần giải Hàng năm, Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư Thương mại Phúc Lợi tiếp nhận lượng văn trung bình khoảng 3000 văn ban hành khoảng văn 1700 văn Văn thư thuộc văn phòng doanh nghiệp có chức tham mưu, tổng hợp mang tính chất phục vụ (hậu cần) Phối hợp điều hòa mối quan hệ chịu đạo mặt nghiệp vụ văn phòng quan Cán văn thư có trách nhiệm thực nhiệm vụ, quyền hạn - Quản lí văn đi- đến, bảo quản sử dụng dấu quan, hồ sơ lưu trữ - Phân loại văn đến trực tiếp vào sổ, chuyển giao văn Đăng kí văn đi-đến vào sổ - Cán văn thư phải xem xét lần cuối nội dung thể thức văn rối đóng dấu ban hành - Sau thủ tục hoàn thành xong, tiến hành chuyển giao văn bản, đóng gói văn trực tiếp chuyển cho quan, đơn vị theo nơi nhận Để đảm bảo cho trình hoạt động công ty, cán văn thư phải thực tốt nhiệm vụ Chính năm qua, công tác kiểm soát tổ chức thực văn Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư Thương mại Phúc Lợi có bước phát triển to lớn Nhờ vào nỗ lực người nên công tác hành vào nề nếp, hoạt động nhịp nhàng, tạo tiền đề phát triển cho năm sau Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Bài tiểu luận Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cũng điều mà công tác kiểm soát tổ chức thực văn trọng tâm tập trung đổi Mọi văn bản,giấy tờ danh nghĩa công ty, đơn vị để gửi nội công ty phải Giám đốc Phó Giám đốc ủy quyền hay người có thẩm quyền kí thức, sau phải chuyển qua phận văn thư đăng kí, đóng dấu Tất văn phải lấy số riêng cho loại Khi nhận văn hướng dẫn quan cấp Công tác Văn thư – lưu trữ, Văn phòng công ty kịp thời gửi đến phòng, ban, đơn vị phụ thuộc Đồng thời ban hành văn hướng dẫn đến đơn vị Tháng 8/2014, công ty tổ chức lớp tập huấn mời Giảng viên đến hướng dẫn công tác kiểm soát tổ chức thực văn cho toàn thể cán công nhân viên phòng, ban cán làm công tác văn thư – lưu trữ đơn vị phụ thuộc Ngày 29, 30, 31/8/2014 Công ty mời Giảng viên đến trực tiếp hướng dẫn cho chuyên viên phòng, ban công tác kiểm soát tổ chức thực văn lập hồ sơ hành Ngày 1/11/2013 Công ty ban hành Thông báo số 1312/TB-CT việc triển khai công tác lập hồ sơ hành phòng, ban Trên sở Thông báo này, cán Văn thư – lưu trữ kiểm tra, hướng dẫn đến chuyên viên phòng, ban việc lập hồ sơ hành, cách xếp tài liệu hồ sơ Công tác tác kiểm soát tổ chức thực văn quan tâm đạo sát Ban lãnh đạo Công ty Để công tác tác kiểm soát tổ chức thực văn triển khai đồng nhất, Văn phòng công ty gửi văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ quan cấp tới đơn vị phụ thuộc công ty Ngày 09/12/2010, Công ty Thông báo số 2151/TB-CT việc Thông báo ý kiến đạo Tổng giám đốc công ty công tác tiếp nhận công văn, tài liệu Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Bài tiểu luận Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đơn vị phụ thuộc công ty Ngày 27/04/2012, công ty ban hành Thông báo số 586/TB-CT việc thông báo gửi Giấy mời họp, Lịch tuần số văn khác công ty qua hòm thư điện tử Ngoài việc ban hành văn công ty áp dụng văn quy định công tác lưu trữ Nhà nước như: - Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia Ủy ban thường vụ Quốc hội ban hành ngày 04 tháng năm 2001; - Nghị định 111/2004/NĐ-CP quy định chi tiết số điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; - Thông tư số 09/2007/TT-BNV ban hành ngày 26 tháng 11 năm 2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng; - Công văn số 897/VTLT-NVLTNN-NVĐP ban hành ngày 19 tháng 12/2006 Cục Văn thư – lưu trữ hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị Triển khai kịp thời văn đạo cấp đến chuyên viên phòng, ban đơn vị phụ thuộc Cụ thể, Văn phòng công ty gửi: - Nghị định 110/NĐ-CP, Nghị định 111/NĐ-CP Chính phủ Quản lý công tác Văn thư – lưu trữ; - Thông tư số 55/2005/TTLB-BNV-VPCP Bộ Nội Vụ Văn phòng Chính phủ Soản thảo văn thể thức trình bày văn bản; - Thông tư 01/2011/TT-BNV Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; - Thông tư 09/2011/TT-BNV Bộ Nội Vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức I Kiểm soát tổ chức thực văn Công ty đạo, hướng dẫn cán văn phòng thường xuyên cập nhật, theo dõi thực công tác kiểm soát tổ chức thực văn theo quy định, Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Bài tiểu luận Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nội dung để ta đóng dấu giáp lai 3.Bước 3: Đăng kí văn - Đăng kí văn việc cập nhật thông tin cần thiết văn như: Số, kí hiệu, ngày,tháng, năm ban hành văn bản, tên loại trích yếu….nhằm làm sở liệu quản lí văn máy tính sổ quản lí văn công ty, giúp cho việc quản lí tra tìm văn cách dễ dàng, nhanh chóng - Việc đăng kí văn thủ tục thiếu văn nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm quản lí số lượng văn năm Thực tế công ty chưa có phần mềm quản lí văn việc quản lí văn chủ yếu số Hiện nay, công ty triển khai phần mềm quản lí văn bản, công ty cử cán văn thư học, tiếp nhận phần mềm, dự kiến năm 2015 áp dụng phần mềm vào quản lí văn - Văn ban hành ngày cán văn thư đăng kí ngày - Công ty sổ đăng kí theo dõi văn “khẩn”, mật - Phần đăng kí nội dung bên sổ thiếu số nội dung so với mẫu sổ theo quy định như: Người kí, nơi nhận văn bản, đơn vị người nhận lưu, số lượng Phần đăng kí bên sổ đăng kí văn công ty có thêm cột “ Người vào sổ” nhằm quản lí văn bản, không bị thất lạc văn 4.Bước 4: Chuyển phát theo dõi chuyển phát -Sau đăng kí văn xong làm thủ tục chuyển phát Bì thư công ty bì thư có mẫu riêng, có tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, số fax Để văn vào bì, dán bì, tùy theo độ dày mỏng, kích thước văn để lựa chọn bì cho phù hợp sau gấp mặt giấy có chữ vào bên nhằm đảm bảo tính thẩm mĩ, trang trọng bí mật - Đối với văn thông thường cán văn thư công ty bỏ bì thư cẩn thận, bên có ghi rõ địa quan cá nhân gửi nhận 5.Bước 5: Lưu văn Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Bài tiểu luận Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Sau hoàn tất bước cán văn thư công ty giữ lại lưu văn phòng công ty - Mỗi văn công ty làm để phục vụ cho hoạt động điều chỉnh, quản lí giữ hai để lưu, sau ban hành lưu đơn vị người soạn thảo văn bản, lưu văn thư Bản lưu dùng để làm pháp lí phục vụ cho việc tra tìm cần thiết Các văn lưu văn xếp theo số, kí hiệu - Bên cạnh đó, công ty có số văn đi, sau lưu văn cán văn thư không đóng dấu văn mà đưa vào lưu, văn hiệu lực pháp lí, sai thiếu sót - Văn lưu công ty xếp theo tên loại văn bản: Mỗi tập văn tương ứng với tên loại cụ thể Văn có số nhỏ, ban hành sớm xếp trước văn có số lớn, ngày ban hành muộn xếp sau II Kiểm soát tổ chức thực văn đến Văn đến tất văn từ quan, đơn vị, cá nhân bên gửi đến quan qua nhiều hình thức khác nhau: trực tiếp cán họp mang qua đường bưu điện, fax, mail… Văn đến công ty cán văn thư thực theo bước quy định văn quy phạm pháp luật Quy trình tiếp nhận văn đến công ty - Hàng ngày, công ty thường tiếp nhận loại văn quan bên ngoài, đoàn thể cá nhân, tài liệu nghiên cứu, tham khảo, tối mật, tuyệt mật, văn quan khác Tất vản bản, giấy tờ tài liệu, thư chuyển đến công ty phải tập trung văn thư để kiểm tra, đóng dấu đến, đăng kí, trình lên Lãnh đạo quan - Trong năm 2014, công ty tiếp nhận 2975 văn đến, riêng văn mật 18 văn bản, văn mật công ty đạo cán văn phòng lập sổ quản lí riêng Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Bài tiểu luận Trường Đại học Nội vụ Hà Nội theo quy định bảo vệ bí mật công ty - Loại văn trả lại nơi gửi: gồm văn không thủ tục hành (thiếu dấu, chữ kí…), văn chưa xử lí liên ban, nghành, văn nhàu nát, khó đọc không chức thẩm quyền giải Văn có loại: + Loại không đăng kí: tất thư từ riêng, sách báo, tạp chí, tin… + Loại phải đăng kí: tất vản gửi đến công ty, văn phòng công ty, văn gửi đích danh Lãnh đạo, văn khẩn, mật gửi cho đơn vị, tổ chức, đoàn thể công ty - Đối với văn không đăng kí cán văn thư gửi trực tiếp đến đối tượng ghi phong bì Bóc bì không làm rách văn bên trong, số, kí hiệu Nếu trường hợp bóc bì văn xong, thấy tài liệu kèm văn bản, quên không đóng dấu quan gửi phải báo cho Lãnh đạo biết để có cách xử lí - Ngoài đơn, thư khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền giải công ty cán tiếp nhận, xử lí đơn theo quy chế + Đóng dấu “ văn đến”, ghi số, ngày đến vào sổ chuyển đến Giám đốc Phó Giám đốc ủy quyền phiếu trình xem - Đối với fax cần chụp lại trước đóng dấu “đến” - Dấu đến đóng rõ ràng vào khoảng giấy trống số, kí hiệu văn có tên loại - Đối với văn công văn việc đóng dấu “ đến” đóng dấu phần trích yếu nội dung - Nếu văn mật, khẩn, có nội dung quan trọng, cấp bách văn thư phải chuyển đến Giám đốc ( Phó Giám đốc ủy quyền giám đốc vắng - So với mẫu sổ quy định công ty làm theo thể thức có thêm cột “ ngày xử lí ” cập nhật Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Bài tiểu luận Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trình chuyển giao văn - Sau tiếp nhận văn bản, bóc bì, cán văn thư trình cho Lãnh đạo quan có ý kiến xem xét - Giám đốc Phó Giám đốc ủy quyền Giám đốc vắng người trực tiếp bút phê vào phiếu trình xem xét để phân phối văn đến cho phòng ban, cá nhân có trách nhiệm để giải - Văn thư nhận văn đến từ Lãnh đạo quan để đóng dấu văn xong chuyển sang photocopy nhân theo yêu cầu, photo xong văn thư chuyển cho phòng ban, cá nhân theo đạo Lãnh đạo đồng thời ghi sổ giao nhận văn Nếu vản có liên quan đến nhiều đơn vị, phòng ban, cá nhân, văn thư photo nhiều để gửi cho đơn vị, phòng ban, cá nhân có liên quan Đơn vị, phòng ban, cá nhân chủ trì giải công việc, giữ gốc, kí nhận văn sở văn thư Văn đến công ty ngày chuyển ngày hôm đó, không để chậm chễ Trường hợp văn thư chuyển nhầm văn không người giải người nhận văn chuyển trả lại văn thư để chuyển nơi gải Giải theo dõi văn đến - Khi nhận văn đến, cá nhân, phòng ban có liên quan phải có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn mà Lãnh đạo công ty quy định, phong bì có đề “ khẩn “ ưu tiên bóc trước, đăng kí, cho số đến chuyển lãnh đạo giải trước - Hàng ngày can văn thư công ty tiếp nhận số văn đến, bên phong bì có đóng dấu kí hiệu văn mật không bóc bì mà chuyển đến cho lãnh đạo công ty giải - Tất văn đến ấn định thời gian xử lí nên theo dõi nhắc nhở giải văn cho thời hạn quy định Thực tế công ty, cán văn thư lập sổ Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Bài tiểu luận Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quản lí văn đến có thêm cột “ngày xử lí” để dễ dàng việc theo dõi giải văn đến - Tất văn đến công ty cán văn thư đăng kí máy tính sổ quản lí văn đến Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Bài tiểu luận Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐÈ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác kiểm soát tổ chức thực văn Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư Thương mại Phúc Lợi 1.Ưu điểm: - Căn vào quy định Nhà nước, công ty, xây dựng văn đạo, hướng dẫn thực công tác văn thư, lưu trữ Ban, đơn vị, tổ chức thuộc công ty; hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ đơn vị, tổ chức thuộc công ty - Hàng năm, công ty cử cán làm công tác Văn thư – lưu trữ tham dự đầy đủ lớp tập huấn Sở Nội vụ, chi cục Văn thư – lưu trữ Thành phố Hà Nội -Hệ thống văn công ty ban hành để đạo hướng dẫn thực công tác lưu trữ đầy đủ; văn có ý nghĩa quan trọng, hành lang pháp lý để công tác lưu trữ hoạt động thống tạo thuận lợi cho cán văn thư – lưu trữ thực nghiệp vụ trình giải công việc - Tháng 10/2013, Văn phòng công ty xây dựng danh mục hồ sơ hành quan (chưa ban hành thức, hoàn thiện), sở danh mục hồ sơ, cán Văn thư – lưu trữ hướng dẫn chuyên viên phòng, ban lập hồ sơ hành - Bộ phận Văn thư quan công ty hoàn thành tốt nhiệm vụ, tiếp nhận, xử lý văn kịp thời phục vụ cho việc đạo Ban lãnh đạo công ty hoạt động chung toàn công ty - Công tác kiểm soát tổ chức thực văn quan giải cách nhanh chóng kịp thời, đảm bảo hoạt động công văn, giấy tờ quan lưu thông Đồng thời cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời bảo mật đảm bảo Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Bài tiểu luận Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cho công việc quan giải nhanh chóng, xác, đường lối, sách, nguyên tắc chế độ Nhờ tiết kiệm thời gian công sức cho cán bộ, công chức trình thừa hành công vụ - Công tác kiểm soát tổ chức thực văn quan thực cách khoa học xác Cán văn thư có kinh nghiệm làm việc lâu năm, thường xuyên cử học lớp chức để bồi dưỡng them kiến thức nghiệp vụ tay nghề Cán văn thư luôn học hỏi đồng nghiệp cập nhật quy định Nhà nước, mà công tác văn thư ngày đạt hiệu cao - Đã lựa chọn cán có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, đáp ứng nhu cầu công việc Bên cạnh đó, lãnh đạo công ty tạo điều kiện thuận lợi để cán lưu trữ nâng cao trình độ nghiệp vụ - Công văn đi, đến công tác quản lý sử dụng dấu công ty thực theo quy định Nhà nước -Trong phòng Lưu trữ trang bị phương tiện đầy đủ đại nhằm phục vụ tốt cho công tác lưu trữ như: máy điều hòa nhiệt độ, quạt thông gió, giá để tài liệu, xe chở tài liệu văn phòng phẩm khác Trong thời gian gần lãnh đạo công ty trọng trọng việc bố trí kho tàng rộng rãi, giá tủ quy chuẩn… - Công ty quan tâm trọng đầu tư sở vật chất phục vụ cho công tác kiểm soát tổ chức thực văn như: + Trang thiết bị đầy đủ loại máy photocopy, máy in, máy vi tính, máy Fax….để phục vụ cho việc tiếp nhận, xử lí, ban hành, lập hồ sơ lưu trữ Cụ thể trang bị 03 máy tính, 01 máy photocopy, 01 máy scand để lưu gửi mail cho đơn vị trực thuộc công ty, 01 máy điện thoại, 01 máy Fax… + Các trang thiết bị: 60 giá sắt + 11 tủ gỗ để đựng tài liệu, 500 hộp carton, bìa hồ sơ, điều hòa trung tâm, bình bọt cứu hỏa, máy hút ẩm… Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Bài tiểu luận Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Nhìn chung trang thiết bị tương đối đầy đủ để đảm bảo thực tốt công việc + Ngoài có tủ đựng hồ sơ văn phòng phẩm thiết yếu: cặp ba dây, sổ sách, kẹp giấy… - Đặc biệt, trọng việc nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ cho cá cán công ty cán làm công tác văn thư nói riêng - Thực chủ trương rà soát lại văn ban hành có tác dụng tích cực, giúp loại bỏ bớt văn ban hành sai quy định, văn hết hiệu lực, văn cần sửa đổi bổ sung, văn hiệu lực thi hành… - Công tác kiểm soát tổ chức thực văn tiến hành bước đồng nhịp nhàng, nhận, chuyển giao văn – đến thực nhanh chóng, phân loại độ mật, khẩn để chuyển giao kịp thời Cán nhân viên văn phòng hoàn thành nhiệm vụ giao đảm bảo quy định công tác công văn giấy tờ - Công tác kiểm soát tổ chức thực văn Lãnh đạo quan tâm trọng trang bị trang thiết bị hàng năm cử cán học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư Chính nhờ quan tâm Lãnh đạo công ty nên công tác văn thư bước hoàn thiện 2.Nhược điểm: Bên cạnh ưu điểm đạt công tác kiểm soát tổ chức thực văn gặp số hạn chế sau: - Công ty cổ phần Quốc tế Đầu tư Thương mại Phúc Lợi Phòng lưu trữ riêng biệt, phận văn thư, lưu trữ công ty thuộc Phòng Tổ chức - Hành (trực thuộc Văn phòng công ty) trực tiếp quản lý - Do Công ty cổ phần Quốc tế Đầu tư Thương mại Phúc Lợi công ty lớn hoạt động chủ yếu lĩnh vực xuất lao động Dù công tác lưu trữ vô quan trọng hoạt động bổ trợ cho hoạt động kinh doanh công ty, nên Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Bài tiểu luận Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công tác lưu trữ công ty chưa trọng nhiều - Công ty chưa ban hành đầy đủ văn quản lý công tác kiểm soát tổ chức thực văn Công ty cần sớm nghiên cứu ban hành văn đạo, hướng dẫn cụ thể công tác văn thư lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế công ty Những văn ban hành dựa vào quy định Nhà nước, chưa có nghiên cứu để sát với thực tiễn công tác công ty, điều dễ hiểu công ty thành lập nên việc nghiên cứu tình hình thực tiễn công tác chưa tiến hành - Hiện công ty chưa có phần mềm quản lí văn bản, việc quản lí văn thủ công dẫn đến tình trạng tìm kiếm văn chậm - Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác kiểm soát tổ chức thực văn công ty hạn chế, mục lục hồ sơ cán lưu giữ máy tính chức tra tìm Chưa có hệ thống tra tìm tài liệu máy làm hạn chế nhiều công tác quản lý tài liệu lưu trữ tốc độ phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu Toàn khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ tiến hành cách thủ công, không tin học hóa nghiệp vụ - Thiếu nhân lực cán công tác văn thư kiêm nhiệm lưu trữ - Ngoài ra, công tác đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán công chức chưa đạt yêu cầu - Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cán công chức yếu - Nhận thức công tác kiểm soát tổ chức thực văn chưa với thực tế số cán quan - Kinh phí chỉnh lí tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kiểm soát tổ chức thực văn hạn hẹp - Do công ty có diện tích nhỏ so với nhu cầu công việc, sở vật chất hạn chế - Việc quản lí công văn giấy tờ, quy định thu nộp tài liệu vào lưu trữ cuối năm Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Bài tiểu luận Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhiều phòng ban thực chưa tốt Do văn nằm rải rác phòng ban nghiệp vụ cần tìm nhiều thời gian Riêng phận cán văn thư chưa lập hồ sơ nên việc quản lí công văn, giấy tờ công ty gặp nhiều khó khăn Công tác lập hồ sơ phòng, ban chưa thực theo quy chế ban hành - Việc đăng ký văn đi, văn đến Công ty thực theo phương pháp truyền thống Việc đăng ký văn số truyền thống có ưu điểm bảo đảm an toàn liệu, không sợ liệu xảy cố điện, máy tính, hay bị virust thâm nhập, nhiên lại gây khó khăn cho công tác tra tìm văn cần thiết - Trong việc lưu trữ công văn, giấy tờ cán lưu trữ xếp chưa khoa học, không phân loại nên tìm kiếm, phục vụ cho việc khai thác hồ sơ tài liệu nhiều thời gian - Sổ đăng kí văn – đến đăng kí theo nhiệm kì nên khó khăn việc tra tìm văn - Bên cạnh nhiều khó khăn việc thu thập, xếp bảo quản tài liệu lưu trữ Điều phần lượng văn bản, tài liệu rời lẻ chưa lập hồ sơ nhiều tồn đọng từ năm trước Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác kiểm soát tổ chức thực văn chưa thực đồng II Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng công tác kiểm soát tổ chức thực văn quan Để hướng tới xây dựng công ty đại, theo kịp chủ trương công nghiệp hóa, đại hóa đất nước, qua trình tìm hiểu công tác kiểm soát tổ chức thực văn công ty, ý nghĩa quan trọng nhằm đảm bảo cung cấp nguồn thông tin phục vụ công tác hàng ngày cho lãnh đạo, cán chuyên môn Để giải số vấn đề tồn tại: sau số giải pháp nhằm Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Bài tiểu luận Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nâng cao hiệu hoạt động văn phòng công tác kiểm soát tổ chức thực văn công ty: 1.Cơ sở vật chất, sở hạ tầng, trang thiết bị - Nhằm đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ công tác kiểm soát tổ chức thực văn việc đầu tư sở vật chất cần thiết - Ngoài việc trang bị loại máy móc, thời gian tới công ty nên tăng thêm số lượng máy vi tính, tủ đựng tài liệu phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ - Nên trang bị phần mềm quản lí văn vào quan, giúp cho việc quản lí giải văn nhanh chóng, kịp thời - Công ty thường tiếp nhận lượng văn lớn hệ thống phòng kho lưu trữ cần trang bị thêm phương tiện phòng cháy chữa cháy, máy hút ẩm, giá, hộp, kệ, bìa đựng hồ sơ tài liệu, để tài liệu bảo quản lâu dài… Thường xuyên vệ sinh kho lưu trữ, thực nghiêm chế độ kiểm kế, thống kê tài liệu 2.Tuyên truyền, nâng cao nhận thức cán bộ, công nhân viên - Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật nhằm giúp Lãnh đạo công ty cán bộ, công nhân viên trực tiếp soạn thảo văn nhân viên văn thư, lưu trữ nhận thức đầy đủ vai trò, tầm quan trọng công tác kiểm soát tổ chức thực văn để thực theo quy định Nhà nước - Triển khai văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn văn khác có liên quan đến công tác kiểm soát tổ chức thực văn nhằm quản lí văn – đến hiểu rõ vai trò văn thư - Thường xuyên phổ biến, cập nhật hóa quy định nhà nước công tác tác kiểm soát tổ chức thực văn kiến thức có liên quan đến nhiệm vụ công tác văn phòng cho cán nhân viên văn phòng có ý thức trách nhiệm cao hơn, có lực cao công việc - Sự quan tâm, động viên lãnh đạo động lực lớn giúp cán văn thư lưu trữ hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Do đó, lãnh đạo công ty cần quan tâm Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Bài tiểu luận Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đến điều kiện làm việc cán lưu trữ, cần có chế độ bồi dưỡng, khen thưởng hợp lý 3.Nhân - Nhân vấn đề quan trọng,cán văn thư kiêm nhiệm lưu trữ tiếp nhận khối công việc lớn Ngoài công việc nhận công văn đến, photocopy tài liệu đảm nhận việc mua sắm văn phòng phẩm cho văn phòng cho phòng ban khác Vì vậy, công ty nên bố trí thêm nhân phụ trách công tác văn thư để tránh công việc bị tồn đọng - Cán văn thư chưa đào tạo chuyên ngành nên việc thực chuyên môn gặp khó khăn Vì công ty thường xuyên mở lớp tập huấn, cử cán học, nâng cao trình độ chuyên môn văn thư - Khuyến khích cán công nhân viên tự học nâng cao trình độ, lực - Có chế độ phụ cấp trách nhiệm cho cán văn thư, lưu trữ 4.Úng dụng Công nghê thông tin quản lí văn - Ứng dụng công nghệ thông tin việc làm cần thiết công tác lưu trữ công ty nhằm góp phần nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Lãnh đạo văn phòng, cán lưu trữ phận chức cần lập kế hoạch xây dựng ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu giúp cán lưu trữ thực khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ nhanh gọn, xác khoa học - Trong thời điểm nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kiểm soát tổ chức thực văn cần thiết, khâu nghiệp vụ nhờ vào trợ giúp công nghệ thông tin để tiết kiệm thời gian, công sức đặc biệt hạn chế nạn quan liêu giấy tờ - Để đáp ứng yêu cầu trên, trước hết công ty cần trang bị phần mềm quản lí văn bản, riêng với cán văn thư phải đào tạo sử dụng thành thạo phần mềm công tác quản lí văn - Ứng dụng công nghệ thông tin việc làm cần thiết công tác lưu trữ công Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Bài tiểu luận Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ty nhằm góp phần nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Lãnh đạo văn phòng, cán lưu trữ phận chức cần lập kế hoạch xây dựng ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu giúp cán lưu trữ thực khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ nhanh gọn, xác khoa học + Chương trình công bố mục lục hồ sơ mạng công ty cần triển khai thời gian gần để đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ từ đẩy mạnh công tác lưu trữ công ty ngày hoàn thiện, phát triển + Công ty cần nghiên cứu, ban hành lịch sử đơn vị hình thành phông tạo điều kiện cho việc phân loại, xác định giá trị tài liệu quản lý tài liệu hiệu Nâng cao nhận thức lãnh đạo cán bộ, nhân viên công ty Đây việc làm quan trọng, tác động lớn đến hiệu công tác kiểm soát tổ chức thực văn Nhận thức lãnh đạo, cán bộ, nhân viên công ty có tốt công tác văn thư , lưu trữ thực suôn sẻ Để nâng cao nhận thức lãnh đạo, cán nhân viên công ty phụ thuộc lớn vào người làm công tác văn thư, lưu trữ Người làm công tác văn thư, lưu trữ cần sức làm việc, chứng tỏ vai trò tài liệu lưu trữ để lãnh đạo công ty, cán nhận thấy tầm quan trọng công tác Từ đó, lãnh đạo đưa sách nhằm phát triển công tác văn thư, lưu trữ công ty Ban hành văn quản lý, văn hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ Cán văn thư, lưu trữ cần nghiên cứu tình hình thực tiễn công ty để tham mưu cho lãnh đạo công ty ban hành văn sát với tình hình thực tiễn công ty phù hợp với quy định hành Nhà nước Các văn ban hành cần có quy định chế độ khen thưởng, kỷ luật công tác văn thư, lưu trữ phải có theo dõi kiểm tra thường xuyên Bên cạnh đó, văn hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ chưa công ty ban hành nhiều Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Bài tiểu luận Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đây văn quan trọng nhằm hướng dẫn cán thực công tác lưu trữ Nếu chưa ban hành cần phải tuyên truyền áp dụng văn ban hành quan Nhà nước có thẩm quyền Bên cạnh đó, cần nghiên cứu biên soạn công cụ tra cứu tài liệu phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu như: lịch sử đơn vị hình thành Phông, lịch sử Phông Ngoài ra, cần tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá việc thực công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ cán công ty Có chế độ khen thưởng kỷ luật rõ ràng, nghiêm minh Cần đôn đốc cán chuyên môn lập hồ sơ công việc cách nghiêm túc, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Bài tiểu luận Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Qua trình khảo sát thực tế công tác kiểm soát tổ chức thực văn trực thuộc Văn phòng Công ty Cổ phần Quốc tế Đầu tư Thương mại Phúc Lợi, quan sát khối lượng công việc văn phòng thực trực tiếp tham gia giải công việc phòng giúp hiểu rõ công tác quản lí văn nói riêng công tác lưu trữ nói chung Quan trọng thân lần trải nghiệm vị trí mới, trực tiếp tham gia vào công việc văn phòng.Qua đó, đúc kết nhiều kinh nghiệm cho thân Qua thời gian khảo sát công ty, có nhiều kiến thức thực tế nên so sánh lý luận thực tiễn chuyên đề học Điều quan trọng có hội tiếp xúc trực tiếp với công việc cán văn phòng Đây điều kiện quan trọng để có nhận thức rõ nghề nghiệp, có thêm định hướng học tập tương lai sau Và qua xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến cán Văn phòng công ty tận tình giúp đỡ hoàn thành tốt trình khảo sát thực tế Sinh viên: Nguyễn Hoa Thùy Dung Lớp: Quản trị Văn phòng K1D