Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ BỘ TƯ PHÁP 3 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG BỘ TƯ PHÁP 6 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư Pháp. 6 1.Vị trí và chức năng. 6 2. Nhiệm vụ, quyền hạn. 6 3. Cơ cấu bộ máy hoạt động của Bộ Tư Pháp. 16 3.1 Lãnh đạo bộ: 17 3.2. Các Vụ giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp thực hiện chức năng quản lý Nhà nước gồm: 19 3.3. Các tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ 20 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Bộ Tư Pháp: 20 1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 20 1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 20 1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Bộ 20 1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức Hành chính. 21 1.2.Thống kê số nhân sự hiện có của văn phòng và mô tả việc phân công nhiệm vụ các cá nhân. 22 1.2.1.Thống kê số nhân sự hiện có của phòng Tổ chức hành chính. 22 1.2.2. Bản mô tả công việc của phòng Tổ chức hành chính. 23 2.Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Bộ tư pháp. 25 2.1. Các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ do Bộ ban hành. 25 2.2.Tìm hiều về mô hình tổ chức Văn thư của Bộ Tư Pháp. 26 2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản. 27 2.3.1.Thống kê số lượng văn bản của cơ quan được ban hành trong 5 năm trở lại đây. 27 2.3.2.Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan. 28 2.3.3. Nhận xét về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan. 29 2.3.4. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản. 29 2.4.Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản. 30 2.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến. 30 2.4.2. Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan. 34 2.5 Tìm hiểu về công tác tổ chức lưu trữ của cơ quan. 36 2.5.1 Các nghiệp vụ lưu trữ. 36 2.5.2 Số lượng cán bộ lưu trữ. 38 2.5.3 Diện tích kho, tình trạng kho và phương tiện bảo quản. 38 3.Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan. 39 3.1.Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của cơ quan. 39 3.2.Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc. 40 3.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan (Phần mền quản lý nhân sự, quản lý văn bản, quản lý tài sản, quản ly tài chính vv). Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại. 42 PHẦN II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 45 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan kiến tập. 45 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm. 49 1. Về công tác Văn phòng. 49 2. Về công tác Văn thư, Lưu trữ. 50 KẾT LUẬN 52 PHẦN III. PHỤ LỤC 54
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ BỘ TƯ PHÁP PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG BỘ TƯ PHÁP .6 I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Tư Pháp 1.Vị trí chức .6 Nhiệm vụ, quyền hạn Cơ cấu máy hoạt động Bộ Tư Pháp .16 3.1 Lãnh đạo bộ: 17 3.2 Các Vụ giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp thực chức quản lý Nhà nước gồm: 19 3.3 Các tổ chức nghiệp thuộc Bộ .20 II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng Bộ Tư Pháp: 20 Tổ chức hoạt động văn phòng 20 1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng 20 1.1.1.Chức năng, nhiệm vụ văn phòng Bộ 20 1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức phòng Tổ chức Hành 21 1.2.Thống kê số nhân có văn phòng mô tả việc phân công nhiệm vụ cá nhân 22 1.2.1.Thống kê số nhân có phòng Tổ chức hành 22 1.2.2 Bản mô tả công việc phòng Tổ chức hành 23 2.Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ Bộ tư pháp 25 2.1 Các văn quản lý công tác văn thư, lưu trữ Bộ ban hành 25 2.2.Tìm hiều mô hình tổ chức Văn thư Bộ Tư Pháp 26 2.3 Công tác soạn thảo ban hành văn 27 Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm Lớp: Quản trị Văn Phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 2.3.1.Thống kê số lượng văn quan ban hành năm trở lại .27 2.3.2.Thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý quan .28 2.3.3 Nhận xét thể thức, kỹ thuật trình bày văn quan 29 2.3.4 Các bước quy trình soạn thảo văn .29 2.4.Nhận xét quy trình quản lí giải văn .30 2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí giải văn – đến 30 2.4.2 Tìm hiểu lập hồ sơ hành quan .34 2.5 Tìm hiểu công tác tổ chức lưu trữ quan 36 2.5.1 Các nghiệp vụ lưu trữ 36 2.5.2 Số lượng cán lưu trữ 38 2.5.3 Diện tích kho, tình trạng kho phương tiện bảo quản .38 3.Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng quan .39 3.1.Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất quan 39 3.2.Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc 40 3.3 Tìm hiểu thống kê cụ thể tên phần mềm sử dụng công tác văn phòng quan (Phần mền quản lý nhân sự, quản lý văn bản, quản lý tài sản, quản ly tài vv) Nhận xét bước đầu hiệu mang lại 42 PHẦN II 45 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 45 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng quan kiến tập 45 II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm .49 Về công tác Văn phòng .49 Về công tác Văn thư, Lưu trữ 50 Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm Lớp: Quản trị Văn Phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội KẾT LUẬN 52 PHẦN III 54 PHỤ LỤC 54 Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm Lớp: Quản trị Văn Phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, máy văn phòng với đội ngũ nhân viên người quản lý thiếu quan tổ chức Công tác văn phòng giữ chức vị trí quan trọng doanh nghiệp, quan, tổ chức dù lớn hay nhỏ Hoạt động văn phòng đóng góp phần không nhỏ vào phát triển quan tổ chức Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa có chuyên môn để thực tốt nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lí quan thiếu Xuất phát từ nhu cầu xã hội lực đáp ứng nhà trường , năm 2012 Bộ trưởng Bộ Nội Vụ Quyết định Số 347/QĐ –BNV ngày 19/04/2012 quy định chức ,nhiệm vụ quyền hạn , cấu tổ chức Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội cho phép trường đào tạo bốn chuyên ngành đại học có chuyên ngành Quản trị Văn Phòng Với phương châm gắn liền lý luận thực tiễn công tác đào tạo hàng năm khoa Quản trị Văn Phòng nhà trường tổ chức cho sinh viên kiến tập ngành nghề trước Đây hội để chúng em làm quen với công việc quan vận dụng kiến thức lý thuyết học ngồi giảng đường vào công việc thực tế quan, tự tin giao tiếp có thêm kinh nghiệm chuẩn bị cho tập vào năm cuối Được giới thiệu Khoa Quản trị Văn Phòng đồng ý Lãnh đạo Bộ Tư pháp, em kiến tập Phòng Lưu trữ Phòng Tổ chức Hành Văn phòng Bộ Tư Pháp (địa chỉ: 60 Trần Phú - Ba Đình - Hà Nội) Khoảng thời gian tháng kiến tập văn phòng Bộ Tư Pháp ngắn so với nội dung kiến thức giúp em học hỏi nhiều điều bổ ích Tại em tiếp xúc trực tiếp với lãnh đạo văn phòng, với cán chuyên viên em học tác phong phẩm chất nhà quản trị, phong cách làm việc khoa học, chất lượng cao trách nhiệm công chức với quan, với công việc Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm Lớp: Quản trị Văn Phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Trong tình thực tập Văn phòng Bộ Tư pháp em nhận thấy rõ vai trò sâu sắc văn phòng tổ chức nói chung Văn phòng Bộ nói riêng Đồng thời em nhận thấy quan tâm xây dựng phát triển, Văn phòng Bộ phát huy vị trí, vai trò việc tham mưu giúp việc cho lãnh đạo Bộ đạo điều hành nhiệm vụ trị Đảng Nhà nước giao, bảo đảm thực tốt công tác quản trị hậu cần cho hoạt động quan Bộ Qua cho phép em gửi lời cảm ơn tới chị Nguyễn Xuân Anh, anh Dương Đức Thịnh người trực tiếp hướng dẫn em trình kiến tập cô phòng Tổ chức hành chính, phòng Lưu trữ tạo điều kiện giúp đỡ, bảo cung cấp tài liệu cho em hoàn thành tốt nhiệm vụ thời gian kiến tập; Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn cô giáo Lâm Thị Thu Hằng - giảng viên hướng dẫn tận tình bảo giúp em hoàn thành tốt báo cáo Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 10 tháng 05 năm 2015 Sinh viên Nguyễn Thị Thanh Tâm Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm Lớp: Quản trị Văn Phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ BỘ TƯ PHÁP Ngay từ ngày đầu thành lập nhà nước Việt Nam (năm 1945), Bộ Tư pháp số 12 Bộ thuộc cấu Chính phủ lâm thời nước Việt Nam dân chủ cộng hòa Cho đến nay, Bộ có 65 năm hình thành phát triển với thăng trầm lịch sử Trong mười lăm năm đầu thành lập (1945 - 1960), đồng thời với việc đảm nhiệm chức quan trọng quan hành pháp gắn liền với hoạt động tố tụng hoạt động tòa án, Bộ Tư pháp có đóng góp quan trọng việc đặt móng, xây dựng hệ thống pháp luật dân chủ nhân dân nước Việt Nam thay cho hệ thống pháp luật thuộc địa, nửa phong kiến Từ năm 1960 đến năm 1981, đặc điểm phát triển kinh tế - xã hội trước yêu cầu đấu tranh giải phóng miền Nam thống nước nhà, công tác tư pháp chuyển giao cho nhiều quan, tổ chức thực Theo Nghị định số 504-TTg ngày 26/10/1957 Thủ tướng Chính phủ thành lập Vụ Pháp chế để đảm nhận công tác giúp Chính phủ xây dựng pháp luật kinh tế hành Tháng năm 1972, Uỷ ban Pháp chế Hội đồng Chính phủ thành lập, quan chủ quản mặt pháp chế Hội Đồng Chính phủ, quản lý thống công tác pháp chế, đặc biệt việc quản lý nhà nước kinh tế Hoạt động chủ yếu Uỷ ban pháp chế giai đoạn chủ yếu tập trung vào việc xây dựng pháp luật; tuyên truyền, giáo dục pháp luật; xây dựng hệ thống tổ chức pháp chế Bộ, Tổng cục, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; quản lý số tổ chức bổ trợ tư pháp đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán pháp luật Sau thống đất nước, năm 1975 - 1976, Uỷ ban Pháp chế Quốc hội, Hội đồng Chính phủ giao chủ trì, phối hợp với Bộ, Tổng cục rà soát, lập trình Hội đồng Chính phủ công bố danh mục 437 văn pháp luật hiệu lực phổ biến thi hành nước từ nă 1976 Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm Lớp: Quản trị Văn Phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Ngày 17/3/1981, Bộ Chính trị quyêt định thành lập Bộ Tư pháp Từ đến nay, Bộ Tư pháp thực bước khẳng định “Bộ xây dựng pháp luật” Chính phủ Việc hoàn thành nhiệm vụ mà Nghị số 08/NQ-TW ngày 02/01/2002 Bộ Chính trị “về số nhiệm vụ trọng tâm công tác Tư pháp giai đoạn tới” đến năm 2020 đề đánh bước đột phá công cải cách tư pháp thời kỳ đổi mới, mở thời kỳ phát triển hệ Tư pháp Việt Nam – bước phát triển vào chiều sâu cách thực chất để triển khai thực hiên tốt nâng hệ thống quan Tư pháp lên ngang tầm nhiệm vụ lịch sử đặt với đầy đủ tính thách thức nhiệm vụ xây dựng Tư pháp sạch, vững mạnh, dân chủ, phụng Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm Lớp: Quản trị Văn Phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Hình ảnh Bộ Tư Pháp Việt Nam Biểu tượng Bộ Tư Pháp Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm Lớp: Quản trị Văn Phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG BỘ TƯ PHÁP I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Tư Pháp 1.Vị trí chức Bộ Tư pháp quan Chính phủ, thực chức quản lý Nhà nước công tác xây dựng thi hành pháp luật, kiểm tra văn quy phạm pháp luật phổ biến, giáo dục pháp luật; thi hành án dân sự, hành tư pháp; bổ trợ tư pháp công tác tư pháp khác phạm vi nước; quản lý nhà nước dịch vụ công lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ Nhiệm vụ, quyền hạn Bộ Tư pháp thực nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng năm 2012 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ có nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây: - Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị Quốc hội, dự án pháp lệnh, dự thảo nghị Uỷ ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị định, nghị Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm phê duyệt dự án, đề án theo phân công Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; việc ký kết, phê chuẩn, phê duyệt gia nhập biện pháp bảo đảm thực điều ước quốc tế nhân danh Nhà nước nhân danh Chính phủ ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ - Trình Chính phủ chiến lược, quy hoạch, chương trình, kế hoach phát triển dài hạn, năm năm, hàng năm dự án quan trọng quốc gia; trình Thủ Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm Lớp: Quản trị Văn Phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tướng Chính phủ dự thảo định, thị lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ - Ban hành thông tư, định, thị lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ - Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, chương trình, kế hoạch, dự án, đề án phê duyệt thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ - Về công tác xây dựng pháp luật: +Trình Chính phủ dự thảo chiến lược xây dựng, hoàn thiện hệ thống pháp luật; + Lập đề nghị Chính phủ chương trình xây dựng luật, pháp lệnh Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội vấn đề thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Chính phủ; dự kiến phân công quan chủ trì, phối hợp soạn thảo để trình Chính phủ định; kiểm tra, đôn đốc việc soạn thảo dự án luật, pháp lệnh, dự thảo nghị Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội Chính phủ trình; + Thẩm định dự án, dự thảo văn quy phạm pháp luật, dự thảo điều ước quốc tế theo quy định pháp luật; + Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc Bộ, quan ngang Bộ việc dự kiến chương trình xây dựng luật, pháp lệnh, nghị Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội; hướng dẫn Bộ, quan ngang Bộ, Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương công tác soạn thảo, thẩm định văn quy phạm pháp luật - Về theo dõi thi hành pháp luật: Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm Lớp: Quản trị Văn Phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội - Công tác văn thư: + Việc đăng ký văn đến gặp nhiều khó khăn bị lỗi mạng không kiểm soát hết văn bản, nhiều đơn vị gọi điện tìm hiểu văn tìm thấy phần mềm chưa xử lý kịp + Hầu hết nhân viên văn thư kiêm nhiệm chuyển từ đơn vị khác tới, chưa có chuyên viên chuyên ngành văn thư riêng Bộ đào tạo chuyên ngành, Các nhân viên phòng Văn thư hay thuyên chuyển đên đơn vị khác dẫn đến công việc bị ùn tắc chờ tuyển nhân viên mới, mà việc hướng dẫn nhân viên làm quen với công việc cần có thời gian + Có văn gửi đến mà không qua văn thư Bộ xử lý để ghi sổ sổ mà lại chuyển trực tiếp lên phòng ban dẫn đến việc văn không kiểm soát + Công tác soạn thảo nhiều thiếu sót công tác trình bày như: Công văn số, ký hiệu có chữ “ CV” văn không thuộc bên Đảng; cỡ chữ chưa quy đinh thông tư 55 -Công tác lưu trữ: + Công tác thu thập, bổ sung tài liệu chậm, nhiều tài liệu chưa giao nộp hết thời gian + Công cụ tra tìm tài liệu thiếu thô sơ, thường đơn vị gọi điện lấy tài liệu nên khó việc tìm hiểu hết nguồn gốc tài liệu + Việc giao nhận tài liệu sử dụng hình thức miệng, quen biết xếp định, bỏ qua khâu nên dẫn đến việc tài liệu bị thất lạc gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến bí mật quan + Cán lưu trữ quan chưa đào tạo chuyên ngành mà từ đơn vị khác chuyển đến hoạt động theo kinh nghiệm ( Ví dụ phòng Lưu trữ có cán có tới người học Trường Đại học Luật Hà Nội chuyên ngành Luật kinh tế, cán từ Đại học Văn hoá, Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm 48 Lớp: Quản trị Văn Phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội chuyên ngành Thư viện, từ vào phòng lưu trữ học thêm nghiệp vụ) II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Để công tác văn thư, lưu trữ công tác hành Văn phòng quan Bộ vào nề nếp, nâng cao chất lượng, hiệu công tác nhằm đáp ứng yêu cầu ngày cao nhiệm vụ cải cách hành em xin mạnh dạn đề xuất vài ý kiến: Về công tác Văn phòng - Cần có quan tâm từ Lãnh đạo Bộ việc đạo điều hành công tác Văn phòng tạo điều kiện đầu tư trí tuệ sơ vật chất để cán làm công tác Văn phòng yên tâm ổn định công việc, tiếp cận sâu vào công tác văn văn Quy phạm pháp luật trình Quốc Hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội Chính phủ, đầu tư thêm vào trang thiết bị để phục vụ công việc tốt - Tiếp tục xây dựng mô hình văn phòng đại theo mô hình áp dụng công nghệ thông tin vào hệ thống quản lý cho đầy đủ áp vào khung để đánh giá vào phần thi đua - Nghiêm túc thực việc quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO vào hệ thống phần mềm theo Quyết định Thủ tướng - Xây dựng phong cách làm việc chuyên nghiệp nữa, từ cách ứng xử mối quan hệ, tạo mối quan hệ công việc đơn vị trực thuộc Bộ, quan hệ giao tiếp ứng xử có văn hoá tạo nên môi trường làm việc lành mạnh hỗ trợ công việc - Xiết chặt thời gian làm việc quan, tránh tình trạng muộn sớm với nhiều lý khác Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm 49 Lớp: Quản trị Văn Phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội - Xây dựng cho đội ngũ cán chế độ làm việc hợp lý, bên cạnh phải tạo thời gian, hội cho nhân viên công việc tham gia số lĩnh vực tinh thần như: Tổ chức giao lưu văn nghệ, thể dục thể thao, buổi giao lưu đơn vị Văn phòng Về công tác Văn thư, Lưu trữ - Nâng cao nhận thức cán bộ, cán lãnh đạo vị trí, vai trò tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ hoạt động quan, đơn vị, tạo điều kiện để cán văn thư, lưu trữ hoàn thành nhiệm vụ - Nhanh chóng kiện toàn tổ chức, cán làm công tác văn thư, lưu trữ đơn vị, đảm bảo 100% đơn vị có cán văn thư chuyên trách đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ - Sớm ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Bộ Tư pháp để đưa công tác vào nề nếp, nhằm thống quản lý công tác văn thư, lưu trữ; thiết lập chế, biện pháp kiểm soát chặt chẽ, hiệu công văn, tài liệu đi, đến để có phân công giải hợp lý, đồng thời sớm phát sử lý sai sót thể thức, nội dung thẩm quyền ban hành văn - Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; lập hồ sơ công việc nộp hồ sơ vào lưu trữ hành cho cán bộ, chuyên viên đơn vị, khắc phục tình trạng quản lý hồ sơ, tài liệu lỏng lẻo Đôn đốc công việc tránh tình trạng tồn đọng thất lạc văn - Yêu cầu 100% đơn vị thuộc Bộ sử dụng phần mềm chung quản lý văn hồ sơ công việc nhằm thống việc quản lý văn quan Bộ Áp dụng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vào công tác văn thư, lưu trữ; đầu tư sở vật chất, trang thiết bị nhằm bước đại hoá công tác Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm 50 Lớp: Quản trị Văn Phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội - Tổ chức buổi tọa đàm, hội thảo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ, kể nước nước nhằm trao đổi, học tập kinh nghiệm, nâng cao trình độ, kỹ nghề nghiệp, đáp ứng yêu cầu ngày cao cán làm công tác văn thư, lưu trữ - Nghiên cứu đề xuất chế độ đãi ngộ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng sức khoẻ, bảo hộ lao động cho người làm công tác văn thư, lưu trữ - Việc mẫu hóa văn Bộ thực chưa thực hiệu Các đơn vị, cá nhân thuộc Bộ cần tìm hiểu thực dựa vào mẫu làm sẵn nhằm mục đích tránh khỏi sai sót không thống trình soạn thảo công văn - Cần bố trí lại phòng làm việc cách khoa học hơn, tạo không gian riêng cho phận văn thư phận hành chính, đảm bảo bí mật thông tin, tạo chủ động, sáng tạo tình giải công việc, tận dụng tối đa diện tích phòng làm việc sẵn có Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm 51 Lớp: Quản trị Văn Phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội KẾT LUẬN Trước phát triển nhanh chóng xã hội, thông tin đóng vai trò quan trọng hoạt động quan, tổ chức Bộ Tư pháp ngày trưởng thành lớn mạnh với phát triển đất nước quan chuyên môn hệ thống quan hành Nhà nước cấp Trung ương Xác định tầm quan trọng mình, Bộ không ngừng xây dựng phát triển lĩnh vực pháp luật Việt Nam Cơ cấu tổ chức dần hoàn thiện, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức quan nói chung cán làm công tác văn thư nói riêng có trình độ ngày cao đáp ứng nhu cầu xã hội Đi đầu công cải cách hành chính, Văn phòng Bộ đóng vai trò quan trọng việc cung cấp thông tin hàng ngày cho lãnh đạo, làm tốt công tác quản lý văn tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý điều hành, lãnh đạo, đạo quan thông suốt Trong thời gian kiến tập Bộ Tư pháp, em học hỏi nhiều điều bổ ích, hiểu biết Bộ số kiến thức công tác tổ chức, hoạt động văn phòng, công tác soạn thảo nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ Bên cạnh em có dịp củng cố kiến thức học ghế nhà trường đồng thời bổ sung kiến thức thực tiễn nghiệp vụ văn phòng Em nhận thấy công việc phức tạp học, lý thuyết thực tế có khác biệt định Ngoài việc xếp giấy tờ, vào sổ, sửa chữa lỗi văn bản, soạn thảo văn nhân viên văn phòng phải biết cách dung hòa mối quan hệ tất thành viên để phục vụ cho mục đích chung toàn quan Để hoàn thành tốt yêu cầu nhân viên văn phòng phải thành thạo nghiệp vụ văn phòng thường xuyên trau dồi thêm kỹ tiếp nhận xử lý thông tin cách nhanh nhạy, tổ chức họp, xây dựng kế hoạch cho lãnh đạo… theo yêu cầu đột xuất không định trước Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm 52 Lớp: Quản trị Văn Phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Đợt kiến tập giúp em tiếp cận với công việc văn phòng Em nhận điều đường học vấn học đời thiếu vắng niềm đam mê thân nguồn động lực để thân vượt qua tất trở ngại khó khăn trình làm việc Trong thời gian kiến tập, em có điều kiện học hỏi kiến thức thực tế, củng cố lý thuyết học trường Do thời gian thực tập không nhiều với hạn chế lực thân nên báo cáo tránh khỏi nhiều thiếu sót Vì vậy, em mong giúp đỡ thầy, cô để báo cáo hoàn thiện Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm 53 Lớp: Quản trị Văn Phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội PHẦN III PHỤ LỤC Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm Lớp: Quản trị Văn Phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Một số hình ảnh Bộ Tư Pháp Phông lưu trữ Bộ Tư Pháp Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm Lớp: Quản trị Văn Phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Giá xếp hồ sơ Bìa hồ sơ lưu trữ Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm Lớp: Quản trị Văn Phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục 1: Sơ đồ cấu tổ chức máy Bộ tư Pháp Lãnh đạo Bộ Tư Pháp Các tổ chức giúp Bộ trưởng thực chức quản lý nhà nước Các tổ chức nghiệp thuộc Bộ Vụ vấn đề chung xây dựng pháp luật Viện khoa học pháp lý Vụ pháp luật hình - hành Học viện Tư pháp Vụ pháp luật dân - Kinh tế Vụ pháp luật quốc tế Tạp chí dân chủ pháp luật Vụ phổ biến giáo dục pháp luật Báo pháp luật Việt Nam Vụ hành tư pháp Trường Đại Học Luật Hà Nội Vụ Bổ trợ Tư pháp Nhà xuất Tư pháp Vụ hợp pháp quốc tế Vụ kế hoạch tài Trường Trung cấp Luật Buôn Ma Thuật Vụ tổ chức cán Trường trung cấp Luật Vị Thanh Vụ thi đua khen thưởng Thanh tra, văn phòng Cục thi hành án dân Cục trợ giúp pháp lý Cục kiểm tra văn QPPL Cục đăng ký quốc gia dao dich bảo đảm Cục nuôi, Cục công nghệ thông tin Cơ quan đại diện TP Hồ Chí Minh Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm Lớp: Quản trị Văn Phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục 2: Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Bộ Tư Pháp CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG Phòng Tài kế toán Phòng Bảo vệ PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG Đội xe Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm Phòng tổng hợp Phòng lễ tân quan hệ công chúng Ban thư ký Phòng tổ chức Hành Phòng Lưu trữ Lớp: Quản trị Văn Phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục 3: Sơ đồ cấu tổ chức phòng Tổ chức Hành TRƯỞNG PHÒNG PHÓ PHÒNG Chuyên viên Chuyên viên Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm PHÓ PHÒNG Chuyên viên Chuyên viên Cán đóng dấu Lớp: Quản trị Văn Phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục 4: Sơ đồ hóa quy trình quản lí, giải văn Soạn thảo văn Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn Trình ký văn Đăng ký văn Nhân văn Đóng dấu quan Chuyển giao văn Lưu văn Sắp xếp, bảo quản, phục vụ sử dụng nghiên cứu tra tìm Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm Lớp: Quản trị Văn Phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục 5: Sơ đồ hóa quy trình quản lí, giải văn đến Tiếp nhận văn kiểm tra bì Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến Ghi số đến, ngày đến Đăng ký văn đến vào máy tính Trình văn đến Sao văn đến Chuyển giao văn đến Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm Lớp: Quản trị Văn Phòng K1A Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục 6: Sơ đồ cách bố trí, xếp trang thiết bị Phòng Tổ chức Hành 1 12 10 13 10 10 6 11 14 5 10 5 14 Ghi : Cửa vào 8.Điện thoại Bàn làm việc Máy hủy tài liệu Két sắt 10 Ghế ngồi Máy photo 11 Cửa kính phòng giao dịch 5.Máy tính 12.Tủ đựng tài liệu Máy in 13 Bàn uống nước Máy Fax 14 Cửa sổ Sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Tâm Lớp: Quản trị Văn Phòng K1A