Đang tải... (xem toàn văn)
THÔNG TƯ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Căn cứ Nghị định số 482008NĐCP ngày 17 tháng 4 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ; Căn cứ Nghị định số 1102004NĐCP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Căn cứ Nghị định số 092010NĐCP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 1102004NĐ CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính như sau: Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng Thông tư này hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản; được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) Điều 2. Thể thức văn bản Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định tại Khoản 3, Điều 1 Nghị định số 092010NĐCP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 1102004NĐCP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư này. Điều 3. Kỹ thuật trình bày văn bản Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư này bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác. Điều 4. Phông chữ trình bày văn bản Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. Điều 5. Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày 1. Khổ giấy Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm). Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5). 2. Kiểu trình bày Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài). Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng). 3. Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4) Lề trên: cách mép trên từ 20 25 mm; Lề dưới: cách mép dưới từ 20 25 mm; Lề trái: cách mép trái từ 30 35 mm; Lề phải: cách mép phải từ 15 20 mm. 4. Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo Thông tư này (Phụ lục II). Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A5 được áp dụng tương tự theo sơ đồ tại Phụ lục trên. Chương II THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN Điều 6. Quốc hiệu 1. Thể thức Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập Tự do Hạnh phúc”. 2. Kỹ thuật trình bày Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 12 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên phải. Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
Cỏc quy nh v th, lu tr B NI V 289 CNG HềA X HI CH NGHA VIT NAM c lp - T - Hnh phỳc S: 01/2011/TT-BNV H Ni, ngy 19 thỏng 01 nm 2011 THễNG T Hng dn th thc v k thut trỡnh by bn hnh chớnh Cn c Ngh nh s 48/2008/N-CP ngy 17 thỏng nm 2008 ca Chớnh ph quy nh chc nng, nhim v, quyn hn v c cu t chc ca B Ni v; Cn c Ngh nh s 110/2004/N-CP ngy 08 thỏng nm 2004 ca Chớnh ph v cụng tỏc th; Cn c Ngh nh s 09/2010/N-CP ngy 08 thỏng 02 nm 2010 ca Chớnh ph sa i, b sung Ngh nh s 110/2004/NCP ngy 08 thỏng nm 2004 ca Chớnh ph v cụng tỏc th, B Ni v hng dn th thc v k thut trỡnh by bn hnh chớnh nh sau: Chng I NHNG QUY NH CHUNG iu Phm vi v i tng ỏp dng Thụng t ny hng dn th thc v k thut trỡnh by bn hnh chớnh v bn bn; c ỏp dng i vi cỏc c quan nh nc, t chc xó hi, t chc xó hi - ngh nghip, t chc kinh t v n v lc lng v trang nhõn dõn (sau õy gi chung l c quan, t chc) iu Th thc bn Th thc bn l hp cỏc thnh phn cu thnh bn, bao gm nhng thnh phn chung ỏp dng i vi cỏc loi 290 Cỏc quy nh v cỏn b cụng chc, viờn chc v th lu tr bn v cỏc thnh phn b sung nhng trng hp c th hoc i vi mt s loi bn nht nh theo quy nh ti Khon 3, iu Ngh nh s 09/2010/N-CP ngy 08 thỏng 02 nm 2010 ca Chớnh ph sa i, b sung Ngh nh s 110/2004/N-CP ngy 08 thỏng nm 2004 ca Chớnh ph v cụng tỏc th v hng dn ti Thụng t ny iu K thut trỡnh by bn K thut trỡnh by bn quy nh ti Thụng t ny bao gm kh giy, kiu trỡnh by, nh l trang bn, v trớ trỡnh by cỏc thnh phn th thc, phụng ch, c ch, kiu ch v cỏc chi tit trỡnh by khỏc, c ỏp dng i vi bn son tho trờn mỏy vi tớnh v in giy; bn c son tho bng cỏc phng phỏp hay phng tin k thut khỏc hoc bn c lm trờn giy mu in sn; khụng ỏp dng i vi bn c in thnh sỏch, in trờn bỏo, v cỏc loi n phm khỏc iu Phụng ch trỡnh by bn Phụng ch s dng trỡnh by bn trờn mỏy vi tớnh l phụng ch ting Vit ca b mó ký t Unicode theo Tiờu chun Vit Nam TCVN 6909:2001 iu Kh giy, kiu trỡnh by, nh l trang bn v v trớ trỡnh by Kh giy Vn bn hnh chớnh c trỡnh by trờn kh giy kh A4 (210 mm x 297 mm) Cỏc bn nh giy gii thiu, giy biờn nhn h s, phiu gi, phiu chuyn c trỡnh by trờn kh giy A5 (148 mm x 210 mm) hoc trờn giy mu in sn (kh A5) Kiu trỡnh by Vn bn hnh chớnh c trỡnh by theo chiu di ca trang giy kh A4 (nh hng bn in theo chiu di) Cỏc quy nh v th, lu tr 291 Trng hp ni dung bn cú cỏc bng, biu nhng khụng c lm thnh cỏc ph lc riờng thỡ bn cú th c trỡnh by theo chiu rng ca trang giy (nh hng bn in theo chiu rng) nh l trang bn (i vi kh giy A4) L trờn: cỏch mộp trờn t 20 - 25 mm; L di: cỏch mộp di t 20 - 25 mm; L trỏi: cỏch mộp trỏi t 30 - 35 mm; L phi: cỏch mộp phi t 15 - 20 mm V trớ trỡnh by cỏc thnh phn th thc bn trờn mt trang giy kh A4 c thc hin theo s b trớ cỏc thnh phn th thc bn kốm theo Thụng t ny (Ph lc II) V trớ trỡnh by cỏc thnh phn th thc bn trờn mt trang giy kh A5 c ỏp dng tng t theo s ti Ph lc trờn Chng II TH THC V K THUT TRèNH BY VN BN iu Quc hiu Th thc Quc hiu ghi trờn bn bao gm dũng ch: CNG HềA X HI CH NGHA VIT NAM v c lp - T Hnh phỳc K thut trỡnh by Quc hiu c trỡnh by ti ụ s 1; chim khong 1/2 trang giy theo chiu ngang, phớa trờn, bờn phi Dũng th nht: CNG HềA X HI CH NGHA VIT NAM c trỡnh by bng ch in hoa, c ch t 12 n 13, kiu ch ng, m; 292 Cỏc quy nh v cỏn b cụng chc, viờn chc v th lu tr Dũng th hai: c lp - T - Hnh phỳc c trỡnh by bng ch in thng, c ch t 13 n 14 (nu dũng th nht c ch 12, thỡ dũng th hai c ch 13; nu dũng th nht c ch 13, thỡ dũng th hai c ch 14), kiu ch ng, m; c t canh gia di dũng th nht; ch cỏi u ca cỏc cm t c vit hoa, gia cỏc cm t cú gch ni, cú cỏch ch; phớa di cú ng k ngang, nột lin, cú di bng di ca dũng ch (s dng lnh Draw, khụng dựng lnh Underline), c th: CNG HềA X HI CH NGHA VIT NAM c lp - T - Hnh phỳc Hai dũng ch trờn c trỡnh by cỏch dũng n iu Tờn c quan, t chc ban hnh bn Th thc i vi cỏc B, c quan ngang B, c quan thuc Chớnh ph; Vn phũng Quc hi; Hi ng dõn tc, cỏc y ban ca Quc hi hoc Hi ng nhõn dõn v y ban nhõn dõn cỏc cp; on i biu Quc hi tnh, thnh ph trc thuc Trung ng; Tp on Kinh t nh nc, Tng cụng ty 91 khụng ghi c quan ch qun Tờn c quan, t chc ban hnh bn bao gm tờn ca c quan, t chc ch qun trc tip (nu cú) (i vi cỏc t chc kinh t cú th l cụng ty m) v tờn ca c quan, t chc ban hnh bn a) Tờn ca c quan, t chc ban hnh bn phi c ghi y hoc c vit tt theo quy nh ti bn thnh lp, quy nh chc nng nhim v, quyn hn v c cu t chc b mỏy, phờ chun, cp giy phộp hot ng hoc cụng nhn t cỏch phỏp nhõn ca c quan, t chc cú thm quyn, vớ d: Cỏc quy nh v th, lu tr 293 B GIAO THễNG VN TI TP ON IN LC VIT NAM _ HI NG NHN DN TNH NGH AN _ Y BAN NHN DN TNH THI NGUYấN b) Tờn ca c quan, t chc ch qun trc tip cú th vit tt nhng cm t thụng dng nh y ban nhõn dõn (UBND), Hi ng nhõn dõn (HND), Vit Nam (VN), vớ d: UBND TNH QUNG BèNH S NI V _ VIN KHOA HC X HI VN VIN DN TC HC _ K thut trỡnh by Tờn c quan, t chc ban hnh bn c trỡnh by ti ụ s 2; chim khong 1/2 trang giy theo chiu ngang, phớa trờn, bờn trỏi Tờn c quan, t chc ch qun trc tip c trỡnh by bng ch in hoa, cựng c ch nh c ch ca Quc hiu, kiu ch ng Nu tờn c quan, t chc ch qun di, cú th trỡnh by thnh nhiu dũng Tờn c quan, t chc ban hnh bn trỡnh by bng ch in hoa, cựng c ch nh c ch ca Quc hiu, kiu ch ng, m, c t canh gia di tờn c quan, t chc ch qun; phớa di cú ng k ngang, nột lin, cú di bng t 1/3 n 1/2 di ca dũng ch v t cõn i so vi dũng ch Trng hp tờn c quan, t chc ban hnh bn di cú th trỡnh by thnh nhiu dũng, vớ d: 294 Cỏc quy nh v cỏn b cụng chc, viờn chc v th lu tr B NI V CC VN TH V LU TR NH NC Cỏc dũng ch trờn c trỡnh by cỏch dũng n iu S, ký hiu ca bn Th thc a) S ca bn S ca bn l s th t ng ký bn ti th ca c quan, t chc S ca bn c ghi bng ch s -rp, bt u t s 01 vo ngy u nm v kt thỳc vo ngy 31 thỏng 12 hng nm b) Ký hiu ca bn - Ký hiu ca bn cú tờn loi bao gm ch vit tt tờn loi bn theo bng ch vit tt tờn loi bn v bn kốm theo Thụng t ny (Ph lc I) v ch vit tt tờn c quan, t chc hoc chc danh nh nc (ỏp dng i vi chc danh Ch tch nc v Th tng Chớnh ph) ban hnh bn, vớ d: Ngh quyt ca Chớnh ph ban hnh c ghi nh sau: S: /NQ-CP Ch th ca Th tng Chớnh ph ban hnh c ghi nh sau: S: /CT-TTg Quyt nh ca Thng trc Hi ng nhõn dõn ban hnh c ghi nh sau: S: /Q-HND Bỏo cỏo ca cỏc ban ca Hi ng nhõn dõn c ghi nh sau: S /BC-HND - Ký hiu ca cụng bao gm ch vit tt tờn c quan, t chc hoc chc danh nh nc ban hnh cụng v ch vit Cỏc quy nh v th, lu tr 295 tt tờn n v (v, phũng, ban, b phn) son tho hoc ch trỡ son tho cụng ú (nu cú), vớ d: Cụng ca Chớnh ph V Hnh chớnh Vn phũng Chớnh ph son tho: S: /CP-HC Cụng ca B Ni v V T chc Cỏn b B Ni v son tho: S: /BNV-TCCB Cụng ca Hi ng nhõn dõn tnh Ban Kinh t Ngõn sỏch son tho: S: ./HND-KTNS Cụng ca y ban nhõn dõn tnh t chuyờn viờn (hoc th ký) theo dừi lnh vc húa - xó hi son tho: S: /UBND-VX Cụng ca S Ni v tnh Vn phũng S son tho: S: /SNV-VP Trng hp cỏc Hi ng, cỏc Ban t ca c quan c s dng du ca c quan ban hnh bn v Hi ng, Ban c ghi l c quan ban hnh bn thỡ phi ly s ca Hi ng, Ban, vớ d Quyt nh s 01 ca Hi ng thi tuyn cụng chc B Ni v c trỡnh by nh sau: B NI V HI NG THI TUYN CễNG CHC _ S: 01/Q-HTTCC Vic ghi ký hiu cụng UBND cp huyn, cp xó ban hnh bao gm ch vit tt tờn c quan, t chc ban hnh cụng v ch vit tt tờn lnh vc (cỏc lnh vc c quy nh ti Mc 2, Mc 3, Chng IV, Lut T chc Hi ng nhõn dõn v y ban nhõn dõn nm 2003) c gii quyt cụng Ch vit tt tờn c quan, t chc v cỏc n v mi c quan, t chc hoc lnh vc (i vi UBND cp huyn, cp 296 Cỏc quy nh v cỏn b cụng chc, viờn chc v th lu tr xó) c quan, t chc quy nh c th, bo m ngn gn, d hiu K thut trỡnh by S, ký hiu ca bn c trỡnh by ti ụ s 3, c t canh gia di tờn c quan, t chc ban hnh bn T S c trỡnh by bng ch in thng, ký hiu bng ch in hoa, c ch 13, kiu ch ng; sau t S cú du hai chm; vi nhng s nh hn 10 phi ghi thờm s phớa trc; gia s v ký hiu bn cú du gch chộo (/), gia cỏc nhúm ch vit tt ký hiu bn cú du gch ni (-) khụng cỏch ch, vớ d: S: 15/Q-HND (Quyt nh ca Thng trc Hi ng nhõn dõn); S: 19/HND-KTNS (Cụng ca Thng trc Hi ng nhõn dõn Ban Kinh t ngõn sỏch son tho); S: 23/BC-BNV (Bỏo cỏo ca B Ni v); S: 234/SYT-VP (Cụng ca S Y t Vn phũng son tho) iu a danh v ngy, thỏng, nm ban hnh bn Th thc a) a danh ghi trờn bn l tờn gi chớnh thc ca n v hnh chớnh (tờn riờng ca tnh, thnh ph trc thuc Trung ng; huyn, qun, th xó, thnh ph thuc tnh; xó, phng, th trn) ni c quan, t chc úng tr s; i vi nhng n v hnh chớnh c t tờn theo tờn ngi, bng ch s hoc s kin lch s thỡ phi ghi tờn gi y ca n v hnh chớnh ú, c th nh sau: - a danh ghi trờn bn ca cỏc c quan, t chc Trung ng l tờn ca tnh, thnh ph trc thuc Trung ng ni c quan, t chc úng tr s, vớ d: Cỏc quy nh v th, lu tr 297 Vn bn ca B Cụng Thng, ca Cụng ty in lc thuc Tp on in lc Vit Nam (cú tr s ti thnh ph H Ni): H Ni, Vn bn ca Trng Cao ng Qun tr kinh doanh thuc B Ti chớnh (cú tr s ti th trn Nh Qunh, huyn M Vn, tnh Hng Yờn): Hng Yờn, Vn bn ca Vin Hi dng hc thuc Vin Khoa hc v Cụng ngh Vit Nam (cú tr s ti thnh ph Nha Trang, tnh Khỏnh Hũa): Khỏnh Hũa, Vn bn ca Cc Thu tnh Bỡnh Dng thuc Tng cc Thu (cú tr s ti th xó Th Du Mt, tnh Bỡnh Dng): Bỡnh Dng, - a danh ghi trờn bn ca cỏc c quan, t chc cp tnh: + i vi cỏc thnh ph trc thuc Trung ng: l tờn ca thnh ph trc thuc Trung ng, vớ d: Vn bn ca y ban nhõn dõn thnh ph H Ni v ca cỏc s, ban, ngnh thuc thnh ph: H Ni, ca y ban nhõn dõn thnh ph H Chớ Minh v ca cỏc s, ban, ngnh thuc thnh ph: Thnh ph H Chớ Minh, + i vi cỏc tnh l tờn ca tnh, vớ d: Vn bn ca y ban nhõn dõn tnh Hi Dng v ca cỏc s, ban, ngnh thuc tnh (cú tr s ti thnh ph Hi Dng, tnh Hi Dng): Hi Dng, ca y ban nhõn dõn tnh Qung Ninh v ca cỏc s, ban, ngnh thuc tnh (cú tr s ti thnh ph H Long, tnh Qung Ninh): Qung Ninh, ca y ban nhõn dõn tnh Lõm ng v ca cỏc s, ban, ngnh thuc tnh (cú tr s ti thnh ph Lt, tnh Lõm ng): Lõm ng, 298 Cỏc quy nh v cỏn b cụng chc, viờn chc v th lu tr Trng hp a danh ghi trờn bn ca c quan thnh ph thuc tnh m tờn thnh ph trựng vi tờn tnh thỡ ghi thờm hai ch thnh ph (TP.), vớ d: Vn bn ca y ban nhõn dõn thnh ph H Tnh (tnh H Tnh) v ca cỏc phũng, ban thuc thnh ph: TP H Tnh, - a danh ghi trờn bn ca cỏc c quan, t chc cp huyn l tờn ca huyn, qun, th xó, thnh ph thuc tnh, vớ d: Vn bn ca y ban nhõn dõn huyn Súc Sn (thnh ph H Ni) v ca cỏc phũng, ban thuc huyn: Súc Sn, Vn bn ca y ban nhõn dõn qun Gũ Vp (thnh ph H Chớ Minh), ca cỏc phũng, ban thuc qun: Gũ Vp, Vn bn ca y ban nhõn dõn th xó B Ra (tnh B RaVng Tu) v ca cỏc phũng, ban thuc th xó: B Ra, - a danh ghi trờn bn ca Hi ng nhõn dõn, y ban nhõn dõn v ca cỏc t chc cp xó l tờn ca xó, phng, th trn ú, vớ d: Vn bn ca y ban nhõn dõn xó Kim Liờn (huyn Nam n, tnh Ngh An): Kim Liờn, Vn bn ca y ban nhõn dõn phng in Biờn Ph (qun Ba ỡnh, TP H Ni): Phng in Biờn Ph, - a danh ghi trờn bn ca cỏc c quan, t chc v n v v trang nhõn dõn thuc phm vi qun lý ca B Cụng an, B Quc phũng c thc hin theo quy nh ca phỏp lut v quy nh c th ca B Cụng an, B Quc phũng b) Ngy, thỏng, nm ban hnh bn Ngy, thỏng, nm ban hnh bn l ngy, thỏng, nm bn c ban hnh Cỏc quy nh v th, lu tr 627 Trong trng hp cn chuyn phỏt nhanh, bn i cú th c chuyn phỏt cho ni nhn bng mỏy fax hoc chuyn qua mng, ngy lm vic phi gi bn chớnh i vi nhng bn cú giỏ tr lu tr e) Chuyn phỏt bn mt thc hin theo quy nh ti iu 10 v iu 16 Ngh nh s 33/2002/N-CP ngy 28 thỏng nm 2002 ca Chớnh ph v quy nh ti Khon Thụng t s 12/2002/TT-BCA (A11) ngy 13 thỏng nm 2002 ca B Cụng an Theo dừi vic chuyn phỏt bn i a) Cụng chc, viờn chc th cú trỏch nhim theo dừi vic chuyn phỏt bn i; b) Lp Phiu gi theo dừi vic chuyn phỏt bn i theo yờu cu ca ngi ký bn Vic xỏc nh nhng bn i cn lp Phiu gi n v hoc cỏ nhõn son tho bn xut, trỡnh ngi ký quyt nh; c) i vi nhng bn i cú úng du Ti liu thu hi, phi theo dừi, thu hi ỳng thi hn; nhn li, phi kim tra, i chiu bo m bn khụng b thiu hoc tht lc; d) Trng hp phỏt hin bn b tht lc, khụng cú ngi nhn phi bỏo cỏo Chỏnh Vn phũng x lý iu 22 Lu bn i Mi bn i phi c lu hai bn: bn gc lu ti Vn th c quan, t chc (nờu rừ tờn c quan, t chc) v 01 bn chớnh lu h s cụng vic Bn gc lu ti Vn th c quan, t chc (nờu rừ tờn c quan, t chc) phi c úng du v sp xp theo th t ng ký 628 Cỏc quy nh v cỏn b cụng chc, viờn chc v th lu tr Vic lu gi, bo qun v s dng bn lu bn i cú úng du ch cỏc mc mt c thc hin theo quy nh hin hnh v bo v mt nh nc Vn th cú trỏch nhim lp s theo dừi v phc v kp thi yờu cu s dng bn lu ti Vn th theo quy nh ca phỏp lut v quy nh c th ca c quan, t chc Mc LP H S V GIAO NP H S, TI LIU VO LU TR C QUAN iu 23 Ni dung vic lp h s v yờu cu i vi h s c lp Ni dung vic lp h s cụng vic a) M h s Cn c vo Danh mc h s ca c quan, t chc (nờu rừ tờn c quan, t chc), v thc t cụng vic c giao, cỏn b, cụng chc, viờn chc phi chun b bỡa h s, ghi tiờu h s lờn bỡa h s Cỏn b, cụng chc, viờn chc quỏ trỡnh gii quyt cụng vic ca mỡnh s tip tc a cỏc bn hỡnh thnh cú liờn quan vo h s b) Thu thp bn vo h s - Cỏn b, cụng chc, viờn chc cú trỏch nhim lp h s cn thu thp y cỏc bn, giy t v cỏc t liu cú liờn quan n s vic vo h s; - Cỏc bn h s phi c sp xp theo mt trỡnh t hp lý, tựy theo c im khỏc ca cụng vic Cỏc quy nh v th, lu tr 629 la chn cỏch sp xp cho thớch hp (ch yu l theo trỡnh t thi gian v din bin cụng vic) c) Kt thỳc v biờn mc h s - Khi cụng vic gii quyt xong thỡ h s cng kt thỳc Cỏn b, cụng chc, viờn chc cú trỏch nhim lp h s phi kim tra, xem xột, b sung nhng bn, giy t cũn thiu v loi bn trựng tha, bn nhỏp, cỏc t liu, sỏch bỏo khụng cn h s; i vi cỏc h s cú thi hn bo qun vnh vin, cỏn b, cụng chc, viờn chc phi biờn mc h s y Yờu cu i vi mi h s c lp a) H s c lp phi phn ỏnh ỳng chc nng, nhim v ca c quan, t chc (nờu rừ tờn c quan, t chc), n v hỡnh thnh h s; b) Vn bn, ti liu c thu thp vo h s phi cú s liờn quan cht ch vi v phn ỏnh ỳng trỡnh t din bin ca s vic hay trỡnh t gii quyt cụng vic; c) Vn bn h s phi cú giỏ tr bo qun tng i ng u iu 24 Giao nhn h s, ti liu vo Lu tr c quan, t chc (nờu rừ tờn c quan, t chc) Trỏch nhim cỏn b, cụng chc, viờn chc a) Cỏn b, cụng chc, viờn chc phi giao np h s, ti liu vo Lu tr c quan, t chc (nờu rừ tờn c quan, t chc) theo thi hn c quy nh ti Khon iu ny Trng hp cn gi li h s, ti liu n hn np lu phi thụng bỏo bng 630 Cỏc quy nh v cỏn b cụng chc, viờn chc v th lu tr bn cho Lu tr c quan, t chc (nờu rừ tờn c quan, t chc) bit v phi c s ng ý ca Lónh o c quan, t chc (nờu rừ tờn c quan, t chc) nhng thi hn gi li khụng quỏ 02 nm; b) Cỏn b, cụng chc, viờn chc chuyn cụng tỏc, thụi vic, ngh hng ch bo him xó hi phi bn giao h s, ti liu cho c quan, t chc (nờu rừ tờn c quan, t chc) hoc cho ngi k nhim, khụng c gi h s, ti liu ca c quan, t chc (nờu rừ tờn c quan, t chc) lm ti liu riờng hoc mang sang c quan, t chc (nờu rừ tờn c quan, t chc) khỏc Thi hn np lu h s, ti liu a) Trong thi hn 01 nm k t ngy cụng vic kt thỳc; b) Sau 03 thỏng k t ngy cụng trỡnh c quyt toỏn i vi ti liu xõy dng c bn; Th tc giao nhn Khi giao np h s, ti liu n v, cỏn b, cụng chc, viờn chc phi lp 02 bn Mc lc h s, ti liu np lu v 02 bn Biờn bn giao nhn ti liu Lu tr c quan, t chc (nờu rừ tờn c quan, t chc) v bờn giao ti liu mi bờn gi mi loi mt bn iu 25 Trỏch nhim i vi vic lp h s v giao np h s, ti liu vo Lu tr c quan, t chc (nờu rừ tờn c quan, t chc) Trỏch nhim ca ngi ng u c quan, t chc (nờu rừ tờn c quan, t chc) Hng nm Lónh o c quan, t chc (nờu rừ tờn c quan, t chc) cú trỏch nhim ch o xõy dng Danh mc h s ca Cỏc quy nh v th, lu tr 631 c quan, t chc (nờu rừ tờn c quan, t chc); ch o cụng tỏc lp h s v giao np h s, ti liu vo lu tr i vi cỏc n v thuc phm vi qun lý ca mỡnh Trỏch nhim ca Chỏnh Vn phũng a) Tham mu cho ngi ng u c quan, t chc (nờu rừ tờn c quan, t chc) vic ch o, kim tra, hng dn lp h s v giao np h s, ti liu vo lu tr i vi cỏc n v trc thuc; b) T chc thc hin vic lp h s v giao np h s, ti liu vo lu tr ti n v mỡnh Trỏch nhim ca cỏn b, cụng chc, viờn chc a) Cỏn b, cụng chc, viờn chc cú trỏch nhim lp h s cụng vic c phõn cụng theo dừi, gii quyt; b) Giao np h s, ti liu ỳng thi hn v ỳng th tc quy nh Trỏch nhim ca cụng chc, viờn chc th, lu tr Cụng chc, viờn chc th, lu tr cú trỏch nhim hng dn cỏc n v v cỏn b, cụng chc, viờn chc lp h s cụng vic; giao np h s, ti liu vo Lu tr c quan, t chc (nờu rừ tờn c quan, t chc) theo ỳng quy nh ca Nh nc Mc QUN Lí V S DNG CON DU iu 26 Qun lý du Chỏnh Vn phũng chu trỏch nhim trc ngi ng u c quan, t chc (nờu rừ tờn c quan, t chc) vic qun lý, 632 Cỏc quy nh v cỏn b cụng chc, viờn chc v th lu tr s dng du ca c quan, t chc (nờu rừ tờn c quan, t chc) Lónh o n v chu trỏch nhim trc ngi ng u c quan, t chc (nờu rừ tờn c quan, t chc) vic qun lý v s dng du ca n v (i vi n v cú du riờng) Cỏc du ca c quan, t chc (nờu rừ tờn c quan, t chc), du n v c giao cho cụng chc, viờn chc th qun lý v s dng Cụng chc, viờn chc th c giao s dng v bo qun du chu trỏch nhim trc lónh o n v vic qun lý v s dng du, cú trỏch nhim thc hin nhng quy nh sau: a) Con du phi c bo qun ti phũng lm vic ca cụng chc, viờn chc th Trng hp cn a du c quan, t chc (nờu rừ tờn c quan, t chc) phi c s ng ý ca ngi ng u c quan, t chc (nờu rừ tờn c quan, t chc) v phi chu trỏch nhim v vic bo qun, s dng du Con du phi c bo qun an ton gi cng nh ngoi gi lm vic; b) Khụng giao du cho ngi khỏc cha c phộp bng bn ca ngi cú thm quyn Khi nột du b mũn hoc bin dng, cỏn b, cụng chc, viờn chc th phi bỏo cỏo ngi ng u c quan, t chc (nờu rừ tờn c quan, t chc) lm th tc i du Trng hp du b mt, ngi ng u c quan, t chc (nờu rừ tờn c quan, t chc) phi bỏo cỏo c quan cụng an, ni xy mt du, lp biờn bn Khi n v cú quyt nh chia, tỏch hoc sỏp nhp phi np du c v lm th tc xin khc du mi Cỏc quy nh v th, lu tr 633 iu 27 S dng du Cỏn b, cụng chc, viờn chc th phi t tay úng du vo cỏc bn ca c quan, t chc (nờu rừ tờn c quan, t chc) Ch úng du vo cỏc bn cỏc bn ỳng hỡnh thc, th thc v cú ch ký ca ngi cú thm quyn Khụng c úng du cỏc trng hp sau: úng du vo giy khụng cú ni dung, úng du trc ký, úng du sn trờn giy trng hoc úng du lờn cỏc bn cú ch ký ca ngi khụng cú thm quyn Chng III CễNG TC LU TR Mc CễNG TC THU THP, B SUNG TI LIU iu 28 Giao nhn h s, ti liu vo Lu tr c quan Hng nm cụng chc, viờn chc lu tr c quan, t chc (nờu rừ tờn c quan, t chc) cú nhim v t chc thu thp h s, ti liu ó n hn np lu vo kho lu tr c quan, c th: Lp k hoch thu thp h s, ti liu Phi hp vi cỏc n v, cỏn b, cụng chc, viờn chc xỏc nh nhng loi h s, ti liu cn np lu vo Lu tr c quan Hng dn cỏc n v, cỏn b, cụng chc, viờn chc chun b h s, ti liu v lp Mc lc h s, ti liu np lu Chun b kho v cỏc phng tin bo qun tip nhn h s, ti liu 634 Cỏc quy nh v cỏn b cụng chc, viờn chc v th lu tr T chc tip nhn h s, ti liu, kim tra i chiu gia Mc lc h s, ti liu np lu vi thc t ti liu v lp Biờn bn giao nhn ti liu iu 29 Chnh lý ti liu H s, ti liu ca c quan, t chc (nờu rừ tờn c quan, t chc) phi c chnh lý hon chnh v bo qun kho lu tr Nguyờn tc chnh lý a) Khụng phõn tỏn phụng lu tr; b) Khi phõn loi, lp h s (chnh sa hon thin, phc hi hoc lp mi h s), phi tụn trng s hỡnh thnh ti liu theo trỡnh t theo dừi, gii quyt cụng vic (khụng phỏ v h s ó lp); c) Ti liu sau chnh lý phi phn ỏnh c cỏc hot ng ca c quan, t chc (nờu rừ tờn c quan, t chc) Ti liu sau chnh lý phi t yờu cu: a) Phõn loi v lp h s hon chnh; b) Xỏc nh thi hn bo qun cho h s, ti liu; c) H thng húa h s, ti liu; d) Lp cụng c tra cu: Mc lc h s, c s d liu v cỏc cụng c tra cu khỏc phc v cho vic qun lý v tra cu s dng ti liu; ) Lp danh mc ti liu ht giỏ tr iu 30 Xỏc nh giỏ tr ti liu Phũng/B phn Vn th, Lu tr c quan, t chc (nờu rừ tờn c quan, t chc) cú nhim v giỳp Chỏnh Vn phũng xõy dng Bng thi hn bo qun ti liu trỡnh Lónh o c quan, t Cỏc quy nh v th, lu tr 635 chc (nờu rừ tờn c quan, t chc) ban hnh sau cú ý kin thm nh ca c quan cú thm quyn Vic xỏc nh giỏ tr ti liu phi t c yờu cu sau: a) Xỏc nh ti liu cn bo qun vnh vin v ti liu bo qun cú thi hn bng s nm c th; b) Xỏc nh ti liu ht giỏ tr tiờu hy iu 31 Hi ng xỏc nh giỏ tr ti liu Thc hin theo quy nh ti iu 18 Lut lu tr 2011 iu 32 Hy ti liu ht giỏ tr Thc hin theo quy nh ti iu 28 Lut lu tr 2011 iu 33 Thi hn np lu h s, ti liu vo Lu tr lch s Thc hin theo quy nh ti iu 21 lut Lu tr 2011 Mc BO QUN, T CHC S DNG TI LIU LU TR iu 34 Bo qun ti liu lu tr H s, ti liu cha n hn np lu vo Lu tr c quan, t chc (nờu rừ tờn c quan, t chc) cỏc cỏn b, cụng chc, viờn chc t bo qun v phi m bo an ton cho cỏc h s, ti liu H s, ti liu lu tr n hn np lu phi c giao np vo Lu tr c quan, t chc (nờu rừ tờn c quan, t chc) v trung bo qun kho lu tr c quan, t chc (nờu rừ tờn c quan, t chc) Kho lu tr phi c trang b y cỏc thit b, phng tin cn thit theo quy nh m bo an ton cho ti liu 636 Cỏc quy nh v cỏn b cụng chc, viờn chc v th lu tr Chỏnh Vn phũng cú trỏch nhim ch o thc hin cỏc quy nh v bo qun ti liu lu tr: b trớ kho lu tr theo ỳng tiờu chun quy nh; thc hin cỏc bin phỏp phũng chng chỏy, n, phũng chng thiờn tai, phũng gian, bo mt i vi kho lu tr v ti liu lu tr; trang b y cỏc thit b k thut, phng tin bo qun ti liu lu tr; trỡ cỏc ch bo qun phự hp vi tng loi ti liu lu tr Cụng chc, viờn chc th, lu tr ca c quan, t chc (nờu rừ tờn c quan, t chc) cú trỏch nhim: b trớ, sp xp khoa hc ti liu lu tr; h s, ti liu kho hp (cp), dỏn nhón ghi y thụng tin theo quy nh tin thng kờ, kim tra v tra cu; thng xuyờn kim tra tỡnh hỡnh ti liu cú kho nm c s lng, cht lng ti liu iu 35 i tng v th tc khai thỏc, s dng ti liu Tt c cỏn b, cụng chc, viờn chc trong, ngoi c quan, t chc (nờu rừ tờn c quan, t chc) v mi cỏ nhõn u c khai thỏc, s dng ti liu lu tr vỡ mc ớch cụng v v cỏc nhu cu riờng chớnh ỏng Cỏn b, cụng chc, viờn chc ngoi c quan, t chc (nờu rừ tờn c quan, t chc) nghiờn cu ti liu vỡ mc ớch cụng v phi cú giy gii thiu ghi rừ mc ớch nghiờn cu ti liu v phi c Lónh o c quan, t chc (nờu rừ tờn c quan, t chc) hoc Chỏnh Vn phũng ng ý Cỏ nhõn khai thỏc s dng ti liu vỡ mc ớch riờng phi cú n xin s dng ti liu, chng minh th nhõn dõn hoc h chiu v phi c Lónh o c quan, t chc (nờu rừ tờn c quan, t chc) hoc Chỏnh Vn phũng ng ý Cỏc quy nh v th, lu tr 637 iu 36 Cỏc hỡnh thc t chc s dng ti liu lu tr Thc hin theo quy nh ti iu 32 Lut lu tr 2011 iu 37 Thm quyn cho phộp khai thỏc, s dng ti liu lu tr Thc hin theo cỏc quy nh ti iu 31 v iu 34 Lut lu tr 2011 iu 38 Qun lý vic s dng ti liu lu tr Lu tr c quan, t chc (nờu rừ tờn c quan, t chc) phi cú Ni quy phũng c Ni quy Phũng c bao gm cỏc ni dung cn quy nh sau: a) Thi gian phc v c gi; b) Cỏc giy t c gi cn xut trỡnh n khai thỏc ti liu; c) Nhng vt dng c v khụng c mang vo phũng c; d) Quy nh c gi phi thc hin cỏc th tc nghiờn cu v khai thỏc ti liu theo hng dn ca nhõn viờn phũng c; ) c gi khụng c t ý sao, chp nh ti liu, d liu trờn mỏy tớnh v thụng tin cụng c tra cu cha c phộp; e) Ngoi cỏc quy nh trờn, c gi cn thc hin nghiờm chnh cỏc quy nh cú liờn quan Ni quy ra, vo c quan; Quy nh v s dng ti liu; Quy nh v phũng chng chỏy n ca c quan, t chc 638 Cỏc quy nh v cỏn b cụng chc, viờn chc v th lu tr Cụng chc, viờn chc lu tr c quan, t chc (nờu rừ tờn c quan, t chc) phi lp cỏc S nhp, xut ti liu, S ng ký mc lc h s v s ng ký c gi qun lý ti liu lu tr v phc v khai thỏc ti liu./ TH TRNG C QUAN, T CHC (Ch ký v du) H v tờn CC QUY NH V VN TH, LU TR PHC V CễNG TC THANH TRA NGNH NI V Chịu trách nhiệm xuất GIM C TBT: NGUYễN THị THU Hà Biờn tp: NGễ M HNH BI HU L Trỡnh by: BI HU L Thit k bỡa: TRN HNG MINH S ng ký k hoch xut bn: 1122-2014/CXB/6-338/TTTT S quyt nh xut bn: 06/Q-NXB TTTT ngy 09/6/2014 Mó s: QK 14 HM 14 ISBN: 978-604-80-0679-2