Lời nói đầu Trong kỷ 21, sống làm việc khoa học công nghệ tiên tiến, đại với thành tựu thần kỳ xu toàn cầu hoá kinh tế Xu tác động mạnh mẽ, sâu sắc tới hoạt động kinh tế, trị, văn hoá, xã hội quốc gia Cùng với "bủng nổ thông tin" kỷ 21, dẫn đến nhu cầu gia tăng cha thấy thông tin tất lĩnh vực kinh tế từ Chính phủ (cấp trung ơng cấp địa phơng) đến lĩnh vực t nhân Thông tin đóng vài trò đặc biệt quan trọng đến phát triển đất nớc Chúng ta biết rằng, hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng văn phòng đợc coi nh "cổng gác thông tin" quan Nh vậy, vấn đề đặt để thu nhận, xử lý, quản lý sử dụng thông tin tốt điều kiện quan, đơn vị vừa phải tăng cờng đầu t trang thiết bị công nghệ đại, vừa phải thờng xuyên bồi dỡng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ văn phòng cho cán nhân viên văn phòng Qua trình thực tập Ngân hàng Nông nghiệp phát triển nông thôn Hà Nội (NHNo & PTNT Hà Nội) nh vốn kiến thức tích luỹ đợc nhà trờng, em chọn đề tài " Thực trạng giải pháp hoàn thiện công tác thông tin văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội" Trong trình tìm hiểu, nghiên cứu đề tài này, em đa giải pháp hữu ích nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu hoạt động văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội Đề tài em đợc chia ba chơng chính, bao gồm: Chơng I Cơ sở lý luận văn phòng công tác thông tin hoạt động văn phòng Chơng II Thực trạng công tác thông tin văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội Chơng III Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thông tin văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội CHƯƠNG I sở lý luận văn phòng công tác thông tin hoạt động văn phòng I Lý luận chung công tác thông tin văn phòng Khái niệm, vai trò công tác thông tin Chúng ta đợc chứng kiến chuyển vĩ đại cách mạng khoa học công nghệ lĩnh vực đời sống xã hội Công nghệ thông tin với công nghệ sinh học, công nghệ vật liệu Công nghệ lợng Công nghệ vũ trụ công nghệ đại dơng đợc coi tàu vĩ chở văn minh công nghiệp sang kỷ 21, công nghệ thông tin đợc coi nh ngời điều khiển Sự phát triển xa lộ thông tin liên lạc thu hẹp khoảng cách quốc gia, vùng đơn vị, tổ chức để tìm kiếm lợi ích cho cho nhân loại Thành công hay thất bại đơn vị ngày tuỳ thuộc lớn vào khả chiếm lĩnh đợc lợi thông tin Nh Lênin khẳng định: " Không có thông tin thắng lợi lĩnh vực nào, khoa học, kỹ thuật sản xuất " Trong trình tìm kiếm thông tin lĩnh vực trị, kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng nhà nghiên cứu thống đến khái niệm mang tính khoa học thông tin: " thông tin liệu có ý nghĩa, giúp cho đối tợng tiếp nhận thông tin có đợc định nhằm đạt mục đích mong muốn 2 Hệ thống thông tin Các khái niệm thông tin phản ánh đợc chất,đặc trng thông tin mục tiêu sử dụng thông tin Sơ đồ hệ thống thông tin Hệ thống thông tin thờng xuyên liên tục sở cân đối thông tin đầu vào đầu " Hộp đen" để xử lý thông tin phục vụ hoạt động điều hành quan, đơn vị, văn phòng Hệ thống thông tin quan, đơn vị bao gồm: - Các yếu tố môi trờng tài nguyên Nó đợc coi nh nguồn vô hạn Thông tin vào Thông tin vào Quá trình chuyển đổi Thông tin Thông tin phản hồi Thông tin số " Tệp liệu" mà đơn vị cần bảo quản Nguồn liệu mô tả đầy đủ yếu tố môi trờng, tài nguyên, để sở mà quan, đơn vị nghiên cứu lựa chọn liệu nào? phong phú, đa dạng môi trờng lộn xộn, thiếu trật tự nguồn liệu mà đợc xếp đặt tuân theo quy luật định -Hệ thống thu thập thông tin: Mỗi đơn vị có phận chuyên thu thập thông tin theo liệu khác bao gồm thông tin môi trờng thông tin phản hồi - Hệ thống xử lý thông tin: Thông tin đợc cung cấp đáp ứng yêu cầu sử dụng mà phải phân tích, đánh giá, phối hợp để có thông tin hữu ích Những hoạt động đợc tập hợp thành hệ thống đồng gọi hệ thống xử lý thông tin - Hệ thống lu trữ: Thông tin thu thập đợc sử dụng không hết sử dụng lần, ngời ta cần cất để sử dụng lâu dài cho yêu cầu khác Đồng thời kết chế biến thông tin cần đợc lu trữ để kiểm chứng khả xử lý thông tin định lãnh đạo đề để trì hoạt động quan - Hệ thống truyền tin: Những thông tin thu thập hay chuyển cần đến phơng tiện truyền dẫn Hệ thống truyền tin đơn vị đại hay thủ công, hữu hình vô hình tuỳ thuộc vào mục đích, yêu cầu cung cấp thông tin trình độ phát triển trang thiết bị kỹ thuật đơn vị thời kỳ Nh vậy, quan đơn vị phải tổ chức hợp lý, khoa học phận hệ thống phục vụ tốt hoạt động thông tin đơn vị Phân loại thông tin Do tính chất đa dạng, phong phú thông tin nên phân loại thông tin làm cho công tác thu thập, xử lý, bảo quản sử dụng thông tin gặp nhiều trở ngại Trong thực tế, thông tin đợc sử dụng vào nhiều mục đích khác nhau, tuỳ theo yêu cầu chủ thể tiếp nhận thông tin Nếu không tiếp nhận dẫn đến tình trạng nhầm lẫn thu chuyển phát thông tin, gây lúng túng cho nhà chuyên môn tìm kiếm phơng pháp xử lý, phân tích lu trữ thông tin 3.1 Phân loại thông tin theo kênh tiếp nhận Theo cách phân loại thông tin đợc tiếp nhận từ hai nguồn: - Nguồn thông tin có hệ thống: nguồn thông tin đa đến cho ngời nhận theo thời gian định trớc với thang số quy ớc chung, mang tính phổ cập Những thông tin thờng báo cáo định kỳ phận quan, cấp dớicho cấp Loại thông tin có đặc trng ổn định khoảng thời gian chuyển tải nội dung thông tin Đây loại thông tin phổ biến quan đơn vị dùng để đánh giá kết hoạt động sau kỳ để phục vụ công tác kiểm tra giám sát cấp - Nguồn thông tin không theo định kỳ: thông tin đa đến cho ngời nhận không theo định kỳ, nhằm thông báo kiện diễn không theo quy luật hay nằm dự kiến ngời nhận tin Đặc trng loại thông tin tính bất thờng, nội dung không ổn định, gây lúng túng cho ngời nhận tin Trong hoạt động thờng ngày thông tin thờng cấp chuyển xuống nhằm bổ sung, hoàn thiện kế hoạch có hay cách ứng phó mang tính tình hoàn cảnh định Cũng thông tin từ bên dới cố bất thờng nằm dự kiến, cần có đạo kịp thời cấp 3.2 Phân loại thông tin theo tính chất, đặc điểm sử dụng Thông tin đợc chia thành hai loại: - Thông tin tra cứu: thông tin đa đến cho ngời tiếp nhận nội dung có tính quy ớc, cứ, kinh nghiệm cho hoạt động điều hành - Thông tin thông báo: loại thông tin mang đến cho chủ thể tiếp nhận xác nhận, hiểu biết định vấn đề đó, để họ chủ động đề xuất biện pháp ứng xử hiệu Loại thông tin mang tính không ổn định, không thống 3.3 Phân loại thông tin theo lĩnh vực hoạt động Theo cách thông tin đợc chia thành: - Thông tin kinh tế: thông tin phản ánh trình hoạt động kinh tế nớc Cũng chia nhỏ thành thông tin kinh tế nghành hoạt động: nông nghiệp, công nghiệp, thơng mại, du lịch - Thông tin trị- xã hội: thông tin phản ánh hoạt động tình hình trị xã hội nớc giới Những thông tin tình hình ngày thông tin từ tổng kết trình, kiện, giai đoạn hoạt động Ngoài có: - Thông tin an ninh quốc phòng - Thông tin môi trờng - Thông tin quan hệ quốc tế Mỗi loại thông tin đợc gắn liền với đặc trng lĩnh vực mà lĩnh vực lại tuân theo quy luật vận hành khác nhau, loại thông tin đợc sử dụng cho mục tiêu hoạt động đơn vị Tuỳ theo yêu cầu thu thập, sử dụng thông tin chủ thể mà loại thông tin lại đợc phân chia theo ngành, theo loại sản phẩm hay loại dịch vụ 3.4 Phân loại thông tin theo thời gian - Thông tin khứ: loại thông tin phản ánh kiện xảy đợc dùng làm sở để xây dựng kế hoạch cho tơng lai, đồng thời làm để đánh giá tình hình phát triển thực thể - Thông tin tại: loại thông tin phản ánh trình kết hoạt động thực thể thời điểm cung cấp thông tin Thông tin đợc dùng để phản ánh khả hoạt động thực tế tổ chức hay số lợng, chất lợng hoạt động Thông tin trở thành khứ mà thực thể vận động theo thời gian vợt giới hạn quy định - Thông tin tơng lai: thông tin mô tả vấn đề tơng lai Có thông tin đợc dự báo sở thông tin khứ Thông tin tơng lai cho phép chủ thể xác định đợc hớng vận động, thuận lợi hay khó khăn, vấn đề cần giải tơng lại để chủ động điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện tơng lai Tổ chức công tác thông tin 4.1 Yêu cầu tổ chức công tác thông tin Khối lợng thông tin đơn vị phong phú, đa dạng nhiều phức tạp Nếu thông tin không đợc tổ chức hợp lý, khoa học gây trở ngại lớn cho việc quản lý, sử dụng thông tin, chí làm cho hệ thống thông tin ách tắc Để quản lý, khai thác sử dụng có hiệu thông tin, đơn vị cần tiến hành tổ chức công tác thông tin theo yêu cầu chủ yếu sau: - Thông tin ban đầu phải phù hợp: thông tin từ liệu đợc chuyển đến quan đơn vị gọi thông tin ban đầu Những thông tin mà thờng từ nhiều kênh đến, nen ngời tiếp nhận cần biết thông tin sử dụng đợc, phù hợp với yêu cầu thu thập thông tin Để nậng cao hiệu lực thông tin ban đầu , ta cần xử lý lúc thu thập phân loại theo kênh thích hợp - Đảm bảo thông tin thống nhất: tài liệu thông tin phải đợc lập thành kênh, khối hay tệp ữ liệu tuỳ theo mục đích , yêu cầu sử dụng Việc chia thông tin nhân viên trợ giúp , phục vụ kịp thời cho lãnh đạo có nhu cầu cung cấp thông tin Phân chia thông tin thành khối có tác dụng kiểm soát thông tin nhằm loại bỏ thông tin sai lệch, làm ảnh hởng đến kếy qủa hoạt động quan - Đảm bảo chất lợng thông tin * Chất lợng thông tin đợc phản ánh nhiều tiêu chí khác nh: + Tính xác thông tin: thông tin chất liệu để nhà quản lý phân tích đánh giá tình hình từ đề định ứng xử lĩnh vực hoạt động đơn vị Nếu thông tin sai lệch làm cho kết phân tích không xác từ có kết vội vàng gây hậu xấu đến hoạt động tổ chức +Tính đầy đủ: thông tin muốn phát huy tác dụng nhà quản lý phải đảm bảo đủ lợng Thông tin đầy đủ phải mô tả đợc cách trọn vẹn kiện , trình yếu tố Nếu thiếu loại thông tin làm cho ngời sử dụng thông tin nhậ biết không đầy đủ đối tợng nghiên cứu, dẫn đến hành vi ứng xử sai lệch + Tính hệ thống: không cần đủ lợng mà thông tin phải đợc xắp đặt theo hệ thống logic phản ánh đợc đầy đủ đối tợng nghiên cứu Cung cấp thông tin có hệ thống giúp nhân viên văn phòng tiết kiệm thời gian, chi phí tìm kiếm thông tin + Tính kịp thời: thời đại bùng nổ thông tin yêu cầu tính kịp thời thông tin ngày trở nên xức Có đợc thông tin kịp thời định thắng lợi đơn vị lên đến 50% + Tính đơn giản, dễ hiểu: thông tin đợc cung cấp mà phức tạp dẫn đến tình trạng hiểu sai , làm sai Từ lý nên thông tin chuyển đến ngời sử dụng phải rõ ràng, rành mạch, dễ hiểu, dễ xen, dễ nhớ + Tiết kiệm thông tin: thông tin đợc khai thac từ liệu khác với trữ lợng khác nhau, nên ngời khai thác phải biết khai thác đến mức đủ số lợng, chất lợng, chủng loại thời hạn thông tin Việc khai thác đủ thông tin theo yêu cầu vừa tránh đợc tốn kếm thời gian, chi phí lại vừa đẩm bảo đợc tính kịp thời, tính khoa học Thông tin khai thác đủ với yêu cầu sử dụng tránh đợc rối loạn gây nhiễu thông tin 4.2 Nhiệm vụ công tác thông tin văn phòng: - Thờng xuyên kịp thời nắm bắt tình hình thực kế hoạch nhà nớc, tình hình chấp hành nghị địng Đảng, văn quy phạm pháp luật nhà nớc, tình hình hoạt động quan có liên quan dịa bàn - Tổ chức công tác thông tin giúp lãnh đạo xử lý thông tin - Thông tin cho đối tợng biết tình hình chung diễn biến kinh tế văn hoá, xã hội, an ninh, quốc phòng, đối ngoại -Đôn đốc quan chuyên môn thực hiệnu chế độ thông tin báo cáo định kỳ theo quy định thời gian có nhận xét, kiến nghị Quy trình hoạt động công tác thông tin - Xây dựng tổ chức nguồn tin: xuất phát từ nhu cầu thông tin để xây dựng tổ chức nguồn tin Đây vấn đề khó, phức tạp liên quan đến nhiều cấp, nhiều ngành nhiều ngời hệ thống tổ chức Tuy nhiên, "cửa ải" ban đầu công tác thông tin - Thu thập thông tin: việc thu thập thông tin đợc tiến hành theo nhiều kênh khác nh: + Kênh thông tin theo ngành từ xuống từ dới lên + Kênh thông tin theo ngành cấp, quan phạm vi quốc gia, quốc tế + Kênh thông tin nội quan, đơn vị + Kênh thu thập thông tin qua hệ thống báo cáo + Kênh thông tin qua hội họp, giao ban + Kênh thông tin qua giao tiếp với dân, với sở + Kênh thông tin tra cứu, thông báo, văn pháp lý, quy định nhà nớc trình hoạt động quản lý - Phân tích xử lý thông tin : Đây việc vận dụng sáng tạo óc ngời để phân tích, đánh giá nguồn tài liệu, số lợng thông tin thu nhận đợc Yêu cầu khâu xử lý thông tin tổng hợp để tài liệu, số liệu phản ánh đợc tình hình, xác định chất, tợng chúng Muốn đạt đợc yêu cầu trên, phải tiến hành số thao tác cụ thể nh: + Kiểm tra tính xác, tính hợp lý tài liệu + Hệ thống, chỉnh lý, tổng hợp phân tích số liêu, tài liệu Mục tiêu trình xử lý thông tin, đa giải pháp, phơng án cho quy định quản lý đợc thực dới hình thức kiến nghị, đề xuất sáng kiến giải quyết, cao làm cứ, định hớng để ngời lãnh đạo quản lý ban hành văn quản lý hoạt động tổ chức Đó tiền đề nội dung mệnh lệnh, định, thị, thông tin quản lý điều hành - Cung cấp, phổ biến thông tin : Thông tin phải đợc phổ biến nhanh chóng, kịp thời đến đối tợng hình thức thích hợp nh truyền đạt hội nghị, hội ý, bàn giao, phổ biến trực tiếp với sở, phổ biến qua nguồn tin đại chúng, báo đài - Bảo quản lu trữ thông tin : Mục đích quy trình kéo dài thời gian sử dụng nguồn tin không để phục vụ cho nhà quản lý định mà cần để kiểm chứng thông tin, bổ sung cho thông tin khác mà không lần mà nhiều lần Do vậy, tài liệu thông tin phải đợc bảo quản, lu trữ cẩn thận theo phơng pháp khoa học khác nh: lu trữ kiện vào máy tính, vào phim ảnh xếp ngăn nắp trật tự vào cặp, giá, tủ để cần tìm đợc Qua lý luận văn phòng công tác thông tin hoạt động văn phòng, thấy đợc đóng góp trực tiếp thông tin khó đo lờng hết kinh tế lẫn xã hội Một nguyên lý nhận thấy khối lợng thông tin khổng lồ cần để vận hành máy quản lý kinh tế Vơi tăng yêu cầu thông tin định việc thu nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin làm cho văn phòng ngày có vị trí quan trọng kinh tế Văn phòng phải gắn liền với hoạt động thông tin văn phòng đợc coi nh " Cổng gác thông tin" quan tất thông tin đến hay đợc thu thập, xử lý, chuyển phát văn phòng Từ thông tin tiếp nhận ( bên nội bộ) văn phòng phân loại thông tin theo kênh thích hợp để chuyển tải hay lu trữ Đây hoạt động quan trọng quan, liên quan đến thành bại hoạt động tổ chức nên văn phòng phải tuân theo quy định, nghiêm ngặt văn th - lu trữ thu nhận, xử lý, bảo quản chuyển phát thông tin Nếu thông tin đợc thu thập đầy đủ, kịp thời, đợc xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý lãnh đạo có đợc định hữu hiệu, không định họ không hiệu quả, ảnh hởng xấu đến mục tiêu đơn vị thông tin văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội Chơng II Thực trạng công tác thông tin văn phòng NGÂN HàNG NÔNg NGHIệP Và PHáT TRIểN NÔNG THÔN Hà Nội A Khái quát chung NGÂN HàNG NÔNG NGHIệP Và PHáT TRIểN NÔNG THÔN Hà Nội I Vài nét trình hình thành NGÂN HàNG NÔNH NGHIệP Và PHáT TRIểN NÔNG THÔN Hà Nội Chi nhánh NHNo & PHNT Hà Nội (viết tắt: Chi nhánh NHNo & PNTN Hà Nội) đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trực thuộc NHNo & PHNT Việt Nam đợc thành lập theo định Số 51/QĐ - NHNN ngày 27/6/1998 Thống đốc Ngân hàng Việt Nam Theo định chi nhánh NHNo & PHNT Hà Nội đại diện uỷ quyền NHNo & PHNT Việt Nam có quyền tự chủ kinh doanh theo phân cấp ngân hàng nhà nớc, chịu ràng buộc nghĩa vụ quyền lợi Ngân hàng nhà nớc Trụ sở chi nhánh NHNo & PHNT Hà Nội đặt số 77 Lạc Trung - Quận Hai Bà Trng - Hà Nội Trong ngày đầu thành lập, Ngân hàng gặp phải nhiều khó khăn trình chuyển dịch từ kinh tế theo chế tập trung bao cấp sang kinh tế thị trờng Sau 15 năm hoạt động kinh doanh, Ngân hàng đạt đợc thành tựu to lớn, góp phần vào nghiệp chung, xây dựng kinh tế Giám đốc vững mạnh cho thủ đô Hà Nội Trải qua nhiều thử thách Ngân hàng ngày lên khẳng định chỗ đứng hệ thống Ngân hàng Việt Nam II Cơ cấu tổ chức Qua 15 năm hoạt động, với phát triển liên tục, Ngân hàng Phó giám đốc Phó giám đốc ý đầu t thêm trang thiết bị, cải tạo, nâng cấp sở vật chất có, trẻ hoá đội ngũ cán bộ, đào tạo nâng cao trình độ cán công nhân viên (CBCNV), mở rộng phòng ban; Hiện NHNo & PHNT Hà Nội hoạt động với phòng ban có 165 CBCNV dới đạo quản lý Giám đốc, phó Giám đốc Phòng kế toán Phòng kiểm soát Phòng kinh doanh Phòng kế hoạch Phòng hành Phòng toán quốc tế Phòng tổ chức cán Phòng ngân quỹ Phòng vi tính thông tin văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội * Phổ biến thông tin : khâu nhằm chuyển phát thông tin đến dói tợng liên quan cách kịp thời, xác , đầy đủ Hiện nay, văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội sử dụng nhiều hình thức truyền tin nh: truyền tin văn bản, truyền qua báo cáo hàng ngày, hàng tuần , tháng, quý, năm văn phòng truyền đạt qua họp giao ban hội nghị Việc sử dụng hình thức phổ biến thông tin khác đòi hỏi ngời cán văn phòngcần phải có kiến thức nhiều mặt nh khả lập kế hoạch, khả trình bày, diễn đạt vấn đè Thực tế cho văn phòng thực tốt nhiệm vụ đợc giao * Bảo quản lu trữ thông tin : nhiệm vụ quan trọng đòi hỏi ngời lãnh đạo phải trọng đến vấn đề trang bị sở vật chất kỹ thuật cần thiết cho công tác lu trữ Tuy nhiên, kinh phí đầu t cho trang thiết bị lu trữ bảo quản hạn hẹp dẫn đến việc kéo dài tuổi thọ tài liệu bị hạn chế Vì vậy, ngân hàng cần trang bị thêm số thiết bị bảo quản an toàn, kéo dài tuổi thọ tài liệu Việc đòng nghĩa với việc áp dụng CNTT vào công tác lu trữ quan Nhìn chung, công tác thông tin văn phòng ngân hàng tơng đối tôt đảm bảo lợng thông tin đầy đủ, xác, kịp thời phục vụ cho lãnh đạo việc quản lý quan Nhng xét vè khía cạnh khác thấy Môi trờng công tác cha phát huy hết đợc chức nhiều yếu tố nh: nhận thức cán nhân viên văn phòng chuyên môn, yêu cầu cán thông tin thời đại cha đầy đủ Để công tác ngày trở nên đắc lực việc trợ giúp lãnh đạo văn phòng phải quan tâm đổi nâng cao chấttin lợng thông tin thời gian tới văn phòng Thông Thông tin đầu vào đầu Sơ đồ hệ thống thông tin văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội Công tác thông tin đóng vai trò quan trọng hoạt động ngân hàng Văn phòng Lãnh đạo Các phòng ban 20 thông tin văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội Sơ đồ hệ thống thông tin văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội Thông tin đầu vào đợc truyền tới các"trung tâm" tiếp nhận, xử lý, phân loại để làm "nguyên liệu" cho hoạt động quản lý, điều hành tổ chức Văn phòng truyền đạt thông tin thị phòng ban biểu soạn thông tin từ quan sát đợc sau phân tích liệu tổng hợp thông tin để chọn lựa thông tin cần thiết để mã hoá trớc chuẩn bị truyền Thông tin sau đợc truyền ngời nhận nhận bảo thông tin để giải mã Khi nhận thông tin tiến hành xử lý công việc theo nội dung thông tin phòng ban phải hồi lại với văn phòng để văn phòng báo cáo lại kết với ban giám đốc Công tác xây dựng tổ chức nguồn tin ngân hàng đợc tiến hành theo nhiều kênh khác đảm bảo cho việc phân tích, xử lý thông tin đợc xác, rõ ràng Các thông tin quan trọng đợc phổ biến nhanh chóng, kịp thời đến phòng ban nhiều hình thức khác Hiệu hoạt động công tác thông tin văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội * Ưu điểm: - Trong năm gần nhờ thực tốt công tác thông tin văn phòng, văn phòng giúp lãnh đạo ngân hàng nắm bắt đợc chủ trơng, sách Đảng, nhà nớc ngân hàng cấp cách kịp thời để có phơng án kinh doanh đem lại hiệu cao xây dựng quan ngày tốt - Văn phòng giúp lãnh đạo có đợc thông tin đầy đủ, xác thiệt hại thiên nhiên gây cho ngời dân, làm giảm bớt thiệt hại cho 21 thông tin văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội nông dân cho ngân hàng (vì nông dân ngời nghèo đối tợng phục vụ NHNo & PTNT Hà Nội) - Văn phòng thờng xuyên tổng hợp, báo cáo nhanh, thực tốt chơng trình công tác tuần, tháng, quý giúp lãnh đạo quản trị, điều hành hoạt động ngân hàng - Văn phòng tạo đợc mối quan hệ tốt phối hợp nhịp nhàng với tất phòng ban trung tâm, tạo thành khối thống Từ tạo điều kiện cho thông tin đợc luân chuyển - Các CBNV tham gia công tác thông tin ngời có lực, nhiệt tình với công việc, có tinh thần trách nhiệm cao đẩy nhanh đợc tiến độ thông tin đem lại hiệu cao - Đã chuẩn bị sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị giúp ngân hàng công tác mở rộng thêm chi nhánh năm vừa qua * Nhợc điểm: - CBNV làm công tác thông tin ( nhân viên văn th) có ngờivà cha đợc đào tạo chuyên môn, trang bị vật chất kỹ thuật công tác thiếu thốn, phơng tiện tính toán, truyền tin, xử lý tin cha đồng - Trang thiết bị phục vụ hoạt động thông tin cha đợc đồng Mỗi phòng ban đợc trang bị máy vi tính (riêng phòng vi tính phòng kinh doanh đợc trang bị đầy đủ máy cho cán nhân viên) - Công tác văn th lu trữ cha đợc tổ chức khoa học - Cha có quy định thống thể chế hoá công tác thông tin cha có quy chế chặt chẽ chế độ báo cáo, cha có quy định rõ ràng, cụ thể ngời chịu trách nhiệm cung cấp tài liệu thông tin - Hiện thông tin Ngân hàng đợc tất phòng ban đơn vị thu thập Các phòng ban thu thập loại thông tin có liên quan tới công việc tự xử lý để đa ý kiến đóng góp cho lãnh đạo Nh làm cho việc thu thập thông tin quan tản mạn, cha có tập trung đầu mối văn phòng, điều gây khó khăn cho công tác quản lý thông tin văn phòng * Nguyên nhân: Những vấn đề yếu công tác thông tin văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội có nguyên nhân chủ quan khách quan 22 thông tin văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội Trình độ phát triển hoạt động thông tin nớc ta nhiều yếu kém, lạc hậu cha đáp ứng kịp thời với nớc khu vực giới Nguyên nhân khách quan: - Các quan, đơn vị quy định thống hoạt động thông tin nội - Các quan quản lý nhà nớc từ Trung ơng đến địa phơng, ngành lĩnh vực đơn vị không thống quy định nguyên tắc quản lý, sử dụng truyền phát thông tin ngành, cấp cụ thể gây lúng túng cho ngời nhận ngời chuyển phát thông tin Ngoài nguyên nhân kể trên, công tác thông tin ngân hàng bị nguyên nhân chủ quan tác động - Ban lãnh đạo CBNV ngân hàng cha nhận thức đầy đủ tầm quan trọng văn phòng hoạt động thông tin văn phòng - Cán kỹ thuật lĩnh vực hoạt động thông tin cha đợc đào tạo, bồi dỡng cho tơng xứng với yêu cầu phát triển thông tin nhanh, đại nh - Trang thiết bị phục vụ hoạt động thông tin cha đợc nâng cấp, đổi kịp thời Mục tiêu phát triển công nghệ NHNo & PTNT Hà Nội - Ban giám đốc NHNo & PTNT Hà Nội có kế hoạch cho việc phát triển hệ thống thông đa chiều nhằm thu hút thông tin từ nhiều nguồn khác tạo khả linh hoạt công tác quản lý Một phát triển nhiều máy tính trạm cuối đợc tạo sẵn Các phần mềm trở lên dễ dàng cho ngời sử dụng có tính linh động cao Việc phát triển mạng cục cải tiến truyền thông nội - Mục tiêu đặt ban giám đốc NHNo & PTNT Hà Nội sở liệu Ngân hàng nối vào sở liệu thơng mại Một thuận lợi phơng tiện cho phép kinh doanh có hiệu sở liệu thơng mại trở lên toàn diện chuyên môn hoá Kết mục tiêu phần lớn hệ thống trực tiếp nhập liệu tự động thông qua việc điều hành chi nhánh ngân hàng đợc kiểm tra thờng xuyên 23 thông tin văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội - Phát triển hệ thống truyền thông u tiên hàng đầu ban giám đốc NHNo & PTNT Hà Nội Thông qua thông tin thơng mại việc truyền thông có chức đạt đợc mục đích cách khai thác khả nhân viên Khuyến khích ban giám đốc thông tin thờng kỳ hay bất thờng phải đợc truyền thông để phận chức hoàn thành tốt công việc Thông tin tạo điều kiện cho đạt đợc mục tiêu chiến lợc điều hành ngân hàng thông qua quy trình hành quản trị để ngày làm trơn tru hoạt động ngân hàng thời kỳ 24 thông tin văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội Chơng III Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thông tin văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội Công tác văn phòng thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung hoạt động tổ chức Nếu xem xét công tác theo quan điểm hệ thống thì: đầu vào bao gồm hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý sử dụng toàn hoạt động thông tin kinh tế, trị, xã hội , hành chính, môi trờng theo phơng án sử dụng khác nhằm thu đợc kết tối u hoạt động đơn vị Còn đầu hoạt động phân phối, truyền tải, thu xử lý thông tin phản hồi nội bên đơn vị theo yêu cầu lãnh đạo Toàn hoạt động góp phần hoàn thiện bớc công tác tổ chức điều hành thông tin , hay nói cách khác không ngừng củng cố hoạt động văn phòng quan đơn vị Nền kinh tế xã hội ngày phát triển, đặt yêu cầu xúc củng cố, kiện toàn công tác thông tin Để công tác mang lại hiệu , chủ thể cần đánh giá tình hình công tác thông tin thuộc lĩnh vực , phạm vi phụ trách Nhng thực tế , có nhiều quan dơn vị cha nhận thức đầy đủ chức nhiệm vụ văn phòng Họ đơn hiểu xem công việc văn phòng công việc có liên quan đến bàn giấy, tiếp tân, nhạn công văn giấy tờ, làm nhng việc không cần chuyên môn.mà không thấy từ công việc tởng nh đn giản tạo thành hệ thống giúp lãnh đạo việc quản lý, điều hành quan , đơn vị Từ việc không tên , công việc giấy tờ nh nhận chuyển công văn, giấy tờ,nếu cán văn phòng làm tốt theo quy định cấp tạo thuận tiện công việc ngời lãnh đạo phận quan Nhờ có máy văn phòng công việc có liên quan đến thông tin , văn th , lu trữ, hậu cần, giao tiếp, nhân quan đợc thực cách đầy đủ thống Cũng nh quan, đơn vị công tác thông tin văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội cha đợc quan tâm, ý đầy đủ Mặc dù văn phòng thông tin chất liệu cuả trình quản lý thông tin định đén thành bại tổ chức, mà công tác văn phòng lại gắn liền với 25 thông tin văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội hoạt động thông tin Do đòi hỏi cấp thiết phải nâng cao chất lợng công tác thông tin đạt đợc hiệu trình quản lý , điều hành văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội phải quan tâm đến vấn đề sau để hoàn thiện công tác thông tin Hoàn thiện thể chế hoạt động thông tin : Văn phòng tồn phát triển gắn liền với hoạt động thông tin Trong , muốn tổ chức tốt hoạt động phải không ngừng củng cố máy văn phòng , việc làm thiết thực nhằm thực hiẹn tốt nhiệm vụ văn phòng Vì văn phòng đầu mối thu nhận chuyển phát thông tin phục vụ lãnh đạo giúp lãnh đạo định xác , kịp thời Điều đòi hỏi cabs nhà nớc có thẩm quyền cần nghiên cứu, ban hành dịnh chế hoạt động thông tin cho nghành , cấp nớc nhằm tạo nên tính đồng trình thực công tác này.Trong cần qui định thống : * Hình thức văn : Đối với văn phòng lãnh đạo muốn ban hành văn đòi hỏi trớc tiên vaen phải có đầy đủ cacs yếu tố thể thc văn ; nội dung, hình thức phải cụ thể mạch lạc , văn phải có thẩm quyền ngời đợc uỷ quyền kíđể thể tính pháp lí cho văn , sau kí thiết phải đóng dấu quan để dảm bảo tính pháp lí tính xác cho văn Khi đóng dấu vào văn phải rõ ràng , ngấn phải sử dụng mực dấu theo qui định nhà nớc Nhng thực tế việc kiểm tra yếu tố thể thức văn việc đóng dấu văn bị cán văn th lơi lỏng thờng mang tính hình thức Nguyên nhân chủ yếu cán văn phòng thiếu ngời phaỉ kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ * Kì hạn báo cáo phải có qui định rõ ràng chơng trình giao ban , báo cáo định kì ,theo thời gian ,báo cáo tổng kết Phải đảm bảo tính khẩn tr ơng , nghiêm túc , xáo báo cáo thời gian báo cáo Nội dung báo cáo phải với cấp, nghành theo qui định * Chất lợng thông tin báo cáo : Nội dung báo cáo phải phản ánh tình trạng thực tế cách xác đầy đủ hệ thống hợp pháp Tránh tình trạng mặt tốt đợc đề cao , mặt cha tốt bị né tránh làm cho lãnh đạo có nhận thức không đầy đủ , xác hoạt động quan Vì báo cáo sở để nhà lãnh đạo phân tích đánh giá tình hình, từ xây dựng phơng 26 thông tin văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội án kinh doanh thời gian Bên cạnh , lãnh đạo phải thờng xuyên kiểm tra, đôn đốc hoạt động thông tin sở Việc kiểm tra đợc thực dới nhiều hình thức nh: kiểm tra đột xuất kiểm tra có thông báo, kiểm tra trực tiép hay kiểm tra gián tiếptuỳ theo yêu cầu thời gian, phơng pháp kiểm tra, đối tợng tác động công tác điều tra Hiện đại hoá công tác thông tin: Hoạt động công tác thông tin : Trong thời gian gần đây, thờng xuất từ ngữ văn phòng điện tử để mô tả văn phòng đại Để tăng cờng hiệu hoạt động văn phòng thời đại ngời ta cần xây dựng văn phòng điện tử để hỗ trợ cho công tác thông tin Cuộc cách mạng CNTT diễn sôi dộng tác đọng sâu sắc trực tiếp đến mặt hoạt dộng kinh tế xã hội quốc gia giới, mở thời kỳ phát triển nhân loại bớc vào kỷ 21 Nội dung chủ đạo bớc chuyển biến lần phát triển từ văn minh công nghiệp tiến lên văn minh thông tin trí tụê, mà sở phát triển từ kinh tế công nghiệp truyền thống sang kinh tế trí thức Về , bớc chuyển biến đợc nảy sinh đợc thực iện chủ yếu nớc có kinh tế công nghiệp phát triển Tuy nhiên, tác động chuyển biến vĩ đại lan toả nhanh chóng đến khắp nớc giới Xu tạo hội to lớn đồng thời tạo thách thức gay gắt cho nớc phát triển tìm đờng công nghiệp hoá- đại hoá kinhtế xã hội CNTT bao gồm tất hoạt động công nghệ chứa đựng nội dung xử lý thông tin phơng tiện điện tử , từ việc thu thập, lu trữ, truyền dẫn đến sử dụng thông tin lĩnh vực sản xuất, kinh tế đời sống ngời Với tiến nhanh chóng kỳ diệu kỹ thuật máy tính kỹ thuật viễn thông vài thập niên gần đây, CNTT thực thâm nhập rộng khắp vào mặt hoạt động ngời Công nghệ đa đến nhiều biến đổi to lớn với kinh tế nói chung biến đỏi đến hoạt động văn phòng nói riêng Vì vậy, ngân hàng phải hiểu vị trí tơng lai họ phụ thuộc cách dịnh vào việc liệu họ có tận dụng đợc CNTT để phát triển cách nhanh chóng lực đổi hoạt động kinh doanh hay không 27 thông tin văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội Trong công tác văn phòng có nhiều loại công việc, công việc cần phải đợc giải nhanh chóng , xác kịp thời đảm bảo chức tham mu giúp việc cách hiệu Do đó, việc ứng dụng CNTT vào công tác văn phòng đòi hỏi cấp thiết công cải cách hành * Hiện đại hoá công tác thu thập, xử lý, phổ biến lu trữ thông tin : Với xu toàn cầu hoá nhanh chóng nay, quan đơn vị phải trang bị cho văn phòng sở vật chất kỹ thuật iện đại nh: máy vi tính, máy fax, máy photo, máy inlà thiết bị mà quan phải trang bị cho văn phòng Việc trang bị đầy đủ thiết bị góp phần to lớn vào hoạt động khai thác thông tin mang lại thông tin có đọ xác caovà tiết kiệm tối đa thời gian , công sức cho cán văn phòng Nhờ ứng dụng CNTT nh lắp đặt máy vi tính có nối mạng hệ thống trợ giúp quản lý công việc thờng ngày đơn vị chức năng, bao gồm theo dõi công văn, tài liệu đến, xử lý theo dõi trình xử lý công việc, trao dổi, lu trữ, quản lý cán lãnh đạo công chức quan Đối với công tác thông tin cần có hệ thống thông tin quản lý nhằm mục đích thu thập, lu trữ, xử lý cung cấp thông tin phục vụ công tác đạo, điều hành thực hiệ nhiệm vụ chuyên môn nghiệp vụ công chức, trự giúp việc định quản lý lãnh đạo * Hiện đại hoá công tác văn th lu trữ: - Công tác văn th: Trớc đây, ngày cán văn th phải giải nhiều công việc có liên quan đến giấy tờ nh: định, thị, thông báo điều mang lại hiệu cha cao Vì vậy, yêu cầu đại hoá công tác trở thành tiền đề đảm bảo cho công tác quản lý quan áp dụng phơng tiện tin học hoá tự động hoá nhằm đáp ứng yêu cầu quan trọng công tác văn th Đó đảm bảo thông tin nhanh chóng cho cán lãnh đạo, để giúp lãnh đạo định kịp thời, xác, đắn Việc sử dụng tin học cho phép nâng cao suất lao động cán vân th lên nhiều.Văn phòng đợc trang bị nhiều thiết bị 28 thông tin văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội phục vụ cho hoạt động nh: máy photocopy siêu tốc 120 tờ/phút, máy đóng dấu công văn, ngày tháng công văn công văn đến, máy đọc quang học Soạn thảo văn máy vi tính trở nên đơn giản, xác văn thông tin quan trọng văn phòng quan Đây phơng tiện quan trọng để truyền đạt chủ trơng , sách đảng , pháp luật nhà nớc đến quan , công dân Làm tốt công tác soạn thảo văn góp phần không nhỏ việc nâng cao hiệu suất ngời cán văn phòng Việc soạn thảo văn máy dễ dàng lu lại , bổ sung sửa chữa nên tiết kiệm đợc nhiều thời gian Hiện có nhiều phần mềm để ứng dụng cho việc soan thảo văn bảnvà lu trữ nh: Microsoft Word, MS Access, MS Exel - Công tác lu trữ: toàn công việc đợc thực nhằm đảm bảo giữ gìn nguyên vẹn , lâu bền an toàn tài liệu công tác nhằm đảm bảo công tác cung cấp cho quan thông tin cần thiết phục vụ hoạt động quan Để đại hoá công tác lu trữ trớc hết phải : + Đổi nhận thức : nhận thức đày đủ vai trò công tác lu trữ hoạt đọng quản lý quan , đơn vị + Hiện đại hoá công tác lu trữ sở trang bị phơng tiện kỹ thuật đại nhằm tin học hoá công tác lu trữ Hiện với phơng tiện kỹ thuật công nghệ đại nh: Micro film, băng từ , đĩa mềm, đĩa cứng, CD Rom, với máy tính đợc nối mạng Internet, tài liệu lu trữ quan , quốc gia (trừ tài liệu mật) đợc lu thông , trao đổi , phục vụ nhanh chóngcho việc su tầm, nghiên cứu Tóm lại, đại hoá công tác thông tin văn phòng tất yếu khách quan, nhiện vụ quan trọng thời điểm nay, đại hoá công tác thông tin đòi hỏi phải đổi toàn diện tất mặt Đào tạo, bồi dỡng cán bộ, nhân viên: Đối với văn phòng việc trang bị đầy đủ phơng tiện kỹ thuật đại cho hoạt động thông tin phần quan trọng nội dung kiện toàn công tác đơn vị, phần định thành công công tác phải ngời quản lý vân hành phơng tiện kỹ thuật 29 thông tin văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội Nhận thức đợc điều , lãnh đạo ngân hàng tạo điều kiện cho cán nhân viên đợc đào tạo, bồi dỡngnâng cao trình đọ khoa học khả sở dụng trang thiết bị đại Nhng thực tế cán làm công tác thông tin cha đợc ý đào tạo, bồi dỡngcho tơng xứng Do lãnh đạo cần phải quan tâm đào tạo, bồi dỡng mặt cho cán thông tin * Bồi dỡng nghiệp vụ thu nhận, xử lý, lu trữ, chuyển phát thông tin : Với cán làm công tác thông tin việc trứơc tiên phải đợc đào tạo, bồi dỡng cách đầy đủ khoa học nghiệp vụ thu, xử lý, lu trữ, chuyển phát thông tin nhằm đem lại hiệu cho hoạt động văn phòng Nhu cầu xử lý thông tin quan phụ thuộc vào cấu trúc tổ chức, hình thức quản lý yêu cầu theo luật định để tạo thông tin Các quan tơng lai cần nhiêug thông tin họ phát triển kỹ quản trị dựa theo việc sử dụng thông tin mức đọ ngày tăng Do đó, đòi hỏi nhà quản trị tơng lai chắn phải sáng tạo chủ động mối liên hệ với công nghệ Thực tế cho thấy việc nâng cao nhận thức tầm quan trọng, tính chất công việcmà cán thông tin phải làm điều tối cần thiết Nó giúp nhà lãnh đạo có đợc thông tin cần thiết để xây dựng kế hoạch hoạt động, chơng trình công tác trọng tâm * Đào tạo, bồi dỡng nghiệp vụ sử dụng điều phối thông tin : Thông tin thu đợc dòi hỏi ngời cán thông tin phải sử dụng điều phối cho phù hợp có hệ thôngs, tránh tình trạng thông tin bị chồng chéo gây khó khăn cho nhà lãnh đạo muốn định Việc sử dụng thông tin không với công việc dẫn đến hậu to lớn Cán thông tin nên xây dựng phơng pháp kênh để điều phối thông tin cách kiệu quả, xác * Đào tạo, bồi dỡng nghiệp vụ sử dụng phơng tiện kỹ thuật CNTT: Với việc phát triển mạnh mẽ CNTT nh ngày nay, đa phần quan đơn vị cố gắng đa thành ứng dụng vào hoạt động tổ chức Việc trang bị thiết bị đại yếu tố then chốt , quan trọng Nhng vấn đè quan trọng ngời vận hành máy móc thiết bị đó, sử dụng thành nh nào? Nếu quan đơn vị lo đến việc trang bị thiết bị đại dẫn đến tình trạng khạap khiễng, tốn lãng 30 thông tin văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội phí Bởi đổi kỹ thuật diễn nhanh vận dụng quan Vì vậy, việc đào tạo, bồi dỡng ngời cho phù hợp với trang thiết bị đại điều kiện quan trọng quan Chính vậy, để hoạt động quan ngày đem lại hiệu cao nhằm đáp ứng kịp thời với thách thức cuả công công nghiệp hoá, đại hoá đất nớc đòi hỏi quan đơn vị phải thoả mãn yêu cầu xúc hoạt động phai không ngừng nâng cao, củng cố, kiện toàn công tác thông tin Phải mạnh dạn cải tiến mặt cha đợcvà phát huy mặt đợc để quan đon vị ngày lớn mạnh Tổ chức văn phòng khoa học: Trong quan đơn vị văn phòng phận hoạt động nhằm giúp đỡ lãnh đạo đơn vị thông qua nhiệm vụ trợ giúp tham mu, vừa gắn với phận khác nhiệm vụ kiển tra, đôn đốc, lại vừa tự tổ chứcquản lý lấy hoạt động cho phù hợp với hoạt động Vì , để văn phòng hoạt động đem lại hiệu quả, chất lợng cao quan đơn vị phải tổ chức đợc công tác văn phòng cách khoa học Việc tổ chức văn phòng khoa học tạo tiền đề phát triển cho quan đơn vị Sự tổ chức phải phụ thuộc vào nhiều yếu tố nh quuy mô, lĩnh vực hoạt độngđể có xây dựng tổ chức - Trớc hết phải bố trí cán nhân viên cho phù hợp với yêu cầu đặt văn phòng , họ phải ngời có trình độ, coá khả đáp ứng đợc đòi hỏi công việc, nhiệt tình sáng tạo Riêng với hoạt động thông tin văn phòng cán làm công tác cần phải có sợ tuyển chọn, đào tạo, bố trí cho hợp lý Vì họ nguồn cung cấp thông tin đa phơng án lựa chọn cho lãnh đạo việc định quản lý Nhng thực tế cán thông tin ngân hàng cha có điều kiện để phát huy hết khả mình, ngân hàng cha trọng đến công tác , công tác thông tin phục vụ lãnh đạo thờng phận, phòng ban trực tiếp cung cấp thông qua văn phòng Cho nên, cán thông tin thờng xuyên phải làm công việc không với chuyên môn Do vậy, yêu cầu đặt lãnh đạo văn phòng ngân hàng cần phải bố trí công việc cách hợp lý, khoa học Có nh phát huy hết khả cán nhân viên văn phòng 31 thông tin văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội - Một vấn đề đặt phải bố trí đợc làm việc1 cách khoa học Điều giúp cho công việc văn phòng đợc thực cách linh hoạt Văn phòng với hoạt động phải đợc trang bị thiết bị phục vụ cho công việcphải đợc bố trí cách họp lý Thực tế văn phòng ngân hàng đợc xắp xếp cha hoàn toàn hợp lý văn phòng đợc chia làm phòng bàn làm việcđợc xắp xếp gần tạo khó khăn lại, máy điện thoại phục vụ văn phòng cha đầy đủ nên vấn đề liên lạc phổ biến thông tin với phòng ban nhiều thời gian Nếu bố trí đợc văn phòng khoa học mang lại nhiều lợi ích nh: giảm đợc thời gian cần thiết để thực công việc, trì chất lợng công việc, tiết kiệm tiến hành công việc, tăng cờng tinh thần làm việc sơ đồ bôd trí hợp lý giúp thiết lập nhóm làm việc gần gũi, phát triển khả làm việc tốt, tạo không khí làm việc vui vẻ mang lại hiệu cao cho công việc - Điều kiện làm việc: quan hiệu công việc bị ảnh hởng yếu tố môi trờng tự nhiên nh không khí, màu sắc cảnh quan, tiếng động, ánh sáng, độ ẩm + Nhiệt độ, độ ẩm: nớc ta nằm khu vực nhiệt đới, khí hậu nóng ẩm Con ngời sống làm việc cần có cân nhiệt độ, độ ẩm với môi trờng bên Nhiệt đọ, đọ ẩm cao thấp làm ảnh hởng đến sức khoẻ ngơì ảnh hởng đến kết công việc Do vậy, để điều chỉnh nhiệt đọ , độ ẩm phòng làm việc cần thiết phải xây dựng lắp đặt trang thiết bị điều hoà nhiệt độ, dùng quạt, thiết bị thông gió Ngoài nên cắm thêm hoa tơi, đặt chậu cảnh phòng vừa đáp ứng đợc nhu cầu thẩm mỹ, vừa yếu tố quan trọng góp phần điều hoà không khivà độ ẩm phòng cách hữu hiệu + ánh sáng: điều kiện giúp quan thị giác đủ khả hoạt động, nhận biết cách bình thờng Nếu ánh sáng yếu mạnh ảnh hởng đến thị giác mắt phải điều tiết Bố trí, cung cấp cho phòng làm việc đủ ánh sáng thích hợp tạo cho thấy thoải mái khônglàm suy giảm sức khoẻ + Màu sắc: màu sắc phòng làm việc có tác động không nhỏ đến hoạt động hiệu trình làm việc Việc bố trí nội thất phòng làm việc 32 thông tin văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội cách thích hợp, hài hoà làm tăng vẻ đẹp phòng mà góp phần làm cho ngời thoải mái, dễ chịu, giảm bớt mệt mỏi Nh vậy, việc tổ chức văn phòng khoa học vấn đề quan trọng, định phần đến kết hoạt động quan Nó tạo cho ngời văn phòng cảm giác thoải mái, tiện nghi, hng phấn, sáng tạo công việc, làm cho công việc đợc thực theo định, thuận lợi việc kiểm tra, giám sát, đôn đốc ngời lãnh đạo Mục lục Lời nói đầu .2 CHƯƠNG I sở lý luận văn phòng công tác thông tin hoạt động văn phòng .2 I Lý luận chung công tác thông tin văn phòng .2 Khái niệm, vai trò công tác thông tin 2 Hệ thống thông tin .3 Phân loại thông tin .4 3.1 Phân loại thông tin theo kênh tiếp nhận .4 3.2 Phân loại thông tin theo tính chất, đặc điểm sử dụng 3.3 Phân loại thông tin theo lĩnh vực hoạt động 3.4 Phân loại thông tin theo thời gian .5 Tổ chức công tác thông tin 4.1 Yêu cầu tổ chức công tác thông tin 4.2 Nhiệm vụ công tác thông tin văn phòng: Quy trình hoạt động công tác thông tin Chơng II .1 Thực trạng công tác thông tin văn phòng NGÂN HàNG NÔNg NGHIệP Và PHáT TRIểN NÔNG THÔN Hà Nội A Khái quát chung NGÂN HàNG NÔNG NGHIệP Và PHáT TRIểN NÔNG THÔN Hà Nội I Vài nét trình hình thành NGÂN HàNG NÔNH NGHIệP Và PHáT TRIểN NÔNG THÔN Hà Nội II Cơ cấu tổ chức III Chức năng, nhiệm vụ phòng ban Giám đốc Phó giám đốc 3 Nhiệm vụ phòng ban 3.1 Phòng kế toán 3.2 Phòng kiểm soát 3.3 Phòng kinh doanh .4 33 thông tin văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội 3.4 Phòng kế hoạch 3.5 Phòng toán quốc tế 3.6 Phòng tổ chức cán - Đào tạo 3.7 Phòng vi tính .5 3.8 Phòng Hành .5 3.9 Phòng ngân quỹ IV Kết hoạt động NHNo & PTNT Hà Nội năm 2002 phơng hớng nhiệm vụ năm 2003 .6 Kết hoạt động kinh doanh năm 2002 Mục tiêu định hớng kinh doanh năm 2003 .7 B Tổ chức hoạt động thông tin văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội I Chức năng, nhiệm vụ văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội Chức Nhiệm vụ II Cơ cấu tổ chức máy văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội 10 III Vị trí, vai trò tầm quan trọng công tác thông tin NHNo & PTNT Hà Nội .14 IV Thực trạng hoạt động công tác thông tin văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội .15 Sơ đồ hệ thống thông tin văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội 20 Sơ đồ hệ thống thông tin văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội 21 Hiệu hoạt động công tác thông tin văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội 21 Chơng III 25 Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác 25 thông tin văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội 25 Hoàn thiện thể chế hoạt động thông tin : 26 Hiện đại hoá công tác thông tin: 27 Đào tạo, bồi dỡng cán bộ, nhân viên: .29 Tổ chức văn phòng khoa học: 31 Mục lục 33 34