Lời nói đầu Trong kinh tế thị trờng cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp muốn tồn phát triển điều kiện cần thiết nh: Vốn kinh doanh, chiến lợc kinh doanh đòi hỏi doanh nghiệp phải có cấu tổ chức máy quản lí phù hợp với quy mô tình hình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Nó điều kiện đủ định thành công doanh nghiệp thơng trờng Do cấu tổ chức máy quản lí có vai trò ảnh hởng lớn tới tồn doanh nghiệp, nên thời gian thực tập Công ty liên doanh khí xây dựng Hà Nội em chọn đề tài: "Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lí Công ty liên doanh khí xây dựng Hà Nội" làm đề tài cho chuyên đề thực tập Với mong muốn vận dụng kiến thức học để tìm hiểu đề biện pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lí Công ty Chuyên đề em gồm ba chơng chính: Chơng1: Lý luận chung máy quản lí Chơng2: Thực trạng tổ chức máy quản lí Công ty Chơng3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lí Công ty liên doanh khí xây dựng Hà Nội Đây đề tài khó, đòi hỏi hiểu biết sâu rộng lý thuyết nh kinh nghiệm thực tế Vì vậy, dù cố gắng nhng chắn chuyên đề em nhiều thiếu sót, mong đợc ý kiến đóng góp thầy cô, anh chị Công ty bạn để chuyên đề em đợc hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn bảo tận tình Thầy Giáo Nguyễn Vĩnh Giang, Hồng, anh Thanh anh chị Công ty giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập Chơng 1: lý luận chung máy quản lý I: Một số khái niệm 1.Quản lý Hiện có nhiều quan niệm Quản lý, có quan niệm cho rằng: Quản lý hành cai trị; có quan niệm lại cho rằng: Quản lý điều hành, điều khiển, huy Các quan niệm khác nội dung mà khác cách dùng thuật ngữ Do ta hiểu khái niệm quản lý theo cách thống nh sau: - Quản lý tác động có hớng ngời nhằm mục đích biến đổi đối tợng quản lý từ trạng thái sang trạng thái khác phơng pháp tác động khác - Quản lý doanh nghiệp trình vận dụng quy luật kinh tế, quy luật xã hội, quy luật tự nhiên việc lựa chọn, xác định biện pháp kinh tế, xã hội, tổ chức, kỹ thuật để tác động đến yếu tố vật chất sản xuất kinh doanh để đạt đợc mục tiêu xác định Cũng nh trình sản xuất, công tác quản lý cần có ba yếu tố: nhà quản lý, công cụ quản lý, đối tợng quản lý Sản phẩm quản lý định, biện pháp, thị, mệnh lệnh để kích thích sản xuất tăng trởn phát triển với hiệu cao Nền kinh tế quốc dân nh đơn vị kinh tế khác coi hệ thống quản lý bao gồm hai phận là: Chủ thể quản lý đối tợng quản lý ( hay nhiều đợc gọi phận quản lý phận bị quản lý) Hai phận có liên quan mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫn nhau, tạo nên chỉnh thể thống Chủ thể quản lý sở mục tiêu xác định tác động đến đối tợng quản lý định thông qua hành vi đối tợng quản lý - mối quan hệ ngợc giúp chủ thể quản lý điều chỉnh định đa Bộ máy quản lý Bộ máy quản lý quan điều khiển hoạt động toàn doanh nghiệp bao gồm khâu sản xuất kinh doanh trực tiếp nh khâu phụ trợ, phục vụ hoạt động sản xuất doanh nghiệp nh lao động tiếp thị dây truyền sản xuất, hệ thống tổ chức quản lý nh hệ thống phơng thức quản lý doanh nghiệp Bộ máy quản lý lực lợng vật chất để chuyển ý đồ, mục đích, chiến lợc kinh doanh doanh nghiệp thành thực, biến nỗ lực chủ quan thành viên doanh nghiệp thành hiệu sản xuất kinh doanh Bộ máy quản lý thờng đợc xem xét ba mặt chủ yếu sau: - Chức năng, nhiệm vụ máy quản lý - Cơ cấu tổ chức máy quản lý - Lực lợng lao động quản lý để thực chức năng, nhiệm vụ máy Trong lực lợng lao động quản lý có vai trò định Lao động quản lý phân loại lao động quản lý 3.1 Lao động quản lý: Lao động quản lý bao gồm cán nhân viên tham gia vào việc thực chức quản lý Trong máy hoạt động lao động quản lý phong phú đa dạng, để thực đợc chức quản lý máy quản lý phải có nhiều hoạt động quản lý khác 3.2 Phân loại lao động quản lý: Căn vào việc tham gia hoạt động chức quản lý, ngời ta chia lao động quản lý thành ba loại sau: Một là: Cán quản lý doanh nghiệp gồm có giám đốc, phó giám đốc, kế toán trởng Các cán có nhiệm vụ phụ trách phần công việc, chịu trách nhiệm đờng lối chiến lợc, công tác tổ chức hành tổng hợp doanh nghiệp Hai là: Cán lãnh đạo doanh nghiệp gồm trởng, phó quản đốc phân xởng ( gọi lãnh đạo tác nghiệp); Trởng, phó phòng ban chức Đội ngũ lãnh đạo có nhiệm vụ đạo thực phơng hớng, đờng lối lãnh đạo cấp cao phê duyệt cho phận chuyên môn Ba là: Viên chức chuyên môn nghiệp vụ, gồm ngời thực công việc cụ thể có tính chất thờng xuyên lặp lặp lại Trong doanh nghiệp, tổ chức ba loại lao động quản lý nói cần thiết phải có, nhiên tuỳ theo quy mô hoạt động tình hình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp mà có tỷ lệ thích hợp Trong cán lãnh đạo cấp cao cán lãnh đạo cấp trung gian có vai trò vị trí quan trọng, nhân tố định thành bại máy quản lý - linh hồn tổ chức đợc ví nh ngời nhạc trởng giàn nhạc giao hởng II tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Khái niệm, nội dung yêu cầu tổ chức máy quản lý 1.1 Các khái niệm: - Tổ chức: Theo cách phân loại yếu tố sản xuất thì: Tổ chức kết hợp yếu tố sản xuất Theo trình phát triển thì: Tổ chức liên kết tất cá nhân, trình hoạt động hệ thống để thực mục đích đề Theo mối quan hệ: Tổ chức bao gồm xác định cấu liên kết hoạt động khác tổ chức - Tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Tô chức máy quản lý doanh nghiệp dựa chức năng, nhiệm vụ xác định máy quản lý để xếp lực lợng, bố trí cấu, xây dựng mô hình làm cho toàn hệ thống quản lý doanh nghiệp hoạt động nh chỉnh thể có hiệu lực - Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức phân chia tổng thể tổ chức thành phận nhỏ theo tiêu thức chất lợng khác nhau, phận thực chức riêng biệt nhng có quan hệ chặt chẽ với nhằm thực mục tiêu chung tổ chức - Cơ cấu tổ chức máy quản lý: Cơ cấu tổ chức máy quản lý phận có trách nhiệm khác nhau, nhng quan hệ phụ thuộc lẫn đợc bố trí theo khâu, cấp quản lý để tạo thành chỉnh thể nhằm thực mục tiêu chức quản lý xác định 1.2 Yêu cầu tổ chức máy quản lý: Quá trình xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức máy cần phải đảm bảo thực yêu cầu sau: - Tính tối u: Phải đảm bảo khâu cấp quản lý đợc thiết lập mối quan hệ hợp lý, mang tính động cao, sát phục vụ cho mục đích đề doanh nghiệp - Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức máy quản lý phải đảm bảo khả thích ứng linh hoạt với tình xảy hệ thống nh hệ thống - Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức máy quản lý phải đảm bảo tính xác thông tin đợc xử lý hệ thống, nhờ đảm bảo đợc phối hợp nhịp nhàng hoạt động nhiệm vụ tất hoạt động doanh nghiệp - Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức máy quản lý phải đợc tổ chức cho chi phí bỏ trình xây dựng sử dụng thấp nhng phải đạt hiệu cao - Tính bí mật: Việc tổ chức máy quản lý phải đảm bảo kiểm soát đợc hệ thống thông tin, thông tin không đợc rò rỉ dới hình thức Điều định tồn phát triển doanh nghiệp 1.3 Nội dung máy quản lý doanh nghiệp Tổ chức máy quản lý doanh nghiệp có nhiều nội dung, sau nội dung chủ yếu: - Xác định mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ mà máy quản lý cần hớng tới va đạt đợc Mục tiêu máy quan lý phải thống với mục tiêu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, - Xác định cấu tổ chức quản lý theo khâu cấp quản lý, phụ thuộc vào quy mô máy quản lý, hệ thống chức nhiệm vụ xác định việc phân công hợp tác lao động quản lý Trong cấu quản lý có hai nội dung thống nhau, khâu quản lý cấp quản lý - Xác định mô hình quản lý: Mô hình quản lý định hình quan hệ cấu quản lý xác định cấp, khâu, mối liên hệ thống chúng hệ thống quản lý, truyền thống có mô hình quản lý theo kiểu trực tuyến, theo kiểu chức năng, theo kiểu tham mu kiểu phối hợp chúng - Xây dựng lực lợng thực chức quản lý vào quy mô sản xuất kinh doanh, từ xác định quy mô máy quản lý trình độ lực lợng lao động phơng thức xếp họ guồng máy quản lý, vào mô hình tổ chức đợc áp dụng, vào loại công nghệ quản lý đợc áp dụng, vào tổ chức thông tin định quản lý Các mô hình nguyên tắc tổ chức máy quản lý 2.1 Các mô hình cấu tổ chức máy quản lý: a Mô hình cấu theo trực tuyến Đây kiểu cấu tổ chức đơn giản nhất, có cấp cấp dới Cơ cấu tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực chế độ thủ trởng, ngời lãnh đạo phải chịu hoàn toàn trách nhiệm kết công việc ngời dới quyền Sơ đồ1: Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến Người lãnh đạo Người LĐ tuyến Người LĐ tuyến Các đối tượng Qlý Các đối tượng Qlý Đặc điểm cấu ngời lãnh đạo thực tất chức quản lý, hoàn toàn chịu trách nhiệm hệ thống phụ trách Còn ngời thừa hành mệnh lệnh nhận lệnh ngời phụ trách thi hành lệnh ngời mà - Ưu điểm: máy gọn nhẹ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực chế độ thủ trởng - Nhợc điểm: Cơ cấu đòi hỏi ngời lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp, đồng thời cấu làm hạn chế việc sử dụng chuyên gia có trình độ cao theo chuyên môn Kiểu cấu áp dụng cho tổ chức có quy mô nhỏ việc quản lý không phức tạp b Mô hình cấu theo chức Theo kiểu cấu này, nhiệm vụ quản lý đợc phân chia cho phận riêng biệt theo chức quản lý, phận đảm nhiệm chức định Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức theo kiểu chức Người lãnh đạo Người LĐ cnăng A Người LĐ cnăng B Người LĐ cnăngC Đối tượng quản lý1 Đối tượng quản ly2 Đối tượng quản lý3 Kiểu cấu hình thành nên ngời lãnh đạo đợc chuyên môn hoá, đảm nhận thực số chức định Mối liên hệ thành viên tổ chức phức tạp chịu lãnh đạo nhiều thủ trởng Nh khác với cấu tổ chức trực tuyến chỗ: ngời lãnh đạo chia bớt công việc cho ngời cấp dới Ưu điểm: Thu hút đợc chuyên gia vào công tác lãnh đạo, sử dụng tốt cán hơn,phát huy tác dụng ngời chuyên môn, giảm bớt gánh nặng cho ngời lãnh đạo Nhợc điểm: Đối tợng quản lý phải chịu lãnh đạo nhiều thủ trởng khác nhau, kiểu cấu làm suy yếu chế độ thủ trởng Mô hình phù hợp với tổ chức, doanh nghiệp có quy mô lớn, việc tổ chức phức tạp theo chức c Mô hình cấu tổ chức theo trực tuyến - chức Cơ cấu kết hợp hai cấu trên, theo mối liên hệ cấp dới lãnh đạo đờng thẳng, phận chức làm nhiệm vụ chuẩn bị lời dẫn, lời khuyên kiểm tra hoạt động cán trực tuyến Cơ cấu đòi hỏi ngời lãnh đạo tổ chức phải thờng xuyên giải mối quan hệ phận trực tuyến với phận chức Sơ đồ 3: Sơ đồ cấu theo kiểu trực tuyến - chức Lãnh đạo cấp1 Người lđ cnăng A Người lđ cnăng B Người lđ cnăngC Lãnh đạo cấp2 Người lđ cnăngA Đối tượng qlý Người lđ cnăngB Đối tượng qlý Người lđ cnăngC Đối tượng qlý Ưu điểm: Lợi dụng đợc u điểm hai mô hình trực tuyến chức Nó phát huy đợc lực, chuyên môn phận chức năng, đồng thời đảm bảo đợc quyền huy trực tiếp lãnh đạo cấp cao tổ chức Nhựơc điểm: Cơ cấu phức tạp, nhiều vốn, cấu đòi hỏi ngời lãnh đạo tổ chức phải thờng xuyên giải mối quan hệ phận trực tuyến với phận chức d Mô hình cấu trực tuyến - tham mu Ngời lãnh đạo lệnh chịu hoàn toàn trách nhiệm ngời thừa hành trực tiếp mình, gặp vấn đề phức tạp ngời lãnh đạo phải tham khảo ý kiến chuyên gia phận tham mu giúp việc Kiểu cấu cho phép ngời lãnh đạo tận dụng đợc tài năng, chuyên môn chuyên gia, giảm bớt phức tạp cấu tổ chức, nhng đòi hỏi ngời lãnh đạo phải tìm kiếm đợc chuyên gia giỏi lĩnh vực Sơ đồ 4: Sơ đồ cấu theo kiểu trực tuyến - tham mu Người lãnh đạo Tham mưu1 Tham mưu2 Người lãnh đạo tuyến1 Tham mưu1 Tham mưu3 Người lãnh đạo tuyến2 Tham mưu2 Tham mưu1 Các đối tượng qlý Tham mưu2 Các đối tượng qlý 2.2 Các nguyên tắc tổ chức máy quản lý: - Nguyên tắc tổ chức máy quản lý gắn liền với phơng hớng, mục đích hệ thống phơng hớng, mục đích hệ thống chi phối cấu hệ thống Nếu hệ thống có quy mô mục tiêu phơng hớng cỡ lớn ( khu vực, nớc) cấu tổ chức phải có quy mô phơng hớng tơng đơng Còn có quy mô vừa phải, đội ngũ trình độ tham gia hệ thống phải mức tơng đơng Một hệ thống có mục đích hoạt động văn hoá tổ chức máy quản lý có đặc thù khác biệt với hệ thống có mục đích kinh doanh - Nguyên tắc chuyên môn hoá cân đối Nguyên tắc đòi hỏi tổ chức máy quản lý phải đảm bảo phân công, phân cấp nhiều phân hệ hệ thống theo yêu cầu nhóm chuyên môn ngành với đội ngũ nhân lực đợc đào tạo tơng ứng có đủ quyền hạn để thực đợc nguyên tắc - Nguyên tắc linh hoạt thích ứng với môi trờng Nguyên tắc đảm bảo việc cải tiến máy quản lý phải đảm bảo cho phân hệ, phận mức độ tự sáng tạo tơng ứng để cấp quản lý thấp phát triển đợc tài để chuẩn bị thay cán quản lý cấp cần thiết - Nguyên tắc hiệu lực hiệu Nguyên tắc đòi hỏi tổ chức máy quản lý phải mang lại hiệu cao chi phí bỏ đảm bảo hiệu lực hoạt động phân hệ tác động điều khiển lãnh đạo Các nhân tố ảnh hởng tới tổ chức máy quản lý: Phân tích nhân tố ảnh hởng tới tổ chức máy quản lý nhằm đa mô hình phù hợp với quy mô doanh nghiệp tình hình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp nhằm đạt đợc hiệu cao công tác tổ chức quản lý từ thúc đẩy doanh nghiệp có mô hình quản lý nhằm tăng sức cạnh tranh thị trờng - Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Trong tổ chức kinh tế nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cấu tổ chức hai mặt tách rời Khi thay đổi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh công ty cấu tổ chức thay đổi theo, không thay đổi theo máy quản lý cũ làm cản trở việc phấn đấu đạt đợc mục tiêu đề tổ chức doanh nghiệp Tuy nhiên thay đổi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh đòi hỏi thay đổi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh đòi hỏi thay đổi bắt buộc máy quản lý, song kết nghiên cứu ủng hộ ý kiến máy quản lý cần đợc thay đổi kèm theo nhiệm vụ sản xuất kinh doanh - Quy mô mức độ phức tạp doanh nghiệp 10 lao động Mặt khác kế toán trởng làm tốt kiêm công việc kế toán trởng công việc thuộc phận hành Do công ty cần phải bổ sung thêm phòng Tổ chức hành chính, dới đạo TGĐ tham mu cho TGĐ vấn đề tổ chức máy, xếp nơi làm việc, tuyển dụng lao động có quyền thay mặt TGĐ số trờng hợp đợc uỷ quyền TGĐ Khi hình hành nên phòng trợ lí nhân công ty chuyển sang làm trởng phòng hành Do nhiệm vụ chức phòng Tổ chức hành tơng đối nhiều, mà cán nhân không đợc đào tạo chuyên môn nghiệp vụ công việc đợc tiến hành nhiều gợng ép, mặt khác độ tuổi cán nhân cao 42 tuổi nên không phù hợp với việc đào tạo thêm Do Công ty cần tuyển thêm cán nhân đợc đào tạo chuyên môn nghiệp vụ để với cán cũ thực tốt chức nhiệm vụ phòng Còn phận cố vấn đo không làm việc thờng xuyên Công ty nên không thiết phải thể mô hình cấu tổ chức máy quản lý Công ty Để thấy rõ cần thiết việc bổ sung phòng Tổ chức hành ta tìm hiểu chức nhiệm vụ phòng Tổ chức hành chính: - Chức năng: + Giúp cho TGĐ Côngty việc thực phơng án sáp xếp , cải tiến tổ chức sản xuất, quản lý, đào tao bồi dỡng, tuyển dụng, quản lí điều phối thực đắn chế độ sách cán công nhân viên nhằm đáp ứng yêu cầu ổn định phát triển Công ty + Giúp TGĐ điều hành đạo thống tập trung công việc hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Là cầu nối quan hệ công tác với cấp trên, cấp dới, ngang cấp quyền nhân dân địa phơng ngợc lại Thực tốt nhiệm vụ tryền tin, truyền mệnh lệnh lãnh đạo cách nhanh chóng đảm bảo xác + Quản lí toàn nhà cửa trang thiết bị quan Công ty đảm bảo điều kiện làm việc sở vật chất, không ngừng cải tiến mua sắm trang thiết bị văn phòng tiên tiến, hợp lý đa vào sử dụng phục vụ công việc - Nhiệm vụ: 53 + Nghiên cứu, đề xuất tổ chức phơng án tổ chức sản xuất quản lý Hớng dẫn, đôn đốc việc thực chế độ chức trách quan hệ lề lối công tác đơn vị , phòng ban theo thể lệ tổ chức hoạt động Công ty quy chế chức cụ thể + Nghiên cứu xây dựng, đề xuất tổ chức thực quy hoạch, đề bạt bộ, thực công tác tuyển dụng, đào tạo, nâng cao lực tay nghề, bổ sung cán công nhân viên, điều phối hợp lý, quản lý tốt hồ sơ, giải đắn việc thuyên chuyển, kỷ luật, nghỉ chế độ theo lao động, nghị định, pháp pháp lệnh, sách ngời lao động + Thực chức nhận xét cán bộ, thực công tác nâng lơng Giúp TGĐ giải đắn, hợp lí sách lao động tiền lơng nh chế độ sách khác cán công nhân viên + Cùng phòng ban chức khác nghiên cứu đề xuất biện pháp giải đơn th khiếu lại, khiếu tố cần thiết + Tổng hợp văn + Quản lý công tác giấy tờ, tổ chức tốt công tác văn th công tác lu trữ + Quản lý sử dụng dấu Công ty nội quy, quy định Nhà nớc pháp luật nh Hội đồng quản trị Công ty đề + Thực tốt công tác quản trị, hành để đảm bảo cho máy qua hoạt động có hiệu + Làm tốt công tác quản trị, hành để đảm bảo cho Nhà máy công ty Tây Mỗ - Từ Liêm - Hà Nội + Tổ chức triển khai thực tốt công tác bảo vệ, phòng chống cháy nổ quan + Quản lý điều hành xe phục vụ đa đón cán lại thay phòng kế toán + Phục vụ nơi làm việc đồng chí lãnh đạo, tiếp khách, hội họp + Mua sắm trang thiết bị văn phòng phẩm, đảm bảo điện thoại, Fax, điện nớc quan + Có phơng án chăm sóc, bảo vệ sức khoẻ, khám điều trị bệnh cho cán công nhân viên công ty 54 Qua nghiên cứu cho thấy, toàn Công ty có cán nhân Cán không đợc đào tạo chuyên môn nghiệp vụ quản lí nhân sự, Nhng có nhiều kinh nghiệm công tác Khi chuyển cán Phòng tổ chức hành cán giữ chức trởng phòng Nh phân tích trên, công việc phòng nhiều, nhiệm vụ lĩnh vực hành từ phòng tài kế toán chuyển sang, cộng với công việc mà trợ lí nhân làm cán đảm đơng đợc hết nhiệm vụ phòng Do Công ty cần tuyển thêm cán nhân đợc đào tạo chuyên môn nghiệp vụ vào phòng Tổ chức hành để hỗ trợ Trởng phòng thực tốt chức nhiệm vụ phòng góp phần làm cho cấu tổ chức quản lý Công ty có hệ thống chuyên tinh, gọn nhẹ phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh Công ty Hoàn thiện chức nhiệm vụ máy quản lý: Có thể nói chức năng, nhiệm vụ phòng ban công ty đợc kiện toàn, điều chỉnh đảm bảo tinh gọn, hiệu công tác tham mu giúp lãnh đạo Công ty quản lý điều hành Tuy nhiên để Công ty hoạt động tốt phát triển bền vững phòng ban cấp lãnh đạo phải có mối quan hệ chặt chẽ, hỗ trợ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh Vì cần phải có đội ngũ lãnh đạo sáng suốt, chức nhiệm vụ cấp lãnh đạo phải đợc thống nhất, liên hệ mật thiết với không bị chồng chéo Tuy chức nhiệm vụ Công ty đợc kiện toàn, nhng Công ty cha phân rõ đợc hiệm vụ nhân viên phòng ban nên nhiệm vụ số trởng phòng phải kiêm nhiều dẫn đến chất lợng công việc không cao Qua thời gian tìm hiểu, nghiên cứu Công ty tìm hiểu phân tích công việc Trởng phòng, em đa số ý kiến nhằm hoàn thiện chức nhiệm vụ trởng phòng 2.1 Phòng kinh doanh: * Trởng phòng kinh doanh - Chức năng: 55 + Tổ chức, phân công, theo dõi, đánh giá công tác nhân viên phòng + Định giá bán, giá thầu, đàm phán ký kết hợp đồng bán hàng nhập khập + Tạo dựng mối quan hệ với khách hàng, thực nhiệm vụ quản lý chất lợng có liên quan tới phòng kinh doanh - Nhiệm vụ: + Lập kế hoạch kinh doanh Công ty phòng trình TGĐ phê duyệt + Thực nhiệm vụ đấu thầu, đàm phán ký kết hợp đồng, hoạt động xúc tiến bán hàng + Liên hệ mật thiết với phòng công ty để hực có hiệu nhiệm vụ sản xuất kinh doanh toàn Công ty - Báo cáo: Trởng phòng kinh doanh báo cáo việc thực cho TGĐ * Các nhân viên phòng Hai nhân viên Marketing có nhiệm vụ: Thực hoạt động xúc tiến bán hàng, quảng cáo, chăm sóc khách hàng theo đạo trởng phòng; Thu thập thông tin đặc điểm khách hàng, yêu cầu khách hàng; Phục vụ công tác thiết kế, giám sát kỹ thuật thi công; Làm rõ cho khách hàng để họ trực tiếp liên hệ với phòng kinh doanh; Tìm kiếm thông tin khách hàng thực giới thiệu sản phẩm Công ty mạng; Ngoài thực công việc khác theo đạo Trởng phòng Nhân viên chịu trách nhiệm xuất nhập khẩu: Thực thủ tục để xuất sản phẩm Công ty nhập thiết bị máy móc phục vụ cho trình sản xuất, thực công việc khác theo đạo trởng phòng 2.2 Trởng phòng tài kế toán: - Chức năng: + Tham mu cho TGĐ công ty công tác tài kế toán + Tổ chức máy tài kế toán toàn Công ty, đồng thời tổ chức đạo thực toàn công tác tài kế toán, thông tin kinh tế hạch 56 toán kinh tế; Ghi chép phản ánh đầy đủ trình vận động chu chuyển đồng vốn biểu số lợng giá trị theo pháp lệnh kế toán thống kê quy định cụ thể Công ty công tác quản lý kinh tế tài - Nhiệm vụ: + Xây dựng quy định toán, chứng từ hoá đơn lu trữ văn chứng từ tài kế toán + Tổ chức hoạt động ghi chép sổ sách, lu trữ chứng từ hạch toán chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh theo quy định kế toán Công ty đảm bảo tuân thủ quy định Nhà nớc + Nghiên cứu phơng hớng, giải pháp để đổi mới, cải tiến hệ thống + Tổ chức máy kế toán cho phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh + Kiểm kê định kỳ, báo cáo định kỳ xây dựng báo cáo tài định kỳ theo quy định + Thực công tác tài tín dụng + Thực công tác phân tích hoạt động kinh tế thông tin kinh tế thuộc phạm vi phòng - Báo cáo: Kế toán trởng báo cáo việc thực nhiệm vụ cho TGĐ Các nhân viên phòng thực nhiệm vụ theo chức danh công việc theo đạo trởng phòng 2.3 Trởng phòng kỹ thuật - Chức năng: + Tổ chức phân công theo dõi, đánh giá công tác nhân viên phòng kỹ thuật + Nghiên cứu xây dựng áp dụng quy trình công nghệ + Xây dựng định mức tiêu thụ vật t theo yêu cầu - Nhiệm vụ chính: + Trực tiếp phụ trách phòng kỹ thuật để thực việc lập dự toán, triển khai hợp đồng + Lập dự trù vật t, cung cấp toàn thông số kỹ thuật, vẽ chế tạo cho xởng 57 + Lên kế hoạch thuê tầu phụ + Cung cấp thông số kỹ thuật, yêu cầu nhập để phòng kinh doanh tiến hành nhập + Lập quy trình chế tạo kiểm cha chất lợng sản phẩm - Báo cáo: Trởng phòng kỹ thuật báo cáo việc thực nhiệm vụ cho Giám đốc điều hành 2.4 Trởng phòng vật t thiết bị - Chức năng: + Lập kế hoạch mua vật t + Tiến hành thơng thảo giá điều kiện mua hàng + Ký đơn mua vật t, thiết bị dụng cụ đợc uỷ quyền - Nhiệm vụ: + Lập kế hoạch tiến hành mua vật t thiết bị cho Nhà máy + Lập đề xuất quy trình mua sắm vật t thiết bị phù hợp với sách mua vật t thiết bị Công ty + Lập báo cáo tuần tháng gửi Giám đốc điều hành + Tham gia công tác quản lý kho, tìm biện pháp cải tiến công tác quản lý kho - Báo cáo: Trởng phòng vật t báo cáo kết thực nhiệm vụ cho Giám đốc điều hành Còn nhân viên phòng tuân theo đạo trởng phòng thực nhiệm vụ đợc giao nh tiến hành thiết kế sản phẩm, bóc tách vật t Đào tạo, bồi dỡng nâng cao trình độ cán quản lý: Trình độ tiêu quan trọng thể chất lợng nguồn nhân lực Đào tạo nguồn nhân lực trình trang bị kiến thức định chuyên môn, nghiệp vụ cho ngời lao động để họ đảm nhận đợc công việc định Đối với cán quản lí vấn đề đào tạo bồi dỡng trình độ lại quan trọng, cán quản lí có trình độ chuyên môn cao, nghiệp vụ vững vàng giải đợc công việc tốt trôi chẩy Hiện tại, đội ngũ lao động quản lí Công ty tồn lợng lao động quản lí trình độ hạn chế, khả đáp ứng yêu cầu công việc cha cao, số ngời làm không ngành nghề đợc đào tạo nh cán 58 chịu trách nhiệm nhân toàn công ty; Các trởng phòng kinh doanh, trởng phòng kỹ thuật, trởng phòng vật t tốt nghiệp từ trờng kỹ thuật, mà kiến thức quản lí nhiều hạn chế Do Công ty cần bồi dỡng kiến thức cho cán quản lí không chuyên môn nghiệp vụ họ mà lĩnh vực quản lí Nhà nớc kinh tế, quản trị kinh doanh, nhằm giúp cán có hiểu biết sâu rộng môi trờng kinh tế Để có đội ngũ lao động vững mạnh từ khâu tuyển chọn lao động vào Công ty cần có yêu cầu thực tế sát thực để tuyển chọn ngời có đủ chuyên môn nghiệp vụ phẩm chất nghề nghiệp cần thiết nhằm đáp ứng yêu cầu công việc giao phó Cùng với trình tuyển chọn, Công ty nên mạnh dạn loại bỏ cán công nhân viên có trình độ yếu không đáp ứng đợc yêu cầu công tác lâu năm giàu kinh nghiệm cách hợp lí Về đào tạo Công ty tiến hành theo hình thức sau: + Đào tạo chỗ: Công ty mở lớp nghiệp vụ nghiên cứu thị trờng, luật pháp nhằm mở rộng hiểu biết nhiều lĩnh vực cho cán Thờng xuyên mở hội thảo mời chuyên gia lĩnh vực trao đổi nói chuyện với cán công nhân viên Ngoài để học hỏi thêm kinh nghiệm cho cán quản lí, Công ty sử dụng phơng pháp kèm cặp để tạo nguồn cán kế cận + Đào tạo Công ty: Đối với cán trẻ tuổi, gửi đào tạo, học tập nghiên cứu trình độ cao trờng nớc nớc Hoặc khuyến khích họ tự học tự đào tạo để nâng cao trình độ tay nghề, chuyên môn nghiệp vụ kiến thức phục vụ cho công tác quản lí Đây việc làm cần thiết để nâng cao chất lợng đội ngũ cán Công ty Về bồi dỡng Công ty nên mở khoá đào tạo nâng cao tay nghề chuyên môn nghiệp vụ cho cán kỹ thuật, cần ý đào tạo công nghệ nớc việc gia công khí, chế tạo, thiết bị nâng hạ, thiết bị điện nớc Tuy cán công ty có trình độ ngợi ngữ tin học tơng đối, nhng Công ty trang bị đầy đủ máy tính ch cán nhân viên nên Công ty nên mở lớp tin học ứng dụng chuyên sâu để đội 59 ngũ cán đáp ứng đợc yêu cầu ngày khắt khe chế thị trờng Ngoại ngữ phơng tiện cần thiết để giao tiếp nghiên cứu tài liệu Ngày quan trọng cán quản lí tiêu chuẩn cán nay, cụ thể là: + Khuyến khích cán học ngoại ngữ giờ, Công ty hỗ trợ việc cấp kinh phí sau có chứng nộp cho quan + Tạo điều kiện mở lớp ngoại ngữ Công ty hành có điều kiện + Đôi với cán cần thiết phải có ngoại ngữ để phục vụ trực tiếp cho công việc phải cử học nâng cao trờng Các việc làm bớc đầu có nhiều khó khăn nhận thức cán bộ, nhiều ngời tuổi cao ngại học, lo ngại bị vị trí học Song Công ty phải coi nh điều kiện bắt buộc cán quản lí Nh vậy, thực tốt công tác đào tạo, bồi dỡng nói Công ty nâng cao đợc chất lợng lao động, tăng hiệu sản xuất kinh doanh, tạo đợc u cạnh tranh với Công ty lĩnh vực, đồng thời tiết kiệm đợc chi phí quản lí Từ Công ty có điều kiện để nâng cao đời sống cán công nhân viên, đảm bảo gắn bó họ với công việc với Công ty Hoàn thiện tổ chức nơi làm việc điều kiện lao động Công tác tổ chức nơi làm việc cần thiết, có tác dụng thiết thực trình lao động chất lợng lao động quản lí Quan sát nơi làm vệc ta thấy vấn đề Công ty diện tích phòng ban nhỏ hẹp, việc bố trí phòngban cha hợp lí, phòng ban có chức nhiệm vụ lại không nằm sát Vậy Công ty cần có biện pháp bố trí lại phòng cho việc trao đổi thông tin đợc thuận lợi, có điều kiện Công ty nên xây dựng quy hoạch lại cho phù hợp với điều kiện Về điều kiện làm việc Công ty đảm bảo nhân viên đợc trang bị vật chất kỹ thuật cần thiết cho công việc, nhiên cần nhanh chóng kịp thời sửa chữa, nâng cấp số máy tính cũ để tạo điều kiện thuận lợi cho công việc 60 Ngoài bầu không khí tâm lí quan trọng Trớc đây, hầu hết doanh nghiệp vấn đề cha đợc quan tâm nghiên cứu cách mức Nhng ngời ta phủ nhận đợc vai trò nó, đặc biệt ngời làm công tác quản lí Thật làm việc bầu không khí thoả mái nhân viên có cảm giác yên tâm công tác, ngời vui vẻ hợp tác, giúp đỡ trình thực công việc không tồn tình trạng đố kỵ, cạnh tranh không lành mạnh, chia bè phái, phe nhóm tác động xấu đến công việc làm ảnh hởng đến kết chung Công ty Do vậy, Lãnh đạo Công ty không nên coi nhẹ vấn đề mà phải thờng xuyên quan tâm đến đời sống, tâm t, nguyện vọng, tình cảm cán công nhân viên nhằm nắm bắt giải kịp thời mâu thuẫn nảy sinh, xung đột quyền lợi gây đoàn kết nội Công ty cần có động viên an ủi lúc họ gặp khó khăn bất sống, cần tạo thoả mái công tác gần gũi lãnh đạo với nhân viên Có nh họ thực thẳng thắn trao đổi đề xuất ý kiến đóng góp cho Công ty Kỷ luật lao động trách nhiệm vật chất: Đối với lao động quản lí, nội dung kỷ luật chủ yếu sử dụng thời gian lao động Nhìn chung tợng muộn sớm phổ biến, Công ty trì chế độ làm việc 8h/ ngày 52h / tuần song thực tế việc thực ch a đợc đắn, nguyên nhân chủ yếu xất phát từ máy tổ chức quản lí Công ty cha đợc hợp lí, cha hình thành kỷ luật lao động nội quy lao động, giải công việc riêng cúng biểu lãng phí thời gian dẫn đến tỷ trọng thời gian làm việc cha cao Do Công ty cần xây dựng kỷ luật lao động phải nâng cao ý thức tôn trọng kỷ luật lao động, tạo cho cán công nhân viên Công ty có thói quen tự chấp hành kỷ luật, tránh tâm lí làm việc đối phó Vậy giải vấn đề cần thực đồng biện pháp sau: + Xây dựng nội quy, quy chế lao động, phổ biến rộng rãi cho đối tợng Công ty, áp dụng hình thức bắt buộc thực quy chế đề ra; Có hình thức khen thởng kịp thời cá nhân đơn vị thực tốt, khiển 61 trách, kỷ luật ngời vi phạm tạo nên kỷ luật lao động công nghiêm túc; Duy trì thói quen nghề nghiệp, làm, nghỉ ngơi có giấc, tập trung có thái độ đắn trình làm việc + Có biện pháp tổ chức lao động cách khoa học, nhằm hợp lí hoá lao động tránh tạo thời gian dỗi + Có kế hoạch tổ chức đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn cho cán + Sử dụng biện pháp hành giáo dục, nâng cao tinh thần trách nhiệm công tác quản lí để cán công nhân viên tận dụng tối đa thời gian cho công việc, tạo không khí lao động thoả mái Kết luận Tổ chức máy quản lí vấn đề thiết nay, góp phần định thành công doanh nghiệp thơng trờng Vì làm tốt công tác quản lí yếu tố vô quan trọng tạo nên sức mạnh tổng thể doanh nghiệp Sau thời gian thực tập Công ty liên doanh khí xây dựng Hà Nội, em hoàn thành cuyên đề thực tập: " Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lí Công ty liên doanh khí xây dựng Hà Nội" Với hi vọng nâng cao kiến thức nh đóng góp số ý kiến nhằm nâng cao chất lợng cấu tổ chức máy tổ chức Công ty liên doanh khí xây dựng Hà Nội Phần sở lý luận khái niệm quản lí, lao động qản lí, máy quản lí nh mô hình tổ chức máy quản lí nh mô hình tổ chức máy quản lí cần thiết phải hoàn thiện máy quản lí Phần thực trạng nêu đợc trình hình thành phát triển Công ty, cấu lao động, tình hình sản xuất kinh doanh Công ty, Đặc điểm máy tổ chức khó khăn thuận lợi kinh doanh nh cần thiết phải hoàn thiện máy quản lí Công ty 62 Theo em hoàn thiện máy quản lí bao gồm nhiều khía cạnh nh hoàn thiện cấu phòng ban, hoàn thiện chức nhiệm vụ, hoàn thiện công tác đào tạo, trú trọng đến công tác kích thích vật chất tinh thần Vì phần giải pháp em mạnh dạn đa số ý kiến nhỏ, thay đổi phần cấu tổ chức cũ với mong muốn nâng cao hiệu quản lí Những giải pháp chủ yếu dựa vào kiến thức học, qua phiếu khảo sát, quan sát thực tế Hoàn thiện máy đề tài hấp dẫn cần thiết với loại hình doanh nghiệp Một doanh nghiệp muốn hoạt động có hiệu việc hoàn thiện cấu máy quản lí phải đợc quan tâm cách mức Đây đề tài khó, đòi hỏi hiểu biết sâu rộng lý thuyết nh kinh nghiệm thực tế Vì vậy, dù cố gắng nhng chắn chuyên đề em nhiều thiếu sót, mong đợc ý kiến đóng góp thầy cô 63 Tài liệu tham khảo Giáo trình kinh tế lao động - NXB Giáo dục 1998 Giáo trình Quản trị nhân Giáo trình phân tích lao động xã hội - Trần Xuân Cầu Báo cáo tăng giảm lao động hàng năm công ty Bản mô tả công việc Phòng ban Khái quát chung công ty Tổng hợp phiếu khảo sát công việc trình độ cán nhân viên công ty Luận văn khoá 40, 41 Khoa lao động dân số 64 Mục lục Lời nói đầu .1 Chơng I: Lý luận chung máy quản lý I Một số khái niệm Quản lý .2 Bộ máy quản lý Lao động quản lý phân loại lao động quản lý 3.1 Lao động quản lý .3 3.2 Phân loại lao động quản lý .3 II Tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Khái niệm, nội dung yêu cầu tổ chức máy quản lý .4 1.1 Các khái niệm 1.2 Yêu cầu tổ chức máy quản lý 1.3 Nội dung máy quản lý doanh nghiệp Các mô hình nguyên tắc tổ chức máy quản lý 2.1 Các mô hình cấu tổ chức máy quản lý 2.2 Các nguyên tắc tổ chức máy quản lý Các nhân tố ảnh hởng tới tổ chức máy quản lý .10 Các phơng pháp hình thành cấu tổ chức máy quản lý .12 III Vai trò cần thiết phải hoàn thiện máy quản lý .13 Vai trò tổ chức máy quản lý .13 Sự cần thiết phải hoàn thiện máy quản lý 15 2.1 Tính tất yếu việc hoàn thiện máy quản lý 15 2.2 Hoàn thiện máy quản lý có liên quan chặt chẽ đến chiến lợc kinh doanh tổ chức 15 2.3 Đối với công ty liên doanh khí xây dựng Hà Nội .16 65 Chơng II : Thực trạng tổ chức máy quản lý công ty liên doanh khí xây dựng Hà Nội 18 I Những đặc điểm công ty ảnh hởng tới công tác tổ chức máy quản lý 18 Quá trình hình thành phát triển công ty 18 Đặc điểm kỹ thuật nguồn lực 20 2.1 Năng lực thiết kế sản xuất 20 2.3 Về tình hình tài 22 2.4 Về nguồn nhân lực 23 Quy trình sản xuất thị trờng tiêu thụ sản phẩm công ty 24 3.1 Quy trình sản xuất công ty .24 Thị trờng tiêu thụ sản phẩm 25 Thuận lợi khó khăn công ty 25 Định hớng phát triển công ty thời gian tới 26 II Phân tích thực trạng máy quản lý công ty 27 Sơ đồ cấu tổ chức công ty .27 Tình hình tổ chức phận chức công ty 28 2.1 Khối quan công ty .28 2.2 Khối đơn vị sản xuất trực tiếp 41 Phân tích , đánh giá công tác tổc chức bô máy quản lý công ty 42 3.1 Phân tích số lợng, kết cấu trình độ lao động 42 3.2 Phân tích điều kiện làm việc lao động quản lý .43 Đánh giá kết hoạt động công ty năm gần 45 4.1 Một số kết bật 45 4.2 Một số tồn hạn chế 46 Đánh giá chung hiệu hoạt động máy quản lý công ty 47 66 Chơng III : Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý công ty liên doanh khí xây dựng Hà Nội 49 I Mục tiêu phơng hớng hoàn thiện tổ chức máy quản lý .49 Những mục tiêu việc hoàn thiện máy quản lý công ty 49 Yêu cầu việc hoàn thiện máy quản lý 50 Một số điều cần lu ý hoàn thiện máy quản lý .50 Cơ sở để hoàn thiện máy quản lý 50 II Các phơng pháp hoàn thiện máy quản lý công ty .50 Hoàn thiện cấu tổ chức máy công ty 50 1.1 Ban giám đốc 51 1.2 Hoàn thịên cấu phòng ban 52 Hoàn thiện chức nhiệm vụ máy quản lý 55 2.1 Phòng kinh doanh 56 2.2 Trởng phòng tài kế toán .57 58 58 59 61 62 63 64 67