Chơng I Những vấn đề lý luận hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cờng hiệu sử dụng nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất I Một số vấn đề chung nguyên vật liệu cần thiết phải hạch toán nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất Khái niệm, đặc điểm Nguyên vật liệu đối tợng lao động đợc thể dới dạng vật hoá, tham gia vào chu kỳ sản xuất kinh doanh định tham gia vào trình sản xuất dới tác động sức lao động chúng bị tiêu hao toàn thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo hình thái vật chất sản phẩm toàn giá trị vật liệu đợc chuyển hết lần vào chi phí kinh doanh kỳ Nguyên vật liệu yếu tố đầu vào trình sản xuất, chiếm tỷ trọng lớn trọng tổng chi phí sản xuất định chất lợng trình sản xuất Đầu vào có tốt đầu đảm bảo, sản phẩm sản xuất có chất lợng cao Nguyên vật liệu tồn dới nhiều hình thái vật chất khác nhau, thể rắn nh sắt,thép, thể lỏng nh dầu, xăng, sơn dạng bột nh cát, vôi tuỳ loại hình sản xuất Nguyên vật liệu tồn dạng nh: - Nguyên vật liệu dạng ban đầu, cha chịu tác động quy trình sản xuất - Nguyên vật liệu giai đoạn sản xuất khác: nguyên vật liệu sản phẩm dở dang, bán thành phẩm đẻ tiếp tục đa vào sản xuất, chế tạo thành thực thể sản phẩm Những đặc điểm tạo đặc điểm riêng công tác hạch toán nguyên vật liệu từ khâu tính giá, đến hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu sử dụng quản lý tốt nguyên vật liệu Phân loại nguyên vật liệu: Do nguyên vật liệu sử dụng doanh nghiệp sản xuất có nhiều loại nhiều thứ có vai trò công dụng khác trình sản xuất kinh doanh Trong điều kiện đó, đòi hỏi doanh nghiệp phải phân loại nguyên vật liệu tổ chức tốt việc quản lý hạch toán nguyên vật liệu Có nhiều cách phân loại nguyên vật liệu khác tuỳ theo yêu cầu quản lý đặc điểm sản xuất kinh doanh doanh nghiệp: * Theo vai trò tác dụng nguyên vật liệu trình sản xuất Theo đặc trng này, nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất đợc phân thành: - Nguyên vật liệu chính: Là nguyên vật liệu sau trình gia công chế biến thành thực thể vật chất chủ yếu sản phẩm Ngoài ra, có bán thành phẩm mua để tiếp tục chế biến - Nguyên vật liệu phụ: Là nguyên vật liệu có tác dụng phụ trình sản xuất kinh doanh đợc sử dụng kết hợp nguyên vật liệu để hoàn thiện nâng cao tính năng, chất lợng sản phẩm, thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị, dùng để bảo quản để sử dụng để theo dõi bảo đảm cho công cụ lao động bình th ờng dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý - Nhiên liệu thứ dùng để cung cấp nhiệt lợng trình sản xuất kinh doanh nh than, củi, xăng dầu - Phụ tùng thay thế: Là loại vật t đợc sử dụng cho hoạt động xây lắp, xây dựng Vật liệu khác: Là loại vật liệu đặc trng doanh nghiệp phế liệu thu hồi Hạch toán nguyên vật liệu theo cách phân loại đáp ứng đợc yêu cầu phản ánh tổng quát mặt giá trị loại nguyên vật liệu Ngoài có cách phân loại khác: * Phân loại theo nguồn hình thành: - Vật liệu mua ngoài: Là vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh đợc doanh nghiệp mua thị trờng - VL sản xuất: Là VL doanh nghiệp tự chế biến hay thuê chế biến - Vật liệu nhận vốn góp liên doanh - Vật liệu đợc biếu tặng, cấp phát * Phân loại theo quan hệ sở hữu: - Vật liệu tự có: Bao gồm tất vật liệu thuộc sở hữu doanh nghiệp - Vật liệu nhận gia công chế biến cho bên - Vật liệu nhận giữ hộ Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu: Do nguyên vật liệu yếu tố quan trọng tổng số giá thành sản phẩm; có vị trí quan trọng trình sản xuất kinh doanh Doanh nghiệp cần tiến hành tốt việc quản lý, bảo quản hạch toán qúa trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, sử dụng dự trữ nguyên vật liệu; Do đặt yêu cầu quản lý sử dụng nguyên vật liệu: - Doanh nghiệp cần phải có đầy đủ thông tin chi tiết tổng hợp thứ nguyên vật liệu số lợng lẫn chất lợng - Phải quản lý nguyên vật liệu xuất kho cho sản xuất kinh doanh theo đối tợng sử dụng hay khoản chi phí - Doanh nghiệp cần thực đầy đủ quy định lập Sổ danh điểm nguyên vật liệu, thủ tục lập luân chuyển chứng từ, mở sổ kế toán tổng hợp sổ kế toán chi tiết theo chế độ quy định - Doanh nghiệp phải quản lý định mức tiêu hao nguyên vật liệu, tránh tình trạng ứ đọng, khan ảnh hởng đến tình trạng sản xuất kinh doanh - Doanh nghiệp cần thực chế độ kiểm tra, kiểm kê, đối chiếu nguyên vật liệu, quy trách nhiệm vật chất công tác quản lý sử dụng nguyên vật liệu phân xởng, phòng ban toàn doanh nghiệp Nh vậy, quản lý tốt nguyên vật liệu tạo điều kiện thúc đẩy việc cung cấp kịp thời, ngăn ngừa tợng h hỏng, mát góp phần hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu sử dụng nguyên vật liệu Từ đặc điểm yêu cầu quản lý nguyên vật liệu dặt nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất Nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất: Để cung cấp đầy đủ, xác thông tin cho công tác quản lý nguyên vật liệu, hạch toán nguyên vật liệu phải đảm bảo nhiệm vụ chủ yếu sau: - Ghi chép tính toán, phản ánh xác, trung thực kịp thời số lợng, chất lợng, giá mua thực tế nguyên vật liệu nhập kho - Tập hợp phản ánh đầy đủ, xác kịp thời số lợng, giá trị nguyên vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành định mức tiêu hao nguyên vật liệu - Phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu sử dụng vào đối tợng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh - Tính toánvà phản ánh xác số lợng giá trị nguyên vật liệu tồn kho, phát kịp thời nguyên vật liệu thừa, thiếu, phẩm chất, ứ đọng để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời hạn chế đến mức tối đa thiệt hại xảy II Tính giá nguyên vật liệu- NVL: Tính giá nguyên vật liệu công tác quan trọng việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu Tính giá nguyên vật liệu dùng tiền để biểu giá trị chúng Trong công tác hạch toán nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu đợc tính theo giá thực tế Giá thực tế nguyên vật liệu loại giá đợc hình thành sở chứng từ hợp lệ chứng minh khoản chi hợp pháp doanh nghiệp để tạo nguyên vật liệu Các doanh nghiệp tính thuế Giá trị gia tăng theo phơng pháp trực tiếp giá thực tế bao gồm thuế giá trị gia tăng Các doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ giá thực tế không bao gồm thuế giá trị gia tăng Tính giá nguyên vật liệu nhập kỳ: Giá thực tế VL nhập kho đợc xác định tuỳ thuộc vào nguồn nhập: - Vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi hoá đơn ngời bán, khoản thuế(nếu có), chi phí thu mua vận chuyển, lu kho, lu bãi trừ khoản giảm trừ nh: giảm giá, chiết khấu(nếu đợc ngời bán chấp nhận) - Vật liệu chế biến xong nhập kho: Giá thực tế bao gồm chi phí tự chế biến, chi phí thuê gia công chế biến( thuê gia công) - Đối với NVL nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế giá trị NVL đợc bên tham gia góp vốn thoả thuận cộng (+) chi phí tiếp nhận (nếu có) - Nguyên vật liệu đợc tặng thởng: Giá thực tế tính theo giá thị trờng tơng đơng cộng (+) chi phí liên quan đến việc tiếp nhận - Phế liệu thu hồi từ trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp: Giá thực tế đợc tính theo đánh giá thực tế giá thị trờng Tính giá nguyên vật liệu xuất kì Việc lựa chọn phơng pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu tuỳ thuộc vào đặc điểm doanh nghiệp trình độ kế toán doanh nghiệp Các phơng pháp tính giá thực tế NVL xuất kho thờng dùng là: 2.1 Phơng pháp tính giá thực tế bình quân: Giá thực tế NVL xuất kho = Giá bình quân đơn vị NVL x Lợng NL xuất kho Trong đó: - Phơng pháp bình quân kỳ dự trữ: Giá bình quân đơn vị NVL = Giá trịn NVL tồn đầu kỳ+ giá trị NVL nhập kỳ Số lợng NVL(tồn đầu kỳ+ số lợng nhập kỳ) Phơng pháp thích hợp với doanh nghiệp có danh điểm nguyên vật liệu nhng số lần nhập, xuất danh điểm nhiều: Ưu điểm: Giảm nhẹ việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Nhợc điểm: công việc tính giá NVL vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hởng đế tiến độ khâu kế toán; đồng thời phải tính cho loại NVL - Phơng pháp giá thực tế bình quân sau lần nhập: Theo phơng pháp này, kế toán phải xác định giá bình quân danh điểm nguyên vật liệu sau lần nhập: Giá đơn vị bình quân sau lần nhập = Giá trị thực tế NVL (tồn trớc nhập+ nhập vào lần Lợng thực tế VL(tồn trớc nhập+ nhập vào lần này) Phơng pháp thích hợp với doanh nghiệp có danh điểm nguyên vật liệu số lần nhập nguyên vật liệu loại Ưu điểm: Theo dõi thờng xuyên, kịp thời, xác Nhợc điểm: Khối lợng công việc tính toán nhiều - Phơng pháp giá thực tế bình quân cuối kỳ trớc: Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc = Giá thực tế VL tồn đầu kỳ(hoặc cuối kỳ trớc) Lợng VL tồn đầu kỳ ( cuối kỳ trớc) - Phơng pháp có: Ưu điểm: Đơn giản, giảm nhẹ khối lợng tính toán Nhợc: Không xác giá NVL thị trờng có biến động Phơng pháp áp dụng doanh nghiệp có danh điểm nguyên vật liệu có giá thị trờng ổn định 2.2 Phơng pháp nhập trớc - xuất trớc (FIFO) Theo phơng pháp NVL đợc tính giá thực tế xuất kho sở giả định lô NVL nhập trớc đợc xuất trớc Vì vậy, lợng NVL xuất kho thuộc lần nhập tính theo giá thực tế lần nhập Ưu điểm: kế toán tính giá nguyên vật liệu xuất kho kịp thời Nhợc điểm: Hạch toán chi tiết theo loại, kho thời gian công sức, chi phí kinh doanh không phản ánh kịp thời theo giá thị trờng NVL Phơng pháp áp dụng doanh nghiệp nhỏ, chủng loại NVL ít, số lợng nhập, xuất NVL ít, giá thị trờng ổn định 2.3 Phơng pháp nhập sau - xuất trớc (LIFO) Theo phơng pháp này, NVL đợc tính giá thực tế xuất kho giả định lô NVL nhập vào kho sau đợc dùng trớc Vì vậy, việc tính giá xuất NVL đợc làm ngợc lại với phơng pháp nhập sau - xuất trớc Ưu điểm: Tính giá NVL xuất kho kịp thời, chi phí kinh doanh doanh nghiệp đợc phản ảnh kịp thời theo giá thị trờng ngân hàng Nhợc điểm: Phải hạch toán theo chi tiết nguyên vật liệu, tốn công 2.4 Phơng pháp trực tiếp (gọi phơng pháp giá thực tế đích danh hay phơng pháp đặc điểm riêng) NVL đợc xác định theo đơn hay lô giữ nguyên từ lúc nhập vào lúc xuất dùng (trừ trờng hợp điều chỉnh) Vì vậy, xuất nguyên vật liệu lô tính giá thực tế nhập kho đích danh lô Phơng pháp thích hợp với doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng lô nguyên vật liệu nhập kho với loại NVL có giá trị cao, phải xây dựng hệ thống kho tàng cho phép bảo quản riêng lô NVL nhập kho Ưu điểm: công tác tính giá đợc thực kịp thời, thông qua kho kế toán theo dõi đợc thời gian bảo quản riêng loại NVL Nhợc điểm: chi phí lớn cho việc xây dựng kho tàng để bảo quản NVL 2.5 Phơng pháp trị giá hàng tồn cuối kỳ áp dụng doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL mẫu mã khác nhng điều kiện kiểm kê nghiệp vụ xuất kho Vì vậy, doanh nghiệp phải tính giá cho số lợng NVL tồn kho cuối kỳ trớc, sau xác định đợc NVL xuất kho kỳ: Giá thực tế NVL tồn cuối kỳ = Số lợng tồn cuối kỳ x Đơn giá NVL nhập kho lần cuối Giá trị thực + - tế tồn cuối kỳ Doanh nghiệp nên áp dụng NVL có giá thị trờng ổn định Giá thực tế NVL xuất kho Giá thực tế = NVL nhập kho Giá trị thực tế tồn đầu kỳ 2.6 Phơng pháp hệ số giá áp dụng doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL, giá thờng xuyên biến động, nghiệp vụ nhập- xuất NVL diễn thờng xuyên việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp tốn nhiều công sức nhiều không thực đợc Do đó, việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán Giá hạch toán loại giá ổn định sử dụng thời gian dài để hạch toán nhập- xuất- tồn kho NVL tính đợc giá thực tế Giá hạch toán giá kế hoạch, giá mua vật liệu thời điểm giá bình quân tháng trớc Việc tính giá thực tế xuất kỳ dựa sở hệ số chênh lệch giá thực tế giá hạch toán Hệ số giá VL = Giá thực tế VL tồn đầu kỳ+Giá thực tế VL nhập kỳ Giá hạch toán VL tồn đầu kỳ+Giá hạch toán VL nhập kỳ Do đó, giá thực tế: VL xuất kỳ (hoặc tồn cuối kỳ) = Giá hạch toán VL xuất x trung kỳ (tồn cuối kỳ) Hệ số giá VL Phơng pháp cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết tổng hợp NVL công tác tính giá nên công việc tính giá đợc tiến hành nhanh chóng không bị phụ thuộc vào chủng loại, số lần nhập- xuất NVL; Vì khối lợng công việc ít, hạch toán chi tiết đơn giản Tuy nhiên, khối lợng công việc dồn vào cuối kỳ Phơng pháp tính cho loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu chủ yếu tùy thuộc vào yêu cầu trình độ quản lý Trên số phơng pháp tính giá xuất NVL kỳ Từng phơng pháp có u, nhợc điểm điều kiện áp dụng riêng Vì vậy, tuỳ vào quy mô, đặc điểm doanh nghiệp trình độ quản lý kế toán mà sử dụng phơng pháp tính toán thích hợp III Hạch toán nguyên vật liệu: Tổ chức chứng từ kế toán Trong doanh nghiệp sản xuất chứng từ đợc sử dụng để hạch toán NVL gồm: Hoá đơn bán hàng(hoặc HĐ GTGT), phiếu nhập- xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội tuỳ theo nội dung nghiệp vụ kinh tế Các chứng từ liên quan đến nguyên vật liệu phải phản ánh đầy đủ, xác, kịp thời theo chế độ quy định Mỗi chứng từ phải chứa đựng tiêu đặc trng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh nội dung, quy mô, chất lợng, thời gian xảy nh trách nhiệm pháp lý bên liên quan 1.1 Chứng từ kế toán nhập nguyên vật liệu Phiếu nhập kho: Dùng để xác định số lợng quy cách giá trị NVL, nhập kho làm để thủ kho kế toán ghi vào bảng, sổ kế toán Phiếu nhập kho đợc lập dựa mẫu 01 VT Bộ tài ban hành Phiếu nhập kho đợc lập luân chuyển nh sau: - Phiếu nhập kho phòng kế toán phận vật t đơn vị lập thành liên ngời lập phải ký vào Trớc lập phiếu nhập, ngời lập phải vào chứng từ bên bán nh hoá đơn, biên kiểm nghiệm vật t, chứng từ khác - Chuyển phiếu nhập kho cho thủ trởng đơn vị ngời phụ trách ký - Ngời giao hàng nhận phiếu nhập - Chuyển phiếu nhập xuống kho, thu kho ghi số lợng, quy cách vào cột thực nhập ngời giao ký xác nhận Ba liên phiếu nhập kho đợc lu giữ nh sau: Liên 1: lu gốc Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ; định kỳ chuyển cho kế toán ghi sổ Liên 3: Dùng để toán 1.2 Chứng từ kế toán xuất nguyên vật liệu: Phiếu xuất kho: dùng để xác định số lợng, giá trị nguyên vật liệu xuất kho Phiếu để thủ kho xuất kho ghi vào thẻ kho, sau chuyển cho kế toán vật t tính thành tiền ghi vào sổ kế toán Phiếu xuất kho đợc lập dựa mẫu số 02 VT Bộ tài ban hành Phiếu xuất kho đợc lập luân chuyển nh sau: - Phiếu xuất kho phận xin lĩnh phòng cung ứng lập thành 03 liên Sau lập xong, phụ trách phận, phụ trách cung ứng ký giao cho ngời cầm phiếu xuống kho để lĩnh - Thủ kho vào lợng xuất để ghi vào cột số lợng thực xuất ngời nhận hàng ký vào phiếu xuất kho + Ba liên phiếu xuất đợc luân chuyển: - Liên 1: Lu phận rập phiếu - Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho sau chuyển cho kế toán để tính thành tiền ghi vào sổ kế toán Liên 3: Ngời nhận giữ để ghi phận sử dụng Cuối tháng, kế toán xác nhận số lợng sử dụng phận để xác định tính xác kế toán Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất thờng có nhiều chủng loại Nếu thiếu loại gây ngừng sản xuất Vì hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đòi hỏi phải đảm bảo theo dõi tình hình biến động danh điểm nguyên vật liệu, phải phản ánh số lợng, giá trị, chất lợng danh điểm theo kho ngời phụ trách vật chất Để đảm bảo thuận tiện tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý nguyên vật liệu mặt hạch toán nguyên vật liệu số lợng giá trị, doanh nghiệp cần phải hình thành nên sổ danh điểm nguyên vật liệu Sổ xác định thống tên gọi, quy cách, mã hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán danh điểm NVL Trong thực tế công tác kế toán nớc ta, sử dụng ba phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, là: - Phơng pháp thẻ song song - Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Phơng pháp sổ số d 2.1 Phơng pháp thẻ song song Điều kiện áp dụng: Chỉ áp dụng doanh nghiệp có danh điểm nguyên vật liệu, khối lợng chứng từ xuất vật liệu ít, không thờng xuyên, trình độ chuyên môn kế toán không cao Tại kho: Thủ kho vào chứng từ nhập- xuất vật liệu để ghi vào thẻ kho Thẻ kho đợc mở theo danh điểm nguyên vật liệu Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu dựa vào chứng từ nhập - xuất NVL để ghi số lợng tính thành tiền NVL nhập- xuất vào Sổ kế toán chi tiết vật liệu (mở tơng ứng với thẻ kho) Sổ giống nh thẻ kho khác có thêm giá trị vật liệu Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho tơng ứng đồng thời từ sổ kế toán chi tiết NVL kế toán lấy số liệu vào bảng tổng h p nhập- xut- tồn NVL theo danh điểm NVL để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp NVL Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp thẻ song song: Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Thẻ kho Sổ thẻ kế toán chi tiết NVL Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn NVL Kế toán tổng hợp Phiếu xuất kho Ghi hàng ngày, định kỳ Ghi cuối tháng Ghi chú: Quan hệ đối chiếu Ưu điểm: ơn giản ghi chép, đối chiếu số liệu phát sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập- xuất- tồn danh điểm nguyên vật liệu kịp thời, xác, thích hợp với việc sử dụng máy tính Nhợc im: Việc ghi chép kho phòng kế toán trùng lắp số l ợng Hạn chế việc kiểm tra kế toán đối chiếu vào cuối tháng 2.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển: kho: đợc ghi chép giống phơng pháp thẻ song song phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển NVL theo kho Cuối kỳ sở phân loại chứng từ nhập- xuất- theo danh điểm NVL theo kho kế toán lập bảng kê nhập NVL, bảng kê xuất NVL, dựa vào bảng kê để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển vào cuối kỳ Khi nhận đợc thẻ kho, kế toán NVL tiến hành đối chiếu thẻ kho với sổ đối chiếu luân chuyển, đồng thời từ sổ đối chiếu luân chuyển vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn vật liệu đồng thời đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp vật liệu Sơ đồ hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển Sơ đồ 1.2: Hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Bảng kê nhập VL Bảng tổng hợp N-X-T Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ kế toán tổng hợp VL Bảng kê xuất VL Ghi chú: Ghi hàng ngày, định kỳ Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Ưu điềm: giảm nhẹ việc ghi chép kế toán, tránh trùng lắp Nhợc điểm: Việc kiểm tra kho phòng kế toán tiến hành vào cuối tháng nên trờng hợp số lợng chứng từ nhập, xuất vật liệu danh điểm vật liệu lớn công việc kiểm tra, đối chiếu gặp nhiều khó khăn ảnh hởng đến tiến độ thực khâu kế toán khác Phơng pháp thích hợp với doanh nghiệp có nhiều danh điểm nguyên vật liệu nhng số lợng chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu không nhiều 2.3 Phơng pháp sổ số d: Điều kiện áp dụng: doanh nghiệp có nhiều danh điểm NVL, số lợng chứng từ nhập- xuất loại nhiều xây dựng thành hệ thống danh điểm nguyên vật liệu, dùng giá hạch toán để để hàng ngày nắm đợc tình hình xuất, nhập, tồn, yêu cầu trình độ kế toán tơng đối cao kho: thủ kho ghi vào thẻ kho giống nh phơng pháp Ngoài thủ kho phải tập hợp toàn chứng từ nhập- xuất phát sinh theo danh điểm nguyên vật liệu Sau lập phiếu giao nhận chứng từ chuyển cho kế toán kèm theo chứng từ nhập, xuất vật liệu Thủ kho phải phản ánh số lợng vật liệu tồn cuối tháng theo danh điểm nguyên vật liệu vào sổ số d Sổ đợc kế toán mở cho kho dùng cho năm Tr9 ớc ngày cuối tháng, kế toán đa sổ số d cho thủ kho để ghi vào sổ Ghi xong thủ kho gửi phòng kế toán để kiểm tra tính thành tiền theo giá hạch toán phòng kế toán: kế toán dựa vào số lợng nhập, xuất danh điểm NVL đợc tổng hợp từ chứng từ nhập- xuất mà kế toán nhận đợc kiểm tra kho theo định kỳ 3, 10 ngày kèm theo phiếu giao nhận chứng từ dựa vào giá hạch toán để tính thành tiền NVL nhập- xuất theo danh điểm NVL từ ghi vào bảng luỹ kế nhập- NVL (lập theo danh điểm NVL) Cuối kỳ tính tiền sổ số d thủ kho chuyển đến đối chiếu tồn kho sổ sách với bảng luỹ kế nhập- xuất- tồn Từ bảng lũy kế nhập- xuất- tồn, kế toán vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn NVL để đối chiếu với kế toán tổng hợp NVL Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp sổ số d Sơ đồ 1.3: Hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp sổ số d Phiếu nhập kho Thẻ kho Sổ số dư Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận CT nhập Bảng luỹ kế N- X- T Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn NVL Kế toán tổng hợp Phiếu giao nhận ch.từ xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Ưu điểm: không trùng lặp, ghi sổ thờng xuyên, không bị dồn vào cuối kỳ Nhợcđiểm: kiểm tra, đối chiếu phát sai sót gặp nhiều khó khăn Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: Để hạch toán NVL nói riềng loại hàng tồn kho nói chung áp dụng hai phơng pháp: (KKTX) kê khai thờng xuyên, kê khai định kỳ (KKĐK) Việc sử dụng phơng pháp tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh doanh nghiệp, vào yêu cầu sử dụng công tác quản lý, trình độ kế toán viên nh quy định chế độ kế toán hành 3.1 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp KKTX 3.1.1 Tài khoản sử dụng 10 Biểu 2.24: Biên kiểm kê vật t: (Trích) Từ 0h ngày 1-1-2004 Các thành viên tham gia kiểm kê: - Bà Nguyễn Thị Thuý - Thủ kho - Bà Vũ Bích Việt - kế toán vật t - Ông Nguyễn Mạnh Huỳnh - Phòng điều hành sản xuất Kết kiểm kê: Kho 1: nguyên vật liệu Số dđ Tên VL ĐVT đơn giá Số lợng hạch toán Sổ sách Thực tế Tôn d4 Tôn 10 ly Tôn ly Thép (26,6 m Kg m m 4.500 8.500 4.500 12.000 Trởng ban 2150 1456 2.728 4.800 2150 1455 2.728 4.800 Thủ kho Định mức hao Chênh lệch sổ hụt sách, thực tế Thành Số lợng tiền 0 -1 -8.500 0 0 % Số lợng 0,005 0,005 0,005 0,005 10,75 7,28 13,64 24 Kế toán vật t Căn vào biên kiểm kê nguyên vật liệu, thủ kho vào thẻ kho theo số danh điểm nguyên vật liệu đợc kiểm kê; đồng thời kế toán vật t xử lý chênh lệch - Trờng hợp phát thiếu hụt nguyên vật liệu so với sổ sách: + Nếu hao hụt định mức đợc coi khoản chi phí quản lý doanh nghiệp, khoản đợc tính vào chi phí tháng -2004 Nợ TK 642.6 : 8500 Có TK 152: 1x 8500 = 8500 + Nếu hao hụt định mức coi nh phiếu xuất vật t cần xác định nguyên nhân xử lý: Nếu cha xác định đợc nguyên nhân Nợ TK 1381: 105.000 Có TK 152: 105.000 Nếu nhân viên Công ty lấy cắp trừ lơng Nợ TK 334: 105.000 Có TK 152: 105.000 Căn vào số liệu báo cáo kế tài sản toán Công ty hai năm 2002-2003 ta phân tích tiêu theo bảng dới đây.(Biểu 2.25) Biểu 2.25 Một số tiêu đánh giá hiệu sử dụng NVL Công ty khí ô tô 1-5 49 Đơn vị tính: 1000đ TT Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 10 11 12 13 Tổng doanh thu Doanh thu Lợi nhuận Giá trị NVL tồn đầu kỳ Giá trị NVL tồn cuối kỳ Giá trị NVL bình quân Giá trị NVL xuất kỳ Sức sản xuất NVL Số vòng quay NVL Sức sinh lời NVL Hệ số quay kho NVL Kỳ luân chuyển NVL Hệ số đảm nhiệm 45.163.766 45.163.766 669.039 3.139.829 6.214.625 4.677.277 27.398.541 9,660 9,660 0,143 5,858 37,270 0,104 100.673.636 100.673.636 1.409.386 6.214.625 11.113.997 8.664.311 62.232.750 11,620 11,620 0,163 7,183 30,981 0,086 Chênh lệch (+,-) +55.509.810 +55.509.810 +740.341 +3.074.796 +4.899.372 +3.987.034 +34.834.209 +1,96 +1,96 +0,02 +1,325 -6,289 -0,018 % 2,229 2,229 2,106 1,979 1,788 1,852 2,271 1,202 1,202 1,139 1,226 0,831 0,8269 Dựa vào bảng tiêu ta thấy: * Sức sản xuất NVL năm 2003 11,62, năm 2002 9,66 Nh sức sản xuất NVL năm 2003 tăng 20,2% tức tăng 1,96 Điều có nghĩa đồng NVL năm 2003 tạo thêm đợc 1,96 đồnh doanh thu so với năm 2002.Để có đợc nh doanh thu năm 2003 tăng gấp 2,229 lần so v ới năm 2002tức tăng 55.509.810.000đ giá trị nguyên vật liệu bình quân năm 2003 tăng 1,852 lần tức tăng 3.987.034.000đ mức tăng giá trị tuyệt đối doanh thu cao mức tăng tuyệt đối giá trị NVL bình quân Doanh thu Công ty tăng lên nhanh mạnh sản phẩm phục vụ cho xây dựng nh trạm trộn, may nghiền sỏi đá sản phẩm có uy tín thị trờng, đồng thời nhu cầu sản phẩm lại tăng đòi hỏi xây dựng nhà cửa, xí nghiệp, đờng giao thông đặc biệt từ có luật đầu t nớc vào Việt Nam * Sức sinh lời NVL: Năm 2003 tăng so với năm 2002 0,02 tức tăng 1,139lần Tức năm 2003 từ đồng nguyên vật liệu tạo thêm đợc 0,02 đồng lợi nhuận so năm 2002 Điều có đợc lọi nhuận năm 2003 tăng 2,106 lần tức tăng thêm 740.341.000đ tăng cao mức tăng NVL bình quân Nh Công ty sử dụng NVL có hiệu , hợp lý tiết kiệm * Số vòng quay NVL:năm 2003 tăng so với năm 2002 1,96 tức tăng 1,202 lần Nh tốc độ quay NVL tăng, tránh đợc tình trạng ứ đọng vốn Hệ số quay kho NVL: năm 2003 7,183 vòng, năm 2002 5,858 lần số vòng quay kho NVL năm 2003 tăng 1,325 vòng/năm Do lợng vật t lu chuyển qua kho tăng nhanh Nguyên nhân la giá trị NVL tồn kho năm 2003 có tăng so với năm 2002, tăng 3.987.034.000đ nhng giá trị NVL xuất dùng năm 2003 tăng so với năm 2002 50 34.834.209.000đ tức tăng 2,271 Vì dự trử lớn song hệ số quay kho tăng Điều thể hiệu sử dụng NVL cao Theo kết tính toán cho thấy bốn tiêu năm 2003 tăng so với năm 2002 điều chứng tỏ hiệu sử dụng NVL có tăng đáng kể * Hệ thống đảm nhiệm NVL: Năm 2003 0,086 giảm so với năm 2002 0,018 Nguyên nhân NVL bình quân tăng lên nhng mức tăng tuyệt đối NVL thấp so với doanh thu thuần, Điều chứng tỏ hiệu sử dụng NVL tốt * Hệ số kỳ luân chuyển NVL: Thời gian vòng luân chuyển NVL năm 2003 30,981 ngày, năm 2002 37,27 ngày Nh vòng quay năm 2003 giảm 6,289 ngày so với năm 2002 Nguyên nhân số vòng quay NVL tăng lên 1,96 vòng tức tăng 1,202 lần Hai tiêu năm 2003 thấp năm 2002 Chứng tỏ hiệu sử dụng NVL tăng lên Có thể nói để sử dụng hiệu NVL nh Công ty xây dựng đợc định mức tiêu hao NVL tình hình bảo quản , tình hình dự trử bảo quản NVL Công ty khác tốt, dẫn đến hiệu sử dụng NVL năm 2003 cao năm 2002, tiết kiệm đợc chi phí, hạ giá thành sản phẩm , tăng sức cạnh tranh thị tr ờng nâng cao lợi nhuận cho Công ty 51 I Đánh giá chung công tác hạch toán NVL với việc tăng cờng hiệu sử dụng NVL Công ty khí ô tô 1-5: Cũng nh doanh nghiệp nhà nớc khácm Công ty khí ô tô 1-5 gặp nhiều khó khăn chuyển sang chế thị trờng Nhng với động tìm tòi nghiên cứu lãnh đạo Công ty nh nỗ lực toàn thể cán công nhân Công ty, Công ty có bớc chuyển với thành tựu to lớn Một bớc chuyển cải tiến kế toán tài Có thể thấy điều qua mặt sau 1.Những u điểm hạch toán NVL Công ty Thứ hệ thống chứng từ tài khoản, Công ty tổ chức hệ thống chứng từ vận dụng tài khoản kế toán tơng đối với chế độ biểu mẫu Bộ tài ban hành Các chứng từ đợc lập, kiểm tra luân chuyển cách thờng xuyên, phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh Hệ thống tài khoản Công ty phản ánh đầy đủ hoạt động kinh tế, việc xếp phân loại tài khoản hệ thống tài khoản Công ty tơng đối phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh Công ty Thứ hai hình thức sổ kế toán: Công ty sử dụng hình thức Sổ nhật ký chứng từ để hạch toán Đây hình thức ghi sổ kế toán phù hợp với Công ty lớn, sổ sách nhật ký chứng từ, bảng kê, bảng phân bổ , sổ chi tiết đợc thực tơng đối đầy đủm, ghi chép cẩn thận rõ ràng có hệ thống, hạch toán tơng đối xác theo chế độ Bộ tài Nhà nớc ban hành Thứ ba hạch toán NVL: công tác hạch toán nói chung công tác hạch toán NVL nói riêng phản ánh thực trạng Công , đáp ứng đợc yêu cầu quản lý mà Công ty đặt Đảm bảo thống phạm vi phơng pháp tính tiêu kế phận liên quan Kế toán vật liệu thực việc đối chiếu chứng từ sổ kế toán với thẻ kho, kiểm kê kho đảm bảo tính cần đối tiêu số lợng tiêu giá trị Giữa kế toán tổng hợp kế toán chi tiết thờng xuyên đối chiếu đảm bảo xác thông tin tình hình biến động NVL Nhân viên thông kê phân x ởng thực tốt việc theo dõi tình hình lĩnh sử dụng NVL phân xỡng, xí nghiệp, phản ánh tình hình xuất dùng kịp thời Hơn phơng pháp tính giá xuất NVL theo giá hạch toán phù hợp với tình hình xuất- nhập NVL Công ty, phù hợp với phơng pháp hạch toán chi tiết sổ số d Bởi để đáp ứng phơng pháp sổ số d cần phải tính gia theo hệ số giá Thứ t hệ thống định mức tiêu hao NVL: Công ty xây dựng hệ thống định mức tiêu hao NVL cho loại sản phẩm nh chi tiết sản phẩm tơng đối xác, khoa học Thông qua hệ thống giúp cho trình thu mua, bảo quản dự trử sử dụng NVL hợp lý, nâng cao hiệu sử dụng NVL Thứ năm Công ty xây dựng kế hoạch thu mua hàng tháng Với khối lợng vật liệu sử dụng lớn với nhiều chủng loại khác nhng phận cung ứng thu mua cung cấp cách kịp thời , đầy đủ cho nhu cầu sản xuất Phòng ĐHSX nơi tổ chức trực tiếp việc thu mua nhập kho vật liệu Cán phòng làm tốt nhiệm vụ từ việc tìm nguồn hàng đến việc cung ứng kịp thời đầy đủ vật liệu cho sản xuất Thứ sáu việc tổ chức kiểm tra chất lợng vật liệu, thành phẩm nhập kho nguyên vật liệu tới Công ty cha đợc nhập kho mà phải qua kiểm tra chất lợng 52 phòng KCS, phòng KCS chịu trách nhiệm kiểm nghiệm mặt số lợng, chất lợng thông số kỹ thuật số, chung loại quy cách Nếu kiểm tra thấy chất lợng không đảm bảo yêu cầu nhân viên cung ứng đổi lại Sau kiểm tra xong lập biên kiểm nghiệm vật t đóng dấu vào hoá đơn mua hàng Vì chất lợng vật t đợc bảo đảm , từ đem vào sử dụng tránh đợc vật t h hỏng gây gián đoạn trình sản xuất, đảm bảo chất lợng đầu nhằm giảm chi phí giá thành Bên cạnh u điểm trên, hạch toán NVL Công ty có hạn chế định đòi hỏi cần tiếp tục tìm giải pháp nhằm hoàn thiện 2.Những hạn chế công tác hạch toán NVL Thứ tổ chức máy kế toán cha hợp lý Đó kiêm nhiệm việc hạch toán phần hành; việc lập phiếu xuất kho vật t cha hợp lý Thứ hai việc xây dựng sổ danh điểm cha khoa học Thứ ba việc mở sổ chi tiết toán với ngời bán cha phù hợp Thứ t thiếu phiếu giao nhận chứng từ (hạch toán chi tiết vật liệu) Thứ năm việc không sử dụng TK 151-hàng mua đờng Thứ sáu việc cha đa phần mềm kế toán vào sử dụng II Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán NVL với việc tăng cờng hiệu sử dụng NVL Công ty khí ô tô 1-5 ý kiến thứ nhất, máy kế toán công ty: Mặc dù máy kế toán Công ty đợc tổ chức theo hình thức kế toán tập trung nhng việc tổ chức, phân công phần hành cho kế toán viên cha hợp lý Kế toán vật t kiêm nhiệm thủ quỹ: Phần hành NVL với nghiệp vụ xuất nhập vật t nhiều với khoản 700 loại vật t khác với số lợng chứng từ lớn, việc tính thành tiền chứng từ nhập-xuất làm thủ công, khối lợng công việc nhiều, phân bổ cho nhiều đối tợng sử dụng, phải phản ánh vào nhiều sổ sách Một số chứng từ xuất-nhập vật liệu phát sinh tháng trớc nhng tháng cha phản ánh vào sổ sách kế toán dẫn đến chi phí cha xác Trong nghiệp vụ thu chi tiền mặt diễn thờng xuyên đặc biệt nghiệp vụ thủ tiền từ bán hàng giá bán lớn nên việc tìm kiếm tiền bạc nhiều thời gian Với đặc điểm công tác hạch toán NVL Công ty hoàn thành chậm, gây ảnh hởng không nhỏ đến việc đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp lên báo cáo theo em Công ty nên phân công phân nhiệm hợp lý nh : phần hành NVL ngời phụ trách, thủ quỹ ngời khác Có nh công việc kế toán NVL đảm bảo thời gian,.nâng cao hiệu công việc tính chĩnh xác chi phí kinh doanh kỳ -Bộ phận viết phiếu xuất vật t : nh phần thủ tục chứng từ nhập vật t nêu, phận viết phiếu xuất vật t kế toán phụ trách Do đó, phiếu xuất vật t có nhng xuống kho không không đủ cung cấp cho phân xỡng Hơn thế, phiếu xuất vật t đợc lập thành hai liên Liên giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho sau đem lên phong kế toán Liên giao cho ngời lĩnh vật t Nh phòng ĐHSX thu mua, nhập kho NVL kỳ nhng lại không nắm rõ số lợng tồn loại NVL 53 ngày Chính không liên hệ chặt chẽ ba phong kế toán, ĐHSX, kho gây ứ đọng NVL gián đoạn sản xuất thiếu NVL Vì theo em Công ty nên để phòng ĐHSX lập phiếu xuất vật t Bởi phòng điều hành sản xuất với nhiệm vụ cung ứng loại NVL cức vào kế hoạch sản xuất vào định mức tiêu hao NVL vào số lợng xuất loại vật liệu phòng ĐHSX tính số lợng tồn ngày từ dựa vào nhu cầu định mức lập phiếu xuất Khi phiếu xuất đ ợc lĩnh đầy đủ loại vật t phòng ĐHSX xác số lợng lại NVL Hơn thông thờng nếu NVL tồn ít, nhân viên phụ trách phòng ĐHSX để từ có biện pháp đề nghị thủ trởng đơn vị cấp thêm kinh phí để mua thêm NVL đáp ứng nhu cầu sản xuất Phiếu xuất kho nên đợc lập thành liên Một liên lu ỏ phong ĐHSX để ghi sổ đợc cộng dồn hành ngày cho NVL thờng xuyên sử dụng Một liên gửi cho thủ kho để ghi sổ sách sau đa lên phòng kế toán để tính thành tiền ghi sổ Một liên giao cho ngời lĩnh vật t để theo sử dụng vật t phân xởng xí nghiệp Có nh cung ứng kịp thời NVL cho sản xuất nâng cao hiệu sử dụng NVL tăng hiệu lao động ý kiến thứ hai hạch toán chi tiết NVL: *Xây dựng hệ thống danh điểm NVL Hệ thống danh điểm NVL đơn giản, cha khoa học việc kiểm tra đối chiếu khó khăn, không thuận tiện cho công tác quản lý NVL Và để thuận lợi cho công tác quản lý NVL đợc chặt chẽ hệ thống nhất, đối chiếu kiểm tra dễ dàng, dễ phát sai sót thuận lợi cho việc tìm kiếm thông tin loại vật t đó, Công ty nên lập lại sổ danh điểm vật liệu cho kho vật liệu Việc mở sổ danh điểm phù hợp góp phần giảm bớt khối lợng công việc kế toán, xử lý nhanh chóng cung cấp thông tin kịp thời phục vụ quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh thuận lợi cho việc sử dụng phần mền kế toán cho vận hành kế toán vật liệu máy tính Hệ thống danh điểm NVL gắn liền với chủng loại, quy cách, thông số, kỹ thuật nó, chẳng hạn: Biểu 3.1: TT I Sổ danh điểm NVL- Kho Ký hiệu Nhóm Danh điểm NVL Tôn 152T 152T3 152T10 152TD4 Tên vật liệu Đv tính Đơn giá HT Tôn Tôn ly Tôn 10ly Tôn D4 m kg m 4500 8500 4500 Ghi Mở sổ danh điểm vật liệu phải nên có kết hợp nghiên cứu phòng kế toán phòng ĐHSX sau trình lên ban giám đốc để thống sử dụng quản lý toàn Công ty *Lập phiếu giao nhận chứng từ xuất (nhập) nguyên liệu Nh nêu trên, số lợng chứng từ nhập - xuất nhiều, diễn thờng xuyên Cứ 54 định kỳ ngày, kế toán sau xuống kho lấy phiếu xuất, nhập đối chiếu với thẻ kho thấy khớp số lợng ký vào thẻ kho mà không lập phiếu giao nhận chứng từ kế toán vật t thủ kho Đây điều thiếu gây khó khăn, nhầm lẫn cho việc tính giá đồng thời phải tính số lợng nhập- xuất-tồn Vì ảnh hởng không nhỏ đến tính khách quan số liệu Vì theo em Công ty nên lập phiếu giao nhận chứng từ nhập (hoặc xuất) vật liệu theo kho.Vì nhận đợc chứng từ kế toán kiểm tra tính theo chứng từ nhập (xuất) theo giá hạch toán cộng số tiền ghi vào cột số tiền phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) vật liệu Cứ đến ngày từ số liệu cột số tiền mổi phiếu giao nhận vào cột nhập, xuất số lợng giá trị bảng luỹ kế nhậpxuất- tồn, đồng thời để đối chiếu với thẻ kho 55 Biểu 3.2: Mẫu phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) vật liệu Kho : Tháng năm Số danh Ngày tháng ghi Tên VL 152T3 152T1 7-3-2002 Tôn ly Phiếu nhập (xuất) Số liệu Số lợng 277,379 2900 Tôn 10 ly Giá hạch toán Đơn giá Số tiền 4.500 13.050.000 Cộng 15-32002 Xác nhận ngời ** Cộng ý kiến thứ ba: Hạch toán tổng hợp NVL *Mở thêm TK 151 Thực tế Công ty không sử dụng TK 151- Hàng mua đờng mà sử dụng TK 152- NVL có đầy đủ chứng từ hợp lệ nh hoá đơn, phiếu nhập biên kiểm nghiệm vật t ghi vào sổ sách đợc hạch toán vào TK 152 Trong nhà cung cấp Công ty khắp miền đất nớc nớc hoá đơn nhng hàng cha cuối tháng, hàng Công ty nhng cuối tháng phòng KCS cha kiểm nghiệm xong để hoàn tất thủ tục nhập kho Vì lô hàng không đợc ghi chép mà có đầy đủ chứng từ đợc nhập kho, ghi sổ Nh vậy, thông tin cuối tháng HTK không đầy đủ ghi nhận khoản nợ có lô trả tài sản Nh TK111, TK 112đã ghi giảm nhng TK 151 cha tăng Nếu nh bảng cân đối kế toán thiếu hụt phần giá trị NVL Do đề nghị Công ty nên mở thêm Tk 151 Kết cấu cách hạch toán tơng tự nh chơng I đồng thời cần ghi chép hàng mua đờng vào NKCT số (Ghi có Tk 151) Biểu 3.4) sổ TK 151 Biểu 3.4: NKCT số (TK 152) Tháng năm Hoá đơn TT D Diễn đầu giải thán g Cộng x Cách ghi: Phiếu nhập Ghi có TK 151, ghi nợ TK Tk 152 SH NT SH NT HT TT x x Cộng có TK 151 x D cuối kỳ x x x - Căn vào tập hồ sơ hàng mua đờng tháng trớc (đợc xếp theo chủng loại hàng mua), kế toán tiến hành mở NKCT số tháng để theo dỏi lô hàng 56 tháng trớc nhng tháng nhập kho ghi vào d đầu tháng (mỗi hoá đơn dòng) - Sang tháng hàng làm thủ tục nhập kho , vào phiếu nhập ghi số hiệu, ngày tháng nhập , ghi số tiền theo giá thực tế hạch toán NVL nhập Cuối tháng khoá sổ, xác định tổng phát sinh TK 151 lấy số tổng cộng NKCT số ghi vào sổ Cái Tk 151 Biểu3.5: Mẫu sổ Cái TK 151 Năm 2002 D đầu năm Nợ Có Ghi Có TK Ghi Nợ TK Tháng Tháng Tháng TK 152 Tk 153 Cộng phát sinh Có Tk Cộng phát sinh Nợ TK Số d cuối tháng Nợ Có Mở sổ chi tiết tài khoản 331 Việc thiết kế sổ nh không phù hợp nhà cung cấp công ty bao gồm ngời bán thờng xuyên không thờng xuyên nhà cung cấp không thờng xuyên việc tổng hợp số d cho nhà cung cấp dễ dàng nhiên nhà cung cấp thờng xuyên, mở nh cần phải ghi nhiều dòng(ghi Có TK 331) với thứ tự khác Đến cuối tháng tổng hợp số liệu ghi Có TK 331 cho ngời khó khăn, không xác, đầy đủ Việc thiết kế hai sổ chi tiết TK331 gây khó khăn cho việc tìm kiếm số liệu cho nhà cung cấp để tính số d cuối tháng cho ngời, có dễ nhầm lẫn số liệu nhà cung cấp với nhà cung cấp khác, đồng thời vào Nhật ký chứng từ sô khó khăn Vì theo em, công ty nên mở sổ chi tiết TK 331, nhng nhà cung cấp thờng xuyên nên mở trang sổ riêng cho nhà cung cấp, nhà cung cấp không thờng xuyên đợc theo dõi trang sổ riêng Có nh vậy, cuối tháng cộng TK liên quan đến TL 331 dễ dàng nhanh chóng vào Nhật ký chứng từ số 5, đồng thời đối chiếu, kiểm tra dễ dàng Do đó, để phù hợp với yêu cầu theo dõi cách thuận lợi, liên tục có hệ thống nên mở sổ chi tiết theo mẫu sau(biểu 3.6): Cơ sở số liệu: sổ chi tiết toán với ngời bán tháng trớc, hoá đơn, phiếu nhập vật liệu, chứng từ toán Phơng pháp ghi: 57 + Cột số d đầu tháng: lấy số liệu cột số d cuối tháng trớc sổ này: D Nợ: phản ánh số tiền công ty ứng trớc cho ngời bán tháng trớc D Có: phản ánh số tiền công ty nợ ngời bán tháng trớc + Số phát sinh: -Phần ghi Có TK 331, ghi Nợ TK khác: ghi theo hoá đơn Số tiền hàng ghi vào cột TK 152 theo giá thực tế(cột TK 152 đợc mở để theo dõi giá hạch toán thực tế Giá hạch toán đợc ghi sổ sau kế toán vật liệu tính thành tiền theo giá hạch toán phiếu nhập Tiền thuế GTGT ghi cột tài khoản 133 -Phần ghi Nợ TK 331 ghi có tài khoản khác : Khi toán cho ngời bán tuỳ theo phơng thức hạch toán ghi vào cột tài khoản tơng ứng Số d cuối tháng : Số d nợ phản ánh số tiền công ty ứng trớc cho ngời bán nhng cuối tháng cha lấy hàng - Số d có : Phản ánh số tiền cuối tháng công ty nợ ngời bán Từ số liệu dòng tổng cộng trang sổ chi tiết TK 331, dòng trang sổ chi tiết TK 331( cho khách hàng không thờng xuyên) đợc lập theo mẫu ta đa vào Nhật ký chứng từ số dễ dàng, theo tài khoản, số liệu dễ dàng, tránh nhầm lẫn, sai sót Trang sổ chi tiết TK 331 cho ngời bán thờng xuyên không thờng xuyên đợc thiết kế giống hệt nhau, khác trang sổ ngời bán thờng xuyên ghi tên ngời bán đầu trang, trang sổ cho ngời bán không thờng xuyên đợc ghi theo cột tên đơn vị bán ý kiến thứ t việc lập dự phòng giảm giá NVL: Có thể nói NVL Công ty nhiều chủng loại, giá lại thờng xuyên biến động chẳng hạn thép, tôn giá giảm thị trờng Mỹ không nhập thép, tôn nớc , song Công ty lại không lập dự phòng giảm giá NVL để nhằm chủ động tr ờng hợp có biến động giá NVL thị trờng Do việc lập dự phòng giảm giá NVL có ý nghĩa thực Việc lập dự phòng giúp cho doanh nghiệp điều hoà thu nhập hạn chế đợc thiệt hại rủi ro tác nhân khách quan đem lại, đồng thời hoản phần thuế phải nộp chủ động tài Các nguyên tắc để lập dự phòng giảm giá NVL: -Chỉ lập dự phòng giảm giá NVL mà giá thị trờng thấp giá gốc (giá hạch toán) -Lập dự phòng giàm giá NVL đợc xác định lần vào cuối niên độ kế toán sở kết kiểm kê NVL đối chiếu giá sổ kế toán với giá thị trờng NVL -Việc trích lập dự phòng giảm giá NVL không đợc vựơt qua số lợi nhuận thực tế 58 phát sinh công ty sau hoàn nhập khoản dự phòng trích từ năm trớc - Trớc lập dự phòng, công ty phải lập Hội đồng thẩm định mức độ giảm giá nguyên vật liệu *Công thức trích lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu: Mức dự phòng cần lập cho VLA = Số lợng VLA Mức chênh lệch sổ kế toán(giá hạch toán) với giá thị trờng VLA x Ta có bảng sau theo dõi dự phòng giảm giá nguyên vật liệu cho kho Biểu 3.6: Bảng theo dõi dự phòng giảm giá nguyên vật liệu Kho 1: Năm 2003 Nhóm Danh Tên điểm VL Đvị tính Đơn giá hạch toán Đơn giá mức chênh (Giá sổ KT) TT lệch HT-TT Số l- Mức dự ợng phòng Cộng xx * Phơng pháp hạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu: - Cuối niên độ N, kế toán lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu Nợ TK 6426: chi phí dự phòng Có TK 159: Trích dự phòng - Cuối niên độ N+1, hoàn nhập dự phòng lập từ năm N Nợ TK 159: Hoàn nhập dự phòng Có TK 721 Và lập dự phòng cho năm N+1 Nợ TK 6462 Có TK 159 Tóm lại qua việc phân tích nh cách hạch toán dự phòng nh trên, thiết nghĩ công ty nên trích dự phòng giảm giá nguyên vật liệu Nh vậy, vừa tuân thủ nguyên tắc thận trong kế toán, vừa góp phần bình ổn hoạt động sản xuất kinh doanh điều hoà thu nhập ý kiến thứ năm, việc tăng cờng hiệu sử dụng nguyên vật liệu: Việc sử dụng có hiệu nguyên vật liệu vấn đề xúc doanh nghiệp sản xuất Bởi có sử dụng tốt hiệu nguyên vật liệu tiền đề thúc đẩy sản xuất phát triển đem lại thu nhập thị phần rộng lớn cho doanh nghiệp, từ nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp Nh phân tích chơng II, việc sử dụng nguyên vật liệu Công ty khí ôtô -5 tơng đối tốt có hiệu Hiệu sử dụng nguyên vật liệu năm 2003 cao năm 2002 Có đợc điều xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu hợp lý, khoa học cho chi tiết, sản phẩm, nguyên vật liệu đợc kiểm tra 59 chất lợng trớc nhập kho, nguyên vật liệu đợc bảo quản điều kiện tơng đối tốt tránh bị h hỏng, mát Tuy vậy, giá thành sản phẩm công ty tơng đối cao, dẫn đến giá bán phải cao đòi hỏi tiếp tục hạ giá thành, có giá bán phù hợp để nâng cao thị phần Để có đợc điều công ty cần tiếp tục nâng cao hiệu sử dụng nguyên vật liệu, nâng cao chất lợng thu mua đầu vào Vậy theo em, nâng cao hiệu sử dụng nguyên vật liệu, công ty cần: -Đối với nguyên vật liệu tồn kho lâu nhập kho nhiều so với nhu cầu sản phẩm không đáp ứng đợc yêu cầu tính kỹ thuật để sản xuất sản phẩm công ty cần tiến hành giải phóng cách bán hay trao đổi cho đơn vị có nhu cầu để nhanh chóng thu hồi, tăng tốc độ chu chuyển nguyên vật liệu, đồng thời giải toả đợc mặt kho bãi, giảm bớt chi phí bảo quản - Đối với nguyên vật liệu nhập ngoại, giá trị lớn nên tìm hiểu, nghiên cứu mua nguyên vật liệu nớc thay cho nguyên vật liệu mà đảm bảo chất lợng, giá lại rẻ hơn, giảm đợc chi phí vận chuyển,xăng, công tác phí cho nhân viên thu mua Nh vậy, giá thành sản phẩm hạ, nhng chất lợng sản phẩm đảm bảo không phụ thuộc qúa nhiều vào thị trờng nớc Điều đòi hỏi đội ngũ cán cung ứng cần động linh hoạt, nắm bắt yếu tố thị trờng cách nhanh nhạy - Cùng với việc quản lý nguyên vật liệu, công ty nên tiến hành phân tích chi phí nguyên vật liệu giá thành sản phẩm Trong chế thị trờng với cạnh tranh gay gắt thành phần kinh tế, doanh nghiệp có sản phẩm loại chất lợng nh giá thành có ý nghĩa quan trọng Đối với doanh nghiệp sản xuất chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trình hình thành giá thành sản phẩm, để nâng cao hiệu sử dụng nguyên vật liệu công ty cần phải phấn đấu hạ giá thành sản phẩm biện pháp chủ yếu giảm chi phí nguyên vật liệu giá thành Muốn làm đợc điều đó, hàng tháng công ty cần tiến hành phân tích chi phí nguyên vật liệu tổng giá thành loại sản phẩm để công suất để so sánh chi phí nguyên vật liệu giá thành sản phẩm tháng so với tháng trớc tăng hay giảm biến động tăng giảm ảnh hởng nhân tố nh: mức tiêu hao nguyên vật liệu bình quân, đơn giá vật liệu thay đổi , qua đó, công ty đánh giá đa biện pháp nhằm giảm chi phí nguyên vật liệu giá thành nâng cao hiệu sử dụng NVL - Công ty cần nâng cao tay nghề cho công nhân kỹ thuật, đặc biệt công nhân trực tiếp sản xuất Bởi suất lao động đợc tăng lên hạn chế sản phẩm hỏng, tiết kiệm đợc nguyên vật liệu, tận dụng đợc phế liệu từ trình sản xuất vào sản xuất, chế tạo chi tiết, phụ tùng Để thực biện pháp này, công ty cần có kế hoạch cụ thể nh tổ chức khoá học ngắn hạn công ty cho công nhân chuyên môn, tổ chức thi tay nghề giỏi cho công nhân, khuyến khích biểu dơng các nhân có thành tích cao nhằm học hỏi kinh nghiệm Đồng thời tổ tr ởng, phân xởng giám sát hoạt động sản xuất đề xuất tiến kỹ thuật, tiến hành bố trí lao động sản xuất hợp lý ngời việc 60 - Ngoài để nâng cao hiệu sử dụng nguyên vật liệu, công ty cần bớc đại hoá quy trình công nghệ tiên tiến, máy móc thiết bị sản xuất, đồng thời cần tiếp tục kết hợp hợp tác với nhà nghiên cứu, trờng kỹ thuật, viện nghiên cứu để chế tạo sản phẩm cải tiến có tính công dụng nhng chi phí thấp hơn, đặc biệt chi phí nguyên vật liệu Có nh hạn chế đến mức tối đa nguyên vật liệu xuất kho cho sản phẩm ý kiến thứ sáu việc áp dụng phần mềm kế toán hạch toán: Là doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lợng công việc kế toán tơng đối lớn nhng cha áp dụng phần mềm kế toán, chủ yếu vần làm thủ công có phần hành TGNH, tiền mặt, DTBH, XDCB đợc tính toán máy nhng ch sử dụng phần mềm kế toán mà sử dụng excel Điều làm cho số liệu thiếu xác, tốn nhiều thời gian, cần nhiều kế toán, thông tin kế toán không cung cấp kịp thời cho quản lý nói chung hoạt động hạch toán tng phần hành nói riêng Từ thực tế trên, theo em, công ty cần lựa chọn phần mềm kế toán thích hợp với khả trình độ kế toán viên Bên cạnh đó, cần đào tạo cho kế toán sử dụng thành thạo phần mềm Có nh vậy, suất lao động phận kế toán đợc nâng cao Thông qua vi tính hoá, khối lợng công việc kế toán đợc giảm nhẹ mặt tính toán, ghi chép tổng hợp số liệu, tiết kiệm đợc thời gian, số liệu đợc ghi chép xác đầy đủ, kiểm tra, đối chiếu phát kịp thời, dễ dàng đồng thời thông tin kế toán đợc nhanh chóng cập nhật lúc xem 61 Kết luận Sau thời gian thực tập công ty khí ôtô -5, đợc làm quen với công tác hạch toán nguyên vật liệu nghiên cứu thêm phần lý thuyết, em thấy hạch toán nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất quan trọng, việc thu mua, quản lý, sử dụng tiết kiệm dự trữ phù hợp nguyên vật liệu có ý nghĩa quan trọng để thực mục tiêu hạ giá thành sản phẩm, nâng cao chất lợng sản phẩm, tăng lợi nhuận mục tiêu luôn việc làm doanh nghiệp tồn tại, phát triển đứng vững thị trờng Nguyên vật liệu công ty đa dạng nhiều chủng loại quy cách khác nhau, đợc bảo quản nhiều kho khác nên việc quản lý hạch toán nguyên vật liệu khó khăn nhiều thời gian Nhìn chung công tác kế toán nguyên vật liệu kế toán phần hành nói chung đáp ứng đợc yêu cầu quản lý - Công tác hạch toán công ty tơng đối hoàn thiện nhiên nhiều điều cần phải hoàn thiện công tác hạch toán Công ty Trong trình sâu vào thực tế nghiên cứu hoàn thiện chuyên đề này, em thực thu đợc nhiều học kinhnghiệm quý báu công tác hạch toán nguyên vật liệu nói riêng công tác hạch toán nói chung doanh nghiệp Chuyên đề đợc hoàn thiện nỗ lực thân, với mong muốn nội dung chuyên đề đợc thể trình học tập nghiên cứu thực nghiêm túc nhng tránh khỏi sai sót em mong có đóng góp thầy cô bạn bè để chuyên đề thực tập cuối khoá đợc hoàn thiện Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cô giáo Trần Thị Biết, anh chị phòng kế toán công ty khí ô tô 1- bạn giúp em hoàn thiện chuyên đề Hà nội, tháng 07 năm 2004 Sinh viên thực Hà Thị Tân Tên tài liệu tham khảo Giáo trình " Lý thuyết hạch toán kế toán" - PTS Nguyễn Thị Đông - Nhà XB Tài 62 - 1997 Hệ thống kế toán doanh nghiệp - Nhà xuất tài - 1995 400 sơ đồ tài kế toán - PTS Nguyễn Văn Công - Nhà xuất tài - Năm 1999 Giáo trình "Phân tích hoạt động kinh doanh" - Nhà XB Thống kê - 2001 Giáo trình " Kế toán tài chính" - Phạm Quang Kế toán quốc tế - Năm 2002 Chuẩn mực kế toán quốc tế Ngoài tham khảo số luận văn khoá 38, 39 Trờng ĐH Kinh tế quốc dân Hà nội 63