LỜI MỞ ĐẦU Trong vài năm trở lại đây, đặc biệt sau nước ta gia nhập Tổ chức thương mại giới WTO khái niệm “chứng khoán”, “thị trường chứng khoán” trở nên vô quen thuộc với người dân Việt Nam Thị trường chứng khoán Việt Nam non trẻ giai đoạn hoàn thiện dần song thu hút quan tâm lớn từ phía nhà đầu tư nước gần nhà đầu tư nước Dễ dàng nhận thấy thực tế ngày có nhiều doanh nghiệp kinh doanh chứng khoán đời hệ tất yếu phát triển mạnh mẽ thị trường chứng khoán nước ta Có thể nhắc đến vài tên tạo dựng uy tín lớn lĩnh vực kinh doanh chứng khoán Công ty cổ phần chứng khoán Bảo Việt, Công ty TNHH Chứng khoán Ngân hàng Đầu tư phát triển, Công ty cổ phần chứng khoán Sài Gòn, Công ty TNHH chứng khoán ACB, Công ty TNHH Chứng khoán Ngân hàng Nông Nghiệp Phát triển nông thôn, Công ty cổ phần chứng khoán Mê Kông…Nhận thức sức hấp dẫn phủ nhận thị trường chứng khoán xâm nhập ngày sâu rộng đời sống kinh tế nước ta nay, buổi thuyết trình hệ thống kiểm soát nội ngày hôm nay, nhóm lựa chọn đánh giá hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp coi thành công lĩnh vực kinh doanh chứng khoán- công ty cổ phần chứng khoán Bảo Việt( BVSC) 1.GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CHỨNG KHOÁN BẢO VIỆT 1.1 Tóm tắt trình hình thành phát triển: Công ty cổ phần chứng khoán Bảo Việt (BVSC) công ty chứng khoán thành lập Việt Nam với cổ đông sáng lập Tổng công ty Bảo hiểm Việt Nam (Bảo Việt) trực thuộc Bộ tài chính; thức hoạt dộng kể từ ngày 26/11/1999 theo giấy phép hoạt động số 01/GPHĐKD Ủy ban Chứng khoán Nhà nước cấp với vốn điều lệ ban đầu 43 tỉ VNĐ Ngày 28/11/2005, Thủ tướng phủ kí định số 310/2005/QĐTTG phê duyệt đề án cổ phần hóa tổng công ty bảo hiểm Việt Nam thí điểm thành lập tập đoàn tài – bảo hiểm Bảo Việt, theo công ty cổ phần chứng khoán Bảo Việt trở thành thành viên tập đoàn tài - bảo hiểm Bảo Việt Công ty cổ phần chứng khoán Bảo Việt chi trả cổ tức năm 2005 cổ phiếu cho cổ đông với mức 15% thực tăng vốn từ 43 tỷ đồng lên 49,45 tỷ đồng Giới thiệu công ty: Tên công ty : Công ty Cổ phần Chứng khoán Bảo Việt Tên tiếng Anh : Baoviet Securities Company Biểu tượng Công ty: Vốn điều lệ: 49.450.000.000 (Bốn chín tỷ bốn trăm năm mươi triệu đồng) Trụ sở chính: Tầng 5, tòa nhà 94- Bà Triệu, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội Chi nhánh : 11 Nguyễn Công Trứ, quận 1, TP Hồ Chí Minh Điện thoại : (84-4) 9433016, 9433017, 9433435 Fax : (84-4) 9433012 Email : bvsc@hn.vnn.vn Website : www.bvsc.com.vn Giấy CNĐKKD: Số 056655 Sở kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 20/07/1999, đăng ký thay đổi lần thứ vào ngày 15/05/2006 .Thời hạn hoạt động công ty: 50 năm Cơ cấu sở hữu công ty: STT TÊN CỔ ĐÔNG SÁNG LẬP GIÁ TRỊ VỐN TỶ GÓP (ĐỒNG) LỆ LOẠI SỞ HỮU CỔ PHẦN Tổng công ty bảo hiểm Việt 36.059.400.000 72,92% Cổ phần phổ Nam, đại diện: thông • Bà Nguyễn Thị Phúc Lâm • Ông Nguyễn Trung Thực • Ông Lê Văn Bình Các cổ đông thể nhân khác 13.390.600.000 27,08% Cổ phần phổ thông Tổng cộng 49.450.000.000 100,00% Tóm tắt số tiêu hoạt động SXKD hai năm 2004-2005 Đơn vị tính: đồng STT CHỈ TIÊU NĂM 2004 NĂM 2005 % THAY ĐỔI Tổng tài sản 117.997.922.717 303.327.274.57 157% 3 Doanh thu 12.715.032.717 22.605.775.320 77,8% Lợi nhuận từ hoạt động kinh 6.594.376.628 11.217.737.554 70,1% doanh Lợi nhuận khác Lợi nhuận trước thuế Lợi nhuận sau thuế Tỷ lệ sử dụng lợi nhuận chi trả -5.268.510 6.589.108.118 6.589.108.118 65,26% -21.208.774 11.196.528.780 10.022.821.558 64,35% -75,2% 69,9% 52,1% -0,91% cổ tức(%) Nguồn: báo cáo kiểm toán 2004 2005 1.2 Ngành nghề kinh doanh (các dịch vụ công ty): Tư vấn (quản trị, tài DN, niêm yết, phát hành CK…) Bảo lãnh đại lý phát hành CK Đấu giá bán cổ phần Môi giới chứng khoán Hoạt động lưu ký chứng khoán Hoạt động tự doanh Quản lý danh mục đầu tư * Hoạt động môi giới chứng khoán: hoạt động mà công ty đứng làm trung gian giao dịch (mua bán) chứng khoán cho người đầu tư Trong năm 2005, hoạt động môi giới BVSC gặt hái nhiều thành công trì vị trí công ty chứng khoán có thị phần đứng đầu Số lượng tài khoản khách hàng mở BVSC đạt mức 7.000 tài khoản, tăng 50% so với năm 2004 Tổng giá trị giao dịch cổ phiếu chứng quỹ đạt 1.400 tỷ đồng, chiếm 22% thị phần giao dịch cổ phiếu chứng quỹ toàn thị trường BVSC trọng đến việc nâng cao chất lượng dịch vụ tăng cường hỗ trợ thông tin tư vấn cho người đầu tư; phối kết hợp thường xuyên đồng với tổ chức tài - tín dụng Indovina Bank (IVB), Habubank (HBB) để đưa dịch vụ tiện ích cho vay cầm cố, cho vay ứng trước tiền cổ tức tiền bán chứng khoán, cho vay kinh doanh chứng khoán niêm yết Ngoài ra, BVSC kết hợp với Ngân hàng Đầu tư Phát triển Chi nhánh Nam Kỳ Khởi Nghĩa vay cầm cố cổ phiếu chưa niêm yết mang lại hiệu thiết thực cho nhà đầu tư Không thế, năm 2005, BVSC có điều chỉnh cách linh hoạt sách phí giao dịch khách hàng, phù hợp với điều kiện thị trường nên thu hút đông đảo nhà đầu tư Cũng năm 2005 BVSC tiến hành nâng cấp trang tin điện từ http://www.bvsc.com.vn với giao diện thân thiện hơn, nội dung phong phú khả truy cập nhanh nên đảm bảo việc truyền tải thông tin tới khách hàng cách đầy đủ, kịp thời, đánh giá trang thông tin ưa thích thị trường chứng khoán Năm 2005 2006, hoạt động môi giới BVSC có bước tiến vượt bậc với số lượng tài khoản giao dịch khách hàng gia tăng đáng kể, đặc biệt số tổ chức đầu tư lớn nước lựa chọn BVSC nhà môi giới PXP, VFM, VietNam Holding, Merrill Lynch, KIS, BVFMC,…góp phần tăng thị phần giao dịch công ty khẳng định vị lớn mạnh BVSC thị trường chứng khoán * Hoạt động tư vấn: bao gồm: + Tư vấn chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp: dịch vụ tư vấn từ khâu xử lý tài chính, hỗ trợ tái cấu trúc vốn trước sau chuyển đổi, định giá doanh nghiệp định giá chứng khoán phát hành- bao gồm tư vấn cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước, cổ phần hóa doanh nghiệp có vốn đầu tư nước chuyển công ty TNHH thành công ty cổ phần Hiện BVSC đánh giá tổ chức tư vấn chuyên nghiệp hàng đầu dành uy tín lớn với việc tư vấn cổ phần hóa trọn gói thành công cho doanh nghiệp lớn ( tống giá trị tài sản lên tới hàng trăm tỉ đồng) nhà máy cà phê Biên Hòa, công ty cổ phần Kinh Đô… + Tư vấn tài doanh nghiệp phát hành chứng khoán: Đây nghiệp vụ phân tích đánh giá tình hình tư vấn tái cấu trúc tài doanh nghiệp, tư vấn hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao lực quản trị tài nhằm đảm bảo tình hình tài hiệu lành mạnh BVSC thực tư vấn tài thành công cho nhiều doanh nghiệp công ty cổ phần XNK Thủ công Mỹ nghệ, công ty cổ phần Kinh Đô công ty cổ phần chế biến thực phẩm Kinh Đô miền Bắc… Thực tái cấu trúc vốn, xác định nhu cầu vốn hợp lý xây dựng phương án phát hành, định giá lập hồ sơ phát hành theo quy định pháp luật, đại lý và/hoặc bảo lãnh phát hành Đối với hoạt động tư vấn tài phát hành chứng khoán huy động vốn cho doanh nghiệp, BVSC thực thành công thị trường chứng khoán tập trung phi tập trung Trong năm 2007 năm tiếp theo, phát huy kết đạt được, BVSC trọng đến mảng hoạt động tư vấn tài doanh nghiệp phát hành, xây dựng quy trình chuẩn mực nhằm cung cấp dịch vụ tư vấn tài chất lượng cao, tư vấn sáp nhập, giải thể, mua bán doanh nghiệp, …để nhanh chóng thích ứng hội nhập với thị trường tài đại khu vực giới + Tư vấn niêm yết chứng khoán: Đây dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp điều chỉnh cấu vốn, chuẩn hóa điều kiện theo tiêu chuẩn quy định xác định giá niêm yết, soạn thảo hồ sơ tài liệu thực thủ tục đăng kí niêm yết theo quy định pháp luật + Tư vấn quản trị doanh nghiệp: xây dựng điều lệ tổ chức hoạt động doanh nghiệp, quy chế điều chỉnh hoạt động hội đồng quản trị, ban giám đốc, ban kiểm soát quy trình công bố thông tin đại chúng, tư vấn tổ chức đại hội đồng cổ đông, vấn đề liên quan đến quản trị công ty cổ phần… + Tư vấn đầu tư: BVSC cung cấp tới khách hàng sản phẩm, kết phân tích phân tích kỹ thuật loại chứng khoán nói riêng thị trường chứng khoán nói chung, nhằm hỗ trợ người đầu tư có sở tham khảo trước định đầu tư phù hợp Năm 2005, tiến trình cổ phần hoá doanh nghiệp tiếp tục đẩy mạnh tất Bộ, ngành địa phương Với hướng đắn mà BVSC xác lập từ năm 2002 – 2003: lấy hoạt động tư vấn cổ phần hoá làm tảng, xây dựng hệ thống khách hàng từ khâu chuyển đổi hình thức sở hữu sang công ty cổ phần, từ khẳng định vị BVSC thị trường thúc đẩy hoạt động kinh doanh khác phát triển, vậy, năm 2005 BVSC tiếp tục thành công mảng tư vấn cổ phần hoá với việc ký kết thực 50 hợp đồng tư vấn với doanh nghiệp đạt doanh thu tỷ đồng, tăng 140 % so với năm 2004 Trong năm 2005, BVSC triển khai hoạt động tư vấn chuyển đổi doanh nghiệp cách đồng bao gồm từ khâu xác định giá trị doanh nghiệp, xây dựng phương án kinh doanh phương án cổ phần hóa, xây dựng phương án xếp lao động, xác định tái cấu vốn, tổ chức đấu giá bán cổ phần đến tổ chức đại hội cổ đông thành lập, tư vấn quản trị công ty cổ phần Trong khâu thực trình cổ phần hoá, BVSC nắm bắt chặt chẽ chủ chương, đường lối sách Nhà nước để triển khai cách thận trọng, hiệu theo quy trình thống Chính điều đưa BVSC trở thành tổ chức tư vấn chuyên nghiệp, đánh giá xếp hạng hàng đầu dành uy tín lớn Bộ, ngành địa phương Bên cạnh việc thực cổ phần hoá doanh nghiệp Nhà nước, BVSC đơn vị tư vấn chuyển đổi thành công doanh nghiệp có vốn đầu tư nước (FDI) sang công ty cổ phần Trong năm 2005 BVSC hoàn tất trình chuyển đổi cho Công ty CP Dây cáp điện Taya Công ty gạch men Changyih Hơn nữa, thông qua tư vấn BVSC, Taya doanh nghiệp FDI cổ phần hoá thực thành công việc niêm yết cổ phiếu TTCK Việt Nam Với mạnh hoạt động tư vấn truyền thống, BVSC thực thành công hợp đồng tư vấn niêm yết cổ phiếu cho Công ty Cổ phần Gạch ngói Nhị Hiệp, Công ty Cổ phần Kinh Đô Công ty Cổ phần Dây Cáp điện Taya, góp phần nâng số lượng cổ phiếu niêm yết Trung tâm Giao dịch Chứng khoán TP Hồ Chí Minh lên 33 cổ phiếu Cũng năm 2005, BVSC số công ty chứng khoán tư vấn thành công cho Công ty Cổ phần Thăng Long Công ty Cổ phần Bao bì xin măng Bút Sơn đăng ký giao dịch Trung tâm Giao dịch Chứng khoán Hà Nội kể từ vào hoạt động Qua BVSC đánh giá công ty chứng khoán có nhiều đóng góp cho công tác tạo hàng TTCK Việt Nam Sang năm 2007, với việc phát huy kết đạt nói trên, BVSC trọng đến mảng tư vấn tài doanh nghiệp, xây dựng thành quy trình nhằm cung cấp dịch vụ tư vấn tài cao cấp, tư vấn sáp nhập, giải thể, mua bán công ty để nhanh chóng thích ứng, hội nhập với thị trường tài đại khu vực giới tương lai *Hoạt động bảo lãnh đại lý phát hành chứng khoán: hoạt động mà BVSC với tư cách tổ chức bảo lãnh phát hành giúp cho tổ chức phát hành thực công việc cần thiết đợt phát hành, đồng thời đưa cam kết chắn nhằm đảm bảo cho đợt phát hành chứng khoán thành công Trong trường hợp đợt phát hành không thực theo phương thức bảo lãnh, BVSC đóng vai trò tổ chức đại lý phân phối chứng khoán Có thể coi năm 2005 năm thắng lợi BVSC hoạt động bảo lãnh, đặc biệt mảng bảo lãnh phát hành cổ phiếu cho doanh nghiệp Tiếp theo thành công đợt bảo lãnh phát hành cổ phiếu cho Hacisco năm 2004, sang năm 2005 BVSC triển khai mạnh mẽ đợt bảo lãnh phát hành cổ phiếu cho doanh nghiệp, doanh nghiệp niêm yết chưa niêm yết với tổng giá trị bảo lãnh lên đến 364,5 tỷ đồng Một số Hợp đồng bảo lãnh tiêu biểu BVSC thực thành công năm qua Hợp đồng BLPH cổ phiếu cho Công ty Cổ phần Kinh Đô với tổng giá trị 40,8 tỷ đồng, Công ty Cổ phần Chế biến Thực phẩm Kinh Đô miền Bắc với tổng giá trị bảo lãnh 68 tỷ đồng thành công đợt bảo lãnh phát hành cổ phiếu cho Công ty Cổ phần Cơ điện Lạnh REE với tổng giá trị bảo lãnh 160 tỷ đồng góp phần nâng cao vị BVSC thương trường Qua thành công đợt bảo lãnh phát hành, BVSC trở thành trung gian tài đáng tin cậy tổ chức đầu tư chuyên nghiệp Mặc dù phải đối mặt với cạnh tranh mạnh mẽ nhiều công ty chứng khoán có lợi thể hẳn, BVSC thực thành công nhiều đợt bảo lãnh phát hành trái phiếu Chính phủ Quỹ hỗ trợ phát triển phát hành, trái phiếu đô thị TP Hồ Chí Minh TP Hà Nội với tổng giá trị bảo lãnh lên đến gần 2.000 tỷ đồng Sang năm 2007, BVSC tiếp tục trọng tới mảng dịch vụ tư vấn bảo lãnh phát hành cổ phiếu cho doanh nghiệp xác định chiến lược phát triển chủ đạo BVSC Bên cạnh đó, với lợi đơn vị thành viên Bảo Việt, BVSC tiếp tục triển khai mảng bảo lãnh phát hành trái phiếu hướng tới đối tượng khách hàng tổ chức bảo hiểm nhân thọ phi nhân thọ Tính đến hết tháng 7/2006, BVSC chiếm lĩnh tới 70& thị trường tổng số lượng đợt tư vấn phát hành cổ phiếu giá trị nhận làm đại lý, bảo lãnh phát hành đơn vị phát hành công chúng *Hoạt động tự doanh: hoạt động mà BVSC đầu tư kinh doanh cho công ty vốn mình, vốn vay tín dụng mục tiêu thu nhập 10 - Bảo vệ quyền lợi nhà đầu tư, cổ đông gây dựng lòng tin họ 2.1.3 Những yếu tố quan trọng để thực thành công biện pháp kiểm soát nội bộ: - Một môi trường văn hoá nhấn mạnh đến trực, giá trị đạo đức phân công trách nhiệm rõ rang - Quy trình hoạt động quy trình kiểm soát nội xác định rõ ràng văn truyền đạt rộng rãi nội công ty - Các hoạt động rủi ro phân tách rõ ràng nhân viên khác - Tất giao dịch phải thực với uỷ quyền thích hợp - Mọi nhân viên phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội - Trách nhiệm kiểm tra giám sát phân tách rõ ràng - Định kỳ tiến hành biện pháp kiểm tra độc lập - Mọi giao dịch quan trọng phải ghi lại dạng văn - Định kỳ phải kiểm tra nâng cấp phận kiểm soát nội 3.1.4 Những dấu hiệu bất ổn hệ thống kiểm soát nội bộ: - Không có quy trình hoạt động văn rõ ràng -Khi nhân viên chấp nhận làm việc không công, họ lợi dụng kẽ hở hệ thống quản lý công ty để kiếm lợi cho - Có chồng chéo phòng ban, trao đổi thông tin, có sai xót xảy phận đùn đẩy trách nhiệm cho - Không yên tâm hoạt động thu chi tài công ty 22 2.2 Mô tả hệ thống kiểm soát nội BVSC: 2.2.1 Các sách, quy định việc tổ chức vận hành HTKSNB: Trong điều lệ tổ chức hoạt động công ty cổ phần chứng khoán Bảo Việt (sửa đổi lần Đại hội đồng cổ đông thông qua theo hình thức lây sý kiền văn ngày 17/8/2006) có quy định: *Trích điều 6: Nguyên tắc tổ chức, quản trị, điều hành hoạt động công ty: -Khoản 6.5: Công ty hoạt động kinh doanh chứng khoán theo nguyên tắc sau: 6.5.1: Tuân thủ pháp luật chứng khoán thị trường chứng khoán 6.5.2: Giao dịch trung thực công bằng, lợi ích khách hàng 6.5.3: Kinh doanh có kỹ năng, tận tuỵ, có tinh thần trách nhiệm 6.5.4: Ưu tiên thực lệnh khách hàng trước thực lệnh công ty 6.5.5: Bảo mật thông tin liên quan đến khách hàng trừ trường hợp phải cung cấp thông tin theo yêu cầu quan chức Nhà nước có thẩm quyền theo quy định pháp luật 6.5.6: Không sử dụng tiền khách hàng để mua bán tài sản, chứng khoán chình hay bên thứ ba 6.5.7: Đảm bảo có đủ nguồn lực tài đáp ứng yêu cầu kinh doanh bù đắp rủi ro hoạt động kinh doanh 6.5.8: Tổ chức thực công tác kiểm tra kiểm soát nội để đảm bảo hoạt động công ty nhân viên công ty phù hợp với quy định pháp 23 luật … *Trích điều 25: Ban kiểm soát -Khoản 25.7: Nhiệm vụ quyền hạn Ban kiểm soát: 25.7.1: Kiểm soát việc quản trị điều hành hoạt động kinh doanh, kiểm tra sổ sách kế toán, tài sản, toán năm tài công ty kiến nghị khắc phục sai phạm (nếu có) 25.7.2: Báo cáo Đại hội đồng cổ đông kiện tài bất thường ảnh hưởng tới lợi ích công ty, kết kiểm soát việc quản lý tài chính, hoạt động, thực nghị Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban giám đốc 25.7.6: Thành viên Ban kiểm soát phải chịu trách nhiệm tính trung thực số liệu báo cáo bí mật công ty Không cung cấp thông tin công ty mà theo quy định công ty coi thông tin mật 25.7.7: Thành viên Ban kiểm soát phải chịu trách nhiệm bỏ qua không sử dụng quyền hạn phương tiện theo thẩm quyền để ngăn chặn kiện biết gây hại cho công ty 25.7.8: Được Hội đồng quản trị tham khảo ý kiến việc định bãi nhiệm đơn vị kế toán, mức phí kiểm toán vấn đề khác có liên quan đến kế toán kiểm toán công ty 25.7.9: Thảo luận vấn đề khó khăn tồn phát từ kết kiểm toán kỳ cuối kỳ vấn đề mà đơn vị kiểm toán muốn bàn bạc đồng thời xem xét ý kiến phản hồi Ban giám đốc công ty 25.7.10: Kiểm tra tình hợp lý hợp pháp quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, ghi chép lập sổ sách kế toán báo cáo tài chính; kiểm tra 24 vấn đề cụ thể liên quan đến quản lý, điều hành hoạt động công ty xét thấy cần thiết theo quy định Đại hội đồng cổ đông 25.7.11: Kiến nghị biện pháp bổ sung, sửa đổi, cải tiến cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh công ty 2.2.2 Cơ cấu tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ: Như biết, hệ thống kiểm soát nội bao gồm yếu tố môi trường kiểm soát chung, hệ thống kế toán, thủ tục hay quy trình kiểm soát kiểm toán nội Mặc dù điều lệ công ty có nêu lên vấn đề phải tổ chức thực công tác kiểm tra, kiểm soát nội song thực tế chưa ban hàng 1văn bản, qui định cụ thể việc thành lập tổ chức hệ thống kiểm soát nội Vì vậy, tập trung mô tả số phận, phòng ban có thể rõ nét nội dung kiểm soát nội công ty * Ban kiểm soát: bao gồm thành viên Đại hội đồng cổ đông bầu với đa số phiếu hình thức bỏ phiếu trực tiếp: - Trưởng ban kiểm soát: ông Nguyễn Hồng Tuấn cử nhân Luật, MBA sở hữu 1.150 cổ phần - Uỷ viên kiểm soát: +Ông Lê Tiến Đoàn cử nhân tài kế toán, sở hữu 1000 cổ phần +Bà Trần Thị Bích cử nhân tài kế toán, sở hữu 1.610 cổ phần * Hệ thống kế toán: Công ty cố phần chứng khoán Bảo Việt áp dụng hình thức kế toán tập trung Theo hình thức này, toàn công tác kế toán thực tập trung phòng kế toán công ty Bộ máy kế toán công ty bao gồm 10 nhân viên có trình độ chuyên môn tài chính, kế toán bố trí thành phận sơ đồ sau: 25 * Bộ phận kiểm toán nội bộ: Trước đây, BVSC có tổ chức phòng kiểm toán nội song hoạt động không hiệu quả, phương hướng, kế hoạch hoạt động rõ ràng dẫn tới trùng lặp với vai trò, chức số phận khác nên ngừng hoạt động 2.2.3 Mô tả hoạt động kiểm soát nội trình cung cấp dịch vụ môi giới chứng khoán cho khách hàng: Môi giới chứng khoán dịch vụ BVSC Mặc dù hoạt động cung cấp dịch vụ song mang đặc điểm riêng khác biệt với loại hình cung cấp dịch vụ khác (như dịch vụ kiểm toán, dịch vụ tư vấn luật…) Sự khác biệt đặc thù loại hình kinh doanh chứng khoán đinh Quá trình thực hoạt động môi giới- tức làm trung gian giao dịch chứng 26 khoán BVSC diễn sau: Khi khách hàng (đã mở TK BVSC trước đó) đến đặt lệnh mua (lệnh bán), cán nhận lệnh kiểm tra hệ thống phần mềm quản lý chứng khoán tiền khách hàng xem lệnh vừa đặt có phù hợp hay không? (lệnh mua không phù hợp tài khoản tiền khách hàng không đủ để mua số lượng chứng khoán loại yêu cầu, lệnh bán không phù hợp tài khoản lưu ký khách hàng không đủ số lượng chứng khoán mà khách hàng yêu cầu bán đi) Như xảy tình huống: -Nếu lệnh không phù hợp cán nhận lệnh báo lại cho khách hàng lệnh không thực đề nghị khách hàng đặt lệnh khác -Nếu lệnh phù hợp cán nhận lệnh ký vào tờ lệnh đưa cho người duyệt lệnh (phó phòng trưởng phòng) kiểm tra ký xác nhận Lệnh 27 sau có đủ chữ ký cán nhận lệnh người duyệt lệnh đưa cho cán khác đọc lệnh lên TTGDCK Đại diện công ty 2TTGDCK Hà Nội TPHCM người cuối nhập lệnh lên sàn giao dịch Cuối phiên giao dịch đó, công ty nhận file tổng hợp từ trung tâm giao dịch chứng khoán nói ghi tất lệnh khớp Căn vào đó, Công ty in phiếu tập hợp tất lệnh khớp chuyển cho phận kế toán để tiến hành hạch toán, đồng thời cắt tiền tài khoản tiền khách hàng đặt lệnh mua khớp, khoá chứng khoán tài khoản lưu ký khách hàng đặt lệnh bán khớp Bên cạnh đó, công ty tiến hành in sổ lệnh tập hợp tất lệnh ĐẶT ngày để làm cho cán kiểm soát đối chiếu với phiếu lệnh thu từ cán nhận lệnh Có thể nhận thấy trình mua bán chứng khoán khách hàng với vai trò trung gian BVSC thực chủ yếu hệ thống máy tính với phần mềm quản lý thiết kế ưu việt FPT kết trực tiếp với trung tâm giao dịch chứng khoán lớn Hà Nội TP HCM Song xuyên suốt trình này, nhận thấy số nhược điểm lớn mà theo chứa đựng khả tồn sai phạm kiểm tra, kiểm soát kiểm tra, kiểm soát không đầy đủ, phù hợp: Một là: lỗi vô ý cố ý làm sai lệch lệnh đặt cán đọc lệnh cán nhập lệnh cuối lên TTGDCK Trên mẫu lệnh thỏa thuận mua chứng khoán (tham khảo trang sau) thấy có chữ ký cán nhận lệnh người duyệt lệnh kiểm tra phần việc cán nhận lệnh Còn từ lệnh đưa cho cán khác đọc lệnh lên trung tâm đại diện công ty trung tâm người cuối nhập lệnh lên sàn kiểm tra, giám sát khác.Nếu cán đọc lệnh đọc sai cán nhập lệnh nhập sai (số lượng chứng khoán yêu cầu mua bán bị sai số lượng, loại chứng khoán…) phát để ngăn chặn kịp thời Rủi ro kiểm soát 28 việc lớn Bởi lẽ lệnh sai không khớp trung tâm giao dịch chứng khoán khớp sai số lượng nên làm thiệt hại đến lợi ích khách hàng Lỗi xảy vô ý nhập sai cố tình nhập sai thông đồng với nhà đầu tư khác có ý định mua vào bán loại chứng khoán Với trường hợp lệnh không khớp, khách hàng sau xem xét file liệu tập hợp lệnh khớp mà công ty công bố ngày hiểu phiên giao dịch đó, không tìm người có nhu cầu mua bán, số lượng chứng khoán cần Với trường hợp lệnh khớp với số lượng mua (dễ xảy với loại chứng khoán tăng mạnh) số lượng bán (dễ xảy với loại chứng khoán giảm mạnh) đó, cán đọc lệnh cán nhập lệnh đổ lỗi cho kiếm tra, kiểm soát phần việc họ tiến hành Khi xảy việc này, công ty chứng khoán gặp thiệt hại uy tín tiền bạc BVSC phải xin lỗi công khai tới khách hàng, không thu phí giao dịch khách hàng đặt lệnh đó, đồng thời phải tiến hành mua cho đủ bán đủ số lượng khách hàng yêu cầu lệnh đặt bị sai điều kiện giá phiên giao dịch sau chắn thay đổi so với phiên giao dịch trước, chưa kể đến trường hợp hết chứng khoán loại khách hàng yêu cầu mua Mà thời đại kinh tế thị trường ngày nay, với lĩnh vực kinh doanh nhạy cảm nhiều rủi ro chứng khoán sai sót dẫn tới thiệt hại lớn cho khách hàng Do đó, BVSC nên có quy định chặt chẽ hơn, với việc có xếp cán kiểm soát theo dõi việc đọc lệnh cán đọc lệnh, cán kiểm soát đặt TTGDCK để kiếm soát việc nhập lệnh lên sàn cán nhập lệnh cần thiết phải để lại dấu vết kiểm soát để phân định rõ ràng trách nhiệm truy tìm nguồn sai phạm Hơn nữa, việc tổ chức kiểm tra trình BVSC chưa phù hợp chỗ: cuối ngày, cán kiểm soát tiến hành đối chiếu sổ lệnh đặt 29 ngày với phiếu lệnh tập hợp từ cán nhận lệnh, phần việc cán nhận lệnh người duyệt lệnh kiểm tra ký xác nhận đồng thời sau lại chuyển cho cán khác đọc lệnh.Sự kiểm tra, kiểm soát dẫn tới tình trạng “vừa thừa, vừa thiếu” mà cán nhận lệnh người chịu trách nhiệm cuối lệnh lên sàn mà lại bị kiểm tra tới lần cán đọc lệnh, cán nhận lệnh không chịu kiểm tra, kiểm soát Hai là: Nhân viên môi giới BVSC không thực việc ghi thứ tự, thời gian đặt lệnh vào phiếu lệnh (mặc dù mẫu lệnh có cột ghi thời gian) mở sổ lệnh để theo dõi thứ tự, thời gian đặt lệnh theo quy định (mà in sổ tập hợp lệnh đặt kết thúc phiên giao dịch ngày), tạo nên tùy tiện việc xếp lệnh nhập vào hệ thống giao dịch thị trường giao dịch chứng khoán, xảy tình thực tế: vi phạm qui định trật tự ưu tiên lệnh khách hàng trước lệnh tư doanh hay việc “ưu tiên’’ đặt lệnh trực tiếp vào hệ thống hệ thống giao dịch chứng khoán thành phố Hồ Chí Minh cho số nhà đầu tư, kể tổ chức cá nhân dẫn tới vi phạm nguyên tắc trật tự thị trường Đối với nhược điểm thứ hai này, cần khắc phục cách phiếu lệnh phải ghi rõ thời gian đặt lệnh khách hàng việc ký vào lệnh thấy thời gian, số lượng, chủng loại…Sau cuối phiên giao dịch cuối ngày, người có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát kiểm tra lại tờ lệnh khách hàng kí, sổ lệnh phiếu tập hợp lệnh khớp xem có phù hợp không Công ty cổ phần chứng khoán Bảo Việt (Baoviet securities company) Trụ sở: Tầng 5, tòa nhà 94- Bà Triệu, quận Hoàn Kiếm, HN LỆNH THỎA THUẬN Chi nhánh : 11 Nguyễn Công Trứ, quận 1, TP Hồ Chí Minh Điện thoại : (84-4) 9433016, 9433017, 9433435 Email : bvsc@hn.vnn.vn MUA CHỨNG KHOÁN 30 Họ tên khách hàng (Full name):………………………………………….……… Số CMND/ hộ chiếu (ID.No/Passport)…………………………………………………… Số tài khoản (Account No): Mã chứng khoán Số lượng giá 0 Hình thức toán Chu kỳ toán Phần dành cho công ty Thời gian nhận lệnh Số hiệu lệnh quảng cáo Số hiệu lệnh giao dịch Tài khoản bên bán ngày … tháng …năm……… Khách hàng (ký,ghi họ tên) Người nhận lệnh Người duyệt lệnh (ký tên) (ký tên) ĐÁNH GIÁ ĐIỂM MẠNH, ĐIỂM YẾU TRONG HTKSNB CỦA BVSC VÀ MỘT SỐ ĐỊNH HƯỚNG HOÀN THIỆN: 31 3.1 Đánh giá HTKSNB : Mặc dù nhận thức tầm quan trọng hoạt động kiểm soát nội (điều thể qua quy định điều lệ công ty), song thực tế, BSVC không xây dựng phương án hoạt động cụ thể có hiệu cho hệ thống kiểm soát nội Thứ nhất: Môi trường kiểm soát nhiều yếu tố không thuận lợi cho công tác kiểm soát nội Ban kiểm soát trực thuộc hội đồng quản trị trao trách nhiệm thực toàn diện hoạt động kiểm soát nội Tuy nhiên, ban kiểm soát thực chất chưa có độc lập tương phận kiểm tra, đặc biệt hội đồng quản trị ban giám đốc Hơn nữa, hạn chế nguồn lực người thiết bị hạn chế nhiều khả kiểm soát nội ban kiểm soát Vì lẽ đó, chức ban kiểm soát thuộc hội đồng quản trị dừng lại việc kiểm tra, đánh giá báo cáo tài cuối kỳ xử lý vấn đề phát sinh Thứ hai: Không tổ chức phận kiểm toán nội Điều thể nhận thức hạn chế nhà quản lý BVSC Bởi điều kiện nay, trước yêu cầu hội nhập WTO, trước phát triển nhanh chóng thị trường chứng khoán, doanh nghiệp có quy mô lớn BVSC cần thiết phải xây dựng phận kiểm toán nội Các thống kê giới cho thấy công ty có phòng kiểm toán nội thường có báo cáo hạn, báo cáo tài có mức độ minh bạch xác cao, khả gian lận thấp cuối có hiệu kinh doanh cao so với công ty phòng kiểm toán nội Một doanh nghiệp có kiểm toán nội làm gia tăng niềm tin cổ đông, nhà đầu tư vào thị trương chứng khoán hệ thống quản trị Như vậy, tổ chức phòng kiểm toán nội không làm yên lòng nhà đầu nước mà góp phần thu hút nhà đầu tư nước đến với dịch vụ BVSC điều kiện hội nhập 32 Song nói vậy, nghĩa cần tổ chức phận kiểm toán nội nhà quản lý hoàn toàn yên tâm hệ thống kiểm soát nội cải tiến đáng kể Bởi lẽ, nhận thức tầm quan trọng tổ chức xây dựng kiểm toán nội đồng thời phải hiểu kiểm toán nội phát triển cao hệ thống kiểm soát nội tảng hệ thống Xin lưu ý hệ thống kiểm soát nội mặt tách rời hệ thống quản lý doanh nghiệp Doanh nghiệp xây dựng hệ thống kiểm soát nội tốt hệ thống quản lý có vấn đề ( kiểm toán nội thường “đứng ngoài’’quá trình kinh doanh doanh nghiệp) Vì lý trên, doanh nghiệp nên bắt đầu tiến hệ thống kiểm soát nội từ công tác quản lý tài (kiểm soát tài chính) Những công việc liên quan đến việc tổ chức đội ngũ kế toán, kế toán quản trị, xây dựng nguồn kênh thông tin, hệ thống báo cáo từ phận Như vậy, điểm hạn chế thứ ba BVSC nằm hệ thống kế toán Với tư cách phận quan trọng chế kiểm soát nội BVSC song hệ thống kế toán trình chuyển đổi hoàn thiện Phòng kế toán tổ chức đơn giản chưa tách biệt hai phận kết toán tổng hợp kế toán lưu ký Việc tổ chức phòng kế toán với 10 nhân viên kế toán, thực lúc nhiều phần hành kế toán khác không đảm bảo tính độc lập tương đối kiểm tra chéo phận đồng thời dễ vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm kiểm tra, kiểm soát Hơn nữa, BVSC lại doanh nghiệp cung cấp dịch vụ đa dạng liên quan đến chứng khoán Trong điều kiện thị trường chứng khoán diễn sôi động diễn biến phức tạp nay, việc không tổ chức phận kế toán quản trị làm giảm khả cạnh tranh BVSC Bởi lẽ, báo cáo kết toán quản trị cung cấp nhìn, đánh giá xác thực trạng loại hình dịch vụ mà công ty cung cấp, giúp cho nhà quản lý vạch chiến lược dự báo nhu cầu cho tương lai 33 Thứ tư, chế kiểm soát nội BVSC trọng đến công tác kiểm soát xử lý kiểm soát bảo vệ tài sản mà chưa ý đến công tác kiểm soát quản lý kiểm soát tổng quát Nói cách khác, kiểm soát nội chưa làm tốt chức ngăn chặn giám sát mà thực chức kiểm tra, phát xử lý vấn đề phát sinh Cơ chế kiểm soát tập trung vào kiểm tra, kiểm toán đột xuất, đáng chế kiểm soát thường xuyên cần xây dựng thực 3.2 Một số định hướng hoàn thiện: Một là, cần tăng cường nhận thức kiểm soát nội công ty BVSC nhiều doanh nghiệp kinh doanh chứng khoán khác trình thực dự án đại hoá, mức độ phân cấp, phân quyền ngày cao, kể phân quyền đến nhân viên giao dịch Vai trò kiểm soát quản lý trở nên quan trọng để ngăn chặn phát nhiều sai sót tiêu cực, đảm bảo an toàn cho hoạt động công ty Trong thời gian trước mắt, công ty cần trọng tới việc hoàn thiện yếu tố hệ thống kế toán như: hệ thống sách, tài khoản kế toán ; quy trình chuẩn cho hoạt động ghi chép, lập sử dụng báo cáo tài ; xây dựng hệ thống báo cáo kế toán phận báo cáo kế toán hợp Hai là, xây dựng phận kiểm toán nội để chủ động thích ứng với biến đổi lớn kinh doanh nước ta trở thành thành viên WTO Việc xây dựng phải thực qua nhiều bước Trước hết, doanh nghiệp phải xác định nhu cầu cụ thể mục đích cụ thể phận Tiếp phải xác định rõ ràng cấu tổ chức, vai trò, chức quyền hạn phận kiểm toán nội bộ, bao gồm văn kiện điều lệ kiểm toán để đảm bảo đủ tính độc lập cho phận kiểm toán nội hoạt động Việc quan trọng không tuyển dụng kiểm toán viên đào tạo họ Một điều cần lưu ý nghiệp vụ kiểm toán nội khác nhiều kiểm toán độc lập đòi hỏi trình độ 34 chuyên môn kinh nghiệm cao Sau cùng, phận kiểm toán nội cần thực kiểm toán thí điểm có đánh giá công ty tư vấn độc lập, để rút kinh nghiệm trước bắt đầu xây dựng chiến lược kế hoạch kiểm toán dài hạn Ba là, tăng cường ứng dụng tin học công tác quản trị điều hành, đặc biệt quản lý tài chính, quản lý giao dịch quản lý tài sản, tin học hóa hoàn toàn hệ thống kế toán Điều cho phép xây dựng chế giám sát tự động, thường xuyên liên tục, hoạt động thống nhất, có khả phát ngăn chặn kịp thời sai sót phát sinh Bốn là, cần tiếp tục nghiên cứu, hoàn thiện mô hình tổ chức chức ban kiểm soát thuộc hội đồng quản trị đảm bảo phối hợp hài hoà, tránh chồng chéo công việc kiểm soát tổng quát để hạn chế tối đa rủi ro kiểm soát Về lâu dài, cần thiết phải xây dựng ban kiểm soát độc lập với hội đồng quản trị tổng giám đốc, đại hội cổ đông trực tiếp bầu để đảm bảo tính khác quan hiệu chế giám sát 35 KẾT LUẬN Bốn định hướng cải thiện hệ thống kiểm soát nội BVSC khép lại thuyết trình nhóm ngày hôm Cảm ơn ý lắng nghe bạn Hi vọng thông tin mà cung cấp giúp bạn hiểu tổ chức, hoạt động nghiệp vụ thực tế vận hành hệ thống kiểm soát nội công ty kinh doanh chứng khoán mà tiêu biểu Công ty cổ phần chứng khoán Bảo Việt diễn Trong giới hạn nhận thức mình, phân tích số nhược điểm lớn việc thực chế kiểm soát nội BVSC, song hẳn không tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, mong nhận ý kiến đóng góp bạn để có nhìn tổng quan sâu sắc hệ thống kiểm soát nội BVSC 36 [...]... dựng kiểm toán nội bộ thì đồng thời cũng phải hiểu rằng kiểm toán nội bộ chỉ là sự phát triển cao của hệ thống kiểm soát nội bộ nhưng không phải là nền tảng của hệ thống này Xin lưu ý là hệ thống kiểm soát nội bộ chính là một mặt không thể tách rời của hệ thống quản lý doanh nghiệp Doanh nghiệp không thể xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt nếu hệ thống quản lý có vấn đề ( khi đó kiểm toán nội bộ. .. của hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát nội bộ 2.1.2 Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ: Tìm hiểu về vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ giải đáp rõ vì sao bạn luôn cần đến một hệ thống. .. cơ chế kiểm soát nội bộ của BVSC mới chỉ chú trọng đến công tác kiểm soát xử lý và kiểm soát bảo vệ tài sản mà chưa chú ý đến công tác kiểm soát quản lý cũng như kiểm soát tổng quát Nói cách khác, kiểm soát nội bộ chưa làm tốt chức năng ngăn chặn và giám sát mà mới chỉ thực hiện chức năng kiểm tra, phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh Cơ chế kiểm soát quá tập trung vào các cuộc kiểm tra, kiểm toán... môi trường kiểm soát chung, hệ thống kế toán, thủ tục hay quy trình kiểm soát và kiểm toán nội bộ Mặc dù trong điều lệ công ty có nêu lên vấn đề phải tổ chức và thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ song trên thực tế cũng chưa ban hàng 1văn bản, qui định cụ thể nào về việc thành lập và tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ ra sao Vì vậy, ở đây chúng ta chỉ có thể tập trung mô tả 1 số bộ phận, phòng... của công ty chứng khoán @ Kiểm soát xử lý: được đặt ra để kiểm tra việc xử lý các giao dịch, tức là kiểm tra lại những công việc mà nhân viên công ty chứng khoán đã thực hiện và đã được công nhận, cho phép, phân loại, tính toán, ghi chép và tổng hợp trong báo cáo @ Kiểm soát để bảo vệ tài sản: là các biện pháp, quy chế kiểm soát nhằm đảm bảo sự an toàn của tài sản và thông tin trong công ty chứng khoán. .. đầu cái tiến hệ thống kiểm soát nội bộ từ công tác quản lý tài chính (kiểm soát tài chính) Những công việc này liên quan đến việc tổ chức đội ngũ kế toán, nhất là kế toán quản trị, xây dựng nguồn và các kênh thông tin, hệ thống báo cáo từ các bộ phận Như vậy, điểm hạn chế thứ ba ở BVSC nằm ở hệ thống kế toán Với tư cách là bộ phận quan trọng của cơ chế kiểm soát nội bộ của BVSC song hệ thống kế toán... bài thuyết trình hôm nay 2 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA BVSC: 2.1.Những kiến thức chung về hệ thống kiểm soát nội bộ 18 (HTKSNB): 2.1.1 Khái niệm về kiểm soát và hệ thống kiểm soát nội bộ: Theo định nghĩa của ủy ban tiêu chuẩn kế toán Australia: kiểm soát là khả năng của một thực thể trong việc chi phối quá trình ra quyết định, trực tiếp hoặc gián tiếp, trong mối quan hệ với các chính sách tài chính... bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ các chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được 4 mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả hoạt động *Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ -Môi trường kiểm soát chung:... cho công tác kiểm soát nội bộ Ban kiểm soát trực thuộc hội đồng quản trị được trao trách nhiệm thực toàn diện hoạt động kiểm soát nội bộ Tuy nhiên, ban kiểm soát về thực chất vẫn chưa có được sự độc lập tương đối với bộ phận được kiểm tra, đặc biệt là hội đồng quản trị và ban giám đốc Hơn nữa, sự hạn chế về nguồn lực con người và thiết bị đã hạn chế rất nhiều khả năng kiểm soát nội bộ của ban kiểm soát. .. 1.610 cổ phần * Hệ thống kế toán: Công ty cố phần chứng khoán Bảo Việt đang áp dụng hình thức kế toán tập trung Theo hình thức này, toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tập trung tại phòng kế toán của công ty Bộ máy kế toán của công ty bao gồm 10 nhân viên có trình độ chuyên môn về tài chính, kế toán và được bố trí thành các bộ phận như sơ đồ sau: 25 * Bộ phận kiểm toán nội bộ: Trước đây, BVSC cũng có