BÀI TIỂU LUẬN CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN MỤC LỤC DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU LỜI MỞ ĐẦU 1 Cơ sở lý luận Kết cấu tiểu luận Chương I: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Định nghĩa chứng từ kế toán 1.1 Định nghĩa 1.2 Phân loại chứng từ kế toán Nội dung – Yêu cầu chứng từ kế toán 2.1 Nội dung 2.2 Yêu cầu chứng từ kế toán Cách lập chứng từ kế toán 3.1 Quy trình lập luân chuyển chứng từ kế toán 3.1.1 Quy trình chung lập luân chuyển 3.1.2 Một số lưu ý luân chuyển chứng từ kế toán a Khi tiếp nhận chứng từ b Khi kiểm tra chứng từ 10 c Khi sử dụng chứng từ ghi sổ kế toán 11 d Khi lưu trữ, bảo quản hủy chứng từ kế toán 11 3.2 Quy trình lập luân chuyển số chứng từ kế toán 13 3.2.1 Quy trình lập luân chuyển phiếu xuất kho 13 3.2.2 Quy trình lập luân chuyển phiếu thu, phiếu chi 15 Hệ thống biểu mẫu chứng từ 17 Chương II: SỔ SÁCH KẾ TOÁN 18 Định nghĩa 18 Nội dung 18 Phân loại sổ kế toán 18 3.1 Theo mức độ khái quát cụ thể thông tin, mức độ tổng hợp hay chi tiết thông tin nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh, đối tượng kế toán phản ánh sổ 18 3.1.1 Sổ kế toán tổng hợp 18 3.1.2 Sổ kế toán chi tiết 18 3.1.3 Sổ kế toán tổng hợp chi tiết 19 3.2 Phân loại theo phương pháp ghi chép sổ 19 3.2.1 Sổ ghi theo hệ thống 19 3.2.2 Sổ ghi theo hệ thống thứ tự thời gian 19 3.2.3 Sổ ghi theo hệ thống kết hợp ghi theo thời gian 20 3.3 Phân loại theo cấu trúc ghi sổ 20 3.3.1 Sổ kết cấu kiểu bên 20 3.3.2 Sổ kết cấu kiểu hai bên 20 3.3.3 Sổ kết cấu kiểu nhiều cột 20 3.3.4 Sổ kết cấu kiểu bàn cờ 20 3.4 Phân theo hình thức tổ chức sổ 20 3.4.1 Sổ tờ rời sổ đóng thành 20 3.4.2 Sổ đóng thành 21 3.5 Phân theo nội dung kinh tế thông tin sổ 21 3.5.1 Sổ tài sản tiền 21 3.5.2 Sổ vật tư 21 3.5.3 Sổ tài sản cố định 21 3.5.4 Sổ công nợ 21 3.5.5 Sổ thu nhập 21 3.5.6 Sổ chi phí 21 3.5.7 Sổ vốn – quỹ 22 Kỹ thuật làm sổ kế toán 22 4.1 Mở sổ 22 4.2 Ghi sổ 22 4.3 Khóa sổ 23 4.4 Sửa sổ 23 4.4.1 Phương pháp cải 23 4.4.2 Phương pháp ghi sổ âm (còn gọi Phương pháp ghi đỏ) 23 4.4.3 Phương pháp ghi bổ sung 24 4.4.4 Sửa chữa trường hợp ghi sổ máy vi tính 24 Các phương pháp sửa sai sổ sách kế toán 24 Chương III: CÁC HÌNH THỨC KẾ TOÁN 26 Hình thức kế toán Nhật ký chung 26 1.1 Nguyên tắc, đặc trưng hình thức kế toán Nhật ký chung 26 1.2 Nội dung mẫu 26 1.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung 28 1.4 Ưu, nhược điểm 29 Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ 29 2.1 Đặc trưng hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái 29 2.2 Nội dung mẫu 29 2.3 Trình tự ghi sổ kết toán theo hình thức kế toán Nhật kí – Sổ 31 2.4 Ưu, nhược điểm 32 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ 33 3.1 Đặc trưng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ 33 3.2 Trình tự sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ 34 Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ 35 4.1 Đặc trưng hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ 35 4.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ 36 Hình thức kế toán máy vi tính 37 5.1 Đặc trưng Hình thức kế toán máy vi tính 37 5.2 Các loại sổ Hình thức kế toán máy vi tính 38 5.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán máy vi tính 38 5.4 Biểu mẫu sổ sách 39 5.5 Đối chiếu số liệu 39 5.6 Ưu, nhược điểm 39 5.7 Giới thiệu sơ lược lập sổ sách chương trình Microsoft Excel 40 5.7.1 Tổng quát 40 5.7.2 Ưu điểm CSDL Excel 40 5.7.3 Các hạn chế CSDL Excel 40 Vận dụng hình thức sổ kế toán phương pháp kế toán máy 41 6.1 Tình hình vận dụng hình thức sổ kế toán 41 6.2 Phương pháp hoàn thiện hình thức tổ chức sổ kế toán 42 KẾT LUẬN 43 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 44 DANH MỤC BẢNG BIỂU Hình Mẫu chứng từ phiếu xuất kho 14 Hình Phiếu chi mẫu số C31-BB 16 Hình Sổ Nhật Ký Chung mẫu số S03a-DNN 26 Hình Nhật lý - Sổ mẫu số S01-DN 30 Biểu số Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung 28 Biểu số Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật kí – Sổ 31 Biểu số Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ 34 Biểu số Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật kí – Chứng từ 36 Biểu số Trình tự ghi sổ kế toán theo hìnht hưucs kế toán máy vi tính 38 Trang LỜI MỞ ĐẦU Cơ sở lý luận Nguyên lý kế toán môn học sở chương trình đào tạo kinh tế nói chung Phần chứng từ sổ sách kế toán giúp bạn sinh viên bắt đầu hiểu môn học từ làm tảng cho việc học tiếp môn chuyên sâu kế toán kế toán tài kế toán quản trị Trong trình hoạt động đơn vị, nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoàn tất cách thường xuyên, việc lập chứng từ sổ sách kế toán làm sở chứng minh trạng thái biến động loại tài sản, loại nguồn vốn, chi phí doanh thu mang tính chất thường xuyên yêu cầu cần thiết khách quan Nghiên cứu nội dung chứng từ, sổ sách kế toán giúp bạn sinh viên có kiến thức tảng kế toán, làm tiền đề để nghiên cứu sâu nội dung khác nghiệp vụ kế toán.Vì nhóm chọn đề tài “chứng từ, sổ sách hình thức kế toán” nhằm giúp bạn sinh viên có nhìn bao quát rõ ràng vấn đề Phần chứng từ kế toán nhằm trình bày nôi dung, trình tự lập luân chuyển chứng từ kế toán nêu rõ hệ thống biểu mẫu chứng từ Phần sổ kế toán nhằm nêu lên điểm việc ghi chép kế toán, làm sở nghiên cứu kế toán cao Cuối phần trình bày hình thức kế toán Bài tiểu luận nhóm nhằm cung cấp đầy đủ nội dung chứng từ sổ sách kế toán, hi vọng đem đến kiến thức hữu ích làm tảng cho bạn sinh viên khối ngành kinh tế Bài tiểu luận nghiên cứu đối tượng chứng từ kế toán, sổ sách kế toán hình thức kế toán Chứng từ kế toán: hệ thống, nội dung, cách lập chứng từ kế toán hệ thống biểu mẫu chứng từ Sổ sách kế toán: nôi dung, phân loại, kỹ thuật làm sổ kế toán phương pháp sửa sai sổ sách kế toán Trang Hình thức kế toán: gồm hình thức hình thức kế toán Nhật ký chung, hình thức kế toán Nhật ký- Sổ Cái, hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ, hình thức kế toán máy vi tính Kết cấu tiểu luận I Mở đầu II Chứng từ kế toán III Sổ sách kế toán IV Các hình thức kế toán V Kết luận Trang Chương I CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Định nghĩa chứng từ kế toán Định nghĩa 1.1 Theo Điều 4, Luật Kế toán năm 2003, Chứng từ kế toán giấy tờ vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh hoàn thành, làm ghi sổ kế toán Chứng từ kế toán mặt hình thức thể dạng: - Chứng từ giấy: chứng từ văn giấy Ví dụ: hóa đơn bán hàng, vé, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có… - Chứng từ điện tử: chứng từ kế toán có nội dung lưu trữ dạng liệu điện tử, mã hóa mà không bị thay đổi trình truyền qua mạng máy tính vật mang tin băng từ, đĩa từ, loại thẻ toán 1.2 Phân loại chứng từ kế toán Có cách phân loại chứng từ kế toán vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh cụ thể mà sử dụng cách phân loại phù hợp Việc phân loại chứng từ giúp người làm công tác kế toán quản lý loại nghiệp vụ kinh tế với hiệu cao 1.2.1 Phân loại chứng từ theo yêu cầu quản lý chứng từ nhà nước Đây cách phân loại theo quy định Pháp luật quản lý chứng từ hướng dẫn sử dụng chứng từ Chứng từ kế toán phân thành loại:  Hệ thống chứng từ kế toán thống bắt buộc: Hệ thống chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế pháp nhân có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc mẫu chứng từ kế toán quan nhà nước có thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu mà đơn vị kế toán phải thực biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi tiêu áp dụng thống cho đơn vị kế toán đơn vị kế toán cụ thể Điểm cần lưu ý chứng từ kế toán bắt buộc trình thực hiện, không phép sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc Một số chứng từ kế toán bắt buộc hóa đơn giá trị gia tăng, bảng chấm công, phiếu nhập kho Trang  Hệ thống chứng từ kế toán có tính chất hướng dẫn: Nhà nước hướng dẫn tiêu đặc trưng để ngành, thành phần kinh tế dựa sở vận dụng vào trường hợp cụ thể Ngoài nội dung quy định biểu mẫu, đơn vị kế toán bổ sung thêm tiêu thay đổi hình thức cho phù hợp với việc ghi chép yêu cầu quản lý đơn vị Chứng từ kế toán có tính chất hướng dẫn chủ yếu chứng từ kế toán sử dụng nội đơn vị giấy đề nghị tạm ứng, biên lai thu tiền, bảng chấm công 1.2.2 Phân loại chứng từ theo công dụng Theo cách phân loại này, chứng từ kế toán phân thành chứng từ mệnh lệnh, chứng từ chấp hành, chứng từ thủ tục chứng từ liên hợp  Chứng từ mệnh lệnh: Chứng từ có tính chất mệnh lệnh, thị nhà quản lý đến phận cá nhân có liên quan thi hành lệnh chi tiền, lệnh xuất kho, lệnh nhập kho Chứng từ mệnh lệnh có tác dụng chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh chưa hoàn thành chưa phải sở để ghi vào sổ sách kế toán  Chứng từ chấp hành: Chứng từ chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực hay nói cách khác, chứng minh chứng từ mệnh lệnh thi hành Một số chứng từ chấp hành phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho Chứng từ chấp hành đính kèm theo chứng từ mệnh lệnh sở để kế toán ghi vào sổ sách  Chứng từ thủ tục: Chứng từ tổng hợp chứng từ có nội dung kinh tế Chứng từ thủ tục đóng vai trò trung gian nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác ghi sổ kế toán Chứng từ thủ tục sở ghi vào sổ sách kế toán mà đính kèm theo có đầy đủ chứng từ ban đầu hợp lệ  Chứng từ liên hợp: Chứng từ mang đặc điểm hai loại chứng từ mệnh lệnh chứng từ chấp hành Một số ví dụ chứng từ liên hợp: Phiếu xuất kho kiêm hóa đơn, phiếu xuất vật tư theo hạn mức 1.2.3 Phân loại chứng từ theo trình tự lập hay mức độ phản ánh chứng từ Dựa cách phân loại này, chứng từ kế toán phân thành hai loại: Chứng từ ban đầu Chứng từ tổng hợp Trang  Chứng từ ban đầu: Chứng từ ban đầu gọi chứng từ gốc, chứng từ lập nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa hoàn thành hầu hết trường hợp, chứng từ ban đầu xem sở ghi trực tiếp vào sổ kế toán Một số chứng từ ban đầu hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi  Chứng từ tổng hợp: Chứng từ dùng để tổng hợp nghiệp vụ kinh tế loại với mục đích giảm nhẹ công tác kế toán đơn giản việc ghi sổ kế toán Chứng từ tổng hợp sở ghi vào sổ sách kế toán đính kèm theo chứng từ gốc hợp lệ Đối với doanh nghiệp, trình xây dựng danh mục chứng từ sử dụng cho đơn vị mình, cần nghiên cứu để tăng cường sử dụng chứng từ tổng hợp nhằm giảm bớt số lần ghi sổ tiết kiệm chi phí 1.2.4 Phân loại chứng từ theo địa điểm lập Phân loại chứng từ theo địa điểm lập nhằm xác định sở hình thành chứng từ, phục vụ cho công việc quản lý, theo dõi, đối chiếu kiểm tra thông tin chứng từ Dựa theo cách phân loại này, chứng từ kế toán chia thành loại:  Chứng từ đến từ bên doanh nghiệp: Chứng từ mặt nghiệp vụ có liên quan đến đơn vị lập đơn vị bên doanh nghiệp Các chứng từ phổ biến Biên lai thu thuế, Hóa đơn sử dụng dịch vụ, Hóa đơn mua hàng  Chứng từ doanh nghiệp lập gửi cho đối tác: Chứng từ doanh nghiệp lập gửi cho đối tác bên đơn vị theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các chứng từ thường gặp Hóa đơn bán hàng, Biên bàn giao tài sản  Chứng từ doanh nghiệp lập nhằm sử dụng cho nội doanh nghiệp: Còn gọi chứng từ bên trong, chứng từ lập nội đơn vị kế toán liên quan đến nghiệp vụ kinh tế nội doanh nghiệp Các chứng từ Bảng toán lương, bảng tính khấu hao Tài sản cố định, Biên kiểm kê tài sản 1.2.5 Phân loại chứng từ theo tính chất hình thức chứng từ Căn theo tính chất hình thức chứng từ, chứng từ kế toán chia thành loại: Chứng từ kế toán thông thường Chứng từ điện tử Trang 31 2.3 Trình tự ghi sổ kết toán theo hình thức kế toán Nhật kí – Sổ Biểu số Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật kí – Sổ (1) Hàng ngày, kế toán vào chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán loại kiểm tra dùng làm ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái Số liệu chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán loại) ghi dòng phần Nhật ký phần Sổ Cái Bảng tổng hợp chứng từ kế toán lập cho chứng từ loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…) phát sinh nhiều lần ngày định kỳ đến ngày Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán loại sau ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan (2) Cuối tháng, sau phản ánh toàn chứng từ kế toán phát sinh tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu cột số phát sinh phần Nhật ký cột Nợ, cột Có Trang 32 tài khoản phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng Căn vào số phát sinh tháng trước số phát sinh tháng tính số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng Căn vào số dư đầu tháng (đầu quý) số phát sinh tháng kế toán tính số dư cuối tháng (cuối quý) tài khoản Nhật ký - Sổ Cái (3) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) Sổ Nhật ký Sổ Cái phải đảm bảo yêu cầu sau: Tổng số tiền cột phát sinh Tổng số phát sinh Nợ = = tất Tài Nhật ký Tổng số phát sinh Có tất Tài khoản Tổng số dư Nợ Tài khoản khoản = Tổng số dư Có Tài khoản (4) Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Các sổ, thẻ kế toán chi tiết phải khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có tính số dư cuối tháng đối tượng Căn vào số liệu khoá sổ đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho tài khoản Số liệu “Bảng tổng hợp chi tiết” đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có Số dư cuối tháng tài khoản Sổ Nhật ký - Sổ Cái Số liệu Nhật ký - Sổ Cái “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khóa sổ kiểm tra, đối chiếu khớp, sử dụng để lập báo cáo tài 2.4 Ưu, nhược điểm Ưu điểm • Sổ kế toán gọn nhẹ; tất nghiệp vụ kinh tế phát sinh nằm gọn Sổ cái; cần kế toán trực tiếp ghi sổ; cộng sổ, lấy số dư lên cân đối (giảm chi phí khâu gián tiếp) • Việc ghi sổ kế toán không trùng lắp (định khoản chứng từ gốc ghi tài khoản đối ứng sổ Trang 33 • Từ việc lên cân đối số phát sinh tài khoản kế toán thuận lợi; có sai sót dễ đối chiếu để tìm Nhược điểm Chỉ thích hợp với quy mô doanh nghiệp nhỏ kinh doanh ngành thương mại • Đối với daonh nghiệp lớn, doanh nghiệp ngành công nghiệp, xây dựng, vật tư phải sử dụng nhiều tài khoản kế toán áp dụng lọai hình kế toán Nhật kí – Sổ • Dễ phát sinh lệch dòng dòng dài, dòng kẻ không trùng Việc ghi sổ lãng phí (1 dòng dài ghi vài cột đối ứng) • Ghi Sổ Cái chi tiết, thời gian, việc tổng hợp để phân tích số liệu kế toán khó khăn, thiếu khoa học Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ 3.1 Đặc trưng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Đặc trưng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:  Ghi theo trình tự thời gian Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ  Ghi theo nội dung kinh tế Sổ Cái Chứng từ ghi sổ kế toán lập sở chứng từ kế toán Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán loại, có nội dung kinh tế Chứng từ ghi sổ đánh số hiệu liên tục tháng năm (theo số thứ tự Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) có chứng từ kế toán đính kèm, phải kế toán trưởng duyệt trước ghi sổ kế toán Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có loại sổ kế toán sau:  Chứng từ ghi sổ;  Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;  Sổ Cái;  Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết Trang 34 3.2 Trình tự sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Biểu số Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ (1)- Hàng ngày, vào chứng từ kế toán Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán loại kiểm tra, dùng làm ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ Căn vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau dùng để ghi vào Sổ Cái Các chứng từ kế toán sau làm lập Chứng từ ghi sổ dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan (2)- Cuối tháng, phải khoá sổ tính tổng số tiền nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh tháng sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có Số dư tài khoản Sổ Cái Căn vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phỏt sinh Trang 35 (3)- Sau đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ sổ, thẻ kế toán chi tiết) dùng để lập Báo cáo tài Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có tất tài khoản Bảng Cân đối số phỏt sinh phải Tổng số tiền phát sinh sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Tổng số dư Nợ Tổng số dư Có tài khoản Bảng Cân đối số phỏt sinh phải nhau, số dư tài khoản Bảng Cân đối số phỏt sinh phải số dư tài khoản tương ứng Bảng tổng hợp chi tiết Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ 4.1 Đặc trưng hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ - Tập hợp hệ thống hoá nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có tài khoản kết hợp với việc phân tích nghiệp vụ kinh tế theo tài khoản đối ứng Nợ - Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản) - Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết sổ kế toán trình ghi chép - Sử dụng mẫu sổ in sẵn quan hệ đối ứng tài khoản, tiêu quản lý kinh tế, tài lập báo cáo tài Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ gồm có loại sổ kế toán sau:  Nhật ký chứng từ  Bảng kê  Sổ  Sổ thẻ kế toán chi tiết Trang 36 4.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ Biểu số Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật kí – Chứng từ (1) Hàng ngày, vào chứng từ kế toán kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào Nhật ký - Chứng từ Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan Đối với loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần mang tính chất phân bổ, chứng từ gốc trước hết tập hợp phân loại bảng phân bổ, sau lấy số liệu kết bảng phân bổ ghi vào Bảng kê Nhật ký - Chứng từ có liên quan Đối với Nhật ký - Chứng từ ghi vào Bảng kê, sổ chi tiết vào số liệu tổng cộng bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ (2) Cuối tháng khóa sổ, cộng số liệu Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu Nhật ký - Chứng từ với sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan lấy số liệu tổng cộng Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái Trang 37 Đối với chứng từ có liên quan đến sổ, thẻ kế toán chi tiết ghi trực tiếp vào sổ, thẻ có liên quan Cuối tháng, cộng sổ thẻ kế toán chi tiết vào sổ thẻ kế toán chi tiết để lập Bảng tổng hợp chi tiết theo tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái Số liệu tổng cộng Sổ Cái số tiêu chi tiết Nhật ký - Chứng từ, Bảng kê Bảng tổng hợp chi tiết dùng để lập báo cáo tài Hình thức kế toán máy vi tính Trong thời đại thông tin bùng nổ việc làm kế toán máy vi tính phổ biến rộng rãi, không vấn đề mẻ, hầu hết đơn vị sản xuất kinh doanh trang bị máy điện toán để quản trị kinh doanh nói chung công tác kế toán nói riêng 5.1 Đặc trưng Hình thức kế toán máy vi tính - Đặc trưng Hình thức kế toán máy vi tính công việc kế toán thực theo chương trình phần mềm kế toán máy vi tính Phần mềm kế toán thiết kế theo nguyên tắc bốn hình thức kế toán kết hợp hình thức kế toán quy định Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, phải in đầy đủ sổ kế toán báo cáo tài theo quy định - Các loại sổ Hình thức kế toán máy vi tính Phần mềm kế toán thiết kế theo Hình thức kế toán có loại sổ hình thức kế toán không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi tay - Hình thức kế toán máy vi tính áp dụng đơn vị phải đảm bảo yêu cầu sau:  Có đủ sổ kế toán tổng hợp sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng yêu cầu kế toán theo quy định Các sổ kế toán tổng hợp phải có đầy đủ yếu tố theo quy định chế độ sổ kế toán  Thực quy định mở sổ, ghi sổ, khóa sổ sửa chữa sổ kế toán theo quy định Luật Kế toán, văn hướng dẫn thi hành Luật Kế toán Thông tư Trang 38  Phần mềm kế toán nghiệp vụ thi hành án dân phải đáp ứng tiêu chuẩn, điều kiện phần mềm kế toán Bộ Tài quy định, phải phù hợp yêu cầu quản lý điều kiện ứng dụng quan thi hành án dân 5.2 Các loại sổ Hình thức kế toán máy vi tính Phần mềm kế toán thiết kế theo Hình thức kế toán nhật ký chung nên có loại sổ hình thức kế toán Đơn vị thiết kế mẫu sổ không hoàn toàn giống sổ kế toán ghi tay, nhiên phải đảm bảo nội dung theo quy định 5.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán máy vi tính - Hàng ngày, kế toán vào chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán loại kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập liệu vào máy vi tính theo bảng, biểu thiết kế sẵn phần mềm kế toán Theo quy trình phần mềm kế toán, thông tin nhập vào máy theo chứng từ tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan) - Cuối tháng (hoặc vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực thao tác khoá sổ lập báo cáo tài Việc đối chiếu số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết thực tự động đảm bảo chínhxác, trung thực theo thông tin nhập kỳ Người làm kế toán kiểm tra, đối chiếu số liệu sổ kế toán với báo cáo tài sau in giấy Cuối kỳ kế toán sổ kế toán in giấy, đóng thành thực thủ tục pháp lý theo quy định sổ kế toán ghi tay Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán máy vi tính thể Biểu đồ số 05 Biểu số Trình tự ghi sổ kế toán theo hìnht hưucs kế toán máy vi tính Trang 39 5.4 Biểu mẫu sổ sách - Biểu mẫu sổ sách hình thức kế toán máy vi tính không thiết phải giống hoàn toàn mẫu sổ kế toán ghi tay - Biểu mẫu cột thông tin mẫu sổ kế toán ghi tay, có thêm cột thông tin trung gian để nhằm thuận tiện cho việc lập công thức - Đối với doanh nghiệp sử dụng hình thức kế toán máy tính phát sinh nghiệp vụ nhân viên kế toán thường nhập thông tin vào máy thời điểm phát sinh nghiệp vụ, thông thường ngày ghi sổ ngày chứng từ ngày 5.5 Đối chiếu số liệu - Trong hình thức ghi sổ kế toán tay việc đối chiếu số liệu sổ sách quan trọng số liệu bị ghi sai thông tin vào sổ sách từ lúc tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết lên bảng tổng hợp Việc đối chiếu giúp cho kế toán phát lỗi sai dùng phương pháp chỉnh sửa - Tuy nhiêu hình thức Kế toán máy việc đối chiếu số liệu sổ sách nhiều ý nghĩa, tất sổ sách kế toán đc truy xuất chung vào số liệu nên việc lập sổ sách gần độc lập 5.6 Ưu, nhược điểm Trang 40 - Ưu điểm: Làm việc cách khoa học, truy cập số liệu nhanh chóng dễ dàng, tránh nhầm lẫn - Nhược điểm: Đòi hỏi việc mã hóa thông tin phải khoa học dễ nhớ, dễ bổ xung, bảo đảm tính quán việc truy cập số liệu, không cho số liệu sai lệch Xây dựng phần mềm kế toán phải có trình độ cao, am hiểu công tác kế toán 5.7 Giới thiệu sơ lược lập sổ sách chương trình Microsoft Excel 5.7.1 Tổng quát Excel thường sử dụng kho lưu trữ liệu, có người gọi thông tin lưu trữ Excel sở liệu (database), lại có người gọi danh sách (list) Cho dù tên gọi nữa, Excel nơi hữu ích để lưu trữ thông tin Tuy nhiên, sử dụng cần cân nhắc điểm thuận lợi bất lợi trước biến Excel thành nơi lưu trữ liệu Excel thường dùng để tạo CSDL phẳng Tuy vậy, với kiến thức định, bạn cải thiện, để Excel giúp bạn truy xuất số thông tin, báo cáo cần thiết CSDL quan hệ loại nhỏ tuỳ mục đích sử dụng thông tin, bạn dựa vào ưu điểm nhược điểm để xác định xem CSDL Excel có đáp ứng nhu cầu bạn hay không? 5.7.2 Ưu điểm CSDL Excel Không đòi hỏi kiến thức chuyên sâu CSDL: Bản chất mô hình bảng tính hoàn toàn thích hợp với việc tạo danh sách Nếu cần tạo DS liệu, Excel giải pháp tối ưu Tạo thuận lợi cho người dùng khác: Người dùng CSDL cảm thấy thoải mái sử dụng chương trình mà họ quen thuộc Phạm vi phân phối rộng rãi: Excel chương trình ứng dụng phân phối rộng rãi Nó cài đặt tất máy tính CS L chuyên dùng Access, SQL, Oracle… Có nhiều khả phân tích: Chúng ta khai thác toàn khả phân tích liệu Excel mà không cần đến chương trình khác 5.7.3 Các hạn chế CSDL Excel Trang 41 Kích thước nhỏ: CSDL Excel lý thuyết bị giới hạn kích thước trang bảng tính với 65535 mẩu tin (giả thuyết hàng bạn đặt tên cho trường) 256 trường (cột) Tuy nhiên, thực tế, giới hạn nhỏ nhiều, giới hạn thực tế thay đổi từ máy tính đến máy tính kia, tuỳ vào hệ thống kiên nhẫn người Đó kích thước tập tin thường lớnở cấp độ này, khác với chương trình CS L chuyên dùng Access, Excel nạp toàn CSDL vào nhớ bạn mở tập tin nên phải khoảng thời gian lâu mở (do kích tước lớn) khiến máy tính bạn trở nên chậm lưu tập tin, nhiều thời gian Không có khả thiết lập quan hệ: Excel CSDL phẳng nên bạn thiết lập quan hệ tập hợp liệu khác Không bảo vệ toàn vẹn liệu: Excel không cung cấp nhiều khả bảo vệ toàn vẹn liệu Ví dụ: Không có cách ngăn không cho người dùng nhập chuỗi ký tự vào trường vốn sử dụng liệu số Khả bảo mật kém: Khả bảo mật Excel lỏng lẽo Hạn chế khả hỗ trợ việc sử dụng đồng thời: Mặc dù Excel cung cấp đặc tính dùng chung bảng tính cách đồng thời, đặc tính xem hạn chế so sánh với chương trình CS L chuyên dùng khác Như vậy, dù nguyên tắc chung nào, CSDL Excel giải pháp tối ưu dành cho danh sách nhỏ (khoảng vài trăm hàng mười cột) vốn không đòi hỏi phải đáp ứng yêu cầu bảo mật, khả sử dụng đồng thời, toàn vẹn liệu, khả lập báo biểu chương trình CSDL truyền thống Vận dụng hình thức sổ kế toán phương pháp kế toán máy 6.1 Tình hình vận dụng hình thức sổ kế toán - Căn vào tình hình cụ thể doanh nghiệp để xác định hình thức kế toán, doanh nghiệp vừa nhỏ thường sử dụng hình thức Nhật ký chung, doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lượng công tác nhiều, phức tạp thường sử Trang 42 dụng hình thức Chứng từ ghi sổ Các hình thức thuận tiện việc ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng phần mềm kế toán - Về nội dung cần hệ thống hóa thông tin theo tiêu tổng hợp hình thức kế toán không khác nhiều, điểm khác hệ thống hóa cung cấp tiêu chi tiết theo yêu cầu quản lý Căn vào yêu cầu cung cấp thông tin chi tiết kế toán quản trị kế toán chi tiết xây dựng hệ thống sổ chi tiết để tập hợp, phản ánh lập báo cáo kế toán nội phục vụ yêu cầu quản lý doanh nghệp 6.2 Phương pháp hoàn thiện hình thức tổ chức sổ kế toán - Theo yêu cầu quản lý ngày cao, doanh nghiệp hoạt động chế thị trường đòi hỏi lượng thông tin kinh tế ngày nhiều có chất lượng xác, phục vụ kịp thời việc định người quản lý hình thức sổ kế toán theo chi tiết khoa học - Sự phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin đáp ứng ngày tốt yêu cầu thông tin kế toán, cho phép mở rộng phạm vi theo dõi yêu cầu đặc thù lĩnh vực sản xuất kinh doanh, từ sổ kế toán ngày hoàn thiện khoa học Trang 43 KẾT LUẬN Chúng ta dễ dàng nhận thấy điều kiện kinh doanh kinh tế thị trường nay, để đứng vững không ngừng phát triển vấn đề khó khăn doanh nghiệp Để phát triển nữa, doanh nghiệp phải không ngừng hoàn thiện mình, công tác kế toán đóng vai trò quan trọng Kế toán với vai trò công cụ để quản lý kinh tế - tài doanh nghiệp sản xuất kinh doanh phải thay đổi hoàn thiện cho phù hợp tình hình để giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt mặt hoạt động sản xuất kinh doanh có công tác kế toán doanh thu, chi phí xác định kết kinh doanh Trong khuôn khổ đề tài nghiên cứu, với kiến thức học trường kết hợp với nguồn tài liệu tham khảo, tiểu luận trình bày chi tiết nội dung liên quan đến chứng từ sổ sách kế toán Bên cạnh đó, tiểu luận nêu lên ưu nhược điểm hình thức kế toán từ phục vụ cho công tác chọn lựa hình thức kế toán phù hợp với trường hợp doanh nghiệp Cũng qua tiểu luận này, nhóm chúng tác giả hiểu thêm nhiều điều môn nguyên lý kế toán Trang 44 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Asiasoft – Business Software Solution, Sổ sách kế toán hệ thống sổ sách kế toán, www.asiasoft.com.vn/tin-tuc/So-sach-ke-toan-va-he-thong-so-sach-ke-toan/ Bộ Tư Pháp, Hệ thống sổ kế toán, www.moj.gov.vn/huongdannv/Lists/TaiLieuNghiepVu/ Kế toán Thực tế ketoanthucte.com/pages/TinChiTiet.aspx?IDThongTin=80 Quyết định 15/2006/QĐ-BTC TimTaiLieu.vn, Chứng từ kế toán kiểm kê, timtailieu.vn/tai-lieu/chung-tuke-toan-va-kiem-ke-10207/ TS Trần Kim Anh, Giáo trình Nguyên lý kế toán, Nhà xuất Thống kê, Hà Nội, 2012 www.dayhocketoan.vn, Hướng dẫn ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ- công ty kế toán Hà Nội, www.dayhocketoan.edu.vn/tin-tuc/Huong-dan-ghi-soke-toan-theo-hinh-thuc-Chung-tu-ghi-so.htm www.doko.vn, Chứng từ kế toán: Quy trình lập luân chuyển số chứng từ kế toán chủ yếu, www.doko.vn/luan-van/chung-tu-ke-toan-quy-trinh-lap-valuan-chuyen-mot-so-chung-tu-ke-toan-chu-yeu-236231 www.webketoan.vn, Báo cáo tài chính: Hình thức chứng từ ghi sổ, www.webketoan.vn/forum/threads/792345-Bao-cao-tai-chinh-Hinh-thuc-chungtu-ghi-so 10 tuvan.webketoan.vn, Các hình thức kế toán, tuvan.webketoan.vn/Cac-hinhthuc-ke-toan 11 www.kettoanthue.vn, Mẫu Sổ Sách Kế Toán Thuế, www.ketoanthue.vn/index.php/mau-so-sach-ke-toan-theo-quyet-dinh-48/2167mau-so-s01-dnn-nhat-ky-so-cai.html Trang 45 12 www.dayhocketoan, Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán kiểm tra chứng từ kế toán, dayhocketoan.com/tin-tuc/Quy-trinh-luan-chuyen-chung-tu-ketoan-va-kiem-tra-chung-tu-ke-toan.htm