Đang tải... (xem toàn văn)
Cứ hàng năm, các chuyên gia tổ chức sự kiện tiêu tốn hơn 20 tỷ USD cho các hoạt động sự kiện (tradeshows events) và 25 tỷ USD nữa cho các sự kiện tập đoàn (corporate events tổ chức sự kiện), như hội nghị khách hàng, biểu diễn lưu động. Nhưng hầu hết những chuyên gia này không đánh giá hết được hiệu quả do những hoạt động này mang lại. Để có được hiệu quả tối ưu, sự kiện đó phải dựa trên những điều kiện nhất định như: phải được lên kế hoạch chặt chẽ, có mục tiêu chiến lược và đo lường được. Để thành công, trước hềt bạn phải hiểu được những nguyên lý cơ bản để dẫn tới thành công của một lễ tổ chức sự kiện.
10 kỹ tổ chức kiện Cứ hàng năm, các chuyên gia tổ chức sự kiện tiêu tốn hơn 20 tỷ USD cho các hoạt động sự kiện (tradeshows - events) và 25 tỷ USD nữa cho các sự kiện tập đoàn (corporate events - tổ chức sự kiện), như hội nghị khách hàng, biểu diễn lưu động Nhưng hầu hết những chuyên gia này không đánh giá hết được hiệu quả những hoạt động này mang lại Để có được hiệu quả tối ưu, sự kiện đó phải dựa trên những điều kiện nhất định như: phải đươc̣ lên kế hoạch chặt chẽ, có mục tiêu chiến lươc̣ và đo lươǹ g được Để thành công, trước hềt bạn phải hiểu được những nguyên lý cơ bản để dẫn tới thành công của một lễ tổ chức sự kiện Trải qua nhiều năm kinh nghiệm, chuyên gia đúc kết thành 10 nguyên lý tổ chức sự kiện sau: Tổ chức sự kiện vừa là hoạt động bán hàng vừa là hoạt động marketing Tổ chức sự kiện mang lại rất nhiều lợi ích, nó có thể đóng vai trò như là hoạt động bán hàng, quan hệ công chúng, xây dựng hình ảnh thưon̛ g hiệu, gia tăng độ thâm nhập thị trươǹ g, nghiên cứu thị trươǹ g Thật số những hoạt động marketing, sự kiện thươǹ g được hiểu như là một hoạt động bán hàng và bạn có thể gọi nó là một hoạt động bán hàng được hỗ trợ bởi một chiến dịch PR và quảng cáo Với một sự kiện nào đó đươc̣ tổ chức, nếu bạn nghĩ nó đơn thuần chỉ là hoạt động bán hàng hay chỉ là hoạt động marketing thì bạn đã bỏ lỡ mất một phần giá trị mà hoạt động này có thể mang lại Tổ chức sự kiện là một hoạt động mô hình marketing-mix Tổ chức sự kiện luôn cân nhắc đến việc sử dụng sự kiện kinh doanh suốt thời gian có mặt trên thị trươǹ g Cũng giống như nhiều công cụ marketing khác, chúng ta sử dụng chúng năm này qua năm khác, đơn giản chỉ vì chúng ta đã quá quen thuộc đối với chúng và những hoạt động này sớm hay muộn sẽ trở thành lãng phí Do đó, hàng năm bạn cần phải đánh giá độ tưon̛ g thích của sự kiện kinh doanh với mục tiêu marketing cũng như với tính chất của thị trươǹ g hiện tại Trong nhiều trươǹ g hợp, sự kiện kinh doanh không phải là công cụ tốt nhất để thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp Tổ chức kiện phải xác định đúng đối tượng mục tiêu Tổ chức sự kiện chỉ có giá trị với những người mà nó muốn thu hút và những người này có thể là khách hàng hiện tại hoặc có thể là khách hàng tiềm năng Do đó lên kế hoạch cho một sự kiện, bạn cần phải xác định đối tươṇ g bạn muốn thu hút sự chú ý là và hoạt động nào có thể thu hút sự tham gia của họ Bạn phải xác định rõ ràng người bạn muốn gặp và câu chuyện mà bạn muốn nói với họ Ngoài ra, bạn còn phải cân nhắc đến việc làm để tối thiểu hoá những vị khách không mời mà tới Tổ chức kiện phải xác định mục tiêu rõ ràng và cụ thể • Lập kế hoạch tổ chức sự kiện • Lên ngân sách tổ chức sự kiện • Xác định thước đo để đánh giá hiệu quả việc tổ chức sự kiện • Triển khai tổ chức sự kiện • Đo lươǹ g hiệu việc tổ chức sự kiện Đa số doanh nghiệp, lên kế hoạch tổ chức sự kiện thực hiện một chưon̛ g trình sự kiện nào đó, đều thiếu mất khâu xác định thước đo để đánh giá hiệu quả Họ dừng lại sau hoàn thành giai đoạn triển khai và kêu ca rằng rất khó để đo lươǹ g hiệu quả Thật ra, Sự kiện cũng giồng như các hoạt động marketing, nó cần thiết đươc̣ đo lươǹ g hiệu quả và nó cũng không khó như người ta tươn̉ g Tổ chức sự kiện không phải là công cụ toàn năng Tổ chức sự kiện thươǹ g không mấy hiệu quả việc tạo sự nhận biết thưon̛ g hiệu và nó cũng không phải là phưon̛ g pháp hiệu quả để thu thập thông tin của khách hàng Để thực hiện những mục tiếu đó bạn phải lựa chọn những công cụ marketing hiệu quả hơn Tổ chức sự kiện chỉ là một phần kế hoạch marketing Một vài doanh nghiệp nghĩ rằng, họ chỉ cần kéo khách hàng tới, trình bày cho họ nghe những điều muốn nói và như vậy là đủ Bạn nên nhớ rằng, để hiệu quả bạn cần phải dùng chiến lược marketing tích hợp và Sự kiện chỉ là một phần kế hoạch marketing tổ chức sự kiện Truyền thông cho sự kiện của bạn Để có được một chưon̛ g trình tổ chức sự kiện thành công, bạn không thể chỉ trông chờ vào ngày diễn sự kiện và ngồi đó mà khẩn cầu Những hoạt động truyền thông cho sự kiện của bạn có thể là một đòn bẩy lớn thúc đẩy sự thành công Hoạt động truyền thông có thể thu hút sự tham gia của khách hàng và ít nhất là thu hút đươc̣ sự chú ý Thu thập và tận dụng thông tin từ sự kiện Sau sự kiện là lúc mà doanh nghiệp thu về lợi ích Do đó, tại thời điểm diển sự kiện, thông tin mà bạn thu thập nên chú trọng chất lượng chứ không nên chú trọng số lươṇ g Bạn chỉ cần có một kế hoạch cụ thể - những thông tin cần thu thập và bỏ một ít thời gian và công sức Nếu như bạn không có kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể cho việc thu thập thông tin thì tốt nhất là bạn nên dừng lại và dồn sức cho những hoạt động khác Yếu tố người quyết định tất cả việc tổ chức kiện Nều chưon̛ g trình tổ chức sự kiện là một phưon̛ g tiện giao tiếp mặt đối mặt hiệu quả, thì điều kiện để giao tiếp thành công là sự tích cực tưon̛ g tác của phía Thành công là bạn phải tập trung vào đúng đối tượng mục tiêu, phải làm thuyết phục, thúc đẩy họ và giúp họ tưon̛ g tác với bạn tại sự kiện Ngoài bạn còn phải chọn lựa, đào tạo, thúc đẩy đội ngũ nhân viên để họ tưon̛ g tác hiệu quả với nhóm khán thính giả mục tiêu Tổ chức sự kiện góp phần hoàn thành mục tiêu kinh doanh Đừng vì một vài thân cây mà đốn cả khu rừng Lập kế hoạch tổ chức sự kiện và triển khai tổ chức sự kiện là một hoạt động vô cùng phức tạp Bạn vừa phải trưng bày đẹp, vừa phải tạo không khí vui vẻ, sôi động, công tác hậu cần phải chu đáo và hàng tá những công việc lặt vặt cần phải thực hiện hoàn hảo khác Tuy nhiên những công việc này không phải là tất cả những hoạt động của doanh nghiệp, chúng đơn giản cũng như một vài thân cây cả khu rừng Một khu rừng đúng nghĩa phải dựa trên kết quả kinh doanh và kế hoạch của doanh nghiệp Nếu bạn dồn sức của cả doanh nghiệp vào một sự kiện thì coi như bạn đã bỏ lỡ những hiệu quả mà sự kiện đó mang lại Nguồn: ST