Đang tải... (xem toàn văn)
ạn đã bao giờ tham dự một cuộc họp mà chỉ có người nói mà không có người nghe hay những cuộc họp không có mục đích rõ ràng. Thực tế cho thấy có đến 67% các cuộc họp diễn ra không hiệu quả như mong muốn. Nguyên nhân nằm ở đâu và làm thế nào để bạn có một cuộc họp hiệu quả, đạt được mục tiêu đề ra.
Những điều cần tránh để có họp hiệu Quá phụ thuộc vào slide thuyết trình Chuẩn bị slide thuyết trình yếu tố hỗ trợ khiến người nói tự tin Tuy nhiên, có thực tế nhiều người coi slide phương án để thể quan điểm Steve Jobs không thích thuyết trình trang trọng, thích họp trực tiếp đối diện với nhân viên Ông muốn nhân viên phải tranh luận mạnh mẽ tư phản biện không lệ thuộc vào công nghệ Ông nói "Tôi ghét cách người hay chiếu file thuyết trình thay suy nghĩ Mọi người thường giải vấn đề thuyết trình, muốn nhân viên phải thực đóng vai trò tích cực tranh luận sôi chiếu thật nhiều slides Những người biết điều họ cần nói không cần file PowerPoint." Chờ đầy đủ người bắt đầu Vấn đề thời gian khiến người điều hành phải đau đầu Nên bắt đầu họp hay chờ đợi thành viên đến đầy đủ câu hỏi khó Để đảm bảo họp diễn thời gian biểu, đạt mục đích bạn nên bắt đầu quy định Bởi lẽ yếu tố cần thiết nói đến họp thức mang tính quan trọng Hơn điều thể chuyên nghiệp người tham gia họp Đừng vài cá nhân mà khiến họp bị chậm trễ Nỗi ám ảnh mang tên ”sự im lặng” Một họp mà không nhận ý kiến từ thành viên tham gia coi buổi họp thất bại Nhiều người lí khác ngại phát biểu quan điểm cá nhân, sợ bị đánh giá, góp ý… mà ý kiến Như vậy, họp không đạt mục đích thu nhận ý kiến thành viên tham gia, đồng thời thời gian cách vô ích Điều hành hiệu Người điều hành, chủ trì họp người giữ vai trò kiểm soát nội dung, không khí thời gian cách cụ thể, triệt để Đồng thời phải xử lý linh hoạt tình họp để tránh nảy sinh mâu thuẫn, tổng hợp ý kiến thành viên, đồng thời đưa kết họp mong muốn Một điều hành yếu khiến họp lệch hướng khỏi chủ đề định hay làm cho trở nên cách nghiêm túc … Thậm chí dập tắt sáng tạo hay làm tổn thưõng đến người tham dự họp lệch hướng Không có tổng hợp họp Một họp mà biên tổng kết lại nội dung giải hay tồn đọng nhiệm vụ cụ thể cho thành viên giống dạo chơi hồi kết Từ đó, người tham gia xác kết nhiệm vụ sau họp, đồng thời người vắng mặt có liên quan để thực theo Hãy đảm bảo thư ký họp tổng hợp lại nội dung gửi tới người có liên quan để đảm bảo công việc trôi chảy Không chịu lắng nghe Một vấn nạn phổ biến họp người ý, không chịu lắng nghe ý kiến người khác Tham gia họp nghĩa bạn thao thao bất tuyệt mà không ý tới ý kiến người khác Bởi mục tiêu họp không trình bày quan điểm thành viên, mà hội để người lắng nghe ý kiến Việc không lắng nghe ý kiến khiến cho họp trở nên lộn xộn, trật tự không đạt mục tiêu chung Thời gian họp hành lâu Một điều khiến nhiều người ngao ngán họp kéo dài đằng đẵng suốt từ sang kia, ngày sang ngày khác Theo nghiên cứu khoa học khẳng định, thời gian người làm việc tập trung khỏe khoắn tối đa 18 phút Nếu kéo dài quãng thời gian này, thể thiếu glucose oxy, khiến trình xử lý thông tin giảm hiệu Những họp thường gây lãng phí thời gian nguồn lực cho tổ chức, nghiêm trọng hơn, hủy hoại tinh thần cảm hứng làm việc nhân viên Sử dụng điện thoại Bạn gặp nhiều trường hợp họp mà người nghe điện thoại, sử dụng điện thoại để chơi game hay lướt mạng Điều ngày trở nên phổ biến mà khoa học công nghệ ngày phát triển Sử dụng laptop, smartphone họp không cần thiết làm tập trung người mà Đó lý ngày nhiều công ty cấm sử dụng laptop, smartphone họp