BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG PHAN THỊ VÂN ANH KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH PETEC ĐÀ NẴNG THUỘC TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI KỸ THUẬT VÀ ĐẦU TƯ Chuyên ngành: Kế toán Mã số : 60.34.30 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng – Năm 2013 Công trình hoàn thành ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Người hướng dẫn khoa học: TS Đoàn Thị Ngọc Trai Phản biện 1: TS Phạm Hoài Hương Phản biện 2: PGS.TS Đỗ Minh Thành Luận văn bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh họp Đại học Đà Nẵng vào ngày 24 tháng 12 năm 2013 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Trong tình hình kinh tế nay, doanh nghiệp phải đối mặt với cạnh tranh khốc kiệt gay gắt thị trường Để thành công lĩnh vực kinh doanh, chiến lược kinh doanh hiệu quả, đội ngũ quản lý tốt doanh nghiệp phải làm tốt công tác kiểm tra, kiểm soát nhằm hạn chế rủi ro, sai sót làm ảnh hưởng đến trình kinh doanh phát triển doanh nghiệp Kiểm soát nội quy trình thiếu tổ chức nhằm đạt mục tiêu hiệu lực hiệu hoạt động Thiết lập hệ thống kiểm soát nội xác lập chế giám sát quy định rõ ràng, cụ thể để đạt mục tiêu đề Chu trình bán hàng thu tiền chu trình phức tạp liên quan đến nhiều tiêu như: số lượng, chất lượng, giá bán, sách tín dụng, khoản giảm trừ,… xem chu trình cuối trình sản xuất kinh doanh đơn vị Nó đánh giá hiệu chu trình trước chu trình tiền, cung ứng, tiếp nhận, hoàn trả vốn,…mà đánh giá hiệu toàn trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Đồng thời phản ánh khả bù đắp khoản chi phí tiếp tục đầu tư mở rộng qui mô sản xuất công ty Sự phối hợp nhiều phận, phòng ban chu trình bán hàng thu tiền khâu vô quan trọng doanh nghiệp Tuy nhiên, khâu có nhiều rủi ro gian lận doanh nghiệp hệ thống kiểm soát hữu hiệu Do tính chất phức tạp nên khả tồn nhiều rủi ro lớn Kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp thực thực tế cho thấy nhiều nhược điểm cần phải khắc phục để công tác bán hàng, thu tiền quản lý công nợ doanh nghiệp tốt Chi nhánh PETEC Đà Nẵng đầu mối phân phối xăng dầu khu vực miền Trung thuộc Tổng công ty Thương mại Kỹ thuật Đầu tư, với mạng lưới khách hàng rộng khắp Do đó, công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền đáng quan tâm hoạt động kinh doanh Chi nhánh nhằm giảm thiểu sai sót, gian lận tăng hiệu hoạt động đơn vị Vì việc nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Chi nhánh PETEC Đà Nẵng thuộc Tổng công ty Thương mại Kỹ thuật Đầu tư” cần thiết có ý nghĩa đơn vị Mục tiêu nghiên cứu Mục đích nghiên cứu đề tài khảo sát thực trạng kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Chi nhánh PETEC Đà Nẵng nhằm phát vấn đề tồn tại, từ đưa số giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền Chi nhánh Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu đề tài công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Chi nhánh PETEC Đà Nẵng thuộc Tổng công ty Thương mại Kỹ thuật Đầu tư – Công ty cổ phần - Phạm vi nghiên cứu: Chi nhánh PETEC Đà Nẵng thuộc Tổng công ty Thương mại Kỹ thuật Đầu tư – Công ty cổ phần Phương pháp nghiên cứu Để đạt mục tiêu nghiên cứu, tác giả sử dụng phương pháp vấn, quan sát trực tiếp, nghiên cứu tài liệu Sau đó, phân tích, so sánh, tổng hợp để làm rõ thực trạng KSNB chu trình bán hàng thu tiền Chi nhánh PETEC Đà Nẵng Bố cục đề tài Chương 1: Cơ sở lý luận kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Chi nhánh PETEC Đà Nẵng Chương 3: Một số giải pháp tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Chi nhánh PETEC Đà Nẵng Tổng quan tài liệu nghiên cứu Hiện có nhiều đề tài nghiên cứu kiểm soát nội doanh nghiệp Trong tác giả tham khảo tìm hiểu đề tài nghiên cứu lĩnh vực kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Qua trình tìm hiểu tài liệu, tác giả sâu phân tích thuận lợi khó khăn công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Chi nhánh PETEC Đà Nẵng Mặc dù, kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền đề tài nhiều tác giả nghiên cứu Tuy nhiên, xét mặt không gian lẫn thời gian đề tài “Kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Chi nhánh PETEC Đà Nẵng thuộc Tổng công ty Thương mại Kỹ thuật Đầu tư” đề tài chưa tác giả nghiên cứu trước CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội Kiểm soát nội tiến trình thực HĐQT, ban quản lý nhân liên quan, thiết kế để cung cấp đảm bảo hợp lý việc đạt mục tiêu: - Sự hiệu hiệu suất hoạt động - Sự tin cậy báo cáo tài - Sự tuân thủ với luật quy định liên quan Kiểm soát nội trình, kiện hay tình mà chuỗi hoạt động diện phận đơn vị kết hợp với thành thể thống Kiểm soát nội cung cấp đảm bảo hợp lý đảm bảo tuyệt đối việc đạt mục tiêu đơn vị 1.1.2 Mục tiêu hệ thống kiểm soát nội - Bảo vệ tài sản đơn vị - Đảm bảo độ tin cậy thông tin - Đảm bảo việc thực chế độ pháp lý - Đảm bảo hiệu hoạt động lực quản lý 1.1.3 Các yếu tố hệ thống kiểm soát nội Hệ thống KSNB bao gồm yếu tố: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông giám sát 1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1 Nội dung chu trình bán hàng thu tiền Bán hàng thu tiền trình chuyển quyền sở hữu hàng hóa qua trình trao đổi tiền – hàng 1.2.2 Mục tiêu kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền a Mục tiêu kiểm soát nội với nghiệp vụ bán hàng: Doanh thu bán hàng ghi sổ phải có hợp lý; Các nghiệp vụ tiêu thụ phải phê chuẩn ghi sổ đầy đủ; Doanh thu tính toán ghi sổ xác lúc b Mục tiêu kiểm soát nội nghiệp vụ thu tiền: Đảm bảo cho khoản tiền ghi sổ thực tế nhận được; Chắc chắn tiền mặt thu được ghi đầy đủ vào sổ quỹ nhật ký thu tiền; Khoản tiền chiết khấu xét duyệt đắn, phiếu thu đối chiếu ký duyệt 1.2.3 Các rủi ro chủ yếu xảy chu trình bán hàng thu tiền - Rủi ro bán hàng: Xuất hàng bán không phép; Xuất hoá đơn bán hàng không giá, tính sai chiết khấu; - Rủi ro thu tiền: Người giao nhiệm vụ thu tiền khách hàng tiền mặt không nộp Công ty - Rủi ro ghi sổ kế toán: Các nghiệp vụ bán hàng không ghi chép đầy đủ, phản ánh thiếu doanh thu khoản phải thu 1.2.4 Quá trình kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền a Tiếp nhận xử lý đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng phải đánh số thứ tự, kiểm tra chữ ký, dấu người mua Phải có chấp thuận Trưởng phòng kinh doanh Sau chấp nhận phải thông báo cho khách hàng biết b Xét duyệt bán chịu: Việc bán chịu dễ dẫn đến nhiều rủi ro bán hàng không thu tiền Do vậy, định bán chịu, doanh nghiệp thường quy định điều khoản thỏa thuận hạn mức tín dụng hợp đồng c Xuất kho chuyển giao hàng hóa: Ghi nhận thông tin ĐĐH, kiểm tra kỹ trước giao hàng cho khách hàng, giao hàng đề nghị khách hàng ký nhận nhận hàng d Lập kiểm tra hóa đơn: Lập hoá đơn xác tên, số luợng, giá trị Ứng dụng phần mềm kế toán cho phép tự động cập nhật đơn giá, tỷ lệ chiết khấu lập hoá đơn e Ghi sổ doanh thu bán hàng: Tách biệt phận ghi nhận doanh thu phận kiểm tra việc ghi nhận Định kỳ đối chiếu lượng hàng bán phận bán hàng phận kế toán f Xử lý ghi sổ khoản giảm trừ doanh thu: Phân quyền hạn trách nhiệm việc xét duyệt khoản giảm trừ doanh thu g Theo dõi toán · Đối với nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay: Tách biệt chức thủ quỹ kế toán tiền mặt Không để luợng tiền mặt tồn quỹ cao Khuyến khích khách hàng toán qua ngân hàng · Đối với nghiệp vụ bán chịu: Xem xét khoản phải thu khách hàng đến hạn, thuờng xuyên nhắc nhở KH toán Theo dõi khoản nợ theo tuổi nợ tỷ trọng nợ Phát KH thời hạn toán chưa toán hay khả toán Định kỳ đối chiếu công nợ KH đối chiếu số dư ngân hàng h Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi: Phân loại phân tích định kỳ tuổi nợ tỷ trọng nợ Kiểm tra việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi để xem xét khoản có tính toán xác đánh giá quy định hành không i Xóa sổ khoản nợ không thu hồi được: Cập nhật thông tin khả trả nợ KH, khoản nợ có thời gian trả nợ dài KH khả trả nợ cần xóa sổ Xóa sổ phải đồng ý BGĐ KTT KẾT LUẬN CHƯƠNG Trong chương 1, luận văn trình bày vấn đề lý luận hệ thống KSNB chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp Đồng thời, tạo sở cho việc nghiên cứu phân tích tình hình thực tế KSNB doanh nghiệp giúp cho việc quản lý doanh nghiệp ngày tốt khoa học Các vấn đề lý luận công tác KSNB quan trọng cần thiết để tiến hành đánh giá, phân tích thực trạng cho chương để đưa giải pháp nhằm tăng cường KSNB chu trình bán hàng thu tiền chương CHƯƠNG THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH PETEC ĐÀ NẴNG 2.1 KHÁI QUÁT VỀ CHI NHÁNH PETEC ĐÀ NẴNG 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Chi nhánh PETEC Đà Nẵng doanh nghiệp Nhà nước, thuộc Tổng công ty Thương mại Kỹ thuật Đầu tư – Công ty cổ phần, trực thuộc Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam Ngành nghề kinh doanh: buôn bán sĩ lẻ xăng dầu Năm 1994, nắm bắt nhu cầu thị trường tiêu thụ xăng dầu địa bàn Thành phố Đà Nẵng tỉnh miền Trung, Ban giám đốc Công ty Thương mại Kỹ thuật Đầu tư PETEC định thành lập chi nhánh Đà Nẵng nhằm mở rộng hoạt động kinh doanh, phục vụ cho nhu cầu sử dụng xăng dầu thành phố Đà Nẵng tỉnh miền Trung 2.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh PETEC 11 doanh nghiệp đầu mối phép xuất nhập xăng dầu Các sản phẩm dầu tiêu thụ Việt Nam cung cấp từ hai nguồn: từ nhập từ nhà máy lọc dầu Dung Quất (từ tháng năm 2009) Hệ thống phân phối trải rộng khắp nước, khu vực miền Trung có 21 tổng đại lý đại lý, kiểm soát 246 cửa hàng xăng dầu Với kho xăng dầu có tổng sức chứa 10.000m3, đầu mối phân phối cho khắp tỉnh từ Quảng Bình Bình Định 2.2 GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CHI NHÁNH PETEC ĐÀ NẴNG 2.2.1 Môi trường kiểm soát a Cam kết giá trị đạo đức tính trung trực 10 2.2.2 Hoạt động đánh giá rủi ro Vì chi nhánh trực thuộc Tổng công ty nên việc đánh giá rủi ro không thực chi nhánh Chi nhánh chưa chủ động tự đánh giá rủi ro để tìm biện pháp khắc phục nhằm hạn chế rủi ro xảy 2.2.3 Đặc điểm hệ thống kế toán Công tác kế toán tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, chịu trách nhiệm tổ chức toàn công tác kế toán, công tác tài đơn vị đồng thời có nhiệm vụ theo dõi hàng ngày báo cáo số liệu vào công ty theo quy định Mỗi người đảm nhận phần hành kế toán khác b Hình thức kế toán Chi nhánh Hình thức kế toán Chi nhánh hình thức Nhật ký chung xử lý máy tính với phần mềm Visual FoxPro Tổng công ty tự viết theo mô hình kinh doanh 2.3 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH PETEC ĐÀ NẴNG 2.3.1 Tổ chức hệ thống thông tin phục vụ kiểm soát bán hàng thu tiền a Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán Công ty sử dụng mẫu chứng từ ban hành theo Quyết định số 15/2006-QĐ-BTC ngày 20/3/2006 Bộ tài sử dụng hóa đơn đặc thù tự in đồng ý Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh Các chứng từ gồm: Đơn đặt hàng; Hợp đồng kinh tế; Bảng kê bán hàng hàng ngày; Hoá đơn bán hàng; Phiếu thu; Giấy báo có Ngân hàng; Báo cáo nhanh số dư tiền hàng ngày; Bảng kê xuất hàng hàng ngày; Báo cáo nhanh hàng tuần; Bảng đối chiếu công nợ với khách hàng; Tổng hợp doanh số bán hàng tháng 11 - Tổ chức luân chuyển chứng từ Căn vào đơn đặt hàng khách hàng, phòng kinh doanh lập bảng kê bán hàng sau nhân viên bán hàng kho lập hóa đơn GTGT Sau nhân viên bán hàng xuất hóa đơn, lái xe đem hóa đơn xuống nhận hàng kho Thủ kho vào hóa đơn xuất hàng ký xác nhận vào hóa đơn, đồng thời lên thẻ kho theo dõi cuối tháng đối chiếu với kế toán kế toán tiến hành kiểm kê Tất tài liệu, chứng từ kế toán từ phòng ban gửi lên nhân viên kế toán kiểm tra tính đầy đủ, xác tiêu chứng từ kế toán hạch toán xử lý máy tính b Hệ thống tài khoản, sổ sách kế toán - Hệ thống tài khoản Tài khoản kế toán dùng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh Hệ thống tài khoản công ty sử dụng tuân thủ theo hệ thống tài khoản kế toán Bộ tài ban hành cụ thể hóa chương trình phần mềm kế toán Visual Foxpro - Hệ thống sổ sách kế toán Hệ thống sổ sách kế toán Công ty thực đầy đủ, chi tiết quy định Bộ tài bao gồm: hệ thống sổ kế toán chi tiết, hệ thống sổ kế toán tổng hợp, Bảng kê bán hàng, Báo cáo doanh thu, Báo cáo chi tiết khoản nợ phải thu khách hàng, thẻ kho hàng hoá, sổ quỹ tiền mặt c Hệ thống báo cáo kế toán Hệ thống báo cáo tài Chi nhánh phải lập nộp theo quy định hàng tháng, quý, năm Ngoài biểu mẫu theo quy định Nhà nước tiêu bắt buộc báo cáo tài chính, Chi nhánh gồm mẫu báo cáo đặc thù thể nhiều thông tin cần 12 thiết phục vụ đắc lực cho công tác phân tích báo cáo tài công tác kiểm soát đơn vị Bao gồm: Báo cáo bán hàng; Báo cáo chi tiết công nợ khách hàng; Báo cáo tổng hợp phân tích công nợ, Các bảng biểu lập định kỳ hàng tháng, quý, năm theo quy định 2.3.2 Đặc điểm kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Chi nhánh PETEC Đà Nẵng a Đặc điểm sản phẩm - Xăng dầu loại hàng hóa đặc biệt, dễ bay giãn nở theo thời tiết - Hoạt động kinh doanh xăng dầu có tính mùa vụ, loại hình kinh doanh có điều kiện liên quan đến mạng lưới quy mô xây dựng, trang thiết bị, môi trường công tác phòng chống cháy nổ - Các sản phẩm kinh doanh Chi nhánh bao gồm: Xăng không chì RON 92; Dầu Diezel 0,25%S 0,05%S b Quy định giá bán Giá bán = Giá bán lẻ - Chiết khấu c Phương thức bán hàng: gồm phương thức bán hàng theo lô theo chuyến d Phương thức toán: Mua hàng toán ngay, ứng tiền trước mua hàng, mua hàng tín dụng e Ghi nhận doanh thu: Doanh nghiệp chuyển giao phần lớn rủi ro lợi ích gắn với quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa; Doanh thu xác định tương đối chắn; Xác định chi phí liên quan đến bán hàng d Chính sách tín dụng: Mua hàng trả trước mua hàng trả sau 2.3.3 Thủ tục kiểm soát nội nghiệp vụ bán hàng 13 a Đối với việc nhận xử lý đơn đặt hàng khách hàng Qua quan sát trực tiếp thông thường khách hàng gọi điện đặt hàng trước ngày Nhân viên bán hàng kiểm tra tính xác hợp lệ ĐĐH, kiểm tra công nợ xem hạn mức tín dụng hợp đồng KH đặt Sau đó, NVBH lập bảng kê bán hàng cho khách hàng theo ngày - Nhận xét: Với thủ tục kiểm soát mà đơn vị áp dụng xét duyệt ĐĐH cho thấy đơn vị thực tốt, giảm thiểu rủi ro khách hàng giả mạo, khách hàng ảo Tuy nhiên, việc KH sử dụng mẫu ĐĐH họ mà không dùng mẫu thống TCT gây khó khăn việc kiểm tra kiểm soát ĐĐH b Đối với việc xét duyệt bán chịu Căn vào tài liệu thu thập được, Phòng Kinh doanh chủ trì, phối hợp với phòng TCKT lập báo cáo thẩm định tình hình tài chính, hình thức bảo đảm nợ, lịch sử toán (nếu khách hàng cũ) báo cáo Giám đốc định hạn mức nợ KH sở định mức nợ tối đa TCT phân bổ Trên sở tiến hành thủ tục ký kết hợp đồng bán hàng - Nhận xét: Chi nhánh có thủ tục kiểm soát chặt chẽ để phê duyệt bán chịu, hạn chế rủi ro xảy khách hàng mua chịu không toán Trong việc ký bán chịu với khách hàng hạn chế khả tìm hiểu thông tin khách hàng nên công ty e dè, sách bán chịu thoáng để thu hút khách hàng c Chuyển giao hàng lập hóa đơn * Đối với việc lập hóa đơn Theo quan sát trực tiếp sau khách hàng đặt hàng chấp nhận bán hàng, NVBH lập hóa đơn GTGT có chữ ký 14 giám đốc kế toán trưởng phê duyệt giao cho lái xe Khi lập hóa đơn, NVBH đồng thời cập nhật vào bảng kê bán hàng ngày, gửi cho kế toán công nợ để ghi nhận khoản phải thu (Được thể luận văn thức trang 62 Hình 2.5) * Đối với việc xuất kho hàng: Theo quan sát thủ kho vào hóa đơn GTGT, kiểm tra đầy đủ chữ ký xét duyệt Giám đốc hóa đơn xuất hàng theo chủng loại ghi hóa đơn Toàn trình giao nhận phải tuân thủ nghiêm túc theo tiêu chuẩn ngành TCN 01:2000 – “Nhiên liệu dầu mỏ thể lỏng – Quy tắc giao nhận” Bộ thương mại quy định Đồng thời, yêu cầu lái xe khách hàng ký nhận vào bảng kê nhận hàng hóa đơn dấu bảo vệ kho hàng xuất kho - Nhận xét: Tuy việc sử dụng hóa đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho giúp phận kho xuất số hàng bán cho khách hàng Tuy nhiên, hóa đơn bán hàng nhân viên bán hàng lập, người độc lập kiểm tra việc lập hóa đơn, kiểm tra số học, tính toán hóa đơn, rủi ro ghi sai hóa đơn không tránh khỏi d Kiểm soát việc ghi nhận, theo dõi doanh thu tiêu thụ Căn theo điều – Thời điểm tính nợ (đồng thời thời điểm ghi nhận doanh thu) Quy chế bán hàng thời điểm ghi nhận doanh thu tính từ thời điểm khách hàng ký Hóa đơn GTGT; riêng trường hợp chưa phát hành hóa đơn, thời điểm ghi nhận tính từ lúc khách hàng thực nhận hàng kho (Được thể luận văn thức trang 65 Hình 2.6) - Nhận xét: Việc ghi nhận doanh thu kiểm soát chưa tốt 15 người lập hóa đơn đồng thời người ghi nhận doanh thu Kế toán kho thường xuyên kiểm tra đối chiếu file nhập xuất với hóa đơn GTGT xuất nên dễ xảy sai sót e Kiểm soát khoản giảm trừ doanh thu Tùy vào tình hình kinh doanh chung TCT, đạt mức sản lượng định, TCT có công văn quy định mức hưởng chiết khấu bổ sung cho khách hàng Nhân viên kinh doanh lập biên tổng hợp thù lao bổ sung trình lên giám đốc phê duyệt với mức tỷ lệ chiết khấu bổ sung theo khách hàng vào quy định Tổng công ty Khoản chiết khấu bổ sung trừ trực tiếp hóa đơn vào lần mua hàng - Nhận xét: Chi nhánh thực xây dựng thủ tục kiểm soát khoản giảm trừ doanh thu tốt, việc giảm trừ doanh thu trừ trực tiếp vào hóa đơn nên hạn chế việc không ghi giảm doanh thu, ảnh hưởng đến số liệu kế toán Tuy nhiên, đơn vị không mở sổ chi tiết cho khoản giảm trừ này, dẫn đến khó theo dõi 2.3.4 Thủ tục kiểm soát nội khoản nợ phải thu khách hàng a Theo dõi, quản lý khoản nợ phải thu khách hàng Phòng TCKT giao nhiệm vụ theo dõi kịp thời khoản nợ phải thu khách hàng, ngăn ngừa việc bán hàng vượt mức tín dụng, kiểm tra đôn đốc thu hồi nợ, phân loại nợ nhằm kiểm soát công nợ phát sinh toàn hệ thống, hạn chế mức thấp nợ khó đòi (Được thể luận văn thức trang 70 Hình 2.7) - Nhận xét: Khâu quản lý nợ phải thu khách hàng quy định cách rõ ràng quy chế TCT, nhân viên phận liên quan thực tốt khâu quản lý nợ theo phần hành 16 Thường xuyên đối chiếu công nợ với khách hàng vào cuối tháng Báo cáo kịp thời biến động xảy lên cấp để giải b Tổ chức công tác thu hồi nợ Tuân thủ theo quy định điều – Thu hồi nợ Quy chế quản lý nợ phải thu TCT nhân viên phụ trách khách hàng phải thường xuyên theo dõi nợ, đôn đốc, đảm bảo thu hồi nợ hạn Tùy tình hình kinh doanh, khả toán khách hàng, Giám đốc Chi nhánh trình Tổng Giám đốc duyệt gia hạn nợ Trường hợp khách hàng nợ hạn, TCT xem xét việc tính lãi phạt khách hàng chậm toán Việc tính lãi Phòng Kinh doanh chủ trì, phối hợp với Phòng Tài Kế toán trình Giám đốc định - Nhận xét: Công ty xảy trường hợp thu hồi nợ, khách hàng khách hàng uy tín, truyền thống trả nợ hạn Mặc dù theo quy định TCT tính lãi suất khoản nợ hạn theo hợp đồng mức tính lãi vay ngân hàng, nhiên đơn vị chưa thực hiện, khách hàng hạn, chiếm dụng vốn công ty c Lập dự phòng xóa sổ khoản nợ phải thu Căn vào điều – Lập dự phòng nợ khó đòi xử lý nợ phải thu khó đòi Quy chế quản lý nợ phải thu thì: + Lập dự phòng nợ phải thu: Do công ty bán chịu hàng hóa nên không tránh khỏi khoản nợ khó đòi Việc lập dự phòng Tổng công ty trích lập chi nhánh tuân thủ theo + Xóa sổ nợ phải thu khó đòi: Trên thực tế, chi nhánh xảy trường hợp nợ phải thu không thu hồi được, hợp đồng chi nhánh yêu cầu khách hàng bảo lãnh ngân hàng, chấp tài 17 sản - Nhận xét: Các khoản trích lập dự phòng được TCT lập vào báo cáo công nợ mà chi nhánh trình Việc lập dự phòng xóa sổ nợ phải thu khó đòi chi nhánh thực nghiêm túc chặt chẽ, quy định Tổng công ty đưa d Kiểm soát nội nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng Khi KH chuyển tiền vào tài khoản, phía Ngân hàng gửi giấy báo có cho chi nhánh Căn vào giấy báo có kế toán toán ghi sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, đồng thời chuyển cho kế toán công nợ để kế toán công nợ ghi giảm khoản phải thu khách hàng - Nhận xét: Việc thu tiền qua Ngân hàng đảm bảo cho chi nhánh không bị thất thoát số tiền, tiền bảo vệ an toàn công ty 2.4 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH PETEC ĐÀ NẴNG 2.4.1 Những kết đạt Nhìn chung, chi nhánh PETEC Đà Nẵng thực công tác kiểm tra, kiểm soát quy trình bán hàng thu tiền chặt chẽ thông qua quy định, quy chế Tổng công ty đưa ra, phục vụ tốt cho công tác kinh doanh đơn vị Đối với việc nhận xử lý đơn đặt hàng khách hàng: Xây dựng mẫu đơn đặt hàng thống chung cho toàn công ty Khâu xét duyệt ĐĐH có tham gia phòng TCKT thông qua việc xét duyệt bảng kê bán hàng Đối với việc xét duyệt bán chịu: Chi nhánh khuyến khích KH sử dụng thư bão lãnh ngân hàng thay cho việc chấp hay cầm cố tài sản để đảm bảo khoản phải thu thu hồi 18 Đối với việc chuyển giao hàng lập hóa đơn: Hóa đơn GTGT đồng thời phiếu xuất kho nhằm giảm bớt thủ tục để khách hàng lấy hàng nhanh Đối với việc ghi nhận, theo dõi doanh thu tiêu thụ: Việc cập nhật giá ghi nhận doanh thu thực kịp thời, lúc, thời điểm thông qua việc lập hóa đơn đồng thời phần mềm hỗ trợ tự động ghi nhận doanh thu vào file nhập Đối với việc kiểm soát khoản giảm trừ doanh thu: Căn vào biên tổng hợp thù lao bổ sung phòng Kinh doanh lập xét duyệt Giám đốc, giúp phòng TCKT theo dõi, kiểm tra đối chiếu số liệu kế toán cách dễ dàng Đối với việc theo dõi quản lý nợ phải thu khách hàng: Nhân viên kinh doanh kế toán công nợ theo dõi khoản phải thu KH Cuối tháng, đối chiếu số liệu công nợ với Đối với việc tổ chức công tác thu hồi nợ: Quy trình thu hồi nợ quy định rõ ràng Quy chế quản lý nợ phải thu Đối với việc lập dự phòng xóa sổ khoản nợ phải thu:Việc trích lập dự phòng xóa sổ nợ phải thu thực đầy đủ Đối với việc kiểm soát nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng: Việc thu tiền thông qua ngân hàng an toàn, tránh việc gian lận, thất thoát tiền tiền giả giao dịch tiền mặt 2.4.2 Những hạn chế công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền chi nhánh PETEC Đà Nẵng Tuy nhiên, thủ tục kiểm soát chưa toàn diện, chặt chẽ, phần lớn sâu mảng kế toán, phần kiểm soát chưa quy định thật đầy đủ, rõ ràng Đối với việc nhận xử lý đơn đặt hàng khách hàng: TCT quy định áp dụng mẫu ĐĐH thống chung, nhiên 19 khách hàng không thực mẫu đưa Đối với việc xét duyệt bán chịu: Đối với khách hàng mới, khâu xét duyệt bán chịu dè chừng nên khó thu hút khách hàng Đối với việc chuyển giao hàng lập hóa đơn: Việc lập hóa đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho dễ dẫn đến sai sót, nhập nhầm số thông tin Đối với việc ghi nhận, theo dõi doanh thu tiêu thụ: Công tác kiểm soát theo dõi doanh thu bán hàng chưa thường xuyên, kế toán kho vào số liệu báo cáo nhân viên kinh doanh gửi sang không thường xuyên kiểm tra chứng từ Đối với việc kiểm soát khoản giảm trừ doanh thu: Các khoản giảm trừ doanh thu trừ trực tiếp vào giá bán hóa đơn Đối với việc tổ chức công tác thu hồi nợ: Công tác đối chiếu công nợ hàng tháng kế toán với khách hàng chưa tiến hành thường xuyên nên xảy tình trạng sai lệch số liệu Đối với việc lập dự phòng xóa sổ khoản nợ phải thu: Hàng tháng kế toán in kiểm tra đối chiếu công nợ khách hàng, đồng thời lập phân tích công nợ theo tuổi nợ khách làm nợ hạn cao, dễ dẫn đến nợ khó đòi KẾT LUẬN CHƯƠNG Thông qua chương 2, luận văn nêu cụ thể tồn cần phải khắc phục việc kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Chi nhánh PETEC Đà Nẵng nhằm hạn chế đến mức thấp rủi ro tiềm ẩn, khai thác hiệu nguồn lực đơn vị Trong chương luận văn tập trung đưa giải pháp nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng 20 thu tiền Chi nhánh PETEC Đà Nẵng CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH PETEC ĐÀ NẴNG 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH PETEC ĐÀ NẴNG Việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Chi nhánh PETEC Đà Nẵng nhằm giúp cho chu trình hoạt động cách linh động phục vụ tốt cho mục tiêu Chi nhánh 3.2 CÁC GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH PETEC ĐÀ NẴNG 3.2.1 Tăng cường thủ tục kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Chi nhánh PETEC Đà Nẵng a Tăng cường thủ tục kiểm soát việc nhận xử lý đơn đặt hàng khách hàng Nhằm quản lý, lưu trữ ĐĐH thuận tiện cần yêu cầu khách hàng tuân thủ theo mẫu đơn thống toàn TCT (Được thể luận văn thức trang 85 Bảng 3.1) Khi NVBH đề xuất xét duyệt Bảng kê bán hàng để xét duyệt phải kèm theo ĐĐH khách hàng để làm chứng ĐĐH có thật thực phát sinh Cuối ngày, nhân viên kinh doanh lập báo cáo chi tiết bán hàng theo khách hàng theo kho (Được thể luận văn thức trang 86 Bảng 3.2) 21 b Tăng cường thủ tục xét duyệt bán chịu khách hàng Chi nhánh nên thiếp lập phận thẩm định tín dụng khách hàng Sau có thông tin cần thiết, phận thẩm định tiến hành đánh giá, phân tích lực tài chính, uy tín toán đưa nhận xét, ý kiến đề xuất Căn vào kết thẩm định, Trưởng phận thẩm định xem xét đề xuất với Giám đốc chi nhánh định bán chịu hay không Trường hợp Giám đốc phê duyệt đồng ý, Tổ thẩm định chuyển phiếu thẩm định cho Phòng kinh doanh để trả lời cho khách hàng tiến hành giao dịch với khách hàng, không đồng ý thông báo lại cho khách hàng từ chối bán nợ (Được thể luận văn thức trang 88 Bảng 3.3) c Tăng cường kiểm soát khâu xuất kho, chuyển giao hàng hoá, lập hoá đơn GTGT Để quản lý lượng hàng tồn kho thời điểm tăng giá, kế toán xuống kho tiến hành kiểm kê chốt số lượng hàng tồn kho Hiện tại, việc lập hóa đơn thuộc nhiệm vụ phòng Kinh doanh, đơn vị nên giao việc lập hóa đơn cho phận kế toán d Tăng cường thủ tục kiểm soát doanh thu bán hàng Chi nhánh nên xây dựng phần mềm ứng dụng thống gọi phần mềm quản lý Phần mềm kết nối trực tuyến với tất phòng, có phần quyền truy cập sử dụng Cần quy định chế độ báo cáo định kỳ doanh số bán hàng, hóa đơn GTGT phải cập nhật nhanh chóng kịp thời e Tăng cường thủ tục kiểm soát theo dõi nợ phải thu khách hàng Hiện nay, tình hình kinh tế gặp khó khăn, nguồn vốn vay khó, khách hàng hay chiếm dụng vốn, chịu trả nợ hạn 22 Do đó, hàng tuần kế toán phải cập nhật số liệu cách kịp thời lên báo cáo phân tích công nợ khách hàng, phân loại khách hàng với tuổi nợ khác Thông qua Báo cáo phân tích công nợ khách hàng (Được thể luận văn thức trang 88 Bảng 3.3) f Tăng cường công tác thu hồi nợ Thực tính lãi suất quy định TCT khoản nợ hạn theo hợp đồng mức tính lãi lãi vay ngân hàng Khuyến khích NVBH khâu thu hồi nợ đảm bảo công nợ phải thu tốt doanh số bán hàng cao chi nhánh nên có chế độ thưởng, phạt hàng tháng cho NVBH, thưởng cho nhân viên đạt doanh số; Khoán thẳng cho NVBH chịu trách nhiệm việc bán hàng, công nợ khách hàng 3.2.2 Hoàn thiện môi trường kiểm soát a Tăng cường phân cấp quản lý Tổng công ty cần phân cấp, ủy quyền nhiều để nhằm nâng cao tính tự chịu trách nhiệm trước Tổng công ty, quan thuế, Nhà nước tình hình hoạt động kinh doanh đơn vị Tổng công ty nên giao quyền chủ động cho chi nhánh việc lập kế hoạch tự phát triển chiến lược kinh doanh khu vực quản lý Vì nay, đơn vị thực theo kế hoạch Tổng công ty giao cho kế hoạch cứng nhắc, chưa phù hợp với tình hình thực tế đơn vị b Hoàn thiện sách nhân Thường xuyên tổ chức bồi dưỡng hướng dẫn thực quy định Công ty ban hành, họ cần phải đào tạo kỹ giao tiếp ứng xử có văn hóa làm cho mức độ thỏa mãn khách 23 hàng ngày cao c Công tác lập kế hoạch Hàng tuần, phòng, đặc biệt phòng Kinh doanh nơi triển khai kế hoạch, sách bán hàng phải lên kế hoạch công việc riêng, cụ thể cho mình, đưa tiêu cần phải hoàn thành cho phận khác biết để phối hợp làm việc cho hiệu 3.2.2 Hoàn thiện công tác kế toán phục vụ cho kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Chi nhánh PETEC Đà Nẵng Do địa bàn hoạt động Chi nhánh rộng với nhiều khu vực thị trường hoạt động khu vực miền Trung Tây Nguyên Mô hình tổ chức kế toán cần đặc biệt phối kết hợp với mảng công nghệ thông tin nhằm đảm bảo công việc thông tin tài kế toán tập trung, thường xuyên xác Chi nhánh cần xây dựng nâng cấp hệ thống xử lý thông tin máy tính với chương trình ứng dụng cần thiết, phù hợp với hoạt động kinh tế diễn Chi nhánh Xây dựng quy chế nội việc phối hợp phận, phòng ban đơn vị việc luân chuyển tài liệu, chứng từ, văn liên quan đến công tác quản lý nghiệp vụ phát sinh phòng chi nhánh Phòng Kế toán phải lưu giữ kịp thời, đầy đủ định, văn bản, chứng từ liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh KẾT LUẬN CHƯƠNG Từ thực trạng phân tích chương 2, chương tác giả đưa số giải pháp KSNB chu trình bán hàng – thu tiền mà Chi nhánh PETEC Đà Nẵng hạn chế thời gian qua, giúp cho công tác quản lý chi nhánh ngày hoàn thiện 24 KẾT LUẬN Là đơn vị kinh doanh lĩnh vực thương mại, mặt hàng kinh doanh Chi nhánh mang giá trị lớn nhạy cảm biến động thị trường sách bán hàng KSNB công tác quản lý mà Công ty cần phải hoàn thiện để quản lý tốt giảm thiểu thất thoát tài cho Chi nhánh Trong chương, từ sở lý luận chung tác giả sâu phân tích thực trạng tồn Chi nhánh từ đưa giải pháp cần phải tăng cường nhằm hoàn thiện HTKSNB chu trình bán hàng thu tiền Chi nhánh PETEC Đà Nẵng giúp đơn vị ngày hoàn thiện công tác quản lý Việc nâng cao hiệu kinh doanh từ sách bán hàng đến việc quản lý công nợ, thu hồi công nợ quan trọng Chi nhánh, làm để có sách bán hàng phù hợp, quản lý công nợ thu hồi công nợ tốt mà trì tốt mối quan hệ với khách hàng tránh thất thoát công tác quản lý vấn đề quan trọng đặt vai trò người quản lý Nhận thấy suy tư đó, trăn trở công tác quản lý đơn vị, với vai trò kế toán quản lý công nợ đơn vị, tác giả kết hợp từ lý luận lẫn thực tiễn làm việc để đưa giải pháp nhằm khắc phục nhược điểm hệ thống KSNB chu trình bán hàng - thu tiền đơn vị điều mà tác giả cố gắng hoàn thiện thực luận văn Mong rằng, kết nghiên cứu luận văn áp dụng nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền Chi nhánh PETEC Đà Nẵng thời gian tới