Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Lào THOW Soulisouk Trường Đại học KHXH&NV Luận văn ThS ngành: Lưu trữ ; Mã số: 60 32 24 Người hướng dẫn: TS Nguyễn Lệ Nhung Năm bảo vệ: 2013 Abstract: Nghiên cứu, tổng hợp sở lý luận, kinh nghiệm số hóa tài liệu lưu trữ với mục đích bảo quản tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nước có lưu trữ tiến như: Mỹ, Nga, Úc Trên sở khái quát cách hệ thống, lựa chọn hợp lý vận dụng sáng tạo vào hoàn cảnh thực tế Lào làm tảng suốt trình nghiên cứu Tiến hành khảo sát thực tế tình hình tài liệu lưu trữ bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Lào việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ số quan lưu trữ Việt Nam làm đối tượng so sánh, rút kinh nghiệm để áp dụng vào Lào Trên sở đề xuất giải pháp nhằm định hướng tổ chức triển khai số hóa khối tài liệu lưu trữ hành bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Lào đảm bảo theo mục tiêu đề Keywords: Lưu trữ học; Số hóa tài liệu; Tài liệu lưu trữ Content: Luận văn thạc sĩ – Bản tóm tắt SOULISOUK THOW MỤC LỤC Trang MỞ ĐẦU CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ 1.1 Một số khái niệm, thuật ngữ số hóa tài liệu lƣu trữ 1.2 Mục tiêu áp dụng kỹ thuật số hóa tài liệu lƣu trữ 1.3 Những ƣu điểm hạn chế kỹ thuật số hóa tài liệu lƣu trữ 1.3.1 Ưu điểm 1.3.2 Hạn chế 10 1.4 Tổng quan kỹ thuật số hóa 10 1.4.1 Một số loại máy quét máy chụp ảnh số 10 1.4.2 Thuộc tính tài liệu 10 1.4.3 Kỹ thuật quét tài liệu 11 1.4.4 Những yếu tố tác động đến chất lượng ảnh số CHƢƠNG : THỰC TRẠNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐANG BẢO QUẢN TẠI CỤC LƢU TRỮ QUỐC GIA LÀO 2.1 Tổng quan trình hình thành phát triển Cục 11 12 12 Lƣu trữ Quốc gia Lào 2.2 Tình hình tài liệu lƣu trữ bảo quản Cục Lƣu trữ 12 Quốc gia Lào 2.2.1 Tổng quan lịch sử tài liệu lưu trữ 12 2.2.2 Tình hình chung tài liệu lưu trữ 2.2.3 Tình hình tổ chức tài liệu lưu trữ 12 2.2.4 Tình trạng vật lý mức độ hư hỏng nội dung thông tin tài liệu lưu trữ 2.2.5 Tình hình sở vật chất, trang thiết bị 13 2.2.6 Tình hình tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 13 2.3 Nhận xét chung 14 23 13 13 Luận văn thạc sĩ – Bản tóm tắt SOULISOUK THOW CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐANG BẢO QUẢN TẠI CỤC LƢU TRỮ QUỐC GIA LÀO 3.1 Tăng cƣờng đạo Đảng quản lý Nhà nƣớc 15 với công tác lƣu trữ 15 3.1 Xây dựng kế hoạch số hóa tài liệu lƣu trữ 15 3.2 Xây dựng bƣớc hoàn thiện hệ thống văn quản 15 lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ 3.3 Xây dựng quy trình triển khai số hóa tài liệu lƣu trữ 16 Cục Lƣu trữ Quốc gia Lào 3.4 Củng cố, nâng cao chất lƣợng tổ chức khoa học tài liệu lƣu 17 trữ bảo quản Cục Lƣu trữ Quốc gia Lào 3.5 Giải pháp cân chất lƣợng, chi phí, nguồn nhân 18 lực, phƣơng tiện thiết bị thời gian 3.6 Một số đề xuất định hƣớng nghiên cứu tƣơng lai 19 KẾT LUẬN 20 MỤC LỤC 23 24 Luận văn thạc sĩ – Bản tóm tắt SOULISOUK THOW MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Nước Lào nước có lịch sử hình thành phát triển lâu đời Trong trình sản sinh nhiều loại hình tài liệu, vô phong phú, đa dạng có giá trị cao mặt Đây nguồn sử liệu quan trọng phản ánh trình hình thành phát triển nhân dân tộc Lào qua thời kỳ lịch sử, đồng thời nguồn thông tin quý giá để góp phần vào việc phát triển kinh tế – xã hội Nhưng hoàn cảnh lịch sử bị ảnh hưởng nhiều nguyên nhân khác như: chiến tranh, điều kiện bảo quản không đảm bảo, ý thức bảo vệ, hiểu biết giá trị tài liệu lưu trữ hạn chế… đe dọa tính mạng tài liệu lưu trữ quý, hiếm, có giá trị cao lịch sử Lào, nguy mát, hư hỏng vĩnh viễn cao Những tài liệu phần tổ chức bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Lào, trực thuộc Bộ Nội Vụ đơn vị thực chức quản lý nhà nước công tác văn thư – lưu trữ, đồng thời thực chức nghiệp lưu trữ Mặt khác, thời gian vừa qua phần lớn tài liệu lưu trữ bảo quản Cục chưa thực phát huy giá trị vốn có Nhiều tài liệu không khai thác cách rộng rãi Điều nhiều nguyên nhân khách quan chủ quan Một hạn chế thời gian (thời gian việc khai thác, tiếp cận tài liệu…), không gian (vị trí nơi khai thác hạn chế, khó khăn với độc giả xa…) hình thức (hình thức tổ chức sử dụng tài liệu chưa đa dạng, hấp dẫn, rộng rãi…) tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Cục chưa thực đáp ứng với độc giả việc tiếp cận, khai thác nguồn thông tin Trước tình trạng tài liệu lưu trữ bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Lào Nó đòi hỏi quan nhà nước có thẩm quyền cần phải có biện pháp khẩn cấp kịp thời để bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý tài liệu có tần số sử dụng cao tình trạng có nguy bị hư hỏng phương pháp phù hợp, đáp ứng hai Luận văn thạc sĩ – Bản tóm tắt SOULISOUK THOW yêu cầu công tác lưu trữ vừa bảo quản an toàn kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ gốc vừa tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho nhu cầu xã hội cách hiệu Do phát triển, tiến khoa học – kỹ thuật, công nghệ – thông tin, chúng tạo giải pháp để giải tồn Một hình thức số hoá tài liệu lưu trữ phương pháp Scan Tuy nhiên, công nghệ số hóa tài liệu lưu trữ ngành lưu trữ Lào vấn đề mẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm việc triển khai thực Để triển khai số hóa tài liệu lưu trữ bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Lào tiến hành cách hiệu quả, đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế, mang lại lợi ích thiết thực cho xã hội Nó đòi hỏi phải có nghiên cứu cách kỹ càng, toàn diện vấn đề, khía cảnh, quy trình công việc… liên quan tới dự án số hóa tài liệu lưu trữ, nhằm tránh rủi ro, lãng phí tiền của, thời gian, sức lực cách tối ưu trình triển khai thực để đem lại lợi ích thực cho xã hội Vì vậy, để làm sở khoa học thực tiễn cho việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ dự kiến tiến hành thời gian tới Tác giả chọn đề tài “Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Lào” làm nội dung nghiên cứu luận văn thạc sĩ Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Mục tiêu đề tài nghiên cứu đề xuất giải pháp để triển khai số hóa khối tài liệu lưu trữ hành bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Lào máy quét phẳng (Flatbed Scanner) Ngoài ra, đề tài hướng tới mục tiêu lâu dài làm sở cho việc lập bảo hiểm cho khối tài liệu lưu trữ tương lai Để thực mục tiêu, xác định nhiệm vụ nghiên cứu đề tài bao gồm: - Nghiên cứu, tổng hợp sở lý luận, kinh nghiệm số hóa tài liệu lưu trữ với mục đích bảo quản tổ chức khai thác sử dụng tài Luận văn thạc sĩ – Bản tóm tắt SOULISOUK THOW liệu lưu trữ nước có lưu trữ tiến như: Mỹ, Nga, Úc Trên sở khái quát cách hệ thống, lựa chọn hợp lý vận dụng sáng tạo vào hoàn cảnh thực tế Lào làm tảng suốt trình nghiên cứu luận văn - Tiến hành khảo sát thực tế tình hình tài liệu lưu trữ bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Lào việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ số quan lưu trữ Việt Nam làm đối tượng so sánh, rút kinh nghiệm để áp dụng vào Lào - Trên sở đề xuất giải pháp nhằm định hướng tổ chức triển khai số hóa khối tài liệu lưu trữ hành bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Lào đảm bảo theo mục tiêu đề Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu + Đối tượng nghiên cứu đề tài bao gồm: - Các phông tài liệu lưu trữ bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Bộ Nội Vụ Lào - Các tài liệu nước liên quan đến việc thực dự án số hóa ngành lưu trữ như: tài liệu tiêu chuẩn, báo cáo thực dự án, cẩm nang thực quản lý dự án số hóa - Các phương pháp, công nghệ, quy trình số hóa tài liệu - Khảo sát trình thực nghiệp vụ số hóa số quan lưu trữ Việt Nam như: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III + Phạm vi nghiên cứu đề tài: - Đối với tài liệu lưu trữ: Đề tài tập trung nghiên cứu việc số hóa khối tài liệu lưu trữ hành vật mang tin giấy bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Lào (vì tài liệu lưu trữ chiếm số lượng nhiều loại hình bảo quản Cục) Các loại hình tài liệu lưu trữ vật mang tin khác như: phim, ảnh, ghi âm, băng, tài liệu xây dựng bản, tài liệu khoa học-kỹ thuật… không thuộc phạm vi nghiên cứu đề tài - Đối với phương pháp số hóa: chủ yếu tập trung nghiên cứu sử dụng phương pháp số hóa máy quét phẳng (Flabed Scanner) Luận văn thạc sĩ – Bản tóm tắt SOULISOUK THOW để triển khai số hóa (vì loại máy có khả ứng dụng cao hoàn cảnh Cục), loại máy, thiết bị số hóa khác không đề cập chi tiết đề tài - Ngoài ra, đề tài đề cập đến vấn đề lập bảo hiểm khối tài liệu lưu trữ tương lai Lịch sử nghiên cứu Công nghệ kỹ thuật số hóa hình thành vào cuối kỷ 20 phát triển nhanh vào đầu kỷ 21 Công nghệ kỹ thuật số nói chung, kỹ thuật số hóa nói riêng mở kỷ nguyên tiến nhân loại, thời đại kỹ thuật số Nhiều nước giới nghiên cứu tiến hành dự án số hóa tài liệu để bảo hiểm, phòng ngừa cố phá hoại xảy gốc tài liệu quý Tại Việt Nam, nhiều dự án số hóa tiến hành tiêu biểu ngành lưu trữ, thư viện phim điện ảnh Về lĩnh vực lưu trữ, số dự án cấp quốc gia tiến hành như: dự án số hóa tài liệu châu mộc Triều Nguyễn năm 1993-2003, Đề án bảo hiểm tài liệu lưu trữ Quốc gia, Các Trung tâm lưu trữ Quốc gia I, II, III có dự án số hóa tài liệu lưu trữ nhằm mục đích bảo hiểm, tăng cường việc tổ chức khai thác sử dụng, số lưu trữ tỉnh, huyện bắt đầu có dự án số hóa tài liệu lưu trữ Ngoài có số luận văn thạc sĩ, viết tạp chí chuyên ngành đề cập đến vấn đề số hóa Đối với nước Lào, việc ứng dụng công nghệ kỹ thuật số hóa vào công tác lưu trữ vấn đề Trong thời gian vừa qua Cục Lưu trữ Quốc gia Lào bắt đầu thử nghiệm số hóa số phông tài liệu lưu trữ giai đoạn trước năm 1975 Tuy nhiên, nghiên cứu lý luận thực tiễn công nghệ số hóa vào lĩnh vực lưu trữ, cho nên, công việc tạm dừng Sau nghiên cứu luận văn cấp thạc sỹ cao Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội thấy từ trước Luận văn thạc sĩ – Bản tóm tắt SOULISOUK THOW đến chưa có công trình nghiên cứu nghiên cứu đề tài “Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Lào” nước Lào chưa có công trình nghiên cứu tương tự Vì vậy, đề tài nghiên cứu hoàn toàn chưa có nghiên cứu Phƣơng pháp nghiên cứu Trong trình thực đề tài, vận dụng phương pháp chủ nghĩa vật biện chứng chủ nghĩa vật lịch sử để làm kim nam cho trình thực đề tài : phương pháp phân tích tổng hợp, phương pháp khảo sát, phương pháp so sánh, phương pháp vấn Ngoài ra, phương pháp thống kê, phương pháp lô gíc… Nguồn tài liệu tham khảo Chúng sử dụng nguồn tài liệu chủ yếu viết tiếng Anh, Việt Lào vấn đề : tài liệu lý luận, tài liệu quy phạm pháp luật, tài liệu hướng dẫn thực nghiệp vụ, tiêu chuẩn kỹ thuật số hóa, công trình nghiên cứu khoa học, luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, viết đăng tạp chí chuyên ngành, trang thông tin điện tử… có nội dung liên quan đến lĩnh vực số hóa tài liệu lưu trữ Ngoài ra, sử dụng nguồn tài liệu khác như: ảnh chụp, thông tin thông qua vấn trực tiếp với cán lưu trữ trình khảo sát thực tế Cục Lưu trữ Quốc gia Lào số quan lưu trữ Việt Nam Đóng góp đề tài - Trước tiên, kết nghiên cứu đề tài sở để áp dụng vào việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Lào thời gian tới Ngoài ra, kết nghiên cứu làm sở cho việc nghiên cứu, triển khai bảo hiểm tài liệu lưu trữ sau - Thứ hai, kết nghiên cứu đề tài nguồn tài liệu tham khảo hữu ích cho việc triển khai dự án số hóa không tài liệu Luận văn thạc sĩ – Bản tóm tắt SOULISOUK THOW lưu trữ mà loại tài liệu khác triển khai tương lai phạm vi nước Lào - Thứ ba, kết nghiên cứu đề tài nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho sinh viên muốn tìm hiểu, sâu lĩnh vực số hóa tài liệu lưu trữ vấn đề sinh viên Đặc biệt biết thêm nguồn thông tin tình trạng tài liệu lưu trữ giải pháp, cách thức triển khai số hóa tài liệu lưu trữ bối cảnh Cục Lưu trữ Quốc gia Lào Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, phần nội dung đề tài trình bày chương: Chƣơng 1: Tổng quan số hóa tài liệu lƣu trữ Chƣơng 2: Thực trạng tài liệu lƣu trữ bảo quản Cục Lƣu trữ Quốc gia Lào Chƣơng 3: Giải pháp triển khai số hóa tài liệu lƣu trữ bảo quản Cục Lƣu trữ Quốc gia Lào Đề tài mang tính kỹ thuật, thực tiễn cao Do trình độ nghiên cứu, kinh nghiệm thực tế hạn chế nội dung trình bày luận văn không tránh khỏi khiếm khuyết, sai sót Do vậy, tác giả hy vọng nhận góp ý thầy cô giáo bạn đọc, để tiếp tục nghiên cứu cho hoàn thiện Trong trình thực đề tài, tác giả gặp nhiều khó khăn việc nghiên cứu, khảo sát thực tế nhận quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình cán Cục Lưu trữ Quốc gia Lào, thầy cô giáo Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, đặc biệt cô giáo hướng dẫn TS Nguyễn Lệ Nhung Nhân đây, tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành, sâu sắc quan tâm, giúp đỡ quý báu Hà Nội, ngày 01 tháng 10 năm 2013 HỌC VIÊN SOULISOUK THOW Luận văn thạc sĩ – Bản tóm tắt SOULISOUK THOW CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ 1.1 Một số khái niệm, thuật ngữ số hóa tài liệu lƣu trữ + “Số hóa” (Digitising): Số hoá hình thức chuyển đổi liệu truyền thống bên ngoại (Analog) thành dạng liệu số (Digital) mà máy tính hiểu + “Số hóa tài liệu lưu trữ”: Theo nghĩa thông thường, số hoá tài liệu lưu trữ hình thức chuyển đổi thông tin tài liệu lưu trữ dạng truyền thống bên ngoại (Analog) thành thông tin dạng số (Digital) phương tiện điện tử chuyển đổi tín hiệu (máy quét/chụp hình) mà máy tính hiểu 1.2 Mục tiêu áp dụng kỹ thuật số hóa tài liệu lƣu trữ Đối với tài liệu lưu trữ, mục tiêu việc áp dụng kỹ thuật số hóa chủ yếu tập trung vào mục tiêu sau: + Mục tiêu 1: Đồng loại hình tài liệu lưu trữ từ dạng tương tự sang dạng số + Mục tiêu 2: Kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ gốc + Mục tiêu 3: Quản lý khai thác tập trung nguồn tài liệu số hóa 1.3 Những ƣu điểm hạn chế kỹ thuật số hóa tài liệu lƣu trữ 1.3.1 Ưu điểm - Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ gốc tình trạng hư hỏng tình trạng vật lý nội dung thông tin cách sử dụng tài liệu số hóa thay việc sử dụng trực tiếp, thường xuyên tài liệu gốc áp dụng biện pháp củng cố, nâng cao chất lượng tài liệu gốc để kéo dài tuổi thọ - Nâng cao việc quản lý tổ chức sử dụng nguồn tài liệu lưu trữ quan lưu trữ phục vụ việc chia sẻ, tra tìm, truy cập nguồn thông tin đối tượng độc giả cách nhanh chóng, xác, thuận tiện vượt qua giới hạn không gian thời gian Luận văn thạc sĩ – Bản tóm tắt SOULISOUK THOW CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐANG BẢO QUẢN TẠI CỤC LƢU TRỮ QUỐC GIA LÀO 3.1 Tăng cƣờng đạo Đảng quản lý Nhà nƣớc với công tác lƣu trữ 3.2 Xây dựng kế hoạch số hóa tài liệu lƣu trữ Việc số hóa tài liệu lưu trữ để mang lại lợi ích, phát huy hết tiềm kỹ thuật số hóa giá trị thông tin tài liệu lưu trữ cách bền vững vấn đề đơn giản Nó trình lâu dài, cần nghiên cứu để đề kế hoạch phát triển đắn, phù hợp giảm tối đa điểm hạn chế, rủi ro phát huy tiềm chúng Đối với ngành lưu trữ Lào, việc áp dụng tiến công nghệ thông tin để đại hóa công tác lưu trữ nói chung, áp dụng kỹ thuật số hóa vào công tác lưu trữ nói riêng vấn đề mẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm Do đó, quan quản lý nhà nước có thẩm quyền, Cục Lưu trữ Quốc gia Lào cần xây dựng kế hoạch tổng thể số hóa tài liệu lưu trữ Trong cần quan tâm đến yếu tố như: + Đào tạo, bồi dưỡng chuẩn bị nguồn nhân lực phù hợp + Đầu tư nguồn kinh phí thích đáng, có trọng điểm sở vật chất phù hợp + Tăng cường hợp tác quốc tế 3.3 Xây dựng bƣớc hoàn thiện hệ thống văn quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ Theo chúng tôi, để làm sở cho việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ đảm bảo tính khả thi hiệu nội dung văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn nghiệp vụ cần quy định bao gồm: + Văn quy phạm pháp luật quy định vấn đề: - Thời hạn giải mật, sử dụng tài liệu lưu trữ - Thẩm quyền, vai trò trách nhiệm lưu trữ quan,lưu trữ lịch sử vấn đề chứng thực số hóa từ tài liệu lưu trữ - Quy định thủ tục, lệ phí sử dụng tài liệu số hóa độc giả 15 Luận văn thạc sĩ – Bản tóm tắt SOULISOUK THOW - Quy định vấn đề mức giá lao động trình số hóa tài liệu lưu trữ + Các văn hướng dẫn nghiệp vụ như: quy định nguyên tắc, yêu cầu, tiêu chuẩn, phương pháp, quy trình số hóa, bảo quản, quản lý sử dụng công việc khác chuỗi số hóa tài liệu lưu trữ, ví dụ : - Văn hướng dẫn thực quy trình số hóa tài liệu lưu trữ - Văn quy định tiêu chuẩn như: chuẩn thông tin đầu vào – đầu (thông số kỹ thuật, độ phân giải, đặt tên, định dạng file…), tiêu chí lựa chọn tài liệu để số hóa, siêu liệu (các yếu tố thông tin cần thiết, mẫu thống loại siêu liệu…), yêu cầu phương tiện thiết bị, phần mềm quản lý sở liệu, bảo quản, kiểm tra chất lượng tài liệu số hóa, chuẩn cán chuyên môn… 3.4 Xây dựng quy trình triển khai số hóa tài liệu lƣu trữ Cục Lƣu trữ Quốc gia Lào Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ chia làm giai đoạn lớn, gồm có: giai đoạn chuẩn bị, giai đoạn tiến hành giai đoạn quản lý, sử dụng Mỗi giai đoạn có mối quan hệ tác động lẫn nhau, giai đoạn định giai đoạn lại Mục tiêu quy trình trước tiên tạo số với chất lượng cao (bản master), sở hiệu chỉnh phù hợp theo mục đích khác như: tạo phục vụ việc ghi phim (microfilm), phát sinh khác (dạng JPEG, PDF) theo điều kiện phù hợp, cho phép giai đoạn sau Công nghệ sử dụng đa dạng, đáp ứng chuẩn thông tin đầu quốc tế để chuyển đổi, tạo phiên khác Giai đoạn chuẩn bị 1) Đặt mục tiêu, mục đích phạm vi số hóa tài liệu lưu trữ 2) Phân tích nhu cầu sử dụng tài liệu độc giả 3) Khảo sát đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ 4) Lựa chọn tài liệu lưu trữ để số hóa 5) Đặt chuẩn xây dựng quy trình làm việc 6) Phân tích nhu cầu nguồn kinh phí 7) Đề biện pháp đánh giá khắc phục 16 Luận văn thạc sĩ – Bản tóm tắt SOULISOUK THOW Giai đoạn tiến hành Sau nghiên cứu, đánh giá yếu tố nêu chuẩn bị sẵn sàng yêu cầu cần thiết : kinh phí cho dự án, nguồn nhân lực (số lượng, chất lượng chuyên môn, kỹ cán bộ), phương tiện, thiết bị cho dự án số hóa Công việc bắt đầu tiến hành công việc từ đầu đến cuối theo quy trình quy định Giai đoạn quản lý, sử dụng Sau công việc giai đoạn tiến hành kiểm tra, hoàn tất đáp ứng theo chất lượng đề Về đến công việc dự án dường kết thúc Tuy nhiên, giới kỹ thuật số hóa, đặc biệt sản phẩm ảnh số, công việc đầy thách thức, rủi ro mặt quản lý kỹ thuật Kinh nghiệm giới để tạo sản phẩm số khó để quản lý, giữ chúng khó Điều nhược điểm thân sản phẩm số Cho nên, công việc chủ yếu phát huy kết dự án vào thực tiễn, việc thực giải pháp bảo quản, bảo trì, nâng cấp hệ thống phần cứng, phần mềm thân sản phẩm số cách thường xuyên, định kỳ để đảm bảo khả truy cập, sử dụng chúng tương lai 3.5 Củng cố, nâng cao chất lƣợng tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ bảo quản Cục Lƣu trữ Quốc gia Lào Theo kết khảo sát đánh giá thực trạng tài liệu thực tế thấy : chất lượng tổ chức tài liệu lưu trữ Cục Lưu trữ quốc gia Lào chưa tốt, nhiều vấn đề cần phải giải trước tiến hành triển khai số hóa tài liệu lưu trữ Theo thời gian tới, Cục cần xây dựng kế hoạch, dự án khảo sát, kiểm tra để củng cố, nâng cao chất lượng tổ chức tài liệu lưu trữ cách khoa học (chất lượng lập hồ sơ, đánh giá giá trị tài liệu…) 17 Luận văn thạc sĩ – Bản tóm tắt SOULISOUK THOW trang bị sở vật chất cần thiết đảm bảo yêu cầu chuyên môn (bìa hồ sơ, hộp đựng tài liệu, giá tủ ) Điều ích việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ mà góp phần nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Cục 3.6 Giải pháp cân chất lƣợng, chi phí, nguồn nhân lực, phƣơng tiện thiết bị thời gian Để cân yếu tố này, đồng thời để dự án số hóa mang lại lợi ích thiết thực xác định mục tiêu dự án, vấn đề quan trọng hàng đầu mang tính chất định việc nghiên cứu, đánh giá cách toàn diện, tỉ mỉ yếu tố : Xác định mục tiêu, mục đích phạm vi dự án số hóa tài liệu lưu trữ Phân tích nhu cầu sử dụng tài liệu độc giả Khảo sát đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ Lựa chọn tài liệu lưu trữ để số hóa Xác định chất lượng sản phẩm số Phân tích khả năng, nhu cầu nguồn kinh phí, nguồn nhân lực, phương tiện, thiết bị thời gian việc triển khai dự án số hóa tài liệu lưu trữ Trên sở đó, đề biện pháp phù hợp với hoàn cảnh quan, tổ chức để cụ thể hóa thành quy trình triển khai cụ thể Chúng muốn nhấn mạnh chất lượng tính hiệu cao dự án số hóa tài liệu nói chung, tài liệu lưu trữ nói riêng thiết đầu tư kinh phí khổng lồ, phương tiện thiết bị đắt tiền nhất, tất nguồn nhân lực làm việc chuyên gia hàng đầu… mà vấn đề quan trọng việc đánh giá tổng hợp, toàn diện yếu tố với khả năng, nhu cầu thực tế quan, tổ chức Từ đề biện pháp quản lý, kỹ thuật phù hợp, linh hoạt để đạt cân tối ưu 18 Luận văn thạc sĩ – Bản tóm tắt SOULISOUK THOW 3.7 Một số đề xuất định hƣớng nghiên cứu tƣơng lai Theo chúng tôi, hoàn cảnh Cục Lưu trữ Quốc gia Lào, muốn triển khai số hóa tài liệu lưu trữ đảm bảo tính hiệu cao trước tiên cần đầu tư việc xây dựng kế hoạch quy trình tổng thể số hóa tài liệu lưu trữ Vì sở cho việc định hướng, triển khai, giải vấn đề khác quy trình số hóa tài liệu lưu trữ Bên cạnh đó, thực giải pháp lại cách đồng Tuy nhiên, giải pháp mà đưa mang tính chất định hướng chung, vấn đề cần giải đồng để triển khai số hóa tài liệu lưu trữ bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Lào, cụ thể khối tài liệu lưu trữ hành Đồng thời, thừa nhận nhiều vấn đề mà chưa đề cập đến đề cập đến chưa đầy đủ chi tiết, vấn đề cần phải tiếp tục làm rõ, nghiên cứu sâu với đề tài khác : + Vấn đề quy phạm pháp luật, quản lý-triển khai, kỹ thuật, giải pháp số hóa loại hình tài liệu lưu trữ khác; nghiên cứu giải pháp chuyển đổi số hóa để bảo hiểm với kỹ thuật microfilm số vấn đề khác TIỂU KẾT CHƢƠNG Tại chương 3, tập trung trình bày kết nghiên cứu, khảo sát để triển khai số hóa tài liệu lưu trữ bảo quản Cục Lưu trữ quốc gia Lào Chúng đưa giải pháp nhằm thực theo mục tiêu đề tài Tuy nhiên, có nhiều vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu, giải : quy định pháp luật vấn đề số hóa, quy trình kỹ thuật cụ thể… 19 Luận văn thạc sĩ – Bản tóm tắt SOULISOUK THOW KẾT LUẬN Đề tài luận văn thạc sĩ khoa học ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng “Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Lào” chuẩn bị Mục tiêu đề tài nhằm nghiên cứu đề xuất giải pháp để triển khai số hóa khối tài liệu lưu trữ hành bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Lào máy quét phẳng (Flatbed Scanner) Kết nghiên cứu luận văn khái quát sau: Chúng nghiên cứu, tổng hợp sở lý luận, kinh nghiệm, phân tích mục đích mô hình áp dụng kỹ thuật số hóa tài liệu lưu trữ, ưu điểm-nhược điểm tổng quan kỹ thuật số hóa tài liệu lưu trữ Đây vừa tảng lý luận vừa luận chứng khả áp dụng công nghệ số hóa để triển khai số hóa tài liệu lưu trữ bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Lào thời gian tới Để đảm bảo việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ có tính khả thi hiệu cao, tiến hành khảo sát thực tế khối tài liệu lưu trữ bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Lào đưa liệu vấn đề như: số lượng, thời gian, đặc điểm, tình trạng vật lý mức độ hư hỏng tài liệu lưu trữ; tình hình tổ chức bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; sở vật chất… Trên sở đó, đánh giá khả áp dụng công nghệ số hóa khối tài liệu lưu trữ Chúng đề xuất giải pháp định hướng việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Lào, bao gồm nhóm giải pháp như: + Nhóm giải pháp mặt quản lý bao gồm: - Tăng cường đạo Đảng quản lý Nhà nước với công tác lưu trữ - Xây dựng kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ 20 Luận văn thạc sĩ – Bản tóm tắt SOULISOUK THOW - Xây dựng bước hoàn thiện hệ thống văn quản lý nhà nước công tác lưu trữ + Nhóm giải pháp mặt chuyên môn nghiệp vụ bao gồm: - Xây dựng quy trình triển khai số hóa tài liệu lưu trữ Cục Lưu trữ Quốc gia Lào - Củng cố, nâng cao chất lượng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Lào - Giải pháp cân chất lượng, chi phí, nguồn nhân lực, phương tiện thiết bị thời gian Mỗi giải pháp có vai trò riêng, đồng thời chúng có mối quan hệ, tác động lẫn Trong việc xây dựng kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ xây dựng quy trình số hóa tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng hàng đầu bối cảnh Cục Lưu trữ Quốc gia Lào Để đảm bảo tính hiệu cao, giải pháp cần triển khai cách đồng Từ kết trên, giải mục tiêu nhiệm vụ đề tài đề ra, đồng thời định hướng vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu giải với đề tài khác thời gian tới Thông qua kết nghiên cứu này, đưa khuyến nghị quan quản lý nhà nước có thẩm quyền nói chung, Cục Lưu trữ Quốc gia Lào nói riêng sau: việc số hóa tài liệu lưu trữ không đơn công việc liên quan đến vấn đề kỹ thuật như: quét tài liệu, xây dựng quản lý sở liệu mà chúng bao gồm nhiều vấn đề khác liên quan như: hành lang pháp lý, sách, kế hoạch phát triển, nguồn nhân lực, kinh phí đầu tư, sở vật chất vấn đề khác Do đó, để đảm bảo tính hiệu cao mang lại lợi ích thiết thực việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ đòi hỏi quan chức cần xem xét, giải vấn đề quy trình số hóa tài liệu 21 Luận văn thạc sĩ – Bản tóm tắt SOULISOUK THOW lưu trữ cách toàn diện, đồng giải pháp đề xuất luận văn Với những kết nghiên cứu đạt được, hi vọng chúng đóng góp thiết thực cho việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Lào dự kiến tiến hành tương lai đạt kết tốt Đồng thời, góp phần việc bảo vệ, kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ gốc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ công xây dựng bảo vệ đất nước Chúng hiểu vấn đề đề cập luận văn số vấn đề chưa trình bày, phân tích, giải thấu đáo phải tiếp tục nghiên cứu cặn kẽ Chúng mong nhận bảo, góp ý nhà khoa học, bạn đồng nghiệp để luận văn hoàn thiện 22 References : DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO  Tiếng Việt: 1) Đào Xuân Chúc – Nguyễn Văn Hàm – Vương Định Quyền – Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội 2) Cục văn thư Lưu trữ nhà nước (2012), Các công trình nghiên cứu khoa học Cục văn thư Lưu trữ nhà nước 1962-2012, Hà Nội 3) Nguyễn Hồng Duy (2007), Luật giao dịch điện tử – Những vấn đề đặt công tác văn thư, lưu trữ,Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 4) Nguyễn Tiến Đức (2005), Nghiên cứu xây dựng mô hình thư viện điện tử Khoa học công nghệ quan thông tin khoa học công nghệ địa phương, đề tài khoa học cấp Bộ 5) Nguyễn Cảnh Đương (2008), khái niệm, vai trò tầm quan trọng siêu liệu quản lý tài liệu điện tử, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6) Cảnh Đương - Đức Mạnh (2008), Bàn khái niệm tài liệu điện tử, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 7) Nguyễn Thị Hà (2010), Nghiên cứu xây dựng giải pháp chuyển liệu số hóa máy quét thông dụng sang microfilm qua máy ghi phim Kodak I9610, Đề tài khoa học cấp Bộ 8) Nguyễn Thị Hà (2013), Nghiên cứu giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ giấy quý, có tình trạng mờ chữ để lập bảo hiểm, Đề tài khoa học cấp Bộ 9) Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10 tháng năm 2010 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước xây dựng sở liệu lưu trữ 112 10) PGS.TS Dương Văn Khảm (2013), Số hóa tài liệu lưu trữ - yêu cầu thực tiễn, đăng trang tin điện tử http://my.opera.com/duongvankham/blog/show.dml/59069102 (ngày cập nhật 25/3/2013) 11) Kỷ yếu Hội thảo khoa học SARBICA (2009), Số hóa tài liệu lưu trữ - chia sẻ kinh nghiệm, Hà Nội 12) Trần Phương Lan, Bàn khái niệm “tài liệu quý hiếm”, Thư viện Quốc gia Việt Nam http://nlv.gov.vn/nghiep-vu-thu-vien/ban-ve-khai-niem-tai-lieu-quyhiem.html (ngày cập nhật 02/3/2013) 13) Nguyễn Thùy Linh (2011), Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử lưu trữ lịch sử nay, Luận văn thạc sỹ ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng 14) Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 ban hành ngày 11/11/2011 15) Lê Thị Mùi (2007), Bàn phương pháp bảo vệ sở liệu chiến lược bảo quản tài liệu điện tử, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 16) Lê Thị Mùi (2009), Siêu liệu vai trò lưu trữ điện tử, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 17) Hoài Nguyên (2008), Lào đất nước – người, Nhà xuất trị Quốc gia 18) Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử chữ ký số dịch vụ chứng thực chữ ký số 19) Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ 20) TS Nguyễn Lệ Nhung (2009), Vài nét khái niệm “tài liệu”, “tài liệu điện tử”, đăng trang tin điện tử 113 http://www.archives.gov.vn/content/Lists/Tin%20nghin%20cu%20tra o%20i/DispForm.aspx?ID=17 (ngày cập nhật 18/2/2013) 21) Lưu Văn Phòng (2009), Những vấn đề số hóa tài liệu lưu trữ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 10 22) Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21/10/2011 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành quy trình hướng dẫn thực quy trình số hóa tài liệu lưu trữ để lập bảo hiểm sử dụng 23) Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành quy trình tạo lập sở liệu tài liệu lưu trữ 24) Nguyễn Thị Tâm (2003), Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy trung tâm lưu trữ quốc gia, Luận văn thạc sỹ ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng 25) PGS.TS Đoàn Phan Tân (2001), Thông tin học, Nhà xuất Đại học quốc gia Hà Nội 26) Tiêu chuẩn Quốc tế ISO 15489-1:2001 15489-2:2001 (2005), thông tin tư liệu – quản lý hồ sơ, Hà Nội 27) Thông tư số 01/2011/TT-BTTTT ngày 04 tháng 01 năm 2011 Bộ Thông tin Truyền thông công bố Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật ứng dụng công nghệ thông tin quan nhà nước 28) Ths.Nguyễn Thùy Trang, Kinh nghiệm Lưu trữ nước số hóa tài liệu lưu trữ, Bài đăng trang thông tin điện tử www.archives.gov.vn (ngày cập nhật 19/8/2012) 29) Viện nghiên cứu toàn Nga văn học công tác lưu trữ (2006), Phục hồi văn mờ dần phục chế tài liệu lưu trữ, Matxcơva, (TS.Nguyễn Lệ Nhung dịch tháng 11/2011) 114 Nguồn:http://vanthuluutru.com/index.php?option=com_ccboard&view=postlis t&forum=9&topic=108&Itemid=41 ngày cập nhật [10/7/2013 7:18 PM]  Tiếng Lào: 30) Bản kế hoạch phát triển chiến lược công tác lưu trữ Lào từ năm 2011- 2015 31) Báo cáo số 83/ກຬຊ ngày 02 tháng năm 2010 Cục Lưu trữ Quốc gia Lào tổng kết hoạt động chuyên môn năm 2009 phương hướng hoạt động năm 2010 32) Báo cáo số 391/ສຬຊ ngày 16 tháng 12 năm 2011 Cục Lưu trữ Quốc gia Lào tổng kết hoạt động năm 2010-2011 33) Báo cáo số 318/ສຬຊ ngày 02 tháng năm 2012 Cục Lưu trữ Quốc gia Lào tổng kết hoạt động năm 2012 phương hướng hoạt động năm 2013 34) Điều lệ số 121/ຫສນຍ, ngày 27 tháng năm 1994 Văn phòng Phủ Thủ tướng công tác văn thư – lưu trữ 35) Luật di sản Quốc gia Lào ban hành ngày 09/11/2005 36) Quyết định số 121/ພນ ngày 08/3/2012 Bộ Nội vụ Tổ chức hoạt động Cục Lưu trữ Quốc gia Lào 37) Tập văn quan trọng công tác văn thư – lưu trữ, Cục Lưu trữ, Viêng Chăn, năm 1998  Tiếng Anh: 38) Anne R Kenney and Stephen Chapman, Department of Preservation and Conservation Cornell University (1995), Digital Resolution Requirements for Replacing Text-Based Material: Methods for Benchmarking Image Quality, Washington, DC http://www.clir.org/pubs/reports/pub53 [22/3/2012 10:02 AM] 115 39) Ahmed, Fazluddin, (2009), Digitization as a Means of Preservation of Manuscripts: Case study of Osmania University Library, University Library, Osmania University, Andhra Pradesh www.inflibnet.ac.in/caliber2009/CaliberPDF/12.pdf‎ [01/4/2013 18:30 PM] 40) The commission on Preservation and Access (1995), Tutorial - Digital Resolution Requirements for replacing text-based material: Methods for Benchmarking Image Quality 41) Cornell University Library (2003), Moving Theory into Practice Digital Imaging Tutorial http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial/contents.html [20/3/2013 12:29 PM] 42) Canadian Council of Archives (2002), Digitization and Archives, Ottawa.http://www.cdncouncilarchives.ca/public_free.htm [31/08/2012 8:22 PM] 43) Canada, Department of Canadian Heritage (2001) “Standards and Guidelines for Digitization Projects for Canadian Culture Online Program” Ottawa http://www.pch.gc.ca/ccop-pcce/pubs/ccoppcceguide_e.pdf [02/02/2012 8:54 AM] 44) Daniel D.Whitney (2002), Scanning Archival Material, Orangevale, CA 95662 www.enginehistory.org/Scanning%20Documents.pdf [06/7/2012 22:04 PM] 45) Eugui, Leire Arrula (2012), Master thesis: Case studies on digitization and metadata creation and management https://oda.hio.no/jspui/handle/10642/1275 [02/05/2013 21:59 PM] 46) International Standard, ISO 15489-1:2001(E) 47) International Records Management Trust (2009), Training in Electronic Records Management, London 116 48) Jeremy, P DeGracia (2009), The digitization dicision: Factors to consider when converting material to digital format, California, U.S.A http://www.librarystudentjournal.org/index.php/lsj/article/view/82/244 [05/7/2012 12:21 PM] 49) Michael Roperk (1999), The Management of Public Sector Records: Principles and Context, International Records Management Trust, UK 50) North Carolina Exploring Cultural Heritage Online (NC ECHO), Guidelines for Digitization, North Carolina http://digitalpreservation.ncdcr.gov/17 [03/9/2012 22:14 PM] 51) Sitts, Maxine K (2000), Handbook for Digital Projects: A Management Tool for Preservation and Access, Andover, Northeast Document Conservation Center, Massachusetts www.nedcc.org/assets/media/documents/dman.pdf [30/01/2012 16:54 PM] 52) Standard ANSI/AIIM MS44 (1988, Reviewed 1993), Recommended Practice for Quality Control of Image Scanners, Maryland www.techstreet.com/products/1275 [21/3/2012 11:37 AM] 53) Steven Puglia, Jeffrey Reed, and Erin Rhodes, (2004), Technical Guidelines for Digitizing Archival Materials for Electronic Access: Creation of Production Master files – Raster Images, National Archives and Records Administration of US (NARA) http://www.digitizationguidelines.gov/guidelines/digitizetechnical.html [04/05/2013 22:15 PM] 54) Technical Report (1993), Resolution as it Relates to Photographic and Electronic Imaging – AIIM TR26, Maryland  Các trang web tham khảo chủ yếu sử dụng luận văn: 55) http://www.archives.gov 56) http://www.archives.gov.vn 117 57) http://www.archives.org.uk 58) http://www.nationalarchives.gov.uk 59) http://www.library.cornell.edu 60) http://www.vanthuluutru.com 118