Lý thuyết kỹ làm việc nhóm & cách phát triển nhóm Con người sinh vật xã hội, điều có nghĩa sống làm việc Ngay từ sinh ra, gắn với nhóm : Gia đình Sau lớn hơn, bước vào nhà trường có người bạn phù hợp tạo thành nhóm bạn Bản thân với lực tính cách có ảnh hưởng lên nhóm, đồng thời chịu tác động bạn bè điều tốt lẫn xấu: “Gần mực đen, gần đèn sáng” Nhờ hoạt động nhóm, vừa phát triển kỹ cá nhân, thu nạp kiến thức, kinh nghiệm cho thân, đồng thời góp phần vào hoạt động đem lại giá trị vật chất tinh thần cho tập thể, cộng đồng Ngay từ xưa, ông bà ta có câu : “Một làm chẳng nên non, ba chụm lại nên núi cao” Nhóm ? Nhóm không đơn giản tập hợp nhiều người làm việc làm việc đạo nhà quản lý Nhóm tập hợp cá nhân có kỹ bổ sung cho cam kết chịu trách nhiệm thực mục tiêu chung Vì thành viên nhóm cần có tương tác với với trưởng nhóm để đạt mục tiêu chung Các thành viên nhóm phải có phụ thuộc vào thông tin để thực phần việc Như có nhiều hình thức nhóm khác : Nhóm bạn học tập, nhóm bạn sở thích, nhóm khiếu, nhóm kỹ năng, câu lạc bộ, nhóm làm việc theo dự án, nhóm làm việc tổ chức v.v Nhưng tất phải xây dựng tinh thần đồng đội, tin tưởng tôn trọng lẫn nhau, phải tạo môi trường hoạt động mà thành viên nhóm cảm thấy tự tin, thoải mái để làm việc, hợp tác hỗ trợ để đạt đến mục tiêu đặt Điều quan trọng phải giúp cho thành viên nhóm tin cống hiến cho tập thể đánh giá đắn, xác nhận tưởng thưởng xứng đáng, nhập nhằng gây ảnh hưởng đến quyền lợi người Những thành viên nhóm phải xác định thành tập thể có từ đóng góp tích cực người Thế Nhóm làm việc Một nhóm hình thành theo nhiểu cách khác nhau: Các nhóm bạn học tập có hình thành định thày cô, nhóm sở thích hình thành rủ rê nhau, nhóm làm việc quan, đơn vị tuyển dụng theo nhu cầu đơn vị Vì thế, có nhóm hình thành gắn kết lâu, có nhóm hoạt động thời điểm Nhưng điều quan trọng là, nhóm có mục đích hay có hoạt động Một nhóm người làm việc văn phòng hay chí dự án chung lúc tiến hành công việc nhóm làm việc Nếu nhóm quản lý theo kiểu chuyên quyền độc đoán, có lẽ tác động qua lại liên quan đến công việc thành viên nhóm Nếu có tư tưởng bè phái nhóm, hoạt động nhóm không tiến triển Ngược lại, nhóm làm việc phát triển dù thành viên không làm việc hay sinh hoạt môi trường, không gian định Nói cách đơn giản, nhóm làm việc nhóm tạo tinh thần hợp tác, biết phối hợp phát huy ưu điểm thành viên nhóm để đạt đến kết tốt cho mục đích mà nhóm đặt * tính cách thường gặp làm việc nhóm Hình thành phát triển nhóm Tùy theo nhu cầu, mục đích đề cho nhóm số lượng lực thành viên nhóm, nhóm hình thành phát triển theo nhiều hình thức thời gian hoạt động khác Nhưng nhìn chung trại qua bước : Bước 1: Tạo dựng: Khi mời gọi hay đưa vào nhóm, thành viên rụt rè, tìm kiếm vị trí nhóm, chưa bộc lộ nhu cầu lực cá nhân Một điều thiếu thành viên thử khả lãnh đạo trưởng nhóm Thông thường nhóm có tiến giai đoạn Bước 2: Công phá : Đây có lẽ giai đoạn khó nhóm Các thành viên thường cảm thấy thiếu kiên nhẫn với việc thiếu phát triển công việc, họ chưa có kinh nghiệm làm việc nhóm thật Họ tranh cãi công việc giao phải đối mặt với điều trước họ chưa nghĩ tới khiến họ cảm thấy không thoải mái Tất “sức mạnh” họ dành để chĩa vào thành viên khác, thay tập trung lại hướng tới mục tiêu chung Bước 3: Ổn định : Trong suốt giai đoạn này, thành viên nhóm quen dần điều hoà khác biệt họ Sự xung đột tính cách ý kiến giảm dần tính hợp tác tăng lên Khi họ tập trung nhiều cho công việc bắt đầu có tiến đáng kể hiệu công việc Bước 4: Hoàn thiện: Ở giai đoạn này, thành viên hiểu thích nghi với điểm mạnh yếu người nhóm biết vai trò họ Mọi người cởi mở tin tưởng hơn, rât nhiều ý kiến hay nêu thảo luận họ không e ngại lúc đầu Họ linh hoạt sử dụng định công cụ để thực hoá ý tưởng, ưu tiên nhiệm vụ cần thiết giải vấn đề khúc mắc Rất nhiều việc hoàn thiện gắn bó thành viên nhóm cao * Những nguyên tắc giúp bạn cải thiện kỹ làm theo việc nhóm Vì trải qua giai đoạn nên ban đầu, nhóm hoạt động lại không đạt hiệu cá nhân làm việc, nên đưa đến hậu có vài cá nhân có lực, thừa nhiệt tình nên gánh vác hay ôm đồm công việc cho nhóm kết thành tựu mà nhóm có công sức vài người, từ đưa đến độc tài hay chia rẽ, dẫn đến tan rã nhóm Ngược lại, biết cách làm việc nhóm sau giai đoạn công phá, nhóm ổn định phát huy sức mạnh tập thể, vượt qua giới hạn cá nhân để đạt đến mục đích chung mà thành viên nhóm hưởng ích lợi nhóm mang lại Kỹ tổ chức công việc Nhóm làm việc cá nhân tập hợp lại hình thành đơn vị hoạt động nhau, thành viên nhóm phải biết kỹ để gắn kết áp dụng tốt kỹ để đạt hiệu định Có hai kỹ mà nhóm cần phải có kỹ tổ chức hoạt động cho nhóm kỹ giao tiếp thành viên nhóm Kỹ tổ chức: Bất kỳ công việc gì, từ cá nhân đến tập thể cần phải có tổ chức, phải dựa vào yếu tố để tổ chức hoạt động để đem lại kết tốt Theo quan điểm người xưa, ta có yếu tố Thiên thời, địa lợi nhân hòa Điều có nghĩa : Phải gặp thời hay thời điểm thích hợp, phải thực địa điểm thích hợp, có yếu tố thuận lợi điều quan trọng đạt đồng lòng, hòa thuận người với Còn dựa vào nguyên lý 5W + H để tổ chức công việc hay hoạt động, kế hoạch : Khi bắt đầu vấn đề mới, phải trả lời câu hỏi: • Kế hoạch hay chương trình dùng để làm ( What ) • Kế hoạch xuất phát từ đâu, đâu ( Where ) • Khi bắt đầu tiến hành ( When ) • Ai người thực hay phụ trách việc ( Who ) • Tại phải tiến hành hoạt động ( Why ) • Chúng ta thực ( How ) Nếu kế hoạch hay dự án mà không trả lời câu hỏi không nên tiến hành có nhiều khả thất bại hay chí khó khăn khó khắc phục, dẫn đến đoàn kết hay tan rã nhóm Ngoài kỹ tổ chức, người nhóm phải nhận mạnh điểm yếu để đảm nhận hay xếp công việc, trách nhiệm phù hợp điều giúp cho nhóm đạt kết tốt Đăng ký khoá học kỹ mềm Academy.vn giúp bạn hoàn thiện kỹ cần thiết cho công việc sống Kỹ giao tiếp cá nhân Như nói, để thực hoạt động cá nhân dù xuất sắc đến đâu thực trợ giúp người làm việc với thế, điều phải tạo đồng thuận hay tiếng nói chung người nhóm để thực Để thực hoạt động chung, thành viên nhóm cần phải có số kỹ sau đồng thuận chung quan điểm mục đích nhóm: Lắng nghe: Đây kỹ quan trọng Các thành viên nhóm phải biết lắng nghe ý kiến Kỹ phản ánh tôn trọng ý kiến thành viên nhóm Lắng nghe không tiếp nhận thông tin từ người nói mà phải biết phân tích, nhìn nhận theo hướng tích cực phản hồi thái độ tôn trọng ý kiến người nói dù ý kiến hoàn toàn trái ngược với quan điểm thân Chất vấn: Chất vấn kỹ thể tư phản biện tích cực Thực tế kỹ khó mà cần phải rèn luyện Chất vấn câu hỏi thông minh dựa lý lẽ tán đồng hay phản biện chặt chẽ Điều đòi hỏi mức độ tư cao tinh thần xây dựng cho nhóm Lời lẽ chất vấn cần mềm mỏng, lịch Tuy nhiên, điều quan trọng nhóm cần có cởi mở để khuyến khích người tiếp nhận ý kiến trái chiều với quan điểm mà không tự Người chất vấn phải sử dụng lời lẽ mềm mại tế nhị, không xoáy vào điểm yếu lên tiếng phê phán hay chê bai để dẫn đến tranh luận vô ích Thuyết phục: Các thành viên phải trao đổi, suy xét ý tưởng đưa Đồng thời họ cần biết tự bảo vệ thuyết phục người khác đồng tình với ý kiến Khi thuyết phục, ta phải dựa vào ý kiến chung để củng cố hay làm cho trở nên hợp lý không dựa vào lý lẽ cá nhân Nhất dựa vào vị trí hay tài để buộc người nghe phải chấp nhận Tôn trọng: Mỗi thành viên nhóm phải tôn trọng ý kiến người khác thể qua việc động viên, hỗ trợ nhau, nỗ lực biến chúng thành thực Khi thành viên nhóm thể tôn trọng lẫn nghĩa đóng góp sức vào thành công việc tổ chức hoạt động nhóm Trợ giúp: Các thành viên phải biết giúp đỡ nhóm, có người mạnh lĩnh vực này, người khác lại mạnh lĩnh vực khác Và nhiều khi, vấn đề mà nhóm phải giải cần kiến thức nhiều lĩnh vực, mức độ đòi hỏi kỹ khác Đây kỹ mà người cần rèn luyện để sẵn sàng đóng góp vào thành chung nhóm Chia sẻ: Các thành viên đưa ý kiến chia sẻ kinh nghiệm gặp tình tương tự trước Trong nhóm thảo luận, người chia sẻ nhiều kinh nghiệm quý giá mình, đưa ý kiến sáng suốt cho nhóm, nhận yêu mến vị nể thành viên lại Và khi, thành viên nhóm nhận thức tầm quan trọng việc chia sẻ, không khí làm việc nhóm cởi mở tích cực Chung sức: Mỗi thành viên phải đóng góp trí lực thực kế hoạch đề Có nghĩa là, nhóm cần phải hiểu rõ mục đích nhóm cần đạt gì, có chung khao khát hoàn thành “Hãy tưởng tượng, thuyền, tất phải chèo để đưa thuyền đến đích!” Khó khăn việc tổ chức hoạt động nhóm: Tổ chức hoạt động điều không dễ dàng, có nhiều yếu tố từ khách quan đến chủ quan đưa đến thất bại, chí tan rã nhóm Ngoài tác động khách quan từ bên ngoài, có yếu tố chủ quan mà thường gặp phải tổ chức hoạt động cho nhóm, mà yếu tố gây nhiều trở ngại : Quá nể nang mối quan hệ Chúng ta thường lẫn lộn tình cảm cá nhân hay tôn trọng vị trí thành viên nhóm để không đưa góp ý, chất vấn hay tranh luận nhằm đạt đến kết tốt Chúng ta thường có thái độ “ Dĩ hòa vi quý” Nhưng yếu tố để tạo đồng thuận, xuê xoa, dễ dãi điều kiện làm việc Thứ ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý Chúng ta thường thích làm vừa lòng người khác cách luôn tỏ đồng ý người khác đưa ý kiến thực không đồng ý chẳng hiểu Điều làm cho nhóm hiểu lầm nhau, chia năm sẻ bảy mạnh làm Cũng có nhiều người lại chọn thái độ thụ động, “ngồi mát ăn bát vàng” làm gật thân lại không làm cả, chờ người ta làm trước chi nương theo, hay động viên miệng Đây thái độ có hại cho hoạt động nhóm Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác Chính thảo luận không dứt điểm, phân chia công việc không phân minh nên nghĩ việc người khác Ngược lại, phải đứng làm lại sẵn sàng có đủ lý để biện minh cho hạn chế mình, gặp thất bại tìm lý lẽ để đổ trách nhiệm qua cho người khác, hay từ chối không dám nhận trách nhiệm Không ý đến công việc nhóm Một khuynh hướng trái ngược luôn cố gắng cho ý kiến tốt chẳng chịu chấp nhận ý kiến bât kỳ khác Một số thành viên nhóm cho giỏi nên bàn luận phạm vi người mà cho tài giỏi nhóm, đưa ý kiến mà không cho người khác tham gia Đây yếu tố quan trọng gây chia rẽ nhóm nhóm Khi đội bàn bạc với nhau, số thành viên nghĩ ý kiến không tốt nên không chịu nói cho đề tài chán nên không tốn thời gian Thế là, phải bàn luận kỹ để giải vấn đề lại quay sang nói chuyện riêng với Cho đến thời gian 5-10 phút tất bắt đầu quay sang, đùn đẩy phát biểu Và lúc có người lên thuyết trình, tiếp tục bàn chuyện riêng mà không quan tâm đến nội dung hay mục tiêu đề Kết là không hiểu làm gì, thực với bất mãn, không đem lại hiệu cao cho nhóm Tổ chức công việc hay hoạt động cho nhóm kỹ cần thiết mà từ học sinh, hay sinh viên, cần phải học hỏi để vừa giúp cho phát triển thân, vừa góp phần vào phát triển chung cho tập thể mà hoạt động Mình người người Đó yếu tố đem lại thành công cho sống người