ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI BỘ MÔN : XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ Đề Tài: Ph©n tÝch hƯ thèng qu¶n lý kho GV : Tơ Văn Nam Chung SV : ChuThnh Phân tích hệ thống quản lý kho Trung Tâm phát triển công nghệ thông tin kinh doanh nhiều mặt hàng khác nh: Các thiết bị máy tính, máy in, thiết bị điện tửu Các mặt hàng đợc nhập từ nhiều nhà cung cấp khác Mỗi lần nhập hàng phận nhập hàng Trung Tâm lập đơn mua hàng dựa báo giá nhà cung cấp số lợng hàng lại kho gửi đơn mua hàng đến nhà cung cấp Khi nhận đợc hoá đơn giao hàng nhà cung cấp viết phiếu nhập kho để nhập hàng vào kho đồng thời toán với nhà cung cấp thông qua hoá đơn Bộ phận bán hàng nhận đợc đơn đặt hàng khách kiểm tra xem kho có đủ hàng cung cấp cho khách hay không Nếu hết hàng thông báo cho khách, đủ phận bán hàng tiến hành viết phiếu xuất kho để xuất hàng cho khách đồng thời lập hoá đơn toán để thu tiền khách Hàng tháng phận kinh doanh phải theo dõi tình hình nhập xuất Trung Tâm lập sổ theo dõi nhập xuất mặt hàng tháng, quý Cuối quý, tháng phận báo cáo dựa vào sổ theo dõi nhập xuất để lập báo cáo tình hình nhập, xuất, hàng tồn kho qua tính doanh thu gửi ban lÃnh đạo Mục đích quản lý - Nhằm quản lý tất vật t, thiết bị có Trung Tâm đồng thời quản lý trình nhập, xuất vật t hoạt động kinh doanh Trung Tâm Phân tích chức Vì chức thờng phức tạp nên phải diễn tả chúng cách chi tiết hơn, thông qua chức nhỏ Cứ tiếp tục nh thế, ta có phân cấp mô tả mức cuối chức đơn giản Sự mộ tả đại thể hay chi tiết đặc tả nh logic đợc sử dụng tùy lúc, tuỳ nơi phân tích thiết kế hệ thống Dới số mô hình phơng tiện diễn tả chức đợc vận dụng mức độ khác nhau: Chức hệ thống Chức nhập hàng Chức lập đơn mua hàng - Cho phép ngời sử dụng lập danh sách loại vật t, thiết bị cần mua sau nhận đợc báo giá nhà cung cấp vào số lợng vật t, thiết bị kho Trung Tâm Chức viết phiếu nhập kho -Ngời sử dụng viết phiếu nhập kho dựa thông tin hoá đơn giao hàng nhà cung cấp ãNút Thêm: Khi nút đợc kích hoạt chơng trình cho phép cập nhật hay tạo thêm phiếu nhập mới, gồm thông tin nh: Số phiếu, Ngày nhập, Mà nhà cung cấp, Mà vật t, Đơn giá, Số lợng, Thành tiền ãNút Không: Nếu bạn không muốn thêm ghi vừa nhập nhấn nút không để xoá ghi vừa tạo khỏi danh sách ãNút Ghi: Nhấn nót ghi nÕu mn lu b¶n ghi võa cËp nhËt, nhấn nút ghi vừa thêm tự động nhảy xuống hộp list box phía dới ãNút Đầu: Cho phép trở ghi Form lËp phiÕu nhËp •Nót “Sau”: Cho phÐp di chun đến ghi ãNút Trớc: Cho phép di chuyển đến ghi trớc so với ghi hành ãNút Cuối: Cho phép di chuyển đến ban ghi cuối bảng ãNút Thoát: Cho phép bạn thoát khỏi Form làm việc Chức lập danh sách nhµ cung cÊp -Cho phÐp ngêi sư dơng cËp nhËt thông tin nhà cung cấp, lên danh sách lu vào bảng Nhacungcap ãNút Thêm: Chơng trình cho phép cập nhật thêm nhà cung cấp ãNút Không: Nếu bạn không muốn thêm ghi vừa nhập nhấn nút không để xoá ghi vừa tạo khỏi danh sách ãNút Ghi: Nhấn nút ghi mn lu b¶n ghi võa cËp nhËt, nhÊn nót ghi vừa thêm tự động nhảy xuống hộp list box phía dới ãNút Tìm kiếm: Chức cho phép tìm kiếm nhà cung cấp Khi nút đợc kích hoạt chơng trình Form cho phép bạn chọn mà nhà cung cấp cần tìm kiếm sau nhấn nút thi hành để bắt đầu tìm kiếm kết cho biết đầy đủ thông tin nhà cung cấp mà bạn cần ãNút Xoá: Nút cho phép bạn xoá ghi thời vị trí trỏ ãNút Đầu: Cho phép ghi bảng ãNút Sau: Cho phép di chuyển đến ghi ãNút Trớc:Cho phép ghi trớc so với ghi hành ãNút Cuối:Cho phép di chuyển đến ghi cuối bảng ãNút Thoát:Cho phép bạn thoát khỏi Form làm việc Chức lập danh sách hàng -Cho phép ngời sử dụng nhập thông tin mặt hàng đợc nhập vào kho Trung tâm ãNút Thêm: Chơng trình cho phép cập nhật thêm mặt hàng ãNút Không: Nếu bạn không muốn thêm ghi vừa nhập nhấn nút không để xoá ghi vừa tạo khỏi danh sách ãNút Ghi: Nhấn nút ghi muốn lu ghi vừa cập nhật, nhấn nút ghi vừa thêm tự động nhảy xuống hộp list box phía dới ãNút Tìm kiếm: Chức cho phép tìm kiếm mặt hàng Khi nút đợc kích hoạt chơng trình Form cho phép bạn chọn mà vật t cần tìm kiếm sau nhấn nút thi hành để bắt đầu tìm kiếm kết cho biết đầy đủ thông tin mặt hàng mà bạn cần ãNútXoá: Nút cho phép bạn xoá ghi thời vị trí trỏ ãNút Đầu: Cho phép ghi bảng ãNút Sau: Cho phép di chuyển đến ghi ãNút Trớc :Cho phép ghi trớc so với ghi hành ãNút Cuối:Cho phép di chuyển đến ghi cuối bảng ãNút Thoát:Cho phép bạn thoát khỏi Form làm việc Chức xuất hàng Chức nhận đơn đặt hàng -Sau nhận đơn đặt hàng khách ngời sử dụng kiểm tra mặt hàng kho lên danh sách mặt hàng cung cấp cho khách Chức lập hoá đơn bán -Dựa vào đơn đặt hàng khách ngời sử dụng lập hoá đơn bán giao cho khách ãNút Thêm : Khi kích vào nút thêm chơng trình cho phép cập nhật thêm hoá đơn bán gồm thông tin : Số hoá đơn, Ngày lập, Mà khách, Mà vật t ãNút Không: Nếu bạn không muốn nhập hoá đơn vừa thêm nhấn nút không để xoá hoá đơn vừa tạo khỏi danh sách •Nót “Ghi”: NhÊn nót ghi nÕu mn lu th«ng tin hoá đơn vừa cập nhật, nhấn nút hoá đơn vừa thêm tự động nhảy xuống hộp list box phía dới ãNút In hoá đơn: Khi đợc kích hoạt cho phép in hoá đơn bán vừa cập nhật ãNút Xoá: Nút cho phép bạn xoá ghi thời vị trí trỏ ãNút Đầu:Cho phép ghi bảng ãNút Sau:Cho phép di chuyển đến ghi ãNút Trớc: Cho phép ghi trớc so với ghi hành ãNút Cuối:Cho phép di chuyển đến ghi cuối bảng ãNút Thoát:Cho phép bạn thoát khỏi Form làm việc Chức viết phiếu xuất kho -Dựa vào thông tin hoá đơn bán hàng thi ngời sử dụng viết phiếu xuất kho đa cho khách đến kho nhận hàng ãNút Thêm: Khi nút đợc kích hoạt chơng trình cho phép cập nhật hay tạo thêm phiếu xuất mới, gồm thông tin nh: Số phiếu, Ngày xuất, Mà khách, Ghi chú, Mà vật t, Đơn giá, Số lợng, Thành tiền ãNút Không: Nếu bạn không muốn thêm ghi vừa nhập nhấn nút không để xoá ghi vừa tạo khỏi danh sách ãNút “Ghi”: NhÊn nót ghi nÕu mn lu b¶n ghi võa cập nhật, nhấn nút ghi vừa thêm tự động nhảy xuống hộp list box phía dới ãNút Sau: Cho phép di chuyển đến ghi ãNút Trớc: Cho phép di chuyển đến ghi trớc so với ghi hành ãNút Thoát: Cho phép bạn thoát khỏi Form làm việc Chức lên danh sách khách hàng -Dựa vào thông tin hàng đà có ngời sử dụng nhập thông tin khách hàng để tiện cho việc theo dõi sau ãNút Thêm : Khi kích vào nút thêm chơng trình cho phép cập nhập thêm khách hàng ãNút Không: Nếu bạn không muốn nhập khách hàng vừa thêm nhấn nút không để xoá khách hàng vừa tạo khỏi danh sách ãNút Ghi: Nhấn nút ghi muốn lu thông tin khách hàng vừa cập nhập, nhấn nút khách hàng vừa thêm tự động nhảy xuống hộp list box phía dới ãNút Tìm kiếm: Chức cho phép tìm kiếm khách hàng, Khi nút đợc kích hoạt chơng trình Form cho phép bạn chọn mà khách hàng cần tìm kiếm sau nhấn nút thi hành để bắt đầu tìm kiếm ãNút Xoá: Nút cho phép bạn xoá ghi thời vị trí trỏ ãNút Sau: Cho phép di chuyển đến ghi ãNút Trớc: Cho phÐp vỊ b¶n ghi tríc so víi b¶n ghi hiƯn hành ãNút Thoát: Cho phép bạn thoát khỏi Fỏm làm việc Chức theo dõi nhập, xuất, doanh thu Chức lập sổ theo dõi nhập -Cho phép ngời sử dụng theo dõi đợc số lợng vật t đà nhập từ nhà cung cấp theo ngày, theo quý mà ngời sử dụng muốn xem nhờ thông tin từ phiếu nhập Chức lập sổ theo dõi xt -Cho phÐp ngêi sư dơng cã thĨ theo dâi đợc số lợng vật t đà xuất cho khách theo ngµy, theo q mµ ngêi sư dơng mn xem nhê thông tin từ phiếu xuất Chức lập sổ theo dâi doanh thu -Cho phÐp ngêi sư dơng cã thĨ theo dõi đợc tình hình doanh thu Trung Tâm theo quý, theo tháng mà ngời sử dụng muốn biết nhờ vào hoá đơn đà toán với nhà cung cấp khách hàng Chức lập báo cáo Chức lập báo cáo hàng nhập, xuất -Dựa vµo sỉ theo dâi nhËp, xt mµ ngêi sư dơng lập đợc báo cáo chi tiết số lợng hàng đà nhập đà xuất theo quý, theo tháng gửi lÃnh đạo Chức lập báo hàng tồn -Dựa vào số lợng hàng đà có kho vµ sỉ theo dâi nhËp, xt ngêi sư dơng cã thể lập đợc báo cáo chi tiết số lợng hàng tồn kho tháng , quý gửi lÃnh đạo Chức lập báo doanh thu -Dựa vµo sỉ theo dâi doanh thu ngêi sư dung cã thể lập đợc báo cáo tình hình doanh thu Trung Tâm tháng, quý gửi lÃnh đạo Mét sè ký hiƯu sư dơng biĨu ®å lng liệu: -Biểu thị cho chức năng: Ký hiệu: Tên chức Chức đợc hiểu khâu biến đổi thông tin -Biểu thị cho dòng liệu: Ký hiệu: Xử lý TT Thông tin đầu vào Thông tin đầu Dòng liệu nội dung thông tin đờng luân chuyển -Biểu thị cho kho liệu: Ký hiệu: Tên kho liệu Kho liệu thể thông tin cần lu trữ dới dạng vật lý -Biểu thị cho tác nhân ngoài: Ký hiệu: Tác nhân ngời, nhóm ngời tổ chức nằm bên hệ thống nhng liên quan mật thiết tới hệ thống nhằm xác định danh giới hệ thống Biểu đồ luồng liệu Cũng loại biểu đồ nhằm mục đích điễn tả trình xử lý trao đổi thông tin chức Biểu đồ luồng liệu (BLD) đợc chia làm mức : -Mức khung cảnh : Là mức khái quát hệ thống, mô tả trao đổi thông tin đối tác với hệ thống Biểu đồ luồng liệu mức khung cảnh : cảnh Hình 2:Biểu đồ luồng liệu mức khung Mô tả trình trao đổi thông tin : Hệ thống gửi yêu cầu mua hàng đến nhà cung cấp,nhà cung cấp gửi lại cho hệ thống hoá đơn giao hàng số lợng hàng mà hệ thống cần mua Đồng thời hệ thống nhận đợc yêu cầu mua hàng khách hàng hệ thống gửi lại cho khách hoá đơn giao hàng số lợng hàng mà khách cần mua -Mức đỉnh : Là mức mô tả trình trao đổi thông tin chức với với đối tác Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh: Hình 3:Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh Mô tả trình trao đổi thông tin : Bộ phận nhập hàng gửi yêu cầu mua hàng đến nhà cung cấp, nhà cung cấp gửi lại hoá đơn giao hàng hàng Bộ phận lu hoá đơn mua vào kho hoá đơn mua đồng thời viết phiếu nhập để nhập hàng vào kho lu phiếu nhập vào kho phiếu nhập Bộ phận nhập hàng lên danh sách nhà cung cấp lu vào kho danh sách nhà cung cấp Khách hàng gửi yêu cầu mua hàng đến phận xuất hàng, phận gửi lại cho khách hoá đơn giao hàng lu hoá đơn vào kho hoá đơn bán Bộ phận xuất hàng viết phiếu xuất kho để xuất hàng cho khách lu phiếu vào kho phiếu xuất Đồng thời phận lên danh sách khách hàng lu vào kho danh sách khách hàng Bộ phận theo dõi nhập, xuất, doanh thu tổng hợp thông tin từ kho phiếu nhập, phiếu xuất, hoá đơn bán, hoá đơn mua để biết đợc số lợng hàng nhập, số lợng hàng xuất tính doanh thu đồng thời lu lần lợt vào kho: Sổ theo dõi nhập, Sæ theo dâi xuÊt, Sæ theo dâi doanh thu Khi lÃnh đạo gửi yêu cầu báo cáo xuống phận lập báo cáo phận tổng hợp thông tin từ kho: Sổ theo dõi nhập, Sổ theo dâi xt, Sỉ theo dâi doanh thu ®Ĩ lËp báo cáo lợng hàng nhập xuất, báo cáo lợng hàng tồn kho báo cáo doanh thu gửi lên lÃnh đạo -Mức dới đỉnh : Mô tả trình trao đổi thông tin cách chi tiết chức nhỏ chức lớn BLD định nghĩa chức : Chức nhập hàng Hình 4:Biểu đồ luồng liệu mức dới đỉnh-Chức nhập hàng Mô tả trình trao đổi thông tin chức : Dựa báo giá nhà cung cấp, phận lập đơn mua hàng gửi yêu cầu mua hàng đến nhà cung cấp, nhà cung cấp gửi lại phận hoá đơn giao hàng hàng Bộ phận lu hoá đơn vào kho hoá đơn mua đồng thời gửi danh sách hàng đà nhập tới phận lập danh sách hàng Bộ phận lập danh sách hàng lu danh sách hàng vào kho danh sách hàng Sau nhận đợc thông tin nhà cung cấp phía nhà cung cấp gửi phận lập danh sách nhà cung cấp lên danh sách nhà cung cấp lu vào kho danh sách nhà cung cÊp Bé phËn viÕt phiÕu nhËp kho sÏ tæng hợp thông tin từ hoá đơn kho hoá đơn mua danh sách nhà cung cấp kho danh sách nhà cung cấp để viết phiếu nhập hàng vào kho đồng thời lu phiếu vào kho phiếu nhập BLD định nghĩa chức : Chức xuất hàng Hình 5:Biểu đồ luồng liệu mức dới đỉnh-Chức xuất hàng Mô tả trình trao đổi thông tin chức : Khách hàng gửi yêu cầu mua hàng đến phận nhận đơn đặt hàng, phận gửi thông tin khách hàng tới phận lập danh sách khách hàng đồng thời gửi thông tin đơn hàng đến phận lập hoá đơn bán hàng.Bộ phận lập danh sách khách hàng lên danh sách khách hàng lu vào kho danh sách khách hàng Bộ phận lập hoá đơn bán hàng sau nhận đợc thông tin đơn hàng lập hoá đơn bán hàng gửi khách hàng đồng thời lu hoá đơn vào kho hoá đơn bán Bộ phận viết phiếu xuất kho dựa thông tin hoá đơn bán hàng kho hoá đơn bán danh sách mặt hàng kho để viết phiếu xuất kho xuất hàng cho khách đồng thời lu phiếu vào kho phiếu xúât Phân tích liệu -Mục đích trình phân tích liệu xác định thực thể cần thiết, thuộc tính liệu mối quan hệ thực thể Một hệ thống thông tin phải đợc tổ chức rõ ràng, đầy đủ, tránh d thừa liệu, tránh trùng lặp liệu đảm bảo độc lập liệu a.Xác định thực thể Qua việc phân tích hệ thống quản lý vật t ta thấy hệ thống cần lu trữ thực thĨ sau: Thùc thĨ : + Nhµ cung cÊp + Khách hàng +Vật t +Nhân viên +Hình thức toán +Hoá đơn mua +Hoá đơn bán +Kho +Phiếu nhập +Phiếu xuất b.Xác định thuộc tính thực thể + Thực thể nhà cung cấp gồm thuộc tính: Mà nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, Địa chỉ, Điện thoại, Tài khoản, Fax + Thực thể khách hàng gồm thuộc tính: Mà khách hàng, Tên khách hàng, Địa chỉ, Điện thoại, Tài khoản, Fax + Thực thể vật t gồm thuộc tính: Mà vật t, Tên vật t, Đơn vị tính, Số lợng, Đơn giá + Thực thể nhân viên gồm thuộc tính: Mà nhân viên, Tên nhân viên, Địa chỉ, Điện thoại + Thực thể kho gồm thuộc tính: Mà kho, Tên kho, Địa kho +Thục thể hình thức toán gồm thuộc tính: Mà hình thức toán, Tên hình thức toán + Thực thể hoá đơn mua gồm thuộc tính: Số hoá đơn mua, Ngày lập, Mà nhân viên, Mà nhà cung cấp, Mà hình thức toán, Số lợng, Đơn giá + Thực thể phiếu nhập gồm thuộc tính: Số phiếu, Ngày nhập, Mà vật t, Mà nhà cung cấp, Số hoá đơn mua, Mà kho, Mà nhân viên, Số lợng, Đơn giá + Thực thể hoá đơn bán gồm thuộc tính: Số hoá đơn bán, Ngày lập, Mà nhân viên, Mà khách, Mà hình thức toán, Số kợng, Đơn giá +Thực thể phiếu xuất gồm thuộc tính: Số phiếu, Ngày xuất, Mà vật t, Mà khách, Số hoá đơn bán, Mà kho, Mà nhân viên, Số lợng, Đơn giá