Một số lưu ý khi viết email Mail ngày nay đã trở thành một công cụ hữu ích để trao đổi thông tin, công việc. Tuy nhiên vẫn có rất nhiều khó khăn trong quá trình soạn một mail, những điều cần tránh, nên cà không nên khi viết một lá thư điện tử. Để giúp bạn tránh được những lỗi lầm “tưởng như là nhỏ này”, bài viết xin đưa ra một số mẹo, những điều nên và không nên viết trong email. Ngày nay, gửi thư điện tử - email là hình thức liên lạc hữu ích, tiện dụng và nhanh chóng, được áp dụng rất nhiều trong công việc và kinh doanh. Nhưng trước khi nhấn nút “Send” để gửi đi, đừng quên rằng bạn đang đại diện cho công ty mình. Nếu bạn không lưu ý về những gì mình đang viết, bạn sẽ có thể mắc những lỗi đáng xấu hổ. Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến sự nghiệp của bạn và có thể làm hỏng mối quan hệ tốt đẹp của bạn với đồng nghiệp và khách hàng. Để giúp bạn tránh được những lỗi lầm “tưởng như là nhỏ này”, bài viết xin đưa ra một số mẹo, những điều nên và không nên viết trong email. NÊN: • Kiểm tra lại ngữ pháp và chính tả - đặc biệt trong trường hợp tiếng Anh không phải là ngôn ngữ mẹ đẻ. • Lưu ý phần tiêu đề email – người đọc sẽ ngay lập tức biết được mục đích và vấn đề được đề cập tới. • Tạo chữ ký cho email của bạn, bao gồm tên, vị trí công việc và chi tiết liên lạc. • Có lời chào hỏi (như: Dear… , Hi… ) và phần kính thư (Best Regards, Warm Wishes, Thanks and Best Regards…) • Ngắt, nghỉ câu đúng chỗ. Nếu không sẽ có thể gây khó khăn cho người đọc và người đọc sẽ cho rằng bạn là người thiếu tổ chức. • Chú ý đến giọng điệu viết trong email. Không giống văn nói, ngôn ngữ viết có thể gây hiểu lầm cho người đọc. Vì vậy, hãy dùng giọng điệu lịch sự, trang trọng trong khi viết email. KHÔNG NÊN • Dùng những biểu tượng cảm xúc nhưng trong yahoo trừ khi người đọc là bạn của bạn. • Dùng tiếng lóng. • Viết email với giọng điệu hài hước, đùa vui bởi điều này có thể gây nên sự hiểu lầm. • Viết những thông tin nhạy cảm hoặc mang tính tiêu cực trong email. Nếu muốn truyền đạt thông tin này, bạn nên nói chuyện trực tiếp. • QUÁT vào mặt người đọc. VIẾT CHỮ HOA CÓ THỂ GÂY CẢM GIÁC BỰC BỘI CHO NGƯỜI ĐỌC. • Viết những bức thư mang cảm xúc bực bội của bạn trong đó. Bạn không thể lấy lại được những gì bạn viết một khi bạn đã nhấn nút Send. • Gửi email cho tất cả mọi người mà chỉ nên gửi cho những người có liên quan (trong phần CC) VnDoc - Tải tài liệu, văn pháp luật, biểu mẫu miễn phí Cách viết Thư tín thương mại - Tiếng Anh thư tín thương mại Khái quát chung Thư tín thương mại tiếng Anh từ lâu trở thành phương tiện giao tiếp thiếu giao dịch thương mại với đối tác nước Nhiều trường đại học, cao đẳng có chuyên ngành Kinh tế, Kinh doanh trọng vào việc đào tạo cho sinh viên (SV) kỹ quan trọng Các dạng thư thương mại Có nhiều dạng thư thương mại sử dụng thực tiễn kinh doanh Xét mối tương quan ngôn ngữ kiến thức chuyên môn, bước giao dịch, chia thành dạng sau: - Enquiry (Thư hỏi hàng) - Reply to enquiry (Thư trả lời hỏi hàng) gồm: + Quotation (Thư báo giá) + Offer (Thư chào hàng) - Order (Thư đặt hàng) - Complaint (Thư khiếu nại) - Reminder (Thư nhắc nợ)… Bên cạnh kiến thức chuyên môn, loại thư có yêu cầu riêng ngôn ngữ sử dụng cho chúng Mặc dù vậy, việc viết loại thư cần tuân theo số lưu ý đề cập phần Một số lưu ý viết thư thương mại tiếng Anh Napoleon Bonaparte nói: “We rule the world by our words.” Điều thật không sai Ngôn từ có sức mạnh riêng nó, biết sử dụng chúng cách hiệu đem lại cao hẳn Dưới số lưu ý để bạn viết thư thương mại tiếng Anh tốt 3.1 Bố cục ngắn gọn, rõ ràng Ngoài phần phụ Tiêu đề thư (Letter head), Lời chào mở thư (Salutation), Lời chào kết thư (Complimentary Close) nội dung thư cần đảm bảo phần: Mở, Thân VnDoc - Tải tài liệu, văn pháp luật, biểu mẫu miễn phí Kết - Phần Mở (Opening): Đề cập đến mục đích thư (để hỏi thông tin, để chào giá, để khiếu nại…) Câu thường sử dụng: “We are writing to inform you that … / It is our pleasure to offer ….” - Phần Thân (Body): Chuyển tải nội dung thông tin - Phần Kết (Closing): Thường thể mong muốn nhận phản hồi nhanh từ phía người nhận Đây phần người viết để lại ý mà họ cho cần nhấn mạnh Ví dụ: “We would like to stress that delivery should be completed before Christmas time We look forward to your early reply.” 3.2 Thực theo nguyên tắc ABC Ngoài ra, bạn cần kiểm tra thư xem thỏa nguyên tắc ABC chưa? Vậy ABC gì? A – Accuracy: Tính chuẩn xác: Chỉ nói điều cần nói, kèm theo minh chứng rõ (vd “With reference to our invoice number 12312 dated 20 Nov 2015…”) B – Brief: Tính tinh gọn: Bức thư ngắn gọn, không viết dài dòng, đề cập trực tiếp vấn đề Đây ví dụ thể văn hóa mang tính trực tiếp phương Tây Với họ, thời gian vàng bạc (time is money) nên việc đọc thư dài dòng lê thê phí phạm thời gian không đáng có C – Clear: Tính rõ ràng: Bố cục thư chia rõ ràng, chia thành nhiều đoạn ý cần đề cập nhiều Chẳng hạn, viết thư Chào hàng (offer), phải đề cập đến điều khoản hợp đồng (Contract), người viết nên chia thành gạch đầu dòng cho điều khoản: Tên hàng (Commodity), Quy cách (Specification), Giá (Price), Giao hàng (Delivery), Thanh toán (Payment)… 3.3 Một số lưu ý ngữ pháp Văn phong viết thư thường trang trọng so với văn phong viết thông thường nên ta cần trọng vào ngữ pháp để câu trau chuốt - Tránh viết ngắn trợ động từ “to be”, “have”, “would”… Thay viết “We’re”, ta nên viết “We are”, thay “they’d like…”, ta nên dùng “they would like…” - Sử dụng đại từ nhân xưng: dùng “I” muốn xưng hô mang tính cá nhân, dùng “We” “You” muốn đề cập đến vấn đề ý kiến mang tính tập thể, tương tự tính từ sở hữu “my”, “your”, “our” Các từ dùng phổ biến thư, VnDoc - Tải tài liệu, văn pháp luật, biểu mẫu miễn phí thay cho “Our company” “Your company” Chẳng hạn thay nói “Our company specializes in consulting services.”, nên viết “We specialize in consulting services.” - Sử dụng cấu trúc câu ngắn gọn, không dài dòng Ví dụ như: thay cho cách viết “We should be grateful if you would be good enough to advise us…” thường thấy mẫu thư tín cổ điển, dùng “Please let us know…” “Please inform us…” - Dùng Thể chủ động (Active Voice) thay cho Thể bị động (Passive Voice) Trong tiếng Anh, dùng thể chủ động, muốn đề cập trực tiếp đến hành động người / vật gây hành động Ngược lại, dùng thể bị động, trạng thái hay người / vật bị ảnh hưởng ý nhiều Vì dạng thư thông thường, nên sử dụng Thể chủ động để tăng tính trực tiếp cho câu từ - Dùng Thể bị động (Passive Voice) cách khéo léo Như đề cập, Thể bị động sử dụng làm cho ý câu, từ tính trực tiếp Tuy nhiên, thực tế kinh doanh có tình mà cần khéo léo xử lý để tránh đụng chạm đến cá nhân, ảnh hưởng đến mối quan hệ lâu dài, tình đó, Thể bị động nên sử dụng Ví dụ, bạn nhận thư khiếu nại có nội dung giống cách viết khác nhau, bạn dành ưu cho thư hơn? + Bức thứ có câu “Your despatch department caused the delay in shipment.” + Bức thư có câu “The delay in shipment is likely to be caused by your despatch department.” Chúng ta dễ dàng nhận câu thứ có ý giảm nhẹ so với câu 1, góp phần tránh gây tổn thương trực tiếp cho người đọc hơn, từ dễ nhận thông cảm hợp tác Để viết tốt Thư tín thương mại, ta cần gì? 4.1 Ngữ pháp tiếng Anh tương đối Thư tín thương mại không đòi hỏi cao cấu trúc ngữ pháp, nhiều cấu trúc câu phức tạp, lối hành văn trở nên trang trọng, gần gũi với người (chưa kể làm “tiêu tốn thêm” vài giây đời họ phải đọc câu dài phức hợp) 4.2 Am hiểu từ vựng tiếng Anh tiếng Anh thương mại VnDoc - ...lesson 1: layout and style of a business letter N&N Co., Ltd. 85 Hue Str. Hanoi Vietnam Phone and Fax: 84-4-8645465 E-mail: maihoapp@newsvn.com Hanoi, 29 th September, 2002 Your Ref: DS/st Our Ref: Mr Davids Smith R.304 Hoa Binh hotel Hai Ba Trung district Hanoi Attn: Suzzane Taylor Dear Sir, Re: Dinner. We thank you for the samples of your water purifier made in the United Kingdom. We would like to inform you that currently N&N has been researching and discussing with domestic customers to know the demand of this equipment in Vietnam. We are enclosing our brochure No 345 for your reference. We have pleasure in inviting you and Ms. Sussane Taylor to the dinner at Hoa binh Hotel at 7 p.m next Sunday. We are looking forward to hearing from you now and seeing you later. Yours truly, For N&N Co., Ltd. (signed) Trần Văn Nghĩa The Director Enc: Brochure No 234 Cc: P/s: P.P/s: Full-Blocked Letter Layout N&N Co., Ltd. 85 Hue Str. Hanoi Vietnam Phone and Fax: 84-4-8645465 E-mail: maihoapp@newsvn.com Hanoi, 29 th Sept. 2002 Your Ref: DS/st Our Ref: Mr Davids Smith R.304 Hoa Binh hotel Hai Ba Trung district Hanoi Attn: Suzzane Taylor Dear Sir, Re: Dinner. We thank you for the samples of your water purifier made in the United Kingdom. We would like to inform you that currently N&N has been researching and discussing with domestic customers to know the demand of this equipment in Vietnam. We are enclosing our brochure No 345 for your reference. We have pleasure in inviting you and Ms. Sussane Taylor to the dinner at Hoa binh Hotel at 7 p.m next Sunday. We are looking forward to hearing from you now and seeing you later. Yours truly, For N&N Co., Ltd. (signed) Trần Văn Nghĩa The Director Enc: Brochure No 234 Cc: P/s: P.P/s: Semi-blocked Layout Note: • Full blocked: all letter parts begin at the left margin ( but re; the address of sender) • Semi blocked: all letter parts begin at the left margin except the dateline, complimentary closing, company signature and and the writer’s identification, which start at the horizontal center of the page. The beginning of the paragraph indented five or ten spaced. Parts of a business letter: 1. Letterhead 2. Dateline 3. Reference 4. Inside address (receivers) 5. Attention 6. Salutation 7. Subject line 8. Body 9. Complimentary closing 10. Company signature 11. Signers identification 12. Enclosing reminder 13. C.C 14. P/s: 15. P.P/s Lesson 2: Inquiry Notes what to write? How to write? *Wording and meaning (chữ và nghĩa) penmanship (th pháp) Inquiry is a letter asking for business information Inquiry = enquiry = request = querry. Tell your reader: 1.1. Why you know him or her. your company = we Chamber of Commercial and Industry of the Socialist republic of Vietnam = Vietcomchamber stall = stand = pavillion = gian hàng. food for thought: để nghiền ngẫm. 1.2. What you are. regular buyer = khách mua thờng xuyên. items = articles to deal in = to specialize in being advertised: đang đợc quảng cáo 1. Chúng tôi đợc biết tên và địa chỉ của các ngài qua VCCI 2. Gần đây chúng tôi đã đến thăm quan gian hàng của các ngài tại trung tâm triển lãm Giảng Võ và do đó biết tên và địa chỉ của các ngài. 3. Sáng nay chúng tôi đọc quảng cáo của các ngài ở trên báo Saigon Times và đợc biết tên và địa chỉ của các ngài. 4. Chúng tôi là một trong những công ti 1. We have been given Your name and address have been given to us by Vietcomchamber. 2. We currently have visited your stall at The Giangvo Exhibition Center and (therefore) have, therefore, known your name and address. 3. This morning, we were reading your advertisement on/in the Saigon Times and we have known your name and address. This morning, we were reading the Saigon Times and your advertisement therein so we have known 4. we are one of the leading export and import advertised: đã đợc quảng cáo to be advertised:đang đợc quảng cáo 1.3. What you want. quotation = báo giá current price list = bảng giá hiện hành muốn mua = to be 1. Tìm hiểu đề Làm bài văn nghị luận cần lưu ý: – Xác định rõ đối tượng hay vấn đề đưa ra để nghị luận. – Chọn phương thức thể hiện phù hợp: bình luận, giải thích hay chứng minh? – Bài viết cần dùng lập luận diễn giải hay qui nạp? – Xác định luận điểm, nêu luận cứ và luận chứng. 2. Lập dàn ý a) Mở bài – Nêu vấn đề cần nghị luận. b) Thân bài Triển khai vấn đề nghị luận: – Luận điểm – Luận cứ – Luận chứng c) Kết bài Nêu ý nghĩa hoặc tầm quan trọng của vấn đề nghị luận. 1. Tìm hiểu đề – Đề bài yêu cầu tạo lập kiểu văn bản thuyết minh. Để tạo lập văn bản thuyết minh, cần sử dụng phương thức biểu đạt như thế nào? – Nội dung cần biểu đạt là gì? Trình bày, giới thiệu, giải thích,… nhằm làm rõ đặc điểm cơ bản của một đối tượng, cung cấp tri thức về các hiện tượng và sự vật trong tự nhiên và xã hội. – Để thực hiện yêu cầu của đề bài, cần chuẩn bị những tri thức và kĩ năng gì? 2. Lập dàn ý a) Mở bài Nêu đối tượng cần thuyết minh. b) Thân bài Nêu cụ thể vấn đề, nội dung thuyết minh theo một trình tự nhất định. Ví dụ: thuyết minh về một đặc sản của quê hương, cần nêu giới thiệu tỉ mỉ về đặc sản đó. (Nếu là một sản phẩm, cần nêu cách chế biến hoặc cách làm). c) Kết bài Nêu vai trò, ý nghĩa, giá trị của vấn đề được thuyết minh. 1. Tìm hiểu đề – Đề bài yêu cầu tạo lập kiểu văn bản nào? Để tạo lập văn bản ấy cần sử dụng phương thức biểu đạt nào là chủ yếu? – Nội dung cần biểu đạt là gì? Trực tiếp hoặc gián tiếp bày tỏ tư tưởng, tình cảm, cảm xúc, thái độ và sự đánh giá của người viết đối với đối tượng được nói tới. – Để thực hiện yêu cầu của đề bài, cần chuẩn bị những tri thức và kĩ năng gì? 2. Lập dàn ý a) Mở bài Giới thiệu khái quát về đối tượng cần biểu cảm. b) Thân bài Triển khai nội dung cần biểu cảm: – Phát biểu cảm tưởng về một tác phẩm văn học: cần nêu được lý do biểu cảm (cái hay, cái đẹp, ấn tượng cụ thể) về tác phẩm đó. – Nêu suy nghĩ (hay cảm xúc) về một sự vật, hiện tượng, vấn đề: cần nêu được bối cảnh nảy sinh cảm xúc, diễn biến cảm xúc. c) Kết bài: Đưa ra nhận định, đánh giá tổng quát về nội dung biểu cảm.