Mã hiệu: TV.QT.03 QUY TRÌNH Ban hành lần: TẠM ỨNG, THANH TOÁN 01 Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011 Trang/tổng số trang: 1/23 BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TDTT ĐÀ NẴNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY TRÌNH TẠM ỨNG, THANH TOÁN (Ban hành kèm theo Quyết ñịnh số 55/QĐ-TDTTĐN, ngày 24/ /2011 Hiệu trưởng Trường Đại học TDTT Đà Nẵng) MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG: 1.1 Mục ñích: Quy trình quy ñịnh nội dung, trình tự trách nhiệm công tác tạm ứng toán (trừ chi mua sắm, sửa chữa TSCĐ hình thức ñấu thầu) ñể ñảm bảo hoạt ñộng chi thường xuyên Trường Đại học TDTT Đà Nẵng (viết tắt Trường) 1.2 Phạm vi áp dụng: Quy trình ñược áp dụng ñối với cá nhân, ñơn vị trực thuộc Trường khách hàng Trường ĐỊNH NGHĨA, TỪ VIẾT TẮT VÀ TÀI LIỆU VIỆN DẪN: 2.1 Định nghĩa - Kế toán: việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích cung cấp thông tin kinh tế, tài hình thức giá trị, vật thời gian lao ñộng - Chứng từ kế toán: giấy tờ vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh ñã hoàn thành,làm ghi sổ kế toán - Đơn vị: phòng, khoa, môn thuộc Trường - Các thuật ngữ, ñịnh nghĩa có liên quan ñược sử dụng theo Tiêu chuẩn ISO 9000 2.2 Từ viết tắt - CBVC Cán viên chức - KTV Kê toán viên - TPTV Trưởng phòng Tài vụ Mã hiệu: TV.QT.03 QUY TRÌNH TẠM ỨNG, THANH TOÁN Ban hành lần: 01 Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011 Trang/tổng số trang: 2/23 - TQ Thủ quĩ - NSNN Ngân sách nhà nước - UNC Uỷ nhiệm chi - NHKB Ngân hàng kho bạc - KP Kinh phí - BGH Ban giám hiệu - HT Hiệu trưởng - QCCTNB Qui chế chi tiêu nội - KBNN Kho bạc nhà nước - BHXH Bảo hiểm xã hội - BCH Ban chấp hành - VHTTDL Văn hoá, Thể thao Du lịch - HC-QT Hành quản trị - NVL-CCDC Nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ - QLKH Quản lý khoa học - TCCB Tổ chức cán 2.3 Tài liệu viện dẫn: - Luật kế toán ñược Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Khóa XI, kỳ họp thứ thông qua ngày 17 tháng năm 2003 - Luật NSNN 01/2002/QH11, Nghị ñịnh số 60/2003/NĐ-CP ngày 06/6/2003 Qui ñịnh chi tiết hướng dẫn thi hành luật NSNN, Thông tư số 59/2003/TT-BTC ngày 23/6/2003 hướng dẫn thực Nghị ñịnh 60 CP - Quyết ñịnh 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 Bộ trưởng Bộ Tài việc ban hành chế ñộ kế toán hành nghiệp; Thông tư số 185/2010/TT-BTC Mã hiệu: TV.QT.03 QUY TRÌNH TẠM ỨNG, THANH TOÁN Ban hành lần: 01 Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011 Trang/tổng số trang: 3/23 ngày 15/11/2010 Bộ Trưởng Bộ Tài hướng dẫn sửa ñổi, bổ sung chế ñộ kế toán HCSN ban hành kèm theo ñịnh số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 - Các Quyết ñịnh, thông tư hướng dẫn Bộ Tài quy ñịnh chế ñộ quản lý chi tiêu tài hành - Quy chế chi tiêu nội hành Trường - Quy trình kiểm soát hồ sơ HCQT.QT.01 NỘI DUNG: 3.1 Lưu ñồ quy ñịnh chung : 3.1.1 Lưu ñồ tổng quát Mã hiệu: TV.QT.03 QUY TRÌNH Ban hành lần: TẠM ỨNG, THANH TOÁN 01 Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011 Trang/tổng số trang: 4/23 Stt Sơ ñồ quy trình Trách nhiệm CBVC, khách hàng Biểu mẫu QĐ 19/2006/QĐBTC ngày 30/03/2006 thông tư 185/2010/TTBTC ngày 15/11/2010 Bộ trưởng Bộ tài Tiếp nhận chứng từ KTV Không chấp nhận chấp nhận KTV Không ñạt Xem xét KTV Lập phiếu chi, lập chứng từ chuyển khoản Soát xét TPTV Đạt HT Người ñược ủy quyền Không ñồng ý Phê duyệt ñồng ý KTV TQ QĐ 19/2006/QĐBTC ngày 30/03/2006 thông tư 185/2010/TTBTC ngày 15/11/2010 Bộ trưởng Bộ tài Định khoản, ghi sổ, chi tiền, kiểm tra ñối chiếu lưu chứng từ theo quy ñịnh TPTV 3.1.2 Diễn giải tổng quát a) Giai ñoạn tiếp nhận chứng từ: KTV tiếp nhận chứng từ bao gồm: - Giấy ñề nghị tạm ứng, toán có ñủ chữ ký trưởng ñơn vị QĐ 19/2006/QĐBTC ngày 30/03/2006 thông tư 185/2010/TTBTC ngày 15/11/2010 Bộ trưởng Bộ tài Mã hiệu: TV.QT.03 QUY TRÌNH TẠM ỨNG, THANH TOÁN Ban hành lần: 01 Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011 Trang/tổng số trang: 5/23 - Các tài liệu kèm theo: Kế hoạch, dự trù kinh phí ñã ñược lãnh ñạo quan phê duyệt, tài liệu khác (nếu có) + Bảng kê chứng từ toán, hóa ñơn tài chính, chứng từ hợp pháp khác có liên quan (Thời gian thực ngày) b) Giai ñoạn kiểm tra chứng từ: KTV kiểm tra tính hợp lệ chứng từ Nếu chứng từ chưa ñầy ñủ hoàn trả ñể ñiều chỉnh, bổ sung (Thời gian thực ngày; trường hợp chứng từ có nhiều nội dung, phức tạp KTV hẹn ngày trả kết cho người giao chứng từ) c) Giai ñoạn chi tiền, toán: Chứng từ sau ñược kiểm tra xong, Kế toán tiến hành lập phiếu chi, bảng toán tạm ứng, UNC trình TPTV xem xét ký trình HT phê duyệt trước chuyển cho thủ quĩ chi tiền (Phiếu chi) chuyển ñển ngân hàng, kho bạc (UNC) - Đồng thời với việc lập phiếu chi, KTV tiến hành hạch toán vào phần mềm kế toán (Thời gian thực 04 - 07 ngày làm việc) d) Giai ñoạn luân chuyển chứng từ: Chứng từ ñược ñóng dấu thực luân chuyển theo qui ñịnh hành Nhà nước chế ñộ kế toán ñơn vị nghiệp (Thời gian thực hiện: Thường xuyên) e) Giai ñoạn kiểm tra, ñối chiếu: Thực ñối chiếu sổ sách kế toán quỹ tiền mặt thực tế với TQ, lập biên theo quy ñịnh (Thực vào cuối tháng) Đối chiếu tình hình sử dụng KP NSNN với quan KBNN (Thực vào cuối quí) tiền gửi ngân hàng với ngân hàng (thực vào cuối tháng) 3.2 Nội dung chi tiết : 3.2.1 Qui trình tạm ứng toán tạm ứng Giai ñoạn a + b Trách nhiệm Trình tự công việc CBVC, KTV - Chứng từ tiếp nhận bao gồm: + Giấy ñề nghị tạm ứng; giấy toán tạm ứng; giấy toán tiền có ñủ chữ ký trưởng ñơn vị + Các tài liệu kèm theo: Dự toán nội dung tạm ứng ñã ñược phê duyệt; hoá ñơn chứng từ có liên quan; tài liệu khác (nếu có) - KTV kiểm tra tính hợp lệ chứng từ, kiểm tra số dư tạm ứng Nếu chứng từ chưa ñầy ñủ hoàn trả ñể ñiều chỉnh, bổ sung Nếu số dư tạm ứng >0 ñồng, yêu cầu hoàn ứng toán hết tạm ứng trước tạm ứng lần Biểu mẫu - Giấy ñề nghị tạm ứng - Giấy ñề nghị toán tạm ứng Mã hiệu: TV.QT.03 QUY TRÌNH TẠM ỨNG, THANH TOÁN Ban hành lần: 01 Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011 Trang/tổng số trang: 6/23 c d e - KTV - TPTV - HT - TQ KTV KTV TQ NHKB Chứng từ sau kiểm tra xong, KTV tiến hành lập phiếu chi, UNC, Giấy rút dự toán NSNN, phiếu thu (Nếu tạm ứng > toán) trình TPTV, HT xem xét, ký duyệt trước chuyển ñến thủ quỹ ñể chi tiền, chuyển khoản - Đồng thời với việc lập phiếu chi, UNC KTV tiến hành hạch toán vào phần mềm kế toán - Phiếu chi - UNC - Phiếu thu - Giấy rút dự toán Kế toán tập hợp chứng từ ñóng dấu luân chuyển theo quy ñịnh Đối chiếu sổ sách kế toán quỹ tiền mặt thực tế -Biên KK với TQ; với NHKB, lập biên theo quy ñịnh quĩ tiền mặt -Đối chiếu tình hình sử dụng NSNN 3.2.2 Qui trình toán tiền lương, tiền công, thu nhập tăng thêm Giai ñoạn a + b c Trách nhiệm Trình tự công việc KTV KTV tiếp nhận văn thay ñổi nhân sự, Trưởng lương, khoản trích theo lương, bảng chấm công, ñơn vị tổng hợp kết bình xét kết lao ñộng CBVC ñơn vị Trường Riêng ñối với CBVC thuộc diện hợp ñồng khoán phải thực việc chấm công Bảng chấm công ñược phụ trách ñơn vị phê duyệt nộp cho phòng TV (trước ngày 25 hàng tháng) - Nhập liệu thu thập ñược vào phần mềm tiền lương, thu nhập tăng thêm - Kiểm tra, tính toán - In bảng toán tiền lương, thu nhập tăng thêm - In danh sách chi trả tiền lương, thu nhập tăng thêm(qua tài khoản) (Thực từ ngày – ngày hàng tháng) KTV - Căn bảng toán tiền lương, thu nhập tăng TPTV thêm KTV làm thủ tục chuyển khoản trình BGH ký HT duyệt gửi NHKB NHKB - Kho bạc chuyển kinh phí tiền lương hàng tháng, thu nhập tăng thêm sang tài khoản tiền gửi ngân hàng - Ngân hàng thực việc chuyển trả tiền lương, thu nhập tăng thêm vào tài khoản cá nhân CBVC Biểu mẫu Bảng chấm công TV.QT.03*B.16 TV.QT.03*B.01 TV.QT.03*B.02 TV.QT.03*B.03 TV.QT.03*B.04 TV.QT.03*B.05 TV.QT.03*B.06 UNC Giấy rút dự toán Mã hiệu: TV.QT.03 QUY TRÌNH TẠM ỨNG, THANH TOÁN Ban hành lần: 01 Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011 Trang/tổng số trang: 7/23 KTV CBVC d e KTV TPTV trường (qua thẻ ATM) KTV công khai bảng toán tiền lương, thu nhập tăng thêm Phòng TV - CBVC ñơn vị tiến hành kiểm tra số tiền tài khoản so với bảng toán Nếu phát sai sót liên hệ với phòng TV ñể giải (Thực ngày) Chứng từ sau ñã toán với NHKB ñược hạch toán luân chuyển theo quy ñịnh 3.2.3 Qui trình toán dạy vượt khối lượng, trời, mời giảng Giai ñoạn Trách nhiệm KTV P ĐT Khoa TC&SĐH a + b c d + e Trình tự công việc - KTV tiếp nhận hồ sơ toán từ phòng ĐT, khoa TC&SĐH, bao gồm: + Bảng tổng hợp khối lượng giảng dạy giáo viên trường (kể coi thi, chấm thi,…) + Hợp ñồng mời giảng, bảng xác nhận khối lượng mời giảng, số ngày công tác Trường (ñối với giáo viên thỉnh giảng) - KTV lập bảng toán, kiểm tra số tiền thù lao giảng dạy, coi thi, chấm thi, thuế thu nhập cá nhân… theo quy ñịnh QCCTNB trường - In bảng toán Biểu mẫu ĐT.QT.05 ĐT.QT.04 TCSĐH.QT.03 TV QT.03*B.02 TV QT.03*B.07 TV QT.03*B.08 TV QT.03*B.09 KTV TPTV HT TQ NHKB Căn bảng toán dạy, giảng dạy Phiếu chi trời Kế toán làm thủ tục chuyển khoản, phiếu UNC chi trình TPTV, BGH ký duyệt gửi kho bạc, ngân Giấy rút dự toán hàng TQ ñể chi tiền mặt - Kho bạc chuyển kinh phí thù lao giảng dạy sang tài khoản tiền gửi ngân hàng - Ngân hàng thực việc chuyển trả thù lao giảng dạy vào tài khoản cá nhân giáo viên (qua thẻ ATM) KTV CBVC TPTV Kế toán công khai bảng toán tiền thù lao giảng dạy Phòng TV Giáo viên tham gia giảng dạy tiến hành kiểm tra số tiền tài khoản so với bảng toán Nếu phát sai sót liên hệ với phòng TV ñể giải (thực ngày) Hồ sơ sau ñã toán ñược hạch toán luân chuyển theo quy ñịnh Mã hiệu: TV.QT.03 QUY TRÌNH TẠM ỨNG, THANH TOÁN Ban hành lần: 01 Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011 Trang/tổng số trang: 8/23 3.2.4 Qui trình toán công tác phí Giai ñoạn Trách nhiệm CBVC a + b + c KTV TPTV TQ HT Trình tự công việc Biểu mẫu - CBVC sau hoàn thành công tác phải thực việc toán chế ñộ công tác phí chậm sau 07 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc chuyến công tác theo kế hoạch, chứng từ bao gồm: + Giấy toán tiền + Giấy ñề nghị, ñịnh cử ñi công tác + Giấy ñi ñường có ký xác nhận ñóng dấu ngày ñến, ngày ñi quan nơi CBVC ñến công tác; ký xác nhận ñóng dấu Trường (khi về) + Hóa ñơn tài chính, cuống vé (thẻ lên máy bay ñi phương tiện máy bay) chứng từ hợp pháp khác có liên quan - KTV kiểm tra chứng từ lập giấy toán tạm ứng (trường hợp có tạm ứng), phiếu chi (Ứng< toán, không ứng), phiếu thu (Ứng > toán) trình TPTV, BGH phê duyệt - TQ chứng từ kế toán chuyển ñến ñể thực thu chi tiền mặt - Thực theo Quy chế chi tiêu nội TV.QT.03*B 21/22/23 - Phiếu chi - Phiếu thu Sau hoàn tất thủ tục toán, kế toán tiến hành hạch toán luân chuyển chứng từ theo quy ñịnh 3.2.5 Qui trình toán học bổng, trợ cấp xã hội d Giai ñoạn a + KTV Trách nhiệm Phòng CTSV KTV b Trình tự công việc Căn ñịnh cấp học bổng, trợ cấp xã hội Trường, Kế toán lập bảng toán học bổng cho sinh viên theo mức ñược quy ñịnh QCCTNB ñơn vị In bảng toán Biểu mẫu CTSV.QT.02 CTSV.QT.03 TV.QT.03* B.10 TV.QT.03*B02 c KTV TPTV HT NHKB Căn bảng toán học bổng, trợ cấp xã hội; KTV làm thủ tục chuyển khoản, trình TPTV, BGH ký duyệt gửi NHKB - Kho bạc chuyển kinh phí học bổng sang tài khoản tiền gửi ngân hàng - Ngân hàng thực việc chuyển trả học bổng vào tài khoản cá nhân sinh viên (qua thẻ ATM) Phiếu chi UNC Giấy rút dự toán Mã hiệu: TV.QT.03 QUY TRÌNH TẠM ỨNG, THANH TOÁN Ban hành lần: 01 Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011 Trang/tổng số trang: 9/23 KTV KTV công khai bảng toán học bổng Phòng TV Sinh viên tiến hành kiểm tra danh sách hưởng học bổng, d SViên số tiền tài khoản so với bảng toán + TPTV Nếu phát sai sót liên hệ với phòng TV ñể giải (Thực ngày) e KTV tiến hành hạch toán luân chuyển chứng từ theo quy ñịnh 3.2.6 Qui trình toán tiền khen thưởng Giai ñoạn Trách nhiệm a P TCCB P CTSV KTV + b c d + e Trình tự công việc Biểu mẫu Căn ñịnh khen thưởng Hiệu trưởng, Kế toán TCCB.QT.02 lập bảng toán khen thưởng CBVC/ sinh viên theo CTSV.QT.05 ñịnh TV.QT.03*B In bảng toán 11 KTV TPTV HT TQ KTV SViên CBVC TPTV Căn bảng toán tiền khen thưởng, KTV lập phiếu Phiếu chi chi trình TPTV, BGH ký duyệt chuyển thủ quĩ ñể chi tiền CBVC/ sinh viên ký danh sách, nhận tiền Nếu phát sai sót liên hệ với phòng TV ñể giải (Thực ngày) KTV tiến hành hạch toán luân chuyển chứng từ theo quy ñịnh 3.2.7 Qui trình toán thù lao cho hội ñồng/ tổ/ ban tư vấn nhà trường Giai ñoạn a Trách nhiệm KTV CBVC + b c d KTV TPTV HT TQ KTV Trình tự công việc Biểu mẫu - KTV tiếp nhận hồ sơ toán bao gồm: + Quyết ñịnh thành lập hội ñồng/ tổ/ ban tư vấn + Kế hoạch dự toán hoạt ñộng tư vấn + Báo cáo kết thực nhiệm vụ tư vấn + Đề nghị toán có xác nhận chủ tịch hội ñồng KTV kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ hồ sơ toán liên quan Nếu phát sai sót, KTV thông báo hướng dẫn CBVC chỉnh sửa, bổ sung Căn hồ sơ ñã ñược kiểm tra KTV lập bảng kê Phiếu chi toán, phiếu chi trình TPTV, BGH ký duyệt chuyển thủ quĩ ñể chi tiền CBVC ký danh sách, nhận tiền Nếu phát sai sót Mã hiệu: TV.QT.03 QUY TRÌNH TẠM ỨNG, THANH TOÁN Ban hành lần: 01 Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011 Trang/tổng số trang: 10/23 + SViên e TPTV liên hệ với phòng TV ñể giải (Thực ngày) KTV tiến hành hạch toán luân chuyển chứng từ theo quy ñịnh 3.2.8 Qui trình toán mua sắm công cụ, dụng cụ, văn phòng phẩm: Giai ñoạn Trách nhiệm Biểu mẫu Phòng HCQT KTV KTV tiếp nhận hồ sơ mua sắm công cụ, dụng cụ, văn HCQT QT.03 phòng phẩm từ phòng HC-QT, bao gồm: - Giấy ñề nghị mua sắm trưởng ñơn vị ký; Dự toán mua sắm kèm theo 03 báo giá 03 nhà cung cấp khác Phòng HCQT lập BGH phê duyệt - Biên xét chọn nhà cung cấp (giá trị hợp ñồng từ 20 triệu ñồng trở lên) (2 bản) - Hợp ñồng (giá trị từ triệu ñồng trở lên) (2 bản) - Phiếu ñề xuất tạm ứng nhà cung cấp (nếu hợp ñồng có ñiều khoản tạm ứng) - Phiếu giao hàng NVL, CCDC nhà cung cấp ñược bên ký giao nhận (2 bản) - Biên nghiệm thu (2 bản) - Biên lý hợp ñồng (2 bản) - Hóa ñơn tài (bản chính) - Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho - Những chứng từ cần thiết khác: phụ lục hợp ñồng, giấy uỷ quyền, … (nếu có) (2 bản) KTV KTV kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ hồ sơ liên quan ñến mua sắm công cụ, dụng cụ, văn phòng phẩm Nếu phát sai sót, KTV thông báo phối hợp với phòng HC-QT ñể chỉnh sửa, bổ sung KTV TPTV HT NHKB - Căn hồ sơ mua sắm công cụ, dụng cụ, văn phòng phẩm sau ñã ñược kiểm tra, kế toán làm thủ tục chuyển khoản tạm ứng toán cho nhà cung cấp - Chứng từ chuyển khoản sau trình TPTV Hiệu trưởng ký ñược gửi kho bạc ñể kiểm soát chi toán cho nhà cung cấp Đối với trường hợp ñã chuyển khoản tạm ứng Khi ñến thời hạn chuyển khoản toán lần cuối hợp ñồng, kế toán làm thêm thủ tục toán tạm ứng kinh phí với kho bạc a b c Trình tự công việc Phiếu chi UNC Giấy rút dự toán Mã hiệu: TV.QT.03 QUY TRÌNH TẠM ỨNG, THANH TOÁN Ban hành lần: 01 Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011 Trang/tổng số trang: 11/23 d KTV + e Hồ sơ sau ñã toán với NHKB ñược hạch toán luân chuyển theo quy ñịnh Thực ñối chiếu hàng hoá tồn kho với thủ kho vào cuối tháng 3.2.9 Qui trình toán mua sắm sửa chữa Tài sản cố ñịnh: Giai ñoạn Trách nhiệm Biểu mẫu Phòng HCQT KTV KTV tiếp nhận hồ sơ sửa chữa, mua sắm tài sản cố ñịnh HCQT.QT.03 (TSCĐ) từ phòng HCQT gồm: - Dự toán sửa chữa, mua sắm TSCĐ ñược Bộ VHTTDL phê duyệt - Dự toán chi tiết việc mua sắm, sửa chữa Phòng HCQT lập (Kèm theo ñề xuất ñơn vị sử dụng kế hoạch mua sắm chung toàn trường) ñược BGH phê duyệt - phiếu báo giá nhà cung cấp khác biên xét chọn nhà cung cấp (áp dụng ñối với giá trị từ 20 =5 triệu ñồng) - Giấy ñề nghị tạm ứng nhà cung cấp (nếu hợp ñồng có ñiều khoản tạm ứng) - Biên nghiệm thu tài sản (2 bản) - Biên nghiệm thu phần công việc sửa chữa Biên bàn giao công trình ñưa vào sử dụng - Biên giao nhận tài sản (2 bản) - Biên lý hợp ñồng (2 bản) - Hóa ñơn tài (1 chính) - Những chứng từ cần thiết khác: phụ lục hợp ñồng, giấy uỷ quyền, … (nếu có) (2 bản) KTV - KTV kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ hồ sơ liên quan ñến kinh phí sửa chữa, mua sắm TSCĐ Nếu phát sai sót, kế toán thông báo phối hợp với phòng HCQT ñể chỉnh sửa, bổ sung KTV - Căn Hồ sơ ñã ñược kiểm tra, KTV làm thủ tục Giấy rút dự toán chuyển khoản tạm ứng toán cho nhà cung cấp UNC - Chứng từ chuyển khoản sau trình TPTV, HT ký duyệt ñược gửi ñến NHKB ñể kiểm soát chi toán a b c Trình tự công việc TPTV HT NHKB Mã hiệu: TV.QT.03 QUY TRÌNH TẠM ỨNG, THANH TOÁN Ban hành lần: 01 Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011 Trang/tổng số trang: 12/23 d KTV TPTV Hồ sơ sau ñã toán với NHKB ñược hạch toán luân chuyển theo quy ñịnh 3.2.10 Qui trình toán chi phí nhiên liệu Giai ñoạn Trách nhiệm Lái xe a KTV b KTV TPTV c d e KTV TPTV HT KTV TPTV Trình tự công việc Biểu mẫu Cuối tháng KTV nhận hồ sơ toán nhiên liệu lái Hoá ñơn tài xe gồm - Giấy ñề nghị toán nhiên liệu TV.QT.03*B.12 - Sổ theo dõi sử dụng phương tiện có xác nhận tổng quãng ñường xe chạy tháng Trưởng Phòng HCQT - Các hoá ñơn mua nhiên liệu (nếu có) - Kế toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ hồ sơ liên quan ñến toán nhiên liệu tiêu hao Nếu phát sai sót, kế toán hoàn trả chứng từ, yêu cầu bổ sung, sửa ñổi Căn hồ sơ ñã ñược kiểm tra, kế toán ñịnh mức tiêu hao nhiên liệu loại phương tiện, số nhiên liệu ñã tạm ứng tháng, ghi rõ số lượng nhiên liệu tiêu hao vào giấy ñề nghị toán lái xe Thực cấp bổ sung số tạm ứng < số toán Thu hồi vào tháng số tạm ứng > số toán Thanh toán cho nhà cung cấp nhiên liệu thông qua: hoá ñơn tài phiếu xuất kho nhiên liệu ñơn vị Việc toán ñược thực hình thức chuyển khoản TV.QT.03*B.13 Giấy rút dự toán UNC Hồ sơ sau ñã toán với NHKB ñược hạch toán luân chuyển theo quy ñịnh 3.2.11 Qui trình toán làm Giai ñoạn a + b Trách nhiệm CBVC KTV Trình tự công việc Biểu mẫu - KTV tiếp nhận hồ sơ toán tiền làm CBVC trường bao gồm: + Đề nghị làm phận ñược HT phê duyệt + Giấy báo làm việc kèm bảng chấm công có xác nhận trưởng ñơn vị - Kế toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ hồ sơ toán Nếu phát sai sót, kế toán hoàn trả chứng từ, yêu TV.QT.03*B.14 TV.QT.03*B.15 TV.QT.03*B.02 Giấy báo làm việc Bảng chấm công Mã hiệu: TV.QT.03 QUY TRÌNH TẠM ỨNG, THANH TOÁN Ban hành lần: 01 Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011 Trang/tổng số trang: 13/23 c d + KTV TQ TPTV HT KTV CBVC TPTV e cầu bổ sung, sửa ñổi - Sau nhận hồ sơ hợp lệ, KTV tổng hợp toàn chứng từ toán làm theo tháng ñể lập bảng toán, kiểm tra hệ số lương, số làm thêm, hệ số làm thêm … theo quy ñịnh QCCTNB qui ñịnh Nhà nước - In bảng toán (Thực vào cuối tháng) Căn bảng toán làm thêm Kế toán làm thủ tục chuyển khoản, phiếu chi trình TPTV, HT ký duyệt gửi NHKB thủ quĩ ñể chi tiền mặt - Kho bạc chuyển kinh phí làm sang tài khoản tiền gửi ngân hàng - Ngân hàng thực việc chuyển trả thù lao làm vào tài khoản cá nhân CBVC (qua thẻ ATM) làm Phiếu chi UNC Giấy rút dự toán NSNN Kế toán công khai bảng toán tiền thù lao làm Phòng TV CBVC tiến hành kiểm tra số tiền tài khoản so với bảng toán Nếu phát sai sót liên hệ với phòng TV ñể giải (Thực ngày) Hồ sơ sau ñã toán ñược hạch toán luân chuyển theo quy ñịnh 3.2.12 Qui trình toán hợp ñồng nghiên cứu khoa học; Giai ñoạn a Trách nhiệm KTV PQLKH/ Chủ nhiệm ñề tài/ Chủ biên KTV Trình tự công việc Biểu mẫu Kế toán kiểm tra hồ sơ tiếp nhận: QLKH.QT.01 * Hồ sơ tạm ứng : Giấy - Dự toán kinh phí nghiên cứu khoa học - Quyết ñịnh Hiệu trưởng phê duyệt danh mục ñề tài cấp Trường năm - Giấy ñề nghị tạm ứng có xác nhận phòng QLKH - Thuyết minh ñăng ký ñề tài - Hợp ñồng nghiên cứu khoa học phát triển công nghệ - Báo cáo tiến ñộ thực ñề tài (ñối với ñề tài thực từ năm trở lên) toán tạm ứng Mã hiệu: TV.QT.03 QUY TRÌNH TẠM ỨNG, THANH TOÁN Ban hành lần: 01 Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011 Trang/tổng số trang: 14/23 * Hồ sơ toán (nhận từ phòng QLKH): - Danh sách chi thù lao cá nhân - Hoá ñơn tài chứng từ hợp pháp khác có liên quan - Biên họp hội ñồng thẩm ñịnh nghiệm thu ñề tài nghiên cứu khoa học - Biên lý hợp ñồng - Bảng tổng hợp toán kinh phí cho ñề tài KTV Kế toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ hồ sơ liên quan ñến kinh phí ñề tài nghiên cứu khoa học Nếu phát b sai sót, kế toán thông báo với chủ nhiệm ñề tài/ chuyên viên phòng QLKH ñể chỉnh sửa, bổ sung KTV TQ TPTV HT NHKB * Hồ sơ tạm ứng : Chứng từ sau kiểm tra xong, KTV Phiếu chi tiến hành lập phiếu chi, UNC trình TPTV, Lãnh ñạo Phiếu thu quan xem xét, ký duyệt trước chuyển ñến thủ quỹ ñể chi tiền, NHKB ñể chuyển khoản UNC Giấy rút dự toán - Đồng thời với việc lập phiếu chi, UNC kế toán viên tiến c hành hạch toán vào phần mềm kế toán * Hồ sơ toán: Chứng từ sau ñã kiểm tra ñầy ñủ tính hợp pháp, hợp lệ, kế toán tiến hành làm thủ tục toán tạm ứng kinh phí chủ nhiệm ñề tài với trường trình ký duyệt Thời gian thực 02 ngày kể từ nhận ñầy ñủ hồ sơ toán hợp pháp, hợp lệ KTV Hồ sơ sau ñã toán với kho bạc, ngân hàng TPTV ñược hạch toán luân chuyển theo quy ñịnh 3.2.13 Qui trình toán xây xây dựng chương trình, biên soạn giáo trình d Giai ñoạn a Trách nhiệm Trình tự công việc Biểu mẫu KhocjQL - KTV tiếp nhận hồ sơ tạm ứng/ toán từ phòng QLKH.QT.09* KHQLK QLKH/ Chủ biên, bao gồm: B.02; B.05; H/ Chủ + Kế hoạch dự toán xây dựng chương trình, biên soạn Mã hiệu: TV.QT.03 QUY TRÌNH TẠM ỨNG, THANH TOÁN Ban hành lần: 01 Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011 Trang/tổng số trang: 15/23 biên giáo trình ñược duyệt + Quyết ñịnh giao nhiệm vụ hợp ñồng xây dựng chương trình, biên soạn giáo trình + Biên nghiệm thu, thẩm ñịnh, lý hợp ñồng + Giấy ñề nghị tạm ứng, toán B.06; B.09; B.10 Giấy ñề nghị tạm ứng/giấy toán tiền/ giấy toán tạm ứng KTV b Kế toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ hồ sơ liên quan Nếu phát sai sót, kế toán thông báo với Chủ biên/ chuyên viên phòng QLKH ñể chỉnh sửa, bổ sung KTV TQ TPTV HT NHKB c Chứng từ sau kiểm tra xong, KTVlàm thủ tục Phiếu chi toán tạm ứng/ lập phiếu chi, UNC trình TPTV, Lãnh ñạo Phiếu thu quan xem xét, ký duyệt trước chuyển ñến thủ quỹ ñể chi tiền, NHKB ñể chuyển khoản UNC Giấy rút dự toán - Đồng thời với việc lập phiếu chi, UNC kế toán viên tiến hành hạch toán vào phần mềm kế toán Thời gian thực 02 ngày kể từ nhận ñầy ñủ hồ sơ toán hợp pháp, hợp lệ d KTV TPTV Hồ sơ sau ñã toán với kho bạc, ngân hàng ñược hạch toán luân chuyển theo quy ñịnh 3.2.14 Qui trình toán trang phục, ñồng phục, bảo hộ lao ñộng Giai ñoạn Trách nhiệm CBVC PHCQT KTV a Trình tự công việc KTV nhận hồ sơ toán trang phục, ñồng phục bao gồm: *Đối với trang phục thực hành - Giấy ñề nghị toán tiền có xác nhận Trưởng ñơn vị - Hoá ñơn tài - Danh sách giáo viên ký nhận trang phục - Hợp ñồng mua bán, 03 báo giá, lý hợp ñồng (áp dụng ñối với giá trị mua sắm >=5 triệu ñồng/ lần mua sắm) *Đối với ñồng phục quan - Đề nghị mua sắm ñồng phục quan BCH Công Biểu mẫu Hoá ñơn tài TV.QT.03*B.16 Mã hiệu: TV.QT.03 QUY TRÌNH TẠM ỨNG, THANH TOÁN Ban hành lần: 01 Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011 Trang/tổng số trang: 16/23 ñoàn trường ñược Chủ tịch Công ñoàn HT phê duyệt - Giấy ñề nghị toán tiền - Hoá ñơn tài - Danh sách ñơn vị ký nhận ñồng phục quan - Hợp ñồng mua bán, 03 báo giá, lý hợp ñồng (áp dụng ñối với giá trị mua sắm >=5 triệu ñồng/ lần mua sắm) * Đối với bảo hộ lao ñộng - Đề nghị mua sắm bảo hộ lao ñộng phòng HCQT, Phòng TCCB ñược HT phê duyệt - Giấy ñề nghị toán tiền - Hoá ñơn tài - Danh sách cá nhân ký nhận bảo hộ lao ñộng - Hợp ñồng mua bán, 03 báo giá, lý hợp ñồng (áp dụng ñối với giá trị mua sắm >=5 triệu ñồng/ lần mua sắm) KTV - KTV kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ chứng từ toán Đối chiếu, kiểm tra với tiêu chuẩn qui ñịnh QCCTNB hành ñơn vị Nếu phát sai sót, kế toán hoàn trả chứng từ, yêu cầu bổ sung, sửa ñổi KTV TPTV HT TQ NHKB Căn chứng từ ñã ñược kiểm tra, KTV làm thủ tục chuyển khoản, lập phiếu chi trình TPTV, Ban Giám hiệu ký duyệt gửi NHKB thủ quĩ - NH-KB chuyển kinh phí ñồng phục cho nhà cung cấp - Thủ quĩ chi tiền mặt KTV TPTV Chứng từ sau ñã toán ñược hạch toán luân chuyển theo quy ñịnh b c e Phiếu chi UNC Giấy rút dự toán NSNN 3.2.15 Qui trình toán hội nghị, hội thảo Giai ñoạn a Trách Trình tự công việc Biểu mẫu nhiệm QLKH.QT.02 ĐV chủ trì KTV nhận hồ sơ toán hội nghị, hội thảo bao gồm: HNHT - Giấy ñề nghị toán tiền Giấy toán KTV - Kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo; dự trù kinh phí ñược BGH phê duyệt - Các danh sách ñại biểu, CB ký nhận tiền tham dự, ñiều hành phục vụ hội nghị, hội thảo - Hoá ñơn tài - Các chứng từ khác (nếu có) tiền Mã hiệu: TV.QT.03 QUY TRÌNH TẠM ỨNG, THANH TOÁN Ban hành lần: 01 Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011 Trang/tổng số trang: 17/23 KTV - KTV kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ chứng từ toán Đối chiếu, kiểm tra với tiêu chuẩn qui ñịnh QCCTNB hành ñơn vị Nếu phát sai sót, kế toán hoàn trả chứng từ, yêu cầu bổ sung, sửa ñổi KTV TQ TPTV HT KTV TPTV - Căn chứng từ ñã ñược kiểm tra, KTV lập phiếu chi Phiếu chi trình TPTV, BGH ký duyệt gửi thủ quĩ chi tiền mặt b c d Chứng từ sau ñã toán ñược hạch toán luân chuyển theo quy ñịnh 3.2.16 Qui trình toán chi phí ñào tạo nâng cao trình ñộ Giai ñoạn a Trách nhiệm CBVC KTV d KTV nhận chứng từ toán gôm: - Giấy ñề nghị toán tiền - Quyết ñịnh cử ñi ñào tạo nâng cao trình ñộ - Cuống vé tài, xe; phiếu thu sở ñào tạo - Các chứng từ khác (nếu có) Biểu mẫu TCCB.QT.04 Giấy toán tiền KTV - KTV kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ chứng từ toán Đối chiếu, kiểm tra với tiêu chuẩn qui ñịnh QCCTNB hành ñơn vị Nếu phát sai sót, kế toán hoàn trả chứng từ, yêu cầu bổ sung, sửa ñổi KTV TPTV BGH TQ Căn chứng từ ñã ñược kiểm tra, KTV kiểm tra số dư Giấy tạm ứng người toán Lập giấy toán tạm toán tạm ứng ứng (nếu có); phiếu thu (nếu số tạm ứng > số toán); phiếu chi trình TPTV, BGH ký duyệt gửi thủ quĩ thu Phiếu thu chi tiền mặt Phiếu chi KTV TPTV Chứng từ sau ñã toán ñược hạch toán luân chuyển theo quy ñịnh b c Trình tự công việc 3.2.17 Qui trình toán phục vụ giảng dạy vượt khối lượng Giai ñoạn a + b Trách nhiệm CBVC KTV Trình tự công việc Biểu mẫu KTV số liệu tình hình kinh phí chi vượt giờ, TV.QT.03*B.18 mời giảng năm lập biểu xác ñịnh kinh phí phương án chi trả phục vụ giảng dạy vượt khối lượng năm trình TPTV soát xét, kiểm tra; HT phê duyệt Mã hiệu: TV.QT.03 QUY TRÌNH TẠM ỨNG, THANH TOÁN Ban hành lần: 01 Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011 Trang/tổng số trang: 18/23 c d + KTV TPTV HT TQ NHKB Căn phương án chi trả ñược phê duyệt, QCCTNB trường; Khối lượng giảng dạy vượt cán làm công tác quản lý, chuyên viên kiêm dạy.KTV lập bảng toán phục vụ giảng dạy vượt giờ; phiếu chi, UNC trình TPTV, HT phê duyệt chuyển thủ quĩ (nếu chi tiền mặt) chuyển NHKH (nếu chi chuyển khoản) - Ngân hàng thực việc chuyển trả thù lao làm vào tài khoản cá nhân CBVC (qua thẻ ATM) KTV CBVC TPTV KTV công khai bảng toán tiền phục vụ giảng dạy vượt KL Phòng TV CBVC tiến hành kiểm tra số tiền tài khoản so với bảng toán Nếu phát sai sót liên hệ với phòng Tài vụ ñể giải Hồ sơ sau ñã toán ñược hạch toán luân chuyển theo quy ñịnh e TV.QT.03*B.19 TV.QT.03*B.02 Phiếu chi UNC 3.2.18 Qui trình toán chế ñộ thai sản, ốm ñau Giai ñoạn a Trách nhiệm CBVC KTV Trình tự công việc Biểu mẫu KTV tiếp nhận chứng từ toán gồm - Giấy xuất viện - Giấy chứng nhận phẫu thuật (nếu có) - Giấy chứng sinh (Bản công chứng) Ghi chú: Các chứng từ phải ñược gửi ñến KTV chậm 15 ngày kể từ ngày viện KTV - KTV kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ chứng từ toán Nếu phát sai sót, kế toán hoàn trả chứng từ, yêu cầu bổ sung, sửa ñổi KTV TPTV HT Chủ tịch Công ñoàn BHXH - Căn chứng từ ñã ñược kiểm tra, KTV chế C66a – HD ñộ toán hành BHXH lập biểu mẫu C67a – HD toán chế ñộ BHXH trình TPTV, BGH, BCH Công C68a – HD Đoàn ký duyệt b c KTV TPTV C69a - HD - Toàn chứng từ sau ký duyệt ñược chuyển ñến BHXH Quận Thanh Khê ñể làm thủ tục chi trả cho người lao ñộng Căn phê duyệt kinh phí BHXH Quận, KTV lập Phiếu chi phiếu chi, UNC, trình TPTV, HT ký duyệt gửi NHKB UNC Mã hiệu: TV.QT.03 QUY TRÌNH TẠM ỨNG, THANH TOÁN Ban hành lần: 01 Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011 Trang/tổng số trang: 19/23 HT NHKB KTV TPTV d Kho bạc thực chi trả cho người lao ñộng thông qua Giấy rút dự toán thẻ ATM chứng từ sau toán ñược luân chuyển theo qui dịnh 3.2.19 Qui trình toán ñoàn ra, ñoàn vào Giai ñoạn Trách nhiệm CBVC KTV a d Biểu mẫu KTV tiếp nhận chứng từ toán gồm: * Đoàn ra: - Quyết ñịnh cử ñi công tác nước Bộ VHTTDL - Dự trù kinh phí chuyến ñi - Cuống vé máy bay, thẻ lên máy bay, hoá ñơn mua vé quốc tế, nội ñịa; cuống vé loại phương tiện khác (nếu có) - Giấy ñi ñường (nội ñịa) - Hoá ñơn tài chứng từ khác kèm theo có - Giấy toán tiền * Đoàn vào - Công văn/ ñịnh Bộ VHTTDL phê duyệt chủ trương ñón tiếp khách nước ñến làm việc Trường - Dự trù kinh phí - Kế hoạch làm việc - Hoá ñơn tài chứng từ liên quan khác kèm theo (nếu có) Theo qui ñịnh thông tư số 91/2005/TTBTC ngày 18/10/05 Bộ Tài - QLKH.QT.05 KTV - KTV kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ chứng từ toán Nếu phát sai sót, kế toán hoàn trả chứng từ, yêu cầu bổ sung, sửa ñổi KTV TPTV HT Căn chứng từ ñã ñược kiểm tra, KTV chế Phiếu thu ñộ toán hành nhà nước qui ñịnh chế ñộ Phiếu chi toán công tác phí ngắn hạn nước ñón tiếp khách nước ñến công tác VN lập phiếu thu,chi UNC trình TPTV, HT ký duyệt UNC chuyển NHKB, phiếu chi chuyển thủ quĩ KBNH TQ NHKB toán cho nhà cung cấp dịch vụ Thủ quĩ thu, chi tiền mặt KTV TPTV Chứng từ ñược hạch toán luân chuyển theo qui ñịnh b c Trình tự công việc Mã hiệu: TV.QT.03 QUY TRÌNH Ban hành lần: TẠM ỨNG, THANH TOÁN 01 Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011 Trang/tổng số trang: 20/23 3.2.20 Qui trình xuất hàng hoá, vật tư dung cho công tác chuyên môn S T T TRÁCH NHIỆM TRÌNH TỰ CÔNG VIỆC BIỂU MẪU CBVC KTV KTV nhận Giấy ñề nghị xuất kho có xác nhận Trưởng TV.QT.03*B.20 ñơn vị, Phòng HCQT KTV KTV kiểm tra lại danh mục hàng hoá tồn kho Phiếu - Nếu ñủ: Viết phiếu xuất kho (4 liên, 01 liên giao thủ kho kho, 01 liên giao người nhận, 01 liên lưu chứng từ, 01 liên gốc) - Chưa ñủ không có: Kịp thời thông báo cho Trưởng phòng HCQT ñể ñiều chỉnh, bổ sung c Thủ kho c KTV TPTV KTV Thủ kho Phiếu xuất kho ñược chuyển ñến thủ kho ñể xuất kho hàng hoá Căn phiếu xuất kho KTV tiến hành hạch toán vào phầm mềm kế toán luân chuyển chứng từ theo qui ñịnh Cuối tháng thực ñối chiếu tình hình nhập, xuất tồn BB ñối chiếu kho với thủ kho kho hang hoá a b e xuất HỒ SƠ CÔNG VIỆC: Stt Hồ sơ gồm Bộ phận lưu Thời gian lưu Bảng chấm công - Mẫu số: C01a – HD Tài vụ 20 năm Bảng chÊm c«ng làm thêm -Mẫu số: C01b – HD Tài vụ 20 năm Giấy báo làm thêm -Mẫu số: C01c – HD Tài vụ 20 năm Giấy ñi ñường -Mẫu số: C06 – HD: Tài vụ 20 năm Hợp ñồng giao khoán phẩm - Mẫu số: C08 – HD Tài vụ 20 năm Biên lý hợp ñồng giao khoán -Mẫu số: C10 – HD Tài vụ 20 năm Phiếu nhập kho - Mẫu số: C 20 – HD Tài vụ 20 năm Phiếu xuất kho -Mẫu số: C 21 – HD Tài vụ 20 năm Phiếu thu -Mẫu số: C 30 – BB Tài vụ 20 năm 10 Phiếu chi -Mẫu số: C 30 – BB Tài vụ 20 năm Tài vụ 20 năm 11 công Giấy ñề nghị tạm ứng - Mẫu số: C32 - HD: việc, sản Mã hiệu: TV.QT.03 QUY TRÌNH Ban hành lần: TẠM ỨNG, THANH TOÁN 01 Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011 Trang/tổng số trang: 21/23 12 Giấy toán tạm ứng - Mẫu số: C33 - BB: Tài vụ 20 năm Tài vụ 20 năm Tài vụ 20 năm 15 Mẫu số: C40a - HD: Tài vụ 20 năm 16 Giấy toán tiền Tài vụ 20 năm Tài vụ 20 năm Tài vụ Tài vụ Tài vụ 20 năm 20 năm 20 năm Tài vụ 20 năm 24 Phiếu xuất xăng dầu- TV.QT03*B12 Tài vụ 20 năm 25 Bảng toán làm giờ- TV.QT03*B13 Tài vụ 20 năm 26 Giấy ñề nghị làm giờ-TV.QT03*B14 Tài vụ 20 năm Tài vụ 20 năm Tài vụ 20 năm Tài vụ 20 năm Tài vụ 20 năm Biên kiểm kê quỹ (Dùng cho ñồng Việt Nam) - 13 Mẫu số: C 34- HD: 14 Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập huấn Mẫu số: C40b-HD: Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập huấn - Xác ñịnh chênh lệch thu, chi phương án chi thu nhập tăng thêm quí năm - TV.QT03*B01: 18 Bảng toán- TV.QT03*B02: 19 Bảng toán thu nhập tăng thêm- TV.QT03*B03: 20 Bảng toán học bổng học kỳ năm - TV.QT03*B08 17 Giấy ñề nghị toán nhiên liệu tháng 23 TV.QT03*B11 năm - Danh sách giảng viên nhận trang phục thực hành năm - 27 TV.QT03*B15 Xác ñịnh nguồn phương án chi trả phục vụ giảng dạy 28 vượt khối lượng học kỳ năm học-TV.QT03*B17 Bảng toán phục vụ giảng dạy vượt khối lượng học 29 kỳ … Năm học …-TV.QT03*B18 Giấy ñề nghị xuất dụng cụ phục vụ giảng dạy- 30 TV.QT03*B19 Các nội dung kiểm soát khác tuân theo Quy trình kiểm soát hồ sơ HCQT.QT.01 PHỤ LỤC: 5.1 Các biểu mẫu theo Quyết ñịnh 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 Bộ trưởng Bộ Tài : - Mẫu số: C01a – HD: Bảng chấm công - Mẫu số: C01b – HD: Bảng chấm công làm thêm - Mẫu số: C01c – HD: Giấy báo làm thêm Mã hiệu: TV.QT.03 QUY TRÌNH TẠM ỨNG, THANH TOÁN Ban hành lần: 01 Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011 Trang/tổng số trang: 22/23 - Mẫu số: C06 – HD: Giấy ñi ñường - Mẫu số: C08 – HD: Hợp ñồng giao khoán công việc, sản phẩm - Mẫu số: C10 – HD: Biên lý hợp ñồng giao khoán - Mẫu số: C 20 – HD: Phiếu nhập kho - Mẫu số: C 21 – HD: Phiếu xuất kho - Mẫu số: C 30 – BB: Phiếu thu - Mẫu số: C 31 - BB: Phiếu chi - Mẫu số: C32 - HD: Giấy ñề nghị tạm ứng - Mẫu số: C33 - BB: Giấy toán tạm ứng - Mẫu số: C 34 - HD: Biên kiểm kê quỹ (Dùng cho ñồng Việt Nam) - Mẫu số: C40a - HD: Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập huấn - Mẫu số: C40b - HD: Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập huấn 5.2 Các biểu mẫu Trường quy ñịnh: - TV.QT.03*B01: Xác ñịnh chênh lệch thu, chi phương án chi thu nhập tăng thêm quí năm - TV.QT.03*B02: Bảng toán - TV.QT.03*B03: Bảng toán thu nhập tăng thêm - TV.QT.03*B04: Bảng toán lương tháng năm - TV.QT.03*B05: Bảng toán tiền công nhân viên hợp ñồng tháng … năm … - TV.QT.03*B06: Bảng tổng hợp lương tháng năm - TV.QT.03*B07: Bảng toán giảng dạy trời tháng năm - TV.QT.03*B08: Bảng toán dạy học kỳ năm - TV.QT.03*B09: Bảng toán coi thi học kỳ năm - TV.QT.03*B10: Bảng toán học bổng học kỳ năm - TV.QT.03*B11: Bảng toán khen thưởng - TV.QT.03*B12: Giấy ñề nghị toán nhiên liệu tháng năm - TV.QT.03*B13: Phiếu xuất xăng dầu - TV.QT.03*B14: Bảng toán làm - TV.QT.03*B15: Giấy ñề nghị làm - TV.QT.03*B16: Danh sách CBGV nhận trang phục / ñồng phục/ BHLĐ năm - TV.QT.03*B17: Tổng hợp kết bình xét, phân loại CBVC Quí năm - TV.QT.03*B18: Xác ñịnh nguồn phương án chi trả phục vụ giảng dạy vượt khối lượng năm - TV.QT.03*B19: Bảng toán phục vụ giảng dạy vượt khối lượng năm - TV.QT.03*B20: Giấy ñề nghị xuất dụng cụ phục vụ giảng dạy - TV.QT.03*B21/22/23: Giấy ñề nghị cử cán ñi công tác - TV.QT.03*B24: Giấy toán tiền Mã hiệu: TV.QT.03 QUY TRÌNH TẠM ỨNG, THANH TOÁN Ban hành lần: 01 Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011 Trang/tổng số trang: 23/23 HIỆU TRƯỞNG Lê Tấn Đạt [...]... pháp, hợp lệ của chứng từ thanh toán Đối chiếu, kiểm tra với các tiêu chuẩn qui ñịnh tại QCCTNB hiện hành của ñơn vị Nếu phát hiện sai sót, kế toán hoàn trả chứng từ, yêu cầu bổ sung, sửa ñổi KTV TPTV BGH TQ Căn cứ chứng từ ñã ñược kiểm tra, KTV kiểm tra số dư Giấy thanh tạm ứng của người thanh toán Lập giấy thanh toán tạm toán tạm ứng ứng (nếu có); phiếu thu (nếu số tạm ứng > số thanh toán); phiếu chi... TV.QT.03*B03: Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm - TV.QT.03*B04: Bảng thanh toán lương tháng năm - TV.QT.03*B05: Bảng thanh toán tiền công nhân viên hợp ñồng tháng … năm … - TV.QT.03*B06: Bảng tổng hợp lương tháng năm - TV.QT.03*B07: Bảng thanh toán giảng dạy ngoài trời tháng năm - TV.QT.03*B08: Bảng thanh toán giờ dạy học kỳ năm - TV.QT.03*B09: Bảng thanh toán giờ coi thi học kỳ năm - TV.QT.03*B10: Bảng thanh. .. chi tiền mặt KTV TPTV Chứng từ sau khi ñã thanh quyết toán sẽ ñược hạch toán và luân chuyển theo quy ñịnh b c e Phiếu chi UNC Giấy rút dự toán NSNN 3.2.15 Qui trình thanh toán hội nghị, hội thảo Giai ñoạn a Trách Trình tự công việc Biểu mẫu nhiệm QLKH.QT.02 ĐV chủ trì KTV nhận hồ sơ thanh toán hội nghị, hội thảo bao gồm: HNHT - Giấy ñề nghị thanh toán tiền Giấy thanh toán KTV - Kế hoạch tổ chức hội nghị,... từ sau khi ñã thanh quyết toán sẽ ñược hạch toán và luân chuyển theo quy ñịnh 3.2.16 Qui trình thanh toán chi phí ñào tạo nâng cao trình ñộ Giai ñoạn a Trách nhiệm CBVC KTV d KTV nhận chứng từ thanh toán gôm: - Giấy ñề nghị thanh toán tiền - Quyết ñịnh cử ñi ñào tạo nâng cao trình ñộ - Cuống vé tài, xe; phiếu thu của cơ sở ñào tạo - Các chứng từ khác (nếu có) Biểu mẫu TCCB.QT.04 Giấy thanh toán tiền... vào tháng tiếp theo nếu số tạm ứng > số thanh toán Thanh toán cho nhà cung cấp nhiên liệu thông qua: hoá ñơn tài chính và phiếu xuất kho nhiên liệu của ñơn vị Việc thanh toán ñược thực hiện bằng hình thức chuyển khoản TV.QT.03*B.13 Giấy rút dự toán UNC Hồ sơ sau khi ñã thanh quyết toán với NHKB sẽ ñược hạch toán và luân chuyển theo quy ñịnh 3.2.11 Qui trình thanh toán làm ngoài giờ Giai ñoạn a + b... QUY TRÌNH TẠM ỨNG, THANH TOÁN Ban hành lần: 01 Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011 Trang/tổng số trang: 19/23 HT NHKB KTV TPTV d Kho bạc thực hiện chi trả cho người lao ñộng thông qua Giấy rút dự toán thẻ ATM chứng từ sau khi thanh quyết toán sẽ ñược luân chuyển theo qui dịnh 3.2.19 Qui trình thanh toán ñoàn ra, ñoàn vào Giai ñoạn Trách nhiệm CBVC KTV a d Biểu mẫu KTV tiếp nhận chứng từ thanh toán gồm: * Đoàn... TRÌNH TẠM ỨNG, THANH TOÁN Ban hành lần: 01 Hiệu lực từ ngày: 24/03/2011 Trang/tổng số trang: 13/23 c d + KTV TQ TPTV HT KTV CBVC TPTV e cầu bổ sung, sửa ñổi - Sau khi nhận hồ sơ hợp lệ, KTV tổng hợp toàn bộ chứng từ thanh toán làm ngoài giờ theo tháng ñể lập bảng thanh toán, kiểm tra hệ số lương, số giờ làm thêm, hệ số giờ làm thêm … theo quy ñịnh tại QCCTNB và qui ñịnh của Nhà nước - In bảng thanh toán... CBVC TPTV KTV công khai bảng thanh toán tiền phục vụ giảng dạy vượt KL tại Phòng TV CBVC tiến hành kiểm tra số tiền trong tài khoản của mình so với bảng thanh toán Nếu phát hiện sai sót thì liên hệ với phòng Tài vụ ñể giải quyết Hồ sơ sau khi ñã thanh quyết toán sẽ ñược hạch toán và luân chuyển theo quy ñịnh e TV.QT.03*B.19 TV.QT.03*B.02 Phiếu chi UNC 3.2.18 Qui trình thanh toán chế ñộ thai sản, ốm... hợp pháp, hợp lệ d KTV TPTV Hồ sơ sau khi ñã thanh quyết toán với kho bạc, ngân hàng sẽ ñược hạch toán và luân chuyển theo quy ñịnh 3.2.14 Qui trình thanh toán trang phục, ñồng phục, bảo hộ lao ñộng Giai ñoạn Trách nhiệm CBVC PHCQT KTV a Trình tự công việc KTV nhận hồ sơ thanh toán trang phục, ñồng phục bao gồm: *Đối với trang phục thực hành - Giấy ñề nghị thanh toán tiền có xác nhận của Trưởng ñơn vị... trả chứng từ, yêu cầu bổ sung, sửa ñổi KTV TPTV HT Căn cứ chứng từ ñã ñược kiểm tra, KTV căn cứ các chế Phiếu thu ñộ thanh toán hiện hành của nhà nước qui ñịnh chế ñộ Phiếu chi thanh toán công tác phí ngắn hạn tại nước ngoài và ñón tiếp khách nước ngoài ñến công tác tại VN lập phiếu thu,chi hoặc UNC trình TPTV, HT ký duyệt UNC chuyển NHKB, phiếu chi chuyển thủ quĩ KBNH TQ NHKB thanh toán cho nhà cung