BÀI TẬP NHÓM Môn : Kỹ tổ chức công sở Chủ đề : Kỹ tổ chức điều hành họp Cơ sở lý luận: 1.1 Khái niệm họp: - Theo nghĩa chung nhất, họp tập hợp nhiều người cách có tổ chức, theo nguyên tắc định, địa điểm, thời gian cụ thể để thực công việc như: truyền đạt, trao đổi, thảo luận thông tin tìm biện pháp giải vấn đề, nhiệm vụ mà người dự họp cần quan tâm - Trong hoạt động quan hành nhà nước: họp hình thức hoạt động quản lý nhà nước, thức giải công viêc, thông thủ trưởng quan hành nhà nước trực tiếp thực lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động việc giải công việc thuộc chức năng, thẩm quyền quan theo quy định pháp luật 1.2 Phân loại họp: Có nhiều phân loại họp khác dựa khác nhau: - Căn vào quy trình lãnh đạo, quản lý: + Họp bàn bạc, định: tùy theo tính chất, phạm vi, mức độ quan trọng mà tổ chức họp với tham gia ngành, cấp, đối tượng có liên quan để thu nhập ý kiến nhằm phản ánh đắn tình hình, tâm tư, nguyện vọng chung đảm bảo cho định có tính khả thi cao + Họp phổ biến, triển khai nhằm mục đích phổ biến, quán triệt tư tưởng, quan điểm, chủ tường, giải pháp đề bàn bạc, xây dựng kế hoạch, chương trình hành động để triển khai định thông qua + Họp đôn đốc, kiểm tra nhằm kịp thời đánh giá kết việc triển khai chương trình, kế hoạch công tác đạo, uốn nắn kịp thời lệch lạc (nếu có) + Họp sơ kết, tổng kết nhằm đánh giá, rút kinh nghiệm hoạt động vừa qua đưa phương hướng cho hoạt động - Căn vào cách thức triệu tập họp: + Họp đình kỳ nhằm phổ biến, trao đổi tình hình, nắm bắt, xử lý thông tin mang tính thường xuyên (tuần, tháng, quý, năm…) liên quan đến hoạt động quan, đơn vị + Họp đột xuất nhằm phổ biến, trao đổi tình hình, nắm bắt, xử lý thông tin mang tính đột xuất bất thường trình thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan, đơn vị - Căn vào tính chất họp: + Họp thức tổ chức công khai, theo định lãnh đạo + Họp không thức tổ chức diện không công khai mang tính chất nội nhằm bàn bạc vấn đề quan trọng có nội dung bí mật không nên (hay chưa cần) phổ biến rộng rãi Ngoài ra, vào tiêu chí khấc có nhiều cách phân loại khác như: vào tính chất, quy mô, mục đích họp… 1.3 Tiến trình họp: 1.3.1 Các bước chuẩn bị họp: - Lên lịch trình họp: Trước họp bạn cần lên lên lộ trình họp thông báo trước cho tất thành viên tham gia để họ chủ động tham gia có đủ thời gian chuẩn bị tài liệu liên quan Một lộ trình hợp lý ,khoa học có tác dụng tăng thêm hấp dẫn cho người tham gia từ giây phút đầu - Lựa chọn phương pháp họp hiệu quả: Tùy thuộc vào tính chất mục đích mổi họp mà bạn lựa chọn phương pháp điều hành họp hiệu Với họp đòi hỏi phải đưa giải pháp sáng tạo cần lựa chọn không gian phương pháp tạo cảm giác thoải mái, cởi mở, thân thiện với người tham dự Để huy động sức mạnh tập thể bạn lựa chọn phương pháp đồng đội - Chuẩn bị xử lý tình ngắt quảng: Có nhiều họp thất bại không kiểm soát tình cắt ngang khiến họp chệch mục tiêu ban đầu Là người điều hành họp bạn cần đoán tỉnh táo để nhanh chóng khéo léo lái ý kiến thành viên tham dự hòa vào vấn đề bạn - Xác định phạm vi định: họp hội để bạn với thành viên khác đưa định Hãy cân nhắc phạm vi nguyên tắc mà bạn phép định tránh việc vượt thẩm quyền giao - Lên kế hoạch hành động: ý kiến dù có hay đến dễ bị bỏ qua bạn không người thực hóa kế hoạch hành động cụ thể Khi tinh thần họp lên cao, chủ động người xây dựng phân công trách nhiệm thực công việc sở tự nguyền phù hợp với lực, trách nhiệm phận theo công việc cụ thể - Chuẩn bị mẫu bảng tổng kết đánh giá họp Để làm việc đó, phải phân công trách nhiệm cho người với vai trò thư ký họp Bản tóm tắt giúp thành viên tham gia lần thống lại toàn vấn đề đưa thảo luận 1.3.2 Tiến trình tiến hành họp: - Phân tích giải vấn đề - Tư vấn giải hòa xung đột - Thảo luận trao đổi quan điểm - Nêu vấn đề tạo động - Xúc tiến thay đổi kiến thức, kỹ quan điểm - Nhận ý kiến hồi âm - Tăng cường hỏi đáp - Đào tạo phát triển 1.4 Đặc điểm họp: - Mọi họp phải chuẩn bị Cân nhắc tiến hành để xem làm để thứ tốt - Các kiểu họp khác quy mô (số lượng người tham dự), tính chất, thời gian… - Các họp phải tuân thủ kết hợp mục đích sau: kiểm soát, kết hợp, thông báo, thuyết phục - Mọi họp phải tính đến chi phí Ví dụ chi phí thời gian, chi phí vật chất (tiền dụng cụ phụ trợ sử dụng), chi phí hội - Một họp tồi dẫn đến QUYẾT ĐỊNH TỒI -> CHÍNH SÁCH TỒI -> TẠO NÊN SỰ HỖN ĐỘN VÀ XÁO TRỘN -> GIÁN ĐOẠN CÔNG VIỆC -> TINH THẦN THẤP -> GIẢM TIẾN TRÌNH LÀM VIỆC -> PHÍ THỜI GIAN VÀ TIỀN BẠC Tất điều dẫn đến kết công việc không hiệu - Các dạng phòng họp phổ biến: + Tròn, oval + Hội thảo, hội nghị + Hình vuông + Hình chữ U * Đặt vấn đề: Lý cụ thể mục đích rõ ràng cho họp đạt ảnh hưởng gì? => Trả lời: - Mọi người hiểu rõ họp tổ chức - Mọi người chuẩn bị đóng góp - Mọi người tập trung - Mọi người muốn tham dự họp họp có hiệu 1.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến họp: - Các yếu tố môi trường + Vệ sinh + Ánh sáng + Kích cỡ phòng + Mùi thơm + Thiết bị nghe nhìn + Hệ thống âm + Tiếng động + Nhiệt độ - Thái độ làm việc - Kỹ giao tiếp - Kỹ làm việc nhóm - Kỹ tư sáng tạo - Kỹ giải vấn đề Thực tế < Video tư liệu> Nhận xét kết luận: 3.1 Nhận xét: - Để tổ chức hoạt động ngày vững mạnh yếu tố thiếu kỹ tổ chức điều hành họp hiệu Khi tổ chức tốt họp mang lại nhiều lợi ích như: đoàn kết nội bộ, tiết kiệm thời gian kinh phí, suất làm việc nâng cao, tạo hứng thú việc sáng tạo ý tưởng cho công việc Sau họp kết thúc, cần tiếp tục đạo, đôn đốc kiểm tra việc hoàn thành văn vấn đề định họp việc ban hành văn thức văn thông báo họp 3.2 Kết luận: - Vì tổ chức điều hành họp hiệu mang lại nhiều hiệu lợi ích nên kỹ để tổ chức điều hành họp kỹ quan trọng cần thiết cho cá nhân thực công việc mang lại kết cao Bên cạnh đó, kỹ tổ chức họp điều hành tạo thêm nhiều điều kiện, hành trang vào đời cho sau