Đang tải... (xem toàn văn)
Ứng dụng Microsoft Excel không chỉ giới hạn ở những con số, hàm tính toán khô khan mà còn nhiều ứng dụng khác, thiết thực trong công việc. Một trong số đó là quản lý văn bản bằng bảng Microsoft Excel đem lại nhiều tiện ích, khoa học. Thuận tiện cho việc tra cứu, lưu trữ cũng như trích dẫn tài liệu.
Đề tài sáng kiến kinh nghiệm Người viết: Cấn Thị Thúy SỞ Y TẾ HÀ NỘI TRUNG TÂM Y TẾ HUYỆN QUỐC OAI ĐỀ TÀI SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM “Ứng dụng bảng Microsoft Excel quản lý văn bản” Phòng Kế hoạch – Nghiệp vụ Trung tâm Y tế huyện Quốc Oai" Người viết: Cấn Thị Thúy Hà Nội, tháng năm 2015 Đề tài sáng kiến kinh nghiệm Người viết: Cấn Thị Thúy SỞ Y TẾ HÀ NỘI TRUNG TÂM Y TẾ HUYỆN QUỐC OAI ĐỀ TÀI SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM “Ứng dụng bảng Microsoft Excel quản lý văn bản” Phòng Kế hoạch – Nghiệp vụ Trung tâm Y tế huyện Quốc Oai" Người viết: Cấn Thị Thúy Hà Nội, tháng năm 2015 Đề tài sáng kiến kinh nghiệm Người viết: Cấn Thị Thúy MỤC LỤC MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU .4 I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI .4 II ĐIỂM MỚI CỦA SÁNG KIẾN PHẦN NỘI DUNG I THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ Thực trạng quy trình quản lý văn .7 Nhiệm vụ phòng Kế hoạch – Nghiệp vụ II NỘI DUNG SÁNG KIẾN Giới thiệu chung phần mềm Microsoft Excel .8 Mô tả sáng kiến PHẦN KẾT LUẬN 14 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Đề tài sáng kiến kinh nghiệm Người viết: Cấn Thị Thúy ĐỀ TÀI SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM “Ứng dụng bảng Microsoft Excel quản lý văn bản” Phòng Kế hoạch – Nghiệp vụ Trung tâm Y tế huyện Quốc Oai PHẦN MỞ ĐẦU I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Bắt kịp với xu phát triển giới, ngành công nghệ thông tin ngày phát triển mạnh mẽ Việt Nam Cụ thể 10 năm qua, công nghệ thông tin trở thành ngành kinh tế mũi nhọn có tốc độ tăng trưởng hiệu cao, đóng góp trực tiếp gần 7% GDP đất nước, đồng thời có tác động lan tỏa thúc đẩy phát triển nhiều ngành, nhiều lĩnh vực kinh tế - xã hội Hạ tầng viễn thông dịch vụ viễn thông Việt Nam bước phát triển để ngang tầm khu vực giới Mức độ triển khai Chính phủ điện tử Việt Nam vươn lên đứng thứ quốc gia khu vực Đông Nam Á Theo kết khảo sát Chính phủ điện tử Liên hợp quốc năm 2012, Việt Nam xếp vị trí thứ 83 tổng số 190 quốc gia thực đánh giá Để công nghệ thông tin thực trở thành tảng phương thức phát triển yêu cầu cấp thiết bộ, ngành, địa phương cộng đồng doanh nghiệp, chuyên gia, nhà nghiên cứu nâng cao nhận thức, quán triệt quan điểm công nghệ thông tin tảng phương thức phát triển cấp quản lý, ngành kinh tế xã hội, doanh nghiệp toàn xã hội Yêu cầu phát triển ứng dụng công nghệ thông tin sản xuất, kinh doanh quản lý hướng tới mục tiêu nâng cao toàn diện lực cạnh tranh quốc gia, coi đường ngắn để Việt Nam tiến kịp nước phát triển, tiến thời đại Đồng thời, cần xây dựng hệ thống hạ tầng thông tin quốc gia, ban hành chuẩn thông tin quốc gia bảo đảm khả kết nối liên Đề tài sáng kiến kinh nghiệm Người viết: Cấn Thị Thúy thông, đồng bộ, trọng công tác an ninh, an toàn bảo mật thông tin quốc gia Có thể thấy, công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng phát triển chung toàn xã hội Việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động đem lại nhiều lợi ích, cải thiện phương pháp làm việc Đối với ngành y tế, ứng dụng công nghệ thông tin không ngoại lệ Trong năm qua, ngành y tế cải tiến phương pháp báo cáo thống kê việc sử dụng nhiều phần mềm, mang lại bước tiến công tác quản lý bệnh viện có sử dụng phần mềm quản lý bệnh viện (quản lý hành chính, quản lý bênh nhân, quản lý quy trình khám chữa bệnh/ cấp phát thuốc/ theo dõi tình trạng tiến triển…), Trung tâm Y tế có sử phần mềm báo cáo bệnh truyền nhiễm, phần mềm báo cáo chương trình chăm sóc sức khỏe sinh sản tiết kiệm thời gian chất lượng công tác quản lý, báo cáo, thống kê Trung tâm Y tế Dự phòng huyện Quốc Oai thành lập vào hoạt động từ ngày 01/7/2006 Trung tâm y tế huyện Quốc Oai Là đơn vị hành nghiệp, có chức triển khai thực nhiệm vụ chuyên môn kỹ thuật Y tế Dự phòng, phòng, chống HIV/AIDS, phòng, chống bệnh xã hội, an toàn vệ sinh thực phẩm, chăm sóc sức khoẻ sinh sản, truyền thông giáo dục sức khoẻ chăm sóc sức khỏe ban đầu cho nhân dân địa bàn huyện Tại Trung tâm Y tế huyện Quốc Oai, công tác ứng dụng công nghệ thông tin ngày trọng yêu cầu cấp thiết giai đoạn Được quan tâm Sở Y tế Hà Nội, Trung tâm Y tế huyện Quốc Oai đầu tư trang bị cho khoa, phòng, trạm y tế xã, thị trấn đầy đủ máy vi tính, mạng internet nên tạo điều kiện thuận lợi công việc, đặc biệt gửi nhận văn Tuy nhiên, việc quản lý văn khoa, phòng, trạm y tế xã, thị trấn thực thủ công, chưa khoa học, gây khó khăn tra cứu hay tìm kiếm cần thiết Do vậy, nhằm nâng cao chất lượng quản lý văn bản, lựa chọn sáng kiến “Ứng dụng bảng Microsoft Excel quản lý văn Phòng Kế hoạch – Nghiệp vụ Trung tâm Y tế huyện Quốc Oai" Đề tài sáng kiến kinh nghiệm Người viết: Cấn Thị Thúy II ĐIỂM MỚI CỦA SÁNG KIẾN Tại Trung tâm Y tế huyện Quốc Oai, chưa có đề tài sáng kiến ứng dụng công nghệ thông tin nói chung “Ứng dụng bảng Microsoft Excel quản lý văn bản" nói riêng Đề tài sáng kiến kinh nghiệm Người viết: Cấn Thị Thúy PHẦN NỘI DUNG I THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ Thực trạng quy trình quản lý văn Quy trình quản lý văn nói chung Trung tâm, khoa, phòng, trạm y tế xã, thị trấn sau: - Công văn đến: Được gửi tới theo đường bưu điện đường email Trung tâm Y tế Sau đó, văn in (nếu theo đường email) chuyển đến khoa, phòng, trạm y tế xã, thị trấn - Công văn đi: Được đăng ký sổ phòng văn thư chuyển qua đường bưu điện đến đơn vị Những khó khăn trình quản lý văn bản: - Công văn đến: Không lưu giữ file mềm máy vi tính, đơn vị sau nhận công văn xử lý thường bị thất lạc sau sử dụng để không khoa học dọn dẹp cất dọn sau khoảng thời gian (khi hết năm) Khi cần dùng đến để tra cứu gặp nhiều khó khăn, thời gian tìm kiếm không tìm thấy - Công văn đi: Có thể thất lạc trình gửi qua đường bưu điện, lưu đơn vị bị trình lưu giữ Nhiệm vụ phòng Kế hoạch – Nghiệp vụ Phòng Kế hoạch - Nghiệp vụ thuộc Trung tâm Y tế huyện Quốc Oai với đặc thù nhiều chức năng, nhiệm vụ, cụ thể sau: 2.1 Nghiệp vụ Y - Phối hợp với khoa, phòng xây dựng phương án, điều kiện, đảm bảo cho thực kế hoạch công tác phòng bệnh, khám chữa bệnh, điều dưỡng, chăm sóc phục vụ người bệnh, phục hồi chức năng, phòng chống tai nạn thương tích, thảm họa, dịch bệnh, chương trình y tế - Triển khai, hướng dẫn, theo dõi, giám sát thực quy chế, quy trình kỹ thuật, chế độ chuyên môn Đánh giá hiệu việc thực - Quản lý sức khỏe - Giải liên quan chuyên môn, kỹ thuật phòng bệnh, KCB Đề tài sáng kiến kinh nghiệm Người viết: Cấn Thị Thúy - Thống kê báo cáo 2.2 Nghiệp vụ Dược - Phối hợp khoa, phòng xây dựng kế hoạch biện pháp đảm bảo đủ thuốc cho phòng bệnh, khám chữa bệnh - Hướng dẫn, kiểm tra việc thực quy định Dược đơn vị - Hướng dẫn sử dụng thuốc an toàn, hợp lý, hiệu - Thống kê báo cáo 2.3 Kế hoạch - Xây dựng kế hoạch giai đoạn, năm, quý, tháng - Phối hợp khoa, phòng tổ chức hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, giám sát, đánh giá toàn diện thực phát vấn đề từ đề xuất giải thực tiêu - Đầu mối tổng hợp nguồn lực (kể viện trợ), triển khai kế hoạch đầu tư phát triển - Tổ chức thẩm định đấu thầu - Tổng hợp phân tích số liệu thống kê y tế định kỳ năm, năm, 10 năm - Tham mưu bảo đảm y tế theo yêu cầu, quân dân y - Hướng dẫn nghiệp vụ thống kê tin học - Thực chế độ thống kê, báo cáo Với đặc thù chức năng, nhiệm vụ trên, ngày phòng Kế hoạch Nghiệp vụ tiếp nhận trung bình từ 4-8 công văn đến loại, có công văn đến liên quan đến chương trình y tế chương trình nâng cao chất lượng chăm sóc người bệnh, chương trình nâng cao chất lượng y tế sở, chương trình nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, chương trình cung ứng thuốc, sử dụng thuốc an toàn, hợp lý Do vậy, đòi hỏi phải có phương pháp quản lý văn cách khoa học, hợp lý II NỘI DUNG SÁNG KIẾN Giới thiệu chung phần mềm Microsoft Excel a Giới thiệu Excel trình ứng dụng bảng tính Windows, thuộc công cụ văn phòng Microsoft Office (MsOffice) Excel ứng dụng đa văn – nghĩa có Đề tài sáng kiến kinh nghiệm Người viết: Cấn Thị Thúy thể mở đồng thời nhiều cửa sổ văn Các thao tác Excel tuân theo tiêu chuẩn Windows, như: làm việc với cửa sổ, hộp đối thoại, hệ thống menu, sử dụng mouse, biểu tượng lệnh Excel cài đặt cách độc lập, thông thường qua cài đặt MsOffice Đường dẫn đến chương trình EXCEL.EXE thường Programs\MicrosoftOffice\ Là ứng dụng bảng tính, cửa sổ văn Excel WorkBook, gồm nhiều Sheet – Sheet bảng tính, biểu đồ macro bảng tính Các Sheet độc lập phụ thuộc tùy vào tổ chức người sử dụng Khi lưu (save) WorkBook, Excel tự động thêm phần mở rộng XLS b Các chức Excel Chức Excel bao gồm: - Tính toán, phân tích, tạo biểu đồ, lập báo cáo liệu tổ chức theo dạng bảng chiều (mô hình quan hệ) - Chia sẻ liệu với ứng dụng khác Các chức phần thực thông qua hàm thiết kế sẵn hàm người sử dụng tự tạo; phần khác thông qua công cụ tổ chức hệ thống menu biểu tượng lệnh Là ứng dụng MS Office nên Excel tối ưu hóa để sử dụng tính bổ sung, nhập văn từ Word, tạo chữ nghệ thuật từ WordArt, chèn văn toán học từ Equation, bổ sung hình ảnh từ ClipArt Gallery Ngược lại, Excel cung cấp phương thức để ứng dụng khác sử dụng chức mạnh Ngoài ra, Excel thiết kế để sử dụng nguồn liệu từ ứng dụng khác, liệu từ FoxPro, từ Lotus 1-2-3 Mô tả sáng kiến a Bước - Trong ổ D máy tính, tạo 02 file excel với nội dung sau: Đề tài sáng kiến kinh nghiệm Người viết: Cấn Thị Thúy + Bảng excel 1: Công văn đến (bao gồm: kế hoạch, báo cáo, công văn, hợp đồng, định phòng Kế hoạch – Nghiệp vụ nhận theo phân công Ban Giám đốc) + Bảng excel 2: Công văn (bao gồm: kế hoạch, báo cáo, công văn, tờ trình, định phòng Kế hoạch – Nghiệp vụ thực gửi đi) Cụ thể sau: b Bước 2: - Trong file excel "Công văn đến", ta làm sau: + Tạo sheet độc lập bao gồm: kế hoạch, báo cáo, công văn, giấy mời, tờ trình tùy theo nhu cầu thực tế hoạt động + Trong sheet tạo cột với nội dung: + Ngày/tháng/năm: ngày/tháng/năm văn gửi đến + Số thứ tự: số thứ tự văn đến + Cơ quan ban hành: quan ban hành văn đến + Số văn bản: số, ký hiệu văn đến + Ngày văn bản: ngày/tháng/năm văn 10 Đề tài sáng kiến kinh nghiệm Người viết: Cấn Thị Thúy + Nội dung: tên loại trích yếu nội dung văn đến + Người thực hiện: người nhận người chịu trách nhiệm thực nội dung yêu cầu văn đến + Deadline: hạn thực văn đến Hình minh họa: Tương tự, file excel "Công văn đi", ta làm sau: + Tạo sheet độc lập bao gồm: kế hoạch, báo cáo, công văn, giấy mời, tờ trình tùy theo nhu cầu thực tế hoạt động + Trong sheet tạo cột với nội dung: + Ngày/tháng/năm: ngày/tháng/năm văn gửi + Số thứ tự: số thứ tự văn + Người thực hiện: người thực văn + Số văn bản: số, ký hiệu văn + Ngày văn bản: ngày/tháng/năm văn + Nội dung: tên loại trích yếu nội dung văn 11 Đề tài sáng kiến kinh nghiệm Người viết: Cấn Thị Thúy + Người nhận: người nhận người chịu trách nhiệm thực nội dung yêu cầu văn Hình minh họa: c Bước 3: - Nhập nội dung công văn đi, công văn đến vào cột tạo 12 Đề tài sáng kiến kinh nghiệm Người viết: Cấn Thị Thúy d Bước - Tạo liên kết file gốc chức Hyperlink phần mềm Microsoft, việc giúp việc tra cứu, lưu trữ, quản lý văn hiệu hơn, tiết kiệm thời gian tránh thất lạc - Đường dẫn Hyperlink liên kết đến folder công văn, kế hoạch, báo cáo ổ D máy tính 13 Đề tài sáng kiến kinh nghiệm Người viết: Cấn Thị Thúy PHẦN KẾT LUẬN 14 [...]... nhu cầu và thực tế hoạt động + Trong mỗi sheet tạo các cột với nội dung: + Ngày/tháng/năm: là ngày/tháng/năm văn bản được gửi đi + Số thứ tự: là số thứ tự văn bản đi + Người thực hiện: là người thực hiện văn bản đi + Số văn bản: là số, ký hiệu của văn bản đi + Ngày văn bản: là ngày/tháng/năm trong văn bản + Nội dung: là tên loại và trích yếu nội dung văn bản đi 11 Đề tài sáng kiến kinh nghiệm Người... người chịu trách nhiệm thực hiện các nội dung yêu cầu trong văn bản đi Hình minh họa: c Bước 3: - Nhập các nội dung công văn đi, công văn đến vào các cột đã tạo 12 Đề tài sáng kiến kinh nghiệm Người viết: Cấn Thị Thúy d Bước 4 - Tạo liên kết file gốc bằng chức năng Hyperlink trong phần mềm Microsoft, việc này giúp việc tra cứu, lưu trữ, quản lý văn bản hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và tránh thất.. .Đề tài sáng kiến kinh nghiệm Người viết: Cấn Thị Thúy + Nội dung: là tên loại và trích yếu nội dung văn bản đến + Người thực hiện: là người nhận hoặc người chịu trách nhiệm thực hiện các nội dung yêu cầu trong văn bản đến + Deadline: là hạn thực hiện văn bản đến Hình minh họa: Tương tự, đối với file excel "Công văn đi", ta làm như sau: + Tạo các sheet độc lập bao gồm: kế hoạch, báo cáo, công văn, ... Microsoft, việc này giúp việc tra cứu, lưu trữ, quản lý văn bản hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và tránh thất lạc - Đường dẫn Hyperlink sẽ được liên kết đến các folder công văn, kế hoạch, báo cáo trong ổ D của máy tính 13 Đề tài sáng kiến kinh nghiệm Người viết: Cấn Thị Thúy PHẦN KẾT LUẬN 14