CHƯƠNG PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ 4.1 Phương pháp luận phát triển HTTT quản lý Quy trình phát triển hệ thống thơng tin quản lý thường áp dụng mơ hình thác nước (Waterfall) với giai đoạn sau: Giai đoạn : Xác định yêu cầu Xác định rõ vấn đề hay hội cần giải Tìm hiểu khái quát HTTT có đề dự án sơ bộ, Đánh giá khả thi định thực thi dự án Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết hệ thống Nghiên cứu kỹ HTTT có mơi trường Tìm ngun nhân đích thực vấn đề hay việc tận dụng hội, đặt mục tiêu cho hệ thống đưa giải pháp sơ Đánh giá lại tính khả thi dự án sau có thêm thơng tin hệ thống Sửa lại dự án ban đầu Chuẩn bị trình bày báo cáo giai đoạn phân tích chi tiết Giai đoạn sử dụng nhiều công cụ phân tích kỹ thuật mơ hình hố Giai đoạn 3: Thiết kế hệ thống Trên sở yêu cầu từ giai đoạn phân tích, giai đoạn thiết kế hệ thống phải mô tả chi tiết đặc tả hệ thống cho chi phí thấp đồng thời phải đạt mục tiêu đặt Giai đoạn : Cài đặt Cài đặt tức đem hệ thống vào thay cho hệ thống cũ Giai đoạn có nhiều hoạt động chuyển đổi: chuyển đổi phần cứng, phần mềm, liệu chuyển đổi người tổ chức Giai đoạn 5: Khai thác bảo trì hệ thống Tiến hành khai thác bảo trì hệ thơng thơng tin quản lý Cán quản lý phải tham gia vào giai đoạn trình phát triển hệ thống thơng tin quản lý tổ chức 4.2 Nội dung cơng việc phân tích hệ thống thơng tin Phân tích hệ thống thơng tin để hiểu rõ hệ thống cũ, trừu tượng hố nó, tìm cho giải pháp HTTT đảm bảo yêu cầu thông tin cho quản lý Phân tích HTTT bao gồm hạng mục cơng việc sau: Lập kế hoạch phân tích 72 Phân tích hệ thống thơng tin cơng việc quan trọng chiếm tối thiểu 25% thời gian dành cho phát triển HTTT Đây giai đoạn phức tạm phải lập kế hoạch cẩn thận, kế hoạch yếu: - Kế hoạch công việc - Kế hoạch thời gian - Kế hoạch nhân lực - Kế hoạc tài - Lựa chọn trang bị công cụ, phương tiện - Danh mục sản phẩm cần thu Nghiên cứu môi trường HTTT có Để tìm hiểu HTTT có, cán phát triển HTTT phải môi trường Gồm có mơi trường cần xem xét: Mơi trường tổ chức như: Kinh tế xã hội, Tự nhiên, Pháp lý Xu ngành Khách hàng, Nhà cung cấp, Các đối thủ cạnh tranh Môi trường bên tổ chức: Mục tiêu tổ chức, Cơ cấu tổ chức, Năng lực tài chính, Cách thức quản lý, Văn hố cơng ty, Thiên hướng lãnh đạo, địa bàn… Nghiên cứu HTTT có Nghiên cứu HTTT có địi hỏi phải có chun mơn cao tỉ mỉ Nơi dung tìm hiệu bao gồm: * Chức chung hệ thống : Hệ thống làm để làm gì? Phục vụ mục tiêu * Các thông tin đầu vào: Tên, khối lượng, vật mang, chi phí, nguồn, tần suất * Các thơng tin đầu : Tên, khối lượng, vật mang, chi phí tần xuất, đích đến * Xử lý : Phương tiện xử lý, lơ gíc xử lý, u cầu liệu vào, yêu cầu kết ra, thời lượng cho xử lý, cho phí cho xử lý * Kho liệu : Tên liệu lưu trữ, cấu trúc liệu lưu trữ, thời gian lưu trữ, vật mang, xử lý truy nhập, tần xuất truy nhập, khối lượng liệu * Vấn đề cụ thể : Khó khăn, sai sót, ước muốn cải tiến người thực chức Tiến hành tổng hợp kết nghiên cứu Mơ hình hố HTTT Xây dựng hệ thống phích vấn đề ( Vấn đề, nguồn cung cấp, nguyên nhân cách giải quyết) 73 Tìm nguyên nhân, đặt mục tiêu đưa giải pháp Từ hiểu biết sâu sắc chi tiết HTTT có kết hợp với yêu cầu đặt cho HTTT mới, đội ngũ phát triển HTTT cần phải xác định rõ nguyên nhân vấn đề hay ước muốn chưa đạt Xây dựng mục tiêu cho HTTT Mục tiêu phải đo mức độ đạt hợp lý Sau tìm giải pháp cho vấn đề kết hợp lại thành giải pháp cho toàn HTTT Đánh giá lại tính khả thi Đánh giá lại tính khả thi giải pháp đề xuất Khả thi tài chính, thời gian, tổ chức, kỹ thuật đạo đức kinh doanh Sữa chữa dự án đề xuất ban đầu Sửa đổi cho phù hợp chi tiết hoá dự án phê duyệt giai đoạn I - xác định yêu cầu Chuẩn bị trình bày báo cáo giai đoạn phân tích Nhóm phát triển dự án phải chuẩn bị báo cáo giai đoạn phân tích chi tiết trình bày trước lãnh đạo tổ chức chủ quản HTTT Kết sau báo cáo phải ý kiến đánh giá, nghiệm thu định tiếp tục giai đoạn sau quy trình phát triển HTTT 4.3 Phương pháp thu thập thơng tin Phân tích HTTT việc tìm hiểu hệ thống tại; từ xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin cần đạt Để phân tích hệ thống thơng tin có phải việc thu thập thơng tin Có phương pháp thu thập thơng tin sau: Phỏng vấn Phỏng vấn cho phép thu xử lý theo cách khác với mô tả tài liệu gặp người chịu trách nhiệm thực tế, số người khơng ghi văn tổ chức; Thu nội dung khái quát hệ thống mà nội dung khó nắm bắt tài liệu nhiều Đặc biệt mục tiêu tổ chức Nghiên cứu tài liệu cho phép nghiên cứu kỹ tỉ mỉ nhiều khía cạnh tổ chức Lịch sử hình thành phát triển tổ chức, Tình trạng tài chính, Các tiêu chuẩn định mức, Cấu trúc thứ bậc, Vai trò nhiệm vụ thành viên, nội 74 dung hình dạng thông tin vào/ra Thông tin giấy tờ phản ánh khứ, tương lai tổ chức Sử dụng phiếu điều tra Khi cần phải lấy thông tin từ số lượng lớn đối tượng phạm vi địa lý rộng dùng tới phiếu điều tra Yêu cầu câu hỏi phiếu phải rõ ràng, hiểu Phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp.Thường phiếu điều tra thiết kế giấy, nhiên dùng qua điện thoại, đĩa từ, hình nối mạng, trang WEB động Quan sát Khi phân tích viên muốn nhìn thấy khơng thể tài liệu qua vấn tài liệu để đâu, đưa cho ai, bỏ ngăn kéo, có xếp khơng xếp, lưu trữ có khố khơng khố Quan sát có gặp khó khăn người bị quan sát không thực giống ngày thường 4.4 Phân tích chức Khái quát phân tích chức Mục đích : Xác định rõ chức hệ thống từ hiệu rõ chức kinh doanh HTTT trợ giúp Phân tích chức phải dựa vào kết thu thập thông tin qua cán quản lý tổ chức chuyên viên tổ chức Mô tả chức hệ thống mơ hình Mỗi chức gồm: - Tên chức - Mô tả chức - Thông tin đầu vào - Thông tin đầu - Sơ đồ liên kết chức Sơ đồ chức kinh doanh BFD Mô tả sơ đồ chức tổ chức Trừư tượng hoá yếu tố vật lý Nơi thực hiện, Thời điểm thực hiên, Phương tiện thực Ký hiệu sơ đồ BFD: Chức : Hình chữ nhật có tên chức (thường bắt đầu động từ) Trình tự thực chức : Thể mũi tên có hướng Phân cấp sơ đồ chức kinh doanh BFD 75 Đối với tổ chức lớn cần phải phân cấp sơ đồ chức Sơ đồ khởi đầu, sau phân rã chức lớn thành chức chi tiết Cấp cuối cấp người đọc hiểu rõ nội dung việc cụ thể cần phải làm chức 4.5 Sơ đồ luồng liệu Sơ đồ luồng liệu - Công cụ mô tả HTTT HTTT vô phức tạp gắn liền vào hệ thống quản lý hệ thống tác nghiệp Để hiểu rõ chúng, cần phải sử dụng nhiều cơng cụ biểu diễn mơ hình ngơn ngữ diễn giải lời Phần xét công cụ sơ đồ BFD, trình bày cơng cụ hữu dụng - Sơ đồ luồng liệu (DFD Data Flow Diagram) Đây cơng cụ hữu ích việc phân tích thiết kế HTTT Sơ đồ luồng liệu biểu diễn sơ đồ với ký pháp đơn giản, dễ hiểu thể luồng liệu, nguồn, đích, xử lý kho liệu góc độ trừư tượng yếu tố vật lý HTTT Ký pháp DFD Các ký pháp dùng mô tả DFD đơn giản quy chuẩn toàn giới Chúng bao gồm: 1_Đầu mối thơng tin: Hình chữ nhật có tên đầu nguồn bên Khách hàng 2_Đích thơng tin: Hình chữ nhật có tên đích bên Giám đốc 3_ Xử lý: Hình trịn theo có tên xử lý bên Lập báo cáo Tài Báo cáo 76 4_ Kho liệu: Hình cạnh song song có ghi tên liệu bên Hồ sơ khách hàng 5_ Luồng liệu: Hình mũi tên có ghi tên liệu bên cạnh Hoá đơn bán hàng Chú ý :- Mỗi xử lý phải có luồng vào luồng Luồng vào phải khác với luồng - Có thể vẽ lại nguồn đích để luồng cắt Phân rã DFD HTTT phức tạp biểu diễn DFD, cần phải phân rã thành cấp Cấp ngữ cảnh (context): Là cấp cao nhất, vẽ trang cho khái quát toàn hệ thống, sơ đồ cho phép lược bỏ kho liệu Cấp 1: Được phân rã từ xử lý cấp ngữ cảnh Cấp 2: phân rã từ xử lý cấp Các cấp khác tiếp tục Chú ý :- Khi phân cấp cần mã hoá theo cấp xử lý Mỗi xử lý có thêm mã hiệu bên - Đảm bảo tờ DFD có mức - Luồng vào mức phải luồng vào mức thấp luồng cấp thấp phải luồng cấp cao - Khi mô tả lơ gíc xử lý trình bày trang A4, nên ngừng phân rã Chỉ nên để tối đa xử trang DFD Các phích lơ gíc DFD Dùng sơ đồ DFD biểu diễn HTTT giúp người ta nhìn rõ vận động thông tin hệ thống Tuy nhiên sơ đồ khơng thể trình bày chi tiết yếu 77 tố HTTT kèm với DFD phải có phiếu ghi thơng tin chi tiết ứng với đối tượng miêu tả sơ đồ Các phiếu gọi phích lơ gíc Có phích lơ gíc sau: Phích luồng liệu Phích xử lý Phíc Kho liệu Phích tệp liệu Phích phần tử liệu 4.6 Chuẩn bị trình bày báo cáo phân tích hệ thống Mục đich báo cáo trình bày rõ ràng ngắn gọn kết giai đoạn phân tích hệ thống cho lãnh đạo quan tiến hành phát triển HTTT, sở định tiếp tục việc phát triển hệ thống ban hành Việc chuẩn bị trình bày báo cáo phải giao cho phân tích viên có lực Nội dung báo cáo bao gồm: Tiêu đề báo cáo Tên dự án Mục đích dự án Cơ quản chủ trì Nguồn kinh phí I Phương pháp phân tích II Q trình kết thu thập thông tin III Các sơ đồ BFD, DFD IV Những vấn đề đặt tổ chức vấn đề nhóm phân tích V Hệ thống giải pháp VI Đánh giá kiến nghị VII Các phụ lục HTTT, kết phân tích, mơ hình, Bảng chi phí, Bảng tiến độ 78 CHƯƠNG PHƯƠNG PHÁP PHÁT TRIỂN MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN 5.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển hệ thống thông tin Mục tiêu cuối cố gắng phát triển hệ thống thông tin cung cấp cho thành viên tổ chức công cụ quản lý tốt Phát triển hệ thống thơng tin bao gồm việc phân tích hệ thống tồn tại, thiết kế hệ thống mới, thực tiến hành cài đặt Phân tích hệ thống việc thu thập liệu chỉnh đốn chúng để đưa chẩn đoán tình hình thực tế Thiết kế nhằm xác định phận hệ thống có khả cải thiện tình trạng xây dựng mơ hình lơ gíc mơ hình vật lý ngồi hệ thống Việc thực hệ thống thơng tin liên quan tới xây dựng mơ hình vật lý hệ thống chuyển mơ hình sang ngơn ngữ tin học Cài đặt hệ thống tích hợp vào hoạt động tổ chức Câu hỏi việc phát triển hệ thống thơng tin bắt buộc tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin? Như biết chương trước, hoạt động tồi tệ hệ thống thông tin, vấn đề quản lý việc thâm thủng ngân quỹ nguyên nhân thúc đẩy yêu cầu phát triển hệ thống Nhưng số nguyên nhân khác yêu cầu nhà quản lý, công nghệ thay đổi thay đổi sách lược trị Có thể tóm lược nguyên nhân sau: Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thông thông tin Những vấn đề quản lý Những yêu cầu nhà quản lý Sự thay đổi công nghệ Thay đổi sách lược trị Những yêu cầu quản lý dẫn đến cần thiết dự án phát triển hệ thống thơng tin Những luật phủ ban hành (luật thuế chẳng hạn), việc ký kết hiệp tác mới, đa dạng hoá hoạt động doanh nghiệp sản phẩm dịch vụ Các hành động doanh nghiệp cạnh tranh có tác động mạnh vào động buộc doanh nghiệp phải có hành động đáp ứng Ví dụ ngân hàng cạnh tranh lắp đặt quầy 79 giao dịch tự động, thực tế, bắt ngân hàng khác phải vượt lên phía trước việc tự động hoá Việc xuất cơng nghệ dẫn đến việc tổ chức phải xem lại thiết bị có hệ thống thơng tin Khi hệ quản trị sở liệu đời nhiều tổ chức phải rà sốt lại hệ thống thơng tin để định họ phải cài đặt muốn sử dụng công nghệ Cuối cùng, vai trị thách thức trị khơng lên bỏ qua Nó nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thông tin Chẳng hạn, khơng phải khơng có hệ thơng tin phát triển người quản lý muốn mở rộng quyền lực ơng ta biết thông tin phương tiện thực điều Việc người ta nhận yêu cầu phát triển hệ thông tin rõ ràng chưa đủ để bắt đầu phát triển Trong phần lớn tổ chức, có chế, nhiều thức tồn tại, để xác định liệu nghiên cứu phát triển hệ thống thơng tin có nên thực hay khơng Vấn đề yêu cầu đơn giản gửi tới từ phận phòng ban đến lãnh đạo phận tin học tổ chức, người chịu trách nhiệm định liệu yêu cầu chấp nhận khơng Bởi tình trạng thường xem để ngỏ cửa, nhiều tổ chức đặt hội đồng tin học chịu trách nhiệm định loại Trong đại đa số trường hợp hôị đồng tin học cấu thành từ người chịu trách nhiệm tin học với người chịu trách nhiệm chức tổ chức Cách thức đảm bảo khía cạnh xem xét định đưa Quyết định hội đồng người chịu trách nhiệm tin học số trường hợp, khơng bắt buộc phải dẫn tới việc cài đặt hệ thống mới; khởi động dự án phát triển Suốt trình dự án, người ta phải xem lại định có nghĩa phải xác định xem tiếp tục dự án hay kết thúc 5.2 Phương pháp phát triển hệ thống thơng tin Mục đích xác dự án phát triển hệ thống thông tin có sản phẩm đáp ứng nhu cầu người sử dụng, mà hồ hợp vào hoạt động tổ chức, xác mặt kỹ thuật, tuân thủ giới hạn tài thời gian định trước Khơng thiết phải theo đuổi phương pháp để phát triển hệ thống thơng tin, nhiên khơng có phương pháp ta có nguy khơng đạt mục tiêu định trước Tại lại vậy? Một hệ thống thông tin đối tượng phức tạp, vận động môi trường phức tạp Để làm 80 chủ phức tạp đó, phân tích viên cần phải có cách tiến hành nghiêm túc, phương pháp Một phương pháp định nghĩa tập hợp bước công cụ cho phép tiến hành trình phát triển hệ thống chặt chẽ dễ quản lý Phương pháp đề nghị dựa vào ba nguyên tắc sở chung nhiều phương pháp đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thơng tin Ba ngun tắc : Ngun tắc Sử dụng mơ hình Ngun tắc Chuyển từ chung sang riêng Nguyên tắc Chuyển từ mơ hình vật lý sang mơ hình lơ gíc phân tích từ mơ hình lơ gíc sang mơ hình vật lý thiết kế Ta xem xét ba nguyên tắc Trong chương trước, định nghĩa ba mơ hình hệ thống thơng tin, mơ hình lơ gíc, mơ hình vật lý ngồi mơ hình vật lý Bằng cách mô tả đối tượng thấy ba mơ hình quan tâm từ góc độ khác Phương pháp phát triển hệ thống thể dùng tới khái niệm mơ hình cần luôn phân định rõ ràng ba mức tâm trí Nguyên tắc từ chung đến riêng nguyên tắc đơn giản hoá Thực tế người khẳng định để hiểu tốt hệ thống trước hết phải hiểu mặt chung trước xem xét chi tiết Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc hiển nhiên Tuy nhiên công cụ sử dụng để phát triển ứng dụng tin học cho phép tiến hành mơ hình hố hệ thống khía cạnh chi tiết Nhiệm vụ lúc khó khăn Nhiệm vụ phát triển đơn giản cách ứng dụng nguyên tắc 3, có nghĩa từ vật lý sang lơ gíc phân tích từ lơ gíc sang vật lý thiết kế Như kể trên, phân tích thu thập liệu hệ thống thông tin tồn khung cảnh Nguồn liệu người sử dụng, tài liệu quan sát Cả ba nguồn cung cấp chủ yếu mơ tả mơ hình vật lý ngồi hệ thống Ví dụ, người sử dụng nói với chúng ta: "Robert xem xét màu hồng chuyển màu xanh cho Marie Marie xem xét nội dung tài liệu, ký vào văn gửi cho phịng kế tốn" nói: "Người thứ xem xét tính hợp lệ đơn đặt hàng, người thứ hai xem xét xác định đắn số tiền trả" Việc phiên dịch nhiệm vụ phân tích viên Tuy nhiên vấn đề khác ta tiến hành thiết kế hệ thống Trong thực tế ta xây dựng trước hết rằng: "Hệ thống phải kiểm tra tư cách khách hàng" trước ta xem xét cụ thể nên để "Khách hàng đưa thẻ vào cửa đọc thẻ nhập mã hiệu cá nhân vào 81 máy" để "Khách hàng để ngón tay ngón tay trỏ vào máy đọc vân tay số hố" Các cơng đoạn phát triển hệ thống Phương pháp trình bày có giai đoạn Mỗi giai đoạn đoạn bao gồm dãy công đoạn liệt kê kèm theo Cần phải lưu ý từ trở cuối giai đoạn phải kèm theo việc định việc tiếp tục hay chấm dứt phát triển hệ thống Quyết định trợ giúp dựa vào nội dung báo cáo mà phân tích viên nhóm phân tích viên trình bày cho nhà sử dụng Phát triển hệ thống trình lặp Tuỳ theo kết giai đoạn có thể, đơi cần thiết, phải quay giai đoạn trước để tìm cách khắc phục sai sót Một số nhiệm vụ thực suốt q trình; việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát nhiệm vụ hoàn thành, đánh giá dự án lập tài liệu hệ thống dự án Và sau mô tả sơ lược giai đoạn việc phát triển hệ thống thông tin Giai đoạn : Đánh giá yêu cầu Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hội đồng giám đốc liệu đích thực để định thời cơ, tính khả thi hiệu dự án phát triển hệ thống Giai đoạn thực tương đối nhanh khơng địi hỏi chi phí lớn Nó bao gồm công đoạn sau: 1.1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu 1.2 Làm rõ yêu cầu 1.3 Đánh giá khả thực thi 1.4 Chuẩn bị trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu Giai đoạn : Phân tích chi tiết Phân tích chi tiết tiến hành sau có đánh giá thuận lợi yêu cầu Những mục đích phân tích chi tiết hiểu rõ vấn đề hệ thống nghiên cứu, xác định nguyên nhân đích thực vấn đề đó, xác định địi hỏi ràng buộc áp đặt hệ thống xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin phải đạt Trên sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết định tiếp tục tiến hành hay phát riển hệ thống Để làm việc giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm công đoạn sau 2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết 82 2.2 Nghiên cứu môi trường hệ thống tồn 2.3 Nghiên cứu hệ thống thực 2.4 Đưa chẩn đoán xác định yếu tố giải pháp 2.5 Đánh giá lại tính khả thi 2.6 Thay đổi đề xuất dự án 2.7 Chuẩn bị trình bày báo cáo phân tích chi tiết Giai đoạn 3: Thiết kế lơ gíc Giai đoạn nhằm xác định tất thành phần lơ gíc hệ thống thơng tin, cho phép loại bỏ vấn đề hệ thống thực tế đạt mục tiêu thiết lập giai đoạn trước Mơ hình lơ gíc hệ thống bao hàm thơng tin mà hệ thống sản sinh (nội dung Outputs), nội dung sở liệu (các tệp, quan hệ tệp), xử lý hợp thức hoá phải thực (các xử lý) liệu nhập vào (các Inputs) Mơ hình lơ gíc phải người sử dụng xem xét chuẩn y Thiết kế lơ gíc bao gồm cơng đoạn sau: 3.1 Thiết kế sở liệu 3.2 Thiết kế xử lý 3.3 Thiết kế luồng liệu vào 3.4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức lơ gíc 3.5 Hợp thức hố mơ hình lơ gíc Giai đoạn 4: Đề xuất phương án giải pháp Mơ hình lơ gíc hệ thống mô tả mà hệ thống làm Khi mơ hình xác định chuẩn y người sử dụng, phân tích viên nhóm phân tích viên phải nghiêng phương tiện để thực hệ thống Đó việc xây dựng phương án khác để cụ thể hố mơ hình lơ gíc Mỗi phương án phác hoạ mơ hình vật lý ngồi hệ thống chưa phải mô tả chi tiết Tất nhiên người sử dụng thấy dễ dàng lựa chọn dựa mô hình vật lý ngồi xây dựng chi tiết chi phí cho việc tạo chúng lớn Để giúp người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt mục tiêu định trước đây, nhóm phân tích viện phải đánh giá chi phí lợi ích (hữu hình vơ hình) phương án phải có khuyến nghị cụ thể 83 Một báo cáo trình lên người sử dụng buổi trình bày thực Những người sử dụng chọn lấy phương án tỏ đáp ứng tốt yêu cầu họ mà tôn trọng ràng buộc tổ chức Sau công đoạn giai đoạn đề xuất phương án giải pháp: 4.1 Xác định ràng buộc tin học ràng buộc tổ chức 4.2 Xây dựng phương án giải pháp 4.3 Đánh giá phương án giải pháp 4.4 Chuẩn bị tình bày báo cáo giai đoạn đề xuất phương án giải pháp Giai đoạn : Thiết kế vật lý Giai đoạn tiến hành sau phương án giải pháp lựa chọn Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết cần có: Trước hết tài liệu bao chứa tất đặc trưng hệ thống cần cho việc thực kỹ thuật; tiếp tài liệu dành cho người sử dụng mơ tả phần thủ công giao diện với phần tin học hố Những cơng đoạn thiết kế vật lý là: 5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý 5.2 Thiết kế chi tiết giao diện (vào/ ra) 5.3 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá 5.4 Thiết kế thủ tục thủ cơng 5.5 Chuẩn bị trình bày báo cáo thiết kế vật lý Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quan trọng giai đoạn thực kỹ thuật phần tin học hố hệ thống thơng tin, có nghĩa phần mềm Những người chịu trách nhiệm giai đoạn phải cung cấp tài liệu hướng dẫn sử dụng thao tác cũn tài liệu mô tả hệ thống Các hoạt động việc triển khai thực kỹ thuật hệ thống sau: 6.1 Lập kế hoạch thực kỹ thuật 6.2 Thiết kế vật lý 6.3 Lập trình 6.4 Thử nghiệm hệ thống 6.5 Chuẩn bị tài liệu Giai đoạn 7: Cài đặt khai thác 84 Cài đặt hệ thống pha việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống thực Để việc chuyển đổi thực với va chạm nhất, cần phải lập kế hoạch cách cẩn thận Giai đoạn bao gồm công đoạn: 7.1 Lập kế hoạch cài đặt 7.2 Chuyển đổi 7.3 Khai thác bảo trì 7.4 Đánh giá Cần phải lưu ý kết q trình phân tích thiết kế bao gồm hai phần lớn: hệ thống thông tin tài liệu hệ thống Có thể tóm lược giai đoạn thành bảng sau: Bảng 3.1: Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu 1.1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu 1.2 Làm rõ yêu cầu 1.3 Đánh giá tính khả thi 1.4 Chuẩn bị trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết 2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết 2.2 Nghiên cứu môi trường hệ thống thực 2.3 Nghiên cứu hệ thống thực 2.4 Chẩn đoán xác định yếu tố giải pháp 2.5 Đánh giá lại tính khả thi 2.6 Sửa đổi đề xuất dự án 2.7 Chuẩn bị trình bày báo cáo phân tích chi tiết Giai đoạn 3: Thiết kế lơ gíc 3.1 Thiết kế sở liệu 3.2 Thiết kế xử lý 3.3 Thiết kế dòng vào 3.4 Hồn chỉnh tài liệu lơ gíc 3.5 Hợp thức hố mơ hình lơ gíc 85 Giai đoạn 4: đề xuất phương án giải pháp 4.1 Xác định ràng buộc tổ chức tin học 4.2 xây dựng phương án giải pháp 4.3 Đánh giá phương án giải pháp 4.4 Chuẩn bị trình bày báo cáo phương án giải pháp Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý 5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý 5.2 Thiết kế chi tiết giao diện vào/ra 5.3 Thiết kế phương thức giao tác với phần tin học hoá 5.4 Thiết kế thủ tục thủ công 5.5 Chuẩn bị trình bày báo cáo thiết kế vật lý ngồi Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống 6.1 Lập kế hoạch thực kỹ thuật 6.2 Thiết kế vật lý 6.3 Lập trình 6.4 Thử nghiệm kiểm tra 6.5 Chuẩn bị tài liệu cho hệ thống Giai đoạn 7: Cài đặt khai thác 7.1 Lập kế hoạch cài đặt 7.2 Chuyển đổi 7.3 Khai thác bảo trì 7.4 Đánh giá 86 5.3 Các thành viên dự án phát triển hệ thống thơng tin Số lượng thành viên tham gia vào dự án phát triển hệ thống thay đổi tuỳ theo quy mô phức tạp dự án Sau dạng cấu hình tương đối phổ biến Y C Gagnon đưa Cần lưu ý người tuỳ theo hồn cảnh mà thuộc vào hay nhiều nhóm: - Những người định Họ kiểm soát nguồn lực dùng hệ thống Họ có quyền lực tác động vào việc phát triển hệ thống Họ có tiếng nói định việc lựa chọn mục tiêu tiến hành thực hệ thống Đó phận lãnh đạo cao tổ chức - Những nhà quản lý trơng coi q trình phát triển vận hành hệ thống Họ địa diện, thứ bậc thấp hơn, người dịnh Họ lao động hợp tác với phân tích viên - Phân tích viên thiết kế viên phân tích thiết kế cài đặt hệ thống cộng tác với nhà định nhà quản lý - Người sử dụng cuối tương tác với hệ thống theo cần thiết tuỳ chọn Họ sử dụng đầu hệ thống Họ tiếp xúc trực tiếp với hệ thống khoảng thời gian ngắn Đó người sử dụng giao diện vào/ra hệ thống, nhà quản lý mà hệ thống xây dựng cho học - Người sử dụng - thao tác viên người mà vai trò nhiệm vụ họ gắn liền với hệ thống trở thành tác nghiệp Họ tạo đầu vào (Inputs) nhận đầu từ hệ thống (Outputs) để đưa cho người sử dụng cuối - Những người sử dụng gián tiếp Đó người chịu ảnh hưởng gián tiếp hệ thống Như sử dụng nguồn lực hiếm, ảnh hưởng xã hội - Các lập trình viên chịu trách nhiệm xây dựng chi tiết cấu trúc hệ thống - Các hướng dẫn viên hướng dẫn cho người sử dụng thao tác viên nhóm người khác cách thức sử dụng hệ thống 5.4 Vai trị phân tích viên hệ thống Phân tích viên hệ thống nói chung khơng phải người có trách nhiệm dự án phát triển hệ thống Trong trường hợp hệ thống lớn người ta có đội ngũ gồm chủ dự án, số phân tích viên, số người sử dụng, số lập trình viên trợ lý quản trị dự án Đối với hệ thống nhỏ có người đóng đồng thời vai trị chủ dự án, phân tích viên, lập trình viên thư 87 ký Để hực chức cách dễ dàng phân tích viên phải có kiến thức nhiều lĩnh vực quản lý, kinh doanh, hệ thống thông tin, kỹ thuật công nghệ thơng tin Cán phân tích phải hiểu rõ công việc mà người sử dụng phải làm, vấn đề khó khăn họ gặp Để làm điều việc hiểu biết phương pháp thu thập thơng tin phương pháp trình bày hệ thống cần thiết Phân tích viên cần phải biết đề xuất giải pháp cho vấn đề gặp phải phải biết thiết kế lơ gíc cho hệ thống tương ứng Phân tích viên cần phải biết chuyển đổi yếu tố lơ gíc sang thành phương án cụ thể đánh giá chi phí lợi ích phương án mặt tài xã hội Anh ta phải biết chuyển đề xuất thành dặc tả cụ thể xác để lập trình viên thực chúng hoăc tự thực lấy Những hiểu biết lập trình, thử nghiệm hệ thống phương pháp cài đặt cần thiết hữu ích Ngồi phân tích viên phải có số phẩm chất nhân cao liên quan chặt chẽ với hoàn cảnh dự án tiến hành Trong thực tế, việc đưa dự án thường nẩy sinh không an tâm người sử dụng có liên quan Một số người nhìn thấy phương tiện để cấp đánh giá lực, số khác ngại thay đổi thói quen, số khác sợ quyền lực có người thấy việc làm bị đe doạ Những nỗi sợ hãi khơng an tâm dẫn tới việc người sử dụng kháng cự lại thay đổi giảm khả hợp tác có hiệu việc nghiên cứu Chẳng có khó chịu người sử dụng người phân tích tạo cảm tưởng hiểu biết tốt người sử dụng cách thức thực nhiệm vụ họ Trong hồn cảnh vậy, việc phân tích viên thể phẩm chất nhân văn có hiệu lớn 88 CHƯƠNG CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TIÊU BIỂU TRONG TỔ CHỨC KINH TẾ THƯƠNG MẠI 6.1 Hệ tin học văn phòng Trong tổ chức hệ thống thơng tin văn phịng có chức thu thập, xử lý, lưu trữ truyền tin phục vụ hoạt động soạn thảo, lưu trữ quản lý văn giấy tờ, lập lịch công tác, quan lý thư từ giao dịch, tin nhắn Phần cứng cho hệ thống thơng tin văn phịng Phần mềm cho hệ thống thơng tin văn phịng 6.2 Hệ thống xử lý giao dịch Hệ thống xử lý giao dịch hệ thống thông tin phục vụ hoạt động tác nghiệp với giao dịch Đây hệ thống thông tin dễ thấy như: Hệ thu ngân siêu thị, hệ thống bán vé máy bay, hệ thống rút tiền tự động Kiến trúc hệ thống xử lý giao dịch Vào Chương trình Sự kiện kinh doanh giao dịch: Tài liệu gốc, nhập liệu tự động bán tự động Ghi chép Tổng hợp Sắp xếp Câp nhật Trộn Ra Báo cáo tổng đếm Dữ liệu vào cho HT khác Phẩn hồi cho người sử dụng Dữ liệu HT xử lý giao dịch Kho liệu 6.3 Hệ thống phục vụ quản lý Hệ thống phục vụ quản lý đạo hệ thống thông tin cung cấp thông tin cho cán quản lý định 89 Vào Kiến trúc hệ thống phục vụ quản lý Chương trình Dữ liệu từ HT xử lý giao dịc Dữ liệu từ liệu bên khác Yêu cầu thông tin Tổng hợp Khái quát Phân tích Ra Báo cáo định kỳ Báo cáo đột xuất Báo cáo đặc biệt Phẩn hồi cho người sử dụng Dữ liệu HTTT phục vụ quản lý Kho liệu 6.4 Hệ thống lãnh đạo Hệ thống cung cấp thông tin cho cán quản lý cấp cao tổ chức phục vụ định chiến lược Kiến trúc hệ thống phục vụ quản lý Vào Chương trình - Dữ liệu từ HT xử lý giao dịch, quản lý sở liệu bên khác - Dữ liệu từ - Yêu cầu thơng tin Tổng hợp Khái qt Phân tích đánh giá dự báo Biểu diễn kết đồ hoạ Ra Báo cáo tổng hợp Đường xu Kết mô Phẩn hồi cho người sử dụng Dữ liệu HTTT lãnh đạo Kho liệu 90 6.5 Hệ thống trợ giúp định Hệ thống cộng cụ lập phương án định, lựa chon phương án tối ưu, trợ giúp trình định nhà quản lý Kiến trúc hệ thống trợ giúp định Vào Chương trình Ra Báo cáo đồ hoạ Báo cáo văn Kết đánh giá Phẩn hồi cho người sử dụng Xử lý giao tác với liệu mơ hình: Mơ phỏng, Tối ưu, Dự báo, ước lượng, - Dữ liệu - Mơ hình - Nhập liệu thao tác với liệu Dữ liệu HTTT trợ giúp định Các mơ hình thuộc HTTT trượ giúp định Kho liệu 6.6 Kho mơ hình Hệ thống thơng tin sản xuất Hệ thống trợ giúp chức sản xuất tác nghiệp Có thể khái quát hệ thống sau: Các HT kế hoạch sản xuất Kế hoạch sản xuất Kế hoạch nhân lực Kế hoạch yêu cầu nguyên vật liệu Các HT điều khiển sản xuất Lập lịch sản xuất - Lập kế hoạch yêu cầu nguyên vật liệu - Lập kế hoạch lực thiết bị – Công nghệ - Thiết kếNăng suất lao động- Năng suất thiết bị- Bảo trì - kiểm sốt xưởng - Đảm bảo chất lượng - điều khiển quy trình – Người máy Kiểm soát NVL Sử dụng thiết bị Theo dõi lao động Kiểm soát chất lượng Theo dõi yêu cầu riêng khách hàng Kiểm kê phụ tùng bảo trì Nhật ký thiết bị 91 Phân loại theo cấp định Chiến lược (Strategic) – HTTT lựa chọn lập kế hoạch mạng sản xuất (Site planning and selection) – HTTT mua sắm lập kế hoạch công nghệ (Technology planning and assessment) – HTTT định vị quy trình sản xuất (Process positioning) – HTTT thiết kế nhà máy (Plant design) Chiến thuật (Tactical) – HTTT quản lý kho nguyên vật liệu sản phẩm (Inventory management and control) – HTTT lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu (Materials requirement planning ) – HTTT thời điểm (Just-in-time) – HTTT lập kế hoạch lực sản xuất (Capacity planning) – HTTT lập lích sản xuất (Production scheduling) – HTTT thiết kế phát triển sản phẩm (Product design and development) Tác nghiệp (Operational) – HTTT mua (Purchasing) – HTTT nhận hàng (Receiving) – HTTT quản lý chất lượng (Quality control) – HTTT giao hàng (Shipping) – HTTT tính chi phí Cost accounting – HTTT xử lý đơn đặt mua hàng (Purchase order processing) – HTTT quản lý kho (Inventory control) – HTTT chi trả lương (Payroll) 6.7 Hệ thống thông tin marketing Chiến lưwợc (Strategic) – HTTT dự báo bán hàng (Sales forecasting) – HTTT lập kế hoạch phát triển sản phẩm (Product planning and development) – HTTT Nghiên cứu thị trường (Marketing research) – HTTT theo dõi cạnh tranh (Competitive Tracking) Chiến thuật (Tactical) – HTTT quản lý bán hàng (Sales management) – HTTT định giá hàng hoá (Product pricing) – HTTT quảng cáo khuyếch trương sản phẩm (Advertising and promotion) – HTTT phân phối (Distribution) Tác nghiệp (Operational) – HTTT quản lý khách hàng tiềm (Prospect) – HTTT quản lý tiếp xúc (Contact) – HTTT quản lý truy vấn khách hàng (Inquiry) – HTTT văn marketing (Document) – HTTT marketing từ xa (Telemarketing) – HTTT quản lý thư từ trực tiếp (Direct mail) 92 6.8 Hệ thống thơng tin Tài kế tốn Chiến lược (Strategic) – HT phân tích tình hình tài (Financial condition analysis) – HT dự báo nhu cầu vốn dài hạn ( Long-range forecasting) Chiến thuật (Tactical) – HTTT lập ngân sách ( Budgeting) – HTTT quản lý quỹ ( Cash management) – HTTT lập ngân sách vốn (Capital budgeting) – HTTT quản lý đầu tư ( Investment management) Tác nghiệp (Operational) – HTTT sổ (General ledger) – HTTT tài sản cố định (Fixed asset) – HTTT xử lý đặt hàng (Sales order processing) – HTTT kế toán thu (Account receivable) – HTTT kế toán chi (Account payables) – HTTT xử lý đặt mua hàng (Purchase order processing) – HTTT quản lý kho (Inventory control) – HTTT tính chi trả lương (Payroll) 6.9 Hệ thống thông tin nhân lực Chiến lược (Strategic) – HTTT lập kế hoạch cán (Staff planning) – HTTT đàm phán lao động (Labor negotiations) Chiến thuật (Tactical) – HTTT phân tích thiết kế cơng việc (Job analysis and design) – HTTT tuyển nhân viên (Recruiting) – HTTT trả thù lao lợi ích xã hội (Compensation and benefits) – HTTT đào tạo phát triển nhân lực (huấn Employee training and development) Tác nghiệp (Operational) – HTTT theo dõi lương (Payroll) – HTTT quản lý vị trí cơng tác (Position) – HTTT đánh giá nhân viên (Employee evaluation) – HTTT lập báo cáo lên cấp (Government reporting) – HTTT tuyển chọn xếp vị trí cơng tác (Applicant selection and placement) 6.10 Thương mại điện tử: chiến lược phát triển môi trường kinh doanh a) Các loại giao dịch thương mại điện tử Trong TMĐT có ba chủ thể tham gia: Doanh nghiệp (B) giữ vai trò động lực phát triển TMĐT, người tiêu dùng (C) giữ vai trò định thành cơng TMĐT phủ (G) giữ vai trò định hướng điều tiết quản lý.Từ mối quan 93 hệ chủ thể ta có loại giao dịch TMĐT: B2B, B2C, B2G, C2G, C2C B2B B2C hai loại hình giao dịch TMĐT quan trọng Business-to-business (B2B) : Mơ hình TMĐT B2B định nghĩa đơn giản thương mại điện tử công ty Đây loại hình thương mại điện tử gắn với mối quan hệ công ty với Khoảng 80% thương mại điện tử theo loại hình phần lớn chuyên gia dự đoán thương mại điện tử B2B tiếp tục phát triển nhanh B2C Business to Customers (B2C): Thương mại điện tử B2C thương mại công ty người tiêu dùng, liên quan đến việc khách hàng thu thập thông tin, mua hàng hố thực (hữu sách sản phẩm tiêu dùng) sản phẩm thông tin (hoặc hàng hoá nguyên liệu điện tử nội dung số hoá, phần mềm, sách điện tử) hàng hố thơng tin, nhận sản phẩm qua mạng điện tử Đơn giản hiểu :Thương mại điện tử B2C việc doanh nghiệp dựa mạng internet để trao đổi hang hóa dịch vụ tạo phân phối Các trang web thành cơng với hình thức giới phải kể đến Amazon.com, Drugstore.com, Beyond.com b) Các hình thức hoạt động chủ yếu Thương mại điện tử      Thư điện tử Thanh toán điện tử Trao đổi liệu điện tử Truyền dung liệu Bán lẻ hàng hóa hữu hình Lợi ích Thương mại điện tử c)     Thu thập nhiều thông tin Giảm chi phí sản xuất, giảm chi phí bán hàng, tiếp thị giao dịch Giúp thiết lập củng cố đối tác Tạo điều kiện sớm tiếp cận kinh tế trí thức  Giảm ách tắc tai nạn giao thông 94