ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - PHẠM THỊ THU HIỀN NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀ CHUẨN HĨA HỒ SƠ TÀI LIỆU CỦA ỦY VIÊN BỘ CHÍNH TRỊ, BAN BÍ THƢ THUỘC DIỆN GIAO NỘP VÀO LƢU TRỮ CƠ QUAN VĂN PHÕNG TRUNG ƢƠNG ĐẢNG LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lƣu trữ học Hà Nội - 2015 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - PHẠM THỊ THU HIỀN NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀ CHUẨN HÓA HỒ SƠ TÀI LIỆU CỦA ỦY VIÊN BỘ CHÍNH TRỊ, BAN BÍ THƢ THUỘC DIỆN GIAO NỘP VÀO LƢU TRỮ CƠ QUAN VĂN PHÕNG TRUNG ƢƠNG ĐẢNG Luận văn thạc sỹ chuyên ngành: Lƣu trữ học Mã số: 60320301 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS Nguyễn Lệ Nhung Hà Nội - 2015 Tôi xin cam đoan luận văn cơng trình nghiên cứu riêng tơi Trong luận văn có tham khảo số kết nghiên cứu nhà khoa học, bạn học viên, đồng nghiệp sử dụng số thông tin văn Đảng Nhà nƣớc nhƣng đƣợc thích Cơng trình chƣa đƣợc tác giả công bố TÁC GIẢ Phạm Thị Thu Hiền MỤC LỤC Trang số MỞ ĐẦU 1- Lý chọn đề tài……………………………………………………………… 2- Mục tiêu đề tài……………………………………………………… 3- Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu …………………………………………………… 4- Nhiệm vụ nghiên cứu……………………………………………………………… 5- Lịch sử nghiên cứu vấn đề……………………………………………………………… 6- Phƣơng pháp nghiên cứu………………………………………………………………… 14 7- Nguồn tài liệu tham khảo………………………………………………………………… 15 8- Đóng góp đề tài……………………………………………………………… 15 9- Bố cục luận văn……………………………………………………………… 16 Chƣơng 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀ CHUẨN HÓA HỒ SƠ CỦA CÁC ỦY VIÊN BỘ CHÍNH TRỊ, UỶ VIÊN BAN BÍ THƢ 18 1.1- Một số khái niệm 18 1.1.1- Hồ sơ……………………………………………………… 18 1.1.2- Danh mục hồ sơ…………………………………………………………………………………… 19 1.1.3- Lập hồ sơ ……… 20 1.1.4- Chuẩn hoá hồ sơ………………………………………………………… 21 1.2- Cơ sở pháp lý cho việc lập hồ sơ hành xây dựng danh mục hồ 22 sơ, chuẩn hoá hồ sơ, tài liệu hình thành trình hoạt động Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ…………………………………………… 1.3- Căn cứ, yêu cầu ý nghĩa, vai trò việc xây dựng danh mục hồ sơ 28 chuẩn hố hồ sơ tài liệu hình thành q trình hoạt động Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ…………………………………………………………… 1.3.1- Căn việc lập danh mục hồ sơ chuẩn hoá hồ sơ …………………… 28 1.3.2- Yêu cầu việc xây dựng danh mục hồ sơ chuẩn hoá hồ sơ ……… 32 1.3.3- Ý nghĩa, vai trò Danh mục hồ sơ chuẩn hoá hồ sơ 35 Chƣơng 2- THỰC TRẠNG CƠNG TÁC LẬP HỒ SƠ HÌNH THÀNH TRONG QUÁ 39 TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC ỦY VIÊN BỘ CHÍNH TRỊ, ỦY VIÊN BAN BÍ THƢ 2.1- Trách nhiệm, quyền hạn, lề lối làm việc cá nhân Uỷ viên Bộ 39 Chính trị, Ủy viên Ban Bí thƣ………………………………………………………………………… 2.1.1- Trách nhiệm, quyền hạn Ủy viên Bộ Chính trị, Ủy viên Ban Bí 39 thƣ……………………………… 2.1.2- Trách nhiệm, quyền hạn Ủy viên Bộ trị Chủ tịch 40 nƣớc, Thủ tƣớng Chính phủ, Chủ tịch Quốc hội………………… 2.1.3- Chế độ làm việc Uỷ viên Bộ Chính trị, Ủy viên Ban Bí 40 thƣ 2.2- Đặc điểm thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu hình thành 41 trình hoạt động Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ……………………………………………………………………………………………………………………… 2.2.1- Về thành phần tài liệu……… 41 2.2.2- Về nội dung tài liệu………………………………………………………………………………… 42 2.2.3- Ý nghĩa tài liệu hình thành trình hoạt động Uỷ viên 45 Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ 2.3- Thực trạng công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu hình thành 48 trình hoạt động Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ vào Lƣu trữ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng……………………………………… 2.3.1- Khối lƣợng hồ sơ, tài liệu hình thành trình hoạt động 48 Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ giao nộp tài liệu vào Lƣu trữ quan Văn phòng Trung ƣơng ……………………………………………………………… 2.3.2- Về chất lƣợng hồ sơ, tài liệu giao nộp…………………………………………… 49 2.3.3- Nhận xét, đánh giá…………………………………………………………………………… 52 Chƣơng 3: XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ, CHUẨN HỐ HỒ SƠ HÌNH THÀNH TRONG Q TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC UỶ VIÊN BỘ CHÍNH TRỊ, 59 ỦY VIÊN BAN BÍ THƢ 3.1- Các để xây dựng Danh mục hồ sơ chuẩn hoá hồ sơ……………… 59 3.2- Xây dựng Danh mục hồ sơ tài liệu hình thành trình hoạt động Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ……………………………… 61 3.2.1- Quy trình xây dựng Danh mục hồ sơ 61 3.2.2- Phƣơng pháp xây dựng Danh mục hồ sơ tài liệu hình thành trong trình hoạt động Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí 64 thƣ 3.3- Chuẩn hoá hồ sơ tài liệu hình thành trình hoạt động 76 Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ……………………………………………………… 3.3.1- Mức độ, cấp độ chuẩn hóa hồ sơ 76 3.3.2- Chuẩn hoá thành phần tài liệu hồ sơ 78 3.3.3- Phƣơng pháp xây dựng tiêu chuẩn sở……………………………………………… 86 3.4- Một số giải pháp để ứng dụng Danh mục hồ sơ chuẩn hoá hồ sơ thực tiễn…………………………………………………………………………………………………… 88 KẾT LUẬN……………………………………………………………… 93 TÀI LIỆU THAM KHẢO……………………………………………………………… 95 PHỤ LỤC…………………………………………………………………………………………………………… 100 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT DÙNG TRONG LUẬN VĂN 01 BBT Ban Bí thƣ 02 BCHTW Ban Chấp hành Trung ƣơng 03 BCT Bộ Chính trị 04 ĐG đánh giá 05 VV vĩnh viễn MỞ ĐẦU 1- Lý chọn đề tài Trong năm gần nhu cầu cán bộ, đảng viên, nhà nghiên cứu đến khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ ngày gia tăng Trƣớc tình hình địi hỏi nhà quản lý lƣu trữ cần phải tăng cƣờng hoạt động nhằm nâng cao chất lƣợng kho lƣu trữ Một yếu tố ảnh hƣởng lớn đến chất lƣợng kho lƣu trữ chất lƣợng hồ sơ, tài liệu nguồn nộp lƣu giao nộp vào kho Lƣu trữ Tài liệu hình thành trình hoạt động Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ thành phần quan trọng Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam nguồn nộp lƣu vào Lƣu trữ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng Quyết định số 270-QĐ/TW Ban Bí thƣ Trung ƣơng Đảng ngày 6/12/2014 Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam khẳng định: “Tài liệu thân thế, nghiệp hoạt động Chủ tịch Hồ Chí Minh, lãnh tụ tiền bối Đảng, nhân vật lịch sử, tiêu biểu Đảng, đồng thời cán lãnh đạo chủ chốt Nhà nƣớc, tổ chức trị - xã hội…” [15, tr.1] thành phần tài liệu Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Trong nhiều năm qua, với chức “giúp Chánh Văn phòng Trung ƣơng Đảng tham mƣu cho Trung ƣơng Đảng quản lý Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; trực tiếp quản lý Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng” [78, tr.1], Cục Lƣu trữ, Văn phịng Trung ƣơng Đảng có nhiều cố gắng việc thu thập, lập hồ sơ quản lý, bảo quản khối tài liệu hình thành q trình hoạt động Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ Đến nay, Lƣu trữ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng thu thập đƣợc tài liệu 84 Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ Khối tài liệu đƣợc thu thập bổ sung hàng năm, với hàng nghìn cặp tài liệu theo quy định giao nộp hàng năm theo quy chế thu hồi tài liệu Ban Bí thƣ quy định Tuy nhiên cơng tác thu thập tài liệu nhƣ chất lƣợng hồ sơ, tài liệu Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ giao nộp vào Lƣu trữ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng tồn tại, hạn chế định: Nhiều Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ, đặc biệt Ủy viên Bộ Chính trị đồng thời thủ trƣởng quan nhà nƣớc chƣa giao nộp tài liệu Lƣu trữ quan Văn phịng Trung ƣơng Đảng, có cá nhân giao nộp tài liệu nhƣng số lƣợng ít, thành phần tài liệu thiếu lập phơng lƣu trữ độc lập (cụ thể tình trạng 18 phơng tài liệu chƣa có số phơng lƣu Lƣu trữ lịch sử) Tài liệu giao nộp tình trạng lộn xộn, chƣa đƣợc phân loại, xếp thành hồ sơ, chí có trƣờng hợp cịn tình trạng bó gói, ẩm mốc Thành phần tài liệu giao nộp chủ yếu khối tài liệu Văn phòng Trung ƣơng Đảng gửi đến quan, cấp uỷ đảng gửi đến cá nhân để báo cáo, để biết Những nhóm tài liệu quan trọng phản ánh công việc mà Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ chủ trì xử lý, tài liệu chuyến công tác ngồi nƣớc, nói, phát biểu, tài liệu liên quan đến cá nhân, gia đình, dịng họ… hầu nhƣ thiếu chƣa đƣợc ý thu thập, lập hồ sơ giao nộp đầy đủ Lƣu trữ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng Trƣớc thực trạng nêu trên, cần thiết phải có đánh giá đầy đủ để tìm nguyên nhân tồn tại, hạn chế, từ đề xuất giải pháp nhằm nâng chất lƣợng hồ sơ, tài liệu Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ vào Lƣu trữ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng Đây thực vấn đề cấp bách nay, khơng có biện pháp kịp thời, theo thời gian tài liệu quan trọng đời, nghiệp, thể đóng góp quý báu Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ không đƣợc thu thập, lập hồ sơ đầy đủ, tài liệu giao nộp Lƣu trữ quan Văn phịng Trung ƣơng Đảng tình trạng thiếu hụt, rời lẻ khó khăn cho thành lập phơng lƣu trữ cá nhân sau Một giải pháp quan trọng, thiết thực giai đoạn nghiên cứu để xây dựng đƣợc danh mục hồ sơ chuẩn hóa hồ sơ hình thành q trình hoạt động Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ, có danh mục hồ sơ cứ, công cụ quan trọng để giúp trợ lý, thƣ ký Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ ý thu thập tài liệu để lập hồ sơ cách đầy đủ Với lý nêu trên, lựa chọn đề tài “Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ chuẩn hoá hồ sơ tài liệu Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư thuộc diện giao nộp vào lưu trữ quan Văn phòng Trung ương Đảng” để làm đề tài luận văn thạc sỹ Hy vọng với kết nghiên cứu đề tài đƣợc ứng dụng vào thực tiễn, góp phần tích cực việc nâng cao chất lƣợng hồ sơ, tài liệu hình thành trình hoạt động Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ giao nộp vào Lƣu trữ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng 2- Mục tiêu đề tài - Nghiên cứu đề xuất nguyên tắc, phƣơng pháp xây dựng danh mục hồ sơ, chuẩn hố hồ sơ hình thành q trình hoạt động Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ - Nghiên cứu, đề xuất danh mục hồ sơ chuẩn hoá số hồ sơ hình thành trình hoạt động Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ 3- Đối tƣợng - phạm vi nghiên cứu - Đối tƣợng nghiên cứu: Với mục tiêu đặt ra, đối tƣợng nghiên cứu hồ sơ, tài liệu hình thành trình hoạt động Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ bảo quản Kho Lƣu trữ Trung ƣơng; văn quy định chức năng, nhiệm vụ, lề lối làm việc chức danh này; văn đảng nhà nƣớc, Văn phòng Trung ƣơng Đảng, Cục Lƣu trữ… quy định, hƣớng dẫn công tác lập hồ sơ hành, lập danh mục hồ sơ - Phạm vi nghiên cứu: Danh mục hồ sơ chuẩn hoá mặt nội dung (xác định thành phần tài liệu) số hồ sơ hình thành q trình hoạt động Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ 4- Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài - Nghiên cứu sở khoa học kinh nghiệm thực tiễn công tác lập Danh mục hồ sơ; - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, lề lối làm việc Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ; - Khảo sát thực trạng hồ sơ tài liệu Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng; 1- Trong thời hạn năm, kể từ ngày cơng việc kết thúc hồ sơ, tài liệu có giá trị lƣu trữ đƣợc giao nộp vào Lƣu trữ quan Riêng hồ sơ, tài liệu xây dựng giao nộp vào Lƣu trữ quan thời hạn tháng, kể từ ngày cơng trình đƣợc tốn 2- Trƣờng hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lƣu quy định để phục vụ cơng việc phải đƣợc ngƣời đứng đầu quan, tổ chức đồng ý phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho lƣu trữ quan Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không năm, kể từ ngày đến hạn nộp lƣu Điều 14 Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử 1- Trong thời hạn mƣời năm kể từ năm công việc kết thúc, hồ sơ, tài liệu lƣu trƣ̃ có giá trị bảo quản vĩnh viễn quan, tổ chức đảng tổ chức trị - xã hội đƣợc giao nộp vào Lƣu trữ lịch sử Đảng Trung ƣơng cấp tỉnh 2- Trong thời hạn ba mƣơi năm kể từ năm công việc kết thúc, hồ sơ, tài liệu lƣu trƣ̃ có giá trị bảo quản vĩnh viễn Quân uỷ Trung ƣơng , Đảng uỷ Công an Trung ƣơng đƣợc giao nộp vào Lƣu trữ lịch sử Đảng Trung ƣơng ; hồ sơ, tài liệu lƣu trƣ̃ có giá trị bảo quản vĩnh viễn của đảng uỷ quân , đảng uỷ công an, đảng uỷ đội biên phòng địa phƣơng đƣợc giao nộp vào Lƣu trữ lịch sử Đảng ở cấp tỉnh 3- Sau cán bộ, công chức qua đời, hồ sơ cán bộ, công chức quan, tổ chức đảng, tổ chức trị - xã hội : - Thuộc diện Trung ƣơng quản lý giao nộp vào Lƣu trữ lịch sử Trung ƣơng Đảng - Thuộc diện tỉnh uỷ, thành uỷ trực thuộc Trung ƣơng quản lý giao nô ̣p vào Lƣu trƣ̃ lich ̣ sƣ̉ của tỉnh uỷ; thành uỷ - Các trƣờng hợp khác bảo quản Lƣu trữ quan Điều 15 Việc quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử; quản lý tài liệu lƣu trƣ̃ quan, tổ chức đảng tổ chức trị - xã hội xã, phƣờng, thị trấn và sở ; 139 quản lý tài liệu quan, tổ chức đảng tổ chức trị - xã hội giải thể, chia tách, sáp nhập thực theo hƣớng dẫn Văn phòng Trung ƣơng Đảng Điều 16 Xác định giá trị tài liệu 1- Việc xác định giá trị tài liệu Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam phải hội đồng xác định giá trị tài liệu lƣu trữ hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu lƣu trữ Đảng cấp tiến hành 2- Hội đồng xác định giá trị tài liệu đƣợc thành lập để tham mƣu cho ngƣời đứng đầu quan, tổ chức việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lƣu trữ quan, lựa chọn tài liệu lƣu trữ Lƣu trữ quan để giao nộp vào Lƣu trữ lịch sử loại tài liệu hết giá trị 3- Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu đƣợc thành lập Lƣu trữ lịch sử để thẩm tra tài liệu hết giá trị Lƣu trữ lịch sử 4- Thẩm quyền định huỷ tài liệu hết giá trị Lƣu trữ quan ngƣời đứng đầu quan , tổ chức đảng , tổ chức trị - xã hội định Thẩm quyền định huỷ tài liệu hết giá trị Lƣu trữ lịch sử của Trung ƣơng Đảng Chánh Văn phòng Trung ƣơng Đảng định ; Lƣu trữ lịch sử của Đảng cấp tỉnh thƣờng trực tỉnh uỷ, thành uỷ trực thuộc Trung ƣơng định 5- Văn phòng Trung ƣơng Đảng quy định thành phần, lề lối làm việc Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu; nội dung, phƣơng pháp, thủ tục huỷ tài liệu hết giá trị Lƣu trữ quan Lƣu trữ lịch sử Đảng Điều 17 Bảo vệ, bảo quản tài liệu lƣu trữ 1- Tài liệu lƣu trữ hành quan, tổ chức đảng, tổ chức trị xã hội phải đƣợc bảo quản an toàn kho lƣu trữ quan, tổ chức 2- Tài liệu lƣu trữ lich ̣ sƣ̉ thuộc Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam phải đƣợc bảo quản kho lƣu trữ chuyên dụng Trung ƣơng Đảng và của các tỉnh uỷ 140 3- Tài liệu lƣu trữ quý, thuộc Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam phải đƣợc đăng ký, kiểm kê, bảo quản, lập bảo hiểm sử dụng theo chế độ đặc biệt Văn phòng Trung ƣơng Đảng quy định tiêu chuẩn loại kho lƣu trữ chế độ bảo quản tài liệu Điều 18 Việc giải mật tài liệu Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam thực theo quy định Đảng pháp luật hành Điều 19 Tài liệu Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam phải đƣợc thống kê tập trung hệ thống sổ sách, sở liệu, hồ sơ quản lý Việc thống kê tài liệu Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam thực theo hƣớng dẫn Văn phòng Trung ƣơng Đảng quy định pháp luật IV- KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ Điều 20 Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lƣu trữ thuộc Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam (trừ tài liệu thuộc Danh mục bí mật Đảng Nhà nƣớc, tài liệu lƣu trữ đặc biệt quý hiếm) để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử nhu cầu đáng khác Khi sử dụng tài liệu lƣu trữ thuộc Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, quan, tổ chức, cá nhân phải thực theo quy định Đảng, nội quy, quy chế quan, tổ chức quản lý tài liệu lƣu trữ quy định khác pháp luật có liên quan Điều 21 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ thuộc Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam 1- Ban Bí thƣ uỷ quyền cho Chánh Văn phòng Trung ƣơng Đảng quy định việc khai thác, sử dụng, công bố tài liệu lƣu trữ đƣợc bảo quản Lƣu trữ lịch sử Trung ƣơng Đảng; quy định việc mang tài liệu lƣu trữ khỏi Lƣu trữ lịch sử Trung ƣơng Đảng để sử dụng nƣớc 141 2- Ngƣời đứng đầu quan, tổ chức đảng, tổ chức trị - xã hội quy định việc khai thác, sử dụng, công bố tài liệu lƣu trữ Lƣu trữ quan quan, tổ chức mình; định việc mang tài liệu lƣu trữ khỏi Lƣu trữ quan để sử dụng 3- Thƣờng trực tỉnh uỷ, thành uỷ trực thuộc Trung ƣơng quy định việc khai thác, sử dụng, công bố tài liệu lƣu trữ đƣợc bảo quản Lƣu trữ lịch sử Đảng cấp tỉnh; quy định việc mang tài liệu lƣu trữ khỏi Lƣu trữ lịch sử Đảng cấp tỉnh để sử dụng 4- Việc tài liệu lƣu trữ chứng thực lƣu trữ thuộc Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Lƣu trữ quan Lƣu trữ lịch sử Đảng thực Ngƣời có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lƣu trữ cho phép tài liệu lƣu trữ Bản tài liệu lƣu trữ, chứng thực lƣu trữ có giá trị nhƣ tài liệu lƣu trữ gốc quan hệ, giao dịch Điều 22 Ngƣời sử dụng tài liệu lƣu trữ Lƣu trữ lịch sử Đảng phải có giấy chứng minh nhân dân hộ chiếu; trƣờng hợp sử dụng để phục vụ cơng tác phải có giấy giới thiệu văn đề nghị quan, tổ chức nơi công tác Việc phục vụ khai thác tài liệu Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam ngƣời nƣớc ngồi có quy định riêng Điều 23 Cơ quan, tổ chức, cá nhân không đƣợc mang tài liệu đặc biệt quý hiếm, tài liệu mật thuộc Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam khỏi lãnh thổ Việt Nam, trƣờng hợp đặc biệt đƣợc quan có thẩm quyền Đảng cho phép đƣợc mang V- TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 24 Quy định thay Quyế t đinh ̣ số 20-QĐ/TW, ngày 23-9-1987 Ban Bí thƣ về Phông Lƣu trƣ̃ Đảng Cô ̣ng sản Viê ̣t Nam , Quy định số 210QĐ/TW, ngày 06-3-2009 Ban Bí thƣ Phơng Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký Các quy định trái với nội dung Quy định bãi bỏ 142 Điều 25 Các quan, tổ chức đảng, tổ chức trị - xã hội từ Trung ƣơng đến sở có trách nhiệm thực Quy định Điều 26 Giao Văn phòng Trung ƣơng Đảng hƣớng dẫn kiểm tra việc thực Quy định hệ thống quan, tổ chức đảng hệ thống tổ chức trị - xã hội Nơi nhận : T/M BAN BÍ THƢ - Các tỉnh uỷ, thành uỷ, - Các ban đảng, ban cán đảng, đảng đoàn, đảng uỷ trực thuộc Trung ƣơng, - Các đơn vị nghiệp trực thuộc Trung ƣơng, (đã ký đóng dấu) - Các tổ chức trị - xã hội Trung ƣơng, - Các đồng chí Uỷ viên Ban Chấp hành Trung ƣơng, Lê Hồng Anh - Lƣu Văn phòng Trung ƣơng Đảng 143 Phụ lục số PHÕNG THU THẬP-CHỈNH LÝ NHÓM CHỈNH LÝ * ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM Hà Nội, ngày 10 tháng năm 2010 KHUNG PHÂN LOẠI TÀI LIỆU PHƠNG ĐỒNG CHÍ ĐÀO DUY TÙNG A- CƠ SỞ CHỌN KHUNG PHÂN LOẠI - Căn chức vụ cao đồng chí Đào Duy Tùng đảm nhiệm Uỷ viên Bộ Chính trị (khố VI, khố VII), Thƣờng trực Ban Bí thƣ (từ tháng 1/1994- 1996) - Căn thực tế tài liệu đồng chí Đào Duy Tùng đƣợc hình thành khối riêng, số lƣợng tƣơng đối nhiều nội dung tài liệu phản ánh rõ trình hoạt động cách mạng, vai trị đồng chí Đào Duy Tùng Ban Chấp hành Trung ƣơng, Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ - Tham khảo khung phân loại phông cá nhân chỉnh lý kho (các phông: đ/c Lê Duẩn, Trƣờng Chinh, Lê Thanh Nghị, Nguyễn Duy Trinh, Lê Đức Thọ) - “Phông lưu trữ cá nhân thường gồm nhiều loại tài liệu khác tài liệu tiểu sử, thư từ trao đổi, thảo chép tay, tài liệu người khác nói người hình thành phơng, nên chọn đặc trưng chung để phân loại tài liệu phơng thành nhóm bản, mà lúc vận dụng nhiều đặc trưng khác để phân nhóm đặc trưng vật chuyên đề, tác giả, loại tài liệu, thời gian, ngành hoạt động” (Theo sách "Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ" Nxb Đại học giáo dục chuyên nghiệp, H-1990) Từ xây dựng khung phân loại tài liệu phông đồng chí Đào Duy Tùng gồm nhóm lớn nhƣ sau: I Tài liệu tiểu sử gia đình, dịng họ II Tài liệu phản ánh hoạt động trị - xã hội đồng chí Đào Duy Tùng III Sách, xuất phẩm 144 B-KHUNG PHÂN LOẠI CỤ THỂ I- TÀI LIỆU TIỂU SỬ VÀ GIA ĐÌNH, DÕNG HỌ Tài liệu cá nhân đồng chí Đào Duy Tùng - Sơ yếu lý lịch, tóm tắt lý lịch; - Các định điều động, phân công, bổ nhiệm công tác, kiểm điểm cá nhân; Tài liệu tặng thƣởng huân chƣơng, huy chƣơng, khen, giấy khen - Báo cáo tình hình sức khoẻ; Chế độ nghỉ mát, an dƣỡng - Điện, thƣ, thiếp… gửi, tặng đồng chí Đào Duy Tùng năm mới, ngày sinh, nhận chức vụ ; Thƣ cá nhân (có tính chất cá nhân) - Hồ sơ lễ tang đồng chí Đào Duy Tùng Tài liệu liên quan đến gia đình, dịng họ II TÀI LIỆU PHẢN ÁNH HOẠT ĐỘNG CHÍNH TRỊ - XÃ HỘI Tài liệu hoạt động chung Đảng Nhà nƣớc 1.1 Tài liệu hoạt động BCHTW, Bộ Chính trị, Ban Bí thư - Bài nói, viết đồng chí Đào Duy Tùng vấn đề chung (trừ nói, viết Đại hội, hội nghị TW; nói, viết cơng tác nghiên cứu lý luận- công tác tuyên giáo, công tác đối ngoại) - Ý kiến, ghi chép, thƣ,… đồng chí Đào Duy Tùng vấn đề chung (trừ ý kiến, công văn,… Đại hội, hội nghị Trung ƣơng, công tác nghiên cứu lý luận - công tác tuyên giáo, công tác đối ngoại) - Tài liệu Đại hội Đảng toàn quốc, Hội nghị BCHTW, BCT, BBT, Hội nghị cán mặt hoạt động Đảng (bao gồm nói, viết, ý kiến, ghi chép, văn đồng chí Đào Duy Tùng tài liệu, văn kiện tiểu ban, đại hội, hội nghị tồn q trình chuẩn bị, tiến hành tuyên truyền Đại hội, hội nghị ) 145 - Tài liệu Trung ƣơng ban hành, đồng chí uỷ viên Trung ƣơng, uỷ viên Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ gửi đến (có ý kiến đồng chí Đào Duy Tùng) 1.2 Tài liệu hoạt động Quốc hội, Chính phủ, Ban, Bộ, ngành, tổ chức đoàn thể, địa phương (trừ khối tuyên giáo, đối ngoại) - Bài nói, viết đồng chí Đào Duy Tùng (trừ nói, viết Đại hội, hội nghị TW; nói, viết cơng tác nghiên cứu lý luận- công tác tuyên giáo, công tác đối ngoại) - Tài liệu Quốc hội, Chính phủ, Ban, Bộ, ngành, tổ chức đoàn thể, địa phƣơng (trừ khối tuyên giáo, đối ngoại) gửi đến (có ý kiến giải đồng chí Đào Duy Tùng) 1.3 Thƣ, đơn thƣ cá nhân gửi đồng chí Đào Duy Tùng (có ý kiến giải đ/c Đào Duy Tùng) 1.4 Hồ sơ vụ việc Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ giải (có ý kiến giải đồng chí Đào Duy Tùng) (Mỗi vụ việc hồ sơ) 1.5 Hồ sơ đồn cơng tác nƣớc đồng chí Đào Duy Tùng dẫn đầu tham gia Tài liệu hoạt động nghiên cứu lý luận mặt hoạt động Đảng cơng tác tun giáo - Bài nói, viết đồng chí Đào Duy Tùng cơng tác nghiên cứu lý luận mặt hoạt động Đảng công tác tuyên giáo - Ý kiến, ghi chép, thƣ, …của đồng chí Đào Duy Tùng công tác nghiên cứu lý luận mặt hoạt động Đảng công tác tuyên giáo - Tài liệu Hội nghị BCHTW, HNBCT, HNBBT hoạt động nghiên cứu lý luận mặt hoạt động Đảng công tác tuyên giáo - Tài liệu đến công tác nghiên cứu lý luận mặt hoạt động Đảng cơng tác tun giáo (có ý kiến giải đồng chí Đào Duy Tùng) 146 - Tài liệu đề tài nghiên cứu khoa học, nghiên cứu chuyên đề công tác lý luận mặt hoạt động Đảng công tác tuyên giáo (do đồng chí Đào Duy Tùng chủ trì tham gia) Tài liệu hoạt động đối ngoại - Bài nói, viết đồng chí Đào Duy Tùng công tác đối ngoại - Ý kiến, ghi chép, thƣ, … đồng chí Đào Duy Tùng cơng tác đối ngoại - Tài liệu Hội nghị BCHTW, HNBCT, HNBBT công tác đối ngoại - Tài liệu đoàn ra, đoàn vào, hội đàm, tiếp xúc đồng chí Đào Duy Tùng dẫn đầu, chủ trì tham gia - Tài liệu đến cơng tác đối ngoại (có ý kiến giải đồng chí Đào Duy Tùng) - Tài liệu tham khảo đối ngoại (có ý kiến đồng chí Đào Duy Tùng) Sổ công tác, ghi chép đồng chí Đào Duy Tùng, thƣ ký đồng chí Đào Duy Tùng - Sổ cơng tác đồng chí Đào Duy Tùng đồng chí thƣ ký cho đồng chí Đào Duy Tùng - Tài liệu ghi chép đồng chí Đào Duy Tùng đồng chí thƣ ký (rời lẻ, khơng đƣa đƣợc nhóm) III Sách, xuất phẩm (Nếu có) T.M NHÓM CHỈNH LÝ Ý kiến Lãnh đạo Cục CHỦ PHÔNG Huỳnh Thị Mai H Nguyễn Thị Nga 147 Phụ lục số PHÕNG THU THẬP-CHỈNH LÝ NHÓM CHỈNH LÝ * ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM Hà Nội, ngày 29 tháng 10 năm 2009 KHUNG PHÂN LOẠI TÀI LIỆU PHƠNG ĐỒNG CHÍ LÊ DUẨN A- CƠ SỞ CHỌN PHƢƠNG ÁN - Căn nhiệm vụ đồng chí Lê Duẩn đƣợc Đảng Nhà nƣớc phân công, đảm nhiệm : Bí thƣ Xứ uỷ Trung bộ, Bí thƣ Xứ uỷ Nam bộ, Bí thƣ Trung ƣơng Cục miền Nam, Bí thƣ thứ Ban Chấp hành Trung ƣơng Đảng Cộng sản Việt Nam khố III, Tổng Bí thƣ khố IV, V - Căn vào tình hình thực tế tài liệu phông: tài liệu tƣơng đối đầy đủ, nội dung tài liệu phản ánh đƣợc trình hoạt động cách mạng, vai trị đồng chí Lê Duẩn việc lãnh đạo, đạo đƣờng lối, chủ trƣơng, sách Đảng Nhà nƣớc qua thời kỳ - Căn vào giáo trình "Lý luận thực tiễn công tác lƣu trữ" Nxb Đại học giáo dục chuyên nghiệp xuất năm 1990 định nghĩa : phông lưu trữ cá nhân thường gồm nhiều loại tài liệu khác tài liệu tiểu sử, thư từ trao đổi, thảo chép tay, tài liệu người khác nói người hình thành phông, nên chọn đặc trưng chung để phân loại tài liệu phông thành nhóm bản, mà lúc vận dụng nhiều đặc trưng khác để phân nhóm đặc trưng vật chuyên đề, tác giả, loại tài liệu, thời gian, ngành hoạt động (Hiện lƣu trữ Đảng chƣa có văn qui định thức khung phân loại chung cho tài liệu phông lƣu trữ cá nhân) Từ qua nghiên cứu khung phân loại phông cá nhân chỉnh lý Kho, xây dựng khung phân loại tài liệu phơng đồng chí Lê Duẩn gồm nhóm lớn nhƣ sau : Nhóm I: Tài liệu tiểu sử Nhóm II: Tài liệu hoạt động trị - xã hội Nhóm III: Xuất phẩm (sách) 148 B- KHUNG PHÂN LOẠI CỤ THỂ I- TÀI LIỆU TIỂU SỬ Tài liệu lý lịch cá nhân, bổ nhiệm, bãi nhiệm, khen thƣởng, kỷ luật - Sơ yếu lý lịch, tóm tắt lý lịch - Tình hình sức khoẻ đồng chí Lê Duẩn gia đình - Tài liệu tặng thƣởng huân chƣơng, huy chƣơng, khen, giấy khen cho đồng chí Lê Duẩn nƣớc (gồm định, Huân, Huy chƣơng; phát biểu, điện, thƣ cảm ơn đồng chí Lê Duẩn, báo đăng tin liên quan đến nội dung trên) - Các giấy chứng nhận tƣ cách pháp nhân, giấy giới thiệu công tác - Điện, thƣ, thiếp … đi, đến đồng chí Lê Duẩn năm mới, ngày sinh, nhận chức vụ (có tính chất cá nhân) Giấy chứng nhận đồng chí Lê Duẩn cho gia đình có cơng, sở cách mạng Tài liệu địch truy nã, kết án đồng chí Lê Duẩn Tài liệu lễ tang đồng chí Lê Duẩn II- TÀI LIỆU VỀ HOẠT ĐỘNG CHÍNH TRỊ - XÃ HỘI Tài liệu phản ánh hoạt động đồng chí Lê Duẩn BCHTW, Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ - Bài nói, viết đồng chí Lê Duẩn (trừ nói, viết đại hội, hội nghị Trung ƣơng hồ sơ vấn đề) - Ý kiến, cơng văn, thƣ, điện, chƣơng trình làm việc… đồng chí Lê Duẩn (trừ ý kiến, cơng văn đại hội, hội nghị Trung ƣơng, hồ sơ vấn đề) - Tài liệu đại hội Đảng toàn quốc, Hội nghị Trung ƣơng - Tài liệu Trung ƣơng ban hành + Đồng chí Lê Duẩn ký 149 + Đồng chí Lê Duẩn khơng ký - Tài liệu cá nhân đồng chí uỷ viên Trung ƣơng, uỷ viên Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ gửi đến Tài liệu phản ánh hoạt động đồng chí Lê Duẩn Quốc hội, Chính phủ, Hội đồng Nhà nƣớc (Chủ tịch nƣớc) 2.1 Tài liệu phản ánh hoạt động Quốc hội 2.2 Tài liệu phản ánh hoạt động Hội đồng Nhà nƣớc 2.3 Tài liệu phản ánh hoạt động Chính phủ Trong nhóm tài liệu chia sau: - Ý kiến, công văn, thƣ, điện đồng chí Lê Duẩn - Tài liệu kỳ họp Quốc hội, Chính phủ - Tài liệu đến + Tài liệu đến có bút tích + Tài liệu đến khơng có bút tích Tài liệu phản ánh hoạt động ban, bộ, ngành, tổ chức đoàn thể, địa phƣơng 3.1 Tài liệu phản ánh hoạt động quan, tổ chức đảng trực thuộc Trung ƣơng 3.2 Tài liệu phản ánh hoạt động bộ, ngành (đảng đoàn, ban cán sự) Trung ƣơng 3.3 Tài liệu phản ánh hoạt động tổ chức, hội đoàn thể Trung ƣơng 3.4 Tài liệu phản ánh hoạt động địa phƣơng Trong nhóm tài liệu chia sau: - Bài nói, viết đồng chí Lê Duẩn - Thƣ, điện, cơng văn, ý kiến góp ý đồng chí Lê Duẩn 150 - Tài liệu đến + Tài liệu đến có bút tích + Tài liệu đến khơng có bút tích - Hồ sơ vấn đề (tài liệu đi, đến, tài liệu có ý kiến đồng chí Lê Duẩn) Tài liệu phản ánh hoạt động cách mạng miền Nam (gồm tài liệu đến tác giả, tài liệu hội nghị Trung ƣơng, Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ nói riêng cách mạng miền Nam) - Bài nói, viết đồng chí Lê Duẩn cách mạng miền Nam - Thƣ, điện, cơng văn, ý kiến đồng chí Lê Duẩn Trung ƣơng Đảng đồng chí Lê Duẩn ký cách mạng miền Nam - Tài liệu đến cách mạng miền Nam gồm tài liệu Trung ƣơng, Quốc hội, Chính phủ tài liệu bộ, ban, ngành, khu, tỉnh + Tài liệu đến có bút tích + Tài liệu đến khơng có bút tích - Hồ sơ vấn đề cách mạng miền Nam (tài liệu đi, đến, tài liệu có ý kiến đồng chí Lê Duẩn) Tài liệu phản ánh hoạt động đối ngoại (gồm tài liệu đến tác giả, hội nghị Trung ƣơng, Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ nói riêng cơng tác đối ngoại) - Hồ sơ đoàn ra, đoàn vào đồng chí Lê Duẩn dẫn đầu tiếp đón - Bài nói, viết đồng chí Lê Duẩn đối ngoại - Thƣ, điện, công văn, ý kiến đồng chí Lê Duẩn tài liệu Trung ƣơng Đảng đồng chí Lê Duẩn ký đối ngoại - Tài liệu đến (gồm tài liệu tên gọi Trung ƣơng, Quốc hội, Hội đồng Nhà nƣớc (Chủ tịch nƣớc), Chính phủ tài liệu ban, bộ, ngành, địa phƣơng ) đối ngoại + Tài liệu đến có bút tích 151 + Tài liệu đến khơng có bút tích - Tài liệu họp đại hội Đảng, hội nghị Trung ƣơng bàn đối ngoại - Tài liệu tham khảo đối ngoại + Tài liệu tham khảo có bút tích + Tài liệu tham khảo khơng bút tích Sổ công tác ghi chép đồng chí Lê Duẩn, thƣ ký đồng chí Lê Duẩn Tài liệu học tập, nghiên cứu đồng chí Lê Duẩn - Sổ cơng tác đồng chí Lê Duẩn - Tài liệu ghi chép đồng chí Lê Duẩn (khơng đƣa đƣợc nhóm) - Sổ ghi chép thƣ ký đồng chí Lê Duẩn - Tài liệu học tập, nghiên cứu đồng chí Lê Duẩn III- XUẤT BẢN PHẨM (SÁCH) Sách đồng chí Lê Duẩn viết tham gia viết tác giả khác (từng tác phẩm) - Sách đồng chí Lê Duẩn viết (ấn phẩm tiếng Việt tiếng nƣớc ngoài, thảo, tài liệu liên quan đến ấn phẩm đó) - Sách tập hợp nói viết đồng chí Lê Duẩn đồng chí lãnh đạo Đảng nhà nƣớc Sách đồng chí lãnh đạo Đảng, Nhà nƣớc ta nƣớc tặng đồng chí Lê Duẩn Tập thơ, kịch… (chƣa xuất thành sách) nhà văn, nhà thơ, tác giả… gửi tặng, xin ý kiến đồng chí Lê Duẩn Văn kiện Trung ƣơng Đảng sở đƣợc in thành sách (gồm nói, viết, báo cáo trị, nghị …) Ý kiến lãnh đạo Cục CHỦ PHÔNG 152 Nguyễn Thị Nga Vũ Ngọc Thuý 153