Ứng Dụng Chính Phần B Bài 3: Thành Phần Chung Bài học 15 © IIG Vietnam Chủ đề Bắt Đầu Chương Trình Bài 15: Bắt Đầu Chương Trình • Mở chương trình ứng dụng • Nhâân biết các thành phần màn hình • Sử dụng Dải băng (Ribbon) • Sử dụng tác vụ truy cââp nhanh • Sử dụng chức trợ giúp trực tuyến • Thay đởi tùy chọn chương trình • Nhận biết các vấn đề chung liên quan đến tập tin © IIG Vietnam Các thành phần chia sẻ chung • Nhâân sự giống giữa các chương trình giảm thời gian học về mô tâ chương trình mới • Các khái niêâm và nguyên tắc giống chương trình ứng dụng loại – Điểm khác biêât giữa chúng là các lêânh mỡi chương trình • Word, Excel, và PowerPoint là các chương trình được sử dụng rôâng rãi nhất Office – © IIG Vietnam Học cách thực hiêân các công viêâc môi trường văn phòng sử dụng ba chương trình này Mở Word/Excel/PowerPoint • Để mở ba chương trình này ta làm theo các cách sau: – Nhấp chuôât vào Bắt đầu (Start), chọn Tất chương trình (All Programs) và nhấp chât vào Microsoft Office Sau kích Microsoft Word 2007, Microsoft Excel 2007, hoăâc Microsoft PowerPoint 2007 – nếu bất khì chương trình nào đã được tạo biểu tượng màn hình máy tính (desktop) hoă âc tác vụ (taskbar), chương trình đấy khởi đơâng bằng cách nhấp chuôât hai lần vào biển tượng màn hình máy tính hoăâc nhấp chât mơât lần vào biểu tượng tác vụ © IIG Vietnam Thoát khỏi Word/Excel/PowerPoint • Khi dừng sử dụng chương trình, cần thoát đúng cách – • • Ngăn cản xung đơât xảy giữa các tập tin và giải phóng bơâ nhớ cho chương trình khác Thoát khỏi chương trình bằng cách: – nhấp chuôât vào Tệp (File), sau chọn Thoát (Exit), hoăâc – nhấp chât vào nút – nhấn tở hợp phím (Close) nằm bên phải của tiêu đề chương trình, hoăâc + Nếu thay đổi được thực chưa được lưu, chương trình hỏi để xác nhận việc lưu lại tài liệu hay khơng © IIG Vietnam Microsoft Office Word 2007 10 11 12 14 13 Nút Office Trợ giúp Thanh phân chia ngang 10 Cửa sổ tài liệu 13 Thanh trượt phóng to Thanh truy cập nhanh Nhãn Ribbon Hiện thước kẻ 11 Thanh trạng thái 14 Lựa chọn đối tượng Dải băng Ribbon Nhóm Điểm chèn văn 12 Các nút hiển thị 15 Trang trước / sau © IIG Vietnam 15 Microsoft Office Excel 2007 © IIG Vietnam Hộp tên Thanh công thức Tên cột Nhãn Tab Chèn hàm Tên hàng Các nút cuộn Tab Cửa sổ tài liệu Microsoft Office PowerPoint 2007 © IIG Vietnam Nhãn Slide Thanh phân chia Trang trình chiếu Nhãn phát thảo Placeholder Nơi ghi Cửa sổ tài liệu Các thành phần chung Nút Office Nhấp vào để hiển thị thực đơn các lệnh quản lý tập tin (Office Button) Thanh truy cập nhanh (Quick Access Truy cập các lệnh sử dụng thường xuyên Toolbar) Thanh tiêu đề (Title Bar) Hiển thị tên tập tin hay chương trình hoạt động Dải băng (Ribbon) Sử dụng các nhãn dải băng để truy cập các lệnh Trợ giúp (Microsoft Office Help) Sử dụng trợ giúp Thanh trạng thái (Status Bar) Hiển thị thông tin chung về tài liệu Các nút hiển thị Thay đổi giữa các chế độ hiển thị tài liệu khác màn hình (View Buttons) Thanh trượt phóng to Phóng to thu nhỏ tài liệu màn hình (Zoom Slider) © IIG Vietnam Các thành phần riêng cho Word Thanh phân chia ngang Kéo để chia màn hình làm hai để hiển thị hai phần khác của (Horizontal Split Bar) văn Hiện thước kẻ Sử dụng để trợ giúp việc thiết lập hiệu chỉnh các điểm dừng (tabs), thụt (View Ruler) đầu dòng (indents), và khoảng cách lề (margins) Điểm chèn văn (Insertion Point) Hiển thị vị trí trỏ văn Trang trước / sau (Previous Page/ Di chuyển đến đầu trang trước / sau Next Page) Lựa chọn đối tượng Chọn những gì bạn muốn Word tìm kiếm (Select Browse Object) © IIG Vietnam 10 Sử dụng Quick Access Toolbar • Chứa các nút lệnh được sử dụng thường xun • Có thể tùy biến để bổ sung các lệnh khác theo các cách sau: – Ở bên phải của Quick Access toolbar, nhấp Customize Quick Access Toolbar và nhấp nút lệnh danh sách chọn More Commands – Nhấp Office Button, nhấp [Program] Options, và chọn Customize – Nhấp chuột phải Ribbon, chọn Customize Quick Access Toolbar, nhấp nút lệnh danh sách chọn More Commands • Có thể di chuyển Quick Access toolbar xuống bên dưới Ribbon: © IIG Vietnam – Ở bên phải của Quick Access toolbar, nhấp Customize Quick Access Toolbar và chọn Show Below the Ribbon – Right-click Ribbon, click Show Quick Access Toolbar Below the Ribbon – Nhấp chuột phải Ribbon, chọn Customize Quick Access Toolbar, chọn Show Quick Access Toolbar below the Ribbon 14 Sử dụng Ribbon • • • Trợ giúp tìm các nút lệnh để hoàn thành công việc Các nút lệnh được nhóm lại cách logic mỡi Tab theo loại hoạt động Khi nhấn nút lệnh, nút này chuyển sang màu khác xuất đường bao quanh – • Trong nhiều trường hợp, nút này tắt bạn bấm lại nhấn một nút khác Khi Ribbon hiển thị nhiều tùy chọn của tính năng, tùy chọn nào kích hoạt được bao quanh đường viền – © IIG Vietnam Có thể xem trước tác dụng của bằng cách đưa trỏ chuột lên tùy chọn bất kì 15 Sử dụng Ribbon • Nếu nhóm hiển thị tính với cuộn, người sử dụng thấy nút More (nằm dưới nút cuộn hình bên) Khi kích nút này, danh sách đầy đủ các tùy chọn – Di chuyển trỏ qua các tùy chọn này để xem thử trước các hiệu ứng – © IIG Vietnam Có thể tắt tùy chọn xem thử trước Program Options 16 Sử dụng Ribbon • Nhấp vào Dialog box launcher để hiển thị hộp thoại cửa sở có liên quan đến các khác của tính Hộp thoại (Dialog Box) Cửa sổ (Window/Task Pane) Thường chứa các lựa chọn lớn các tùy chọn – © IIG Vietnam Thường chứa các tùy chọn chuyên biệt của tính 17 Hiện ẩn Ribbon • Có thể ẩn tạm thời thu nhỏ Ribbon để tạo nhiều không gian cho văn bản, bảng tính, trang trình chiếu • • Thu nhỏ Ribbon bằng các cách sau: – Nhấn đúp chuột lên Tab – Nhấp chuột phải Ribbon, chọn Minimize the Ribbon – Nhấp Customize Quick Access Toolbar, chọn Minimize the Ribbon Để hiển thị lại Ribbon, lập lại những thao tác nêu © IIG Vietnam 18 Sử dụng trợ giúp • Sở tay hướng dẫn sử dụng kèm với phần mềm thường cung cấp loại thông tin chức trợ giúp của chương trình • Chức trợ giúp rất rộng và bao gồm các liên kết trực tuyến để bạn gửi các câu hỏi gợi ý cho các chức mới cải thiện tính – Có thể thiết lập để tìm kiếm trang web của Microsoft Office,để ln có qùn truy cập đến thơng tin hỡ trợ và trợ giúp mới nhất • Các trang web trực tuyến thường cung cấp các lời khuyên và thông tin hỗ trợ kỹ thuật mà bạn tìm thấy trang web của nhà cung cấp phần mềm • Các đồng nghiệp bạn bè thành thạo với các chương trình giúp ích việc cung cấp kỹ cụ thể để thực nhiệm vụ sử dụng tính © IIG Vietnam 19 Sử dụng trợ giúp • Bộ phận trợ giúp người được định để cung cấp hỗ trợ kỹ thuật trả lời các câu hỏi và cung cấp hỡ trợ với các tính cụ thể cho tở chức máy chủ • Liên hệ với nhân viên hỗ trợ trực tuyến của các nhà cung cấp chương trình ứng dụng – Truy nhập đến trang web của nhà cung cấp và sau nhấp chuột vào đường dẫn của tùy chọn hỡ trợ • Sách được phát triển các nhà xuất của bên thứ ba có sẵn tại cửa hàng bán lẻ • Các khóa học tở chức theo hình thức trực tún lớp học cụ thể © IIG Vietnam 20 Sử dụng trợ giúp chương trình Microsoft Office • Để truy cập chế độ Trợ giúp Office, sử dụng các phương pháp sau đây: – Nhấp (Microsoft Office Word Help) – Nhấn phím © IIG Vietnam Thanh trợ giúp Phạm vi tìm kiếm hành Tùy chọn tìm kiếm Tùy chọn trạng thái kết nối Chủ đề trợ giúp 21 Truy cập trợ giúp trực tuyến Thanh Trợ Giúp Tương tự các công cụ điều hướng có sẵn của trình duyệt Web, các nút (Help Toolbar) này giúp bạn di chuyển từ trang trợ giúp này đến trang trợ giúp khác Tùy Chọn Tìm Kiếm Tìm kiếm cho chủ đề chuyên biệt, nhấp vào mũi tên Current Search (Search Options) Scope để thay đổi tùy chọn tìm kiếm Chủ Đề Trợ Giúp Nhấp vào mục danh sách để liên kết đến các trang trợ giúp về các tính (Help Topics) này Phạm Vi Tìm Kiếm Hiển thị phạm vi mà Word tìm kiếm trợ giúp các lĩnh vực chung cụ thể Hiện Hành (Current Search Scope) Tùy Chọn Thay đổi chế độ trợ giúp Trạng Thái Kết Nối (Connection Status or Options) © IIG Vietnam 22 Sử dụng Help Toolbar Lùi lại (Back) Di chuyển về trang đã xem trước Tiến tới (Forward) Di chuyển tới trang đã xem trước Dừng lại (Stop) Dừng tải về tìm kiếm trang Trợ giúp này Làm tươi (Refresh) Làm mới nội dung của trang trợ giúp này Trang chủ (Home) Di chuyển đến trang chủ hay trang của Trợ giúp Word In (Print) In nội dung của trang trợ giúp này Thay đổi kích thước chữ (Change Font Tăng giảm kích thước chữ của văn hiển thị Size) Hiển thị bảng mục lục (Show Table of Hiển thị bảng mục lục cửa sổ riêng biệt để giúp bạn duyệt qua các chủ đề Contents) khác Tắt / Giữ Chế độ hiển thị cửa sổ Office Giữ cửa sổ trợ giúp nằm trên/ dưới cửa sổ Office (Nút này chuyển đổi giữa hai tùy chọn (Not On Top/Keep On Top) này) © IIG Vietnam 23 Sử dụng mục lục (Table of Contents) • Để hiển thị danh sách các nội dung, nhấp biểu tượng • Cuộn danh sách cửa sổ • – nghĩa là bạn xem thêm nhiều thơng tin – nghĩa là tất các chủ đề đã được hiển thị Nhấp mục có biểu tượng Help toolbar để hiển thị các trang trợ giúp tương ứng – Nếu mục được in đậm và gạch chân, trang trợ giúp tương ứng của mục này đã được hiển th ã S dng tựy chn tỡm kim â IIG Vietnam – Để tìm kiếm đề mục cụ thể, sử dụng chức Tìm kiếm theo các từ khóa (Type words to search for) – Có thể thay đởi thu hẹp phạm vi tìm kiếm 24 Thay đổi các tùy chọn chương trình • Có thể tùy chỉnh mỗi chương trình để đáp ứng các yêu cầu cụ thể • Một số các tùy chọn được chia sẻ giữa các chương trình Office • Để thay đởi xem các tùy chọn của chương trình, nhấp vào Office Button và sau nhấp vào nút Tùy chọn ([Program] Options) © IIG Vietnam 25 Làm việc với các tập tin • Thiết lập hệ thống để quản lý các tập tin để bạn và những người dùng chung tài liệu này truy cập chúng cách dễ dàng – – – – Có thể lưu các tập tin theo các định dạng thông qua các tùy chọn Lưu (Save) Có thể lưu các tập tin bất kỳ vị trí nào máy tính mạng Có thể mở các tập tin từ bất kỳ vị trí nào máy tính mạng Có thể sử dụng danh sách chứa các vị trí bên trái của hộp thoại Lưu (Save) Mở (Open) để truy cập nhanh vào thư mục, danh sách các tập tin truy cập gần – – – • Có thể mở nhiều tập tin lúc Có thể xem các tập tin các độ phóng đại khác các góc nhìn khác Có thể sử dụng loạt các tập tin các mẫu thiết kế sẵn để tạo tài liệu mới Các công cụ chỉnh sửa và định dạng tương tự giữa các ứng dụng – © IIG Vietnam Có thể sử dụng các công cụ tương tự để chỉnh sửa và định dạng văn 26 Xác định các vấn đề tập tin • Tập tin bị hỏng có vấn đề với thiết bị lưu trữ lưu tập tin các tập tin bị hỏng quá trình lưu • Lỡi tương thích xảy vì tập tin được lưu phiên mới hơn, đã được lưu nền tảng khác • Nếu tìm thấy tập tin sử dụng chức tìm kiếm, tập tin đã bị xóa di chuyển đến thiết bị lưu trữ mà bạn không truy cập đến, tập tin đã bị đởi tên khơng được lưu lại hoàn toàn • • • Cannot tell which file you want from file name Cần có mật để mở hiệu chỉnh tập tin Không thể tìm thấy tập tin tại nơi lưu mở gần nhất © IIG Vietnam 27 Xác định các vấn đề tập tin • Tập tin được thiết lập đọc người khác sử dụng phát sinh mạng đối với các tập tin dùng chung • Windows xác định khơng có chương trình tương ứng để mở loại tập tin này • Đởi tên tập tin mà khơng có kiểu tập tin đởi kiểu tập tin là nguyên nhân của các vấn đề mở tập tin ã Chng trinh ngng ap ng â IIG Vietnam – Có thể cần cập nhật phần mềm – AutoRecover khơi phục lại nội dung tập tin lần chạy chương trình kế tiếp 28