TÀI LIỆU HUẤN LUYỆN ĐỊNH KỲ VỀ KIẾN THỨC C-TPAT DOCUMENT FOR C-TPAT TRAINING C-TPAT gì?: từ viết tắt tiếng Anh Mỹ đặt ra, gọi chương trình hợp tác chống khủng bố Hải quan Hiệp hội thương mại Mỹ Gọi tắt chương trình an ninh Tại phải áp dụng C-TPAT vào nhà máy?: xuất phát từ kiện khủng bố 11/09/2001 nên tất đối tác xuất hàng qua Mỹ phải áp dụng hệ thống C-TPAT nhằm phòng ngừa hoạt động khủng bố xuyên suốt hệ thống bán hàng toàn cầu Các lợi ích từ việc áp dụng C-TPAT?: - Giúp nhà máy kiểm soát rủi ro hay hành động khủng bố mà đối tượng lợi dụng từ hoạt động xuất hàng nhà máy sang quốc gia mà đối tượng nhắm tới để thực hành vi khủng bố - Được xếp vào khu vực ưu tiên dành cho hàng hoá nhập vào Mỹ - Giúp nhà máy tiết kiệm thời gian gút ngắn hoạt động kiểm tra hải quan Mỹ hàng hoá kiểm chờ kiểm biên giới Mỹ hay ngang qua Mêxicô Chính sách an ninh – C-TPAT: công ty cam kết thiết lập & trì hoạt động hệ thống kiểm soát an ninh xem hoạt động nhà máy Ban Lãnh Đạo toàn thể CB-CNV công ty Sun Garment Textile Viet Nam phải có trách nhiệm thực yêu cầu sách & qui trình an ninh (sẽ đề cập đây) Chính sách áp dụng cho đối tác có liên hệ làm ăn với Sơn Hà C-TPAT bao gồm hoạt động nào? - An ninh vật chất - Kiểm soát thâm nhập - Các thủ tục đảm bảo an ninh - An ninh nhân viên - Giáo dục huấn luyện nhận thức - Nhận thức hiểm hoạ Các quy đònh cụ thể cho hoạt động? 6.1 An ninh vật chất: - Nhà xưởng xây chắn, đảm bảo xâm nhập bất hợp pháp từ bên ngoài; - Hệ thống tường rào chắn cao 1.8m, thường xuyên kiểm tra bảo dưỡng; - Trang bò hệ thống khoá cho cửa chính, cửa sổ, cổng bảo vệ hàng rào; - Cổng vào công ty có thiết bò khoá bên an toàn, ngăn ngừa hành vi xâm nhập bất hợp pháp từ bên - Hệ thống chiếu sáng đầy đủ, đảm bảo ánh sáng cho bên nhà xưởng bao gồm khu vực để xe, nhà kho, khu vực xuất hàng; - Có khu vực để xe riêng phương tiện cá nhân, xe chở hàng, container - Trang bò hệ thống điện báo, điện đàm để liên lạc với phận bảo vệ đơn vò cảnh sát đòa phương cần hỗ trợ; TÀI LIỆU HUẤN LUYỆN ĐỊNH KỲ VỀ KIẾN THỨC C-TPAT DOCUMENT FOR C-TPAT TRAINING - Tất cổng bảo vệ khoá sau làm việc; - Có trang bò máy phát điện sử dụng trường hợp bò ngắt điện - Có nhà kho riêng cho kho nguyên phụ liệu, có nhân viên bảo vệ thường xuyên kiểm tra lối vào khu vực - Có báo cáo rõ ràng tình hình xuất nhập nguyên phụ liệu (bao gồm ngày/ loại/ số lượng cân nặng/ màu tên chữ ký người nhận người giao - Có khu vực riêng để hàng thành phẩm, thùng hàng thành phẩm Lối vào khu vực kiểm soát nhân viên bảo vệ bố trí Vào cuối ngày, tất thùng hàng đóng xong dỡ dang dời vào kho thành phẩm - Có báo cáo rõ ràng việc xuất hàng thành phẩm khỏi kho thành phẩm - Lực lượng bảo vệ nhà máy thuê hợp đồng với công ty cung cấp dòch vụ bảo vệ, huấn luyện chuyên môn nghiệp vụ bảo vệ việc thực chế độ bảo vệ nhà xưởng toàn khuôn viên nhà máy 24/24 ngày, ngày tuần, chia làm 03 ca, ca 08 làm việc - Các nhân viên bảo vệ thực chế độ lưu giữ báo cáo sổ sách theo ca đầy đủ, phản ánh tình hình an ninh nhà máy, hệ thống cửa chính, cửa sổ, cổng vào tường rào có an toàn không … - Nhà máy có hệ thống thông tin liên lạc nội bên điện thoại nội bộ, điện đàm để liên lạc với phận bảo vệ ban quản lý nhà máy có phát sinh vụ việc; - Nhà máy có hệ thống thông tin liên lạc với bên để liên lạc với đơn vò cảnh sát đòa phương cần hỗ trợ giúp đỡ; - Nhà máy ban hành thẻ công nhân viên cho toàn công nhân viên nhà máy, bên cạnh cung cấp đồng phục cho công nhân Công nhân viên phải đeo thẻ mặc đồng phục công ty cấp phát vào nhà máy hình thức bắt buộc để bảo vệ kiểm tra Không có trường hợp ngoại lệ nào; - Nhân viên bảo vệ thường xuyên tuần tra nhà máy báo cáo dấu hiệu bất thường cho cấp quản lý; - Ngoại trừ vật dụng cá nhân cần thiết, công nhân không đem giỏ sách vật dụng khác vào nhà máy mà phải để hộp tủ đựng đồ cá nhân bên xưởng; 6.2 Kiểm soát thâm nhập - Nhân viên bảo vệ bố trí canh giữ cổng nhà máy 24/24 ngày; - Bố trí nhân viên bảo vệ tuần tra khu vực bên khuôn viên nhà máy 24/24 ngày, 07 ngày tuần; - Nhân viên bảo vệ huấn luyện nghiệp vụ bảo vệ biện pháp phòng ngừa; - Nhân viên bảo vệ đảm bảo tất công nhân viên vào nhà máy mang thẻ đeo công ty cấp phát; - Nhân viên bảo vệ ghi chép cụ thể người vào nhà máy thông qua cổng đăng ký bảo vệ, phát thẻ khách cho trường hợp người công ty vào nhà máy kể khách hàng; TÀI LIỆU HUẤN LUYỆN ĐỊNH KỲ VỀ KIẾN THỨC C-TPAT DOCUMENT FOR C-TPAT TRAINING - Nhân viên bảo vệ chừng mực cụ thể kiểm tra nắm rõ việc vào cửa công nhân viên cấp quản lý nhà máy, đồng thời phải ghi chép lại tất thời gian vào người cổng bảo vệ; - Nhân viên bảo vệ kiểm tra tất trường hợp khách hàng vào nhà máy để đảm bảo thực họ đến có quan hệ công tác cách xác nhận với người có thẩm quyền cần gặp trước cho họ vào; - Nhân viên bảo vệ hướng dẫn tất trường hợp khách đến liên hệ hẹn trước cần phải có lòch hẹn trước với người cần gặp công ty yêu cầu họ quay lại vào dòp khác trừ có xác nhận cấp quản lý nhân viên nhà máy đồng ý cho vào; - Nhân viên bảo vệ trực cổng trang bò thiết bò gương soi gầm để kiểm tra gầm xe tải, xe container, xe khách vào nhà xưởng; - Nhân viên bảo vệ kiểm tra loại phương tiện vào nhà máy, ghi lại số xe, số container, mục đích vào nhà máy kiểm tra thông tin tài xế; - Nhân viên trực cổng bảo vệ báo cáo kòp thời dấu hiệu bất thường vò trí cho cấp quản lý; - Ngoại trừ khách đến công ty liên hệ công tác có hẹn trước đột xuất có xác nhận cấp quản lý nhân viên có thẩm quyền, công ty sách tiếp khách riêng cán công nhân viên nhà máy Mọi liên lạc phải thông qua cổng bảo vệ 6.3 Các thủ tục đảm bảo an ninh 6.3.1 An ninh khu vực đóng thùng xuất hàng - Một nhân viên bảo vệ bố trí khu vực đóng thùng xuất hàng suốt thời gian làm việc nhà máy Nhân viên ghi lại nhật ký vào khu vực đóng thùng nhật ký xuất hàng trình giám sát hàng xuất; - Nhân viên bảo vệ ngăn cấm vào bất hợp pháp khu vực xuất hàng khu vực để hàng hoá lúc nào; - Trưởng phận hoàn thành kiểm tra tất quy trình đóng thùng để đảm bảo vật thể lạ bò đóng vào thùng hàng; - Các thùng hàng phải cân lại để kiểm tra có khác thường để đảm bảo không vượt thấp cân nặng đóng thùng cho phép; - Hàng hoá kiểm tra với nhân viên xuất hàng, người quản lý kho trước xuất hàng lên container/ xe tải/ phương tiện vận chuyển khác; - Quy trình kiểm tra container trước chất hàng lên: a) Container rỗng kiểm tra sơ người quản lý kho để loại bỏ vật thừa không cần thiết mà phận hàng hoá; b) Container kiểm tra sơ người quản lý kho xem có bất thường kết cấu/ cấu trúc container; c) Người quản lý kho kiểm tra xem có vật thể/ chất liệu lạ dấu container không; d) Một quy trình 07 điểm kiểm tra container sau: TÀI LIỆU HUẤN LUYỆN ĐỊNH KỲ VỀ KIẾN THỨC C-TPAT DOCUMENT FOR C-TPAT TRAINING  Vách ngăn trước Front wall  Bên trái Left side  Bên phải Right side  Sàn Floor  Trần Ceiling/ roof  Bên trong/ bên cửa Inside/ outside doors  Bên ngoài/ bên khung gầm xe Outside/ undercarriage e) Trong trường hợp có vật thể dò thường, không cần thiết gây nguy hiểm container, báo cáo cho nhân viên phụ trách xuất hàng; f) Nhân viên phụ trách xuất hàng thông báo cho bên công ty vận chuyển tàu biển để xác đònh vật thể có hợp pháp không; g) Việc xuất hàng tiến hành sau container xác đònh an toàn hợp pháp; h) Trong trường hợp xác đònh vật thể lạ đó, việc xuất hàng không tiến hành có can thiệp điều tra quan có thẩm quyền; i) Nếu không phát bất thường sau kiểm tra bên bên container, việc xuất hàng tiến hành; - Nhân viên bảo vệ giám sát việc chất hàng/ di chuyển hàng hoá từ kho hàng tới khu vực xuất hàng để đảm bảo vật thể lạ không cần thiết xâm nhập vào xe/ container/ phương tiện vận chuyển; - Nhân viên bảo vệ kiểm tra đối chiếu số liệu chứng từ xuất hàng với số lượng thực xuất để đảm bảo gian lận, thất thoát số lượng kiểm tra hoán đổi hàng hoá trình xuất hàng; - Nhân viên phụ trách xuất hàng giám sát trình xuất hàng; - Trong trường hợp phải tạm ngưng xuất hàng lên container/ phương tiện chở hàng, nhân viên bảo vệ phải trực khu vực việc xuất hàng tiếp tục để đảm bảo hàng hoá an toàn; 6.3.2 Theo dõi hàng hoá - Các thông tin phương tiện vận chuyển (số xe, miêu tả hàng hoá thời gian khởi hành) ghi lại kiểm tra nhân viên phụ trách xuất hàng hàng hoá theo dõi suốt trình xuất hàng; - Nhân viên phụ trách xuất hàng chụp lại hình container có số cont., số xe lưu vào hồ sơ xuất hàng; - Nhân viên phụ trách xuất hàng ghi lại lộ trình/ kế hoạch di chuyển phương tiện vận chuyển từ nhà máy đến cảng kho hàng thời gian khởi hành; - Nhân viên phụ trách xuất hàng giám sát thời gian lộ trình đến nơi đến; - Một copy biên nhận hàng đến chứng thực bên nhận hàng gởi fax công ty ngày đó; - Nhân viên phụ trách xuất hàng công ty lưu chứng từ thời gian đến vận chuyển hàng hoá theo dõi được; TÀI LIỆU HUẤN LUYỆN ĐỊNH KỲ VỀ KIẾN THỨC C-TPAT DOCUMENT FOR C-TPAT TRAINING - Trong trường hợp thời gian vận chuyển kéo dài bình thường, nhân viên phụ trách xuất hàng công ty yêu cầu giải thích từ phiá công ty vận chuyển/ hãng tàu; - Trong trình vận chuyển không dừng nghỉ xe dọc đường, ngoại trừ trường hợp xe hỏng, bể bánh phải có giám sát ghi rõ thời gian ngừng bắt đầu - Do cố liên quan đến việc hư hỏng seal, phải sử dụng seal dự phòng để thay Sau tiến hành điều tra thêm xử lý theo trường hợp cụ thể - Khi mà tất hàng hoá chất lên, phương tiện vận chuyển niêm phong niêm phong công ty ghi lại số niêm phong chứng từ xuất hàng/ DO/ lệnh xuất hàng nhân viên xuất hàng; - Khi tất hàng hoá đến tập trung cảng/ kho hàng, người có liên quan xác đònh số xác niêm phong để đảm bảo hàng hoá không bò xáo trộn, lục lọi; - Tất trường hợp bất thường xảy với dấu niêm phong thông báo cho nhân viên hãng tàu người có thẩm quyền để điều tra thêm 6.3.3 Quản lý thiết bò khoá - Chìa khoá cửa xưởng Giám đốc điều hành công ty lưu giữ quản lý trực tiếp; - Giám đốc điều hành phải có trách nhiệm quản lý chìa khoá phụ trách, phải tự mở khoá cửa Trong trường hợp không giao cho người khác; - Trong trường hợp người quản lý chìa khoá vắng mặt giao chìa khoá lại cho người có trách nhiệm theo thứ tự sau: Giám đốc điều hành -> Giám sát bảo trì; - Khi chìa khoá bò phần toàn bỏ toàn cũ thay vào mới; - Giám đốc điều hành có trách nhiệm mở toàn cửa trước làm việc 15 phút sau tan ca 05 phút; - Khi Giám đốc điều hành nghỉ việc nghỉ phép dài ngày phải bàn giao toàn lại cho người quản lý chìa khoá phụ trách với biên bàn giao rõ ràng; - Ngoại trừ qui đònh trên, tuỳ trường hợp cụ thể mà công ty có biện pháp giải hợp lý 6.4 An ninh nhân viên - Tất ứng viên công nhân phải trải qua vấn hình thức trình kiểm tra lực làm việc ứng viên; - Đối với công nhân khối sản xuất, phận Nhân thực kiểm tra ngẫu nhiên vài lý lòch hồ sơ công nhân để đảm bảo thông tin cung cấp xác hợp pháp; - Như phần trình kiểm tra trước thuê lao động, công ty xem xét có yếu tố ứng viên lý lòch tư pháp bò truy tố gây ảnh hưởng cho công ty, khách hàng công ty người lao động khác; - Đối với nhân viên văn phòng công nhân không thuộc khối sản xuất vò trí khác quan trọng hơn, phòng Nhân thực việc kiểm tra lý lòch chặt chẽ hơn: TÀI LIỆU HUẤN LUYỆN ĐỊNH KỲ VỀ KIẾN THỨC C-TPAT DOCUMENT FOR C-TPAT TRAINING a) Chỉ đồng ý nhận ứng viên sau thực quy trình vấn cần thiết; b) Phòng Nhân thực việc xác minh phẩm chất, đạo đức trình làm việc trước ứng viên; c) Phòng Nhân gọi điện cho người tham chiếu chỗ làm trước ứng viên để nắm bắt trình công tác trước hồ sơ theo dõi; d) Công ty có thẩm quyền đưa đònh sau thẩm vấn sơ ứng viên Đồng thời công ty đảm bảo đònh mang tính công bằng, xác, minh bạch không thiên vò ưu đãi - Thư mời làm việc đưa cho ứng viên sau ứng viên trải qua việc thẩm vấn xác minh theo quy trình tuyển dụng công ty 6.5 Giáo dục huấn luyện nhận thức - Đối với tất công nhân viên phải tham gia khoá học đònh hướng chương trình an ninh - Đònh kỳ hàng năm công ty tổ chức khoá học nâng cao nhận thức chương trình an ninh cho tất cán công nhân viên - Tất khoá học phải có thi thu hoạch đánh giá kết cá nhân Nếu có điểm điểm trung bình tổ chức hướng dẫn làm kiểm tra lại - Luôn tuyên truyền cho tất thành viên công ty chương trình an ninh quy đònh nhà máy để người tuân theo - Thực việc kiểm tra, đánh giá khu vực làm việc nhân viên để sớm phát mối nguy, rủi ro ảnh hưởng đến hàng hoá công ty - Đưa hình thức khen thưởng cá nhân tố giác hành vi bất hợp pháp liên quan đến an ninh khen thưởng tiền mặt 100.000VND 6.6 Nhận thức hiểm hoạ - Luôn theo dõi thông tin/ phương tiện truyền thông hoạt động bọn khủng bố nhắm vào hàng hoá để có hành vi đề phòng hiểu mối nguy tiềm ẩn mà chúng gây - Sử dụng thông tin/ hình ảnh liên quan đến hoạt động khủng bố để đăng tải chia thông tin cho người lao động để nâng cao cảnh giác - Luôn đề cao cảnh giác cho hành động/ hoạt động diễn bên nhà máy mà có dấu hiệu không bình thường Sơ đồ cấu tổ chức Ban an ninh Thêm hình ảnh Ban An ninh Các hoạt động Ban an ninh - Giám sát an ninh - Kiểm tra an ninh - Duy trì thực biện pháp an ninh TÀI LIỆU HUẤN LUYỆN ĐỊNH KỲ VỀ KIẾN THỨC C-TPAT DOCUMENT FOR C-TPAT TRAINING - Cải thiện báo cáo hoạt động an ninh đến lãnh đạo nhà máy Cách nhận dạng người lạ xâm nhập vào nhà máy bất hợp pháp  Không mang thẻ tên thẻ tạm thời  Không mặc đồng phục  Vẻ mặt bất thường, hay để ý người khác với hành vi thăm dò  Đi người hộ tống, vào khu vực cấm, khu vực giới hạn  Đang giữ, vận chuyển hàng hoá mà phiếu xuất kho, giấy cổng không chứng minh nguồn hàng 10 Các số điện thoại khẩn cấp Trong trường hợp khẩn cấp, gọi cảnh sát theo số sau để giúp đỡ: - Công an khu vực: - Công an Phường : - Công an Tỉnh - Cảnh sát động: 113 Hoặc gọi vào số người có trách nhiệm sau: - Đội trưởng bảo vệ, anh _Số ĐT _ máy nội - Giám đốc nhân sự, _Số ĐT _ máy nội _ - Phụ trách an ninh nhà máy, _Số ĐT _ máy nội - Phụ trách compliance _Số ĐT _ máy nội - Tổng giám đốc công ty, _Số ĐT _ máy nội Biên soạn bởi: GIÁM ĐỐC HUỲNH TRỌNG NGHĨA TÀI LIỆU HUẤN LUYỆN ĐỊNH KỲ VỀ KIẾN THỨC C-TPAT DOCUMENT FOR C-TPAT TRAINING MỤC LỤC C-TPAT gì? Tại phải áp dụng C-TPAT vào nhà máy? .1 Các lợi ích từ việc áp dụng C-TPAT .1 Chính sách an ninh – C-TPAT C-TPAT bao gồm hoạt động nào? Các quy đònh cụ thể cho hoạt động? .1 An ninh vật chất Kiểm soát thâm nhập .2 Các thủ tục đảm bảo an ninh 6.3.1 An ninh khu vực đóng thùng xuất hàng 6.3.2 Theo dõi hàng hoá 6.3.3 Quản lý thiết bò khoá An ninh nhân viên Giáo dục huấn luyện nhận thức Nhận thức hiểm hoạ .6 Sơ đồ cấu tổ chức ban an ninh .7 Các hoạt động ban an ninh Cách nhận dạng người lạ xâm nhập vào nhà máy bất hợp pháp 10 Các số điện thoại khẩn cấp