quy trình Mã số QT-TC-01 Ngày ban hành 19/09/2011 QUN Lí CễNG N Lần sửa đổi Trang 00 1/10 Nhng ngi cú liờn quan phi c, hiu v thc hin theo ỳng ni dung ca Quy trỡnh ny Ni dung Quy trỡnh ny cú hiu lc nh s ch o ca Ban Giỏm c Mi b phn ch c phõn phi nht 01 bn chớnh ca Quy trỡnh ny, cỏc bn cú mó s khỏc vi bn gc phi c loi b ngay, tuyt i khụng c s dng Theo dừi sa i Ln sa i Ngy sa i Ni dung v hng mc sa i Phõn phi ti liu TT Ni nhn TT Giỏm c Phũng Ti chớnh k toỏn Phũng k hoch - K thut Phũng T chc hnh chớnh Ni nhn quy trình Mã số QT-TC-01 Ngày ban hành 19/09/2011 QUN Lí CễNG N Lần sửa đổi Trang 00 2/10 Phờ duyt: Son tho Kim tra Phờ duyt Lờ Th Lý M Chc v: K toỏn Lờ Hu Phc Chc v: QMR Nguyn Quang Xuõn Chc v: Giỏm c quy trình Mã số QT-TC-01 Ngày ban hành 19/09/2011 QUN Lí CễNG N Lần sửa đổi Trang 00 3/10 Mc ớch Cụng ty CP Xõy dng cụng trỡnh ụng Nam xõy dng, ban hnh, trỡ v ci tin liờn tc Quy trỡnh Qun lý cụng n nhm: C th húa ni dung cỏc bc thit lp h s theo dừi v toỏn cỏc cụng n Tng cng cụng tac quan ly ti chớnh m bo hot ng sn xut, kinh doanh ca Cụng ty Phm vi ỏp dng Quy trỡnh ny ỏp dng cho tt c cỏc hot ng kinh doanh ca Cụng ty cú cụng n ca khỏch hng Ti liu vin dn - Ngh nh s 99/2007/N-CP ngy 13/6/2007 ca Chớnh ph v qun lý chi phớ u t xõy dng cụng trỡnh; - Thụng t s 06/2007/TT-BXD ngy 25/7/2007 ca B Xõy dng hng dn hp ng hot ng xõy dng; - Quyt nh s 957/Q-BXD ngy 29/09/2009 v vic cụng b nh mc chi phớ qun lý d ỏn u t xõy dng cụng trỡnh; - Thụng t 06/2008/TT-BXD ngy 25/02/2005 ca B xõy dng v hng dn hp ng hot ng xõy dng; Thụng t s 120/2003/TT - BTC ngy 12/12/2003 ca B ti chớnh v Thụng t s 01/1999/TT - BXD ngy 16 /01/1999 ca B Xõy dng - Ni quy, quy ch ca Cụng ty - Tiờu chun TCVN ISO 9001:2008 nh ngha, thut ng v cỏc t vit tt 4.1 nh ngha v thut ng - Cụng n phi thu: L khon n m khỏch hng thiu n Cụng ty, cỏc khon n ny ch yu xut phỏt t nghip v bỏn hng ca Cụng ty - Cụng n phi tr: L khon n m Cụng ty thiu n khỏch hng, cỏc khon n ny Cụng ty mua sn phm/dch v t khỏch hng 4.2 Cỏc t vit tt - QT: Quy trỡnh - BM: Biu mu - KH: Khỏch hng - P.TCKT: Phũng ti chớnh k toỏn - NV: Nhõn viờn - GTGT: Giỏ tr gia tng Ni dung 5.1 Ni dung cụng n phi thu quy trình Mã số QT-TC-01 Ngày ban hành 19/09/2011 QUN Lí CễNG N Lần sửa đổi Trang 00 4/10 5.1 Lu Trỏch nhim Bc 1: Phũng K toỏn Bc 2: P.Giỏm c ph trỏch Ti chớnh Bc 3: Giỏm c, i tỏc Ni dung Xõy dng mó khỏch hng, son tho hp ng Biu mu BM-TCKT-01-02 Kim tra Ký duyt BM-TCKT-01-02 Bc Cỏc phũng ban chuyờn mụn Thc hin hp ng Hon tt th tc v chng t hon thnh chuyn sang k toỏn BM-TCKT-01-02 Bc 5: Cỏc phũng ban chuyờn mụn Kim tra y chng t Bc 6: B phn k toỏn Thanh lý hp ng Bc 7: B phn k toỏn Bc 8: K toỏn toỏn Phỏt hnh húa n BM-TCKT-01-03 S bỏo cỏo cụng n phi thu BM-TCKT-01-04 Thu n t khỏch hng Bc 9: K toỏn toỏn Bỏo cỏo cụng n phi thu 5.1.2 Mụ t ni dung cụng vic Bc Xõy dng mó khỏch hng, son tho hp ng Trỏch nhim Phũng Ti chớnh K toỏn quy trình Mã số QT-TC-01 Ngày ban hành 19/09/2011 QUN Lí CễNG N Lần sửa đổi Trang 00 5/10 Cn c Hp ng ca Cụng ty chia theo tng lnh vc hp ng hng nm lp mó s khỏch hng theo th t t n ln Hng nm s hp ng c lp li t s: H: 01/2011/H Hp ng c son tho theo mu (BM-TCKT-01-01) quy nh ca Thụng t 06/2007/TT-BXD, cỏc iu khon ca ni dung hp ng cú th thay i theo s tha thun ca hai bờn nhng khụng trỏi vi cỏc Lut nh Sau d tho hp ng Cỏn b Ti chớnh k toỏn trỡnh P.Giỏm c xem xột Bc Kim tra hp ng Trỏch nhim P.Giỏm c Hp ng sau d tho c chuyn sang P.Giỏm c ph trỏch ti chớnh xem xột b sung chnh sa cỏc liờn quan trc trỡnh lờn Giỏm c v i tỏc Bc Ký kt hp ng Trỏch nhim Giỏm c v bờn i tỏc Trờn c s cỏc iu khon ca hp ng d tho, hai bờn (Cụng ty v i tỏc) thng nht ln cui cỏc iu khon hp ng Sau hp ng c ký kt, cỏn b Vn th nhõn s lng ban theo yờu cu ca hai bờn Trong trng hp Hp ng i tỏc son tho, d tho ca Hp ng c chuyn P.Giỏm c ph trỏch ti chớnh xem xột b sung chnh sa cỏc iu khon nu cn hoc cỏc liờn quan trc trỡnh lờn Giỏm c Bc Thc hin hp ng Trỏch nhim ca cỏc phũng ban chuyờn mụn Hp ng c chuyn n cỏc phũng ban chuyờn mụn liờn quan tin hnh trin khai ni dung cỏc hng mc cụng vic i vi tng lnh vc hot ng hoc ni dung cụng vic Giỏm c Cụng ty Quyt nh thnh lp Trng cỏc phũng ban phõn cụng nhim v n cỏn b, nhõn viờn nghip v thc hin Quyt nh v hon tt cỏc cụng vic, cỏc th tc, chng t hon thnh theo giai on hoc hon thnh theo tng lng hp ng chuyn sang cho b phn k toỏn tng hp thnh h s hon cụng Bc Kim tra v tng hp h s chng t: Trỏch nhim k toỏn Trờn c s h s chng t c chuyn v t cỏc phũng ban chuyờn mụn K toỏn trng phõn cụng cỏn b kim tra h s * i vi hp ng cung ng sn phm bao gm: - Hp ng - Biờn bn nghim thu, xỏc nhn lng - Biờn bn i chiu cụng n quy trình Mã số QT-TC-01 Ngày ban hành 19/09/2011 QUN Lí CễNG N Lần sửa đổi Trang 00 6/10 Da trờn cỏc chng t nghim thu lng, cht lng cụng vic cú xỏc nhn ca khỏch hng v cỏc th tc giy t liờn quan, b phn k toỏn tin hnh tng hp h s ngh bờn i tỏc toỏn theo giai on hoc kt toỏn v lý hp ng Bc Thanh lý hp ng Trỏch nhim Ban Lónh o v i tỏc Trờn c s ni dung thc hin v trỏch nhim theo hp ng ó ký kt, k toỏn tng hp h s chuyn thụng tin Phũng Ti chớnh k toỏn d tho biờn bn lý hp ng Cỏc chng t cn thit tng hp toỏn hp ng bao gm: - Hp ng; - Biờn bn bn giao v Biờn bn nghim thu cú xỏc nhn ca khỏch hng; - Biờn bn lý hp ng; - Cỏc bn khỏc theo quy nh ca Nh nc Bc Phỏt hnh hoỏ n Trỏch nhim k toỏn toỏn Cn c vo Biờn bn lý hp ng hai bờn ó ký, phũng k toỏn cú trỏch nhim phỏt hnh hoỏ n cho i tỏc (Khỏch hng) Húa n ch c phỏt hnh cho khỏch hng cú mó c xỏc lp (nhm gim ri ro v phỏt hnh hoỏ n khng) Hoỏ n phỏt hnh kốm theo h s ngh toỏn v lý hp ng (Hoỏ n phi m bo y chi tit, thụng tin cn thit v cú ch ký ca khỏch hng) Bc Thu hi cụng n Trỏch nhim k toỏn toỏn Trờn c s khỏch hng cha toỏn ỳng hn K toỏn cụng n lờn k hoch thu hi cụng n t khỏch hng (Mu biu v k hoch thu n t khỏch hng, phõn loi n v tui n ) B phn k toỏn cú th kt hp vi cỏc phũng ban chuyờn mụn thu hi cụng n Tin thu t khỏch hng da trờn chng t lp phiu thu (nu khỏch hng toỏn tin mt) v phiu bỏo cú ca ngõn hng (nu khỏch hng toỏn chuyn khon) s c cp nht vo s thu chi tin mt v s chi tit phi thu Trng hp khỏch hng khụng toỏn ỳng thi hn quy nh, k toỏn lp danh sỏch bỏo cỏo vi Giỏm c thng nht phng phỏp gii quyt K toỏn cụng n cú trỏch nhim lm biờn bn i chiu cụng n (BMTCKT-01-05) vi khỏch hng chuyn K toỏn Trng kim tra xem xột v trỡnh lờn Ban Giỏm c Bc Bỏo cỏo cụng n phi thu Trỏch nhim ca k toỏn toỏn nh k hng thỏng, K toỏn toỏn tng hp danh sỏch cụng n theo mu (BM-TCKT-01-06) bỏo cỏo Ban Giỏm c B9.1 D phũng phi thu khú ũi quy trình Mã số QT-TC-01 Ngày ban hành 19/09/2011 QUN Lí CễNG N Lần sửa đổi Trang 00 7/10 Thi hn chuyn t n quỏ hn thnh n khú ũi trờn 90 ngy k t ngy nhn n Quy nh v trớch lp d phũng phi thu khú ũi Hi ng qun tr quyt nh Theo thụng t s 13/2006/TT-BTC ca B ti chớnh quy nh v trớch lp d phũng, i vi n phi thu quỏ hn toỏn, mc trớch lp d phũng nh sau: - 30% giỏ tr i vi khon n phi thu quỏ hn t thỏng n di nm - 50% giỏ tr i vi khon n phi thu quỏ hn t nm n di nm - 70% giỏ tr i vi khon n phi thu quỏ hn t nm n di nm B9.2 Xoỏ s n khú ũi Quy nh v xúa s khon phi thu khú ũi Hi ng qun tr quyt nh nh k phiờn hp cui nm, Hi ng qun tr v Giỏm c iu hnh quyt nh x lý cỏc khon n khụng ũi c B9.3 Bỏo cỏo Cui thỏng, k toỏn cụng n tin hnh lp cỏc bỏo cỏo v cỏc khon phi thu Bỏo cỏo phi c k toỏn trng duyt v trỡnh lờn Giỏm c Loi bỏo cỏo bao gm: - Bỏo cỏo chi tit cỏc khon phi thu (in t h thng, TK131) - Bỏo cỏo phõn tớch cỏc khon phi thu Cui thỏng, s chi tit cỏc khon phi thu (lp bi k toỏn cụng n) phi c i chiu v khp vi s trờn s tng hp (k toỏn tng hp) Vic i chiu phi c kim tra v duyt bi K toỏn trng 5.1.3 Lu h s Cỏc chng t toỏn tng hp ng k toỏn cụng n lu Cỏc chng t phi lu thi hn ti thiu 10 nm 5.1.4 Biu mu - BM-TCKT-01-01 : Hp ng - BM-TCKT-01-02 : Biờn bn giao nhn hng hoỏ - BM-TCKT-01-03 : Thanh lý hp ng - BM-TCKT-01-04: Thụng bỏo n n hn - BM-TCKT-01-05 : Biờn bn i chiu cụng n - BM-TCKT-01-06: Tng hp cụng n phi thu quy trình Mã số QT-TC-01 Ngày ban hành 19/09/2011 QUN Lí CễNG N Lần sửa đổi Trang 5.2 Ni dung Cụng n phi tr 5.2.1 Lu Ni dung Trỏch nhim Bc 1: Cỏc phũng ban 8/10 Biu mu Mua hng húa, dch v phc v cho sn xut kinh doanh Duyt ng Bc 2: Giỏm c Bc 3: Giỏm c, Nh cung cp Ký Hp ng Bc 4: K toỏn toỏn Thc hin v giỏm sỏt hp ng Bc 5: K toỏn toỏn 00 Thanh lý hp ng Bc 6: K toỏn trng Trỡnh G duyt v lờn k hoch tr n Bc 7: K toỏn toỏn Tin hnh tr n cho khỏch hng 5.2.2 Quy trỡnh thc hin Bc 1,2 Lp k hoch mua vt t, thit b v Chn n v cung ng quy trình Mã số QT-TC-01 Ngày ban hành 19/09/2011 QUN Lí CễNG N Lần sửa đổi Trang 00 9/10 Cỏn b vt t lp k hoch mua vt t, thit b cho SXKD trỡnh K toỏn trng kim tra k hoch, sau ú trỡnh Giỏm c duyt Phũng K toỏn s da vo danh sỏch nh cung ng c la chn chn nh cung ng thớch hp nht trỡnh Giỏm c duyt Bc Ký kt hp ng Hai bờn thng nht cỏc iu khon tin hnh ký kt hp ng cung cp vt t, thit b cho cụng ty Trc ghi nhn giao dch vi khỏch hng, phũng Ti chớnh k toỏn cn c trờn hp ng xõy dng mó khỏch hng v thụng tin chi tit v khỏch hng Bc Thc hin hp ng, Nhp kho - Xut kho, Ghi vo s theo dừi cụng n phi tr Cỏn b vt t da vo cỏc iu khon ghi trờn hp ng hai bờn tin hnh giao nhn vt t, thit b Cỏn b vt t nhn hng v nhp kho, v lp phiu nhp kho, ghi y thụng tin v chuyn cho k toỏn vt t ng thi k toỏn cụng n ghi s theo dừi cụng n phi tr Khi cú Phiu yờu cu cp vt t c Giỏm c duyt cỏn b vt t xut kho v lp phiu xut theo quy nh Bc Nghim thu lý hp ng, phỏt hoỏ n VAT Hai bờn tin hnh i chiu li s lng hng hoỏ ó giao nhn, i chiu chng t, kim tra cỏc iu khon toỏn trờn hp ng Nu y , hp lý tin hnh lý hp ng v phỏt hoỏn n VAT theo quy nh Bc Trỡnh lờn Giỏm c duyt cụng n phi tr v lờn k hoch tr n Ton b s cụng n phi tr cho khỏch hng s c k toỏn trng xem xột v trỡnh lờn ban Giỏm c duyt lờn k hoch tr n cho khỏch hng Bc Tin hnh tr n cho khỏch hng S cụng n ó c ban Giỏm c duyt toỏn s c k toỏn toỏn tin hnh tr n cho khỏch hng 5.2.3 Phõn cụng trỏch nhim Nhõn viờn Cỏn b vt t K toỏn tng hp K toỏn cụng n Trỏch nhim - Lp k hoch mua vt t, thit b - Theo dừi hp ng v trc tip thc hin vic giao nhn hng hoỏ - Tin hnh nhp xut kho v lp phiu y - Cp nht thụng tin trờn hoỏ n vo phn mm - Hng thỏng bỏo cỏo cụng n phi tr (in t phn mm) - Kim tra chng t, húa n GTGT - Lờn lch tr n cho khỏch hng - Tng hp bỏo cỏo cỏc cụng trỡnh phi tr - Bỏo cỏo hng thỏng v cỏc khon n phi tr - Phi hp vi cỏc b phn tr n khỏch hng quy trình Mã số QT-TC-01 Ngày ban hành 19/09/2011 QUN Lí CễNG N Lần sửa đổi Trang K toỏn vt t K toỏn trng 00 10/10 ỳng thi hn - Kim tra phiu nhp, xut vi hoỏ n v phiu yờu cu cp vt t - Theo dừi tỡnh hỡnh nhp xut kho - Bỏo cỏo hng thỏng v s lng nhp xut tn ca vt t, thit b - Kim tra chng t v hoỏ n GTGT - Kim tra i chiu s chi tit cụng n v s tng hp - Kim tra chng t n phi tr cho khỏch hng v trỡnh lờn Ban Giỏm c 5.2.4 Lu h s Cỏc chng t toỏn tng hp ng k toỏn cụng n lu Cỏc chng t phi lu thi hn ti thiu 10 nm 5.2.5 Ph lc - Mu s 01-VT: Phiu nhp - Mu s 02-VT: Phiu xut - BM-TCKT-01-07 : Biờn bn kim kờ vt t hng hoỏ - BM-TCKT-01-08 : Tng hp cụng n phi tr 10