Đang tải... (xem toàn văn)
tóm tắt cách soạn thảo một công văn hành chính, thông báo, báo cáo, tờ trình. trong đó tóm gọn những cách để xây dựng một công văn có tên loại và không có tên loại.mô tả thông tư 012011BNV cách thức viết một công văn đúng quy tắc của nhà nước.
Khoa Quản trị kinh doanh MƠN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Đề tài thuyết trình SOẠN THẢO CƠNG VĂN HÀNH CHÍNH, THƠNG BÁO, BÁO CÁO VÀ BIÊN BẢN Nhóm Mục lục tự động Chương Quản trị việc soạn thảo văn I Quản trị việc soạn thảo cơng văn hành 1.Tầm quan trọng soạn thảo cơng văn hành -Cơng văn loại văn hành khơng có tên, dùng để thơng tin hoạt, động giao dịch, trao đổi công tác làm việc chủ thể có thẩm quyền để giải nhiệm vụ có liên quan -Cơng văn văn nội phương tiện giao tiếp cuả quan nhà nước mối quan hệ với cấp với cấp ngang cấp với công dân 2.Nguyên tắc quản trị soạn thảo cơng dân hành -Ngun tắc 1: Chính xác Soạn thảo cơng dân hành phải xác, bảo đảm thơng tin đưa phải xác có sở, có khoa học, thể thức quy định pháp luật nhà nước đặc biệt phải có trích yếu văn dù văn ngắn Ví dụ:Hẹn khách hàng thứ nhận hàng khơng giao hàng thời hạn -Nguyên tắc 2: Ngắn gọn Sọan thảo cơng văn hành chính, ngắn gọn người muốn thông tin phải phù hợp cốt yếu nhiều thông tin không phù hợp rườm rà Ví dụ: Làm khảo sát mơn học khơng cần đặt câu hỏi không liên quan bạn thấy nhà xe trường nào? -Nguyên tắc 3: Rõ ràng, sáng sủa Sọan thảo công văn hành chinh phải thật rõ ràng.Nếu mập mờ khơng rõ ràng hiểu hay cách khác dẫn đến kết sai lệch Ví dụ: Đưa thơng báo “sáng mai tập trung làm tập nhóm” để rõ ràng thay “ sáng mai 7h tập trung trà sữa coco làm tập nhóm” 3.Kỹ quản trị soạn thảo cơng văn hành 3.1 Kiểm tra bố cục cơng văn Thông thường văn phải yếu tố sau + Quốc hiệu tiêu ngữ +Địa danh thời gian gửi công văn + Tên quan chủ quản quan ban hành công văn +Chủ thể nhận văn +Trích yếu nội dung +Nội dung cơng văn +Chữ ký, đóng dấu +Nơi gửi 3.2 Kiểm tra phần viện dẫn vấn đề (phần mở đầu) Phần phải nêu rõ lí viết văn hay sở để viết cơng văn giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề làm rõ mục đích yêu cầu vấn đề nêu 3.3 Kiểm tra phần nội dung nhằm giải vấn đề nêu Tùy loại chủ đề văn mà lựa chọn cách viết, cần phải : + Xin ý kiến lảnh đạo quan cách giải +Phải sử dụng văn phòng phù hợp với thể loại cơng văn, có lặp luận chặt chẽ cho quan điểm nêu Cấn quán triệt nguyên tắc: *Văn đề xuất phải nêu lý xác đáng, lời văn chặt chẽ cầu thị *Văn tiếp thu ý kiến phê bình dù sai phải mềm dẻo ,khiêm tốn ,nếu cần minh phải có dẫn chứng thật khách quan, có đề nghị xác minh chủ thể khác *Văn đôn đốc phải dùng lời lẽ nghiêm khắc nêu lý kích thích nhiệt tình, nêu khả xảy hậu công việc hồn thành khơng kiệp * Văn thăm hỏi ngôn ngữ phải thể quan tâm chân tình ,khơng chiếu lệ, sáo rỗng 3.4 Kiểm tra phần kết thúc công văn Phần kết thúc cần viết ngắn , chủ yếu nhấn mạnh chủ đề xác định trách nhiệm thực yêu cầu Văn sử dụng vào công vụ quan ,tổ chức doanh nghiệp 3.5 Kiểm tra việc việc soạn thảo văn phúc đáp +Mở đầu: Trả lời văn số…ngày…tháng…năm…của …vấn đề… +Nội dung *Nếu nội dung trả lời mà quan , đơn vị khác thư riêng, đơn khiếu nại cá nhân ,yêu cầu quan giải yêu cầu hay thắc mắc * Nếu không trả lời chưa thể trả lời nêu lí hợp lý +Kết thúc:chúng sẵn sàng trả lời thêm bạn cảm thấy thắc mắc 3.6 Kiểm tra việc soạn thảo văn đề nghị +Mở đầu :Nêu mục đích vấn đề đặt -Nội dung: Cần nêu rõ nội dung kiến nghị vấn đề gì, đề nghị thời hạn trả lời +Kết thúc: mong nhận câu trả lời sớm từ người nhận lời cảm ơn! 3.7 Kiểm tra việc soạn thảo văn đôn đốc , chấn chỉnh ,nhắc nhở +Mở đầu:nhắc lại tên văn pháp quy chủ thể kế hoạch triển khai +Nội dung: Tóm tắt tình hình thực +Kết thúc yêu cầu đơn vị, sở thực báo cáo kết quan 3.8 Kiểm tra việc soạn thảo văn mời họp, mời dự đại hội +Mở đầu: Nêu mục đích hội nghị, họp +Nội dung:Nêu tóm tắt nội dung cần bàn bạc Thành phần tham gia Thời gian hôi nghị khai mạc Địa điểm +Kết thúc : yêu cầu đại biểu có mặt thành phần 3.9 Kiểm tra việc soạn thảo văn giải thích + Mở đầu :Nêu tên văn pháp quy tên văn cấp ủy đảng + Nội dung Nêu chủ trương văn Giải thích yêu cầu đặt văn Các biện pháp tổ chức thực + Kết thúc : Có thể phân tích ý nghĩa tác dụng văn kinh tế , trị, xã hội II Quản trị việc soạn thảo báo cáo Tầm quan trọng việc soạn thảo báo cáo 1.1 Khái niệm: báo cáo tập hợp thông tin (thường thể hình thức văn bản, lời nói, phát thanh, truyền hình, chiếu phim, slide, Power poit ) thực với mục đích cụ thể nhằm thơng tin chuyển tiếp tường trình, kể lại kiện định hồn cảnh hành có nội dung kiến nghị, đề xuất 1.2 Đặc điểm: • văn trình bày nội dung trọng tâm, bật cập nhật cho đối tượng cụ thể • sử dụng để nêu lên kết hoạt động, công tác, thử nghiệm, điều tra, báo cáo yêu cầu • Đối tượng báo cáo cơng cộng hay tư nhân, cá nhân cộng đồng nói chung • sử dụng kinh doanh, quản lý, hành chính, giáo dục, khoa học, lĩnh vực khác kết hợp sử dụng tính đồ họa, hình ảnh, âm thanh, giọng nói,để thuyết phục người đọc 1.3 Hình thức: hình thức báo cáo ngày áp dụng rộng rãi hình thức văn ngày hình thức báo cáo điện tử, báo cáo trực tuyến Một số loại báo cáo gồm: • Báo cáo khoa học • Báo cáo khuyến nghị • Báo cáo hàng năm (báo cáo thường niên hay báo cáo định kỳ) • Báo cáo cơng tác • Báo cáo chun đề, • Báo cáo kiểm tốn viên • Báo cáo tường trình, vụ nơi làm việc • Báo cáo điều tra dân số • • • Báo cáo hội họp cơng tác (báo chuyến công tác, làm việc phân công) Báo cáo tiến độ (thường theo Kế hoạch công việc giao), Báo cáo điều tra phục vụ cho hoạt động điều tra, truy tố, xét xử, hoạt động tố tụng • Báo cáo ngân sách • Báo cáo sách • Báo cáo tài • Báo cáo nhân học, • Báo cáo tín dụng • Báo cáo thẩm định • Báo cáo kiểm tra • Báo cáo quân • Báo cáo tình hình • Báo cáo giải trình • Báo cáo trách nhiệm • Báo cáo kiểm điểm Nguyên tắc quản trị soạn thảo báo cáo • Nguyên tắc 1: trung thực ,chính xác Phản ánh thật khách quan, nêu ưu điểm, khuyết điểm, thuận lợi, khó khăn, việc giải quyết, việc cịn tồn đọng, không hư cấu chủ quan ý chí Người trực tiếp soạn thảo khơng thiên vị, khơng thêm bớt tượng nhằm bóp méo thật, phải trung thực khách quan toàn diện cách đưa tin đánh giá báo cáo Cần phải theo dõi, nghiên cứu sâu sát trình diễn biến việc, tượng để tìm nguyên nhân phản ánh báo cáo • Nguyên tắc 2: Nội dung báo cáo phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm: Người soạn thảo phải đầu tư thời gian, chọn lọc số liệu kiện vấn đề thuộc chức nhiệm vụ yếu tổ chức để đưa vào báo cáo, khơng nên liệt kê tràn lan việc, tượng xảy Tập hợp số liệu xác, ăn khớp với tránh số ma kiện chung chung không chứng minh, lý giải điều Trường hợp cần giải thích kỹ đính kèm theo báo cáo phụ lục ghi số liệu làm phương tiện minh chứng cho kết luận báo cáo Phải xuất phát từ mục đích, yêu cầu loại báo cáo, xuất phát từ đối tượng đọc báo cáo mà có phương pháp viết báo cáo cho cụ thể, mạch lạc, hợp với người nghiên cứu Tránh báo cáo tràn lan, vụn vặt, sa vào chi tiết rườm rà, sa vào số liệu rắc rối • Nguyên tắc 3: Báo cáo phải kịp thời Báo cáo kịp thời thể ý thức, kỷ luật, ý thức tơn trọng tổ chức, tơn trọng cấp trên, có trách nhiệm với công việc Báo cáo chậm trễ làm cho lãnh đạo không nắm thông tin từ cấp dưới, dẫn đến hậu khơng thể ứng phó kịp thời, Kỹ quản trị soạn thảo báo cáo 3.1 Cơng tác chuẩn bị: - Xác định mục đích yêu cầu báo cáo - Xây dựng đề cương khái quát, đề cương chi tiết - Phần nội dung thường có phần sau: + Phần 1: Nêu thực trạng tình hình mơ tả việc, tượng xảy + Phần 2: Phân tích nguyên nhân, điều kiện việc, tượng, đánh giá tình hình, xác định công việc cần tiếp tục giải + Phần 3: Nêu phương hướng nhiệm vụ, biện pháp để tiếp tục giải quyết, cách tổ chức thực - Thu thập thông tin, tư liệu để đưa vào báo cáo - Chọn lọc tài liệu, tổng hợp kiện số liệu phục vụ yêu cầu trọng tâm báo cáo - Đánh giá tình hình qua tài liệu, số liệu cách khái quát - Dự kiến đề xuất kiến nghị với cấp 3.2 Xây đựng đề cương chi tiết: - Mở đầu: Nêu điểm nhiệm vụ, chức tổ chức mình, chủ trương cơng tác cấp hướng dẫn việc thực kế hoạch công tác đơn vị Đồng thời nêu điều kiện, hồn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực chủ trương công tác nêu - Nội dung chính: + Kiểm điểm việc làm, việc chưa hoàn thành + Những ưu, khuyết điểm trình thực + Xác định nguyên nhân chủ quan, khách quan + Đánh giá kết quả, rút học kinh nghiệm - Kết luận báo cáo: + Phương hướng nhiệm vụ thời gian tới + Các giải pháp để khắc phục khuyết, nhược điểm + Các biện pháp tổ chức thực + Những kiến nghị với cấp + Nhận định triển vọng 3.3 Viết dự thảo báo cáo: - Báo cáo nên viết ngôn ngữ phổ cập, nêu kiện, nhận định, đánh giá, dùng số liệu để minh họa, trình bày theo lối biểu mẫu, theo sơ đồ đối chiếu xét thấy dễ hiểu ngắn gọn - Không vận dụng lối hành văn cầu kỳ - Những báo cáo chuyên đề dùng bảng phụ lục để tổng hợp số liệu liên quan đến nội dung báo cáo, lập bảng thống kê biểu mẫu so sánh, tài liệu tham khảo 3.4 Đối với báo cáo quan trọng: Cần tổ chức họp hội nghị để lấy ý kiến đóng góp bổ sung, sửa đổi dự thảo báo cáo cho thống khách quan 3.5 III Trình lãnh đạo duyệt: Đối với báo cáo gửi lên cấp trên, báo cáo hội nghị, báo cáo chuyên đề cần phải có xét duyệt lãnh đạo trước gửi nhằm thống với định quản lý thông tin khác mà người lãnh đạo chủ chốt cung cấp cho cấp hội nghị Quản trị việc soạn thảo thông báo 1.Tầm quan trọng việc soạn thảo báo cáo Khái niệm: văn trình bày kết đạt quan nhà nước, quản lý xã hội, nhằm đánh giá cho tình hình thực tế quản lý, lãnh đạo, để cấp định phù hợp Từ rút học kinh nghiệm kiến nghị bồ sung cho chủ trương sách cho hoạt động phong nào -báo cáo hình thức văn nhằm phản ánh hoạt động quản lý lĩnh vực cụ thể theo chức nhiệm vụ quan tổ chức nhằm phản ánh bất thường xảy lĩnh vực an ninh: bão lụt, tai nạn dịch bệnh để đưa hướng giải Nguyên tắc quản trị soạn thảo văn - Nguyên tắc 1: trung thực, xác +Báo cáo phải phản ánh thật, nêu ưu điểm, khuyết điểm, thuận lợi, khó khăn, để tìm hướng giải quyết, việc tồn khơng hư cấu +Người trực tiếp soạn thảo không thiên vị, khơng thêm bớt nhằm bóp méo thật, cần theo dõi, nghiên cứu sâu sát việc trình tượng, việc nhằm tìm nguyên nhân phản ánh Nếu thật bị bóp méo,khơng tồn diện lãnh đạo khơng thể đưa hướng giải triệt để -Nguyên tắc 2: cụ thể, trọng tâm, trọng điểm +Người soạn thảo phải đầu tư thời gian, thu thập số liệu kiện thuộc chức nhiệm vụ tổ chức để đưa báo cáo, không liệt kê tràn lan, tập trung thống kê xác việc làm cần thiết -Nguyên tắc 3: kịp thời + Báo cáo kịp thời ngồi việc tơn trọng chấp hành cơng việc cấp trên, mặt khác báo cáo kip thời giúp cấp lãnh đạo đưa định kịp thời, ứng phó với diễn biến xã hội Kỹ quản trị soạn thảo văn 3.1 Kiểm tra bốc cục thông báo + Quốc hiệu tiêu ngữ +Địa danh thời gian gửi công văn + Tên quan chủ quản quan ban hành công văn +Chủ thể nhận văn +Trích yếu nội dung +Nội dung cơng văn +Chữ ký, đóng dấu +Nơi gửi 3.2 Kiểm tra việc chuẩn bị viết báo cáo -Xác định mục đích, yêu cầu báo cáo, báo cáo sơ kết, tổng kết, hay báo cáo chuyên đề, từ có sở xây dựng đề cương báo cáo -Xây dựng đề cương khái quát: tùy theo báo cáo mà người soạn thảo lựa chọn bố cục thích hợp, ngồi phần tiêu đề, tên quan, tên báo cáo,… phần nội dung thường có phần nhỏ Phần 1: mơ tả vật, tượng Phần 2: phân tích nguyên nhân, điều kiện, tượng, đánh giá tình hình Phần 3: nêu phương hướng, nhiệm vụ để giải quyết, biện pháp tổ chức thực hiện, +thu thập tài liệu, số liệu +chọn lọc tài liệu +đánh giá tình hình qua tài liệu +dự kiến đề xuất kiến nghị với cấp 3.3 Kiểm tra dàn +mở đầu: nêu điểm nhiệm vụ, nhân tố ảnh hưởng +nội dung: kiểm điểm việc làm, đánh giá ưu, nhược điểm trình thực -Viết dự thảo báo cáo +Báo cáo nên viết ngôn ngữ phổ thơng, nêu kiện, đánh giá minh họa số liệu, đồ thị +Nên sử dụng hành văn rõ rành mạch lạc, thiết thực, đánh giá khách quan, công bằng, không dung số liệu III.4 Trình IV lãnh đạo thơng qua Đối với báo cáo gửi lên cấp trên, báo cáo trước hội nghị, báo cáo chuyên đề, … cần phải có xét duyệt lãnh đạo trước gửi nhằm thống với định quản lý thông tin khác mà người lãnh đạo chủ chốt cung cấp cho cấp hôi nghị Quản trị việc soạn thảo biên Khái niệm Biên văn hành dùng để ghi chép lại việc xảy xảy việc người chứng kiến thưc để làm chứng sau Biên khơng có hiệu lực pháp lý để thi hành mà chủ yếu để làm chứng chứng minh việc xảy Nguyên tắc Nguyên tắc 1: Rõ ràng, sáng sũa Nội dung rõ ràng minh bạch có trọng tâm trọng điểm Biên lập xong phải đọc cho người nghe, cần thiết phải chỉnh sửa cho khách quan, đắn tự giác kí vào biên Nguyên tắc 2: Chính xác, cụ thể Số liệu thu thập phải xác, ghi lại kiện phải cụ thể không gian, thời gian đại điểm Nguyên tắc 3: Trung thực, đầy đủ Số liệu thu nhập phải xác, ghi lại kiện phải cụ thể không gian thời gian địa điểm thủ tục chặt chẽ, thơng tin có độ tin cậy cao Đòi hỏi trách nhiệm cao cho người lập biên người kí vào biên bản, ngừi làm chứng Ghi chép minh bạch người, việc, trung thực, đầy đủ không suy diễn chủ quan 3 Kỹ soạn thảo văn biên 3.1 Kiểm tra bố cục biên Quốc hiệu tiêu ngữ Tên văn trích yếu nội dung Ngày…tháng…năm…giờ…phút… Thành phần tham dự Nội dung diễn biến kiện thực tế Phần kết thúc (thời gian lí do) Thủ tục kí xác nhận 3.2 Kiểm tra việc ghi chép biên Ghi đầy đủ, xác kiện xảy (lời phát biểu , khai báo, tố cáo,giao tài sản) Kết thúc việc phải ghi thời gian chấm dứt kiện Biên phải đọc lại cho toàn thể hội nghị, người có liên quan nghe lại biên hải kí xác nhận (chủ tọa, thư kí) 3.3 Kiểm tra dự thảo đề cương biên Quốc hiệu, tiêu ngữ Tên văn trích yếu nội dung hội nghị Thời gian địa điểm khai mạc hội nghị Chương trình làm việc hội nghị Đoàn chủ tịch đoàn thư ký hội nghị Người khai mạc hội nghị Phần báo cáo:Ghi tên chức vụ người trình bày báo cáo Thảo luận: tùy theo tính chất hội nghị mà chọn phương pháp ghi cho thích hợp Phần biểu quyết: biểu nội dung với chủ đề Kết luận: tóm tắt báo cáo lời phát biểu