TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ CHUYÊN NGÀNH THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHĨA ĐỀ TÀI: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN MAI LINH ĐÔNG ĐÔ Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Hậu Mã sinh viên: 1211120044 Lớp: Anh 10 – K51 – Kinh tế Giáo viên hướng dẫn: PGS.TS Vũ Chí Lộc Hà Nội, tháng 08 năm 2015 MỤC LỤC 1.1.4.8 Trung tâm vận tải hàng hóa 11 2.2.1 Ký hợp đồng giao nhận 15 2.2.2 Nhận kiểm tra chứng từ 15 2.2.3 Nhận lệnh giao hàng (D/O) 16 2.2.4 Làm thủ tục hải quan .16 2.2.5 Nhận hàng 17 2.2.6 Bàn giao chứng từ, toán với khách hàng 18 2.2.7 Khiếu nại giải khiếu nại 18 3.3 Đề xuất giải pháp 21 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Viết tắt Giải thích CP Cổ phần HĐQT Hội đồng quản trị CTCPMLDD Công ty cổ phần Mai Linh Đơng Đơ TP.HCM Thành Phố Hồ Chí Minh TNHH Trách Nhiệm Hữu Hạn MLDD Mai Linh Đông Đô XNK Xuất Nhập Khẩu D/O Delivery Order (lệnh giao hàng) TKHQĐT Tờ Khai Hải Quan Điện Tử 10 FCL Full Container Load (hàng nguyên container) 11 P&G Procter And Gamble DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ SƠ ĐỒ LỜI MỞ ĐẦU Trên giới ngày nay, kinh tế không đơn với sản phẩm vật chất cụ thể, mà bên cạnh tồn với sản phẩm dịch vụ Dịch vụ coi ngành kinh tế thứ ba ngành cơng nghiệp khơng khói Ở nước phát triển, tỷ trọng dịch vụ tổng sản phẩm quốc dân thường cao Nhiều tổ chức cá nhân đầu tư khơng tiền vào hoạt động dịch vụ lẽ đơn giản đem lại hiệu kinh tế xu thời đại Việt Nam nước phát triển dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa Nhận thấy điều nên sau thời gian học môn nghiệp vụ theo yêu cầu Nhà trường đợt thực tập khóa, em xin thực tập tuần công ty Cổ phần Mai Linh Đông Đô Với kiến thức học lớp thơng tin hữu ích tích lũy thời gian thực tập, em xin chọn đề tài “Phân tích quy trình giao nhận hàng nhập nguyên container đường biển Công ty Cổ Phần Mai Linh Đơng Đơ” nhằm tìm hiểu vào thực tế nghiệp vụ phân tích tình hình phát triển hệ thống giao nhận hàng hóa cơng ty nói riêng nước ta nói chung Đề tài kết cấu gồm phần: Chương 1: Tổng quan công ty Cổ phần Mai Linh Đơng Đơ Chương 2: Phân tích quy trình giao nhận hàng nhập nguyên container đường biển công ty Cổ phần Mai Linh Đông Đô Chương 3: Đề xuất giải pháp hồn thiện quy trình tổ chức thực giao nhận hàng nhập công ty Cổ phần Mai Linh Đơng Đơ Để hồn thiện tốt đề tài này, trước hết, em xin cảm ơn Ban Giám Đốc anh chị nhân viên Trung tâm vận tải hàng hóa cơng ty Cổ phần Mai Linh Đông Đô tạo điều kiện thuận lợi cho em thực tập công ty thời gian qua Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn tới cô anh chị Nguyễn Thị Hồng Anh, Lê Tiến Bắc Lê Giang Nam nhiệt tình hướng dẫn, đóng góp ý kiến, cung cấp số liệu, chứng từ dạy kinh nghiệm quý báu q trình em thực tập cơng ty Em xin chân thành cảm ơn tới PGS.TS Vũ Chí Lộc – Người hết lịng hướng dẫn, đóng góp ý kiến, giải đáp thắc mắc cho em trình viết đề tài Mặc dù cố gắng hồn thiện đề tài thời gian thực tập ngắn với hiểu biết hạn hẹp, nên báo cáo thực tập không tránh khỏi sai sót Rất mong q thầy đóng góp ý kiến thêm để đề tài em hoàn thiện Hà Nội, ngày 29 tháng 07 năm 2015 Sinh viên thực Nguyễn Thị Hậu CHƯƠNG GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN MAI LINH ĐÔNG ĐÔ 1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN MAI LINH ĐÔNG ĐÔ 1.1.1 Tóm tắt sơ lược cơng ty Tên doanh nghiệp Công ty cổ phần Mai Linh Đông Đô Tên giao dịch Mai Linh Dong Do joint stock company Tên trụ sở Số 47, Đường Kim Đồng, P Giáp Bát, Q Hồng Mai, Hà Nội Loại hình cơng ty Cơng ty cổ phần Vốn điều lệ 368.000.000.000 đồng Mã số thuế 0101410563 Điện thoại 0438313131 Email ddo@mailinh.vn Website http://mailinh.vn Loại hình Kinh doanh dịch vụ Năm thành lập 2007 Số nhân viên Trên 1.000 Người 1.1.2 Quá trình hình thành phát triển Ngày 18/09/2003: tiền thân công ty Cổ phần Mai Linh Đông Đô công ty TNHH Sao Sài Gịn thành lập Ngày 19/06/2007: cơng ty TNHH Sao Sài Gịn đổi tên thành cơng ty cổ phần Mai Linh Đông Đô theo định số 3062/QĐ – UBND UBND thành phố Hà Nội Sau đổi tên, công ty cổ phần Mai Linh Đông Đô sát nhập trở thành công ty thành viên Tổng cơng ty tập đồn Mai Linh Đơng Bắc Bộ Ngành nghề kinh doanh cơng ty kinh doanh dịch vụ du lịch Trải qua nhiều năm xây dựng trưởng thành, công ty cờ đầu công ty thành viên hệ thống Mai Linh hoạt động khu vực miền Bắc Là cơng ty có uy tín dịch vụ Taxi xe cho thuê khu vực miền Bắc mà đặc biệt khu vực Hà Nội Cho đến nay, công ty khẳng định vai trị bước lên kinh tế thị trường Đầu năm 2011: Trên đà phát triển, công ty mở rộng quy mô, kinh doanh đầu tư lấn sang lĩnh vực vận tải giao nhận hàng hóa với quy mơ nước lẫn quốc tế Dù đời lĩnh vực này, cơng ty lại có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp với 10 năm kinh nghiệm ngành giao nhận vận tải, logistics Công ty ln có khóa huấn luyện đặc biệt tổ chức công ty nhằm giúp nhân viên nắm vững nghiệp vụ nâng cao tay nghề trình làm việc Bên cạnh đó, cơng ty sở hữu riêng nhiều phương tiện chuyên chở đại (xe container, xe tải,…) phục vụ đắc lực cho hoạt động vận tải giao nhận hàng hóa Chính thức vào hoạt động năm công ty đạt thành định kinh doanh, có bước ban đầu bền vững Nhiều khách hàng quốc tế lớn Unilever, P&G… trở thành khách hàng thường xuyên công ty Công ty ngày có niềm tin khách hàng ngày tăng thị phần Vì vậy, cơng ty thành viên ngày đứng vững phát triển 1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ công ty Chức năng: công ty tập trung vào hai chức chính: - Tập trung vào hoạt động vận tải hành khách taxi, lĩnh vực chiếm mạnh thị trường miền Bắc - Hoàn thiện phát triển lĩnh vực vận tải giao nhận hàng hóa Nhiệm vụ: - Xây dựng, tổ chức công tác kinh doanh quản lý khai thác sử dụng có hiệu quả, đảm bảo đầu tư, mở rộng kinh doanh, bù đắp chi phí - Từng bước ổn định mở rộng kinh doanh, tăng cường công tác quản lý, phát điều chỉnh kịp thời sai lệch nhằm hạn chế tổn thất kinh tế - Kinh doanh sở bảo toàn phát triển nguồn vốn, thực chế độ hoạch toán kinh tế độc lập, nộp thuế cho nhà nước theo quy định - Tuân thủ chế độ, sách quản lý kinh tế nhà nước, thực cam kết hợp đồng kinh tế liên quan 1.1.4 Bộ máy tổ chức hành cơng ty cổ phần Mai Linh Đông Đô Bảng 1: Bộ máy tổ chức hành cơng ty cổ phần Mai Linh Đông Đô Đại hội đồng cổ đông Ban kiểm sốt Hội đồng quản trji Giám đốc điều hành Phó giám đốc Phó giám đốc Phịng Tổ chức Hành Phòng xử lý tai nạn Phòng tổng đài Phòng Tài Kế tốn Phịng kinh doanh & tiếp thị Phịng quản lý dự án Trung tâm vận tải hàng hóa Nguồn: Phịng tổ chức hành Chức phận sau: 1.1.4.1 Đại hội đồng cổ đông Quyết định cổ phần tổng số cổ phần định chào bán loại, quy định mức cổ tức hàng năm loại Bầu miễn nhiệm hội đồng cổ đông, xem xét xử lý vi phạm hội đồng cổ đông ban kiểm sốt gây thiệt hại cho cơng ty Quyết định tổ chức lại giải thể công ty, sửa đổi bổ sung điều lệ công ty thông qua báo cáo tổ chức hàng năm năm Đại hội đồng cổ đơng họp lần 1.1.4.2 Hội đồng quản trị Gồm có 05 thành viên làm việc theo chế độ tập thể Mọi vấn đề liên quan đến vấn đến quyền hạn nhiệm vụ Hội đồng quản trị xem xét phiên họp thành viên hội đồng quản trị có phiếu biểu quyết, khơng thành viên HĐQT có quyền định cá nhân HĐQT họp thường kỳ q lần ngồi cịn họp thường trường hợp cần thiết 1.1.4.3 Ban kiểm soát Gồm thành viên có thành viên có trình độ chun mơn kế toán Ban kiểm soát lập để kiểm tra giám sát quản lý điều hành hội đồng quản trị giám sát người quản lý công ty 1.1.4.4 Giám đốc điều hành Gồm thành viên Điều hành hoạt động kinh doanh theo kế hoạch nghị HĐQT 1.1.4.5 Phó giám đốc Phụ trách tài phó giám đốc phụ trách kinh doanh: Giúp giám đốc trực tiếp đạo công tác tổ chức, quản lý hoạt động kinh doanh trực tiếp quản lý phòng ban 1.1.4.6 Phòng Tổ chức hành Theo dõi quan sát vấn đề hành quan, thực công tác lưu trữ văn thư, quản lý kho, phân bố trang thiết bị phục vụ cho quan 1.1.4.7 Phịng Tài kế tốn Tham mưu giúp Ban Giám đốc cơng tác kế tốn tài nhằm sử dụng đồng vốn hợp lý, mục đích, chế độ đảm bảo cho q trình sản xuất kinh doanh Cơng ty trì liên tục đạt hiệu kinh tế cao Xây dựng kế hoạch định hướng công tác tài ngắn hạn cơng ty Tổng hợp phân tích kết hoạt động tài cơng ty quan hệ với quan hữu trách, tìm sử dụng nguồn vốn Quản lý tài sản công ty, thu hồi cơng nợ, tính lương, tính tốn xác định giá thánh sản phẩm Kiểm tra hướng dẫn cán vật tư làm thủ tục chứng từ hợp lệ tốn 1.1.4.8 Trung tâm vận tải hàng hóa Tiếp nhận đơn đặt hàng, làm thủ tục chứng từ, đảm bảo thủ tục hợp lệ để giao nhận hàng hóa, làm việc với quan chức liên quan (Hải quan, Bộ công thương, Trung tâm kiểm định chất lượng hàng hóa…) Tiến hành hoạt động nhằm chăm sóc trì mối quan hệ với khách hàng tại, đồng thời lập kế hoạch khai thác khách hàng tiềm khác 1.1.5 Tình hình kinh doanh giai đoạn 2013 - 2015 Bảng 2: Kết hoạt động kinh doanh tồn cơng ty giai đoạn 2013 – 2014 Đơn vị: VND STT Chỉ tiêu Tổng doanh thu Tổng chi phí Tổng lợi nhuận kinh doanh Tổng số lao động Thu nhập bình quân Năm 2013 Năm 2014 Chênh lệch 308,241,245,931 635,570,042,627 206.19% 309,523,928,781 632,070,341,537 204.21% (1,282,682,850) 3,499,701,090 350% 1114 1523 136.71% 4.160.536 2.560.164 61.53% Nguồn: Báo cáo kết kinh doanh – phịng kế tốn cơng ty cổ phần Mai Linh Đơng Đơ Nhận xét: Nhìn vào kết hoạt động kinh doanh công ty năm vừa qua ta thấy tiêu nhìn chung tăng Nó thể cố gắng, nỗ lực cơng ty Năm 2014 có tăng mạnh doanh thu chi phí song tăng lên chi phí thấp so với tăng lên doanh thu dẫn tới tăng lên đáng kể lợi nhuận Có điều doanh nghiệp mở rộng địa bàn kinh doanh, mua sắm thêm xe đồng thời tuyển thêm lao động, tạo điều kiện giúp đỡ công nhân viên học tập nâng cao tay nghề Ngoài ra, việc cắt giảm bớt lương giúp doanh nghiệp giảm bớt chi phí tăng lợi nhuận Trong đà này, cơng ty chắn có thành tựu to lớn tương lai Tình hình kinh doanh giao nhận hàng hóa đường biển Bảng 3: Kết kinh doanh tháng 1-7/2015 phận trung tâm vận tải hàng hóa Đơn vị: VND THÁNG TỔNG DOANH THU TỔNG CHI PHÍ TỔNG LỢI NHUẬN THÁNG TỔNG DOANH THU TỔNG CHI PHÍ TỔNG LỢI NHUẬN 5,930,135 7,195,813, 7,530,308,0 8,755,525,00 ,485 000 00 3,903,170 4,744,915, 5,514,346,0 6,096,570,00 ,960 840 61 2,026,964 2,450,897, 2,015,961,9 2,658,955,00 ,525 160 39 11,183,333 11,214,652,0 11,356,870,0 ,000 00 00 8,427,033 8,445,155, 8,515,230,0 ,000 000 00 2,756,300 2,769,497, 2,841,640,0 ,000 000 00 Nguồn: Báo cáo tổng hợp hàng tháng – trung tâm vận tải hàng hóa Nhận xét: Tuy lĩnh vực với công ty, số lượng nhân lực ngân sách phục vụ phần hạn chế Tuy nhiên, nhìn vào kết doanh thu, lợi nhuận mà phận trung tâm gặt hái mảng kinh doanh tiềm công ty Lợi nhuận ổn định có biến động chi phí đáng kể thời gian ảnh hưởng sách nhà nước (điểu giá xăng dầu, tăng phí cầu đường,…) Hiện nay, phận trung tâm vận tải giao nhận hàng hóa cung cấp dịch vụ giao nhận chủ yếu chủ lực là: xuất nhập vận tải biển (container) Điều phù hợp với xu giao nhận vận tải vận tải hàng hóa đường biển phương thức vận tải tiết kiệm nhất, thơng thường, chi phí thấp 10 lần so với vận tải đường hàng không Nắm bắt xu hướng nhu cầu thị trường, công ty không ngừng mở rộng tuyến đường vận tải biển cách thỏa thuận giá cước tốt với cơng ty hàng hải CHƯƠNG TÌNH HÌNH TỔ CHỨC GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAI LINH ĐÔNG ĐÔ 2.1 Khái quát chung Một số mặt hàng, khách hàng đối tác mà trung tâm thường xuyên giao nhận hợp tác kinh doanh: - Hàng hóa chuyên chở giao nhận: + Hoa (ớt, sầu riêng, chôm chôm, long, mít, ngơ, xồi, nhãn, qt ) + Nơng sản (gạo, cám ngô,…) + Hàng điện tử (linh kiện, máy móc, phụ tùng lắp ráp, đồ gia dụng…) + Hàng công nghiệp (hàng dệt may,…) + Rau củ (cà rốt, hành, súp lơ, bắp cải, tỏi,…) + Hàng mỹ phẩm +…… - Khách hàng: phản hồi tích cực chất lượng dịch vụ, linh hoạt xử lý chứng từ mức độ giao hàng giúp cho công ty bước đầu lấy lòng tin khách hàng Nhiều chủ hàng trở thành khách hàng thường xun cơng ty Điển hình phải kể đến hợp tác gần với tập đồn lớn Unilever P&G, cơng ty thường xuyên giúp Unilever chuyên chở giao nhận bán thành phẩm thành phẩm số sản phẩm như: bột giặt, dầu gội đầu mỹ phẩm - Đối tác kinh doanh: Đối với lĩnh vực vận tải hàng hóa, cơng ty sở hữu 500 xe container, xe tải loại Bên cạnh đó, trung tâm hợp tác với công ty vận tải khác để đảm bảo thuận lợi chuyên chở giao nhận, trung tâm thường xuyên ký hợp đồng với công ty hàng hải hàng không Việt Nam để thực thương vụ vận chuyển giao nhận hàng hóa đường biển hàng khơng Trong đó: Đường biển: Công Ty Cổ Phần Vận Tải Biển Và Thương Mại Hàng Hải Công ty TNHH XNK Thương Mại Dịch Vụ Đại Dương Hàng không: Việt Nam airline Nguồn: tự tổng hợp từ báo cáo trung tâm 2.2 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập nguyên container đường biển công ty Cổ Phần Mai Linh Đông Đô 2.2.1 Ký hợp đồng giao nhận Sau tìm liên hệ với khách hàng tiềm năng, nhân viên phận trung tâm gửi báo giá cho đối tác điều khoản, đề nghị công ty (chào hàng) Soạn thảo hợp đồng dựa hợp đồng có trước tiếng Việt, Anh Nga tùy đối tác Trao đổi thương thảo điều khoản hợp đồng qua email (đàm phán) Sau hai bên hoàn toàn đồng ý với điều khoản, tiến hành ký kết hợp đồng 2.2.2 Nhận kiểm tra chứng từ Trước gửi hàng Việt Nam Đại lý nước ngồi gửi thơng báo chi tiết lô hàng cho Mai Linh Đông Đô fax e-mail bao gồm số chứng từ sau: - Vận đơn (MBL): Trên vận đơn thể số vận đơn, chuyến tàu, ngày tàu chạy, tên người gửi, người nhận, số cont, số seal, số ký, số khối - Vận đơn phụ (HBL): Trên vận đơn thể số vận đơn phụ, chuyến tàu, ngày tàu chạy - Bảng liệt khai hàng hóa (Manifest) - Hóa đơn (Invoice) - Phiếu đóng gói (Packing list) lơ hàng giấy tờ khác (nếu có) Tùy theo đặc điểm lô hàng mà chứng từ cần có thêm giấy tờ khác Ngồi ra, khách hàng phải cung cấp giấy giới thiệu cho Công ty để thuận tiện việc làm chứng từ Hải quan, hãng tàu cảng…Các chứng từ y cần có chữ ký xác nhận chủ hàng chủ hàng chịu trách nhiệm trước pháp luật Các nhân viên trung tâm phải có trách nhiệm kiểm tra phù hợp thông tin số liệu chứng từ Sau nhân viên giao nhận cần phải theo thông báo tiến hành theo dõi kiểm tra hành trình chuyến tàu với hãng tàu 2.2.3 Nhận lệnh giao hàng (D/O) Sau nhận vận đơn giấy thông báo hàng đến (Arrival notice) Nhân viên kiểm tra ngày tháng cận kề ngày dự kiến tàu đến, nhân viên giao nhận chủ động liên lạc với hãng tàu tàu hay chưa, lúc cập cảng dỡ Sau biết tàu cập cảng dỡ, nhân viên giao nhận cầm vận đơn surrender giấy giới thiệu với chứng minh thư (nếu có) đến văn phòng đại diện hãng tàu, địa thể giấy báo hàng đến để lấy D/O Sau đến văn phòng đại diện hãng tàu, trình giấy giới thiệu, vận đơn surrender, chứng minh thư (nếu có) cho nhân viên văn phòng đại diện hãng tàu, nhân viên tiếp nhận đưa mức phí phải đóng Tùy theo phương hướng kinh doanh hãng tàu mà khoản phí đóng khác Ví dụ phí chứng từ, phí CFS, phí D/O v.v… Nhân viên giao nhận đóng phí theo u cầu, ký tên vào biên lai thu tiền, biên lai giá trị gia tăng (lưu ý tên mã số thuế doanh nghiệp hóa đơn cơng ty MLDD) nhận D/O biên Khi nhận D/O D/O văn phịng đại diện đóng dấu hãng tàu (Tại Việt Nam) Nhân viên giao nhận đối chiếu nội dung D/O với vận đơn đại lý hãng tàu nhằm phát sai sót D/O (nếu có) tu chỉnh ngay, tránh trường hợp D/O khơng có giá trị hiệu lực 2.2.4 Làm thủ tục hải quan Việc khai hải cho hàng nhập nhân viên khai hải quan tiến hành khai báo phần mềm khai hải quan điện tử ECUS công ty Mai Linh Đông Đô sau nhận giấy Thông báo hàng đến hãng tàu Bảng 4: Quy trình khai báo hải quan Nhân viên khai hải quan kiểm tra hợp đồng, hóa đơn thương mai, paking list để ghi nhận thông tin Nhập thông tin khai báo hải quan điện tử phần phềm ECUS Gửi tờ khai cho hải quan chờ phản hồi từ hệ thống In tờ khai hải quan điện tử Tiếp nhận phản hồi từ đến chi cục hải quan hải quan Sửa chửa để xác nhận thông quan Nguồn:cần Nhân viên khai báo hải quan phận trung tâm thiết Sau khai báo hải quan xong, nhân viên phận trung tâm thông báo nhân viên giao nhận lên rút tờ khai chi cục hải quan thành phố Nhân viên giao nhận dán tem lệ phí khai hải quan mệnh giá 20.000 VND mà Công ty mua từ trước từ chi cục hải quan thành phố lên tờ khai, đồng thời cảng nhận hàng TKHQĐT thông quan, chi cục hải quan thơng quan đóng dấu xác nhận cùng, góc phải tờ khai 36 TKHQĐT Trong trình này, nhân viên khai báo hải quan tự tính thuế cho lơ hàng nhập Cơng ty 2.2.5 Nhận hàng Phân tích cụ thể trường hợp hàng đóng container FCL, nhân viên giao nhận có trách nhiệm đến bãi tìm container theo sơ đồ cung cấp, container cao đất mà khơng thể mở nắp container để kiểm hóa viên kiểm tra hàng nhân viên giao nhận tới phịng điều độ trình D/O, u cầu hạ container xuống để kiểm hóa, yêu cầu điều độ viên đóng dấu: “cắt seal” Sau nhân viên giao nhận tiếp tục vào đại lý hãng tàu trình D/O, yêu cầu lấy nguyên container hay rút ruột bãi, đại lý hãng tàu thu tiền cược container, biên lai cược thu tiền cược khoảng 400.000 VNĐ/container 20 feet khoảng 1.200.000 VNĐ/container 40 feet đồng thời đóng dấu vào D/O “lấy nguyên container” hay “ rút ruột bãi” dấu đại lý hãng tàu, đóng tiền cược container giữ phiếu thu tiền cược Nhân viên giao nhận đem D/O vào thương vụ, trình D/O xin rút ruột bãi xin đem container Thương vụ thu tiền hóa đơn, lúc mã số thuế tên doanh nghiệp hóa đơn cơng ty Cổ Phần Mai Linh Đơng Đơ Nếu doanh nghiệp đem container trình hóa đơn cho phịng giao nhận container, lấy phiếu giao nhận container bãi container để tiến hành bốc container đem hay rút ruột bãi, tiến hành cho bốc hàng lên xe Giao cho người nhận chở kho thuộc công ty 2.2.6 Bàn giao chứng từ, toán với khách hàng Nhân viên phận trung tâm đưa lại cho công ty nhập tất chứng từ gốc có liên quan mượn để thực trình giao nhận, tất hóa đơn khoản phí nộp hóa đơn cung ứng dịch vụ Dựa vào chứng từ hóa đơn này, nhà nhập tốn cho cơng ty tất chi phí có liên quan, chi phí phát sinh phí dịch vụ Trường hợp đem container sau dỡ hàng ra, người nhận hàng cho xe chở container rỗng trả cho Công ty để nhân viên giao nhận tới nơi mà phiếu cược công đề cập, cầm theo mẫu hạ container rỗng trình cho nơi trả container, nơi giữ lại phiếu hạ container rỗng, thu tiền hạ rỗng cấp lại phiếu thể tình trạng container (ví dụ container sạch, tốt, không hư hỏng v.v…) Người giao nhận cầm phiếu với giấy cược container lại đại lý hãng tàu để nhận lại tiền cược container 2.2.7 Khiếu nại giải khiếu nại Trong trường hợp nảy sinh tranh chấp khiếu nại, Công ty chủ trương hòa giải với đối tác khách hàng để giải tranh chấp xảy ra, phần lớn tranh chấp công ty giải tốt đẹp thơng qua việc hịa giải Cơng ty đảm bảo giúp chủ hàng trường hợp khiếu nại hay tổn thất… Nếu có tranh chấp khơng thể hịa giải cơng ty nhờ trung tâm trọng tài quốc tế bên cạnh phịng Thương mại cơng nghiệp Việt Nam (VCCI) Tất khâu dịch vụ mà cam kết thực cách tốt cho khách hàng Tất nhiên bên cạnh cơng ty cịn đảm bảo cung cấp đầy đủ dịch vụ liên quan đến giao nhận hàng hóa xuất/nhập đảm bảo cho việc giao nhận hàng hóa diễn cách tốt đẹp, nhanh chóng, phù hợp với yêu cầu tất khách hàng 2.3 So sánh lý thuyết với thực tế - Thực tập thực tế công ty thấy công ty sử sụng vận đơn surrender phổ biến vận đơn gốc Đây thành việc ứng dụng công nghệ, vận đơn surrender giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc cho Đại lý Vận tải với doanh nghiệp - Một số trường hợp phát sinh cần phải có ứng biến phù hợp có giai đoạn tinh giảm để trình giao nhận diễn nhanh chóng hiệu - Trên lý thuyết việc làm thủ tục Hải quan người gửi hàng đảm trách Nhưng thực tế công việc nhân viên cơng ty giao nhận làm Việc tiến hành theo yêu cầu khách hàng (người nhận hàng nhập khẩu) khách hàng phải trả thêm khoản phí cho người giao nhận Tuy có điểm khác biệt q trình làm việc ln có kết hợp hài hòa thực tế lý thuyết mà không tạo khác biệt rõ rệt Nên quy trình giao nhận hàng hóa nhập container đường biển Công ty Mai Linh Đơng Đơ khơng khác nhiều so với lý thuyết, đơn hoàn thiện cắt giảm số khâu cho phù hợp CHƯƠNG GIẢI PHÁP CẢI THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN MAI LINH ĐÔNG ĐÔ 3.1 Thuận lợi Ưu điểm thứ đội ngũ nhân viên giao nhận có kinh nghiệm cao, người có thâm niên thấp năm tuổi nghề Bên cạnh đó, đội ngũ cịn chun mơn hóa, người chuyên phụ trách khu vực cụ thể Ưu điểm thứ hai có đội ngũ làm thủ tục chủ yếu nhân viên trẻ, động, giàu nhiệt huyết, có trình độ nghiệp vụ Tạo điều kiện cho quy trình giao nhận thuận lợi Đây nhân tố quan trọng làm nên thành công Công ty Ưu điểm thứ ba hầu hết mặt hàng nhập theo phương thức CIF, nên Công ty thực nghĩa vụ mua bảo hiểm, giảm bớt khâu phức tạp việc thực thủ tục cho lô hàng nhập 3.2 Bất lợi Trong trình hoạt động cơng ty hồn thành tốt mục tiêu cơng việc Tuy nhiên bên cạnh mặt tích cực cơng ty, quan sát thấy cơng ty cịn gặp nhiều trở ngại hạn chế như: - Chính sách quản lý nhân chưa chặt chẽ: phát sinh trường hợp nhân viên thu tiền biển thủ, ứng tiền công ty làm việc cá nhân (đáng bạc) khơng thể hồn lại Sau phát hiện, cơng ty phải nhờ đến quan chức can thiệp - Nhiều nhân viên trung tâm cảm thấy lương công sức họ bỏ không tương xứng Do đó, nhân viên nộp đề nghị tăng lương thời điểm kết thúc thực tập chưa phê duyệt - Kinh doanh môi trường cạnh tranh gay gắt từ nhiều công ty đối thủ nên lúc chào hàng chấp nhận - Chế độ chính sách pháp luật thường xuyên thay đổi cũng gây ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của cơng ty chính sách th́, sách điều chỉnh giá xăng dầu,…đã vơ hình chung đẩy chi phí bỏ tăng cao - Trong trình xếp dỡ mặt hàng vật liệu xây dựng sắt thép cịn tượng cơng nhân làm th ăn cắp vặt, làm sai quy định Cảng - Nảy sinh nhiều trường hợp chậm chễ việc nhận hàng cảng hay vận chuyển hàng đến nơi theo yêu cầu khách hàng phương tiện công ty thường sử dụng với công suất tối đa, xe điều vận chuyển hàng hóa nơi khác - Công tác làm hồ sơ, chuẩn bị giấy tờ giao nhận nhiều bất cập: Trong trình lên hồ sơ, yếu tố khách quan hay chủ quan, nhân viên công ty có sai sót việc đối chiếu thơng tin loại giấy tờ, hệ thống mạng hải quan gặp cố, doanh nghiệp phải xin nhiều loại giấy phép…gây chậm trễ việc hoàn thiện chứng từ 3.3 Đề xuất giải pháp Dưới số kiến nghị đề xuất nhằm cải thiện tình hình hoạt động cơng ty tăng cường khả cung cấp dịch vụ tốt cho công ty Cổ Phần Mai Linh Đông Đô - Đảm bảo công bằng, khuyến khích nhân viên cơng ty làm việc hiệu qua sách tiền lương, tiền thưởng, chăm sóc nhân viên hợp lý - Đảm bảo uy tín cơng ty mơi trường cạnh tranh gay gắt: Số lượng công ty cung cấp dịch vụ xuất nhập nhiều tạo nên môi trường cạnh tranh gay gắt, hồn cảnh cơng ty cần có nhiều biện pháp đẩy mạnh tìm kiếm khách hàng, giữ chân khách hàng quen thuộc, sách ưu đãi cho khách hàng thường xuyên,…đảm bảo cung cấp dịch vụ tốt để qua tăng cường uy tín cơng ty đảm bảo hoạt động kinh doanh công ty Do phận trung tâm vận tải hàng hóa vào hoạt động, cơng ty thường biết đến nhiều lĩnh vực cung cấp dịch vụ taxi lĩnh vực vận tải giao nhận hàng hóa chưa thực phổ biến Do đó, cơng ty cần có chiến lược đánh vào nhận thức khách hàng, đơn cử như: lập website riêng cho mảng vận tải giao nhân hàng hóa, thiết kế logo quảng cáo phương tiện vận tải công ty (taxi, xe container, xe tải,…) - Chủ động đón đầu, lường trước sách nhà nước: Trước tình hình thành phố trung ương liên tục thay đổi bổ sung thêm nhiều sách hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, cơng ty cần chủ động đón đầu, dự báo trước tình hình qua kết hợp nội lực công ty với nguồn lực thu đảm bảo hiệu kinh doanh công ty không gặp trở ngại đáng kể Đề xuất: cơng ty nên thường xun tổ chức khóa đao tạo, bồi dưỡng chuyên môn hay hội thảo để trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm - Trong khâu chuẩn bị, vận chuyển hàng hóa, cần ý đảm bảo phương tiện vận chuyển sẵn sàng, đảm bảo công nhân đầy đủ hợp lý: Trong nhiều trường hợp sau ký hợp đồng với chủ hàng cần vận chuyển hàng hóa đến địa điểm cần thiết cơng ty cần đảm bảo có phương tiện vận chuyển ln sẵn sàng phù hợp để vận chuyển hàng hóa kịp thời, thuận tiện - Để khắc phục sai sót trình giao nhận chứng từ, nhân viên công ty cần phải kiểm tra đối chiếu cẩn thận chứng từ với Nếu có sai lệch thơng tin hàng hóa chứng từ cần phải tìm hiểu nguyên nhân gây sai lệch yêu cầu sửa đổi chứng từ cho ăn khớp với KẾT LUẬN Giao nhận vận tải ngành nghề phát triển Việt Nam Giao nhận vận tải có liên kết chặt chẽ với hoạt động xuất nhập hàng hóa có vai trị vơ quan trọng phát triển kinh tế Công ty Cổ phần Mai Linh Đông Đô bắt đầu hoạt động kinh doanh lĩnh vực từ năm 2011 Sau năm hoạt động, từ bọ phận trung tâm với số vốn ỏi quy mô nhỏ, đến nay, trung tâm vào hoạt động kinh doanh ổn định gặt hái nhiều thành công công việc Công ty tạo lập mối quan hệ thân thiết với khách hàng cơng ty có uy tín lớn thị trường Unilever, P&G,… Trong bối cảnh thị trường có tính chất thường xun thay đổi nay, với môi trường cạnh tranh khốc liệt Để cơng ty đứng vững khơng ngừng phát triển, mở rộng thị trường hoạt động kinh doanh mình, cơng ty cần đưa thực sách phát triển phù hợp với mục tiêu, chiến lược công ty Đây nhiệm vụ khó khăn cho cơng ty Để làm điều này, cơng ty cần có nỗ lực làm việc tất thành viên công ty đông thời cá nhân công ty phải tự ý thức vai trò trách nhiệm cơng việc Khoảng thời gian thực tập công ty giúp em kiểm chứng lại kiến thức học trường, liên hệ lý thuyết vào thực tế tìm điểm khác biệt chúng Mặc dù khoảng thời gian ngắn nhờ hướng dẫn tận tình chú, anh chị cơng ty mà em tích lũy nhiều điều, góp phần hồn thiện kiến thức chun mơn Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn Nhà trường, PGS.TS Vũ Chí Lộc, Ban giám đốc tồn thể anh chị cơng ty giúp em hoàn thành đề tài thực tập khóa ạ! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Công ty cổ phân Mai Linh Đông Đô (2014) Báo cáo kết kinh doanh 2013 Phịng tài kế tốn Cơng ty cổ phân Mai Linh Đơng Đơ (2014) Báo cáo kết kinh doanh 2014 Phòng kế tài kế tốn Cơng ty cổ phân Mai Linh Đông Đô (2015) Báo cáo kết hoạt động kinh doanh tháng Trung tâm vận tải hàng hóa Công ty cổ phân Mai Linh Đông Đô (2015) Báo cáo kết điều xe Trung tâm vận tải hàng hóa Trường Đại Học Ngoại Thương Giáo trình vận tải giao nhận hàng hóa  ... kết cấu gồm phần: Chương 1: Tổng quan công ty Cổ phần Mai Linh Đông Đô Chương 2: Phân tích quy trình giao nhận hàng nhập nguyên container đường biển công ty Cổ phần Mai Linh Đông Đô Chương 3:... THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN MAI LINH ĐÔNG ĐÔ 1.1 TỔNG QUAN VỀ CƠNG TY CỔ PHẦN MAI LINH ĐƠNG ĐƠ 1.1.1 Tóm tắt sơ lược công ty Tên doanh nghiệp Công ty cổ phần Mai Linh Đông Đô Tên giao dịch Mai Linh. .. báo cáo trung tâm 2.2 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập ngun container đường biển công ty Cổ Phần Mai Linh Đông Đô 2.2.1 Ký hợp đồng giao nhận Sau tìm liên hệ với khách hàng tiềm năng, nhân viên