LỜI NĨI ĐẦU Thơng tin, Vâng! Thơng tin ăn tinh thần thiếu thực đơn cá nhân, gia đình, tổ chức quốc gia giới Nhất thời đại ngày nay, xu hướng tồn cầu hóa diễn toàn giới, với phát triển vũ bão khoa học công nghệ thông tin, mang đến cho người thưởng thức thông tin nóng nhất, diễn hàng ngày hàng khắp hành tinh Để hội nhập phát triển quốc gia có Việt Nam, cần có nguồn lực thơng tin Và ngày nay, thông tin trở thành nguồn lực Vì xu hướng chung quốc gia hướng vào xã hội thông tin, xã hội giá trị mà thơng tin tri thức nhân loại đem lại lớn Thông tin có vai trị đặc biệt quan trọng cơng tác quản lý Trong tổ chức, hoạt động quản lý có hiệu điều khơng thể thiếu phải xây dựng hệ thống thông tin tối ưu Bởi thông tin coi nguồn tài nguyên, tài sản với quốc gia, tổ chức Ở Việt Nam nay, khâu yếu điều hành cơng tác quản lý Chính quản lý yếu mà chưa tận dụng tối đa nguồn lực, gây lãng phí cho việc phát triển đất nước Trong cơng cơng nghiệp hóa – đại hóa đất nước địi hỏi trình độ quản lý mức cao hơn, hồn thiện hơn, vấn đề ảnh hưởng lớn đến chất lượng quản lý thơng tin, thông tin phục vụ cho việc định quản lý Để phát triển nhà quản lý phải đưa định đắn kịp thời, thông tin cho việc định phải xác thời điểm Trong kỷ ngun tồn cầu hóa nay, để trì phát triển địi hỏi nhà quản lý phải định đúng, xác kịp thời Muốn cần phải có đủ thơng tin, nhiên nguồn thơng tin nhiều có đặc tính ln méo Vì vậy, địi hỏi nhà quản lý cần phải có đầy đủ thơng tin cộng với tính tốn, phân tích kĩ lưỡng trước định Thông tin phần thiếu với tổ chức muốn tồn phát triển Người có thơng tin nguời quyền lực, có đựợc thơng tin cần phải có kĩ phân tích, tổng hợp định đồng thời dự đốn kết định xây dựng phương án dự phịng để đảm bảo cơng tác quản lý có hiệu cao Nhằm làm rõ vấn đề trên, em xin trình bày đề tài “Nghiên cứu thông tin định quản lý Văn phòng HĐND & UBND Huyện Đầm Hà” Tuy nhiên trình độ cịn hạn chế, nên Tiểu luận em cịn nhiều thiếu sót Vậy kính mong Thầy hướng dẫn, bảo để em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Học viên lớp QLKT 1A: Hoàng Minh Tuấn NỘI DUNG I KHÁI QUÁT CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC Các khái niệm: 1.1 Khái niệm thông tin thông tin quản lý Thông tin hiểu tin tức người trao đổi với (trao đổi qua vật, qua máy móc, thiết bị) rộng thông tin bao gồm tri thức đối tượng Hiểu cách tổng quát thông tin kết phản ánh đối tượng tương tác vận động chúng Thông tin vấn đề phức tạp chứa đựng nội dung đa dạng phong phú hiểu theo nhiều cách khác Theo nghĩa chung thơng tin hiểu tri thức sử dụng để định hướng, tác động tích cực để điều khiển nhằm trì tính đặc thù chất, hồn thiện phát triển hệ thống Thông tin tri thức người để nhận biết giới khách quan, giới xung quanh Thơng tin trao đổi người với người: Giọng nói, điệu (ngơn ngữ thể), biểu cảm (ánh mắt, nét mặt…), văn bản, hình ảnh kết hợp, qua phương tiện (điện thoại,video…), trao đổi với vật, nhìn tượng thiên nhiên nhìn màu mây đốn biết thời tiết (vàng gió, đỏ mưa, gạch cua bão…) Thơng tin quan trọng hiểu biết quy luật Thông tin quản lý hệ thống tri thức thu thập xử lý để phục vụ cho việc ban hành, tổ chức thực kiểm tra đánh giá định quản lý Từ định nghĩa này, thấy thơng tin quản lý bao gồm: - Hệ thống tri thức thu thập xử lý (thông tin đầu vào) - Thông tin tổ chức thực định quản lý (quá trình truyền thơng) - Thơng tin cho việc kiểm tra, đánh giá định quản lý (thông tin phản hồi) Định nghĩa thông tin Quản trị kinh doanh: Thông tin tin tức mới, thu nhận cảm thụ đánh giá có ích cho việc định giải nhiệm vụ kinh doanh - Thơng tin quản lý thơng tin có cán quản lý cần có ý muốn dùng vào việc định quản lý - Thơng tin liệu tổ chức theo cách cho chúng mang giá trị gia tăng so với giá trị vốn có thân liệu - Để tổ chức liệu thành thơng tin có ích có giá trị, người ta phải sử dụng quy tắc quan hệ liệu - Kiểu thông tin tạo phụ thuộc vào mối quan hệ liệu có - Việc biến đổi liệu thành thơng tin q trình, tập hợp cơng việc có quan hệ logic với để đạt kết đầu mong muốn Dữ liệu: - Dữ liệu kiện, quan sát tượng vật lý, giao dịch kinh doanh Dữ liệu phản ánh khách quan thuộc tính, đặc điểm thực thể, kiện - Bản thân liệu thường chưa mang tải giá trị thông tin Khi yếu tố tổ chức xếp theo cách có ý nghĩa chúng trở thành thơng tin - Dữ liệu số liệu tài liệu thu thập chưa qua xử lý - Dữ liệu biểu nhiều dạng khác như; âm thanh, văn bản, màu sắc, hình ảnh… - Bản thân liệu chưa có ý nghĩa với người sử dụng, liệu tập hợp giá trị mà liên hệ chúng Dữ liệu liệu thứ cấp liệu sơ cấp 1.3 Tri thức: - Tri thức nội dung quy tắc, hướng dẫn thủ tục sử dụng để chọn, tổ chức xử lý liệu cho phù hợp với công việc cụ thể - Điều quan trọng khơng phải liệu có nguồn gốc từ đâu hay chúng xử lý cách mà quan trọng kết xử lý liệu có hữu ích có giá trị sử dụng hay không Hệ thống thông tin Là hệ thống bao gồm yếu tố có quan hệ với làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối thông tin liệu cung cấp chế phản hồi để đạt mục tiêu định trước Các tổ chức sử dụng hệ thống thông tin với nhiều mục đích khác Trong việc quản trị nội bộ, hệ thống thông tin giúp đạt thông hiểu nội bộ, thống hành động, trì sức mạnh tổ chức, đạt lợi cạnh tranh Với bên ngồi, hệ thống thơng tin giúp nắm bắt nhiều thông tin khách hàng cải tiến dịch vụ, nâng cao sức cạnh tranh, tạo đà cho phát triển 2.1 Hệ thống thông tin quản lý Là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý tổ chức Hệ thống bao gồm người, thiết bị quy trình thu thập, phân tích, đánh giá phân phối thông tin cần thiết, kịp thời, xác cho người soạn thảo định tổ chức Đây tên gọi chuyên ngành khoa học Ngành khoa học thường xem phân ngành khoa học quản lý quản trị kinh doanh Ngoài ra, ngày việc xử lý liệu thành thông tin quản lý thông tin liên quan đến công nghệ thơng tin, coi phân ngành tốn học, nghiên cứu việc tích hợp hệ thống máy tính vào mục đích tổ chức 2.1.1 Đặc tính thơng tin Thơng tin khơng phải vật chất, tồn nhờ “vỏ vật chất”, tức vật mang thông tin (tài liệu, sách báo, tivi…) Chính vậy, thường xảy tượng: vật mang thông tin người nhận tin thu lượm giá trị khác tuỳ thuộc vào trình độ vấn đề mà họ quan tâm * đặc tính thơng tin: - Thông tin “méo” phấn đấu đưa thông tin trở nên trung thực, thông tin méo đưa đối tượng đến vất vả, khổ ải trí triệt hạ, oan trái thị phi, oan nghiệt…, nâng giá trị cá nhân tổ chức giá trị thực (thực phẩm chức năng…) vinh danh cá nhân thông qua tổ chức, giúp nâng cao, chắp cánh cho cá nhân, cá thể tổ chức( chiến sỹ thi đua, anh hùng….), giá trị nâng cao đẳng cấp, đề cao vai trò tổ chức nên phải tận dụng mẹo - Thơng tin phụ thuộc vào trình độ, lực lĩnh hội người thu nhận thông tin (bao gồm tổ chức) - Thông tin phải đảm bảo tính thời (thơng tin thị trường ngày, thông tin bão, tin tức giao thông…) - Mọi vật tượng có thuộc tính phản ánh sở gốc thông tin - Ai nắm thơng tin người có quyền lực (một thật hiển nhiên người nghèo người nói khơng tin, bảo không nghe) Thông tin mã hóa kỹ thuật số lưu dũ dạng: USB, ổ cứng, mail, điện toán đám mây,…; Các phần mềm sử lý thơng tin mã hóa cách tự động ngày nhờ tiến khoa học kỹ thuật mà thiết bị thông tin, thiết bị sử lý thông tin thiết bị ngoại vi tin cậy hơn, nhanh xã hội hóa Đặc biệt thiết bị ngoại vi mã hóa (Camera giám sát an ninh, bảng chấm cơng điện tử…) quan trọng phải biết cách thu thập thông tin, phải hiểu thân mình, tổ chức mà vận động, su hướng vận động nhận thức từ quy luật Thơng tin quản lý có số lượng lớn tính chất đa dạng phong phú hoạt động quản lý, vậy, chủ thể quản lý, tổ chức trở thành trung tâm thu phát thông tin Thông tin quản lý phản ánh trật tự cấp bậc quản lý Trong tổ chức tồn cấp quản lý khác Do dó, việc tiếp nhận xử lý thơng tin sử dụng cấp quản lý khác có khác biệt Nói cách khác, khơng thể có bình đẳng tuyệt đối tiếp nhận, xử lý sử dụng thông tin cấp quản lý thành viên tổ chức 2.1.2 Vai trị thơng tin quản lý Thơng tin có vai trị đặc biệt quan trọng quản lý Trong tổ chức, hoạt động quản lý có hiệu điều thiếu phải xây dựng hệ thống thơng tin tối ưu Vai trị thơng tin quản lý thể nội dung sau: Vai trị thơng tin việc lập kế hoạch định Lập kế hoạch định cơng việc phức tạp khó khăn lại có ý nghĩa tiên nhà quản lý Để có kế hoạch định đắn, nhà quản lý cần nhiều thơng tin Nhờ có thơng tin mà nhà quản lý giải đắn hiệu vấn đề sau: - Nhận thức vấn đề cần phải lập kế hoạch định - Xác định hội thách thức tổ chức - Xác lập sở tiền đề khoa học cần thiết để xây dựng mục tiêu - Lựa chọn phương án để thực định quản lý Vai trị thơng tin cơng tác tổ chức Trong q trình thực chức tổ chức, thơng tin có vai trị quan trọng phương diện sau: - Nhận thức vấn đề liên quan tới việc thiết kế mô hình cấu tổ chức, phân cơng phân nhiệm giao quyền - Cung cấp liệu cần thiết nhân lực, vật lực tài lực - Xây dựng phương án để bố trí, xếp, sử dụng nhân lực phân bổ nguồn lực khác - Giải vấn đề liên quan tới cơng tác tổ chức Vai trị thơng tin công tác lãnh đạo Khi thực chức lãnh đạo, thông tin giúp nhà quản lý giải đắn hiệu nội dung sau: - Nhận thức vấn đề liên quan tới động thúc đẩy nhân viên - Cung cấp liệu để làm sở cho việc xây dựng nội quy, quy chế sách tổ chức - Lựa chọn phương pháp phong cách quản lý hiệu Vai trị thơng tin cơng tác kiểm tra Là trình đo lường, so sánh phát sai lệch hoạt động tổ chức Kiểm tra chức tất yếu quản lý kiểm tra mức gây hoang mang, thiếu tin tưởng lẫn tạo bầu khơng khí căng thẳng làm thui chột tính sáng tạo chí làm cho hệ thống gi kị lẫn Nhưng buông lỏng công tác kiểm tra lại nảy sinh vấn đề dẫn đến tính phối hợp kém, hệ thống dễ rối loạn làm ổn định hệ thống Vì cần kiểm tra mức phù hợp khơng có cơng thức chung cho đối tượng Vì kiểm tra xác định sai lệch để điều chỉnh giảm thiểu rối loạn, ách tắc hoạt động Trong lĩnh vực kiểm tra, thơng tin có vai trị quan trọng phương diện: - Nhận thức vấn đề cần phải kiểm tra - Cung cấp liệu cho việc xây dựng tiêu chuẩn - Xây dựng phương án để đo lường giải pháp sửa chữa sai lầm chủ thể Như vậy, thấy thơng tin mạch máu liên kết toàn chức quy trình quản lý, nhân tố khơng thể thiếu để xây dựng, triển khai thực kiểm tra đánh giá định quản lý Thông tin cầu nối tổ chức với môi trường 2.2 Phân loại thông tin phục vụ công tác quản lý Yêu cầu thông tin phục vụ công tác quản lý: Muốn có thơng tin phải tốn thời gian, tốn chi phí tiền (thu thập thơng tin phải tốn tiền) Khơng có thơng tin khơng có đủ định, thông tin đủ tin cậy phải đảm bảo tính thời có tính thuyết phục Khi nói trường hợp thiếu thơng tin khơng có nghĩa khơng có thơng tin, mà phải nghiên cứu thông tin phản ánh vật, tượng Thông tin tồn không gian thời gian cần thiết phải nhận dạng thơng tin, phải xử lý thơng tin mang tính hệ thống để giúp việc xử lý thông tin kết qủa chuẩn làm định (máy khám bệnh giúp bác sỹ đưa phác đồ điều trị), phần mềm phần chun dụng để xử lý thông tin, giúp giải công việc cách tự động mà phần mềm trí tuệ lồi người xử lý thơng tin Khơng có thơng tin khơng có xử lý Thơng tin quản lý dạng thông tin đặc biệt, tồn nhiều dạng thức khác Tuỳ vào khác mà phân chia thông tin thành loại: Căn vào mức độ xử lý thông tin - Thông tin ban đầu Thông tin ban đầu thông tin chưa xử lý để phục vụ cho hoạt động quản lý, thơng tin xử lý phương diện khác với mục đích khác - Thơng tin trung gian Thông tin trung gian loại thông tin xử lý mức sơ cấp Vì vậy, nhà quản lý phải cẩn trọng việc xử lý thông tin để phục vụ cho hoạt động quản lý - Thông tin cuối Thông tin cuối thông tin xử lý cách triệt để sử dụng cho hoạt động quản lý Căn vào mức độ phản ánh thông tin - Thông tin đầy đủ (Thông tin tổng thể) Thông tin đầy đủ thông tin chỉnh thể đối tượng xử lý - Thông tin không đầy đủ (Thông tin phận) Thông tin không đầy đủ thơng tin mặt, khía cạnh đối tượng Căn vào tính pháp lý thơng tin - Thơng tin thức Thơng tin thức thông tin công bố cấp quản lý xác định tổ chức - Thơng tin phi thức Thơng tin phi thức thơng tin khơng phải người có trách nhiệm tổ chức công bố Căn vào chức quy trình quản lý: - Thơng tin phục vụ q trình lập kế hoạch định - Thông tin phục vụ công tác tổ chức - Thông tin phục vụ công tác lãnh đạo - Thông tin phục vụ công tác kiểm tra Căn hướng chuyển động thông tin - Thông tin theo chiều dọc Thông tin theo chiều dọc thông tin từ cấp chuyển xuống cấp cấp chuyển lên cấp tổ chức quan hệ tổ chức cấp tổ chức cấp - Thông tin theo chiều ngang Thông tin theo chiều ngang thông tin cấp quản lý đồng cấp người bị quản lý với Căn vào nội dung lĩnh vực liên quan tới hoạt động quản lý - Thông tin kinh tế, thông tin tài - Thơng tin pháp luật - Thơng tin văn hố - xã hội Theo hình thức truyền đạt thơng tin 10 - Giải thích, hướng dẫn thực định Đây q trình truyền tin quản lý Quá trình bao gồm: + Nguồn tin (Quyết định quản lý); + Thông điệp; + Mã hoá; + Truyền đạt qua kênh; + Giải mã; + Nơi nhận; + Thông tin phản hồi 4.3 Q trình thơng tin cho việc kiểm tra, đánh giá việc thực định quản lý - Thông tin cho việc xây dựng tiêu chuẩn kiểm tra; - Thông tin kết thực định quản lý; - Thông tin kết đánh giá; - Những thông tin giải pháp điều chỉnh 4.4 Những trở ngại q trình thơng tin quản lý Những trở ngại q trình thơng tin quản lý: - Những trở ngại việc thu thập, xử lý sử dụng thông tin cho việc xây dựng định quản lý + Tình trạng q tải thiếu thơng tin hữu ích; + Hạn chế lực kĩ xử lý thông tin; - Những trở ngại việc truyền đạt thông tin; + Đối với chủ thể truyền đạt + Đối với chủ thể tiếp nhận; + Kênh truyền đạt (phương tiện, hình thức…); + Nhiễu - Những trở ngại việc xử lý thông tin phản hồi + Cơ cấu tổ chức; + Phong cách quản lý; + Văn hoá tổ chức 12 4.5 Những yêu cầu sử dụng thông tin quản lý - Thông tin quản lý phải khách quan, xác, đầy đủ; - Thơng tin quản lý phải kịp thời, không sử dụng thông tin lạc hậu - Thiết lập hệ thống xử lý thông tin hữu hiệu 13 II CƠ SỞ RA QUYẾT ĐỊNH Khái niệm, vai trò chức định quản lý 1.1 Khái niệm Trong tổ chức luôn tồn nhu cầu giải vấn đề nảy sinh trình quản lý Để giải vấn đề người ta thường phải xây dựng lựa chọn phương án tối ưu Việc tất yếu đòi hỏi nhà quản lý cân nhắc, lựa chọn đến định Quyết định quản lý hành vi sáng tạo với tư cách sản phẩm lao động người lãnh đạo, nhằm định mục tiêu, chương trình tính chất hoạt động tổ chức sở hiểu biết quy luật vận động khách quan phân tích thơng tin trạng tổ chức mơi trường Từ khái niệm xác định nội dung định nhằm để trả lời câu hỏi sau: Phải làm gì? Khơng làm làm khác có hay khơng? Làm nào? Ai làm? Khi làm? Làm bao lâu? Làm đâu? Điều kiện vật chất để thực gì? Ai cản trở định, mức độ cách xử lý? 1.2 Vai trò Các định quản trị có vai trị quan trọng hoạt động quản trị Bởi vì: - Các định ln ln sản phẩm chủ yếu trung tâm hoạt động quản lý Khơng thể nói đến hoạt động quản lý mà thiếu việc định - Sự thành công hay thất bại tổ chức phụ thuộc nhiều vào định nhà quản lý - Xét mặt tổng thể khơng thể thay định quản trị tiền bạc, vốn liếng, tự phát, tự điều chỉnh thứ tự máy móc tinh xảo - Mỗi định quản trị mắt xích tồn hệ thống định tổ chức nên mức độ tương tác ảnh hưởng chúng với 14 phức tạp quan trọng Không thận trọng việc quết định thường dẫn tới hậu khôn lường 1.3 Chức định Quyết định trái tim hoạt động quản lý, cần phải thực chức chủ yếu sau: - Chức định hướng; - Bảo đảm nguồn lực; - Phối hợp hành động; - Chức động viên, cưỡng bức; - Bảo đảm tính thống thực hiện; - Bảo đảm tính hiệu lực Phân loại định 2.1 Theo cách phản ứng người định - Các định lý giải định dựa nghiên cứu phân tích có hệ thống vấn đề Các việc nêu ra, giải pháp khác đem so sánh người ta tới định hoàn hảo nhất, dựa theo tất yếu tố có liên quan tới Đây định cần thiết nhiều trường hợp xảy buộc ta phải vận dụng khả tâm trí để lựa chọn 2.2 Nếu xét theo tầm quan trọng định - Quyết định chiến lược, định quan trọng có ảnh hưởng tới tồn tại, phát triển tổ chức - Quyết định sách lược để khai thác hết tiềm tổ chức - Quyết định tác nghiệp định dùng để triển khai định chiến lược 2.3 Nếu xét theo thời gian - Quyết định dài hạn (thường từ năm trở lên); - Quyết định trung hạn (Từ năm đến năm); - Quyết định ngắn hạn định thực tháng, quý năm 15 2.4 Theo phạm vi điều chỉnh định Quyết định toàn cục, định phận điều chỉnh toàn số phận tổ chức 2.5 Theo quy mô nguồn lực sử dụng để thực định Quyết định lớn, định vừa định nhỏ 2.6 Theo cấp quản lý Quyết định cấp cao, định cấp trung gian định cấp thấp 2.7 Theo lĩnh vực hoạt động tổ chức Quyết định sản xuất, quản trị nhân lực, tài chính, hoạt động … Lý thuyết định Lý thuyết sở khoa học việc định Từ xưa đến quản lý xã hội, quản lý nhân nghề nghiệp cộng việc quan trọng người quản lý định Khơng phải có quan chức cấp Chính phủ hay giám đốc đơn vị sản xuất kinh doanh định, mà nhà quản lý cấp sở, địa phương phải định Thực tế từ lâu chứng tỏ định thiếu sở khoa học thường phải gánh chịu hậu nặng nề Nghiên cứu sở việc định cách khoa học giúp ta nhận thức đắn sở khoa học, quy luật chi phối lường trước hậu tất yếu xảy định chấp nhận Hầu hết định quản lý phải thực điều kiện bất định nhà quản lý khơng có thơng tin hồn chỉnh điều xảy tương lai Lý thuyết công cụ khoa học mà nhà quản lý cần hiểu biết dùng để định Khi đưa vấn đề cần phải định, cần phải kiểm định giả thiết mặt vấn đề, ta phải xem xét vấn đề kiểm định chấp nhận hay bị bác bỏ Trong lý thuyết định phải định lựa chọn vấn đề điều (được gọi hành động), nhờ vào việc tính tốn ảnh hưởng hành động dạng tiền đề Một nhà quản lý, người phải lựa chọn từ số việc đầu tư có giá trị, cần phải xem xét 16 lợi nhuận thiệt hại mà hậu hành động Áp dụng lý thuyết định hợp lý hậu kinh tế việc lựa chọn hành đồng 3.1 Các yêu cầu định quản lý - Yêu cầu hợp pháp thể khía cạnh: Trong phạm vi thẩm quyền, không trái với nội dung mà pháp luật quy định, thủ tục thể thức - Tính khoa học: Phù hợp với mục tiêu tổ chức, phù hợp với nguyên tắc khách quan nguyên tắc tổ chức phù hợp với điều kiện cụ thể - Tính thống nhất: định ban hành cấp phận khác phải thống theo mục tiêu chung xác định - Kịp thời, xác, dễ hiểu: Quyết định đưa phải thời điểm, đối tượng, cụ thể thời gian người thực hiện, rõ ràng, dễ hiểu - Phù hợp với điều kiện sở vật chất để thực định: để thực định phải có điều kiện định (tài chính, cơng nghệ, nhân lực….) đặc biệt ý đến tâm lý người thực định 3.2 Tính khách quan khoa học Các định sở cho việc bảo đảm tính thực hiệu việc thực chúng, định không chủ quan tuỳ tiện Quyết định quản lý Quyết định quản lý hành vi sáng tạo với tư cách sản phẩm lao động người lãnh đạo, nhằm định mục tiêu, chương trình tính chất hoạt động tổ chức sở hiểu biết quy luật vận động khách quan phân tích thơng tin trạng tổ chức môi trường Trong quy luật vận động khách quan nhà quản lý cần lưu ý vận dụng hiệu đặc điểm quy luật Thiên – Địa – Nhân hợp định quản lý - Con người tạo quy luật điều kiện chưa xuất người khơng thể xóa bỏ quy luật điều chứng tỏ quy luật không chịu tác động người 17 - Tác động quy luật không phụ thuộc vào tình cảm người Có sinh phải có mạt, thời vụ thực vật (Cây lúa, hoa mầu, hoa quả….) có quy luật định theo mùa vụ Đạo trời gốc âm dương, đạo đất suy đến cứng mềm, đạo người nhân nghĩa Đạo quy luật đạo trời lấy cao bù thấp, lấy nhiều bù (Nắng to, nóng phải có mưa giơng để giảm nhiệt) tất các quy luật tuân theo quy luật tượng thiên nhiên Đạo người có khác đạo trời thường lấy bù nhiều, người giàu giàu lên, người ghèo ghèo Các quy luật đan xen vào tạo thành hệ thống, thuật phong thuỷ dựa quy luật tự nhiên, người Ấn Độ có thuật điều hịa khí (YOGA), người Việt giới tình người Việt Người quản lý hiểu quy luật có điều kiện chế hóa hay tương sinh, để định xác thời điểm, hợp quy luật nâng tầm giá trị tổ chức đưa tổ chức phát triển 18 III HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ CỦA VĂN PHÒNG HĐND & UBND HUYỆN ĐẦM HÀ Khái quát tổ chức quản lý đơn vị: 1.1 Tổ chức máy VP HĐND – UBND huyện Văn phòng HĐND & UBND huyện cấu, tổ chức gồm đồng chí Chánh Văn phịng 03 đồng chí Phó Chánh Văn phịng cơng chức, nhân viên chun mơn khác Đồng chí Chánh Văn phịng người đứng đầu Văn phòng, chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch UBND huyện trước pháp luật việc thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao tồn hoạt động Văn phịng - Đồng chí Phó Chánh Văn phịng (V1) phụ trách công tác Tổng hợp Hội đồng nhân dân Được uỷ quyền đạo giải công việc chung Văn phịng HĐND UBND, đồng chí Chánh Văn phịng vắng - Đồng chí Phó Chánh Văn phịng phụ trách công tác tiếp công dân (V2) phụ trách tơng tác tiếp cơng dân Trực tiếp giúp đồng chí Chủ tịch UBND huyện công tác tiếp dân giải đơn thư khiếu nại, tố cáo - Đồng chí Phó Chánh Văn phịng (V3) phụ trách cơng tác hành quản trị Trực tiếp đạo cơng tác phục vụ, hậu cần khu vực hành HĐND UBND huyện (tiếp khách, Hội nghị, buổi làm việc thường xuyên đột xuất HĐND UBND huyện) Ngồi ra, Văn phịng HĐND & UBND huyện cịn có phận chun mơn, giúp việc, phục vụ gồm: Bộ phận tổng hợp, Bộ phận Văn thư – lưu trữ, Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ trả kết quả, Bộ phận quản trị mạng, Bộ phận Tài vụ, Bộ phận Công vụ - nhà ăn, Tổ bảo vệ, Tổ lái xe 1.2 Chức năng, nhiệm vụ VP HĐND – UBND - Chức năng: Văn phòng Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân quan chun mơn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, có chức tham mưu, tổng hợp cho Uỷ ban nhân dân hoạt động Uỷ ban nhân dân; tham mưu, giúp Uỷ ban nhân 19 dân huyện công tác dân tộc; tham mưu cho Chủ tịch Uỷ ban nhân dân đạo, điều hành Chủ tịch Uỷ ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân quan nhà nước địa phương; đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân - Nhiệm vụ: Trình Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân huyện ban hành định, thị, văn hướng dẫn thực lĩnh vực quản lý Trình Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm hàng năm Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân huyện; hướng dẫn, kiểm tra việc thực sau phê duyệt Trình Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ cải cách hành thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước giao Tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý giao Giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực chịu trách nhiệm tổng hợp hoạt động Uỷ ban nhân dân; có trách nhiệm cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động Uỷ ban nhân dân quan quản lý nhà nước thuộc huyện; tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế – xã hội tồn huyện theo quy định; đảm bảo việc lưu trữ văn huyện Làm nhiệm vụ thường trực tiếp công dân huyện; Đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động Uỷ ban nhân dân hoạt động theo phân công Uỷ ban nhân dân huyện Bảo đảm hoạt động phận tiếp nhận trả kết cho tổ chức, công dân theo quy định Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ, công chức thuộc phạm vi quản lý 20 Tổ chức ứng dụng tiến khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước, chuyên mơn nghiệp vụ Văn phịng Thực cơng tác thông tin, báo cáo định kỳ đột xuất tình hình thực nhiệm vụ giao theo quy định Uỷ ban nhân dân huyện Uỷ ban nhân dân tỉnh 10 Kiểm tra, tra theo ngành, lĩnh vực phân công phụ trách tổ chức, cá nhân lĩnh vực thực quy định pháp luật; giải khiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng theo quy định pháp luật, theo phân công Uỷ ban nhân dân huyện 11 Quản lý tài chính, tài sản quan theo quy định pháp luật phân công Uỷ ban nhân dân huyện 12 Thực số nhiệm vụ khác Uỷ ban nhân dân huyện giao Thực trạng thơng tin cơng tác văn phịng 2.1 Những mặt tích cực Từ cấu tổ chức, đến chức nhiệm vụ nêu nhận thấy; nhiệm vụ Văn phòng HĐND UBND huyện rộng Với khối lượng công việc rộng lớn đa lĩnh vực thế, đòi hỏi tập thể Ban lãnh đạo, CBCNVC Văn phòng HĐND UBND huyện Đầm Hà phải phấn đấu nâng cao nằn lực chuyên môn, nắm bắt xử lý nguồn thông tin cách linh hoạt mà hiệu Trong công tác hàng tuần, tháng Lãnh đạo Văn phòng chủ động phân công nhiệm vụ kế hoạch cụ thể cho phận Căn vào kế hoạch đặt phận tiến hành nắm bắt xử lý thông tin theo nhiều hướng, tổ chức thực công việc theo nhiệm vụ phân cơng Để hồn thành nhiệm vụ kế hoạch công tác tuần, tháng, năm; Lãnh đạo quan Văn phòng HĐND UBND huyện Đầm Hà chủ động, nắm bắt nguồn thông tin ngồi tổ chức, để từ tổng hợp, tham mưu, báo cáo lãnh đạo HĐND UBND huyện Thơng tin tồn mn hình mn vẻ giới tự nhiên xã hội lồi người Đó thơng tin mà cảm nhận thơng qua 21 giác quan mình, mà giác quan người khó nhận biết Nhưng dù người có nhận biết hay khơng thơng tin tồn Trong phát triển kinh tế tri thức hôm nay, thông tin khẳng định vị trí Thơng tin tác động trực tiếp, gián tiếp đến lĩnh vực đời sống xã hội Chu trình hoạt động lãnh đạo, quản lý Lãnh đạo HĐND UBND huyện khơng nằm ngồi tác động Để đưa định đó, trước hết người lãnh đạo Văn phòng phải nắm bắt, thu thập xử lý nội dung thơng tin có liên quan Bởi xem sở, điều kiện cần thiết để chủ thể quản lý định Việc thu thập, nắm bắt, xử lý thông tin người lãnh đạo, quản lý thông qua nhiều kênh: qua báo cáo từ cấp trên, qua phương tiện thông tin đại chúng, qua hội họp tiếp xúc với dân, qua phản ánh cấp dưới… Trên sở thông tin thu vào thực tiễn phát triển kinh tế tiềm địa phương mà lãnh đạo HĐND UBND huyện đưa định để phát triển kinh tế - xã hội địa phương Thông tin mà người lãnh đạo, quản lý thu đầy đủ, xác kịp thời việc định họ có mức độ xác tính khả thi cao nhiêu Một định coi đắn xuất phát từ sống, giải đắn kịp thời mâu thuẫn sống, đáp ứng nhu cầu thực tiễn đặt Đối với người lãnh đạo UBND huyện, định họ đưa tác động trực tiếp tới lĩnh vực kinh tế - xã hội, an ninh, trị… địa phương Quyết định đưa đắn, kịp thời thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội địa phương đó; ngược lại, định khơng đắn, không kịp thời cản trở bước tiến địa phương Do vậy, để có định đắn phù hợp với thực tiễn địa phương, người lãnh đạo, quản lý cấp sở cần nắm bắt thông tin địa bàn quản lý nhiều thơng tin có liên quan khác…; từ đó, lựa chọn phương án để định Thông tin cung cấp cho người cán lãnh đạo, quản lý cấp sở phải trung thực, khách quan, liên tục có hệ thống 2.2 Những mặt hạn chế Tuy nhiên, thực tế cho thấy, việc nắm bắt thu thập thơng tin 22 Văn phịng HĐND UBND huyện chúng tơi cịn nhiều hạn chế, chưa phát huy hết tính ưu việt thơng tin lĩnh vực, phạm vi quản lý Điều xuất phát từ nguyên nhân khách quan nguyên nhân chủ quan Về mặt khách quan, điều kiện kinh tế nhiều khó khăn, trang thiết bị sở vật chất, kỹ thuật phục vụ cho công tác nắm bắt, xử lý thơng tin cịn thiếu chất lượng; mơi trường thông tin chưa xây dựng dựng cách khoa học, mang tính liên tục đáp ứng nhu cầu thơng tin thực tiễn cấp huyện… Về mặt chủ quan, trình độ lực đội ngũ cán quản lý cấp sở nhiều hạn chế Một số phận, cán không chủ động việc nắm bắt, thu thập, xử lý thông tin; họ trông chờ vào hướng dẫn đạo từ cấp trên, chưa coi trọng việc khai thác thông tin từ nhân dân Thông tin điều kiện thiếu việc đưa định người lãnh đạo, quản lý cấp nói chung cấp sở nói riêng Song, thời đại "cách mạng thông tin" nay, với đa dạng thông tin, thông tin chiều, thông tin trái chiều…, người lãnh đạo, quản lý phải sáng suốt việc "lựa chọn" thơng tin Hay nói cách khác, họ phải tự trang bị cho "màng lọc" tốt để khơng bị động trước liệu thông tin 2.3 Biện pháp khắc phục Để phát huy vai trò quan trọng thông tin việc định tập thể CBCNVC Văn phòng HĐND UBND huyện Đầm Hà xác định, cần phải thực đồng giải pháp sau: Tăng cường sở vật chất, trang thiết bị thông Trong năm qua, Đảng Nhà nước có quan tâm, tích cực hỗ trợ trang thiết bị thơng tin cho địa phương, song thực tế, nhiều bất cập, chưa đáp ứng nhu cầu thông tin sở Điều ảnh hưởng không nhỏ việc tiếp cận thông tin người lãnh đạo, quản lý nói riêng nhân dân địa phương nói chung Vậy, vấn đề đặt phải đảm bảo tính đồng bộ, tính đại phương tiện kỹ thuật, đồng thời đảm bảo tính thống nhất, tính tập trung an tồn nguồn thơng tin phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, đạo quản lý cán cấp sở Để làm điều đó, Nhà nước phải tăng cường đầu tư xây dựng sở vật 23 chất bước đại hố trang thiết bị thơng tin phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý sở; quan tâm củng cố phát triển phương tiện truyền thông đại chúng nhằm không ngừng nâng cao chất lượng thông tin Tăng cường việc giao lưu, trao đổi thông tin, học tập kinh nghiệm Thông tin vốn đa dạng, phong phú; việc trao đổi thông tin làm tăng thêm tính đa dạng, phong phú thơng tin Trong cách mạng thông tin nay, giao lưu trao đổi thông tin tất yếu Những giá trị thông tin vượt qua hàng rào không gian, thời gian đến với hoạt động người khắp nước giới Giao lưu, trao đổi thông tin mang lại hiệu cao cho hoạt động đồng thời góp phần nâng cao giá trị, hiệu thông tin Đối với hoạt động lãnh đạo, quản lý người cán cấp sở, việc giao lưu trao đổi thơng tin có vai trị lớn việc hồn thành nhiệm vụ, chức đội ngũ Thực trao đổi thông tin làm tăng cường tiềm thông tin, đẩy nhanh tốc độ chu chuyển thơng tin góp phần đa dạng hố thơng tin, đa chiều thơng tin làm tăng tính khách quan, độ tin cậy, tính cập nhật thơng tin đội ngũ cán chủ chốt cấp sở Đồng thời, thông qua việc trao đổi thông tin, đội ngũ cán lãnh đạo, quản lý học tập kinh nghiệm việc nắm bắt, thu thập xử lý thông tin từ cấp từ dân để xây dựng định Hay nói cách khác, việc giao lưu trao đổi thơng tin giúp cho người lãnh đạo, quản lý có nhiều phương án để lựa chọn, đánh giá thông tin có ích việc định phù hợp với địa phương Với ý nghĩa đó, để nâng cao hiệu quả, phát huy vai trị thơng tin hoạt động lãnh đạo, quản lý đội ngũ cán chủ chốt cấp sở, cần phải tạo điều kiện mở rộng giao lưu, trao đổi thông tin xã, phường, thị trấn tỉnh, mở lớp đào tạo bồi dưỡng cho đội ngũ cách xử lý tình đắn khoa học Cần phải xem hoạt động giao lưu, trao đổi thông tin cán lãnh đạo, quản lý sở việc làm thường xuyên, có ý nghĩa quan trọng việc lựa chọn phương án định Nâng cao trình độ văn hố, chun mơn nghiệp vụ trình độ lý luận cho đội ngũ cán lãnh đạo, quản lý 24 Thực tế cho thấy, trình độ văn hố, chun mơn nghiệp vụ, trình độ lý luận cán cấp sở ảnh hưởng trực tiếp việc tiếp nhận, xử lý thông tin phục vụ cho việc định họ Trong trình nâng cao trình độ văn hóa, chun mơn nghiệp vụ, ngưòi lãnh đạo, quản lý cấp sở phải trang bị phương pháp tư biện chứng vật Việc trang bị phương pháp giúp cho người cán cấp sở có phương pháp khoa học việc nắm bắt, thu thập, phân tích, xử lý thông tin để xây dựng nên định quản lý 25 PHẦN KẾT LUẬN Tóm lại, thơng tin có vai trị quan trọng việc định người lãnh đạo, quản lý cấp nói chung cán lãnh đạo, quản lý cấp sở nói riêng Nó điều kiện khơng thể thiếu việc xây dựng định người cán lãnh đạo, quản lý Để phát huy vai trị thơng tin mặt hoạt động Văn phòng HĐND UBND huyện Đầm Hà, tập thể cán lãnh đạo, CNVC Văn phòng, cần thực đồng giải pháp Phấn đấu hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ giao 26 ... Thông tin tổ chức thực định quản lý (quá trình truyền thông) - Thông tin cho việc kiểm tra, đánh giá định quản lý (thông tin phản hồi) Định nghĩa thông tin Quản trị kinh doanh: Thông tin tin tức... khác Tuỳ vào khác mà phân chia thơng tin thành loại: Căn vào mức độ xử lý thông tin - Thông tin ban đầu Thông tin ban đầu thông tin chưa xử lý để phục vụ cho hoạt động quản lý, thông tin xử lý phương... Thơng tin trung gian Thông tin trung gian loại thông tin xử lý mức sơ cấp Vì vậy, nhà quản lý phải cẩn trọng việc xử lý thông tin để phục vụ cho hoạt động quản lý - Thông tin cuối Thông tin cuối thông