Đang tải... (xem toàn văn)
Các bộ thẻ là các loại công cụ tra cứu thông tin về tài liệu, được phân loại theo ngành hoạt động xã hội, chuyên đề, sự vật, thời gian, địa dư, tác giả tài liệu.Từ khái niệm trên cho thấy các bộ thẻ có tác dung rất quan trọng:Thứ nhất, dùng để giới thiệu thành phần và nội dung tài liệu lưu trữ của một phông lưu trữ , một số phông lưu trữ, một kho lưu trữ hoặc toàn bộ phông lưu trữ quốc gia Thứ hai, giải đáp nhanh chóng những câu hỏi, những yêu cầu của độc giả tìm hiểu về nội dung tài liệu lưu trữ như trong kho lưu trữ có những tài liệu gì thuộc chủ đề nàoThứ ba, các bộ thẻ còn dùng để chỉ rõ địa chỉ của từng hồ sơ bảo quản trong kho lưu trữ, có nghĩa là trên thẻ chỉ rõ số tra tìm của hồ sơ (phông số, mục lục số, hồ sơ số). Nhờ vậy, bộ thẻ giúp độc giả tìm tài liệu một cách nhanh chóng theo những nhu cầu, những hiểu biết bước đầu của độc giả về tài liệu như: nội dung tài liệu, tác giả, thời gian, địa dư…Ký hiệu phân loại thông tinN10Số phôngSố mục lụcSố hồ sơSố tờTên phông: Thẻ nuôi trồng thủy sản biểnNội dung: ngư nghiệpĐặc điểm tài liệuBản saoThời gian viết tài liệuĐịa điểm viết tài liệu
CÁC BỘ THỂ TRA TÌM TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.Đặt vấn đề Các thẻ loại công cụ tra cứu thông tin tài liệu, phân loại theo ngành hoạt động xã hội, chuyên đề, vật, thời gian, địa dư, tác giả tài liệu Từ khái niệm cho thấy thẻ có tác dung quan trọng: Thứ nhất, dùng để giới thiệu thành phần nội dung tài liệu lưu trữ phông lưu trữ , số phông lưu trữ, kho lưu trữ toàn phông lưu trữ quốc gia Thứ hai, giải đáp nhanh chóng câu hỏi, yêu cầu độc giả tìm hiểu nội dung tài liệu lưu trữ kho lưu trữ có tài liệu thuộc chủ đề Thứ ba, thẻ dùng để rõ địa hồ sơ bảo quản kho lưu trữ, có nghĩa thẻ rõ số tra tìm hồ sơ (phông số, mục lục số, hồ sơ số) Nhờ vậy, thẻ giúp độc giả tìm tài liệu cách nhanh chóng theo nhu cầu, hiểu biết bước đầu độc giả tài liệu như: nội dung tài liệu, tác giả, thời gian, địa dư… 2.Cấu tạo thẻ gồm hai phần Phần một: Đó yếu tố thông tin cần thiết như: Phông số, mục lục số, hồ sơ số; tài liệu bảo quản hộp, cặp ghi cặp số, hộp số Những yếu tố thông tin dẫn vị trí tài liệu miêu tả thẻ ghi đầu thẻ Ngoài thẻ ghi ký hiệu phân loại thẻ thẻ ghi phương án phân loại thẻ Phần hai: Giới thiệu nội dung đặc điểm hồ sơ lên thẻ, thông tin phông lưu trữ tiêu đề hồ sơ Có trường hợp hồ sơ có số tài liệu có giá trị đặc biệt cần giới thiệu tên lên thẻ tài liệu giới thiệu thẻ riêng Trong trường hợp không cần ghi tiêu đề hồ sơ mà ghi tiêu đề văn bản, tài liệu trích yếu nội dung văn bản, tài liệu Ngoài nội dung thẻ ghi tác giả, thời gian địa điểm sản sinh tài liệu Hình thức bề tài liệu ghi lên thẻ đẻ giúp độc giả tìm hiểu kỹ hồ sơ, tài liệu Hình thức bên thể yếu tố thông tin như: độ gốc văn tài liệu, ngôn ngữ, phương pháp in ấn, bút tích nhân vật tiếng (nếu có) Thông tin thẻ cần ghi rõ ràng, đầy đủ thành phần cố định ghi thẻ in sẵn, thông tin khác cần viết theo kiểu chữ thống thẻ Công việc mô tả tài liệu lên thẻ tiến hành độc lập kết hợp trình mô tả tài liệu phông Sự kết hợp việc mô tả tài liệu với trình chỉnh lý tiết kiệm thời gian đồng thời phản ánh xác, chân thực tiếp xác trực tiếp với tài liệu trình mô tả Các loại thẻ phương án phân loại thông tin chúng Bộ thẻ hệ thống: thẻ tra tìm nội dung tài liệu lưu trữ, thông tin phân loại theo đặc trưng ngành hoạt động xã hội Bộ thẻ hệ thống có khả giới thiệu nội dung tài liệu lưu trữ không phạm vi phông lưu trữ mà tất tài liệu trung tâm lưu trữ quốc gia, kho lưu trữ quan hay toàn phông lưu trữ quốc gia Nếu thẻ hệ thống áp dụng cho việc giới thiệu nội dung tài liệu phông lưu trữ quốc gia phương án phân loại thông tin hệ thống ký hiệu phải thống trung tâm lưu trữ quốc gia kho lưu trữ quan nước Đối với phương án phân loại thẻ thông tin hệ thống lặp theo đặc trưng ngành hoạt động xã hội ký hiệu ghi hỗn hợp chữ số Theo hình thức ký hiệu này, phần phương án phân loại ghi ký hiệu chữ viết in, đề mục, tiểu đề mục phần đánh ký hiệu số thập phân bách phân Bộ thẻ vật - chuyên đề: thẻ tra tìm nội dung tài liệu lưu trữ thông tin phân loại theo vật, phạm vi vật thông tin phân loại theo chuyên đề Mỗi vật có đặc điểm khác nội dung tài liệu khác nên chuyên đề phản ánh nội dung khác Trong thẻ vật - chuyên đề, tên gọi vật xếp theo vần chữ Mỗi vật thông tin xếp theo chuyên đề theo logic phát triển vật Phương án phân loại thông tin thẻ chuyên đề phụ thuộc vào đặc điểm vật nội dung tài liệu phản ánh Nó không đòi hỏi tính thống tất kho lưu trữ toàn quốc mà kho có thẻ phản ánh chuyên đề khác theo nội dung tài liệu kho Bộ thẻ chuyên đề dùng để giới thiệu nội dung tài liệu phông lưu trữ cụ thể số phông lưu trữ kho lưu trữ Nó khả giới thiệu nội dung thông tin tài liệu phông lưu trữ quốc gia Phương án phân loại thông tin thẻ phạm vi hẹp đơn giản phương án phân loại thông tin thẻ hệ thống Bộ thẻ vật: thẻ dùng để tra tìm nội dung tài liệu lưu trữ thông tin phân loại theo vật, tượng Tên gọi vật, tượng hộ thẻ xếp theo vần chữ từ A đến Z Bộ thẻ thời gian: Là thẻ tra tìm tài liệu nội dung thông tin tài liệu phân chia theo đặc trưng thời gian (thế kỷ, thập kỷ năm, tháng…) Các đơn vị thời gian xếp logic tên đề mục phương án phân loại đơn vị thời gian N Khai thác thủy sản Khai thác thủy sản biển Khai thác thủy sản nội địa Nuôi trồng thủy sản Nuôi trồng thủy sản biển Nuôi trồng thủy sản nội địa Nuôi loại tôm Tôm hùm Nuôi loại cá Tôm xanh Nuôi thủy sản làm trang sức Nuôi giun biển Đốm trắng Giống Bệnh Tôm sú BC Đầu vàng Hoại tử gan tụy Gan thận mủ TB CV HD Ký hiệu phân loại thông tin Số phông Số mục lục Số hồ sơ Số tờ N10 Tên phông: Thẻ nuôi trồng thủy sản biển Nội dung: ngư nghiệp Đặc điểm tài liệu Thời gian viết tài liệu Địa điểm viết tài liệu Bản Ký hiệu phân loại thông tin N1O1 Số phông Số mục lục Số hồ sơ Số tờ Tên phông: Thẻ nuôi trồng thủy sản Nội dung: Ngư nghiệp Đặc điểm tài liệu Thời gian viết tài liệu Địa điểm viết tài liệu Bản Ký hiệu phân loại thông tin Số phông Số mục lục Số hồ sơ Số tờ N1001 Tên phông: Thẻ nuôi trồng thủy sản tôm xanh Nội dung: Ngư nghiệp Đặc điểm tài liệu Bản Thời gian viết tài liệu Địa điểm viết tài liệu Ký hiệu phân loại thông tin Số phông Số mục lục Số hồ sơ Số tờ N100111 Tên phông: Thẻ nuôi trồng thủy sản biển tôm xanh dịch bệnh đầu vàng Nội dung: Ngư nghiệp Đặc điểm tài liệu Thời gian viết tài liệu Địa điểm viết tài liệu Bản Ký hiệu phân loại thông tin Số phông Số mục lục Số hồ sơ Số tờ N1001112 Tên phông: Thẻ công văn nuôi trồng thủy sản biển tôm xanh dịch bệnh đầu vàng Nội dung: Ngư nghiệp Đặc điểm tài liệu Bản gốc Thời gian viết tài liệu Địa điểm viết tài liệu ... với tài liệu trình mô tả Các loại thẻ phương án phân loại thông tin chúng Bộ thẻ hệ thống: thẻ tra tìm nội dung tài liệu lưu trữ, thông tin phân loại theo đặc trưng ngành hoạt động xã hội Bộ thẻ. .. khả giới thiệu nội dung tài liệu lưu trữ không phạm vi phông lưu trữ mà tất tài liệu trung tâm lưu trữ quốc gia, kho lưu trữ quan hay toàn phông lưu trữ quốc gia Nếu thẻ hệ thống áp dụng cho... tin thẻ hệ thống Bộ thẻ vật: thẻ dùng để tra tìm nội dung tài liệu lưu trữ thông tin phân loại theo vật, tượng Tên gọi vật, tượng hộ thẻ xếp theo vần chữ từ A đến Z Bộ thẻ thời gian: Là thẻ tra