Chuyên đề tốt nghiệp Chương 1: Cơ sở lý luận CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1 Sự cần thiết lợi ích hệ thống kiểm soát nội bộ: Trong tổ chức bất kỳ, thống xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng người sử dụng lao động với người lao động tồn song hành Nếu hệ thống kiểm soát nội bộ, làm để người lao động không quyền lợi riêng mà làm điều thiệt hại đến lợi ích chung toàn tổ chức, người sử dụng lao động ? Làm quản lý rủi ro ? Làm phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp cách xác, khoa học dựa tin tưởng cảm tính ? Một hệ thống kiểm soát nội vững mạnh đem lại cho tổ chức lợi ích như: Giảm bớt nguy rủi ro tiềm ẩn sản xuất kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ) Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mát hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp Đảm bảo tính xác số liệu kế toán báo cáo tài Đảm bảo thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt tổ chức quy định luật pháp Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu nguồn lực đạt mục tiêu đặt Bảo vệ quyền lợi nhà đầu tư, cổ đông gây dựng lòng tin họ (trường hợp Công ty cổ phần)  Cho nên, dù doanh nghiệp nên cần thiết lập hệ thống kiểm soát nội để kiểm soát tốt hoạt động đơn vị, tạo điều kiện cho phát triển ngày lên GVHD: TS Trần Phước SVTH: Trần Thị Mỹ Linh Chuyên đề tốt nghiệp Chương 1: Cơ sở lý luận 1.1.2 Khái niệm yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ: 1.1.2.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ: Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC): hệ thống KSNB định nghĩa " hệ thống gồm sách, thủ tục thiết lập đơn vị nhằm đảm bảo thực mục tiêu sau: - Bảo vệ tài sản đơn vị không bị sử dụng lãng phí, gian lận không hiệu - Bảo đảm độ tin cậy thông tin, cung cấp liệu kế toán hợp lý, xác - Bảo đảm việc thực chế độ pháp lý - Bảo đảm hiệu hoạt động lực quản lý " Định nghĩa cho thấy hệ thống Kiểm soát nội nhà quản lý thiết lập để điều hành nhân viên, hoạt động Doanh nghiệp, Kiểm soát nội không giới hạn chức tài kế toán, mà phải kiểm soát chức khác hành chính, quản lý sản xuất Trong mục tiêu trên, mục tiêu đầu mục tiêu Kiểm soát nội kế toán, mục tiêu sau mục tiêu Kiểm soát nội quản lý Theo Ủy ban COSO (Committee Of Sponsoring Organizations): " Kiểm soát nội trình chịu ảnh hưởng nhà quản lý nhân viên tổ chức, thiết kế để cung cấp đảm bảo hợp lý nhằm thực ba mục tiêu sau: - Hoạt động hữu hiệu hiệu - Thông tin đáng tin cậy - Sự tuân thủ luật lệ quy định" Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam: Hệ thống kiểm soát nội hệ thống sách thủ tục kiểm soát đơn vị kiểm toán xây dựng thực hiện, nhằm tuân thủ quy định, nội quy luật pháp đơn vị, để ngăn ngừa, phát sửa chữa kịp thời sai phạm, từ báo cáo tài phản ánh trung thực, hợp lý đắn thông tin nhằm bảo vệ, quản lý sử dụng có hiệu tài sản đơn vị GVHD: TS Trần Phước SVTH: Trần Thị Mỹ Linh Chuyên đề tốt nghiệp 1.1.2.2 Chương 1: Cơ sở lý luận Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ: Dù có khác biệt đáng kể tổ chức hệ thống Kiểm soát nội đơn vị (vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố quy mô, tính chất, hoạt động, mục tiêu…) hệ thống Kiểm soát nội có điểm phổ biến nay, Kiểm soát nội bao gồm yếu tố: (cách phân chia COSO đưa năm 1992 thừa nhận nhiều nơi IFAC, AICPA…) GVHD: TS Trần Phước SVTH: Trần Thị Mỹ Linh Chuyên đề tốt nghiệp Chương 1: Cơ sở lý luận 1.1.2.2.1 Môi trƣờng kiểm soát: Phản ánh sắc thái chung đơn vị, chi phối ý thức kiểm soát thành viên đơn vị, tảng phận khác kiểm soát nội Các nhân tố chính: - Tính trực giá trị đạo đức: nhà quản lý cần xây dựng chuẩn mực đạo đức đơn vị cư xử đắn, nhà quản lý cần phải làm gương cho cấp việc tuân thủ chuẩn mực cần phải phổ biến quy định đến thành viên thể thức thích hợp - Đảm bảo lực: đảm bảo nhân viên có kỹ hiểu biết để thực nhiệm vụ Vì thế, nhà quản lý nên tuyển dụng nhân viên có kiến thức kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ giao - Hội đồng quản trị Ban kiểm soát: Nhiều nước giới, yêu cầu công ty cổ phần có niêm yết Thị trường chứng khoán cần thành lập Ùy ban kiểm soát Uỷ ban không tham gia vào việc điều hành đơn vị mà có vai trò việc thực mục tiêu, giám sát việc tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ độc lập Kiểm toán nội bộ… Ở Việt nam, Luật doanh nghiệp 2005 quy định số loại hình công ty phải có Ban kiểm soát trực thuộc Đại hội đồng cổ đông đóng vai trò Uỷ ban kiểm soát - Cơ cấu tổ chức: phân chia trách nhiệm quyền hạn phận đơn vị, cấu phù hợp sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát giám sát hoạt động Cơ cấu tổ chức thể qua sơ đồ tổ chức, cần phù hợp với quy mô đặc thù hoạt động đơn vị - Cách thức phân định quyền hạn trách nhiệm: Phân định quyền hạn trách nhiệm xem phần mở rộng cấu tổ chức, cụ thể hóa quyền hạn trách nhiệm thành viên hoạt động đơn vị, giúp họ hiểu họ có nhiệm vụ hành vi họ ảnh hưởng đến tổ chức Do đó, đơn vị cần thể chế hóa văn quyền hạn trách nhiệm họ với - Chính sách nhân sự: sách thủ tục nhà quản lý tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải… nhà quản lý chọn nhân viên có đủ lực, kinh nghiệm, đạo đức tốt góp phần lớn đến hữu hiệu môi trường kiểm soát GVHD: TS Trần Phước SVTH: Trần Thị Mỹ Linh Chuyên đề tốt nghiệp Chương 1: Cơ sở lý luận 1.1.2.2.2 Đánh giá rủi ro: - Rủi ro vấn đề làm mục tiêu không đạt - Đánh giá rủi ro là việc nhận dạng phân tích rủi ro đe dọa đến mục tiêu Đối với hoạt động đơn vị có phát sinh rủi ro khó kiểm soát tất Vì vậy, Nhà quản lý phải đánh giá phân tích nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho mục tiêu không đạt cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa tổn thất rủi ro gây - Xác định mục tiêu đơn vị: Mục tiêu điều kiện tiên để đánh giá rủi ro Rủi ro xác định rủi ro tác động khiến cho mục tiêu có khả không thực - Nhận dạng rủi ro: rủi ro tác động đến tổ chức mức độ toàn đơn vị (sự đổi kỹ thuật, nhu cầu khách hàng thay đổi, cải tiến sản phầm, sách nhà nước…) hay ảnh hưởng đến hoạt động cụ thể (hoạt động bán hàng, mua hàng, kế toán…) liên quan đến mức độ rộng Nhà quản lý sử dụng nhiều phương pháp khác nhau: phương tiện dự báo, phân tích liệu, rà soát hoạt động thường xuyên Với doanh nghiệp nhỏ, Nhà quản lý tiếp xúc với khách hàng, ngân hàng, buổi họp nội - Phân tích đánh giá rủi ro: công việc phức tạp rủi ro khó định lượng có nhiều phương pháp khác Một quy trình bao gồm: ước lượng tầm cỡ rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu, xem xét khả xảy rủi ro biện pháp sử dụng đối phó với rủi ro GVHD: TS Trần Phước SVTH: Trần Thị Mỹ Linh Chuyên đề tốt nghiệp Chương 1: Cơ sở lý luận 1.1.2.2.3 Hoạt động kiểm soát: Hoạt động kiển soát sách thủ tục để đảm bảo kiểm soát rủi ro Các hoạt động kiểm soát: Phân chia trách nhiệm: theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm - Không cá nhân nắm tất chức nghiệp vụ - Không cho phép kiêm nhiệm số bước công việc chức Mục đích nhân viên kiểm soát lẫn Ví dụ thủ quỹ kế toán phải tách biệt với nhau, kế toán kho thủ kho phải tách biệt, người phê chuẩn nghiệp vụ với chức bảo quản tài sản Kiểm soát trình xử lý thông tin: Để thông tin đáng tin cậy cần thực nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ việc phê chuẩn nghiệp vụ Quan trọng kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách việc phê chuẩn loại nghiệp vụ phải đắn Bảo vệ tài sản (kiểm soát vật chất): Việc so sánh, đối chiếu số sách kế toán tài sản có thực tế bắt buộc phải thực định kỳ Điều tra nguyên nhân, qua phát yếu tồn đơn vị Hoạt động thực cho loại sổ sách tài sản, kể ấn đánh số thứ tự trước chưa sử dụng, hạn chế tiếp cận phần mềm, tài sản đơn vị… Phân tích rà soát: Xem xét lại việc thực cách so sánh số thực tế với số kế hoạch, dự toán, kỳ trước Đơn vị thường xuyên rà soát phát vấn đề bất thường, để thay đổi kịp thời chiến lược kế hoạch, điều chỉnh thích hợp 1.1.2.2.4 Thông tin truyền thông: Hệ thống thông tin đơn vị dược xử lý máy tính, qua hệ thống thủ công kết hợp hai, miễn bảo đảm yêu cầu chất lượng thông tin thích hợp, cập nhật, xác truy cập thuận tiện Trong đó, cần ý khía cạnh sau: GVHD: TS Trần Phước SVTH: Trần Thị Mỹ Linh Chuyên đề tốt nghiệp Chương 1: Cơ sở lý luận - Mọi thành viên đơn vị phải hiểu rõ công việc mình, tiếp nhận đầy đủ xác thị từ cáp trên, hiểu rõ mối quan hệ với thành viên khác sử dụng phương tiện truyền thông đơn vị - Các thông tin từ bên phải tiếp nhận ghi nhận trung thực, đầy đủ, để đơn vị có phản ứng kịp thời Trong hệ thống thông tin (HTTT), hệ thống thông tin kế toán phân hệ quan trọng, bao gồm HTTT kế toán tài HTTT kế toán quản trị, tổng hợp ghi nhận tất kiện kinh tế phát sinh Hai phận phần lớn sử dụng chung liệu đầu vào sản phẩm đầu khác Kiểm toán viên thường ý đến hệ thống thông tin kế toán tài 1.1.2.2.5 Giám sát: Là trình mà người quản lý đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát Xác định Kiểm soát nội có vận hành thiết kế hay không có cần sửa đổi cho phù hợp với thời kỳ hay không Giám sát thường xuyên (tiếp cận ý kiến góp ý từ khách hàng, nhà cung cấp, biến động bất thường…) hay định kỳ (các kiểm toán định kỳ kiểm toán viên nội bộ, kiểm toán viên độc lập thực hiện)  Toàn năm cấu phần vận hành tạo thành tảng vững cho hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp đặt bối cảnh lãnh đạo trực tiếp, giá trị chia sẻ văn hóa doanh nghiệp trọng đến tính chịu trách nhiệm kiểm soát Trong đó, rủi ro khác mà doanh nghiệp phải đối mặt xác định đánh giá định kỳ cấp độ phận chức khác doanh nghiệp Những hoạt động kiểm soát chế tương ứng chủ động thiết lập nhằm đối phó hạn chế rủi ro trọng yếu Những thông tin quan trọng liên quan đến việc xác định rủi ro phục vụ doanh nghiệp đạt mục tiêu trao đổi thông qua kênh khác theo chiều dọc từ xuống ngược lại chiều ngang toàn doanh nghiệp Hệ thống kiểm soát nội giám sát thường xuyên vấn đề nảy sinh xử lý kịp thời GVHD: TS Trần Phước SVTH: Trần Thị Mỹ Linh Chuyên đề tốt nghiệp 1.2 Chương 1: Cơ sở lý luận KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1 Hoạt động chu trình mua hàng – toán: Chu trình Mua hàng – Thanh toán bao gồm kiện liên quan tới hoạt động mua hàng toán tiền Có kiện kinh tế ghi chép xử lý chu trình Mua hàng – Thanh toán, là: -Đặt hàng hay dịch vụ cần thiết -Nhận hàng hay dịch vụ yêu cầu -Xác định nghĩa vụ toán -Thanh toán tiền Sơ đồ 1.1 – Sơ đồ dòng liệu Quy trình mua hàng GVHD: TS Trần Phước SVTH: Trần Thị Mỹ Linh Chuyên đề tốt nghiệp Chương 1: Cơ sở lý luận Theo sơ đồ chu trình gồm hoạt động sau: 1.2.1.1 Nhận biết nhu cầu yêu cầu hàng hóa dịch vụ: Đây hoạt động quy trình mua hàng – toán Bất phận có nhu cầu dịch vụ hàng hóa, nguyên vật liệu lập yêu cầu mua hàng gửi phận mua hàng Tuy nhiên, thông thường yêu cầu mua hàng lập phận kho hàng cần bổ sung hàng tồn kho Chứng từ ghi nhận yêu cầu "Yêu cầu mua hàng" 1.2.1.2 Đặt hàng với nhà cung cấp: Sau nhận Yêu cầu mua hàng, phận mua hàng lựa chọn tìm kiếm nhà cung cấp để nhằm đạt yêu cầu bản: giá cả, chất lượng hàng mua tin cậy bán hàng, giao hàng Sau lựa chọn nhà cung cấp, phận mua hàng đàm phán lập đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp lựa chọn để xác định yêu cầu hàng mua yêu cầu liên quan tới việc giao hàng Nhà cung cấp xem xét chấp nhận ĐĐH gửi thông báo hai bên ký kết hợp đồng 1.2.1.3 Nhận hàng nhập kho: Khi nhà cung cấp giao hàng điểm định đơn đặt hàng, phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất lượng hàng, đối chiếu với giấy gửi hàng nhà cung cấp, đối chiếu với đơn đặt hàng để chấp nhận hay không chấp nhận việc giao hàng nhà cung cấp Lúc hoạt động mua hàng kết thúc Sau kiểm nhận, phận nhận hàng lập Phiếu nhập kho báo cáo hàng nhận Sau đó, hàng làm thủ tục nhập kho Lúc này, thủ kho ký vào PNK trách nhiệm quản lý hàng chuyển giao phận kho hàng 1.2.1.4 Ghi nhận xác định nghĩa vụ phải trả người bán: Khi nhà cung cấp gửi Hóa đơn bán hàng, kế toán toán tiến hành đối chiếu hóa đơn với chứng từ gốc liên quan đơn đặt hàng, PNK, tổ chức theo dõi khoản phải trả nhà cung cấp 1.2.1.5 Thanh toán cho nhà cung cấp: Tới ngày cần toán, kế toán toán tiến hành lập thủ tục để chuyển cho phận quỹ phận toán ngân hàng để toán cho nhà cung cấp Sau toán, vào chứng từ liên quan Phiếu chi Ủy nhiệm chi để làm nhập liệu, ghi giảm khoản phải trả nhà cung cấp GVHD: TS Trần Phước SVTH: Trần Thị Mỹ Linh Chuyên đề tốt nghiệp Chương 1: Cơ sở lý luận 1.2.2 Chức mục tiêu chu trình Mua hàng – Thanh toán: 1.2.2.1 Chức năng: - Mua hàng - Trả tiền hàng - Ghi nhận nghiệp vụ chuẩn bị báo cáo 1.2.2.2 Mục tiêu: Mục tiêu chức mua hàng: mua đúng, mua đủ, mua kịp thời theo phê duyệt mua hàng: - Mua đúng: tức phải đảm bảo hàng (tên hàng, quy cách, phẩm chất mô tả hàng), nhà cung cấp, giá ( giá thấp tốt cao giá xác định) - Mua đủ: đủ số lượng theo phê duyệt - Mua kịp thời: Khoảng thời gian từ lúc đặt hàng tới lúc nhận hàng phép ngưỡng định mức Mục tiêu chức trả tiền: Trả đúng, trả đủ, trả kịp thời số tiền thực phải trả cho người cung cấp: - Trả đúng: tức phải đảm bảo trả nhà cung cấp, hàng mua (mà toán nhầm cho lô hàng khác), giá thỏa thuận - Trả đủ : đủ số tiền thật nợ nhà cung cấp - Mua kịp thời: kịp thời hạn cam kết với nhà cung cấp Mục tiêu chức ghi nhận nghiệp vụ chuẩn bị báo cáo: Phải ghi nhận báo cáo cách đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn rõ ràng về: + Chi tiết tình hình Nhập – X uất– Tồn thứ, loại vật tư thời kỳ vào thời điểm + Chi tiết tình hình công nợ phải trả tất NCC, nhà cung cấp, với việc phân tích tuổi nợ, hạn mức tín dụng tối đa hưởng, khả chấp nhận NCC… GVHD: TS Trần Phước 10 SVTH: Trần Thị Mỹ Linh Chuyên đề tốt nghiệp Chương 3: Hoàn thiện KSNB CT mua hàng – toán dụng tốt Phần mềm cho phép phân chia nhiều phần hành kế toán, kế toán viên có mật mã đăng nhập, có người có quyền tham gia công việc phần hành làm tiếp sửa đổi Những phần hành khác phép xem, đối chiếu, kiểm tra, theo phát sai sót, kiểm soát lẫn Thực nghiêm túc công tác kế toán điều kiện phát huy tác dụng tự kiểm tra kế toán Một hệ thống thông tin kế toán hữu hiệu góp phần nâng cao hiệu hệ thống Kiểm soát nội Hệ thống thông tin kế toán Siêu thị hạn chế định có vai trò quan trọng việc nâng cao tính hiệu hệ thống Kiểm soát nội Các nghiệp vụ xảy kiểm soát chứng từ ghi sổ cách xác, đầy đủ, lưu trữ theo hướng dẫn Bộ Tài Hệ thống sổ sách chi tiết, tổng hợp, Sổ Cái định kỳ in đóng tập, đồng thời có xác nhận người quản lý cấp Bộ máy Kế toán Siêu thị tổ chức theo mô hình tập trung, cấu máy quản lý, Phòng Tài Kế toán lãnh đạo, quản lý trực tiếp Ban Tổng Giám đốc Siêu thị nhằm phát huy chức tham mưu kịp thời tình hình kinh tế tài đơn vị  Siêu thị có môi trường kiểm soát tương đối tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho nghiệp vụ, công tác liên quan đến chu trình mua hàng – toán xảy 3.1.1.2 Về công tác kiểm soát nội trình mua hàng – toán: - Cơ chế kiểm soát chặt chẽ, phân chia công việc, trách nhiệm cho phận rõ ràng, trình luân chuyển lưu trữ chứng từ nghiêm ngặt kiểm soát tốt: - Các thủ tục kiểm soát tương đối đảm bảo ba nguyên tắc bản:  Nguyên tắc phân công phân nhiệm  Nguyên tắc bất kiêm nhiệm  Nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn GVHD: TS Trần Phước 47 SVTH: Trần Thị Mỹ Linh Chuyên đề tốt nghiệp - Chương 3: Hoàn thiện KSNB CT mua hàng – toán Có tách bạch phận đặt hàng (Phòng Kinh doanh) phận nhận hàng (Thủ kho nhận hàng kế toán lập Phiếu nhập kho…); - Có tách biệt trách nhiệm thực công việc trách nhiệm ghi sổ (Phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm đặt hàng nhận hàng Phòng Kế toán đảm đương nhiệm vụ ghi chép lưu trữ thông tin…); - Có tách biệt chức thực chức kiểm soát: Kế toán trưởng đảm nhiệm vai trò đạo chung không tham gia thực vào phần hành nào, tránh việc vừa đảm nhiệm vai trò kiểm tra vừa thực công việc - Nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn đảm bảo (Các chứng từ trước thực có đầy đủ ký duyệt người quản lý cấp trên) 3.1.2 Những tồn tại: Bên cạnh ưu điểm nêu công tác kiểm soát nội chu trình mua hàng - toán Siêu thị tồn hạn chế: - Các sách, quy định hoạt động kiểm soát chưa thật rõ ràng, kiểm soát diễn kiểm soát chung chung, chưa thiết lập phận kiểm toán nội để công tác kiểm soát đơn vị chặt chẽ - Siêu thị đặt nhiều niềm tin vào nhân viên số phận, ưu điểm mặt khác tin tưởng lại nhược điểm lớn, dễ dàng xảy gian lận - Tại thời điểm nhận hàng, phận nhận hàng kiểm tra chất lượng mà số lượng tổng quát, số kiện hàng Rất phận quản lý chất lượng tham gia kiểm hàng thời điểm nhận hàng, phận tham gia không tin tưởng chất lượng vật tư nhà cung cấp nhà cung cấp mới, phát hàng chất lượng cần kiểm tra Bộ phận thường kiểm hàng nhập kho - Tất liên quan đến giao dịch thông tin Đơn đặt hàng, bảng báo giá, Hợp đồng mua bán, … Siêu thị Nhà cung cấp hầu hết qua đường mail, gặp phải rủi ro không lường trước đường truyền thông tin Mặc dù Siêu thị có biện pháp để khắc phục làm hao tốn thời gian chi phí GVHD: TS Trần Phước 48 SVTH: Trần Thị Mỹ Linh Chuyên đề tốt nghiệp  Chương 3: Hoàn thiện KSNB CT mua hàng – toán Bên cạnh ưu điểm kể trên, việc thực công tác kiểm soát nội chu trình mua hàng – toán mình, Siêu thị nhiều vấn đề tồn tại, vậy, việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội chu trình mua hàng – toán yêu cầu cấp thiết nay, góp phần lớn công tác hoạt động kinh doanh Siêu thị, bàn đạp tạo niềm tin uy tín thương hiệu cho thị trường tiêu thụ người tiêu dùng 3.2 Hoàn thiện kiểm soát nội chu trình mua hàng – toán Công ty CP Văn hóa Văn Lang – Siêu thị văn hóa Văn Lang: Hoàn thiện môi trƣờng kiểm soát: 3.2.1 Thiết lập Bộ phận Kiểm toán nội bộ: Việc kiểm soát rủi ro gây ảnh hưởng đến mục tiêu hoạt động doanh nghiệp thực nhà quản lý cấp Do đó, cần phải có phận chuyên môn để đánh giá tuân thủ sách thủ tục kiểm soát, phận Kiểm toán nội Hệ thống thông tin kế toán Siêu thị ngày tổ chức phù hợp mặt: máy kế toán; hệ thống chứng từ; hệ thống sổ sách; hệ thống báo cáo; Qui trình hoạch toán theo phần mềm kế toán,…Tuy nhiên, chưa có phận độc lập kiểm tra đánh giá tính hiệu lực hiệu Hệ thống thông tin kế toán Điều cần thiết để giúp cho Hệ thống thông tin kế toán thực hoàn thiện Chính có phận Kiểm toán nội yêu cầu đáp ứng Nhu cầu cấp thiết đặt Siêu thị cần thiết lập phận hệ thống kiểm soát nội rõ ràng - Phòng Kiểm toán nội chẳng hạn, phận thuộc máy điều hành - quản lý, có chức hỗ trợ cho Tổng Giám đốc Siêu thị, giám sát hoạt động Siêu thị, đảm bảo nhân viên thực nội quy, quy chế, sách thủ tục đơn vị Ngoài ra, phận có nhiệm vụ phải báo cáo kịp thời kết kiểm tra, kiểm soát nội đề xuất giải pháp kiến nghị cần thiết nhằm đảm bảo cho hoạt động an toàn pháp luật GVHD: TS Trần Phước 49 SVTH: Trần Thị Mỹ Linh Chuyên đề tốt nghiệp Chương 3: Hoàn thiện KSNB CT mua hàng – toán Nâng cao trình độ, lực tự kiểm soát nhân viên: Đội ngũ nhân viên Siêu thị nhìn chung ngày nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ Tuy nhiên, mà không cần tổ chức hướng dẫn hay đào tạo thêm Ngày công nghệ thông tin thay đổi nhanh chóng, thị trường tiêu dùng đa dạng hóa, phong phú hơn…thì đòi hỏi lực lượng nhân phải nâng cao lực, học hỏi thêm để theo kịp phát triển đạt hiệu công việc, nâng cao nhận thức công việc, thấy trách nhiệm thân công việc, trung thực, gắn kết lợi ích thân với lợi ích công việc Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ Kiểm soát nội chu trình mua hàng – toán:  Nâng cấp đổi phần mềm kế toán Công nghệ thông tin phát triển, người cố gắng tạo phần mềm tối ưu hơn, đáp ứng tốt cho công việc.Tuy nhiên, phần mềm dù có đánh giá tốt đến đâu chắn chưa phải phần mềm tốt nhất, lẽ hoàn hảo, lĩnh vực công nghệ thông tin điều Hàng ngày hàng thay đổi tạo đẹp hơn, bền hơn, chất lượng tất nhiên tiến nâng cấp Hiện nay, Siêu thị văn hóa Văn Lang sử dụng phần mềm Unessco Phầm mềm có khả phân quyền đến người sử dụng theo chức năng, gồm Kế toán trưởng kế toán phần hành Mỗi vị trí sử dụng có nhiệm vụ quyền hạn phân định rõ ràng, đảm bảo người trách nhiệm truy cập vào công việc người khác không người có trách nhiệm đồng ý Đây phần mềm đa số người dùng đánh giá tốt chức sử dụng hay hiệu mang lại Tuy nhiên, mà dừng lại đây, yêu cầu đặt Siêu thị cần phải nâng cấp phần mềm, cập nhật thường xuyên, tìm hiểu phần mềm khác ưu điểm hoàn hảo phần mềm tại, thay đổi đưa vào sử dụng để công tác kế toán thực dễ dàng hữu hiệu GVHD: TS Trần Phước 50 SVTH: Trần Thị Mỹ Linh Chuyên đề tốt nghiệp  Chương 3: Hoàn thiện KSNB CT mua hàng – toán Tăng cường kiểm soát an ninh hệ thống thông tin: Một rủi ro hệ thống xử lý thông tin kế toán thường gặp phải không giám sát cách đầy đủ kiểm soát an ninh Xác lập cập nhật thường xuyên kế hoạch an ninh thủ tục quan trọng mà Siêu thị thực để đảm bảo tính an toàn trung thực cho hệ thống xử lý thông tin kế toán Do đó, cần thiết phải tăng cường kiểm soát truy cập hệ thống xử lý thông tin kế toán:  Đối với kiểm soát truy cập - sử dụng hệ thống: Khi đặt mật khẩu, không nên dùng mật trùng với tên người dùng, không nên sử dụng ngày sinh thân, người thân, số chứng minh nhân dân,… không nên viết mật giấy, sổ tay,….cần thoát khỏi hệ thống không sử dụng  Đối với kiểm soát truy cập liệu: Ngoài mật hệ thống, người sử dụng cần đặt mật mã cho tập tin lưu trữ hệ thống có người co trách nhiệm liên quan đến tập tin phép thâm nhập vào liệu tập tin 3.2.2 Hoàn thiện số thủ tục kiểm soát: Đi đôi với việc hoàn thiện hệ thống nội quy, quy chế hoạt động Siêu thị, việc thực thủ tục kiểm soát hữu hiệu chu trình kế toán góp phần tăng cường tính hiệu Kiểm soát nội Hệ thống thông tin kế toán Các thủ tục kiểm soát cần xây dựng sở đảm bảo nguyên tắc kiểm soát: nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn GVHD: TS Trần Phước 51 SVTH: Trần Thị Mỹ Linh Chuyên đề tốt nghiệp Chương 3: Hoàn thiện KSNB CT mua hàng – toán Sau số rủi ro mà đơn vị chưa kiểm soát tốt giai đoạn giải pháp hoàn thiện thủ tục kiểm soát: 3.2.2.1 Giai đoạn mua hàng: Chỉ người có thẩm quyền lập phiếu đề nghị mua hàng:  Rủi ro: Người thẩm quyền đề nghị mua hàng  Giải pháp:  Siêu thị nên chuẩn hoá đánh số trước phiếu đề nghị mua hàng phòng ban đề nghị mua hàng biện pháp kiểm soát phiếu đề nghị mua hàng để đảm bảo hàng đề nghị mua hàng theo nhu cầu hàng Phiếu phải người có thẩm quyền ký duyệt phải đối chiếu đến tài khoản sổ để người đề nghị mua hàng có trách nhiệm ngân sách chi  Việc mua hàng tiến hành trình phiếu đề nghị mua hàng uỷ quyền Ngăn chặn gian lận việc đặt hàng nhà cung cấp:  Rủi ro: Nhân viên mua hàng gian lận việc đặt hàng, chẳng hạn đặt hàng mà nhân viên sử dụng cho mục đích riêng trình hoá đơn để toán liên quan đến khoản mua hàng hư cấu  Giải pháp:  Nên tách biệt chức đề nghị mua hàng chức đặt hàng Nói cách khác, việc mua hàng phòng Kinh doanh tiến hành phòng Kinh doanh phải độc lập với phòng khác Phòng Kinh doanh nên đặt hàng nhà cung cấp nhận phiếu đề nghị mua hàng tiêu chuẩn người có thẩm quyền ký duyệt  Đơn đặt hàng phải đánh số trước tham chiếu đến số phiếu đề nghị mua hàng, cung cấp thông tin liên quan đến hàng hoá, số lượng, giá cả, quy cách, v.v… Các liên đơn đặt hàng nên chuyển đến phận nhận hàng phòng kế toán để giúp kiểm tra nhận hàng toán sau GVHD: TS Trần Phước 52 SVTH: Trần Thị Mỹ Linh Chuyên đề tốt nghiệp Chương 3: Hoàn thiện KSNB CT mua hàng – toán  Đơn đặt hàng phải lập thành liên: + Liên 1: Gửi nhà cung cấp + Liên 2: Gửi phận kho + Liên 3: Gửi phận nhận hàng + Liên 4: Gửi phận kế toán Mục đích nhằm lưu trữ thông tin để đối chiếu kiểm tra, đồng thời tăng kiểm soát nhân viên đảm đương nhiệm vụ đặt hàng Ngoài ra, để hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ, Siêu thị nên trọng nhiều đến thủ tục kiểm soát giai đoạn mua hàng sau:  Để tránh sai phạm Nhân viên mua hàng thông đồng với nhà cung cấp, Tổng Giám đốc Siêu thị uỷ quyền cho Giám đốc kinh doanh tiến hành lựa chọn nhà cung cấp dựa tiêu chí Siêu thị xây dựng giá cả, chất lượng uy tín bán giao hàng Sau lựa chọn nhà cung cấp, phòng kinh doanh vào biên dự trù hàng hóa đối chiếu với dự toán để lập đơn đặt hàng  Định kỳ, phận mua hàng tiến hành đánh giá lại nhà cung cấp báo cáo lại cho Giám đốc Siêu thị việc có nên tiếp tục hay loại bỏ nhà cung cấp với tiêu chí loại bỏ Siêu thị xây dựng hay không  Siêu thị nên chuyển đổi vị trí nhân viên mua hàng để tránh tình trạng người có quan hệ với số nhà cung cấp định thời gian dài 3.2.2.2 Giai đoạn nhận hàng: Hàng phải kiểm đếm trước nhập kho:  Rủi ro: Gian lận kiểm đếm hàng hóa  Giải pháp:  Khi tiến hành giao nhận hàng hóa từ nhà cung cấp, phận nhận hàng phải kiểm tra mặt số lượng, chất lượng, chủng loại …và so sánh đối chiếu với đơn đặt hàng Đại diện Bộ phận KCS phải tiến hành kiểm tra chất lượng hàng hóa lập biên kiểm tra chất lượng Nếu hàng hóa nhà cung cấp giao theo yêu cầu số lượng, chất lượng, chủng loại…thì tiến hành giao nhận GVHD: TS Trần Phước 53 SVTH: Trần Thị Mỹ Linh Chuyên đề tốt nghiệp  Chương 3: Hoàn thiện KSNB CT mua hàng – toán Mọi nghiệp vụ nhận hàng phải lập Biên nhận hàng, có chữ ký người giao hàng, phận nhận hàng (thủ kho) người lập biên (nhân viên Phòng Kinh doanh), phiếu phải đánh số liên tục, chứng việc nhận hàng kiểm tra hàng hóa, dùng để theo dõi toán  Biên nên lập liên: + Liên 1: Gửi phận mua hàng (phòng kinh doanh) + Liên 2: Gửi phận kho + Liên 3: Gửi phận kế toán  Thủ kho sau kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại… hàng hóa cho nhập kho tiến hành lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho trước hết phải có chữ ký xác nhận dại diện Nhà cung cấp thủ kho để chuyển giao trách nhiệm hàng hóa từ Nhà cung cấp sang thủ kho Giai đoạn toán: 3.2.2.3 Thanh toán hạn cho nhà cung cấp để hưởng chiết khấu  Rủi ro: Bỏ quên khoản phải trả Nhà cung cấp đến hạn (do ngày phải tiếp xúc với nhiều Hóa đơn lúc vô ý để lạc sót Hóa đơn cần phải toán)  Giải pháp:  Tại Phòng kế toán, Kế toán công nợ phải thường xuyên theo dõi tình hình công nợ phải trả người bán, quản lý tốt chứng từ phụ trách, chứng từ cần đóng dấu ngày nhận, chứng từ phải đánh số liên tục để dễ dàng kiểm soát  Nên thiết kế Bảng kê chứng từ cần toán để tránh bỏ quên sót Hóa đơn đến hạn toán Ngoài ra, để tránh rủi ro khác phát sinh, phận kế toán nên ý công việc sau: - So sánh số lượng Hóa đơn với số lượng Biên nhận hàng mục đích để không toán vượt số lượng đặt hàng số lượng thực nhận GVHD: TS Trần Phước 54 SVTH: Trần Thị Mỹ Linh Chuyên đề tốt nghiệp - Chương 3: Hoàn thiện KSNB CT mua hàng – toán So sánh giá đơn đặt hàng hóa đơn để đảm bảo không toán vượt số nợ phải trả người bán - Nhân viên kế toán có nhiệm vụ kiểm tra mặt nghiệp vụ, đầy đủ, hợp lý hợp lệ chứng từ Những Hóa đơn sau toán thiết phải đóng dấu "Đã toán" để tránh trường hợp toán nhiều lần Hóa đơn (Do thực tế thường tích lũy nhiều Hóa đơn toán đóng dấu lần) - Tất nghiệp vụ chi tiền ghi nhận hóa đơn vào hệ thống kế toán trước, sau lập phiếu chi chuyển khoản - Lệnh chuyển tiền ủy nhiệm chi phải có chữ kí xác nhận Tổng giám đốc - Hàng tháng, kế toán đối chiếu Bảng kê nhà cung cấp với Sổ chi tiết để tìm sai biệt có, sửa chữa sai sót sổ sách thông báo cho nhà cung cấp  Tóm tại, việc hoàn thiện thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng – toán công tác Kiểm soát nội vấn đề cần quan tâm hàng đầu Siêu thị nhằm hạn chế, ngăn ngừa rủi ro đáng tiếc xảy ra, góp phần tăng cường tính hiệu hệ thống Kiểm soát nội GVHD: TS Trần Phước 55 SVTH: Trần Thị Mỹ Linh KẾT LUẬN Kiểm soát nội đóng vai trò quan trọng hoạt động kinh tế doanh nghiệp tổ chức nói chung Siêu thị văn hóa Văn Lang nói riêng Kiểm soát nội giúp nhà quản trị quản lý hữu hiệu hiệu nguồn lực kinh tế công ty như: người, tài sản, vốn, góp phần hạn chế tối đa rủi ro phát sinh trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng tảng quản lý vững phục vụ cho trình mở rộng, phát triển lên doanh nghiệp Và đó, công tác kiểm soát chu trình mua hàng - toán đặc biệt có nghĩa quan trọng hoạt động kinh doanh Siêu thị Bởi lẽ, hoạt động chu trình tác động mạnh đến đầu vào Kiểm soát tốt chu trình xem thành công phần đáng kể, góp phần lớn công tác hoạt động kinh doanh, bàn đạp tạo niềm tin uy tín thương hiệu cho thị trường tiêu thụ người tiêu dùng Trên sở nghiên cứu lý luận thực tế, đề tài hoàn thành vấn đề sau: - Thứ nhất, trình bày sở lý luận hệ thống Kiểm soát nội - lợi ích, khái niệm yếu tố cấu thành hệ thống Kiểm soát nội - Thứ hai, tìm hiểu nghiên cứu thực trạng chu trình mua hàng – toán công tác KSNB chu trình mua hàng – toán Công ty CP văn hóa Văn Lang – Siêu thị văn hóa Văn Lang - Thứ ba, sở lý nghiên cứu lý luận thực trạng Kiểm soát nội chu trình mua hàng – toán, đề tài đưa số ý kiến nhằm hoàn thiện hệ thống Kiểm soát nội Siêu thị Với đạt với cố gắng triển khai thực hiện, Siêu thị văn hóa Văn Lang tiến bước tiến mạnh vững chắc, hẳn hệ thống Kiểm soát nội Siêu thị mà quan tâm hoàn thiện kết đạt vươn cao vươn xa TÀI LIỆU THAM KHẢO TS Trần Phước (2008), Hệ thống thông tin kế toán phần (phân tích, thiết kế tổ chức hệ thống thông tin kế toán), Lưu hành nội TS Trần Phước (2007), Giáo trình Kế toán Tài doanh nghiệp tập I, NXB Thống kê Bộ môn hệ thống thông tin kế toán (2004), Hệ thống thông tin kế toán, NXB Thống kê Website: www.danketoan.com www.kiemtoan.com.vn MỤC LỤC CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1 Sự cần thiết lợi ích hệ thống kiểm soát nội bộ: 1.1.2 Khái niệm yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ: 1.1.2.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ: 1.1.2.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ: 1.1.2.2.1 Môi trường kiểm soát: 1.1.2.2.2 Đánh giá rủi ro: 1.1.2.2.3 Hoạt động kiểm soát: 1.1.2.2.4 Thông tin truyền thông: 1.1.2.2.5 Giám sát: 1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1 Hoạt động chu trình mua hàng – toán: 1.2.1.1 Nhận biết nhu cầu yêu cầu hàng hóa dịch vụ: 1.2.1.2 Đặt hàng với nhà cung cấp: 1.2.1.3 Nhận hàng nhập kho: 1.2.1.4 Ghi nhận xác định nghĩa vụ phải trả người bán: 1.2.1.5 Thanh toán cho nhà cung cấp: 1.2.2 Chức mục tiêu chu trình Mua hàng – Thanh toán: 10 1.2.2.1 Chức năng: 10 1.2.2.2 Mục tiêu: 10 1.2.3 Hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng – toán: 11 1.2.3.1 Hệ thống chứng từ kế toán 11 1.2.3.2 Hệ thống sổ kế toán 12 1.2.3.3 Hệ thống báo cáo kế toán 12 1.2.4 Những rủi ro thƣờng xuất chu trình mua hàng – toán 13 1.2.5 Các thủ tục kiểm soát chung: 14 1.2.5.1 Kiểm soát chung: 14 1.2.5.2 Kiểm soát ứng dụng: 15 1.2.6 Những thủ tục kiểm soát cụ thể giai đoạn: 16 1.2.6.1 Kiểm soát trình mua hàng: 16 1.2.6.2 Kiểm soát quy trình nhận hàng: 17 1.2.6.3 Kiểm soát trình tồn trữ: 17 1.2.6.4 Kiểm soát nợ phải trả 17 CHƢƠNG THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN HÓA VĂN LANG - SIÊU THỊ VĂN HÓA VĂN LANG 19 2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN HÓA VĂN LANG – SIÊU THỊ VĂN HÓA VĂN LANG: 19 2.1.1 Công ty cổ phần văn hóa Văn Lang: 19 2.1.2 Siêu Thị Văn Hóa Văn Lang: 19 2.1.2.1 Sơ lược siêu thị Văn Hóa Văn Lang: 19 2.1.2.2 Quá trình hình thành phát triển: 20 2.1.2.3 Vốn điều lệ: 20 2.1.2.4 Lĩnh vực ngành nghề kinh doanh: 20 2.1.3 Tổ chức hoạt động siêu thị: 20 2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức: 20 2.1.3.2 Tổ chức công tác kế toán Siêu thị: 22 2.1.3.2.1 Mô hình tổ chức máy kế toán: 22 2.1.3.2.2 Hình thức kế toán doanh nghiệp: 24 2.1.3.3 Các sách kế toán áp dụng: 25 2.1.3.4 Hệ thống sổ sách, chứng từ: 26 2.1.3.5 Hệ thống báo cáo Siêu thị: 26 2.1.3.6 Các công cụ hỗ trợ thực công tác kế toán: 27 2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN HÓA VĂN LANG – SIÊU THỊ VĂN HÓA VĂN LANG: 27 2.2.1 Đánh giá môi trƣờng kiểm soát công ty cổ phần văn hóa Văn Lang – siêu thị văn hóa Văn Lang: 27 2.2.1.1 Về cấu tổ chức: 27 2.2.1.2 Về sách nhân sự: 28 2.2.1.3 Tính trực giá trị đạo đức: 28 2.2.1.4 Bộ phận kiểm toán nội bộ: 28 2.2.1.5 Môi trường bên ngoài: 28 2.2.2 Tổ chức hệ thống thông tin phục vụ cho chu trình mua hàng – toán công ty cổ phần văn hóa Văn Lang – siêu thị văn hóa Văn Lang: 29 2.2.2.1 Hệ thống chứng từ kế toán: 29 2.2.2.2 Hệ thống sổ kế toán: 30 2.2.3 Hoạt động quy trình mua hàng – toán Công ty cổ phần văn hóa Văn Lang – siêu thị văn hóa Văn Lang: 31 2.2.3.1 Nhận biết nhu cầu yêu cầu hàng hóa dịch vụ, lập kế hoạch mua hàng: 32 2.2.3.2 Lựa chọn nhà cung cấp: 32 2.2.3.3 Đặt hàng với nhà cung cấp: 33 2.2.3.4 Hợp đồng mua hàng: 33 2.2.3.5 Nhận hàng nhập kho: 34 2.2.3.6 Ghi nhận xác định nghĩa vụ phải trả người bán: 35 2.2.3.7 Thanh toán cho nhà cung cấp: 35 2.2.4 Những rủi ro thủ tục kiểm soát tƣơng ứng giai đoạn: 38 2.2.5 Những thủ thục kiểm soát ứng dụng: 41 2.2.5.1 Phân chia trách nhiệm: 42 2.2.5.2 Kiểm soát trình xử lý thông tin: 43 2.2.5.2.1 Kiểm soát chung: 43 2.2.5.2.2 Kiểm soát ứng dụng: 44 CHƢƠNG HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN HÓA VĂN LANG – SIÊU THỊ VĂN HÓA VĂN LANG 46 3.1 Đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội chu trình mua hàng – toán Công ty cổ phần văn hóa Văn Lang – Siêu thị văn hóa Văn Lang: 46 3.1.1 Những ưu điểm : 46 3.1.1.1 Về Môi trường kiểm soát: 46 3.1.1.2 Về công tác kiểm soát nội trình mua hàng – toán: 47 3.1.2 Những tồn tại: 48 3.2 Hoàn thiện kiểm soát nội chu trình mua hàng – toán Công ty CP Văn hóa Văn Lang – Siêu thị văn hóa Văn Lang: 49 3.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát: 49 3.2.2 Hoàn thiện số thủ tục kiểm soát: 51 3.2.2.1 Giai đoạn mua hàng: 52 3.2.2.2 Giai đoạn nhận hàng: 53 3.2.2.3 Giai đoạn toán: 54 [...]...Chuyên đề tốt nghiệp Chương 1: Cơ sở lý luận 1.2.3 Hệ thống thông tin kế toán trong chu trình mua hàng – thanh toán: 1.2.3.1 Hệ thống chứng từ kế toán - Yêu cầu mua hàng : Đây là chứng từ được lập bởi các bộ phận trong Doanh nghiệp khi có nhu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ, bao gồm trình bày về chủng loại, mặt hàng, số lượng hàng, yêu cầu về thời gian nhận hàng Yêu cầu mua hàng này được gửi về bộ. .. hợp và Sổ Cái - Giám sát thời hạn chiết khấu nếu được chiết khấu thanh toán - Chỉnh sửa dữ liệu trong quá trình xử lý nếu có lỗi Kiểm soát thông tin - Xây dựng chính sách mua hàng và chính sách thanh toán hợp lý GVHD: TS Trần Phước 15 SVTH: Trần Thị Mỹ Linh Chuyên đề tốt nghiệp đầu ra Chương 1: Cơ sở lý luận - Thiết lập hệ thống kiểm tra ngân sách liên quan đến NV mua hàng Xem xét CP mua hàng và tốc... xuất hiện trong chu trình mua hàng – thanh toán Rủi ro 1 Hàng hóa được đặt lớn hơn nhu cầu Tình trạng Tăng chi phí hàng tồn kho và chi phí lưu kho 2 Đặt mua những mặt hàng không trong Tăng chi phí hàng tồn kho và phí lưu kho nhu cầu 3 Không đặt hàng những mặt hàng cần mua 4 Có sự thông đồng giữa nhân viên mua hàng và người bán để đạt mục đích cá nhân 5 Tạo những hóa đơn giả và những tài liệu mua hàng khác... đầu và làm gương cho nhân viên noi theo 2.2.1.4 - Bộ phận kiểm toán nội bộ: Hiện tại Siêu thị chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ, nhưng với đà phát triển ngày một đi lên như hiện nay, siêu thị nên thành lập một bộ phận kiểm tóan nội bộ để kiểm toán tất cả các hoạt động tại siêu thị, kể cả hoạt động Kiểm soát nội bộ Đây là một bộ phận độc lập, có vai trò đặc biệt quan trọng đối với hệ thống Kiểm soát nội. .. xếp hàng và sắp xếp vào đúng vị trí theo sơ đồ - Lập biên bản nếu phương tiện vận chuyển không đảm bảo, có khả năng ảnh hưởng chất lượng hàng mua - Lập Phiếu nhập kho Chu n bị kiểm tra hàng mua : - Bố trí nhân sự tham gia kiểm tra hàng mua - Lập kế hoạch kiểm tra hàng mua GVHD: TS Trần Phước 34 SVTH: Trần Thị Mỹ Linh Chuyên đề tốt nghiệp Chương 2: Thực trạng KSNB CT mua hàng – thanh toán Kiểm tra hàng. .. chiết khấu mua hàng bị mất Giá trị hàng mua tăng vì sự thanh toán muộn 14 Sự thanh toán lại những Hóa đơn đã thanh toán 15 Thanh toán sai, cả những khoản không cho phép và những khoản quá mức cho phép 16 Thanh toán cho những mặt hàng không nhận được 17 Sai lệch từ những khoản thanh toán nhỏ 18 Thanh toán cho nhân viên mua hàng những khoản không được duyệt GVHD: TS Trần Phước Giá trị hàng mua tăng Tiền... tổng hợp, một kế toán tiền mặt, năm kế toán kho, hai Kế toán công nợ, một kế toán thuế Sơ đồ bộ máy kế toán: Sơ đồ 2.3 – Sơ đồ bộ máy kế toán GVHD: TS Trần Phước 22 SVTH: Trần Thị Mỹ Linh Chuyên đề tốt nghiệp Chương 2: Thực trạng KSNB CT mua hàng – thanh toán Kế toán trưởng: - Có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán tại siêu thị, theo dõi, kiểm tra, hướng dẫn nhân viên kế toán ghi chép, xử lý và lưu trữ chứng... Thị Mỹ Linh Chuyên đề tốt nghiệp Chương 1: Cơ sở lý luận - Tất cả các nghiệp vụ mua hàng phải được các nhà quản lý thông Kiểm soát sự ủy quyền qua - Trong hệ thống máy tính, sự ủy quyền được này được thực hiện bởi phần mềm ứng dụng - Nhân viên sẽ lập mật mã để truy cập vào phần công việc được giao - Ghi chép tất cả những nghiệp vụ mua hàng và thanh toán Đồng thời định kỳ kiểm tra Kiểm soát việc đăng... đề nghị thanh toán: do kế toán lập và gửi cho cấp trên để xin xét duyệt thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp - Phiếu chi, ủy nhiệm chi : do kế toán lập để thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp GVHD: TS Trần Phước 29 SVTH: Trần Thị Mỹ Linh Chuyên đề tốt nghiệp 2.2.2.2 Chương 2: Thực trạng KSNB CT mua hàng – thanh toán Hệ thống sổ kế toán: Hệ thống sổ theo dõi nghiệp vụ mua hàng: - Sổ chi tiết hàng hóa... hàng và tốc độ chu chuyển HTK - Hàng tháng so sánh các bản kê từ NCC với số dư trên TK phải trả NCC tại đơn vị 1.2.6 Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn: 1.2.6.1 - Kiểm soát quá trình mua hàng: Kiểm soát nhu cầu mua hàng:  Đề nghị mua hàng: tất cả các nghiệp vụ mua hàng đều phải có giấy đề nghị, phân công người đề nghị mua hàng, giấy đề nghị phải được đánh số thứ tự và được theo dõi