TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH KHOA LUẬT _ HỒ SƠ THỰC TẬP Thanh Xuân, tháng 04 năm 2014 TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH KHOA LUẬT _ BÁO CÁO THỰC TẬP CUỐI KHÓA ĐỀ TÀI: HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ THANH XUÂN – TỈNH THANH HÓA THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Chuyên ngành: Luật học Giáo viên hướng dẫn : Ngô Thị Thu Hoài Người thực hiện: Phạm Văn Tiên Lớp: K51 E Thanh Xuân, tháng 04 năm 2014 Lời cảm ơn! Trên thực tế thành công mà không gắn liền với hỗ trợ, giúp đỡ dù hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp người khác Trong suốt thời gian từ bắt đầu học tập giảng đường đại học đến nay, em nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ quý Thầy Cô, gia đình bạn bè Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý Thầy Cô khoa Luật- trường Đại học Vinh với tri thức tâm huyết để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em suốt thời gian học tập trường Và đặc biệt, kỳ này, Khoa tổ chức cho chúng em thực tập cọ sát, áp dụng kiến thức chúng em học vào thực tế mà theo em hữu ích sinh viên ngành Luật học Em xin chân thành cảm ơn Cô giáo: Ngô Thị Thu Hoài tận tâm hướng dẫn em trình nghiên cứu hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp Báo cáo thực tập thực khoảng thời gian gần tuần Bước đầu vào thực tế, tìm hiểu lĩnh vực hoạt động chứng thực UBND xã Thanh Xuân, huyện Như Xuân, kiến thức em hạn chế nhiều bỡ ngỡ Do vậy, không tránh khỏi thiếu sót điều chắn, em mong nhận ý kiến đóng góp quý báu quý Thầy Cô bạn học lớp để kiến thức em lĩnh vực hoàn thiện Một lần nữa, em xin kính chúc quý Thầy Cô Khoa Luật- trường Đại học Vinh thật dồi sức khỏe, niềm tin để tiếp tục thực sứ mệnh cao đẹp truyền đạt kiến thức cho hệ mai sau Em xin cảm ơn Đảng ủy, HĐND, UBND ban nghành đoàn thể UBND xã Thanh Xuân - Huyện Như Xuân - Tỉnh Thanh Hóa giúp đỡ em suốt trình thu thập thông tin để hoàn thiện báo cáo Thanh Xuân, ngày 16 tháng 05 năm2014 Học viên Phạm Văn Tiên MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN……………………………………………………………… PHẦN MỞ ĐẦU………………………………… 1.Lý chọn đề tài:……………………………… 2.Thời gian địa điểm thu thập thông tin sử lý liệu :…………… 3.Phương pháp thu thập thông tin :…………………………… 3.1: Phương pháp tổng hợp thống kê 3.2 Phương pháp so sánh 3.3 Phương pháp phan tích 3.4.Phương pháp điều tra kháo sát 3.5 Phương pháp khác Kết cấu đề tài:…………………………………………………………… B: Nội dung CHƯƠNG 1: Cơ sở lý luận hoạt động chứng thực 1.1 Các quy định pháp luật hành chứng thực……… 1.1.1 Khái niệm chung 1.1.2 Giá trị pháp lý cấp từ gốc, chứng thực từ chính, chữ ký chứng thực ………………… 1.2 Thẩm quyền chứng thực người thực chứng thực UBND cấp xã 1.2.1 Thẩm quyền chứng thực 1.2.2 Người thực chứng thực UBND cấp xã 1.3 Thủ tục chứng thực 1.3.1.Thủ tục chứng thực từ 1.3.1.1 Quyền nghĩa vụ người yêu cầu chứng thực từ 1.3.1.2 Nghĩa vụ quyền Chủ tịch Phó chủ tịch UBND cấp xã 1.3.1.3 Thủ tục chứng thực từ 1.3.1.4.Địa điểm chứng thực từ 1.3.1.5 Trường hợp không chứng thực từ 1.3.1.6.Thời han chứng thực từ 1.3.2 Thủ tục chứng thực chữ ký 1.3.2.1 Thủ tục chứng thực chữ ký 1.3.2.2 Thời hạn chứng thực chữ ký 1.3.3 Thủ tục chứng thực hợp đồng, văn thực quyền người sử dụng đất 1.3.3.1 Chứng thực hợp đồng, văn soạn thảo sẵn 1.3.3.2 Chứng thực hợp đồng, văn người thực chứng thực soạn thảo giúp CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ THANH XUÂN- H NHƯ XUÂN– TỈNH THANH HÓA 2.1 Khái quát xã Thanh Xuân 2.1.1 Đặc điểm địa lý: 2.1.2 Nhiệm vụ UBND Xã Thanh Xuân 2.1.3 Cơ cấu tổ chức UBND Xã Thanh Xuân 2.2 Thực trạng công tác chứng thực UBND xã Thanh Xuân… 2.2.1 Thực trạng cấp từ gốc 2.2.2 Thực trạng chứng thực từ chính……………… 2.2.3 Thực trạng chứng thực chữ ký………………………………… 2.2.4 Kết đạt được……………………………… 2.3 Đánh giá chung 2.3.1 Ưu điểm 2.3.2 Hạn chế CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC CHỨNG THỰC 3.1 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy định pháp luật liên quan đến hoạt động chứng thực 3.2 Một số giải pháp thực trạng chứng thực UBND Xã Thanh Xuân KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO A PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong năm trở lại đây, nhu cầu sao, kể chứng thực lớn Nghị định 75/ 2000/ NĐ-CP ngày 08/ 12/ 2000 Chính phủ công chứng, chứng thực đời có đóng góp to lớn việc đáp ứng yêu cầu chứng thực nhân dân Tuy nhiên, trình thực NĐ 75 bộc lộ hạn chế tình trạng ùn tắc, tải hoạt động công chứng, chứng thực giấy tờ, chữ ký phòng công chứng UBND huyện Nhận thấy cần thiết phải ban hành văn để thay cho văn cũ, ngày 18/ 05/ 2007 Chính phủ ban hành Nghị định số 79/ 2007/ NĐ-CP cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký (Sau gọi NĐ79/2007/NĐ-CP) Nghị định đời với đời Luật công chứng 2007 đáp ứng kịp thời yêu cầu nhân dân cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký thể tinh thần cải cách hành theo chế cửa, dấu, đáp ứng mong mỏi nhân dân vấn đề Nghị định thực việc phân cấp đặc biệt phân cấp thẩm quyền chứng thực cho UBND cấp xã giấy tờ, văn tiếng Việt, tạo thuận lợi cho nhân dân mở hệ thống rộng rãi cho UBND cấp xã, phường, thị trấn có thẩm quyền, chứng thực thay có Phòng công chứng UBND cấp huyện Nghị định số 75 trước Sau năm thực Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, kết đạt bộc lộ hạn chế, bất cập mặt tổ chức lẫn hoạt động Do nhận thức lý luận quy định pháp luật có lẫn lộn hai hoạt động công chứng chứng thực Sự lẫn lộn dẫn tới việc chứng thực không thẩm quyền, UBND cấp xã, phường chứng thực hợp đồng giao dịch Việc chứng thực theo Nghị định số 79/2007/NĐ-CP thực năm năm thiếu hướng dẫn cụ thể Chứng thực giao cho Ban Tư pháp cấp xã, phường thách thức đội ngũ cán Tư pháp xã, phường không trang bị công cụ hỗ trợ để nhận biết văn giả mạo văn giấy tờ giả mạo ngày tinh vi, khó phát Trong thời gian thực tập địa phương, nhận thấy hoạt động chứng thực, chứng thực người dân quan tâm, đặc biệt nơi em thực tập – UBND xã Thanh Xuân, huyện Như Xuân, tỉnh Thanh Hóa nhu cầu chứng thực sao, chứng thực chữ ký lớn Với mong muốn phản ánh xác thực tế trình thực hoạt động UBND xã nơi em thực tập nên em chọn đề tài: " Hoạt động chứng thực UBND xã Thanh Xuân Huyện Như Xuân thực trạng giải pháp " để làm chuyên đề thực tập để làm rõ mặt làm được, chưa làm UBND Xã Thanh Xuân thực NĐ 79/2007/NĐ-CP từ hoạt động thực tế Xã Thanh Xuân, thân rút học kinh nghiệm có kiến nghị khắc phục, đặc biệt điều kiện đẩy mạnh cải cách hành chính, cải cách tư pháp hội nhập kinh tế quốc tế đất nước ta Thời gian địa điểm thu thập thông tin xử lý số liệu Được phối hợp Ban cán lớp 51E khoa Luật với trường Đại học Vinh, theo nguyện vọng em UBND xã Thanh Xuân thực tập Trải qua tháng thực tập UBND xã từ ngày 14/ 4/ 2011 đến ngày 16/05/2014, giúp đỡ nhân viên Ban tư pháp xã em tiến hành thu thập thông tin cần thiết phục vụ cho chuyên đề Phương pháp thu thập thông tin Nhận thức rõ tầm quan trọng thông tin phục vụ cho việc viết chuyên đề, suốt trình thực tập em xác định rõ định hướng mục tiêu cụ thể để có thông tin có độ xác cao Được giúp đỡ tận tình cán Ban tư pháp nơi thực tập, điều kiện lại chưa phải thuận tiện nhất, nhiên với cố gắng em có kiến thức để viết Những tài liệu phục vụ cho việc viết chuyên đề nằm rải rác nhiều nguồn tài liệu khác nhau, sách vở, tài liệu, giấy tờ, thực tiễn công việc Nó đòi hỏi người làm chuyên đề phải sử dụng kết hợp nhiều phương pháp thu thập khác Các phương pháp chủ yếu em sử dụng, là: phương pháp điều tra, phương pháp thống kê, phương pháp phân tích, phương pháp so sánh Phương pháp tổng hợp thống kê Phương pháp dựa số liệu từ báo cáo, tờ trình, đề tài nghiên cứu khoa học, sau tổng hợp số liệu liên quan đến chuyên đề, từ phân loại số liệu cho mục nhỏ để làm dẫn chứng Phương pháp giúp người nghiên cứu hiểu khái quát hoạt động chứng thực địa bàn Xã Thanh Xuân Đây phương pháp quan trọng thiếu trình tìm hiểu nghiên cứu chuyên đề 3.2 Phương pháp so sánh Từ số liệu dã thống kê, tổng hợp đem so sánh qua thời kỳ, năm Để thấy nhu cầu thực tế tốc độ gia tăng nhu cầu chứng thực Ngoài so sánh quy định văn pháp luật qua thời kỳ để tìm điểm mới, điểm tiến pháp luật đồng thời thấy tồn chưa thể khắc phục Trên sở đưa đánh giá khách quan xác thực tiễn ý kiến đề xuất hợp lý nhằm khắc phục hạn chế, ảnh hưởng tiêu cực đến đời sống nhân dân 10 Nghị Định 79/2007/NĐ-CP đời thể tinh thần cải cách hành cách mạnh mẽ đáp ứng mong mỏi nhân dân vấn đề Nghị định đưa UBND cấp xã, nhiên nơi có cách thực khác nhau, cách làm khác 2.2.1 Thực trạng cấp từ sổ gốc UBND Xã Thanh Xuân quan lưu trữ sổ hộ tịch, thực việc cấp giấy tờ hộ tịch Vì sổ hộ tịch lưu trữ hai cấp UBND Huyện Như Xuân cấp xã Khi tiếp nhận yêu cầu cấp từ sổ gốc theo quy định pháp luật phải thực thời hạn cấp ngày tiếp nhận yêu cầu Trên thực tế UBND Xã Thanh Xuân việc cấp từ sổ gốc thực theo quy định pháp luật Cán tư pháp đảm bảo nhiệm vụ Tuy nhiên bên cạnh mặt đạt đôi lúc nhũng vướng mắc thực tế có Chủ Tịch phó Chủ Tịch UBND xã bận họp mặt trụ sở làm việc để ký giấy tờ hộ tịch tư pháp xã thực tiếp nhận nên giải yêu cầu người dân mà phải hẹn lại sang ngày hôm sau giải Bên cạnh đội ngũ cán Tư pháp xã có 02 người, 01 người học nâng cao trình độ nên có lúc giải kịp thời công việc hàng ngày để đáp ứng kịp thời nguyện vọng nhân dân Đối với yêu cầu gửi qua đường bưu điện chậm ba ngày làm việc, kể từ ngày nhận yêu cầu quan tổ chức tiếp nhận sao, phải gửi cho người yêu cầu Trên thực tế hoạt động UBND Xã Thanh Xuân nên có yêu cầu cấp thời hạn theo quy định pháp luật 2.2.2 Thực trạng chứng thực từ Theo quy định pháp luật UBND xã, phường, thị trấn chứng thực từ giấy tờ tiếng tiếng việt văn song ngữ 33 Tại UBND Xã Thanh Xuân, công tác chứng thực thực cách trung thực, khách quan, xác đáp ứng đủ số lượng theo yêu cầu người yêu cầu chứng thực Tuy nhiên công tác chứng thực từ theo Nghị định 79/2007/NĐ-CP thiếu hướng dẫn cụ thể nên công tác thực địa phương gặp nhiều khó khăn, lúng túng Hiện lời chứng khắc dấu nên việc chứng thực thực nhanh chóng dễ dàng hơn, đảm bảo thời gian hình thức, Theo quy định việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực từ thời gian làm việc buổi sáng buổi chiều phải thực chứng thực buổi làm việc Nhìn chung UBND Xã Thanh Xuân thực tốt quy định nhiên số trường hợp để lại sang ngày hôm sau thực chất UBND xã, Chủ Tịch phó Chủ Tịch ký giấy tờ thường công tác, họp, học nên yêu cầu chứng thực người dân phải gác lại ngày hôm sau Điều không đảm bảo quy định pháp luật Theo quy định pháp luật cán tiếp dân phải mang thẻ cán vấn đề UBND Xã Thanh Xuân chưa thực tốt Cán tư pháp hộ tịch tiếp dân chưa mang thẻ cán bộ, điều chưa đảm bảo quy định pháp luật Đối với vấn đề cấp sai thẩm quyền giả mạo không chứng thực UBND Xã Thanh Xuân đội ngũ cán tư pháp thiếu dụng cụ hỗ trợ, không nhận biết văn cấp sai thẩm quyền giả, mạo, mà văn giấy tờ giả mạo ngày tinh vi khó phát nên dẫn tới việc chứng thực giấy tờ giả mạo Về điều đổ lỗi cho cán tư pháp Vì ngày giấy tờ giả mạo khó phát phát mắt thường Thực tế công tác chứng thực từ công tác chiếm số lượng yêu cầu nhiều giấy tờ, văn chứng thực đa dạng Trong công tác chứng thực cán tư pháp thể tinh thần trách nhiệm cao, khách quan, trung thực, xác Bên cạnh cán tư pháp hộ tịch phải đảm nhiệm tới 15 công việc hộ tịch, Nghị Định 34 79/2007/NĐ-CP đời cán Tư pháp phải đảm nhiệm thêm công tác chứng thực, công việc thật tải cán tư pháp, chưa nói tầm Tại UBND Xã Thanh Xuân, công tác chứng thực đảm bảo thực theo yêu cầu người dân thời gian, trình tự theo pháp luật, điều đáng biểu dương 2.2.3 Thực trạng chứng thực chữ ký Chứng thực chữ ký công tác mà người dân yêu cầu quan tư pháp chứng thực chữ ký họ với văn bản, giấy tờ mà họ yêu cầu chứng thực Tại UBND Xã Thanh Xuân, công tác cán Tư pháp thực việc chứng thực đảm bảo quy định pháp luật Các cá nhân đến yêu cầu chứng thực chữ ký phải xuất trình CMND, giấy tờ tùy thân giấy tờ văn ký vào Người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt người thực chứng thực Trong công tác UBND Xã Thanh Xuân cán Tư pháp thực việc chứng thực ghi rõ ngày, tháng, năm chứng thực, địa điểm chứng thực, số giấy tờ tùy thân người yêu cầu chứng thực Về vấn đề chứng thực chữ ký người nước chưa có trường hợp thực Xã Thanh Xuân Tại UBND Xã Thanh Xuân thực thời hạn chứng thực cán tư pháp tiếp nhận yêu cầu chứng thực vào buổi thực chứng thực buổi Đối với số trường hợp cần phải xác minh nhân thân người yêu cầu chứng thực, cán Tư pháp hẹn lại thời hạn chứng thực không ba ngày làm việc Trong trường hợp người yêu cầu chứng thực chữ ký lý ký tên thực chứng thực điểm Riêng trường hợp người chứng thực chữ ký già yếu hay bệnh tật phụ nữ sinh con, đến trụ sở UBND Xã Thanh Xuân để thực việc chứng thực cán tư pháp thị trấn đến tận địa người yêu cầu để tiến hành cộng tác chứng thực chữ ký Như công tác địa bàn thị trấn thực nghiêm túc, khách quan 35 2.2.4 Kết đạt Trong năm qua, với trình đổi mới, phát triển đất nước, hoạt động chứng thực Xã Thanh Xuân có thay đổi Hoạt động chứng thực hình thành ngày hoàn thiện, tác động tích cực phát triển kinh tế - xã hội Trên sở chấp hành văn pháp luật Trung ương ban hành quy định, hướng dẫn công tác chứng thực, UBND Xã Thanh Xuân xây dựng, bước hoàn thiện thể chế tiếp tục đạo, quản lý nhà nước công tác chứng thực, tổ chức thực Nghị định số 79/2007/NĐ-CP Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký Bên cạnh đó, công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật pháp luật chứng thực, văn pháp luật khác liên quan chứng thực quan tâm Để pháp luật chứng thực tuyên truyền, phổ biến với nhiều hình thức phong phú, đa dạng, với nhiều hình thức tuyên truyền theo chiều rộng, lẫn chiều sâu, nội dung cần truyền tải đến với người dân, UBND Xã Thanh Xuân đạo phận Tư pháp với vai trò tham mưu trực tiếp nhiệm vụ quản lý nhà nước công tác chứng thực, chủ động triển khai thực cụ thể, kết tuyên truyền Nghị định 75/2000/NĐ- CP Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, Nghị định 04/2012, Thông tư liên tịch số 04/2006/TTLT-BTP-BTNMT Về tổ chức máy làm công tác quản lý thực chứng thực ngày kiện toàn UBND Xã Thanh Xuân bố trí 02 cán Tư pháp - Hộ tịch 01 cán văn phòng - Thống kê trực tiếp thực việc tiếp nhận hồ sơ Bộ phận cửa UBND xã trình lãnh đạo ký chứng thực Mặt khác, hoạt động chứng thực góp phần đáng kể vào đời sống kinh tế - xã hội, thúc đẩy phát triển kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, bảo đảm an toàn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch tổ chức, cá nhân có nhu cầu chứng thực, góp phần tăng cường hiệu lực, hiệu quản lý nhà nước hoạt động chứng thực địa bàn xã 36 Qua bốn năm thực kết cụ thể sau: Trong năm 2010 có 14 trường hợp chứng thực chuyển nhượng quyền sử dụng đất; trường hợp chứng thực tặng cho quyền sử dụng đất, trường hợp chứng thực di chúc, có 1.253 lưu chứng thực từ trường hợp chứng thực chữ ký Năm 2011 có 22 trường hợp chứng thực chuyển nhượng quyền sử dụng đất, trường hợp chứng thực tặng cho quyền sử dụng đất, có 1.315 lượt chứng thực từ trường hợp chứng thực chữ ký Năm 2012 có 17 trường hợp chứng thực chuyển nhượng quyền sử dụng đất, trường hợp chứng thực tặng cho quyền sử dụng đất, 02 trường hợp chứng thực văn thỏa thuận phân chia tài sản thừa kế, 13 trường hợp chứng thực hợp đồng chấp tài sản, 1.214 lượt chứng thực từ trường hợp chứng thực chữ ký Năm 2013 có 19 trường hợp chứng thực chuyển nhượng quyền sử dụng đất, 11 trường hợp chứng thực hợp đồng chấp tài sản, trường hợp chứng thực tặng cho quyền sử dụng đất, có 1730 lượt chứng thực từ 2.3 Đánh giá chung: 2.3.1 Ưu điểm Về cán Tư pháp UBND Xã Thanh Xuân làm việc nhiệt tình có tinh thần trách nhiệm cao Lãnh đạo UBND xã quan tâm giúp đỡ tạo điều kiện cho cán Tư pháp hoàn thành công việc Ở UBND Xã Thanh Xuân công tác tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật thực tốt nên người dân nắm bắt nhanh chóng quy định pháp luật - Lãnh đạo UBND Xã Thanh Xuân nắm bắt kịp thời tâm tư nguyên vọng nhân dân 37 - Nghị định 79/2007/NĐ-CP đời thể tinh thần cải cách hành lãnh vực tư pháp, đáp ứng nhu cầu cấp thiết nhân dân xã, phường, thị trấn Theo quy đỉnh Nghị định người yêu cầu chứng thực đến trụ sở UBND cấp xã toàn quốc để yêu cầu chứng thực sao, chứng thực chữ ký Nghị Định mạnh dạn xóa bỏ lệ thuộc hoạt động chứng thực mối quan hệ với hộ Người dân đến quan lưu trữ sổ gốc để yêu cầu cấp lại cho Nghị định đơn giản hóa việc xuất trình giấy tờ, rút ngắn thời gian giải chứng thực Nghị định cho phép người dân yêu cầu quan tổ chức cấp từ sổ gốc, chứng thực từ đường bưu điện, không thiết phải đến quan tổ chức Ngoài phân cấp thẩm quyền tạo điều kiện cho người dân đến liên hệ công tác giao dịch đảm bảo 2.3.2 Hạn chế: Theo Quy định Luật Công chứng 2007 Nghị định 79/2007/NĐ-CP Chính phủ, từ 1/7/2007 việc công chứng sao, chữ ký văn tiếng Việt cấp xã, phường, thị trấn (gọi chung cấp xã) thực Thực Luật Công chứng văn hướng dân, năm qua, công tác chứng thực cấp uỷ đảng, quyền, ngành hữu quan quan tâm đạo thực nghiêm túc Tuy nhiên hoạt động công chứng chứng thực xã thời gian qua xuất số sai sót lĩnh vực chứng thực hợp đồng, bên tham gia giao kết hợp đồng chưa ghi đầy đủ thông tin không ký tắt vào trang hợp đồng; hồ sơ lưu trữ giấy tờ kèm theo thiếu; việc mở sổ sách theo dõi tuỳ tiện Về nguyên nhân tồn yếu nêu trên, chủ yếu là: việc tiếp nhận hồ sơ, thẩm định, trình ký chứng thực hợp đồng, giao dịch cán địa thực dẫn đến nhiều hợp đồng chứng thực không ghi vào sổ, không lưu trữ hồ sơ chứng thực theo quy định; lực, trình độ phận cán làm 38 công tác công chứng, chứng thực hạn chế; cán làm công tác công chứng, chứng thực mối quan hệ cá nhân nể nên dễ dàng bỏ qua thủ tục quy định pháp luật dẫn đến việc làm sai Một số trường hợp có hiểu biết pháp luật chủ quan sức ép từ người có thẩm quyền Những sai sót từ hoạt động gây số hậu đáng tiếc như: Xảy tranh chấp hợp đồng sở khó giải quyết; số trường hợp xảy mâu thuẫn, tranh chấp khiếu kiện gây mâu thuẫn, ổn định địa phương - Lãnh đạo xã có lúc đo bận họp định kỳ, đột xuất, giải công việc phát sinh nên có thời gian chưa thực tốt công tác giải hành chính, phải hẹn dân chờ đợi lâu Việc trang bị công cụ hỗ trợ cho phận Tư pháp xã, thị trấn để phát giấy tờ giả mạo chưa thực hiện, thực việc chứng thực mắt thường nghiệp vụ cán Tư pháp, chưa vi tính hóa - Bộ phận tư pháp UBND xã có 02 công chức Tư pháp - Hộ tịch, công việc chuyên môn nhiều nhu cầu xin việc làm, chứng dạng văn người dân tăng cao nên đảm bảo giải trả kết hồ sơ ngày làm việc đôi lúc để người dân chờ đợi lâu 39 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC CHỨNG THỰC 3.1 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy định pháp luật liên quan đến hoạt động chứng thực Qua trình tham khảo hoạt động chúng thực UBND xã nơi em thực tập bên cạnh mặt tích cực, pháp luật chứng thực bộc lộ số điểm chưa phù hợp, đòi hỏi phải sớm khắc phục để nâng cao chất lượng hoạt động chứng thực, góp phần cải cách hành chính, tạo môi trường pháp lý thuận lợi để người dân thực quyền, lợi ích hợp pháp thời kỳ hội nhập nay, thân xin có số kiến nghị sau: 3.1.1 Một số quy định thẩm quyền, thủ tục chứng thực việc cụ thể chưa phù hợp: - Về chứng thực sao: Theo quy định Nghị định số 04/2012/NĐ-CP, Phòng Tư pháp có thẩm quyền chứng thực từ giấy tờ, văn tiếng Việt, tiếng nước song ngữ, Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực từ giấy tờ, văn tiếng Việt Quy định gây tình trạng tải Phòng Tư pháp, nay, nhiều giấy tờ, văn cấp dạng song ngữ Để giải vấn đề này, việc phân định lại thẩm quyền chứng thực Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã cách hợp lý cần thiết Hiện nay, quy định chứng thực số trường hợp chưa rõ ràng, dẫn đến tùy tiện áp dụng, cụ thể như: Đối với việc chứng thực từ hết hiệu lực pháp luật, chứng thực từ “phó bản”… pháp luật chưa có quy định cụ thể có chứng thực từ giấy tờ thuộc trường 40 hợp hay không, gây tình trạng không thống áp dụng (có quan tiếp nhận chứng thực từ “bản chính” này, có quan lại từ chối) Bên cạnh đó, quan có thẩm quyền nước cấp có cần phải hợp pháp hóa lãnh trước chứng thực từ hay không; giấy tờ, văn tiếng nước có cần phải dịch sang tiếng Việt trước thực chứng thực hay không, chưa có quy định cụ thể Đặc biệt, tình trạng lạm dụng có chứng thực ngày trở nên phổ biến, gây phiền hà cho người dân, lãng phí cho xã hội Mặc dù khoản Điều Nghị định số 79/2007/NĐ-CP quy định quan, tổ chức tiếp nhận chứng thực có quyền yêu cầu đương xuất trình để đối chiếu, song quy định không phát huy hiệu thực tế, quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ không tự nguyện áp dụng quy định Do đó, cần có quy định chặt chẽ, cụ thể việc quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ phải tự tổ chức đối chiếu với chính, không yêu cầu nộp có chứng thực (trừ trường hợp gửi qua hệ thống bưu chính) để khắc phục tình trạng - Về chứng thực chữ ký: Hiện nay, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP chưa có quy định cụ thể trường hợp không chứng thực chữ ký, nên tình trạng lợi dụng chứng thực chữ ký để hợp pháp hóa hợp đồng, giao dịch diễn phổ biến (tức việc chất hợp đồng, giao dịch, phải chứng thực theo trình tự, thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch, bên lợi dụng, yêu cầu chứng thực theo thủ tục chứng thực chữ ký nhằm trốn tránh lệ phí chứng thực đơn giản hóa thủ tục) Mặt khác, trường hợp người yêu cầu chứng thực chữ ký lực hành vi dân văn yêu cầu chứng thực chữ ký có nội dung vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội… người thực chứng thực sở để từ chối 41 Do đó, để khắc phục tình trạng này, cần quy định cụ thể trường hợp không thực chứng thực theo thủ tục chứng thực chữ ký để hạn chế tình trạng lợi dụng thủ tục chứng thực chữ ký tạo thuận lợi cho người thực chứng thực thực nhiệm vụ Mâu thuẫn việc thực Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22/6/2007 Thủ tướng Chính phủ việc thực chế cửa, cửa liên thông nguyên tắc người yêu cầu chứng thực chữ ký phải ký trước mặt người thực chứng thực theo quy định Nghị định số 79/2007/NĐ-CP gây khó khăn cho địa phương tổ chức thực hoạt động chứng thực theo chế “một cửa”, đó, cần nghiên cứu quy định cho phép người yêu cầu chứng thực chữ ký ký trước mặt người tiếp nhận hồ sơ để giải vướng mắc - Về chứng thực hợp đồng, giao dịch: Trên thực tế, việc giao cho Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã chứng thực hợp đồng, giao dịch tiềm ẩn nhiều rủi ro, nhiều cán chứng thực chưa đào tạo chuyên ngành luật, mặt khác cán chứng thực bị phân tán công việc quản lý nhà nước, hợp đồng, giao dịch (đặc biệt hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản) loại việc phức tạp, có giá trị lớn, dễ nảy sinh tranh chấp, đòi hỏi chuyên nghiệp người thực chứng thực Do đó, cần quy định tách bạch trình tự, thủ tục chứng thực giá trị pháp lý văn chứng thực với trình tự, thủ tục công chứng giá trị pháp lý văn công chứng, để người dân thực quyền tự định đoạt tự chịu trách nhiệm quyền, lợi ích hợp pháp 3.2 Một số giải pháp thực trạng chứng thực UBND Xã Thanh Xuân Khi Nghị định 79/2007/NĐ-CP triển khai thực UBND Xã Thanh Xuân công việc cán Tư pháp trở nên tải, cán Tư pháp nhận biết văn bản, giấy tờ giả mạo hay cấp sai thẩm quyền Đối với vấn đề 42 cần ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý để việc lưu trữ kiểm tra liệu thực nhanh chóng, an toàn, có khoa học Để nâng cao hiệu công tác chứng thực, đáp ứng nhu cầu nhân dân; bảo đảm tính an toàn pháp lý giao dịch tổ chức cá nhân cần thực tốt số giải pháp sau: Một là, nâng cao vai trò, trách nhiệm cấp uỷ đảng, quyền cấp sở đạo tổ chức thực nhiệm vụ công chứng, chứng thực thực tốt Luật công chứng Nghị định 79/2007/NĐ-CP Chính phủ Hai là, cần rà soát , đánh giá hoạt động đội ngũ cán bộ, công chức tư pháp đề từ có xếp bố trí cán làm công tác công chứng chứng thực phù hợp với lực, trình độ, tiêu chuẩn theo hướng dẫn văn cấp Ba là, đẩy mạnh việc tuyên truyền, phổ biến GDPL chứng thực đến đông đảo tầng lớp nhân dân với nhiều hình thức thiết thực như: Tuyên truyền thông qua hoạt động Câu lạc pháp luật buổi sinh hoạt tổ chức đoàn thể như: Đoàn niên, Hội Nông dân, Hội Cựu chiến binh, Hội Phụ nữ Thực niêm yết công khai trụ sở UBND xã thủ tục từ trình tự công chứng, chứng thực để nhân dân biết để tiện theo dõi, giám sát thực theo quy định Bốn là, tăng cường tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn công tác chứng thực cho cán làm công tác công chứng, chứng thực gắn với làm tốt công tác tra, kiểm tra để phát huy mặt tích cực, việc làm hay để nhân rộng, đồng thời kịp uốn nắn, khắc phục sai phạm Phòng Tư pháp cần tăng cường công tác tra, kiểm tra chuyên ngành việc chứng thực UBND cấp xã để kịp thời chấn chỉnh, uốn nắn sai sót 43 Năm là, UBND xã thực tốt việc thu lệ phí chứng thực theo quy định hành dành kinh phí hợp lý để tăng cường sở vật chất phục cụ có hiệu cho nhiệm vụ công chứng, chứng thực Có chế độ đãi ngộ động viên, khen thưởng kịp thời cán trực tiếp thực công tác chứng thực có thành tích./ 44 C KẾT LUẬN Được đống ý Ban giám hiệu, Khoa Luật trường Đại học Vinh em đăng ký thực tập UBND Xã Thanh Xuân với đề tài "Hoạt động chứng thực UBND Xã Thanh Xuân Huyện Như Xuân, tỉnh Thanh Hóa thực trạng giải pháp” Qua việc nghiên cứu tìm hiểu đề tài em nhận thức vai trò tầm quan trọng công tác công chứng, chứng thực yêu cầu người dân công cải cách hành Nhà nước Hoạt động công chứng, chứng thực giải nhiều khó khăn cho người chứng thực người làm công tác chứng thực Tuy tháng thực tập không nhiều khoảng thời gian vô quý giá Em cọ sát với thực tế, vận dụng kiến thức học vào thực tiễn công việc Bên cạnh em quan sát cách làm việc anh chị ban tư pháp xã rút học kinh nghiệm cho thân Để trường vững tin với kiến thức học trải nghiệm thực tế từ khoá thực tập để phục vụ cho công việc sau Trong thời gian thực tập tốt nghiệp, em nhận giúp đỡ tận tình đầy đủ trách nhiệm thầy, cô giáo Khoa đặc biệt giảng viên Ngô Thị Thu Hoài, thầy, cô giáo trường Đại học Vinh anh chị công tác UBND Xã Thanh Xuân, cho em bày tỏ lòng biết ơn đến quý thầy cô giáo, anh chị tận tình hướng dẫn hỗ trợ cho thân thời gian qua Do lực thân hạn chế nên báo cáo tốt nghiệp chắn nhiều sai sót Rất mong góp ý tận tình Quý Thầy Cô giáo, em xin chân thành cảm ơn! 45 Sinh viên thực tập Phạm Văn Tiên 46 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật công chứng số 82/2006/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2006 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng năm 2007 Luật tổ chức HĐND UBND ngày 26/11/2003 Nghị định 158/2005/NĐ – CP Bộ luật dân 2005 Luật đất đai 2003 Thông tư liên tịch số 92/2008/TTLT-BTC-BTP ngày 17/10/2008 Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25/8/2008 Các báo cáo năm 2010, 2011, 2012, 2013 tình hình phát triển kinh tế, văn hóa – xã hội, quốc phòng-an ninh UBND xã Thanh Xuân – huyện Như Xuân 10 Lịch sử Đảng UBND xã Thanh Xuân 25 năm hình thành phát triển năm 2010 47 [...]... ký vào Người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực Trong công tác này tại UBND Xã Thanh Xuân cán bộ Tư pháp thực hiện việc chứng thực ghi rõ ngày, tháng, năm chứng thực, địa điểm chứng thực, số giấy tờ tùy thân của người yêu cầu chứng thực Về vấn đề chứng thực chữ ký của người nước ngoài thì chưa có trường hợp nào thực hiện tại Xã Thanh Xuân Tại UBND Xã Thanh Xuân luôn thực. .. yêu cầu Trên thực tế hoạt động này tại UBND Xã Thanh Xuân rất ít nên khi có yêu cầu thì đều được cấp đúng thời hạn theo quy định của pháp luật 2.2.2 Thực trạng về chứng thực bản sao từ bản chính Theo quy định của pháp luật thì UBND xã, phường, thị trấn chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ bằng tiếng tiếng việt và văn bản song ngữ 33 Tại UBND Xã Thanh Xuân, công tác chứng thực được thực hiện một... tác động của chứng thực đến đời sống nhân dân 4 Kết cấu của đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, thì nội dung đề tài chia thành 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận của hoạt động chứng thực Chương 2: Thực trạng hoạt động chứng thực tại UBND Xã Thanh Xuân huyện Như Xuân, tỉnh Thanh Hóa Chương3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác chứng thực. .. người khiếu nại và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, xã, thị trấn đã giải quyết khiếu nại trước đó biết Quyết định giải quyết khiếu nại của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương là quyết định cuối cùng 28 Chương 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ THANH XUÂN, HUYỆN NHƯ XUÂN, TỈNH THANH HÓA 2.1 Khái quát về xã Thanh Xuân 2.1.1 Đặc... 2.2.3 Thực trạng chứng thực chữ ký Chứng thực chữ ký là một công tác mà người dân yêu cầu cơ quan tư pháp chứng thực chữ ký của họ đúng với văn bản, giấy tờ mà họ yêu cầu được chứng thực Tại UBND Xã Thanh Xuân, công tác này được cán bộ Tư pháp thực hiện việc chứng thực đảm bảo những quy định của pháp luật Các cá nhân khi đến yêu cầu chứng thực chữ ký phải xuất trình CMND, giấy tờ tùy thân của mình và. ..3.3 Phương pháp phân tích Đi sâu vào phân tích hoạt động chứng thực để thấy những tác động tích cực, ảnh hưởng tiêu cực đến đời sống nhân dân, nguyên nhân chủ quan, nguyên nhân khách quan 3.4 Phương pháp điều tra khảo sát Qua thực tế tìm hiểu hoạt động chứng thực tại UBND Xã Thanh Xuân lấy ý kiến của người dân đến chứng thực cũng như ý kiến của cán bộ làm công tác chứng thực tại đây để đánh giá... phát triển đất nước, hoạt động chứng thực ở Xã Thanh Xuân đã và đang có những thay đổi Hoạt động chứng thực đang được hình thành và ngày càng hoàn thiện, tác động tích cực đối với sự phát triển kinh tế - xã hội Trên cơ sở chấp hành các văn bản pháp luật của Trung ương ban hành quy định, hướng dẫn về công tác chứng thực, UBND Xã Thanh Xuân đã xây dựng, từng bước hoàn thiện thể chế và tiếp tục chỉ đạo,... tính vào thời hạn chứng thực - Trường hợp hồ sơ yêu cầu chứng thực hợp lệ thì cán bộ Tư pháp - Hộ tịch xã thị trấn ghi vào Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch (mẫu số 61/SCT) và trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện ký chứng thực hợp đồng, văn bản về bất động sản Trường hợp không chứng thực được trong ngày 22 nhận hồ sơ thì cán bộ tư pháp - hộ tịch xã, thị trấn ghi vào... yêu cầu chứng thực việc huỷ bở họp đồng đó b, Chế độ lưu trữ Hồ sơ chứng thực phải được bảo quản chặt chẽ, lưu trữ lâu dài tại Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn nơi đã thực hiện chứng thực Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn phải thực hiện các biện pháp an toàn, phòng chống cháy, ẩm ướt, mối, mọt Người thực hiện chứng thực phải giữ bí mật về nội dung chứng thực và những thông tin có liên quan đến việc chứng thực, ... càng được kiện toàn UBND Xã Thanh Xuân bố trí 02 cán bộ Tư pháp - Hộ tịch và 01 cán bộ văn phòng - Thống kê trực tiếp thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận 1 cửa của UBND xã và trình lãnh đạo ký chứng thực Mặt khác, hoạt động chứng thực đã góp phần đáng kể vào đời sống kinh tế - xã hội, thúc đẩy phát triển nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, ... Chứng thực hợp đồng, văn người thực chứng thực soạn thảo giúp CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ THANH XUÂN- H NHƯ XUÂN– TỈNH THANH HÓA 2.1 Khái quát xã Thanh Xuân. .. vụ UBND Xã Thanh Xuân 2.1.3 Cơ cấu tổ chức UBND Xã Thanh Xuân 2.2 Thực trạng công tác chứng thực UBND xã Thanh Xuân 2.2.1 Thực trạng cấp từ gốc 2.2.2 Thực trạng chứng thực. .. hoạt động chứng thực Chương 2: Thực trạng hoạt động chứng thực UBND Xã Thanh Xuân huyện Như Xuân, tỉnh Thanh Hóa Chương3: Một số giải pháp kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác chứng thực