Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc Lan ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN -o0o - TRẦN THỊ NGỌC LAN KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHỤC VỤ CÔNG TÁC TỔNG HỢP THÔNG TIN TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành : Lưu trữ học Hà Nội - 2012 Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc Lan ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN -o0o - TRẦN THỊ NGỌC LAN KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHỤC VỤ CÔNG TÁC TỔNG HỢP THƠNG TIN TẠI VĂN PHỊNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành : Lưu trữ học Mã số : 60 32 24 Người hướng dẫn khoa học : PGS.TS Đào Xuân Chúc Hà Nội - 2012 Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc Lan MỤC LỤC Mở đầu Lí chọn đề tài Mục tiêu đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu 10 Nhiệm vụ nghiên cứu 10 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 10 Các nguồn tài liệu tham khảo 11 Phương pháp nghiên cứu 12 Đóng góp đề tài 12 Bố cục đề tài 13 Nội dung Chương Sự cần thiết khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin VPTW Đảng 14 1.1 Khái quát quan VPTW Đảng 14 1.1.1 Chức 14 1.1.2 Nhiệm vụ 15 1.1.3 Tổ chức máy 16 1.2 Công tác tổng hợp thông tin ………………………….…… 18 1.2.1 Khái niệm thông tin 18 1.2.2 Khái niệm công tác tổng hợp thông tin …………………………… 24 1.3 Sự cần thiết khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin VPTW Đảng 26 1.3.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ 26 1.3.2 Số lượng thành phần tài liệu lưu trữ bảo quản KLTTW Đảng 28 1.3.3 Vị trí, ý nghĩa tài liệu lưu trữ công tác tổng hợp thông tin VPTW Đảng 29 Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc Lan 1.3.4 Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin VPTW Đảng 31 Chương Thực tiễn khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin VPTW Đảng 37 2.1 Đối tượng sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin VPTW Đảng 37 2.1.1 Vai trò chuyên viên tổng hợp 37 2.1.2 Nhiệm vụ chuyên viên tổng hợp 39 2.1.3 Yêu cầu chuyên viên tổng hợp 41 2.2 Các hình thức tiếp cận thông tin tài liệu lưu trữ chuyên viên VPTW Đảng để phục vụ công tác tổng hợp thông tin 41 2.2.1 Sử dụng tài liệu lưu trữ phòng đọc 43 2.2.2 Sao chụp tài liệu lưu trữ 45 2.2.3 Khai thác tài liệu lưu trữ qua mạng nội 46 2.2.4 Đề nghị cung cấp tài liệu lưu trữ theo chủ đề hội nghị 47 2.3 Phương pháp tổng hợp thông tin VPTW Đảng 50 2.3.1 Phương pháp xác minh độ tin cậy thông tin 51 2.3.2 Phương pháp tổng hợp thông tin 53 2.3.3 Phương pháp bổ trợ 56 2.4 Hình thức cung cấp thông tin 59 2.5 Hiệu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin VPTW Đảng 62 2.6 Nhận xét khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin VPTW Đảng 66 2.6.1 Ưu điểm 66 2.6.2 Hạn chế 67 Chương Các biện pháp nâng cao hiệu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin nâng cao chất lượng thông tin tổng hợp VPTW Đảng 70 Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc Lan 3.1 Về phía đối tượng khai thác, sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ 70 3.1.1 Nâng cao nhận thức chuyên viên ý nghĩa tài liệu lưu trữ công tác lưu trữ đem lại cho công tác tổng hợp thông tin 70 3.1.2 Chủ động liên hệ với Cục Lưu trữ Trung ương Đảng có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ 71 3.2 Về phía quan lưu trữ 71 3.2.1 Đẩy mạnh hình thức tuyên truyền, giới thiệu ý nghĩa, giá trị tài liệu lưu trữ công tác lưu trữ 71 3.2.2 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 73 3.2.3 Đa dạng hố hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 74 3.2.4 Hoàn thiện hệ thống văn khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 76 3.2.5 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán làm công tác lưu trữ 78 3.2.6 Đầu tư trang thiết bị sở vật chất 79 3.2.7 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ 79 3.2.8 Đẩy mạnh công tác tổng kết khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 81 3.3 Về phía quan VPTW Đảng 82 3.3.1 Từng bước tiêu chuẩn hố quy trình thơng tin 82 3.3.2 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán làm công tác tổng hợp thông tin 85 3.3.3 Các giải pháp khác 87 Kết luận 89 Tài liệu tham khảo 91 Phụ lục 95 Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc Lan BẢNG CHỮ VIẾT TẮT DÙNG TRONG LUẬN VĂN BBT Ban Bí thư BCHTW Ban Chấp hành Trung ương BCT Bộ Chính trị CSDL Cơ sở liệu KLTTW Kho Lưu trữ Trung ương VPTW Văn phòng Trung ương Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc Lan MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài Tài liệu lưu trữ di sản văn hoá đặc biệt quý báu dân tộc Đó nguồn sử liệu quan trọng, đáng tin cậy để nghiên cứu lịch sử dân tộc nói riêng nhân loại nói chung Tài liệu lưu trữ có vai trị quan trọng đời sống xã hội, chúng chứa đựng thông tin có ý nghĩa nhiều mặt, phương diện : trị, kinh tế, văn hố, xã hội, khoa học, kỹ thuật…phục vụ cho việc điều hành, ban hành định quản lý, phục vụ công tác tổng hợp thông tin cho lãnh đạo nhu cầu khác xã hội Do vậy, quốc gia tìm biện pháp để bảo quản an tồn sử dụng có hiệu di sản văn hố quốc gia Trước hết, cần khẳng định thơng tin tài liệu lưu trữ thông tin khứ sản sinh trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội - nghề nghiệp, có độ tin cậy xác cao, việc tổ chức khai thác, sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Tuy nhiên, việc khai thác, sử dụng thơng tin rộng hơn, nhiều dễ tiếp cận thông tin tài liệu lưu trữ tổng hợp văn bản, tài liệu sách kiểm định độ tin cậy Để phát huy cách có hiệu giá trị tài liệu lưu trữ, Đảng Nhà nước ta ban hành nhiều văn liên quan đến vấn đề : Nghị Đại hội Đảng lần thứ X, Luật Lưu trữ năm 2011 Chỉ thị 05/2007/CT-TTg, ngày 02/3/2007 Thủ tướng Chính phủ tăng cường bảo vệ phát huy tài liệu lưu trữ… Ngoài ra, lĩnh vực ngành thường xuyên tổ chức hội thảo, hội nghị : Hội nghị khoa học phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ nghiệp xây dựng bảo vệ tổ quốc tổ chức năm 2008, Hội thảo chuyên đề công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Đảng năm 2008, Hội thảo khai thác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn năm 2010 Các hội nghị khẳng định ý nghĩa tài liệu lưu trữ hoạt động thực tiễn, hoạt động quản lý, hoạt động nghiên cứu khoa học hoạt động nghiên cứu lịch sử; đồng thời đưa biện pháp nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Hiện nay, công tác tổng hợp thông tin nhiệm vụ quan trọng hàng đầu Văn phòng Trung ương Đảng đặc biệt quan tâm, Văn phòng Trung ương Đảng (VPTW Đảng) hợp từ bốn quan theo tinh thần Quyết định số 45-QĐ/TW, ngày 11/4/2007 Bộ Chính trị (khố X) việc hợp Ban Kinh tế Trung ương, Ban Nội Trung ương, Ban Tài - Quản trị Trung ương, VPTW Đảng (cũ) thành VPTW Đảng nhiệm vụ trở nên quan trọng nặng nề hơn, nhu cầu tham mưu, tổng hợp tăng thêm lĩnh vực chuyên Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc Lan sâu : kinh tế, nội chính, tài Đảng,… Chính vậy, ngồi thơng tin từ nguồn thực tế đem lại thông tin từ nguồn khác sách, báo, internet phương tiện truyền thơng… thơng tin tài liệu lưu trữ có ý nghĩa chuyên viên VPTW Đảng công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo mà trực tiếp chủ yếu Ban Chấp hành Trung ương (BCHTW), Bộ Chính trị (BCT), Ban Bí thư (BBT) Tài liệu lưu trữ Đảng nói chung, tài liệu Kho Lưu trữ Trung ương Đảng (KLTTW) nói riêng đóng vai trị đáng kể việc cung cấp thông tin phục vụ công tác tổng hợp thông tin Bản thân quan VPTW Đảng người làm công tác tổng hợp thông tin nhận thức rõ vị trí tầm quan trọng tài liệu lưu trữ, coi nguồn thông tin tin cậy để tiến hành cơng việc Vì yêu cầu khai thác tài liệu KLTTW Đảng để phục vụ công tác tổng hợp thông tin ngày tăng Là học viên cao học Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng đồng thời cán công tác VPTW Đảng, hiểu tài liệu lưu trữ Đảng ý nghĩa to lớn mà tài liệu lưu trữ đã, đem lại Trong thực tế, mục đích cuối công tác lưu trữ đưa tài liệu lưu trữ phục vụ có hiệu cho xã hội, phục vụ nghiên cứu khoa học Bởi "Tổ chức sử dụng tài liệu công đoạn cuối trình hoạt động nghiệp vụ lưu trữ Sử dụng tài liệu công đoạn cuối trình hoạt động ngành lưu trữ kết cuối để đánh giá độ phát triển công tác lưu trữ xã hội đánh giá kết đóng góp ngành lưu trữ vào nghiệp chung" [11,tr.1] Vì nội dung nghiệp vụ công tác Kho Lưu trữ nhằm mục tiêu : tổ chức khoa học tài liệu Kho để tạo điều kiện sử dụng tài liệu lưu trữ cách có hiệu Tuy nhiên, thực tế công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Kho Lưu trữ có số vấn đề đặt cần giải để đáp ứng tốt cho yêu cầu sử dụng thông tin phục vụ công tác tổng hợp ngược lại đối tượng sử dụng thơng tin tài liệu lưu trữ cần có cách thức tiếp cận tài liệu nhanh nhất, hiệu Để góp phần nâng cao hiệu sử dụng tài liệu lưu trữ KLTTW Đảng phục vụ công tác tổng hợp thông tin, chọn đề tài : "Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cơng tác tổng hợp thơng tin Văn phịng Trung ương Đảng" để làm luận văn thạc sĩ Mục tiêu đề tài Đề tài : "Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thơng tin Văn phịng Trung ương Đảng" nghiên cứu nhằm mục tiêu : - Làm sáng tỏ vị trí tầm quan trọng tài liệu lưu trữ công tác tổng hợp thông tin VPTW Đảng phục vụ lãnh đạo, đạo BCHTW mà trực tiếp BCT, BBT - Khảo sát tình hình thực trạng khai thác, sử dụng công tác tổng Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc Lan hợp thông tin từ tài liệu lưu trữ; hiệu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chuyên viên phục vụ công tác tổng hợp thơng tin VPTW Đảng Trên sở đó, đề xuất số biện pháp nhằm nâng cao hiệu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin chất lượng thơng tin tổng hợp VPTW Đảng nói riêng cơng tác thơng tin nói chung Thơng qua đề tài tác giả mong muốn góp phần làm phong phú thêm nhận thức công tác lưu trữ công tác văn phịng, đặc biệt cơng tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ công tác tổng hợp thơng tin chun viên văn phịng cấp uỷ nói chung chuyên viên VPTW Đảng nói riêng Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu + Đối tượng nghiên cứu - Nghiên cứu vị trí tầm quan trọng tài liệu lưu trữ công tác tổng hợp thông tin VPTW Đảng - Nghiên cứu việc khai thác, sử dụng (gồm cách thức nhu cầu) hiệu mà thông tin tài liệu lưu trữ đem lại cho công tác tổng hợp thông tin phục vụ yêu cầu BCHTW, BCT, BBT + Phạm vi nghiên cứu - Đề tài giới hạn phạm vi cục, vụ nghiên cứu, tham mưu Văn phòng Trung ương : Vụ Tổng hợp, Vụ Kinh tế, Vụ Xã hội, Vụ Nội chính, Vụ Pháp luật Cải cách tư pháp, Vụ Tài chính, Cục Quản trị A… nhiệm vụ chuyên viên cục, vụ việc khai thác sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ - Khối tài liệu nghiên cứu đề tài nằm KLTTW Đảng : chủ yếu khối tài liệu lưu trữ hành (do Phòng Lưu trữ hành quản lý) khối tài liệu lưu trữ lịch sử (do Phòng Bảo quản quản lý) Nhiệm vụ nghiên cứu Từ lý luận thực tiễn vị trí tầm quan trọng tài liệu lưu trữ KLTTW Đảng, cách thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để nghiên cứu tìm biện pháp nhằm nâng cao hiệu khai thác, sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin chất lượng thông tin tổng hợp VPTW Lịch sử nghiên cứu vấn đề Qua việc tìm hiểu tài liệu, chúng tơi nhận thấy có nhiều cơng trình nghiên cứu việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ góc độ khác Giáo trình : "Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ" tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm NXB Đại học Trung học chuyên nghiệp xuất năm 1990 kỷ yếu Hội thảo khoa học khai thác, sử dụng tài liệu Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước tổ chức : "Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu chia sẻ nguồn lực thông 10 Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc Lan tin theo tinh thần Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia" (năm 2004), " Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc" (năm 2008); "Hội thảo chuyên đề công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Đảng" Cục Lưu trữ Trung ương Đảng (năm 2008), "Khai thác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn" Trường Đại học Khoa học Khoa học Xã hội Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội (năm 2010)… Ngồi ra, cịn có cơng trình nghiên cứu khác đề tài nghiên cứu cấp Tiến sĩ Văn Tất Thu "Nghiên cứu hoàn thiện cơng tác tham mưu, tổng hợp văn phịng phục vụ đạo, điều hành lãnh đạo Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính" (tháng 6/2009) đề tài nghiên cứu khoa học sinh viên học viên cao học Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng nghiên cứu vấn đề phục vụ nghiên cứu lịch sử Đảng lĩnh vực khác đời sống xã hội : luận văn thạc sĩ tác giả Hoàng Thị Bạch Yến " Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ KLTTW Đảng phục vụ nghiên cứu lịch sử Đảng (giai đoạn 1930 - 1945)" (năm 2003), luận văn thạc sĩ tác giả Nguyễn Thị Út Trang "Tổ chức khoa học khai thác sử dụng tài liệu Phông Lưu trữ Ủy ban Kiểm tra Trung ương Đảng - Thực trạng giải pháp" (năm 2008), khoá luận tốt nghiệp tác giả Lương Thị Tuyền "Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác phụ vận quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam" (năm 2009) … khẳng định chưa có tài liệu hay cơng trình nghiên cứu vấn đề khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin VPTW Đảng Do đó, việc nghiên cứu đề tài mang tính kế thừa không trùng lặp Các nguồn tài liệu tham khảo Để thực đề tài này, sử dụng nguồn tư liệu sau : - Một là, hệ thống văn Đảng Nhà nước khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ : Luật Lưu trữ năm 2011, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001, Nghị định 111/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 Chính phủ hướng dẫn chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia; Chỉ thị số 05/CT-TTg Thủ tướng Chính phủ tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Quy định 210-QĐ/TW, ngày 06/3/2009 BBT Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, Quy định 212-QĐ/TW, ngày 16/3/2009 BCHTW giải mật tài liệu KLTTW Đảng quy định giải mật tài liệu lưu trữ; Quy định số 611-QĐ/VPTW, ngày 25/9/2000 VPTW Đảng sử dụng phục vụ khai thác tài liệu KLTTW Đảng ; - Hai là, loại tài liệu lưu trữ bảo quản Kho Lưu trữ cố định Kho Lưu trữ hành; - Ba là, hệ thống tài liệu lý luận : giáo trình, đề cương giảng, sách tham khảo tài liệu lưu trữ công tác lưu trữ, đặc biệt công tác khai thác, 11 Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc L 111 Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc L 112 Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc L 113 Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc L 114 Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc L 115 Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc L 116 Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc L 117 Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc L 118 Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc L 119 Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc L 120 Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc L 121 Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc L 122 Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc L 123 Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc L 124 Luận văn tốt nghiệp Trần Thị Ngọc Lan 125 ... việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin chất lượng thông tin tổng hợp VPTW Đảng Trên sở thực tế công tác khai thác, sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ. .. sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin VPTW Đảng 31 Chương Thực tiễn khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin VPTW Đảng ... TIỄN KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ PHỤC VỤ CÔNG TÁC TỔNG HỢP THÔNG TIN TẠI VPTW ĐẢNG 2.1 Đối tƣợng sử dụng tài liệu lƣu trữ phục vụ công tác tổng hợp thông tin VPTW Đảng Tại VPTW Đảng,