BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP.HỒ CHÍ MINH KHOA KINH TẾ BÁO CÁO THỰC TẬP ĐỀ TÀI: XÂY DỰNG HỆ THỐNG BSC - KPI CHO CƠNG TY TNHH ĐĨNG GĨI VÀ CUNG ỨNG NHÂN SỰ GREEN SPEED Giảng viên hướng dẫn : ThS.Phan Thị Thanh Hiền Sinh viên thực : Đỗ Hồng Hải MSSV : 11124018 Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 09 năm 2014 Trang i NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… Trang ii CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc -o0o - XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP Cơng ty TNHH Green Speed có trụ sở tại: Số nhà: 96/18 Phường: Đơng Hịa Đường: Trần Hưng Đạo Thị xã: Dĩ An Số điện thoại: 0650 3779 600 | Ext: 101 Trang web: Địa e-mail: Tỉnh (TP) Bình Dương Số fax: 06503779600 http://greenspeed.vn/index.php/home contact@greenspeed.vn Xác nhận Anh: Đỗ Hoàng Hải Sinh ngày: 07/09/1993 Số CMT: 212365715 Là sinh viên lớp: 111241 Số hiệu SV: 11124018 Có thực tập cơng ty khoảng thời gian từ ngày 01/07/2014 đến ngày 15/09/2014 Trong thời gian thực tập công ty, anh Hải chấp hành tốt quy định Công ty thể tinh thần làm việc nghiêm túc, chăm chịu khó học hỏi Ngày… tháng… năm…… Xác nhận công ty Trang iii LỜI CẢM ƠN Thực tập thời kì độ quan trọng ý nghĩa với sinh viên Đây hội tốt để sinh viên áp dụng kiến thức trang bị trường lớp, trải nghiệm môi trường làm việc thực tế, từ rút kinh nghiệm hành trang bổ ích sau trường Với vậy, khoảng thời gian thực tập tháng Cơng ty TNHH đóng gói cung ứng nhân Green Speed đem lại cho nhiều kiến thức, kinh nghiệm bổ ích để hoàn thành báo cáo Với tất chân thành, xin gửi lời cảm ơn đến tất người giúp đỡ tơi q trình thực tập Về phí đơn vị thực tập, trước tiên tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban giám đốc Công ty TNHH Green Speed tạo điều kiện để tơi thực tập Cơng ty Tiếp theo xin gửi lời cảm ơn đến Cố vấn Cơng ty Đậu Trọng Hiển anh Nguyễn Văn Hồng – Trưởng phòng Nhân người trực tiếp bảo, hướng dẫn tơi q trình thực tập Tôi xin chân thành cảm ơn anh chị Công ty, đặc biệt Anh, Chị Phịng Nhân Sự chia sẻ cho tơi nhiều kinh nghiệm quý báu Về phía trường Đại học Sư Phạm kỹ thuật TP HCM, xin gửi lời tri ân đến tất Quý Thầy Cô, đặc biệt Quý Thầy Cô khoa Kinh tế truyền dạy cho kiến thức kiến thức chun mơn cần thiết để tơi hồn thành báo cáo Tiếp đến, xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc đến Cơ Phan Thị Thanh Hiền, Giáo viên hướng dẫn tôi, Cô theo sát q trình tơi thực báo cáo, đưa định hướng đúng, lỗi sai để tơi hồn thành báo cáo cách tốt Vì thiếu kinh nghiệm làm việc thực tế, kiến thức hệ thống BSC – KPI cịn nhiều hạn chế, báo cáo cịn nhiều sai xót Tơi mong nhận ý kiến đóng góp Anh, Chị Green Speed, Quý Thầy Cơ, bạn bè,… giúp báo cáo hồn thiện Đây động lực lớn cho trước trường Mộ lần nữa, xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực Trang iv CÁC TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG ATLĐ An toàn lao động BAH Công ty TNHH Bayer Việt Nam chi nhánh Tân Uyên BCS Công ty TNHH Bayer Việt Nam chi nhánh Biên Hòa BSC Balance Scorecard – Thẻ điểm cân CSF Crutical Success Factor – Các yếu tố thành công then chốt DKSH Công ty TNHH DKSH Việt Nam (DiethelmKellerSiberHegner) HNI Xưởng gia cơng đóng gói thuộc Cơng ty TNHH Green Speed HUH Công ty TNHH Huhtamaki Việt Nam KCV Công ty TNHH Kimberly – Clark Việt Nam KPI Key Performance Indicators - Chỉ số hiệu suất cốt yếu KRI Key Result Indicators – Chỉ số kết cốt yếu MAS Công ty Cổ phần Masan chi nhánh Tân Bình MSI Cơng ty Cổ phần Masan chi nhánh Bình Dương NES Công ty TNHH Nestle Việt Nam OTD: On-time delivery – Giao hàng hẹn PCCC Phòng cháy chữa cháy PI Performance Indicators – Các số đo lường hiệu suấy PMI Công ty TNHH MTV Provimi YUSEN Công ty TNHH Yusen PVM Công ty TNHH Perfetti Van Melle TRN Công ty Cổ phần Cà phê Trung Nguyên VSATTP Vệ sinh an toàn thực phẩm Trang v DANH MỤC CÁC BẢNG SỬ DỤNG Bảng 1: Các mục tiêu theo sáu khía cạnh BSC 32 Bảng 2: Các yếu tố thành công Công ty TNHH Green Speed 35 Bảng Các KPI phát triển dựa yếu tố thành công then chốt 39 Bảng 2: Bảng đánh giá KPI theo tiêu chí SMART 40 Bảng Bảng quy định áp dụng KPI cho khu vực 41 Bảng 4 Bảng trọng số KPI 44 Trang vi DANH MỤC CÁC ĐỒ THỊ, SƠ ĐỒ Hình 2.1Thẻ cân điểm cung cấp khuôn mẫu giúp biến chiến lược thành tiêu chí hoạt động Hình 2.2 Cấu trúc thẻ điểm cân Hình 2.3 Ba loại số đo lường hiệu suất 12 Hình 2.4 Bốn yếu tố tảng để xây dựng số hiệu suất cốt yếu 13 Hình 3.1 Một số khách hàng Cơng ty TNHH gia công cung ứng nhân Green Speed 18 Hình Sơ đồ Gantt lịch trình triển khai 12 bước dự án KPI 27 Hình 3.3 Hành trình từ sứ mệnh tầm nhìn đến số đo lường hiệu suất có tác dụng 28 Hình 3.4 Thẻ điểm cân với viễn cảnh 29 Hình 3.5: Bản đồ chiến lược Cơng ty TNHH Green Speed 33 Hình Sơ đồ biểu thị tác động qua lại yếu tố thành công Công ty TNHH Green Speed 36 Hình 4.1 Quy trình báo cáo KPI Cơng ty TNHH Green Speed 45 Hình 4.2 Form Google dùng để thu thập số liệu KPI từ khu vực 45 Hình 4.3 Chuyển liệu thu thập vào excel để tính tốn 46 Hình 4 Nhập liệu từ phần mềm Excel vào phần mềm BSC Designer 47 Hình 4.5 Các KPI hiển thị phần mềm BSC Designer 48 Hình 4.6 Dashboar báo cáo cho ban giám đốc 16/8/2014 48 Hình 5.1 Báo cáo sản lượng ngày khu vực BCS (trái) khu vực BAH (phải) 50 Hình 5.2 Quản lý hệ thống BSC – KPI thông qua phần mềm BSC Designer Online 55 Hình 5.3 Giao diện di động phần mềm BSC Designer Online 55 Trang vii MỤC LỤC CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI 1.1 Đặt vấn đề 1.2 Mục tiêu đề tài 1.3 Phương pháp thực 1.4 Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài 1.5 Phạm vi nghiên cứu 1.6 Bố cục đề tài CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ BSC VÀ KPI 2.1 Thẻ điểm cân vai trò quan trọng thẻ cân điểm việc quản lý điều hành doanh nghiệp 2.1.1 Giới thiệu thẻ điểm cân 2.1.2 Khái niệm thẻ điểm cân 2.1.3 Vai trò thẻ điểm cân 2.2 Tổng quan KPI 11 2.2.1 Khái niệm 11 2.2.2 Phân biệt KPI số số đo lường hiệu suất 11 2.2.3 Đặc điểm số hiệu suất cốt yếu 12 2.2.4 Những tảng cho việc ứng dụng số cốt yếu 13 2.2.5 Mục tiêu xây dựng KPI 15 2.2.6 Lợi ích áp dụng KPI quản trị doang nghiệp 15 CHƯƠNG 3: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH GREEN SPEED 17 3.1 Tổng quan Công ty TNHH Green Speed 17 3.1.1 Quá trình hình thành phát triển 17 3.1.2 Lĩnh vực hoạt động 17 3.1.3 Thị trường 18 3.1.4 Giới thiệu cấu tổ chức nhân Công ty 19 3.2 Thực trạng xây dựng hệ thống BSC – KPI Công ty TNHH Green Speed 24 3.2.1 Các sở xây dựng hệ thống BSC – KPI Công ty TNHH Green Speed 24 Trang viii 3.2.2 Kế hoạch xây dựng hệ thống BSC – KPI Công ty TNHH Green Speed 25 3.2.2 Chuyển hóa chiến lược thành thẻ điểm cân 28 3.2.3 Xác định yếu tố thành công (CSF – cruticial success factor) Công ty 34 CHƯƠNG 4: XÂY DỰNG HỆ THỐNG BSC – KPI TẠI CƠNG TY TNHH ĐĨNG GĨI VÀ CUNG ỨNG NHÂN SỰ GREEN SPEED 38 4.1 Phát triển số đo lường hiệu suất cốt yếu (KPI – Key Performance Indicators) 38 4.2 Nhận dạng xác định trọng số cho KPI 40 4.2.1 Nhận dạng KPI 40 4.2.2 Xác định trọng số cho KPI 42 45 CHƯƠNG 5: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 49 5.1.1 Biến chiến lược Công ty thành mục tiêu cụ thể 49 5.1.2 Giảm áp lực công việc ban lãnh đạo Công ty 49 5.1.3 Giúp cho ban lãnh đạo dễ dàng nắm tình hình hoạt động kinh doanh cơng ty 49 5.2 Những khó khăn Cơng ty TNHH Green Speed áp dụng thẻ điểm cân 50 5.2.1 Sự hiểu biết hệ thống BSC – KPI nhiều hạn chế 50 5.2.2 Thay đổi thói quen quản lý đo lường dựa số tài ngắn hạn gặp nhiều khó khăn 51 5.2.3 Thiếu tham gia thường xuyên Ban giám đốc Cơng ty q trình xây dựng BSC – KPI 51 5.3 Một số giải pháp đóng góp để nâng cao hiệu hệ thống BSC – KPI Công ty TNHH Green Speed 51 5.3.1 Nâng cao hiểu biết đảm bảo cam kết ban lãnh đạo đội ngũ nhân viên trình xây dựng hệ thống BSC – KPI 51 5.3.2 Phát triển kế hoạch, phân bổ ngân sách thực để đạt mục tiêu KPI 52 5.3.4 Xây dựng cải tiến hệ thống theo dõi KPI 54 Trang CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI 1.1 Đặt vấn đề Việc thiết lập tiêu đánh giá hiệu công việc khen thưởng ln vấn đề “gai góc” tổ chức, đặc biệt doanh nghiệp Việc xây dựng hệ thống đánh giá tốt không giúp tổ chức đạt mục tiêu mà tối ưu lực tổ chức Đặc biệt thu hút, trì phát triển nguồn nhân lực Với số ấn tượng liên quan đến 500 doanh nghiệp lớn Việt Nam trình xây dựng chiến lược phát triển doanh nghiệp Đó có 7% áp dụng 36% có kế hoạch áp dụng Thẻ điểm cân (Balanced Scorecard - BSC) (Vietnam Report, 1/2009) Đây thông tin đáng mừng qua cho thấy chủ động chuẩn hóa đại hóa q trình quản trị chiến lược quản trị doanh nghiệp doanh nghiệp Việt Nam Việc doanh nghiệp tiếp cận phương pháp khoa học quản trị đại không dừng lại lý thuyết sách mà thông qua ứng dụng thực tiễn tổ chức điều hành, doanh nghiệp Việt Nam ngày hội nhập có đủ lực cạnh tranh với thương trường toàn cầu Thành hoạt động số doanh nghiệp Việt minh chứng cho hiệu việc ứng dụng BSC & KPI triệt để như: Dược Hậu Giang, Vĩnh Tường Group, L&A Corp, Âu Á Trading, Những doanh nghiệp sau áp dụng hệ thống BSC & KPI có tốc độ tăng trưởng cao, mở rộng thị phần tiêu thụ sản phẩm ngồi nước Điển hình Dược Hậu Giang liên tục đích thành cơng với tốc độ tăng trưởng 40-50% năm.1 Nhưng để có thành từ hệ thống BSC KPI, thông qua thúc đẩy tăng trưởng doanh số, lợi nhuận, chiếm lĩnh thị trường việc áp dụng, hồn thiện hệ thống doanh nghiệp vấn đề khó khăn, địi hỏi doanh nghiệp phải kiên trì, bỏ nhiều cơng sức ngân sách “Làm để đưa mục tiêu công việc hiệu xây dựng tiêu đánh giá, đo lường cách thực tế? Làm để chiến lược cơng ty, phịng ban cá nhân triển khai thành kế hoạch hành động thiết thực? Cách thức để xây dựng điều chỉnh hệ thống KPI hoàn thiện, lên kế hoạch phát triển tối ưu hóa hiệu suất làm việc nhân viên?” câu hỏi, vấn đề khiến cho nhà lãnh đạo đội ngũ xây dựng hệ thống BSC&KPI doanh nghiệp “Bông hoa “Dược” đồng bằng”, Công ty Cổ phần dược Hậu Giang www.dhgpharma.com, 11/2013 Trang 46 Nhóm xây dựng KPI: Hàng ngày, nhóm xây dựng KPI cử thành viên thực công việc thu thập tổng hợp liệu từ phận sau gửi báo cáo hồn chỉnh cho ban giám đốc Số liệu KPI trưởng khu vực báo cáo thành viên nhóm KPI thu thập Sau xử lý, tính toán thành số phần trăm phần mềm excel Hình 4.3 Chuyển liệu thu thập vào excel để tính tốn Trang 47 Vì phần mềm BSC Designer cho phép cho import liệu từ file excel, số liệu tiếp tục chuyển từ file Excel sang phần mềm BSC Designer25 Hình 4 Nhập liệu từ phần mềm Excel vào phần mềm BSC Designer Nhóm KPI cập nhật KPI với tần suất định trước Sau gửi file bsc cho ban giám đốc ngày Ban giám đốc: Từ liệu KPI cập nhật (Hình 4.5), ban giám đốc có nhìn tổng qt tình hình hoạt động doanh nghiệp Từ đưa định nhằm đạt chiến lược đề 25 BSC Designer: Là phần mềm Công ty phần mềm Mayer, cho phép nhà quản lý có nhìn trực quan tình hình hoạt động doanh nghiệp thông qua hệ thống BSC – KPI gồm viễn cảnh Trang 48 Hình 4.5 Các KPI hiển thị phần mềm BSC Designer Qua hiển thị dạng đồng hồ, ban giám đốc có nhìn trực quan doanh nghiệp Đồng hồ tổng công ty chịu tác động chịu tác động đồng hồ khu vực Đồng hồ khu vực chịu tác động viễn cảnh Hình 4.6 Dashboar báo cáo cho ban giám đốc 16/8/2014 Trang 49 CHƯƠNG 5: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 5.1 Những lợi ích thấy từ trình áp dụng thử nghiệm hệ thống BSC – KPI Công ty TNHH Green Speed 5.1.1 Biến chiến lược Công ty thành mục tiêu cụ thể Thông qua hệ thống BSC – KPI, ban lãnh đạo công ty triển khai chiến lược lãnh đạo thành mục tiêu quản lý cụ thể cho phận, khu vực Từ giúp cho nhân viên cơng ty cần phải hồn thành tốt tiêu làm việc nhằm đạt chiến lược mà ban lãnh đạo đưa Hệ thống tiền đề để doanh nghiệp triển khai từ hệ thống KPI cấp doanh nghiệp đến hệ thống KPI cấp cá nhân Thông qua bảng mô tả công việc kế hoạch làm việc hàng tháng, công ty xây dựng KPI để đánh giá hiệu chức danh Dựa việc hồn thành KPI, cơng ty đưa chế độ thưởng, phạt phù hợp Ngồi ra, thơng qua viễn cảnh hệ thống, công ty biết cách cân mục tiêu tài tài ngắn hạn yếu tố tác động đến tương lai doanh nghiệp Giúp cho công ty phát triển cách ổn định bền vững 5.1.2 Giảm áp lực công việc ban lãnh đạo Công ty Với cấu nhân Green Speed (Sơ đồ 3.1) , thấy tốc độ tăng lên kích thước máy nhanh khiến cho cấu quản lý trực tuyến cơng ty dường khơng cịn phù hợp Vì ban lãnh đạo phải quản lý lúc nhiều khu vực dẫn tới tượng không nắm bắt hết vấn đề xảy khu vực Với hệ thống BSC – KPI áp dụng, phòng ban chức phép tác động đến khu vực khu vực khơng hồn thành KPI thuộc viễn cảnh mà quản lý VD: Khi khu vực BAH khơng hồn thành KPI Năng suất thuộc viễn cảnh Tài chính, phịng Kế tốn – Tài trao đổi với BAH để tìm nguyên nhân làm cho yếu tố suất bị sụt giảm Công việc chia sẻ cho phòng ban giúp cho ban giám đốc giảm áp lực đáng kể công việc 5.1.3 Giúp cho ban lãnh đạo dễ dàng nắm tình hình hoạt động kinh doanh cơng ty Trước hệ thống KPI xây dựng, hàng ngày ban giám đốc Green Speed phải đọc nhiều báo cáo Tuy nhiên khu vực sản xuất lại có đặc trưng Trang 50 yêu cầu khác Do bảng báo cáo có định dạng khác (Hình 5.1) Điều gây khó khăn lớn cho ban giám đốc muốn nắm rõ tình hình hoạt động cụ thể khu vực tình hình hoạt động chung tồn cơng ty Hình 5.1 Báo cáo sản lượng ngày khu vực BCS (trái) khu vực BAH (phải) Thông qua việc hiển thị KPI xây dựng phần mềm BSC Designer (hình 4.5 hình 4.6), hệ thống BSC – KPI tạo nên “khuôn mẫu chung” giúp ban giám đốc tiết kiệm thời gian để nắm bắt tình hình hoạt động khu vực tồn cơng ty mà không cần phải thông qua mẫu báo cáo phức tạp 5.2 Những khó khăn Cơng ty TNHH Green Speed áp dụng thẻ điểm cân 5.2.1 Sự hiểu biết hệ thống BSC – KPI nhiều hạn chế Thẻ điểm cân BSC công cụ sử dụng từ lâu giới Tuy nhiên, Việt Nam, công cụ áp dụng năm gần Do vậy, hiểu biết hệ thống BSC – KPI đội ngũ lãnh đạo quản lý Công ty TNHH Green Speed cịn hạn chế Việc trình bày để Ban giám đốc, cấp quản lý toàn thể nhân viên Công ty hiểu rõ lợi ích hệ thống BSC – KPI quản lý, thuyết phục Ban giám đốc ứng dụng hệ thống BSC – KPI làm nhiều thời gian cơng sức nhóm xây dựng KPI Trang 51 5.2.2 Thay đổi thói quen quản lý đo lường dựa số tài ngắn hạn gặp nhiều khó khăn Từ trước đến này, hoạt động Công ty đề dựa số tài quy số tài Việc đánh giá thực dựa “khuôn mẫu” xây dựng sẵn từ trước, đội ngũ quản lý cấp quản lý nhân viên Cơng ty quen với báo cáo Chính tiếp cận với hệ thống BSC – KPI áp dụng, phận cảm thấy khó khăn phải thay đổi thói quen cơng việc cảm thấy việc thực báo cáo KPI theo tần suất hàng ngày hay hàng tuần phức tạp Ngoài sử dụng áp dụng hệ thống BSC – KPI, phận không nhỏ nhân viên có suy nghĩ hệ thống kiểm sốt chặt chẽ Vì họ khơng q thiết tha triển khai thệ thống BSC – KPI 5.2.3 Thiếu tham gia thường xuyên Ban giám đốc Cơng ty q trình xây dựng BSC – KPI Dịch vụ outsourcing lĩnh vực mẻ Việt Nam Tuy nhiên theo xu hướng phát triển giới, việc sử dụng dịch vụ ngày phổ biến Việt Nam Chính thời gian tốt để Green Speed tranh thủ thời gian để mở rộng thị phần Tuy nhiên, việc triển khai lúc nhiều dự án khiến cho Ban giám đốc Cơng ty khơng có nhiều thời gian để tham gia xây dựng hệ thống BSC – KPI Điều lí khiến cho hệ thống BSC – KPI bước đầu xây dựng xa rời với chiến lược công ty, tốn nhiều thời gian để chỉnh sửa lại cho phù hợp 5.3 Một số giải pháp đóng góp để nâng cao hiệu hệ thống BSC – KPI Công ty TNHH Green Speed 5.3.1 Nâng cao hiểu biết đảm bảo cam kết ban lãnh đạo đội ngũ nhân viên trình xây dựng hệ thống BSC – KPI “Sự cam kết tâm đến lãnh đạo cấp cao bốn điều kiện tiên để triển khai thành công hệ thống BSC – KPI doanh nghiệp” Việc triển khai hệ thống đòi hỏi tham gia tất phịng ban, phận Cơng ty Do dự án gần dậm chân chỗ khơng có cam kết đảm bảo liệt ban giám đốc Công ty việc thực dự án Để giải vấn đề này, nhóm xây dựng hệ thống KPI cần thực công việc sau: Trang 52 - Thứ nhất: Thuyết phục Ban giám đốc xếp thời gian để tham gia buổi họp nhóm KPI Việc vừa giúp cho nhóm KPI xây dựng KPI phù hợp với mục tiêu chiến lược mà ban giám đốc đề ra, vừa nâng cao hiểu biết hệ thống BSC – KPI ban giám đốc - Thứ hai: Tổ chức định kì buổi tập huấn trưởng khu vực phòng ban, giúp cho họ hiểu hệ thống BSC – KPI mà doanh nghiệp áp dụng Xóa tư tưởng, hệ thống BSC – KPI kiểm soát họ chặt chẽ Giúp người biết lợi ích mà hệ thống đem lại trình quản lý 5.3.2 Phát triển kế hoạch, phân bổ ngân sách thực để đạt mục tiêu KPI Việc thiết lập xong hệ thống viễn cảnh KPI để đánh giá bước việc sử dụng hệ thống BSC – KPI để thay đổi doanh nghiệp Thực tế mục tiêu Công ty không đạt khơng có chương trình hay hành động cụ thể để phân bổ nguồn lực cần thiết Sau xây dựng xong hệ thống BSC – KPI, sở chương trình hoạt động phân bổ, nhân viên chịu trách nhiệm thực dự trù ngân sách hoạt động Trên sở dự thảo ngân sách phòng ban, khu vực Công ty nộp lên Ban giám đốc đánh giá mức độ ảnh hưởng chương trình hoạt động đến KPI mục tiêu chiến lược doanh nghiệp từ điều chỉnh lại chi phí, thời gian, nhân tố có liên quan cho phù hợp với tình hình hoạt động doanh nghiệp định ngân sách cho chương trình hành động hợp lý Do đó, tất trưởng khu vực Công ty TNHH Green Speed cần đưa chương trình hoạt động cho riêng khu vực Sao cho chương trình áp dụng cải thiện số KPI muc tiệu chiến lược Công ty Bảng trình lên Ban giám đốc phải gồm nội dung cụ thể sau: Tên chương trình thực hiện, Nội dung thực cụ thể, Người/Bộ phận đảm nhiệm, Thời gian thực hiện, Ngân sách dự kiến Chẳng hạn, để nâng cao hiểu biết KPI trưởng khu vực, Công ty tổ chức buổi sinh hoạt “Mài bén lưỡi dao”26 với nội dung cụ thể sau: 26 Mài bén lưỡi dao: Là câu chuyện chơng trình Quà tặng sống nhằm giúp nhân viên Công ty hiểu ý nghĩa việc trau dồi kiến thức để nâng cao hiệu làm việc Trang 53 - Tên chương trình thực hiện: Mài bén lưỡi dao - Nội dung thực cụ thể: Thành viên nhóm xây dựng KPI phổ biến nội dung KPI đến trưởng khu vực nhân viên khối văn phịng, trao đổi kinh nghiệm cơng tác quản lý,… - Người/Bộ phận đảm nhiệm: Nguyễn Văn Hồng – Trưởng phịng nhân - Thời gian thực hiện: Định kì thứ hàng tuần, kéo dài từ 07/09 – 28/09/2014 - Ngân sách dự kiến : triệu đồng 5.3.3 Định kì nhận dạng, xác định tính phù hợp KPI với tình hình hoạt động thực tế Cơng ty Định kì hàng q, Cơng ty nên nhận dạng lại số KPI áp dụng (mục 4.2.1), việc nâng cao hiệu hoạt động hệ thống BSC – KPI KPI phù hợp với thực tế doanh nghiệp Trong trình xác định KPI cho viễn cảnh BSC, ban giám đốc thường có xú hướng đưa nhiều KPI sợ KPI khơng xuất BSC ảnh hưởng đến mục tiêu chiến lược Công ty Tuy nhiên, tư làm thay đổi chất hệ thống BSC – KPI từ gây khó khăn chính: - Thứ nhất: Với nhiều số KPI, nhóm xây dựng KPI gặp nhiều khó khăn việc thu thập xử lý liệu; trưởng khu vực, phòng ban gặp rắc rối với nhiều KPI khác với tần suất đo khác - Thứ hai: Việc có nhiều KPI làm phân tán nỗ lực nguồn lực Công ty thay tập trung vào yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp phát triển ổn định bền vững Số lượng KPI tối ưu hệ thống BSC – KPI 10 (đã đề cập mục 2.2.4) Phát triển KPI KPI phải KPI tối quan trọng ảnh hưởng đến hoạt động tồn Cơng ty việc làm thách thức đòi hỏi nhiều thời gian sáng tạo cấp quản lý Tuy nhiên điều cần thiển nhờ Cơng ty tập trung vào mục tiêu hoạt động trọng yếu thực giúp cho Cơng ty tiến lên Trang 54 5.3.4 Xây dựng cải tiến hệ thống theo dõi KPI Xây dựng xong KPI phần công việc xây dựng hệ thống quản lý BSC – KPI Công ty Để hệ thống thực vào “cuộc sống doanh nghiệp”, ta cần phải xây dựng thêm hệ thống theo dõi cập nhật kết thực tiêu KPI Hiện phương pháp đo công ty sử dụng phần mềm như: Excel, Google form, BSC Designer Những phần mềm có ưu điểm phần mềm khơng tính phí (trừ BSC Designer), cho phép Cơng ty giảm khoản lớn chi phí để đầu tư xây dựng hệ thống BSC – KPI Tuy nhiên, bên cạnh ưu chi phí, việc sử dụng quy trình gồm phần mềm số nhược điểm gây khó khăn cho việc thu thập xử lý liệu KPI: - Việc sử dụng nhiều form google để thu thập thông tin khiến cho trưởng khu vực dễ bị nhầm lẫn nhập sót - Việc chuyển liệu từ file Excel vào phần mềm BSC Designer cịn mang tính thủ cơng, áp dụng cách thức để theo dõi áp dụng theo dõi tồn Cơng ty gặp nhiều khó khăn - Rủi ro máy tính đặt Cơng ty gặp trục trặc gây mát liệu làm gián đoạn trình theo dõi hệ thống BSC – KPI Để khắc phục nhược điểm trên, ta thay đổi hệ thống theo dõi phiên BSC Designer Online (hình 5.2) với tất liệu lưu trữ sever Tăng tính bảo mật, đồng bộ, đảm bảo liệu KPI ln an tồn, q trình theo dõi diễn xuyên suốt, đơn giản hóa bỏ qua thủ tục rườm rà, giảm thời gian nhập liệu cho trưởng khu vực phịng ban Ngồi ra, phần mềm cịn có phiên cho thiết bị di động (hình 5.3), cho phép ban lãnh đạo cấp quyền theo dõi tình trạng KPI vào lúc nơi đâu Ta thiết lập để phần mềm tự động cảnh báo KPI thấp mức cho phép với người có liên quan Đảm bảo thông tin cập nhật tức thời, tăng cao hiệu hệ thống BSC – KPI Trang 55 Hình 5.2 Quản lý hệ thống BSC – KPI thơng qua phần mềm BSC Designer Online Hình 5.3 Giao diện di động phần mềm BSC Designer Online Trang 56 5.3.5 Xây dựng hệ thống lương, thưởng dựa mức độ hoàn thành KPI Như nhiều lần đề cập bài, hệ thống BSC – KPI xây dựng tiền đề để Công ty triển khai thành KPI cấp cá nhân Dựa mức độ hồnh thành KPI cơng việc giao, ta xây dựng hệ thống lương thưởng Trong quas trình xây dựng thiết lập mục tiêu cho tổ đội, cá nhân, đặc biệt nhân viên quản lý, nhóm xây dựng KPI phải đảm bảo KPI gắn với KPI khu vực mục tiêu chiến lược mà Công ty đề Cơ chế lương thưởng điều chỉnh theo hướng phân bổ tiền thưởng dựa mức độ hoàn thành KPI cá nhân tổ đội Hệ thống đãi ngộ dựa thành tích công cụ vô quan trọng để nâng cao nỗ lực toàn nhân viên Cơng ty nhằm hồn thành mục tiêu chiến lược xây dựng Trang 57 KẾT LUẬN Với viễn cảnh: Tài chính, Khách hàng, Quy trình nội bộ, Môi trường/Cộng đồng, Đào tạo phát triển, Sự hài lòng nhân viên; hệ thống quản lý BSC – KPI công cụ quản trị đại chuyển tầm nhìn chiến lược tổ chức thành mục tiêu, hành động cụ thể cấp phịng ban Thơng qua cân viễn cảnh, doanh nghiệp phân bổ nguồn lực để cải thiện thước đo tài phi tài cho phù hợp nhất; giúp cho doanh nghiệp phát triển ổn định bền vững Thông qua việc nghiên cứu xây dựng hệ thống quản lý BSC – KPI Cơng ty TNHH đóng gói cung ứng nhân Green Speed, báo cáo có đóng góp chủ yếu sau đây: - Thứ nhất: Báo cáo đưa kiến thức tảng hệ thống BSC – KPI, giúp cho người đọc có nhìn tổng quan hệ thống BSC- KPI - Thứ hai: Báo cáo xây dựng đồ chiến lược cho Công ty TNHH Green Speed, gồm viễn cảnh mục tiêu cụ thể cho viễn cảnh - Thứ ba: Báo cáo xây dựng hệ thống 13 KPI để đo lường mục tiêu chiến lược đề viễn cảnh, xác định rõ công thức, tần suất, cách thức nhận dạng,… - Thứ tư: Xây dựng quy trình báo cáo KPI thông qua Google Form, Excel, BSC Designer,… để tổng hợp thơng tin KPI từ phịng ban, khu vực thành file thống Tuy nhiên, hạn chế thời gian nghiên cứu, báo cáo đưa KPI cho doanh nghiệp mà chưa thể đặt mục tiêu (target) đường sơ (baseline) cho số KPI để hệ thống quản lý trở nên hoàn thiện Việc thực áp dụng hệ thống BSC – KPI làm nhiều thời gian chi phí cho việc tính tốn điều chỉnh lại KPI chưa phù hợp Tuy nhiên lợi ích mà hệ thống mang lại thời gian áp dụng thử nghiệm sơ để Công ty Green Speed thực nghiên cứu kết hợp việc phát triển phần mềm quy trình báo cáo để hỗ trợ việc triển khai hệ thống BSC – KPI Trang 58 TÀI LIỆU THAM KHẢO Chi cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng thành phố Hồ Chí Minh, Đo lường hiệu suất theo KPI – Key Performance Indicators, tháng 9/2013 David Parmenter, Các số đo lường hiệu suất: Xây dựng ứng dụng số hiệu suất cốt yếu có tính thuyết phục, Người dịch: Nguyễn Thị Kim Thương David Parmenter, Key Performance Indicator IMC LEADERS – Bản tin truyền thông nội bộ, Số 26, Tổng quan số KPI Ngô Quý Nhâm, Thẻ điểm cân kinh nghiệm triển khai thẻ điểm cân doanh nghiệp Việt Nam Nguyễn Tuân – Viện Kinh tế Thương mại quốc tế , Cơ BSC Balanced Scorecard – Công cụ quản trị doanh nghiệp Nguyễn Tuân - Viện Kinh tế Thương mại quốc tế, 08/2012, Quản lý chiến lược sử dụng Balanced Scorecard Robert S.Kaplan & David P.Norton, Thẻ điểm cân biến chiến lược thành hành động Robert S.Kaplan & David P.Norton, Bản đồ chiến lược Trang 59 PHỤ LỤC BẢNG TỔNG HỢP ĐÁNH GIÁ AN TOÀN, CHẤT LƯỢNG VÀ Ý THỨC LÀM VIỆC HÀNG NGÀY Tuần: Năm: Khu vực: NỘI DUNG ĐÁNH GIÁ Ngày/tháng Ca 3 3 3 Tổng Chất lượng An toàn Tốt BT Xác nhận KTốt Tốt BT Lý cần khắc phục Ý thức KTốt Tốt BT KTốt Ghi Trưởng ca GSPC Trưởng ca PVM Trang 60 ... luận BSC KPI Chương 3: Thực trạng xây dựng hệ thống BSC& KPI Công ty TNHH đóng gói cung ứng nhân Green Speed Chương 4: Xây dựng hệ thống BSC& KPI Công ty TNHH đóng gói cung ứng nhân Green Speed. .. xây dựng hệ thống BSC – KPI Công ty TNHH Green Speed Các hoạt động kinh doanh Green Speed dựa vào chiến lược định hướng kinh doanh mà Công ty đề Việc xây dựng hệ thống BSC – KPI cho Công ty Green. .. thiệu cấu tổ chức nhân Công ty 19 3.2 Thực trạng xây dựng hệ thống BSC – KPI Công ty TNHH Green Speed 24 3.2.1 Các sở xây dựng hệ thống BSC – KPI Công ty TNHH Green Speed