1 PHẦN MỞ ĐẦU Lý thực đề tài Ngày toàn cầu hoá xu phát triển tất yếu quan hệ quốc tế đại mở nhiều vận hội cho kinh tế nước nhà Tuy nhiên mang đến vô vàng khó khăn thử thách quy luật canh tranh tất yếu Do để đứng vững thương trường đòi hỏi doanh nghiệp phải tự hoàn thiện máy hoạt động nhanh nhạy, hiệu quả, đặc biệt xây dựng hệ thống kiểm soát nội chặt chẽ, có khẳ hạn chế rủi ro, bảo vệ tài sản người doanh nghiệp, dự đoán tránh ảnh hưởng tiềm tàng bên bên xảy cho doanh nghiệp Do đó, kiểm soát nội đóng vai trò quan trọng giúp cho nhà quản lý kiểm soát sử dụng hữu hiệu nguồn lực nội xây dựng hệ thống quản lý vững tương lai nhằm đạt mục tiêu đề Phần lớn Công ty xử lý rác thải hữu chịu quản lý Nhà Nước Công ty Cổ phần Vietstar công ty 100% vốn nước ngoài, chuyên xử lý rác thải hữu thành phân bón hữu tái chế loại rác vô Đây công nghệ xử lý áp dụng Việt Nam Vì vậy, Để khẳng định vị tầm quan trọng công nghệ xử lý này, Công ty Cổ phần Vietstar gặp nhiều khó khăn thử thách trình hoạt động Nhận thức vai trò với yêu cầu công việc nên định chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội Công ty Cổ Phần Vietstar” Mục tiêu đề tài - Đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội công ty Cổ phần Vietstar - Phân tích ưu điểm hạn chế hệ thống KSNB, đề giải pháp hoàn chỉnh quy trình kiểm soát nội công ty cách tổng thể, để không áp dụng Công ty Cổ phần Vietstar mà áp dụng cho doanh nghiệp có quy mô tương ứng - Đưa giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB công ty, Giúp cho doanh nghiệp hạn chế rủi ro đến mức thấp nhằm mang lại hiệu hoạt động kinh doanh - Đảm bảo thông tin tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp phản ánh cách đáng tin cậy Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu - Đối tƣợng nghiên cứu: Hệ thống kiểm soát nội Công ty CP Vietstar - Phạm vi nghiên cứu: Luận văn sử dụng sở lý luận kiểm soát nội theo báo cáo COSO (1992), báo cáo COSO (2013) thực trạng hệ thống kiểm soát nội Công ty Cổ phần Vietstar Phƣơng pháp nghiên cứu - Tác giả sử dụng phương pháp phân tích khái niệm, kết nghiên cứu trước nhằm đưa đến kết luận đặc điểm chung nội dung liên quan đến KSNB - Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu sở lý luận kiểm soát nội theo báo cáo COSO (1992) báo cáo COSO (2013) nhằm tìm hiểu sâu nội dung chung KSNB báo cáo tài - Phương pháp nghiên cứu chủ yếu sử dụng phương pháp định lương, thống kê mô tả, khảo sát số liệu, thu thập phân tích quy định nội bộ, hồ sơ kiểm soát bên cạch có tiến hành quan sát, khảo sát trường gửi bảng câu hỏi để khảo sát đánh giá trạng hệ thống KSNB Công ty Cổ phần Vietstar Tổng quan nghiên cứu Tác giả khảo sát số luận văn gần nghiên cứu hệ thống KSNB thông qua sở liệu trường đại học Tên đề tài Hoàn thiện hệ thống Tên tác giả Nguyễn Thị Nội dung nghiên cứu Hạn chế Luận văn kiểm soát hoạt động làm Nghiên cứu tìm hiểu hệ thống kiểm soát kiểm soát hoạt động Lệ Hằng nhiệm vụ định hướng cho nhân viên hoạt động Công ty Cổ phần Kỹ Nghệ Gỗ công ty Cổ phần Kỹ hoạt động theo mục tiêu đề Tiến Đạt chưa sâu tìm hiểu hệ thống kiểm Nghệ gỗ Tiến Đạt tìm giải pháp góp phần hoàn soát hoạt động doanh nghiệp chế biến thiện hệ thống kiểm soát hoạt động gỗ địa bàn Tỉnh Bình Định Công ty Cổ phần kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt Hoàn thiện hệ thống Lữ Thị Thanh Trình bày phân tích nội dung Nghiên cứu đánh giá chung KSNB KSNB báo cáo Thuý tài công ty Cổ báo cáo tài KSNB báo BCTC mà chưa chi tiết vào nội dung cáo tài phần FPT cụ thể liên quan đến thành phần KSNB BCTC Hoàn Thiện hệ thống Vương Hữu Lý luận hệ thống KSNB theo báo cáo Nghiên cứu tìm hiểu hệ thống KSNB KSNB Công ty Khánh COSO (1992), đánh giá đưa giải Công ty nhiên chưa đưa giải Xăng dầu khu vực II pháp hoàn thiện hệ thống KSNB pháp cụ thể nhẳm hoàn thiện hệ thống KSNB TNHH Một Thành Công ty Xăng dầu Khu Vực II TNHH Công ty xăng dầu khu vực II TNHH Một Viên Một Thành Viên Thành Viên Hoàn thiện hệ thống Võ Thị Minh Trình bày nét lý luận Nghiên cứu đánh giá chung KSNB, phần KSNB Tổng công Thư chung hệ thống KSNB theo COSO thực trạng sơ sài, chưa khảo sát chi tiết ty Điện Lực Miền (1992) lồng ghép thay đổi nội dung hệ thống KSNB Công ty Trung quan trọng COSO 2011 nhằm mục để từ tìm nguyên nhân nhằm đích vận dụng cho việc tìm hiểu, đánh hoàn thiện hệ thống KSNB công ty Điện giá phân tích thực trạng hệ thống Lực Miền Trung KSNB Công ty điện lực Miền Trung Hoàn thiện hệ thống Võ Thuỵ Như Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ, Nghiên cứu chủ yếu đưa nguyên kiểm soát nội quy Thuý nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm nhân hạn chế hệ thống kiểm soát nội trình bán hàng thu soát nội quy trình bán hàng thu quy trình bán hàng thu tiền mà chưa tiền công ty cổ phần tiền Công ty Cổ Phần Quốc Tế đưa biện pháp cụ thể để hoàn thiện quốc tế Mekong Mekong hệ thống KSNB quy trình bán hàng thu tiền công ty Quốc tế Mekong Hoàn thiện hệ thống Nguyễn Thu Tìm hiểu nghiên cứu thực trạng Nghiên cứu đánh giá chung KSNB mà kiểm soát nội Thảo hệ thống kiểm soát nội quy chưa vào chi tiết nội dung cụ thể liên quy trình kế toán trình kế toán Công ty TNHH Akzo quan đến quy trình kế toán Công ty Công ty TNHH Akzo Nobel Chang Cheng Vietnam Nobel Chang Cheng Vietnam TNHH Akzo Bố cục luận văn: Ngoài phần mở đầu, kết luận tài liệu tham khảo luận văn gồm phần chính: Chƣơng 1: Tổng quan hệ thống kiểm soát nội Chƣơng 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội công ty Cổ phần Vietstar Chƣơng 3: Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội công ty Cổ phần Vietstar CHƢƠNG TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 Lịch sử hình thành phát triển hệ thống kiểm soát nội Kiểm soát khâu quan trọng quy trình quản trị, nhà quản lý thường trọng đến việc hình thành trì hoạt động kiểm soát để đạt mục tiêu tổ chức Để thực chức kiểm soát, nhà quản lý sử dụng công cụ chủ yếu kiểm soát nội khái niệm kiểm soát nội lúc đầu sử dụng phương pháp giúp cho kiểm toán viên độc lập xác định phương pháp hiệu việc kiểm toán, đến chỗ coi phận chủ yếu hệ thống quản lý liệu Lịch sử phát triển KSNB tóm tắt qua giai đoạn sau 1.1.1 Giai đoạn sơ khai Hình thức ban đầu KSNB kiểm tiền cách mạng công nghiệp Do yêu cầu phát triển, công ty có vốn từ đưa đến nhu cầu tăng cường quản lý vốn kiểm tra thông tin sử dụng vốn Thuật ngữ kiểm soát nội bắt đầu xuất từ giai đoạn Công bố Cục Dự Trữ Liên Bang Hoa Kỳ (Federal Reserve Bulletin) (1929), tiền thân chuẩn mực kiểm toán Hoa Kỳ - lần đưa khái niệm kiểm soát nội thức công nhận vai trò hệ thống kiểm soát nội công ty Khái niệm kiểm soát nội lúc sử dụng tài liệu kiểm toán hiểu đơn giản: - “Bảo vệ tiền không bị nhân viên gian lận - Bảo vệ tài sản không bị thất thoát - Bảo vệ số liệu kế toán xác - Khuyến khích tuân thủ xác hiệu hoạt động” Đây sở để phục vụ cho việc lấy mẫu thử nghiệm kiểm toán viên Công bố Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa kỳ (AICPA) (1963), định nghĩa: “KSNB biện pháp cách thức chấp nhận thực để bảo vệ tiền tài sản, kiểm tra việc ghi chép xác số liệu” Sau công bố việc nghiên cứu đánh giá hệ thống KSNB ngày trọng kiểm toán 1.1.2 Giai đoạn hình thành Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA) (1949), định nghĩa: “KSNB cấu tổ chức biện pháp, cách thức liên quan chấp nhận thực tổ chức để bảo vệ tài sản, kiểm tra xác đáng tin cậy liệu kế toán, thúc đẩy hoạt động đạt hiệu quả, khuyến khích tuân thủ sách người quản lý” Như vậy, khái niệm kiểm soát nội không ngừng mở rộng khỏi thủ tục bảo vệ tài sản ghi chép sổ sách kế toán Tuy nhiên, trước có báo cáo COSO đời, KSNB phương tiện phục vụ cho kiểm toán viên kiểm toán báo cáo tài 1.1.3 Giai đoạn phát triển Vào thập niên 1970-1980, kinh tế Hoa Kỳ phát triển mạnh mẽ kéo theo vụ gian lận ngày tăng, quy mô ngày lớn, gây tổn thất đáng kể cho kinh tế Năm 1977, sau vụ bê bối Watergate, quốc hội Hoa Kỳ thông qua luật chống đối hành vi hối lộ nước Điều luật nhấn mạnh kiểm soát nội nhằm ngăn ngừa khoản toán bất hợp pháp dẫn đến việc yêu cầu ghi chép đầy đủ hoạt động Lần đầu tiên, yêu cầu báo cáo hoạt động KSNB tổ chức đề cập đến văn pháp luật, quy định bắt buộc phải cáo báo cáo hệ thống kiểm soát nội công tác kế toán công ty (1979); Yêu cầu làm dấy lên quan tâm công chúng đến vấn đề kiểm soát nội thực tế có nhiều định nghĩa, quan điểm khác kiểm soát nội cách thức đánh giá hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu quan quản lý nhà nước, hội nghề nghiệp, giới doanh nhân học giả Năm 1985, sụp đổ công ty cổ phần có niêm yết làm cho nhà làm luật Hoa Kỳ quan tâm đến việc kiểm soát nội công ty Nhiều quy định hướng dẫn kiểm soát nội quan chức Hoa Kỳ ban hành giai đoạn như: Ủy Ban chuẩn mực kiểm toán Hoa Kỳ năm 1998 Ủy Ban Chứng Khoán Hoa Kỳ 1998, tổ chức nghiên cứu kiểm toán nội năm 1991 Trước tình hình này, Ủy Ban Coso (The Committee of Sponoring Organizations of the Treadway Commission) thành lập Đây Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ chống gian lận lập báo cáo tài (The National Commission on Fraudulent Financial Reporting hay gọi Treadway Commission) Hội đồng quốc gia thành lập vào năm 1985 bảo trợ tổ chức là: - Hiệp hội kế toán viên công chứng mỹ (AICPA) - Hội kế toán Mỹ (American Accounting Association) - Hiệp hội quản trị viên tài (the Financial Executives Institute – FEI) - Hiệp hội kế toán viên quản trị (Institute of Management Accountants – IMA) - Hiệp hội kiểm toán viên nội (the Institute of Internal Auditors – IIA) Trước tiên, Coso sử dụng thức từ kiểm soát viên nội thay kiểm soát nội kế toán Sau thời gian làm việc, đến năm 1992 Ủy ban COSO ban hành báo cáo năm 1992 Các báo cáo COSO (1992) tài liệu giới đưa khuôn mẫu lý thuyết KSNB cách đầy đủ có hệ thống Đặc điểm nội bật báo cáo cung cấp tầm nhìn rộng mang tính quản trị, KSNB không vấn đề liên quan đến báo cáo tài mà mở rộng cho phương diện hoạt động tuân thủ 1.1.4 Giai đoạn đại (Thời kỳ hậu COSO – từ 1992 đến nay) Báo cáo COSO đời nhằm đưa định nghĩa, cách hiểu chung chấp nhận rộng rãi KSNB nhằm hỗ trợ nhà quản lý công ty thực kiểm soát tốt công ty Những quy định mặt làm phong phú khái niệm kiểm soát nội mặt khác dẫn đến yêu cầu phải hình thành hệ thống lý luận có tính chuẩn mực kiểm soát nội Sau báo cáo COSO ban hành, hàng loạt nghiên cứu khác tiếp tục phát triển kiểm soát nội nhiều lĩnh vực khác phát triển quản trị rủi ro (ERM 2004), công ty nhỏ, phát triển theo hướng Công nghệ thông tin (COBIT), theo hướng kiểm toán độc lập, chuyên sâu vào ngành nghề cụ thể giám sát (2008), cụ thể sau:  Phát triển phía quản trị Năm 2001, COSO triển khai nghiên cứu hệ thống quản trị rủi ro công ty sở báo cáo COSO (1992), dự thảo công bố vào tháng 7/2003, theo ERM định nghĩa gồm phận: môi trường nội bộ, thiết lập mục tiêu, nhận diện kiện, đánh giá rủi ro, đối phó rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông giám sát Đến 2004, báo cáo ERM thức ban hành ERM cánh tay nối dài báo cáo COSO (1992) không nhằm thay cho báo cáo  Phát triển cho công ty nhỏ Năm 2006, COSO nghiên cứu ban hành hướng dẫn “kiểm soát nội báo cáo tài – hướng dẫn cho công ty đại chúng quy mô nhỏ” (gọi tắt COSO Guidance 2006) Hướng dẫn dựa tảng báo cáo COSO (1992) Đặc điểm báo cáo tập trung hướng dẫn cho phù hợp với điều kiện công ty nhỏ việc tuân thủ luật Sarbanes-Oxley  Phát triển theo hƣớng công nghệ thông tin Năm 1996, Ban tiêu chuẩn có tên “Các mục tiêu kiểm soát công nghệ thông tin lĩnh vực liên quan” (CoBit-Control Objectives for Information and Related Technology) Hiệp hội kiểm soát kiểm toán thông tin (Information Systems Audit and Control Foundation (ISACF) viện quản trị công nghệ thông tin (ITGI – Information technology Governance Institute) thành lập COBIT cung cấp cho nhà quản trị, kiểm toán viên người sử dụng công nghệ thông tin giải pháp chấp thuận, tiêu đánh giá, quy trình hoạt động thích hợp để hỗ trợ họ việc tối đa hóa lợi ích thu thông qua việc sử dụng công nghệ thông tin, phát triển việc quản lý kiểm soát công nghệ thông tin công ty COBIT thiết lập mối liên kết quan trọng kiểm soát công nghệ thông tin quản trị IT, giúp cho hoạt động theo định hướng chung, hướng dẫn quản lý để nhận thông tin công ty trình liên quan đến kiểm soát, giám sát đạt mục tiêu tổ chức, theo dõi nâng cao hiệu suất trình công nghệ thông tin, COBIT cung cấp câu trả lời cho câu hỏi quản lý điển hình  Phát triển theo hƣớng kiểm toán độc lập Các chuẩn mực kiểm toán Hoa Kỳ chuyển sang sử dụng báo cáo COSO làm tảng đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, bao gồm: SAS 78 (1995): Xem xét kiểm soát nội kiểm toán báo cáo tài Các định nghĩa, nhân tố kiểm soát nội báo cáo COSO 1992 đưa vào chuẩn mực SAS 94 (2001): Ảnh hưởng công nghệ thông tin đến việc xem xét kiểm soát nội kiểm toán báo cáo tài 10 Hệ thống chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA sử dụng báo cáo COSO yêu cầu xem xét hệ thống KSNB kiểm toán báo cáo tài chính, cụ thể là: ISA 315 “hiểu biết tình hình kinh doanh, môi trường hoạt động đơn vị đánh giá rủi ro sai sót trọng yếu” ISA 265 “ thông báo khiếm khuyết KSNB” yêu cầu KTV cần có hiểu biết đầy đủ KSNB Như định nghĩa KSNB theo ISA theo ISA 315 ISA 265 dựa định nghĩa KSNB báo cáo COSO (1992)  Phát triển theo hƣớng kiểm toán nội Hiệp hội kiểm toán viên nội (the Institute of Internal Auditors – IIA) Định nghĩa mục tiêu KSNB bao gồm: độ tin cậy tính trung thực thông tin; tuân thủ sách, kế hoạch, thủ tục, luật pháp quy định; bảo vệ tài sản; sử dụng hiệu kinh tế nguồn lực; hoàn thành mục đích mục tiêu cho hoạt động chương trình  Phát triển theo hƣớng kiểm toán ngành nghề cụ thể Lĩnh vực ngân hàng lĩnh vực có nghiên cứu đầy đủ chi tiết KSNB ngành nghể Báo cáo Basel (1998) đưa công bố khuôn khổ KSNB ngân hàng  Hƣớng dẫn giám sát hệ thống KSNB COSO đưa dự thảo hướng dẫn giám sát hệ thống kiểm soát nội (Exposure Draft, COSO (2008) dựa khuôn mẫu COSO (1992) nhằm giúp tổ chức tự giám sát chất lượng hệ thống KSNB Hướng dẫn (COSO Guidance 2008) gồm phần: hướng dẫn, ứng dụng thí dụ Năm 2009, phần 1- hướng dẫn thức ban hành Cần lưu ý COSO Guidance 2008 không nhằm thay COSO Guidance 2006 mà bổ sung tập trung cho việc nâng cao hiệu giám sát KSNB đơn vị 1.2 Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội Vào năm 1930 khái niệm hệ thống kiểm tra nội định nghĩa là: “sự phối hợp hệ thống tài khoản thủ tục có liên quan”, theo nhân viên kiểm tra nội có nhiệm vụ liên tục kiểm tra theo quy định cách độc lập công việc người khác số yếu tố liên quan đến khả xảy gian lận Đây xem khái niệm rõ tầm quan trọng KSNB việc phát ngăn ngừa gian lận 62 Xây dựng cấu tổ chức phù hợp, phân chia quyền hạn trách nhiệm cá nhân cho tạo giám sát lẫn nhằm ngăn ngừa nhân viên gian lận, sai sót Thường xuyên tổ chức kiểm kê tài sản đối chiếu số liệu sổ sách số liệu thực tế nhằm phát chênh lệch xử lý kịp thời Tiếp nhận ý kiến phản hồi, góp ý từ bên khách hàng, nhà cung cấp, kiểm toán viên Đây thông tin hữu ích giúp phát sai sót, khiếm khuyết hệ thống KSNB Thực tốt việc giám sát định kỳ: Giám sát định kỳ có thề thực hình thức tự đánh giá, lãnh đạo nhân viên tự đánh giá mức độ hoàn thành công việc Nên xây dựng phận KSNB hoàn chỉnh phù hợp 3.3 Giải pháp hoàn thiện chu trình chủ yếu công ty Cổ phần Vietstar Bên cạnh việc thiết kế xây dựng hệ thống KSNB, nhà quản lý cần kiểm tra giám sát vận hành để đảm bảo quy định Để hệ thống KSNB hoạt động hữu hiệu quy trình cụ thể phải hoạt động hữu hiệu giảm bớt rủi ro tạo điều kiện cho tổ chức đạt mục tiêu đặt Vì tác giả đưa số giải pháp chu trình mua, bán hàng hóa, vật tư, công cụ dung cụ cách lập báo cáo tài đáng tin cậy, trung thực hợp lý sau: 3.3.1 Chu trình mua nguyên vật liệu Để quy trình mua nguyên vật liệu hoạt động hiệu cần phải: Thực phân công trách nhiệm đầy đủ tránh để nhân viên kiêm nhiệm nhiều vị trí khác nhau, cần tách biệt chức mua hàng với xét duyệt mua hàng, xét duyệt chọn nhà cung cấp với chức đạt hàng, bảo quản hàng với ghi sổ kế toán Giấy đề nghị mua hàng phải đánh số thứ tự liên tục trước sử dụng người phụ trách đề nghị mua hàng lưu trữ để dễ dàng theo dõi hàng hóa đề nghị mua Công ty nên phân công người chịu trách nhiệm đề nghị mua hàng để tránh tình trạng đề nghị mua hàng trùng lắp nhiều lần Bộ phận mua hàng sau nhận giấy đề nghị mua hàng vào tứng mặt hàng mà yêu cầu nhà cung cấp gửi báo giá Phải nhận ba bảng báo 63 giá từ nhà cung cấp từ phân tích, đánh giá để chọn nhà cung cấp hàng có chất lượng giá hợp lý Nhà cung cấp phải người có thẩm quyền phê duyệt, lựa chọn hạn chế tiêu cực xảy có thông đồng nhân viên nhà cung cấp Công ty nên hoán đổi vị trí nhân viên mua hàng để tránh tình trạng nhân viên có quan hệ với số nhà cung cấp thời gian dài để hưởng hoa hồng từ nhà cung cấp Đơn đặt hàng phận thu mua lập dựa giấy đề nghị mua hàng kết chọn nhà cung cấp phê duyệt Đơn đặt hàng phải lập liên - Một liên lưu phân mua hàng theo thứ tự ngày đặt hàng để kiểm tra việc thực - Môt liên gửi cho nhà cung cấp để đặt hàng - Một liên gửi cho phận đề nghị mua hàng để thông báo hàng đặt mua Bộ phận đề nghị mua hàng kiểm tra đơn đặt hàng có sai sót không thông báo với phận thu mua - Một liên gửi cho phân nhận hàng hay thủ kho để kiểm tra nhận hàng Nếu có hợp đồng gửi kèm theo hợp đồng cho thủ kho - Một liên gửi cho kế toán công nợ để đối chiếu với hóa đơn toán tiền cho nhà cung cấp Khi nhận hàng, nhân viên nhận hàng phải kiểm tra chất lượng, quy cách, số lượng phù hợp với đơn đặt hàng Nếu có khác biệt với đơn đặt hàng phận nhận hàng từ chối nhận hàng lập biên ghi nhận việc có chữ ký hai bên để làm chứng xử lý Phiếu nhập kho phải lập dựa đơn đặt hàng, hóa đơn mua hàng biên nhận hàng Nếu hàng giao theo quy định thỏa thuận, thủ kho tiến hành làm phiếu nhập kho gồm liên: - Liên lưu kho - Liên gửi cho kế toán toán để đối chiếu với hóa đơn, đơn đặt hàng, hợp đồng để làm chứng từ toán cho nhà cung cấp - Liên gửi cho phận thu mua để kiểm tra Để Kiểm soát tốt, phận nhận hàng công ty cần phải độc lập với phận đặt hàng 64 Khi nhận hóa đơn mua hàng, kế toán toán phải đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng, hợp đồng, phiếu nhập kho… để đảm bảo hàng nhận số lượng, chất lượng, giá theo yêu cầu xét duyệt đầy đủ Cần lưu hóa đơn theo thứ tự thời hạn toán, kế toán toán nên đối chiếu hóa đơn nhận với hóa đơn nhận trước để tránh trường hợp nhà cung cấp gửi hóa đơn đến hai lần Bộ chứng từ toán thông thường phải đầy đủ - Giấy đề nghị toán - Đơn đặt hàng hay hợp đồng kinh tế - Hóa đơn mua hàng - Báo giá chọn nhà cung cấp duyệt - Biên kiểm tra chất lượng hàng hóa - Biên giao nhận hàng hóa - Phiếu nhập kho Để kiểm soát chặt chẽ tình trạng nhân viên biển thủ vật tư cần: Kiểm tra đột xuất trả lương cao cho nhân viên thủ kho, thu mua kiểm tra chất lượng Bên cạnh đó, công ty cần có kênh thông tin để giám sát hoạt động xuất nhật vật tư 3.3.2 Chu trình bán hàng Chu trình bán hàng chu trình quan trọng, ảnh hưởng đến công tác sử dụng vốn công ty có hiệu hay không mà đảm bảo thông tin tài cung cấp kịp thời, trung thực đáp ứng cầu định nhà quản lý Để tránh gian lận bị lạm dụng, công ty phải phân chia tách biệt chức kiêm nhiệm chức kế toán công nợ kế toán thu tiền, phận xét duyệt bán chịu hay người có thẩm quyền thay đổi mức chiết khấu, giá bán phải độc lập, tách biệt phận bán hàng phận thu tiền Công ty cần phải quy định rõ hạn mức nợ thành lập phận xét duyệt bán chịu khâu rủi ro cao tình trạng chiếm dụng vốn, cần phải xây dựng sách bán chịu thích hợp để vệ tài sản công ty thường xuyên cập nhật thy đổi cho phù hợp vào thông tin như: loại hình kinh doanh, khả tài khách hàng, tình hình kinh doanh, tư cách pháp nhân 65 Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng phòng kinh doanh lập đơn đặt hàng/hợp đồng gửi cho phận xét duyệt bán chịu để xét duyệt trước bán nhằm tránh rủi ro khách hàng không trả nợ Khi hoàn thành giao dịch bán hàng kế toán cần lập hóa đơn nhằm tránh rủi ro quên không lập hóa đơn hay lập sai hóa đơn Khi lập hóa đơn, kế toán cần vào chứng từ vận chuyển khách hàng ký, đơn đặt hàng, hợp đồng (nếu có) để lập tránh rủi ro, sai sót Nhằm tránh sai sót gian lận công nợ phải thu khách hàng, công ty cần phải gửi thông báo nợ cho khách hàng đối chiếu công nợ thường xuyên với khách hàng Định kỳ, Công ty cần lập bảng phân tích số dư nợ theo tuổi nợ, phân loại khoản phải thu xếp theo đối tượng khách hàng nhằm giúp đơn vị ngăn chặn sai phạm thiết lập sách bán chịu phù hợp Căn vào bảng phân tích số dư nợ phải thu theo tuổi nợ, Công ty cần ban hành sách lập dự phòng nợ phải thu khó đòi phù hợp theo chuẩn mực chế độ kế toán hành phê chuẩn người quản lý có thẩm quyền, phản ánh tình hình tài Công ty có định kinh doanh đắn 3.3.3 Thiết lập báo cáo tài hiệu quả, đáng tinh cậy Để tạo môi trường xây dựng hệ thống nhận diện, đánh giá rủi ro BCTC cần có số giải pháp sau:  Chuẩn hoá danh mục chứng từ theo nghiệp vụ kế toán Chứng từ Là khâu quy trình xử lý liệu kế toán, vai trò chứng từ quan trọng để chuyển tải nội dung nghiệp vụ kinh tế vào sổ kế toán lưu lại dấu vết kiểm toán để phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm soát cần bổ sung vào quy định hồ sơ, hoá đơn chứng từ toán ban hành quy chuẩn hồ sơ kế toán liên quan đến giao dịch kinh tế phát sinh sau: 66 Bảng 3.1 Danh mục hồ sơ chứng từ kế toán theo nghiệp vụ mua vào Loại giao Loại hàng Phạm vi dịch Hồ sơ hoá, dịch vụ - Hợp đồng, đơn đặt hàng (PO) - Biên nghiệm thu Nội địa Hàng hoá - Hoá đơn nhà cung cấp Mua - Phiếu nhập kho hàng - Chứng từ toán hoá - Hợp đồng, đơn đặt hàng (PO) kinh - Tờ khai hải quan doanh Nhập Hàng hoá - Giấy nộp tiền vào ngân sách - Thanh toán qua ngân hàng - Bảng tính giá nhập - Phiếu nhập kho Tài sản cố định, công cụ, dụng cụ - Hợp đồng, đơn đặt hàng (PO) - Hoá đơn nhà cung cấp - Biên nghiệm thu, biên bàn giao cho người sử dụng Mua hàng hoá phi kinh doanh - Chứng từ toán Chi phí * Lương - Thoả ước lao động tập thể - Quyết định hệ thống thang bảng lương - Hồ sơ lý lịch nhân viên - Hợp đồng lao động, thư mời làm việc - Bảng lương bảng tổng hợp lương - Bảng tính khoản trích theo lương - Chứng từ toán 67 Lƣu ý trƣờng hợp - Thử việc tháng - Khấu trừ thuế 10% - Pháp luật điều chỉnh luật dân - Khoán dịch vụ thương mại * Lãi vay ngân hàng - Hợp đồng vay - Bảng tính lãi vay ngân hàng - Báo nợ * Lãi vay cá nhân, tổ - Hợp đồng chức khác - Bảng tính lãi vay - Hoá đơn (Nếu vay công ty) - Chứng từ toán * Chi phí xăng xe - Bảng theo dõi lịch trình xe - Hoá đơn xăng - Chứng từ toán * Công tác phí - Quy định chế độ công tác - Quyết định cử công tác, giấy đường - Hoá đơn, vé tàu xe, Boarding pass - Hoá đơn tiền phòng - Bảng tính công tác phí - Chứng từ toán Chi phí hành - Bảng kê theo mẫu 01 (Kèm theo không hoá đơn [...]... chính sách và quy trình được thiết lập Trong chương 1 luận văn tập trung trình bày những cơ sở lý luận chung về hoạt động trong doanh nghiệp đây cũng là cơ sở lý luận cho việc tìm hiểu, đánh giá và phân tích thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Vietstar 32 CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIETSTAR 2.1 Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Vietstar... việc sử và phát triển các dụng công nghệ trong quy trình kinh hoạt động kiểm doanh và kiểm soát chung công nghệ 27 soát chung đối với - Thiết lập hoạt động kiểm soát cơ sở hạ công nghệ để hỗ tầng công nghệ trợ việc đạt đƣợc - Thiết lập hoạt động kiểm soát quy trình các mục tiêu quản lý an ninh - Thiết lập hoạt động kiểm soát quy trình chuyển giao, phát triển và duy trì công nghệ Tổ chức triển - Thiết... tin chức năng kiểm - Duy trì chất lượng trong suốt quá trình soát nội bộ - Xem xét mối quan hệ lợi ích – chi phí Truyền thông - Truyền thông thông tin kiểm soát nội thông tin nội bộ, bộ bao gồm cả mục - Truyền thông với Hội đồng quản trị tiêu và trách - Cung cấp nhiều kênh truyền thông khác nhiệm kiểm soát nhau nội bộ để hỗ trợ - Lựa chọn phương pháp truyền thông chức năng kiểm soát nội bộ Tổ chức truyền... những bộ phận cơ bản theo quan điểm phổ biến hiện nay, kiểm soát nội bộ bao gồm các bô phận sau: - Môi trường kiểm soát - Đánh giá rủi ro - Hoạt động kiểm soát - Thông tin và truyền thông - Giám sát 1.3.2.1 Môi trƣờng kiểm soát Môi trường kiểm soát phản ánh sắt thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội. .. cậy - Các luật lệ và quy định được tuân thủ - Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả” Định nghĩa trên, có bốn nội dung cơ bản là quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu Chúng được hiểu như sau: Kiểm soát nội bộ là một quá trình Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất Quá trình kiểm soát là phương tiện... các chính sách nội bộ - Mục tiêu tuân thủ: đề cập đến việc tuân thủ theo các quy định pháp luật chi phối đến hoạt động của đơn vị 1.3.2 Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ Dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ giữa các đơn vị và phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu… của từng nơi, thế nhưng bất kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ nào cũng phải... pháp hoặc lập quy, các khách hàng và nhà cung cấp, các phân tích tài chính, giới truyền thông 1.5 Những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho việc đạt được các mục tiêu của đơn vị Điều này là do những hạn chế tiềm tàng xuất phát từ nguyên nhân 30 1.5.1 Hạn chế xuất phát từ con ngƣời trong hệ thống Hệ thống kiểm soát nội bộ không hữu hiệu... được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện Cần chú ý rằng việc đưa ra một cấu trúc kiểm soát nội bộ bao gồm các bộ phận như trên nhằm giúp doanh nghiệp có thể nhận thức được toàn diện những yêu cầu phải đạt được của một hệ thống kiểm soát nội bộ Trong nhiều trường hợp, có sự “xen phủ” giữa các bộ phận đối với cùng một vấn đề... họ thiết lập các chính sách và thủ tục kiểm soát cụ thể và phải rà soát lại những phương pháp mà họ đã thực hiện để kiểm soát hoạt động trong đơn vị Còn trong các đơn vị có quy mô nhỏ thì giám đốc điều hành sẽ chỉ đạo trực tiếp mọi hoạt động trong đơn vị 1.4.3 Kiểm soát viên nội bộ Giữ vai trò trong việc đánh giá và giữ vững sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ 1.4.4 Nhân viên KSNB liên quan đến... tiêu của mình 1.3 Nội dung của kiểm soát nội bộ theo COSO (2013) Các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đã bắt đầu biết áp dụng những nội dung cơ bản trong hướng dẫn về kiểm soát nội bộ do tổ chức COSO ban hành lần đầu tiền vào năm 1992, qua đó thiết lập cơ chế kiểm soát quá trình thi hành các chiến lược kinh doanh và mục tiêu mà đơn vị đã thiết lập Tuy nhiên, để tăng cường tính giám sát quá trình thực thi ... KSNB mà kiểm soát nội Thảo hệ thống kiểm soát nội quy chưa vào chi tiết nội dung cụ thể liên quy trình kế toán trình kế toán Công ty TNHH Akzo quan đến quy trình kế toán Công ty Công ty TNHH... giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội công ty Cổ phần Vietstar 6 CHƢƠNG TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 Lịch sử hình thành phát triển hệ thống kiểm soát nội Kiểm soát khâu quan... CHƢƠNG THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIETSTAR 2.1 Giới thiệu chung Công ty Cổ phần Vietstar 2.1.1 Giới thiệu chung Tên công ty: Công ty Cổ phần Vietstar Tên tiếng anh:VIETSTAR