Đang tải... (xem toàn văn)
Giải pháp cải thiện quy trình, nâng cao hiệu quả quản lý dự án ERP
LỜI CÁM ƠN Tôi xin chân thành cám ơn Quí Thầy Cô Trường Đại học Kinh Tế TP.HCM tận tâm giảng dạy, truyền đạt kiến thức quý báu cho suốt thời gian học tập trường Đặc biệt, xin gửi lời cám ơn sâu sắc đến thầy Trần Thanh Xuân Huy nhiệt tình hướng dẫn cho hoàn thành khóa luận tốt nghiệp Đồng thời, xin chân thành cảm ơn công ty cổ phần BYS anh chị công tác hết lòng hỗ trợ thời gian thực tập, cung cấp số liệu đóng góp ý kiến quý báu giúp hoàn thành chuyên đề Cuối kính chúc quý thầy cô sức khỏe dồi dào, thành công hạnh phúc Chúcquý công tyđạt hiệu kinh doanh ngày cao anh chị công ty luôncông tác tốt Tôi xin chân thành cám ơn! TP Hồ Chí Minh, Tháng 4/2012 NHẬN XÉT CỦA GVHD Lý chọn đề tài Trong thời buổi kinh tế hội nhập, áp lực cạnh tranh ngày gay gắt khốc liệt Bên cạnh xu toàn cầu hóa lĩnh vực, đặc biệt kinh tếkhiến cho chạy đua DN không nước, khu vực mà mang tính toàn cầu Cuộc chạy đua không dừng lại việc cạnh tranh thị phần, thương hiệu, mà sựcạnh tranh tài nguyên, nguyên vật liệu, vốn, tài chính, người…sự cạnh tranh nguồn lực Tất điều buộc DN muốn tồn phát triển mạnh phải biết cách quản lý sử dụng nguồn lực cho có hiệu nhất, tạo ưu hội cho Sự phát triển không ngừng công nghệ thông tin (CNTT) có hỗ trợ tích cực cho nhiều lĩnh vực xã hội, có kinh tế Ngày có nhiều thành tựu, ứng dụng CNTT vào kinh tế, số “Ứng dụng hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp: Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) lĩnh vực quản lý” Đây ứng dụng phát triển triển khai rộng rãi nước phát triển đem lại hiệu cao việc quản lý DN.Trong thời gian qua, có nhiều DN triển khai ERP Việt Nam Tuy nhiên, ERP ứng dụng mẻ nhiều DN Việt Nam, làDN vừa nhỏ.Và việc triển khai ERP gặp nhiều vấn đề khó khăn, không trường hợp thất bại Do đó, thực đề tài “Giải pháp cải thiện quy trình, nâng cao hiệu quản lý dự án ERP”với mục đích tìm hiểu, giới thiệu tổng quát ERP vấn đề triển khai ERP Qua đề tài này, muốn giới thiệu phần mềm ERP có mặt thị trường BYS.ERP-một sản phẩm phát triển triển khai công ty cổ phần BYS – công ty phát triển, tư vấn triển khai ERP Mục tiêu phạm vi đề tài Tổng hợp kiến thức hệ thống phần mềm quản lý DN ERP, ý kiến, nhận định chuyên gia lĩnh vực phát triển, tư vấn triển khai ERP với thực trạng ứng dụng ERP việc quản lý DN việc Nam, từ rút cho thân học, kiến thức hệ thống ERP công việc tư vấn, triển khai ERP Tổng hợp thông tin triển khai hệ thống ERP DN (đơn vị thực tập) cung cấp hướng dẫn trình thực tập Đặc biệt nắm vững kiến thức hệ thống ERP, quy trình phát triển, tư vấn triển khai ERP công ty cho công ty (đơn vị khách hàng).Từ đó, phát phân tích vấn đề tồn trình tư vấn triển khai ERP DN.Đồng thời đưa kiến nghị, giải pháp nhằm cải thiện, khắc phục quy trình tiển khai ERP DN Ngoài ra, với đề tài này, với thông thu thập được, muốn mang lại cho DN đã, chuẩn bị triển khai hệ thống ERP số giải pháp để tối ưu hóa hệ thống mà DN sử dụng sử dụng Phương pháp nghiên cứu Đề tài chủ yếu vận dụng phương pháp tổng hợp phân tích trình thực hiện.Trong đó, tổng hợp thông tin, kiến thức hệ thống ERP vấn đề triển khai ERP, nhận định, phát biểu chuyên gia giàu kinh nghiệm lĩnh vực phát triển tư vấn triển khai ERP, thực trạng ứng dụng ERP Việt Nam Từ thông tin tổng hợp được, tiến hành phân tích, so sánh nhằm phát tồn việc ứng dụng triển khai ERP Việt Nam.Từ đưa kiến nghị chủ quan giải pháp nhằm khắc phục, cải thiện quy trình triển khai ERP công ty thực tập Đề tài chủ yếu nghiên cứu thực tế quy trình triển khai ERP công ty cổ phần BYS Nội dung đề tài Đề tài gồm có ba chương: CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỂ ERP- THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ERP Ở VIỆT NAM CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BYS VÀ SẢN PHẨM BYS.ERP CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP ĐỀ NGHỊ CẢI TIẾN QUY TRÌNH, NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ ERP MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT CNTT Công nghệ thông tin DN Doanh nghiệp ERP Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp SX-KD Sản xuất- kinh doanh TNHH Trách nhiệm hữu hạn DANH MỤC HÌNH VÀ BẢNG DANH MỤC HÌNH DANH MỤC BẢNG CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ERP- THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ERP Ở VIỆT NAM 1.1 Tổng quan ERP Giới thiệu ERP 1.1.1 1.1.1.1 Khái niệm Ý nghĩa E, R P thuật ngữ ERP • E: Enterprise (Doanh nghiệp) • R: Resource (Tài nguyên) • P: Planing (Hoạch định) Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) thuật ngữ dùng liên quan đến hoạt động DN, phần mềm máy tính hỗ trợ thực quy trình xử lý cách tự động hoá, để giúp cho DN quản lý hoạt động then chốt Mục tiêu tổng quát hệ thống đảm bảo nguồn lực thích hợp DN nhân lực, vật tư, máy móc tiền bạc có sẵn với số lượng đủ cần, cách sử dụng công cụ hoạch định lên kế hoạch Một phần mềm ERP phần mềm máy tính cho phép công ty cung cấp tổng hợp số liệu nhiều hoạt động riêng rẽ khác để đạt mục tiêu Đặc điểm bật ERP hệ thống phần mềm sống mở rộng phát triển theo thời gian theo loại hình DN mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc chương trình 1.1.1.2 Các thành phần ERP Hệ thống ERP thiết kế theo kiểu phân hệ Những phân hệ chức chia thích hợp với hoạt động kinh doanh chuyên biệt tài kế toán, sản xuất phân phối.Những phân hệ khác thêm vào hệ thống lõi Kế toán tài Cung cấp cho DN toàn tranh tình hình tài minh cho phép kiểm soát tòan giao dịch nghiệp vụ, giúp tăng tốc độ khai thác thông tin tính minh bạch báo cáo tài từ độ tăng hiệu hoạt động DN DN đóng sổ cuối kì nhanh hơn, định xác dựa số liệu tức hệ thống cung cấp, góp phần làm giảm chi phí vận hành DN Quản lí mua hàng Gồm phân hệ thiết kế nhằm quản lí hiệu việc mua sắm hàng hóa, dịch vụ đa dạng phức tạp.Các phân hệ quản lí mua sắm cho phép DN quản lí yêu cầu mau sắm tòan DN, công tác mua sắm, quản lý lựa chọn nhà cung cấp KIỂM KÊ BÁN HÀNG SẢN XUẤT HOẠCH ĐỊNH KẾ TOÁN SX ERP BÁO CÁO PHÂN QUẢN TRỊ NS TÍCH KỸ THUẬT VẬN CHUYỂN MUA HÀNG Hình 1.1-1Các thành phần ERP 10 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 201 quản lý nguồn lực DN Và sau trình tìm hiểu phân tích giải pháp, Phố Xinh chọn công ty cổ phần BYS với giải pháp BYS.ERP nhà cung cấp đơn vị tư vấn, triển khai hệ thống phần mềm ERP Dự án chia làm hai đợt ( giai đoạn) Giai đoạn đầu, BYS phát triển triển khai phân hệ Bán hàng, Mua hàng, Quản lý kho, Nhân sự, Báo cáo thông kê Giai đoạn hai, BYS phát triển triển khai Phân hệ Kế toán – Tài cho Phố Xinh Giai đoạn cuối tháng 10/2011 đến cuối tháng 4/ 2012 2.3.2.2 Quy trình tiến hành triển khai dự án ERP công ty TNHH Hoàng Nam - Phố Xinh Giai đoạn 1: Giai đoạn chuẩn bị Trong giai đoạn này, BYS tiến hành hoạch đinh dự án, thành lập nhóm dự án Bên cạnh đó, BYS Phố Xinh đạt số thỏa thuận số nguyên tắc xử lý sai phạm Các nguyên tắc áp dụng suốt dự án Thời gian diễn trình kế hoạch tuần Giai đoạn 2: Giai đoạn phân tích Thời gian thực giai đoạn tuần so với kế hoạch tuần Bước đầu tiên, BYS tiến hành phân tích DN, tìm hiểu quy trình nghiệp vụ DN, phân tích yêu cầu DN đồng thời BYS khảo sát phân tích hệ thống DN vận hành Tiếp theo BYS tiến hành giới thiệu hệ thông BYS.ERP chức năng, đặc biêt khả hệ thống đáp ứng yêu cầu DN thông qua Demo trình chiếu cho khách hàng xem Từ đó, giúp khách hàng hiểu rõ chế lợi ích hệ thống mang lại, khả đáp ứng yêu cầu Khách hàng, giúp khách hàng hiểu rõ cần gì, dễ dàng việc đưa yêu cầu Tiếp theo, từ kết tìm hiểu phân tích quy trình nghiệp vụ DN, BYS tiến hành tư vấn cho Phố Xinh quy trình xử lý nghiệp vụ dựa 42 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 201 tảng quy trình chuẩn hệ thống BYS.ERP Rồi từ đó, bên thống quy trình xử lý nghiệp vụ để đưa vào hệ thống Song song với việc tư vấn lựa chọn quy trình nghiệp vụ, BYS với kế toán trưởng, Giám đốc tài phía khách hàng thiết kế lại hệ thống tài khoản kế toán dựa yêu cầu DN đồng thời đảm bảo phù hợp với chuẩn mực kế toán Việt Nam Đồng thời, nhóm tư vấn kĩ thuật khác BYS với Phố Xinh thiết lập hệ thống mã code phù hợp với quy trình, hoạt động kinh doanh DN yêu cầu quản lý DN Trong giai đoạn này, BYS tư vấn đưa yêu cầu sở hạ tầng hệ thống như: yêu cầu thiết bị, mạng,… Kết thúc giai đoạn này, BYS Phố Xinh thống về: - Quy trình xử lý nghiệp vụ Hệ thống tài khoản Hệ thống mã code, công thức hệ thống Cơ sở hạ tầng cho hệ thống Giai đoạn 3: Triển khai chạy thử hệ thống Thời gian thực giai đoạn 10 tuần, so với kế hoạch tuần Trong giai đoạn BYS tiến hành thiết kế quy trình nghiệp vụ cho Phố Xinh để đưa vào hệ thống dựa thống BYS Phố Xinh giai đoạn trước Thiết kế mẫu nhập liệu báo cáo: Đơn hàng, Phiếu giao hàng, Hóa đơn, Phiế thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu Xuất kho, Phiếu đề nghị mua hàng… Thiết kế chương trình, tình tổ chức huấn luyện, đào tạo, chuyển giao công nghệ cho nhân viên, nhà quản trị, trưởng phận, key user Đây đào tạo huấn luyện ban đầu số thành viên chủ chốt tham gia dự án (Phía Phố Xinh) Về sau, BYS hỗ trợ tổ chức huấn luyện cho toàn nhân viên Phố Xinh 43 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 201 Tiến hành cho chạy thử hệ thống vơi liệu thử Phố Xinh cung cấp BYS thiết kế BYS tiến hành chạy thử hệ thống vòng tuần sau tiếp nhận phản hồi, yêu cầu bổ sung đánh giá ban đầu Phố Xinh hệ thống BYS nhận phản hồi tích cực từ phía Phố Xinh, tiến độ trễ tuần so với kế hoạch đề Từ thông tin phản hồi, yêu cầu phát sinh khách hàng, BYS tiến hành tinh chỉnh giải pháp, hiệu chỉnh lại toàn hệ thống, cung cấp đầy đủ báo cáo, mẫu biểu suốt trình huấn luyện, chạy thử đồng thời giải yêu cầu chưa hoàn thành giai đoạn đầu Kêt thúc giai đoạn này, kết đạt được: - Hệ thống tương đối hoàn thiện (không thể nói hoàn thiện yêu cầu phát sinh khách hàng, lỗi phát sinh nhiều lý khác…) chạy thử với số liệu thử - Đã thực chương trình huấn luyện, đào tạo cho đối tượng: nhà quản trị, trưởng phận nhân viên chủ chốt Những đối tượng người trực tiếp trải nghiệm hướng dẫn nhân viên khác suốt trình chạy thử hệ thống - Đưa số liệu thử vào hệ thống để tiến hành chạy thử - Chạy thử hệ thống, phát lỗi từ khắc phục lỗi Giai đoạn 4: Giai đoạn đưa vào vận hành thật Giai đoạn thực Cho đến thời điểm này, BYS hoàn tất việc chuyển số liệu DN vào hệ thống ( bao gồm số liệu hệ thống cũ) Thời gian thực giai đoạn theo kế hoạch tuần Nhận xét: Nhìn chung, BYS áp dụng theo quy trình chuẩn mà công ty đưa trình triển khai dự án ERP cho Phố Xinh Bên cạnh đó, BYS linh động số thời điểm lúc đảm bảo tiến độ dự án với độ trễ thời gian cho phép Tuy nhiên, việc áp dụng quy trình BYS chưa hợp lý số thời điểm suốt trình thực dự án (tính đến thời điểm tại) tồn nhiều hạn chế thiếu xót 44 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 201 2.3.2.3 Phân tích mặt hạn chế tồn trình triển khai ERP cho công ty TNHH Hoàng Nam- Phố Xinh Trong suốt trình triển khai ERP cho Phố Xinh tồn hạn chế thiếu xót.Trong đó, chủ yếu hạn chế, tồn tiến độ, ngân sách, khả quản lý thay đổi Về tiến độ Tuy chưa kết thúc dự án, dự án chậm tiến độ tuần so với kế hoạch ban đầu.Nguyên nhân phần phát sinh từ phía Phố Xinh phân đơn vị cung cấp công ty Cổ phần BYS Thứ nhất, giai đoạn đầu, Phố Xinh chưa thực sẵn sàng cho dự án Phố Xinh chậm thời gian việc cung cấp tài liệu, số liệu, báo cáo, thông tin quy trình nghiệp vụ Phố Xinh cho BYS Đồng thời, trình thống quy trình xử lý nghiệp vụ nhiều thời gian so với dự kiến mà nguyên nhân Phố Xinh chưa có chuẩn bị kĩ nên gặp khó khăn định lựa chọn quy trình thừơng xuyên thay đổi yêu cầu, khiến cho nhân viên tư vấn BYS gặp nhiều khó khăn Tiếp theo, giai đoạn 2, Phố Xinh thường xuyên thay đổi yêu cầu định quy trình nghiệp vụ, khiến việc thiết kế quy trình gặp nhiều khó khăn nhiều thời gian Bên cạnh đó, trình chạy thử hệ thống, số nhân viên (tham gia dự án) Phố Xinh thường xuyên xử lý nghiệp vụ theo cách cũ mà không xử lý hệ thống Điều nói lên tâm lý ngại thay đổi số cá nhân tham gia trực tiếp dự án với quản lý chưa chặt chẽ, chưa liệt cấp lãnh đạo Phố Xinh, làm ảnh hưởng đến tiến độ chạy thử hệ thống từ làm ảnh hưởng đên tiến độ chung dự án Ngoài ra, phối hợp hỗ trợ từ phía Phố Xinh chưa tốt, đội dự án Phố Xinh không theo tiến độ hoạch định ban đầu mà bên thống Cụ thể, giai đoạn tiếp nhận yêu cầu, nhân viên phân tích BYS gặp nhiều khó khăn không xếp hẹn với phía Phố Xinh dẫn tới việc trễ tiến độ dự án 45 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 201 Về ngân sách Hạn chế dự án mặt ngân sách dự án vươt ngân sách (mặc dù chưa kết thúc dựa án) ước tính khoảng ngân sách vượt chi khoảng 10% ngân sách dự án chủ yếu việc chậm tiến độ yêu cầu phát sinh khách hàng Nguồn nhân lực Trong dự án ERP, dù quy mô lớn hay quy mô nhỏ tồn “sự thay đổi” Trong thay đổi nguồn nhân lực thường xuyên gây ảnh hưởng to lớn kết dự án Do tính chất dự án ERP thời gian dài (trung bình từ tháng trở lên), nên việc thay đổi nhân lực dự án chuyện thường xuyên Sự thay đổi nhân lực từ phía nhà cung cấp, từ DN Trong dự án triển ERP cho Phố Xinh, nguồn nhân lực nhiều lần thay đổi từ phía Phố Xinh, làm chậm tiến độ dự án làm phát sinh nhiều chí phí Bên cạnh đó, hạn chế kiến thức kĩ thuật đội dự án phía Phố Xinh ảnh hưởng nhiều tới tiến độ kết dự án Ngoài hạn chế trên, có hạn chế ( Phía Phố Xinh) như: thống nhất, tâm chưa cao từ lãnh đạo nhân viên thừa hành, tâm lý ngại thay đổi, hạn chế mặt kiến thức kĩ thuật, số nhân viên nghiệp vụ chưa vững vàng, phối hợp hỗ trợ từ thành viên đội dự án (phía Phố Xinh) chưa cao, quản lý lỏng lẻo nhà quản lý, trưởng phận…Khiến cho kết dự án không mong đợi Tuy nhiên, không nói đến thiếu xót hạn chế từ phía BYS.Với vai trò nhà cung cấp, phát triển, tư vấn triển khai ERP, trình triển khai ERP cho Phố Xinh thiếu xót hạn chế Đáng ý hạn chế việc quản lý thay đổi – việc vô quan trọng trình triển khai dự án ERP Đó phản ứng không kịp thời trước thay đổi yêu cầu khách hàng, thay đổi nhân lực bên phía khách hàng.BYS thiếu kế hoạch dự phòng cho thay đổi đó.BYS tương đối bị động trứơc thay đổi từ phía khách hàng.Cập nhật yêu cầu 46 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 201 thay đổi khách hàng không đầy đủ làm nhiều thời gian Trong số thời điểm, nhà tư vấn BYS chưa thể vai trò mình.Đáng lẽ họ phải chủ động vấn để kĩ thuật quy trình xử lý nghiệp vụ - vấn phía Phố Xinh hạn chế kiến thức Nhưng họ phụ thuộc hướng theo yêu cầu khách hàng Thiếu xót ràng buộc chặt chẽ, biện pháp xử lý, thiếu liệt trước thay đổi khách hàng Cụ thể, khách hàng thay đổi yêu cầu không với quy định đưa ban đầu (những quy định thời gian đưa yêu cầu), lẽ bên BYS phải có biện pháp xử lý, nhiên BYS không xử lý không thực biện pháp xử lý quy định khách hàng thường xuyên thay đổi yêu cầu không quy định Chưa tìm hiểu kĩ đội dự án phía khách hàng BYS chưa tìm hiểu lực kiến thức nghiệp vụ, kiến thức kĩ thuật liên quan đến việc thực dự án đổi dự án phía Phố Xinh Do đó, BYS chưa hỗ trợ nhiều vấn đề kĩ thuật mua sắm sở hạ tầng cho Phố Xinh Trong trình huấn luyện cho đối tượng phía Phố Xinh, BYS chưa xây dựng nhiều tình thực tế.Đồng thời BYS không đánh giá kết từ không nhận thấy tâm lý ngại thay đổi, trường hợp không sử dụng hệ thống từ phía nhân viên.BYS chưa hỗ trợ nhiều vấn đề kĩ thuật mua sắm sở hạ tầng cho Phố Xinh kế hoạch Hệ thống thường xuyên thông báo lỗi trình chạy thử, đồng thời số quy trình, công thức, biểu mẫu chưa phù hợp với yêu cầu ban đầu, khiến khách hàng lo ngại lòng tin Việc hệ thống thông báo lỗi trình chạy thử nói khâu kiểm duyệt (testing) BYS chưa chặt chẽ Thiếu nhân lực.Trong số thời điểm, phía BYS thiếu nhân lực làm ảnh hưởng đến tiến độ dự án.Đặc biệt nhân lực phận kiểm duyệt BYS chưa chuẩn hóa tài liệu như: tài liệu mô tả tính năng, tài liệu quản lý thay đổi, tài liệu hướng dẫn sử dụng, hướng dẫn cài đặt… gây khó khăn cho phận phụ trách soạn thảo tài liệu 47 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 201 48 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 201 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP ĐỀ NGHỊ ĐỂ CẢI TIẾN QUY TRÌNH, NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ DỰ ÁN ERP 3.1 Đối với BYS 3.1.1 Chuẩn hóa tài liệu BYS nên xây dựng chuẩn hóa tài liệu vừa tạo tính chuyên nghiệp, vừa đảm bảo hạn chế thiếu sót, rủi ro ý muốn Các tài liệu gồm có: Tài liệu lấy yêu cầu khách hàng: dùng để ghi nhận quản lý yêu cầu khách hàng Đây tài liệu ghi nhận thống BYS khách hàng yêu cầu kĩ thuật phải có hệ thống Tài liệu phân tích báo cáo yêu cầu khách hàng: tài liệu dùng để mô tả yêu cầu khách hàng dạng ngôn ngữ kĩ thuật để nhân viên kĩ thuật đọc phát triển yêu cầu kĩ thuật Tài liệu test: bao gồm mô tả quy trình test, mô hình test, test case báo cáo kết test Đây khâu vô quan trọng, góp phân đảm bảo chất lượng hệ thống trước triển khai cho khách hàng Tài liệu mô tả tính sản phẩm gửi cho khách hàng Tài liệu hướng dẫn sử dụng: có văn bản, video, hình ảnh hướng dẫn người dùng sử dụng hệ thống Tài liệu training: có tình thực tế từ đến nâng cao, kiểm tra đánh giá, hình thức training… BYS mua tài liệu từ số công ty chuyên tư vấn ERP tự thiết kế 3.1.2 Khảo sát người dùng Trong trình triển khai, đặc biệt giai đoạn đào tạo người dùng, đội ngũ triển khai gặp nhiều khó khăn nhân viên tham gia dự án thiếu kiến thức tảng tin học Do đó, nhiều thời gian công sức để tạo 49 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 201 BYS cần phải khảo sát thành viên tham gia dự án, người dùng khách hàng (ngay từ bắt đầu dự án) Việc khảo sát khảo sát trình độ chuyên môn, kĩ thuật đặc biệt trình độ tin học Việc giúp cho việc hoạch định thiết kế chương trình đào tạo phù hợp dễ tiếp cận nhứng người dùng thiếu kiến thức tin học 3.1.3 Quy định thống số nguyên tắc xử lý hình thức xử lý với khách hàng Trong suốt trình dự án, lý phía khách hàng mà tiến độ số công việc bị gián đoạn dẫn đến bị trễ tiến độ chung dự án Hoặc thay đổi yêu cầu khách hàng vượt phạm vi kĩ thuật và chức hệ thống làm phát sinh thêm chi phí, thời gian nguồn lực Do đó, BYS cần quy định thống với khách hàng số nguyên tắc xử lý hình thức xử lý xảy trường hợp BYS quy định khách hàng phát sinh yêu cầu vượt phạm vị kĩ thuật chức (theo thỏa thuận ban đầu) BYS thu thêm phí Và BYS phải quy định cụ thể mức phí tỷ lệ thu thêm phí Và tất điều phải ghi nhận văn có xac nhận hai bên 3.1.4 Đào tạo nâng cao nghiệp vụ nhân viên BYS cần đào tạo nâng cao nghiệp vụ nhân viên tham gia dự án Đặc biệt nghiệp vụ test nhân viên test, nghiệp vụ BA nhân viên BA BYS gửi nhân viên tham gia chương trình đào tạo test BA Hoặc thiết kế chương trình đào tạo công ty 3.1.5 Cải thiện quy trình test Giai đoạn test sản phẩm công ty chưa mang lại hiệu cao, chưa đảm bảo phát lỗi, cố xuất phát từ hệ thống Do đó, BYS cần cải thiện lại quy trình test gồm: mô hình test, xây dựng test case, checklist Và quan trọng phỗi hợp chặt chẽ giữ phận test, BA, kĩ thuật 50 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 201 3.1.6 Phối hợp hỗ trợ BYS kinh nghiệm triển khai quản lý dự án mình, hỗ trợ cho khách hàng việc thành lập nhóm dự án, kĩ quản lý kiểm soát dự án Các nhân viên tư vấn hỗ trợ cho khách hàng việc định quy trình xử lý nghiệp vụ Trong giai đoạn chạy thử hệ thống, BYS nên bố trí nhân viên kĩ thuật nhân viên tư vấn hướng dẫn giám sát việc thao tác hệ thống Từ đó, ghi nhận thắc mắc, trường hợp, tình để xây dựng chương trình huấn luyện đào tạo sau đồng thời hỗ trợ khách hàng giải tình thực tế thông qua hệ thống Hỗ trợ kiến thức kĩ thuật, hệ thống sở hạ tầng, mạng nội cho khách hàng Hỗ trợ tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống, bảng mô tả tính năng, tra cứu nghiệp vụ,… nhiều hình thức cho khách hàng dễ dàng tiếp thu Ví dụ video Demo, file văn (word, PDF), help and manual.Và lưu ý, việc gửi tài liệu cho khách hàng phải thời điểm, kịp thời Hỗ trợ mua sắm thiết bị, phần cứng, sở hạ tầng phục vụ cho hệ thống 3.1.7 Tuyển nhân viên kĩ thuật làm BA Thực tế cho thấy, nhân viên BA thực công việc lấy phân tích yêu cầu khách hàng Tuy nhiên, trình lấy yêu cầu khách hàng, BA chưa thể vai trò chủ động vấn đề kĩ thuật, tư vấn nghiệp vụ Điều BA thiếu kiến thức kĩ thuật, họ nắm vững quy trình, nghiệp vụ vè kĩ thuật vấn gặp nhiều khó khăn Do đó, BYS nên tuyển nhân viên kĩ thuật đào tạo họ trở thành nhân viên BA 51 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 201 3.1.8 Thiết kế xây dựng chương trình huấn luyện đào tạo với nhiều hình thức khác bao gồm tình thực tế, thực nhiều giai đoạn khác Dựa tính hệ thống (thiết kế theo yêu cầu khách hàng) với thông tin tìm hiểu từ thực tế tình cập nhật suốt trình làm việc với phận, phòng ban liên quan để thiết kế xây dựng chương trình huấn luyện từ đến nâng cao, từ thao tác đơn giản hệ thống đến quy trình xử lý tình phức tạp mà đòi hỏi phải vận dụng nhiều quy trình Các chương trình huấn luyện phải thực tất giai đoạn Cần phải thực chương trình huấn luyện cho khách hàng từ giai đoạn đầu, để họ tiếp xúc với quy trình quen dần với cách xử lý mới, thao tác hệ thống, từ giải tỏa tâm lý ngại thay đổi họ Và trì chương trình giai đoạn sau, kể sau bàn giao hệ thống cho khách hàng Có kế hoạch kiểm tra, giám sát trình thao tác người dùng Từ đó, có chương trình kiểm tra đánh giá việc thực hiện, thao tác người dùng Sớm hoàn thành tài liệu hướng dẫn, bảng mô tả tính năng, tra cứu nghiệp vụ gửi cho khách hàng từ giai đoạn đầu thường xuyên cập nhật thay đổi, bổ sung 3.1.9 Xây dựng thiết kế lại quy trình quản lý thay đổi BYS xây dựng cải thiện quy trình quản lý thay đổi Các thay đổi thay đổi yêu cầu khách hàng, thay đổi phiên sản phẩm Quy trình quy định việc tiếp nhận ghi nhận yêu cầu ban đầu khách hàng nào, việc ghi nhận cập nhật yêu cầu lần hai, lần ba… thực ĐỒng thời ghi nhận vào báo cáo cho phận liên quan thay đổi phiên 52 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 201 Tất yêu cầu thay đổi yêu cầu phải ghi nhận, báo cáo văn với cá thông tin thời gian, người chịu trách nhiệm thay đổi, người thực thay đổi, phiên sản phẩm, mô tả thay đổi…một cách đầy đủ rõ ràng Các văn phải chuẩn hóa 3.2 Đối với Phố Xinh 3.2.1 Chính sách nhân dự án Trong dự án diễn ra, nhân viên tham gia dự án phía Phố Xinh vừa phải dành thời gian tham gia dự án, vừa phải hoàn thành công việc hàng ngày, áp lực công việc cao làm ảnh hưởng đến công việc triển khai dự án ERP nhiều Vì vây, Phố Xinh cần phải có sách nhân dự án, sách khen thưởng, động viên nhân viên để họ tham gia tốt dự án Phố Xinh phải giảm áp lực công việc cho nhân viên cách cắt giảm số công việc ngày thành viên tham gia dự án tuyển thêm nhân viên thay số vị trí Phố Xinh cần có khoản lương thưởng phụ cấp cho nhân viên tham gia dự án Yêu cầu nhân viên cam kết việc tham gia dự án đến Bên cạnh có kế hoạch nhân dự phòng trường hợp co thành viên dự án nghỉ việc chuyển công tác Trong trường hợp đó, người thay phải người nắm rõ cập nhật thường xuyên thông tin dự án 3.2.2 Chính sách truyền thông Việc truyền thông trình diễn dự án quan trọng Nhà lý dự án phải đảm bảo việc thông báo cập nhật liên tục toàn thông tin dự án về: tiến độ, kế hoạch, mốc kiện, kết giai đoạn, yêu cầu hỗ trợ, hợp tác từ nhà cung cấp…đến thành viên dự án Các nhà quản lý cần phải có tâm thay đổi truyền đạt tâm cho nhân viên Các nhà quản lý phải thường xuyên động viên, khuyên khích giám sát việc áp dụng quy trình mới, thao tác hệ thống nhân viên 3.2.3 Chuẩn bị tốt 53 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 201 Phố Xinh (cũng người mua) cần đầu tư thời gian chuẩn bị tốt Trong đó, phải chuẩn bị tốt sở hạ tầng theo yêu cầu kĩ thuật hệ thống từ phía nhà cung cấp, chuẩn bị tốt kiến thức tin học cho nhân viên đặc biệt thành viên tham gia dự án, chuẩn bị tốt tư tưởng thay đổi, chuẩn bị tốt kế hoạch thành viên dự án, tiến độ thực hiện, điều phối nguồn lực phải có kế hoạch dự phòng Phố Xinh tìm hiểu thuê đơn vị quản lý dự án chuyên nghiệp để quản lý dự án triển khai ERP công ty 54 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 201 KẾT LUẬN Tóm lại, ERP giải pháp quản lý nguồn lực vô hiệu Trong thời đại công nghệ thông tin nay, việc trang bị hệ thống ERP xu tất yếu, nhu cầu thiết DN để quản lý nguồn lực cách hiệu tạo lợi cạnh tranh Đề tài cung cấp kiến thức hệ thống ERP, quy trình triển khai ERP, thực trạng ứng dụng ERP Việt Nam Bên cạnh đó, với việc tiếp xúc trực tiếp tham gia triển khai dự án ERP cho công ty TNHH Hoàng Nam- Phố Xinh, mong muốn chia sẻ thông tin thực tế, vấn đề, hạn chế suốt dự án mà công ty cổ phần BYS gặp phải Đây vấn đề công ty, đơn vị triển khai ERP khác Những giải pháp, kiến nghị đưa dựa trình làm việc thực tế hi vọng giúp cho DN hoạt động lĩnh vực có nhìn đầy đủ để cải thiện chất lượng triển khai ERP 3.2 55 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 201 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Các tài liệu tham khảo: Enterprise Resource Planning (ERP): The Dynamics of Management_Abraham Shtub 2.ERP A-Z Implementer’s Guide for success_Travis Anderegg 3.Tài liệu training công ty cổ phần BYS Các trang web tham khảo: http://www.itjsc.com.vn http://www.fast.com.vn http://erpvietnam.wordpress.com http://www.doanhnhan360.com http://eac.vn http://pcworld.com.vn http://www.misa.com.vn http://www.1vs.vn http://www.erpsolution.com http://www.erpwire.com 56 [...]... Manufacturing), giúp cải tiến và kiểm soát quy trình sản xuất tốt hơn Quản trị nhân sự Các phân hệ Quản trị nhân sự của sẽ giúp DN quản lý hiệu quả nguồn nhân lực của mình, đồng thời cung cấp các công cụ để gắn người lao động với các mục tiêu của tổ chức, hỗ trợ tất cả các nghiệp vụ quản lý nhân viên, tuyển dụng, đào tạo, lương… Quản lý dự án Hệ thống giúp cải tiến công tác quản lí dự án, cung cấp thông... lựa chọn FAST cùng với giải pháp quản trị toàn diện doanh nghiệp Fast Business với các phân hệ thu mua nguyên liệu, quản lý bán hàng, quản lý kho, quản lý tài chính kế toán, quản lý thiết bị, thống kê phân xưởng, tính toán tối ưu việc thực hiện đơn hàng dựa vào nguyên liệu đầu vào, quản lý nhân sự - tính lương… Fast Business được triển khai cho 3 công ty tại Cà Mau, 2 công ty ở Kiên Giang và 1 công ty... Cung ứng Hỗ trợ quản lí toàn bộ quy trình cung ứng, từ quản lý kho đến vận chuyển và trả lại hàng Quản lí bán hàng Cho phép quản lí các quy trình bán hàng rất mềm dẻo, cung cấp số liệu kịp thời, góp phần tăng khả năng thực hiện đúng hạn các đơn hàng của khách hàng, tự động hóa quy trình từ bán hàng đến thu tiền, góp phần làm giảm các chi phí bán hàng Quản lí sản xuất Giúp tối ưu hóa... nhà quản lý • Tăng cường khả năng quản lý, giám sát, điều hành DN, sử dụng các công cụ hiện đại, mở rộng khả năng truy cập thông tin giúp cho các nhà quản lý thực hiện công việc của mình một cách nhanh chóng, thuận tiện và dễ nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, giảm giá thành • Sử dụng tối ưu nguồn lực bao gồm nhân lực, vật lực, tài lực trong sản xuất kinh doanh • Giải quy t vấn đề tăng hiệu quả. .. tôi quy t định đầu tư, triển khai phần mềm này trên toàn hệ thống phân phối và chuỗi bán lẻ của Công ty Phúc Anh Việc ứng dụng chương trình quản lý ERP hiện đại này sẽ góp phần nâng cao hoạt động quản lý, quy trình kinh doanh, dịch vụ hậu mãi theo tiêu chuẩn quốc tế Giúp hoàn thiện hơn bộ máy vận hành, từ đó nâng cao chất lượng phục vụ và chăm sóc khách hàng của Phúc Anh ngày một tốt hơn Triển khai ERP. .. vào ERP mà phải cải tiến để hội nhập theo chuẩn quản lý quốc tế Chính vì thế, Savimex đã chọn gói ERP của Oracle (được soạn phù hợp với DN vừa và lớn của khu vực Đông Nam Á) và Trung Tâm Dịch Vụ ERP FPT làm nhà tư vấn triển khai 5 module (tài chính; quản lý kho; mua hàng; bán hàng và sản xuất) thử nghiệm cho khối văn phòng và nhà máy Savimex Đồng thời, Savimex cũng quy t tâm thực hiện cải tiến quản lý. .. này sẽ giúp DN tối ưu hóa hiệu quả trong dài hạn 3 Xác định các quy trình tác nghiệp cần cải thiện DN đã triển khai ERP không có nghĩa là tất cả mọi quy trình tác nghiệp tại các phòng ban đều hoàn hảo Đôi khi vẫn có những quy trình bất hợp lý và cần được tái cấu trúc một lần nữa Ban quản lý dự án cần làm việc với các nhân viên tác nghiệp trực tiếp để xác định các nút gãy trong quy trình cũng như nguyên... thấy hài lòng với hiệu quả mà các dự án mang lại - Đội ngũ nhân viên của 67% DN hài lòng với ERP Nhưng ngược lại, nhiều dự án ERP cho thấy những kết quả như mong muốn: - 57% các dự án ERP triển khai vượt ngân sách - 54% DN cho biết các hoạt động SX-KD của họ chịu ảnh hưởng (đình trệ hoặc tệ hơn là ngừng hoạt động) khi chạy thật hệ thống 19 - Trên 40% các dự án kéo dài hơn thời gian dự kiến ( khoảng... phận mua hàng, bán hàng và quản lý tồn kho Hiệu quả trước mắt khi ứng dụng ERP là thông tin tình hình sản xuất kinh doanh, các khoản công nợ, tiến độ hợp đồng mua, bán hàng, nhu cầu vật tư thực tế, giá thành sản phẩm… được cập nhật nhanh chóng 1.2.2 Các nhận định của các chuyên gia về thị trường ERP ở Việt Nam và xu hướng sử dụng ERP Việc ứng dụng ERP vào quản lý DN là xu thế tất yếu ERP là xu thế tất... phân hệ ERP ở trên, các DN triển khai mở rộng ERP với việc triển khai CRM (Customer Relationship Management - Quản lí quan hệ khách hàng) và SCM (Supply Chain Planning - Quản lí dây chuyền cung ứng) 1.1.2 Những vấn đề khi triển khai ERP 1.1.2.1 Ưu nhược điểm của ERP Ưu điểm • Tích hợp toàn bộ ứng dụng quản lí sản xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất, có thể tự động hoá các quy trình quản lý • Việc ... QUAN VỂ ERP- THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ERP Ở VIỆT NAM CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BYS VÀ SẢN PHẨM BYS .ERP CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP ĐỀ NGHỊ CẢI TIẾN QUY TRÌNH, NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ ERP MỤC... thiện quy trình, nâng cao hiệu quản lý dự án ERP với mục đích tìm hiểu, giới thiệu tổng quát ERP vấn đề triển khai ERP Qua đề tài này, muốn giới thiệu phần mềm ERP có mặt thị trường BYS .ERP- một... LUẬN TỐT NGHIỆP 201 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP ĐỀ NGHỊ ĐỂ CẢI TIẾN QUY TRÌNH, NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ DỰ ÁN ERP 3.1 Đối với BYS 3.1.1 Chuẩn hóa tài liệu BYS nên xây dựng chuẩn hóa tài liệu vừa tạo