KỸ NĂNG ĐÁNH GIÁ HIỆU NĂNG CÔNG TÁC CỦA NHÂN VIÊN NỘI DUNG  Kỹ đánh giá hiệu công tác nhân viên – Nguyên tắc phương pháp đánh giá tiêu công tác – Phương pháp trao đổi thông tin phản hồi hiệu – Phương pháp viết đánh giá công tác – Tổ chức buổi đánh giá hiệu – Các bước tiến hành đánh giá tiêu công tác  Hãy suy nghó  Bạn đánh giá nhân viên chưa? Bạn cảm nhận phải đánh giá đó? Vài nhận xét     Rất nhiều nhà quản lý e ngại phải đánh giá nhân viên Đặc biệt phải viết ý kiến đánh giá/ nhận xét lực nhân viên, họ thường gặp phải hội chứng “khủng hoảng thần kinh tạm thời” Thật ra, đánh giá làm văn Do đó, câu chữ viết không thiết phải cầu kỳ, phức tạp bóng bẩy văn chương Mục tiêu trao đổi nhận xét có tính xây dựng hướng dẫn nhân viên cải tiến thành tích công tác Thế đánh giá thành công? HIỆU QUẢ  KÉM HIỆU QUẢ Những sai lầm  Tranh cãi với nhân viên  Mang tính cá nhân  Chì chiết lỗi cũ  So sánh nhân viên với  So sánh nhân viên với người đánh giá  Thường xuyên nói: « Nếu anh/chò… » Chú ý viết nhận xét    Chú ý hành vi quan sát chứng minh cho ý kiến mình, đưa nhận xét cuối hiệu công tác nhân viên Viết khoảng 1-2 đoạn ngắn (mỗi đoạn khoảng 13 câu/ý) Mỗi ý khẳng đònh cần phải minh họa hành vi đáp ứng yêu cầu; – –  Thế sao? So what? Chứng minh đi! Prove it! Nếu phải viết nhận xét gắt gao, thêm vào việc nhân viên nên làm nên làm theo hướng tích cực Một số ví dụ…  “Always does high quality work in correspondence typing” Một số ví dụ…  “Can always be counted on to manage projects well.” Một số ví dụ…  “Has excellent people skills in explaining information to the public.” Một số ví dụ…  “She is not a team player Sometimes her moods affect her working relationships.” bước chuẩn bò buổi đánh giá  Giữ hẹn  Đảm bảo hai có chuẩn bò trước  Dự trữ thời gian rộng rãi  Đừng để bò quấy rầy  Tạo lập không khí thân mật, tin cậy bước buổi đánh giá Giải thích mục đích buổi đánh giá Khuyến khích việc trao đổi cởi mở Thảo luận thành tích quan trọng Xem xét mục tiêu tiêu chuẩn Đánh giá tiêu không đạt Đònh mục tiêu tiêu cho giai đoạn kế Kết thúc buổi đánh giá cách vui vẻ Bước – Mục đích buổi đánh giá      Giải thích mục đích buổi đánh giá Nói rỏ trình tự đánh giá thời gian Giải thích cần thêm thời gian bạn làm Nói rỏ bạn cởi mở chân thành mong nhân viên hành xử Giới thiệu bước trình đánh giá hỏi xem nhân viên có muốn thêm vào điều không? Bước – Khuyến khích trao đổi  Tạo hội cho nhân viên trình bày quan điểm nhận xét trước  Đặt nhiều câu hỏi mở để bảo đảm bạn nhận nhiều thông tin cần thiết – Ví dụ: Bạn nghó bạn làm để đạt kết tốt hơn? Bước – Các thành tích quan trọng  1- Mô tả thật cụ thể thành tích đạt mà bạn cho quan trọng –  “The training I asked you to implement for the new members of the team was outstanding in its content and demonstration of our organization’s ethos It offered concrete suggestions for thriving in this job.” 2- Thể tình cảm thật bạn thành tích – “I was impressed by the command of fundamental training principles that you demonstrated during the program Your skills have substantially improved over the past few months.” Bước – Các thành tích quan trọng  3- Cụ thể hóa hành vi hay hoạt động mà bạn muốn nhân viên tiếp thục thể –  “The strategy of comprehensively assessing the training needs of your team before implementation is really working well.” 4- Thể qua lời nói hành động tự tin bạn vào nhân viên – “I knew that you would succeed in this project At the next management meeting I am going to suggest that other departments have you deliver this training to them.” Bước – Xem xét mục tiêu & tiêu chuẩn  Tới lúc này, bạn thiết lập không khí nhẹ nhàng cho buổi đánh giá  Bạn dễ dàng xem xét lại tiêu thỏa thuận vấn đề có  Nên nhớ, “đối thoại”, bạn nên khuyến khích nhân viên trao đổi ý kiến họ Bước – Đánh giá tiêu không đạt  1- Xem xét yêu cầu – – – Mô tả làm tốt chưa làm Đánh giá thành tích cụ thể (out put), đừng đánh giá tính cách cá nhân Sử dụng câu hỏi gợi ý “directive question” nhằm thách thức nhân viên tìm phương pháp làm việc tốt  Ví dụ: “Your reports contain all the necessary data but they are never forwarded to me on schedule Why is this happening?” Bước – Đánh giá tiêu không đạt  2- Nắm rỏ phản ứng nhân viên – – – – – Lắng nghe ý kiến phản hồi nhân viên Khuyến khích nhân viên đưa ví dụ cụ thể Không rơi vào tranh cãi “Ai đúng?”, “Ai sai?” Nếu nhân viên bắt đầu gay gắt bảo vệ quan điểm hay đổ lỗi cho người khác, giải thích rỏ bạn ý đònh thảo luận lỗi sai mà muốn học hỏi để giúp nhân viên làm việc tốt Sử dụng câu hỏi lặp lại “Reflective questions”, ví dụ: Employee: “Our output would be higher if we changed the procedures we use.” [Lắng nghe diễn dãi ý nhân viên] Manager: “You’re sure that output can be improved?” Bước – Đánh giá tiêu không đạt  3- Cùng giải vướng mắc – Lưu ý, để nhân viên tự giải vấn đề họ Tránh trường hợp nhân viên yêu cầu bạn giải giúp họ, ví dụ:  – Đưa yêu cầu bạn việc sữa chữa nhân viên cách tích cực  – “What you suggest is a fair solution?” “Some ways you could be even more effective are ” Nên nhớ tránh để nhân viên đẩy trách nhiệm phía bạn Bước – Đánh giá tiêu không đạt  4- Tính khả thi – Mô tả kỳ vọng bạn thành tích nhân viên thật cụ thể, rỏ ràng có thời hạn, ví dụ: “What I am requesting is that you assume responsibility for keeping me abreast of each week’s progress every Friday before p.m over the entire next review period.” Bước – Đònh mục tiêu & tiêu cho giai đoạn kế   Sát thực tế Khuyến khích nhân viên tự đề mục tiêu họ – – “So what would you be willing to commit to doing?” [trả lời] “By what date?” “An area I’d like to see you tackle is the difficulty we’ve had with Let’s set an objective and a time frame for solving it.” Bước – Kết thúc buổi đánh giá   Tổng kết buổi đánh giá Hướng tương lai cách tích cực – –    “Let’s restate what we agreed upon ” “I’m feeling good about what we discussed ” Yêu cầu nhân viên lặp lại mục tiêu kỳ vọng thảo luận đồng ý lần Hỏi nhân viên họ có cảm thấy điều khó khăn việc hoàn thành mục tiêu không Kết thúc buổi nói chuyện THỰC HÀNH 1.Hướng dẫn sử dụng mẫu biểu 2.Thảo luận tình 2.Viết đánh giá cá nhân 3.Đóng vai vấn đánh giá [...]... không đạt  2- Nắm rỏ các phản ứng của nhân viên – – – – – Lắng nghe các ý kiến phản hồi của nhân viên Khuyến khích nhân viên đưa ra các ví dụ cụ thể Không rơi vào cuộc tranh cãi về “Ai đúng?”, “Ai sai?” Nếu nhân viên bắt đầu gay gắt bảo vệ quan điểm của mình hay đổ lỗi cho người khác, giải thích rỏ bạn không có ý đònh thảo luận các lỗi sai mà muốn học hỏi để giúp nhân viên làm việc tốt hơn Sử dụng câu... procedures we use.” [Lắng nghe và diễn dãi ý nhân viên] Manager: “You’re sure that output can be improved?” Bước 5 – Đánh giá các chỉ tiêu không đạt  3- Cùng nhau giải quyết các vướng mắc – Lưu ý, để nhân viên tự giải quyết các vấn đề của họ Tránh trường hợp nhân viên yêu cầu bạn giải quyết giúp họ, ví dụ:  – Đưa các yêu cầu của bạn về việc sữa chữa của nhân viên một cách tích cực  – “What do you suggest... Giải thích nếu cần thêm thời gian thì bạn sẽ làm gì Nói rỏ rằng bạn sẽ rất cởi mở và chân thành và mong rằng nhân viên cũng hành xử như thế Giới thiệu các bước chính trong quá trình đánh giá và hỏi xem nhân viên có muốn thêm vào điều gì không? Bước 2 – Khuyến khích trao đổi  Tạo cơ hội cho nhân viên trình bày quan điểm và nhận xét trước  Đặt nhiều câu hỏi mở để bảo đảm rằng bạn nhận được nhiều thông... nhớ, đây là một cuộc “đối thoại”, bạn nên luôn khuyến khích nhân viên trao đổi ý kiến của họ Bước 5 – Đánh giá các chỉ tiêu không đạt  1- Xem xét các yêu cầu – – – Mô tả cái gì làm tốt và cái gì chưa làm được Đánh giá thành tích cụ thể (out put), đừng đánh giá tính cách cá nhân Sử dụng các câu hỏi gợi ý “directive question” nhằm thách thức nhân viên tìm ra các phương pháp làm việc tốt hơn  Ví dụ: “Your... ” “I’m feeling good about what we discussed ” Yêu cầu nhân viên lặp lại các mục tiêu hoặc kỳ vọng đã thảo luận và đồng ý một lần nữa Hỏi nhân viên nếu họ có cảm thấy điều gì quá khó khăn trong việc hoàn thành các mục tiêu đó không Kết thúc buổi nói chuyện THỰC HÀNH 1.Hướng dẫn sử dụng những mẫu biểu 2.Thảo luận tình huống 2.Viết bài đánh giá cá nhân 3.Đóng vai trong một phỏng vấn đánh giá ... cách tích cực  – “What do you suggest is a fair solution?” “Some ways you could be even more effective are ” Nên nhớ tránh để nhân viên đẩy trách nhiệm về phía bạn Bước 5 – Đánh giá các chỉ tiêu không đạt  4- Tính khả thi – Mô tả các kỳ vọng của bạn về thành tích của nhân viên thật cụ thể, rỏ ràng và có thời hạn, ví dụ: “What I am requesting is that you assume responsibility for keeping me abreast... months.” Bước 3 – Các thành tích quan trọng  3- Cụ thể hóa các hành vi hay hoạt động mà bạn muốn nhân viên tiếp thục thể hiện –  “The strategy of comprehensively assessing the training needs of your team before implementation is really working well.” 4- Thể hiện qua lời nói và hành động sự tự tin của bạn vào nhân viên – “I knew that you would succeed in this project At the next management meeting I am going... responsibility for keeping me abreast of each week’s progress every Friday before 5 p.m over the entire next review period.” Bước 6 – Đònh các mục tiêu & chỉ tiêu cho giai đoạn kế   Sát thực tế Khuyến khích nhân viên tự đề ra các mục tiêu của họ – – “So what would you be willing to commit to doing?” [trả lời] “By what date?” “An area I’d like to see you tackle is the difficulty we’ve had with Let’s set an objective