Báo cáo thực tập tại Bưu điện tỉnh Hưng Yên.docx

Báo cáo thực tập tại Bưu điện tỉnh Hưng Yên

LỜI NÓI ĐẦU.

Nhằm tạo điều kiện cho sinh viên nắm bắt được các công việc, qui trình thực tế tại các Bưu Điện tỉnh, huyện các thầy cô trong khoa Quản Trị Kinh Doanh, cùng với các đồng chí lãnh đạo Học Viện Công Nghệ Bưu Chính Viễn Thông đã tạo điều kiện cho chúng em được đi thực tập tại tỉnh Hưng Yên.

Sau ba tuần thực tập với sự giúp đỡ của các cán bộ trong ban lãnh đạo Bưu điện tỉnh, công ty BC-PHBC, công ty Điện báo - Điện thoại, cùng với các cô chú, anh chị trong các tổ giao dịch, khai thác, điện báo, 108 cùng với những kiến thức em đã học được ở trường do các thầy cô trong khoa giảng dạy em đã hiểu biết thêm được rất nhiều về quy trình khai thác các dịch vụ Bưu Chính - Viễn Thông cũng như cách thức tổ chức sản xuất của các đơn vị Em thấy chuyến đi thực tế này rất bổ ích, em được trực tiếp theo dõi và tham gia vào làm việc như một giao dịch viên và được tiếp xúc trực tiếp với khách hàng từ đó em có thể kết hợp với các môn học khác như Maketing cơ bản và dịch vụ, kinh tế BCVT áp dụng cho việc phục vụ khách hàng, chăm sóc khách hàng

Em xin cảm ơn các thầy, cô trong khoa, các cô, chú trong Bưu điện tỉnh Hưng Yên đã tạo điều kiện giúp đỡ chúng em có được chuyến thực tập bổ ích này Sau đây là một số vấn đề mà em đã biết tại cơ sở thực tế của mình:

A PHẦN TÌM HIỂU CHUNG

1.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu Bưu điện tỉnhHưng Yên :

Bưu điện tỉnh Hưng Yên là tổ chức kinh tế-đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc Tổng công ty Bưu chính –Viễn thông Việt Nam theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty Bưu chính -Viễn thông Việt Nam được phê chuẩn tại Nghị định 51/CP ngày 01/8/1995 của Chính Phủ , là một bộ phận cấu thành của hệ thống tổ chức và hoạt dộng của Tổng công ty ,hoạt động kinh doanh và hoạt động công ích cùng các đơn vị thành viên khác trong một dây chuyền công nghệ Bưu Chính - Viễn Thông liên hoàn thống nhất cả nước , có mối liên hệ mật thiết với nhau về tổ chức mạng lưới lợi ích kinh tế, tài chính ,phát triển dịch vụ Bưu chính - Viễn thông để thực hiện những mục tiêu kế hoạch Nhà nước do Tổng công ty giao; Được thành lập theo Quyết định số :342/TCBĐ-LĐ ngày 14/6/1997 của Tổng cục trưởng Tổng cục Bưu điện

Bưu điện Hưng Yên có tên giao dịch quốc tế là: HUNG YEN AND TELECOMMUNICATIONS (viết tắt là HUNG YEN P&T), có trụ sở chính tại Thị xã Hưng Yên tỉnh Hưng Yên.

Bưu điện Hưng Yên chịu sự lãnh đạo của Tỉnh uỷ, UBND tỉnh Hưng Yên về chấp hành pháp luật, các mặt hoạt động có liên quan đến nhiệm vụ phục vụ nhân dân tỉnh Hưng Yên và gắn nhiệm vụ; phát triển Bưu chính – Viễn Thông với quy hoạch, kế hoạch của tỉnh

BĐ tỉnh Hưng Yên chịu trách nhiệm quản lý hoạt động của: + Công ty Điện báo Điện thoại

+ Công ty Bưu chính và PHBC + 9 Bưu điện huyện:

1) Bưu điện huyện Văn Giang Có 24 công nhân viên

Có 2 trạm tổng đài và 2 bưu cục 2) Bưu điện huyện Văn Lâm

Có 36 công nhân viên

Có 3 trạm tổng đài và 4 bưu cục 3) Bưu điện huyện Tiên Lữ

Có 36 công nhân viên

Có 3 trạm tổng đài vệ tinh của tổng đài HOST và 4 bưu cục 4) Bưu điện huyện Phù Cừ

Có 33 công nhân viên

Có 2 trạm tổng đài vệ tinh của tổng đài HOST và 5 Bưu cục 5) Bưu điện huyện Kim Động

Có 36 công nhân viên

Có 3 trạm tổng đài vệ tinh của tổng đài NEC và 5 bưu cục 6) Bưu điện huyện Ân Thi

Có 35 công nhân viên

Có 3 trạm tổng đài vệ tinh của tổng đài HOST và 4 bưu cục 7) Bưu điện huyện Yên Mỹ

Có 27 công nhân viên

Có 2 trạm tổng đài và 3 bưu cục 8) Bưu điện huyện Khoái Châu

Có 51 công nhân viên

Có 4 trạm tổng đài vệ tinh HOST và 8 bưu cục 9) Bưu điện huyện Mỹ Hào

Có 32 công nhân viên

Có 2 trạm tổng đài và 4 bưu cục

a) Chức năng, nhiệm vụ.

 Tổ chức , xây dựng, quản lý, vận hành và khai thác mạng lưới Bưu chính- Viễn thông để kinh doanh và phục vụ theo Tổng công ty trực tiếp giao và phục vụ theo quy hoạch , kế hoạch và phương hướng phát triển do Tổng công ty trực tiếp giao Đảm bảo thông tin liên lạc phục vụ sự chỉ đạo của cơ quan Đảng , chính quyền các cấp, phục vụ các yêu cầu thông tin trong đời sống kinh tế, xã hội của các ngành và nhân dân trên địa bàn Tỉnh Hưng Yên và các nơi khác theo quy định của Tổng công ty nhằm hoàn thành kế hoạch được giao.

 Thiết kế mạng lưới thuê bao, xây lắp chuyên ngành thông tin liên lạc  Kinh doanh vật tư thiết bị chuyên ngành bưu chính – viễn thông  Kinh doanh các ngành nghề khác trong phạm vi pháp luật cho phép

và thực hiện các nhiệm vụ Tổng công ty giao

b) Cơ cấu tổ chức.

Giám đốc và bộ máy giúp việc

 Giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm , miễn nhiệm ,khen thưởng , kỷ luật theo đề nghị của Tổng giám đốc Giám đốc là đại diện pháp nhân của đơn vị, chịu trách nhiệm truớc Tổng công ty và trước pháp luật về quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị trong phạm vi quyền hạn và nghĩa vụ được quy định.

 Phó giám đốc do Tổng giám đốc bổ nhiệm,miễn nhiệm , khen thưởng kỷ luật là người giúp Giám đốc quản lý , điều hành một hoặc một số

lĩnh vực hoạt động của đơn vị theo phân công của giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được phân công , chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được phân công

 Kế toán trưởng do Tổng giám đốc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng kỷ luật, là người giúp Giám đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toán thống kê của đơn vị , có các quyền và nhiệm vụ theo quy định của pháp luật.

 Bộ máy quản lý của BĐHY gồm các phòng ban chuyên môn và các chuyên viên giúp giám đốc trong việc quản lý và điều hành công việc chuyên môn chịu trách nhiệm trước giám đốc về nhiệm vụ và nội dung công việc được giao

 Tập thể người lao động trong bưu điện Tỉnh Hưng Yên.

 Các đơn vị trực thuộc của bưu điện tỉnh Hưng Yên :gồm các đơn vị sản xuất kinh doanh và các đơn vị sự nghiệp

 Các đơn vị sản xuất kinh doanh thực hiện chế độ hạch toán phụ thuộc có tư cách pháp nhân, hoạt động theo phân cấp của BĐHY , có con dấu riêng theo mẫu dấu doanh nghiệp Nhà Nước, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của đơn vị trong phạm vi quyền hạn và nghĩa vụ đuợc quy định.

 Đơn vị sự nghiệp, hoạt động theo phân cấp của BĐHY có con dấu theo tên gọi, được Giám đốc BĐHYgiao nhiệm vụ và cấp kinh phí hoạt động theo các lĩnh vực chuyên môn cụ thể

 Các đơn vị trực thuộc có cấp trưởng phụ trách và có kế toán trưởng có thể có cấp phó giúp việc quản lý, điều hành, có cán bộ quản lý giúp việc chuyên môn, nghiệp vụ và lực lượng lao động.

2

Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của công tyBưu chính PHBC.

Công ty Bưu chính của PHBC là đơn vị sản xuất kinh doanh trực thuộc Bưu điện tỉnh Hưng Yên-đơn vị thành viên thuộcTổng công ty Bưu chính –Viễn thông Việt Nam theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Bưu điện Tỉnh Hưng Yên.

a) Chức năng :

 Tổ chức Tổ chức , xây dựng, quản lý, vận hành và khai thác mạng l-ưới Bưu chính PHBC mạng viễn thông công cộng ở thị xã Hưng Yên , là đầu mối trung tâm khai thác Bưu chính – PHBC của tỉnh Tổ chức điều hành và xử lý khai thác kỹ thuật nghiệp vụ đối với các bưu điện huyện thị trong dây chuyền sản xuất kinh doanh và phục vụ của lĩnh vực bưu chính – PHBC

 Trực tiếp vận chuyển đường thư cấp 2 ,tổng hợp yêu cầu , phân phối và thanh toán báo chí với các bưu điện huyện thị , Công ty phát hành báo chí Trung ương, các nhà xuất bản Trung ương và địa phương nếu có Tổng hợp , đối chiếu kiểm soát các bản kê chứng từ chuyển tiền , quản lý cung ứng và điều phối quỹ chuyển tiền theo phân cấp của bưu điện

 Công ty Bưu chính PHBC có trách nhiệm thực hiện theo quy hoạch , kế hoạch, mục tiêu, phương hướng nhiệm vụ được giám đốc Bưu điện tỉnh giao Đảm bảo thông tin liên lạc phục vụ sự chỉ đạo của các cơ quan đảng, chính quyền các cấp, phục vụ các yêu cầu thông tin trong đời sống, kinh tế, xã hội của các ngành và nhân dân trên địa bàn Thị xã Hưng Yên và các nơi theo quy định của Giám đốc Bưu điện nhằm hoàn thành xuất xắc kế hoạch được giao.

 Thiết kế mạng Bưu chính (Bưu cục, kiốt, đại lý, phát hành viên và mạng hòm thư).

 Kinh doanh vật tư thiết bị chuyên ngành Bưu chính – Viễn thông và văn hoá phẩm

 Kinh doanh các ngành nghề khác trong phạm vi pháp luật cho phép và thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác được giám đốc Bưu điện

- Là 1 đơn vị sản xuất trên lĩnh vực BC-PHBC phục vụ yêu cầu thông tin liên lạc cho các cơ quan của tỉnh, thị trên địa bàn thị xã Đồng thời là đầu mối trung gian khai thác, chia chọn, phân hướng, đóng túi gói cho các huyện trong toàn tỉnh theo địa chỉ hành chính với 39 Bưu cục, phân hướng chia chọn TCT trực tiếp với 61 tỉnh thành Tập hợp tất cả các sản phẩm đi của các huyện trong toàn tỉnh, giao nhận trực tiếp với Hà Nội, Thái Bình - Lực lượng lao động nữ chiếm 75%, lao động có trình độ đại học, cao đẳng 10.3%, trung cấp 34.5%, công nhân 55.2%

- Sản lượng đến nhiều hơn sản lượng đi.

c ) Kết quả thực hiện kế hoạch năm 2001

1) Bưu chính:

a) Khối lượng phục vụ tại Thị xã Hưng Yên :

Phát thư, ấn phẩm các loại 9137 kg ~1370550 cái 10472 kg

b) Khối lượng phục vụ qua:

Bưu phẩm các loại 14386kg~ 2157900 cái 18757 kg~2813550 cái

2) Công tác PHBC:

Bằng các hình thức khuyến khích cộng tác viên, các đại lý, công nhân vận chuyển chấp nhận và phát tại nhà, khuyến khích độc giả dài hạn trả tiền báo trong tháng, bán lẻ các loại báo tại giao dịch , giữ vững độc giả cũ, phát triển độc giả mới Do đó tổng sản lượng các loại báo phát hành trong năm 2001 đạt 890123 tờ.

3) Công tác tiết kiệm Bưu điện

Thực hiện QĐ 4585/1999 CT-BC v/v tổ chức, triển khai dịch vụ TKBĐ giai đoạn 2 HN ngày 25/8/1999 Ngày 1/9/1999 công ty BC-PHBC đã triển khai dịch vụ TKBĐ giai đoạn 2 Qua 1 quý thực hiện công ty BC-PHBC đã nhận gửi tiền TKBĐ có kỳ hạn và trả góp với số thẻ là 171 thẻ với tổng số tiền gửi là 1415707150 đồng Năm 2001 số lượng người gửi tiền TKBĐ ngày càng tăng với số thẻ là 798 thẻ với nhiều mức lãi suất khác nhau ( Lãi suất không kỳ hạn, lãi suất có kỳ hạn 3 tháng, 6 tháng , 12 tháng, lãi suất gửi góp )

3 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của công tyĐiện báo Điện thoại

a Chức năng nhiệm vụ

 Thực hiện nhiệm vụ kế hoạch về thông tin viễn thông do giám đốc Bưu điện tỉnh giao.

 Quản lý toàn bộ trang thiết bị viễn thông.

 Đảm bảo về thông tin viễn thông giữa tỉnh với Trung ương , giữa tỉnh với huyện, thị một cách thông suốt, an toàn và tiện lợi.

 Trực tiếp quản lý mạng lưới viễn thông của Bưu điện, để tổ chức kinh doanh và phục vụ theo phân cấp của Bưu điện tỉnh.

 Được Giám đốc Bưu điện tỉnh uỷ quyền làm trực ban điều hành viễn thôngvà làm việc với bộ phận điêù hành mạng viễn thông của TCT.

 Có quyền cho thuê kênh truyền dẫn thuộc mạng cấp 2  Tổ chức dịch vụ sửa chữa các thiết bị viễn thông  Tham gia xây dựng những công trình viễn thông.

 Thực hiện hạch toán kinh doanh theo phân cấp của Bưu điện tỉnh.

Công ty Điện báo điện thoại có tổng số 71 công nhân viên

Chia thành 9 tổ sản xuất: Tổ tổng đài, tổ dây máy, tổ vi ba, tổ kỹ thuật, tổ quản lý, tổ nguồn, tổ điện báo, tổ 108 - 116, tổ thu nợ

b Đặc điểm tình hình:

 Thuận lợi:

 Đơn vị ổn định về nhân lực, năng lực cán bộ công nhân viên có nhiều chuyển biến , kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm nghề nghiệm tốt hơn

 Mặt bằng quy hoạch của thị xã, tỉnh đã dần ổn định, thuận tiện cho việc phát triển mạng lưới viễn thông.

 Đầu tư của bưu điện tỉnh đã đồng bộ về chuyển mạch, truyền dẫn và các thiết bị phụ trợ khác.

 Các phòng ban chuyên môn chỉ đạo thường xuyên kịp thời, lãnh đạo bưu điện tỉnh có chủ trương sát thực với sản xuất.

 Khó khăn:

 Trình độ chuyên môn của một số cán bộ công nhân viên còn thấp, thiếu kinh nghiệm chưa đáp ứng với nhu cầu sản xuất.

 Kinh phí chi thường xuyên cho sửa chữa mạng lưới phục vụ còn ít.

 Đầu tư mạng cáp ngọn cho vùng sâu, vùng xa chưa kịp thời, còn tồn đọng nhiều đơn yêu cầu lắp đặt máy điện thoại

c Kết quả thực hiện kế hoạch hàng năm Năm 1998:

Dân số là 40100 người

Doanh thu : 4 tỷ 969 triệu đồng Phát triển máy: 798 máy

Tổng số máy trên mạng: 2854 máy đạt 7,11 máy/100 dân

Năm 1999:

Dân số là 40410 người

Doanh thu: 5 tỷ 709 triệu đồng Phát triển máy: 520 máy

Tổng số máy trên mạng: 3374 máy đạt 8,34 máy/100 dân

Năm 2000:

Dân số là 40810 người

Doanh thu; 7 tỷ 346 triệu đồng Phát triển máy: 850 máy

Tổng số máy trên mạng: 4224 máy đạt 10,35 máy/100 dân

Năm 2001:

Dân số là 41228 người

Doanh thu: 9 tỷ 051 triệu đồng Phát triển máy: 1325 máy

Tổng số máy trên mạng: 5549 máy/100 dân

Số máy giảm trong năm là: 41 máy cố định, 2 máy di động trả trước, 2 máy di động trả sau Nguyên nhân là do một số cơ quan đưa tổng đài

nội bộ vào hoạt động( nhà máy nhựa, công ty may, chi nhánh xăng dầu, công an tỉnh )

Phát triển mạng viễn thông nông thôn: Đạt 100% số thôn trên địa bàn có máy điện thoại.

B/ TẠI BỘ PHẬN GIAO DỊCH I/ Qui trình chấp nhận :

1

B ưu phẩm b ưu kiện:

 Giao dịch viên phải kiểm tra hàng hoá mà khách hàng muốn gửi và kiểm tra điều kiện bưu gửi về cách gói bọc

 Sau đó cấp phiếu gửi và hướng dẫn khách hàng

 Cấp BĐ1(BĐ32 cũ) nếu là bưu phẩm ghi số

 Cấp BK1(BK21 cũ) nếu là bưu kiện

 Nhận lại phiếu gửi do khách hàng tự tay viết và kiểm tra họ tên, địa chỉ người gửi, người nhận.

 Buộc bưu gửi, kẹp chì trước mặt khách hàng Cân và ghi khối lượng cùng tiền cước lên bưu gửi và phiếu gửi.

 Lấy nhãn số bưu phẩm ghi sổ trong sổ BĐ2 (BĐ20 cũ) nếu là bưu phẩm ghi số, đóng dấu tên bưu cục nên nhãn số và dán vào mặt trước của bưu phẩm, ghi số hiệu của nhãn vào BĐ1, nếu là bưu kiện thì không cần phải dán nhãn số.

 Đóng dấu ngày vào phiếu gửi, thu tiền và trao biên lai cho khách hàng.

 Dán tem hoặc in cước thay tem lên mặt trước của bưu gửi.

 Đóng dấu huỷ tem, ghi vào sổ kế toán xuất nhập BP-BK BĐ28 ( BĐ2 cũ) và chuyển cho bộ phận khai thác.

2 Báo chí :

 Giao dịch viên cấp giấy đặt mua báo chí PH19( BC trong nước), PH20 ( BC nước ngoài) mỗi loại đưa 2 tờ.

 GDV nhận lại PH19 hoặc PH20 và kiểm soát lại.

 Giao dịch viên viết hoá đơn BC01, lấy chữ ký của khách hàng vào hoá đơn.

 Thu tiền và giao hoá đơn ( liên 2 cho khách hàng).

 Giao 1 phiếu PH19 và liên 3 của BC01 cho bộ phận quản lý độc giả  Căn cứ vào liên 1 của BC01 ghi vào sổ quĩ thu PH5.

3.Điện thoại:

Khi khách hàng có nhu cầu gọi điện thì khách hàng phải ghi số máy cần gọi vào TH27 sau đó nhân viên giao dịch bấm số cần gọi và mời khách hàng vào cabin, khách hàng gọi xong máy tính tự động tính tiền và giao dịch viên thu tiền.

4 Chấp nhận EMS

 Kiểm tra nội dung hàng hoá.

 Cấp phiếu gửi E1( ba tờ đính kèm nhau) và phong bì cho khách hàng  Hướng dẫn khách hàng ghi chép họ tên, địa chỉ người gửi, người

nhận, nội dung hàng hoá, ngày giờ gửi và kí tên.

 Giao dịch viên kiểm tra lại E1, đóng dấu trên cả ba tờ, ghi rõ cước phí lên E1.

 Kí tên giao dịch viên nhận.

 Cân ghi lại khối lượng bưu gửi lên phong bì đựng bưu gửi và tính c-ước.

 Ghi rõ cước phí lên phong bì.

 Ghi số liệu của bưu gửi từ E1 lên phong bì.

 Thu và giao biên lai ( tờ cuối cùng ) cho khách hàng  Đính kèm E1 với phong bì đựng bưu gửi

 Vào sổ nhập xuất và giao cho bên phòng khai thác.

Chuyển tiền

a) Điện chuyển tiền :

Là loại ngân phiếu do bưu điện phát hành và chuyển đi bằng đường điện báo nên đảm bảo nhanh chóng hơn thư chuyển tiền.

 Những nghiệp vụ đặc biệt về điện báo dùng cho điện chuyển tiền Khẩn PN :có tác dụng trong việc phát giấy mời N29, tin tức kèm theo

thư chuyển tiền Thuê phát Có cước trả lời.

Ngoài ra còn có :Lưu kí, báo trả bằng thư hay bằng điện, trả tiền tại nhà

 Mức tiền gửi điện chuyển tiền : Qui định như thư chuyển tiền

Điện chuyển tiền tại Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh không hạn chế số lượng gửi tiền trên một ngân phiếu.

ĐCT gửi đến để trả tiền tại các trung tâm tỉnh, thành phố( trừ Hà Nội, TPHCM) tối đa là 30 triệu đồng, ở các huyện là 5 triệu đồng.

 Quy trình nhận gửi ĐCT:

 Viết ĐCT đi N3: đo người gửi tự viết( không tẩy xoá) họ tên, địa chỉ người gửi, người nhận,số tiền bằng số, bằng chữ, các nghiệp vụ đặc biệt.

 Xin báo trả khi ký gửi ĐCT: TBT, ĐBT.