ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN THỊ THÙY DƯƠNG TỔ CHỨC KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU Lưu TRỮ PHỤC VỤ CÔNG TÁC QUẢN LÝ DAT ĐAI TẠI TONG CỤC QUẢN LÝ ĐẤT ĐAI - BỌ TÀI NGUỶÊN VÀ MÔI TRƯỜNG 9 LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC NGÀNH: LƯU TRỮ Hà Nội, 2014 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN THI THÙY DƯƠNG TỔ CHỨC KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU Lưu TRỮ PHỤC VỤ CỒNG TÁC QUẢN LÝ DAT ĐAI TẠI TONG CỤC QUẢN LÝ ĐẤT ĐAI - Bộ TÀI NGUYÊN VÀ MỒI TRƯỜNG LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC NGÀNH: Lưu TRỮ Mã số: 60 32 03 01 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS TS NGUYỄN MINH PHƯỚNG ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi dưới Sự hướng dẫn của PGS.TS Nguyễn Minh Phương, không trùng lặp với bất cứ công trình nào Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về những lời cam đoan trên Hoc viên Nguyễn Thị Thùy Dương MỤC LỤC 2.2.5 Khai thác sử dụng tài liệu phục vụ công tác thống kê, Mần kê đất đái và hiện trạng 2.4 CHƯƠNG 3: NHỮNG GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHỤC vụ CÔNG TÁC QUẢN LÝ ĐẤT ĐAI TẠI TỒNG cục QUAN LÝ ĐẤT ĐAI - BỘ TÀI NGUYÊN YÀ MÔI TRƯỜNG 92 3.1 Đe xuất giải pháp bổ sung hoàn thiện văn bản quy định của Tổng cục về công tác DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 109 DANH MỤC CHỮVIÉT TẮT CNTT CSDL TNMT TLLT QLĐĐ Công nghệ thông tin Cơ sở dữ liệu Tài nguyên và môi trường Tài liệu lưu trữ Quản lý đất đai DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Nội dung Trang Bảng 1.1: Cơ cấu tổ chức của Tồng cục Quản lý đất đai hiện nay Bảng 1.2: Bảng Tông hợp sô lượng tài liệu đã được thu thập vào kho lưu trữ từ năm 2009-2013 Bảng 1.3: Thông kê sô lượng đĩa tài liệu nộp vê Kho Lưu trữ từ 20102013 Bảngl 4 :Phân loại tài liệu chuyên ngành Bảng 1.5: Thông kê tài liệu hành chính quét (scan) năm 2013 Bảng 1.6: Phân loại thông kê hô sơ quét tại Tông cục Quản lý đât đai Bảng 1.7: Thông kê sô giao nhân tài liệu dạng sô (đĩa CD,DVD) Bảng 1.8: Mâu sô giao nhận tài liệu nộp lưu: Bảngl.9 : Mâu sô xuât tài liệu lưu trữ Bảng 1.10: Mầu sổ thống kê vị trí hồ sơ trong kho lưu trữ Tổng cục Quản lý đất đai Bảng 1.11: Mâu sô thông kê Kho Tông cục Quản lý đât đai Bảng 1.12: Bảng kê các Hô sơ trong Mục lục hô sơ hành chính Bảng 1.13: Mâu thông kê mục lục văn bản hành chính Bảng 1.14: Mâu Sô thông kê mục lục hô sơ tài liệu chuyên ngành Bảng 1.15: Mục lục bản đô hiện trạng sử dụng đât năm 2010 Bảng 1.16: Mục lục hô sơ tài liệu quét (scan): Bảng 2.1: Quy trình khai thác trực tiêp Bảng 2.2: Mầu sổ khai thác tài liệu trực tiếp tại Kho Lưu trữ Tổng cục Quản lý đất đai Bảng 2.3: Quy trình khai thác gián tiêp Bảng 2.4: Thông kê kêt quả sử dụng tài liệu lưu trữ tại Tông cục Quản lý đất đai từ 2011-2013 Bảng 2.5: Kêt quả sô lượt người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ từ 2011-2013 tại Trung tâm Lưu trữ và Thông tin đất đai Bảng 2.6: Thực tiên khai thác thông tin đât đai tại một sô tình Bảng 2.7: Thông kê sô lượng người, sô hô sơ tài liệu lưu trữ được khai thác từ 2011-2013 tại Tổng cục Quản lý đất đai PHẦN MỞ ĐẦU 1 Mục đích, ý nghĩa, sự с ấp thiết của đề tài Tài liệu lưu trữ là một ừong những nguồn di sản văn hóa có giá trị đặc biệt của mỗi dân tộc Tài liệu lưu trữ chỉ thật sự phát huy giá trị khi được khai thác sử dụng để phục vụ các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã hội Tài liệu lưu trữ về đất đai được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan đơn vị thuộc Tổng cục Quản lý đất đai, đóng vai trò quan trọng trong quản lý nhà nước về đất đai Đó là chứng cứ pháp lý chủ quyền về lãnh thổ, quyền sở hữu, thể hiện quyền lực của nhà nước trong quản lý đất đai, sự ứng xử con người với đất đai qua từng giai đoạn lịch sử Các nước tiên tiến trên thế giói đều rất coi trọng và lưu trữ tối đa các loại tài liệu này, đây cũng là một phần thể hiện lịch sử của một quốc gia Bởi thế, công tác lưu trữ tài liệu đất đai ngày càng được chú trọng và phát triển nhờ áp dụng những tiến bộ của khoa học công nghệ và sự hoàn thiện hơn các thể chế, chính sách về lưu trữ, quản lý và chia sẻ dữ liệu Tài liệu được lưu trữ tốt, đảm bảo đầy đủ, được tổ chức khoa học, có khả năng truy cập rộng rãi sẽ làm tăng giá trị của tài liệu và thể hiện sự minh bạch trong công tác quản lý hành chính về đất đai Công tác quản lý đất đai là một công việc quan trọng nên các nhà quản lý phải thu thập nhiều nguồn thông tin đế đưa ra những quyết định chính xác, phù hợp cho sự phát triển bền vững không những của ngành đất đai mà còn của toàn xã hội Mặt khác, do các hoạt động quản lý đất đai luôn có tính kế thừa và sáng tạo nên cần sử dụng rất nhiều tài liệu đã có, những kết quả nghiên cứu đã đi trước để tham khảo Vì vậy, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hiệu quả sẽ góp phần quan trọng phục vụ lâu dài công tác quản lý đất đai Tài liệu về đất đai là loại tài liệu đặc thù, đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực quản lý nhà nước về đất đai, được hình thành trong quá trình hoạt động quản lý nhà nước về đất đai và đo đạc lập bản đồ Tài liệu được lập ở tất cả các đơn vị hành chính và các cấp hành chính, ở các thời kỳ lịch sử khác nhau và sử dụng nhiều phương tiện kỹ thuật khác nhau Do đó tài liệu về đất đai có những đặc điểm riêng, đánh dấu sự phát triển ừong quản lý nhà nước về lĩnh vực đất đai qua các giai đoạn lịch sử Các loại tài liệu về đất đai thường có giá trị sử dụng lâu dài, hay vĩnh viễn Điều đó đồng nghĩa với việc để có thể sử dụng tài liệu về đất đai lâu dài thì công tác lưu trữ phải thật sự được quan tâm và thực hiện một cách khoa học, họp lý góp phần bảo vệ nguồn tài liệu lưu trữ, làm nền tảng để xây dựng cơ sở dữ liệu và cung cấp thông tin đất đai nhanh chóng kịp thời, chính xác, tin cậy khi xã hội ngày càng phát triển, giúp cho công tác quản lý đất đai chặt chẽ hơn nhằm đáp ứng yêu cầu thực tế Hiện nay, tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đất đai của Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài nguyên và Môi trường được lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ và Thông tin đất đai thuộc Tổng cục Quản lý đất đai Có thể nói, Tổng cục trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường quản lý đầu ngành về lĩnh vực đất đai trong cả nước Vì thế, Tổng cục có nhiệm vụ tổ chức xây dựng hệ thống thông 9 tin, lưu trữ dữ liệu về đất đai; cung cấp thông tin về đất đai, Lưu trữ hồ sơ, dữ liệu về đất đai theo quy định của pháp luật Trung tâm Lưu trữ và Thông tin đất đai là đơn vị sự nghiệp có chức năng giúp Tổng cục trưởng thực hiện việc thu thập, xử lý, lưu trữ, cung cấp thông tin, dữ liệu về đất đai; xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai, hệ thống thông tin đất đai và thực hiện các nhiệm vụ khác về đất đai theo quy định của pháp luật Tuy nhiên, công tác lưu trữ nói chung và công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác quản lý đất đai tại Tổng cục Quản lý đất đai nói riêng còn nhiều hạn chế như: Tài liệu được thu thập, bổ sung chưa đầy đủ do Tổng cục Quản lý đất đai mới được thành lập từ 2008 đến nay, cơ sở vật chất phục vụ việc tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu còn thiếu, chưa bố trí được máy móc thiết bị phục vụ tra tìm hiệu quả, chưa ban hành các văn bản quy định hướng dẫn cụ thể về nghiệp vụ, công tác thống kê lập mục lục tài liệu đã được thực hiện nhưng chưa đảm bảo yêu cầu để ứa tìm thuận lơi nên tài liệu lưu trữ chưa thực sự phát huy hết giá trị của nó Trên thực tế, công tác tố chức khai thác, sử dụng tài liệu về đất đai để phục vụ công tác quản lý đất đai về cơ bản đã được thực hiện nhưng chưa đáp ứng được yêu cầu, chưa được quan tâm đúng mức và chưa được thực hiện một cách khoa học, hợp lý Một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên là do chưa có quy định thống nhất về việc giao nộp, thu nhận, lưu giữ, bảo quản và cung cấp dữ liệu về đất đai, tài liệu được thu thập hàng năm còn thiếu, chưa đầy đủ, kinh phí cho việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu hạn hẹp chưa đáp ứng được yêu cầu khai thác, các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu chưa phong phú và chủ yếu mới phục vụ được cán bộ trong cơ quan là chính Điều này gây khó khăn trong việc quản lý lưu trữ tài liệu, khai thác sử dụng và cung cấp thông tin Đối vói công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại cơ quan nếu được thu thập thường xuyên, đầy đủ, hồ sơ có chất lượng sẽ thu hút được sự quan tâm rất lớn của các nhà nghiên cứu, của độc giả đến nghiên cứu tài liệu, đặc biệt là có giá trị trong việc phục vụ mục đích quản lý nhà nước về đất đai Sự tin cậy, tính xác thực của nội dung thông tin chứa đựng trong những tài liệu lưu trữ về đất đai sẽ là một trong những yếu tố rất quan trọng đối với người khai thác, sử dụng tài liệu góp phần nâng cao nhận thức, ý thức của nhiều lãnh đạo, của từng cán bộ, công chức, viên chức ừong cơ quan Mặt khác, hiện nay các vụ khiếu kiện liên quan đến đất đai diễn ra thường xuyên, liên tục và chiếm đến hom 90% các vụ khiếu kiện mà các cơ quan thanh tra phải giải quyết mà nguyên nhân là do còn nhiều bất cập trong quản lý đất đai, trong việc ban hành các văn bản pháp luật dẫn đến hiểu sai, làm sai và gây hậu quả nghiêm trọng Vì vậy, việc đẩy mạnh khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm mục đích phục vụ hiệu quả công tác quản lý đất đai là một yêu cầu cấp thiết Xuất phát từ tình hình trên, với mong muốn nghiên cứu hiếu sâu hom về thực tiễn khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai và đề ra các giải pháp góp phần hoàn thiện việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác quản lý đất đai đang được bảo quản tại Tổng cục Quản lý đất đai - Bộ Tài 1 0 Đối với những cán bộ làm công tác tài liệu đất đai đã được đào tạo ở trình độ trung cấp, cao đẳng chuyên ngành về đất đai cần tiếp tục đào tạo ở trình độ đại học, với những cán bộ có trình độ đại học cần tiếp tục đào tạo ở trình độ trên đại học Thực tế cho thấy nếu cán bộ của Tổng cục có chuyên môn sâu về lĩnh vực đất đai thì góp phần trong việc xử lý số liệu nhanh, chính xác hơn đáp ứng được nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu Đối với cán bộ chuyên môn kỹ thuật không có bằng cấp về lưu trữ, đã làm nghiệp vụ lưu trữ cũng cần được đào tạo thêm về lưu trữ ở trình độ cao đẳng, đại học về cơ bản đội ngũ cán bộ làm việc tại lưu trữ của Tổng cục Quản lý đất đai có chuyên môn nghiệp vụ về đất đai nhưng thiếu nghiệp vụ về lưu trữ nên đối khi còn hiều chưa đúng về các khâu nghiệp vụ lưu trữ dẫn đến việc tổ chức sắp xếp tài liệu còn có thiếu sót Ngược lại, đối với bộ phận cán bộ có nghiệp vụ lưu trữ nhưng lại thiếu kiến thức chuyên về đất đai thì cũng cần được đào tạo thông qua các lớp tập huấn ngắn hạn, dài hạn và tạo điều kiện đi làm việc thực tế tại các địa phương để nắm vững hơn về ngành và các công việc liển quan đến đất đai cần tiếp cận Không chỉ có vậy, các cán bộ làm công tác liên quan đến tài liệu lưu trữ về đất đai muốn xử lý và phục vụ số liệu nhanh chóng cho các đối tượng khai thác sử dụng tài liệu còn phải có trình độ tin học, đặc biệt là các cán bộ có chuyên môn cao về lập trình phần mềm, Quản trị cơ sở dữ liệu, quản lý hệ thống thông tin đất đai, Hình thức đào tạo: Cơ quan có thể cử cán bộ tham gia các lớp tập huấn quản lý nhà nước về đất đai, các khóa nghiệp vụ về lưu trữ, tin học, các chương ừình học liên thông đại học, các chương trình đào tạo sau đại học ừong và ngoài nước về lưu trữ, tin học và chuyên môn về đất đai Bồi dưỡng kiến thức chuyên mồn về đất đai, lưu trữ và tin học: Đối vói những cán bộ đã được đào tạo về chuyên ngành đất đai, chuyên ngành lưu trữ, chuyên ngành tin học hiện đang làm công tác biên tập, xử lý, phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ đất đai cần thường xuyên bồi dưỡng kiến thức mới, công nghệ hiện đại Hàng năm, Tổng cục Quản lý đất đai có thể mở các lớp bồi dưỡng về lưu trữ, về các kiến thức chuyên môn đất đai cho các cán bộ trong cơ quan Cử các cán bộ đi học thêm và bồi dưỡng thêm kiến thức về lưu trữ của Cục Vãn thư Lưu trữ, các lớp bồi dưỡng của Bộ Tài nguyên và Môi trường về chuyên môn Cử các cán bộ đi giao lưu học hỏi và chia sẻ hợp tác trao đổi kinh nghiệm tại nước ngoài để áp dụng hiệu quả vào hệ thống lưu trữ và chia sẻ thông tin tại Tổng cục Như vậy, đào tạo bồi dưỡng cán bộ có trình độ cao về tin học, về chuyên môn đất đai và về lưu trữ là một trong những định hướng của Tổng cục và là yêu cầu cấp thiết hiện nay để nhằm nâng cao trình độ cán bộ, đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của việc khai thác sử dụng thông tin phục vụ công tác quản lý nhà nước về đất đai 1 0 5 3.3.5.4 Sản phẩm đầu ra 1 0 6 Thiết lập và phát ứiển hệ thống thu thập, lưu trữ, cập nhật, xử lý, tích hợp, đồng bộ dữ liệu và chia sẻ, phân phối thông tin trực tuyến qua hệthống mạng thông tin ngành đất đai, đảm bảo an toàn cho toàn bộ hệ thống được thống nhất và đồng bộ từ trung ương đến địa phương; Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật đồng bộ về thông tin dữ liệu thực hiện chủ trương kinh tế hóa ngành đất đai, nâng cao giá tri đóng góp và vị thế của ngành trong nền kinh tế quốc dân vi sự phát triển bền vững của đất nước Đầu tư thiết bị, công nghệ bao gồm các hạng mục Xây dựng giải pháp kỹ thuật, đầu tư công nghệ và phần mềm gốc và phát triển phần mềm CÁC PHƯOUG PHÁP KHAI THÁC THÕNG TIN siJSw 0 DíillS'lsòc - T« h.ềni 1 J[* mục dlt ItHí J Tn^m rrsbdA * * -Ttnteỉm Ííhrtt Tifi Wipdifti ff'utttfi vu TlF uAn mKJdila № Ml * Tir< Mm njii dutg d#nm -T