Các phương pháp phân tích hệ thống quản lý

28 629 0
Các phương pháp phân tích hệ thống quản lý

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Thông tin tài liệu

Các phương pháp phân tích hệ thống quản lý

Cỏc phng phỏp phõn tớch h thng qun (HTQL) 1 Mc tiờu ca nhim v Phõn tớch HTQL Mục tiêu của việc "phân tích" ở đây là để xác định thành phần HTTT (hệ thống thông tin) trong 3 thành phần hợp thành của cái gọi là "hệ thống quản lý" : Thành phần Điều khiển- Thành phần Chấp hành-và HTTT từ đó để xác định mục tiêu-nội dung-phơng pháp tin học hóa, Có đợc "hiểu biết đủ" về hệ thống quản đó, đủ căn cứ để xây dựng 1 hệ tin học (phần cứng, phần mềm, CSDL) để tin học hóa toàn bộ hoặc từng phần HTQL đó. Các hiểu biết đợc xem là đủ, theo nghĩa nói trên (đủ căn cứ để .), phụ thuộc vào loại hình hệ thống và phơng pháp phân tích (PPPT). PPPT đợc xác lập bằng Thế giới quan (Góc nhìn) & Phuơng pháp mô hình hóa. Sản phẩm của nhiệm vụ Phân tích, do đó, bao gồm: 1. 2 thuyt H thng 2.1 H thng l gỡ Hệ thống là một tập hợp các đối tợng tồn tại và tơng tác vì một mục đich chung (trong hệ thống mẹ). 1 tập hợp đợc gọi là đối tợng (Object) chỉ khi: Tập hợp đó có chức năng chung trong hệ thống mẹ (tức là mục đích của sự tồn tại của đối tợng trong hệ thống mẹ) Có 1 đờng biên với môi trờng (gọi là phạm vi của đối tợng). Đối tợng đôi khi còn đợc gọi là "phần tử", "thành phần" hay là "bộ phận" 2.2 Cỏc loi h thng Có các loại hệ thống sau: -Hệ thống thực: Là 1 tập hợp cùng sinh ra vì một mục đích và cùng chết đi (Nh là các đối tợng trong thế giới thực). -Hệ thống ảo: là tập hợp tồn tại vì một chức năng. Chức năng chính là góc nhìn để phân biệt hệ nọ với hệ kia, nó ít đem đến thông tin về sinh ra và chế đi. -Hệ thống cũng có thể phân loại theo góc nhìn "đóng/ Mở": Hệ thống đóng: Là hệ thống không có giao tiếp với bên ngoài ( loại hệ thống này chỉ tồn tại trên thuyết) Hệ thống đóng có quan hệ: Là hệquan hệ với bên ngoài và kiểm soát sự ảnh hởng qua đầu vào và đầu ra của Hệ thống Hệ thống mở: Là hệ chịu sự tác động của bên ngoài và nó hoàn toàn không kiểm soát sự tác động này. Hệ thống kiểm soát phản hồi : Là hệ thống chịu ảnh hởng của môi trờng bên ngoài nhng nó kiểm soát đợc sự tác động này và chỉ thay đổi hoạt động của mình khi cần thiết. -Hệ thống xã hội cũng có thể phân loại theo góc nhìn về chức năng xã hội: Hệ chỉ huy: Là hệ thống con thực hiện chức năng phối hợp hành động giữa các thành phần của hệ thống chủ. Hệ thống chủ bao gồm Hệ chỉ huy, HTTT và Hệ thống chấp hành. Hệ chỉ huy hoạt động bằng kế hoạch mục tiêu (kế hoạch chiến lợc). Kế hoạch chiến lợc đợc truyền đạt xuống cấp dới và nhận thông tin phản hồi để đánh giá và điều chỉnh mục tiêu chiến lợc khi cần. Hệ kiểm soát quản trị (Quản - Management): Là hệ thống thực hiện chức năng duy trì sự nề nếp, trật tự thờng xuyên. Hệ thống bao gồm Bộ phận quản trị và đối tợng quản lý, ví dụ hệ thống quản th viện (đối tợng QL là sách vở, nhà để sách, phòng đọc; ngời đọc, ngời mợn .) , hệ thống quản bệnh viện v.v Hệ Quản hoạt động dựa trên kế hoạch chi tiết (kế hoạch sách lợc) để đạt các mục tiêu sách lợc. Hệ thống kiểm soát hoạt động (Control) : Là hệ thống thực thi chức trách giám sát kiểm tra các hoạt động để đạt các mục tiêu cụ thể do bộ phận Hệ thống xử nghiệp vụ (Tác nghiệp - Operationnal): Là hệ thống thực thi các nghiệp vụ cụ thể ( Ví dụ bộ phận kế toán, bộ phận phân tích, bộ phận cấp phát .) Hệ thống đa chức năng kiểu nh ERP (Enterprise Resource Planing). -Hệ thống phân chia theo bản chất thông tin bao gồm: Hệ xử dữ liệu (DPS-Data Processing System) : tiếp nhận dữ liệu, xử lí cập nhật dữ liệu lu trữ, đa dữ liệu ra ( đây là đặc trng của hệ tác nghiệp). Đầu vào có thể là đơn giản, nội dung xử lí mang tính cục bộ, xử lí phức tạp tốn thời gian và công sức dễ có lỗi tính toán. Ví dụ : Hệ tính toán kết cấu, thủy triều, phân rã hạt nhân, kế toán, thống kê . Nội dung tác nghiệp: (1) Tiếp nhận yêu cầu; (2) Ghi nhận; (3) Xử lí và cập nhật dữ liệu (4); Đa ra các tài liệu báo cáo. Hệ thông tin quản (MIS-Management Information System) : Là một cấu trúc hợp nhất các CSDL và dòng thông tin để tối u hóa thu thập, lu trữ và truyền đạt thông tin qua các tổ chức nhiều cấp để hoàn thành mục tiêu thống nhất. Đối tợng phục vụ của MIS rất rộng từ nhà quản cấp chiến lợc đến cấp sách lợc (trung gian) cho đến cấp tác nghiệp, hỗ trợ ở đây có nghĩa rộng từ cung cấp thông tin cho đến xử lí và lu trữ. Hệ thống quản thờng bao gồm 3 hệ con :Hệ quyết định (chỉ huy); Hệ chấp hành; MIS Hệ trợ giúp quyết định (DSS- Decision Support System) Để có quyết định ở mức chiến lợc và sách lợc thông tin cần thu thập và tổng hợp rất phức tạp mà các hệ MIS không đáp ứng đầy đủ. Hệ chuyên gia : liên quan đến lĩnh vực trí tuệ nhân tạo, làm cho máy tính có khả năng lập luận, tự học, tự hoàn thiện nh con ngời. 2.3 Kho sỏt h thng & Phõn tớch h thng 1. Định nghĩa Hiểu biết về 1 hệ thống bao hàm hiểu biết từ 2 góc nhìn: -Cái nhìn Bên ngoài hệ thống (Outside the system): Từ góc nhìn bên ngoài, 1 hệ thống đợc xác định (biết đợc) khi ta hiểu đợc phạm vi của nó và quy luật vận động và tơng tác với môi tr- ờng - đây là phạm vi của nội dung "Khảo sát hệ thống". -Cái nhìn Bên trong hệ thống (Inside the system): 1 hệ thống đợc gọi là hiểu tốt ( để ta thiết kế xây dựng ra đợc nó) khi thêm góc nhìn vào bên trong hệ đó - đây là phạm vi của nội dung "Phân tích hệ thống". Cái nhìn bên trong thực chất là xác định các "Thực thể" (Object) và sự vận động và tơng tác giữa chúng - hay nói cách khác cách thức vận hành của hệ thống đó. Cái nhìn Bên trong hệ thống cũng khác nhau tùy theo hệ thống đó là hệ thống gì, từ đó có thể có cách nhìn Kiến trúc (trạng thái tĩnh), hay là cách nhìn Động thái (trạng thái động). 2. Nội dung Khảo sát hệ thốngphân tích hiện trạng HTQL a/ Khảo sát hệ thống: Mục tiêu của nhiệm vụ Khảo sát là tìm hiểu quy trình hoạt động của hệ thống thực, các nhu cầu thông tin chính làm cơ sở xác định phạm vi và yêu cầu của MIS. Thực chất là trả lời câu hỏi làm gì? ở đâu? bao giờ? Hệ thống quản thờng bao gồm 3 hệ con :Hệ quyết định (chỉ huy); Hệ chấp hành; MIS, do đó mục tiêu của KSHT là xác định 3 phân hệ này mà cơ bản là MIS. Nhiệm vụ Khảo sát có thể chia làm các giai đoạn : - Khảo sát sơ bộ để xác định tính khả thi của dự án (Có cần tiến hành xây dựng không ? Những việc gì phải làm tiếp sau khi xây dựng xong hệ thống ? Thời gian ? giá thành ? thuận lợi và cản trở? ) -Khảo sát chi tiết nhằm xác định chính xác những gì sẽ thực hiện và khẳng định các kết quả sẽ phải đạt đợc. b/ Phân tích hiện trạng: -Tìm hiểu hiện trạng Tìm hiểu thông tin về ngành dọc của tổ chức, về bản thân tổ chức và thông tin của từng bộ phận trong tổ chức. Phơng pháp có thể áp dụng: quan sát chính thức, quan sát không chính thức, phỏng vấn, phiếu điều tra, bản ghi mẫu. -Tổng kết các xử lý, các dữ liệu -Xác định những gì cần thực hiện để giải quyết vấn đề (phù hợp với: tổ chức đó, các ngời sử dụng và MIS đó). -Xác định phạm vi bài toán: tiếp cận vào từng vấn đề cụ thể dễ hơn là ngồi vào bàn trang cãi và thảo luận. c/ Phân tích khả thi -Phân tích u nhợc điểm của hệ thống hiện hành, sắp xếp các điểm cần giải quyết theo mức độ quan trọng. -Xác định mục tiêu của các bộ phận -Xác định đặc điểm của từng giải pháp (chi phí triển khai, chi phí hoạt động, u khuyết điểm ), chỉ ra những ngời chịu trách nhiệm (tiếp nhận, khai thác, bảo quản ). Kết quả của KSHT bao gồm: Phát biểu vấn đề Xem xét dới góc độ tổ chức và quản Xem xét kỹ thuật: máy tính, cách lu trữ dữ liệu, nhân lực Xem xét về thao tác: nghiệp vụ và bộ phận liên quan, các chức năng và thủ tục chính, các báo cáo, trao đổi thông tin giữa các bộ phận. Kết quả là các tài liệu kiểu nh: Đánh giá thực trạng tin học hóa, các tồn tại và bất cập (trong thực hiện chức năng quản lý) Sơ đồ tổ chức Sơ đồ phân rã chức năng (BFD,CFS) Sơ đồ Trình tự xử (quy trình thủ công) Phạm vi, yêu cầu của MIS (User Requirement - từ góc nhìn ngời sử dụng), bao gồm: +Hồ sơ đầu vào, cho ai?, từ đâu? +Chức năng nào cho ai +Báo cáo đầu ra, từ đâu ? cho ai? +Mô tả bằng lời các loại dữ liệu và mối quan hệ [...]...+ 3 Nội dung Phân tích hệ thống HTQL Mục tiêu của nhiệm vụ Phân tích hệ thống là cụ thể hóa thành: Mô hình tổ chức của MIS (Phân tích ngữ cảnh- mối quan hệ của MIS với bộ máy tổ chức); Mô hình chức năng (Phân tích chức năng của MIS); Mô hình dữ liệu (Phân tích dữ liệu của MIS); Phân tích luồng dữ liệu (giữa các phân hệ của MIS và giữa MIS với môi trờng) Thực chất... có các dòng dữ liệu đợc xử & di chuyển giữa các kho dữ liệu" Các khái niệm sử dụng trong mô hình này là : -Các tiến trình trong hệ thống -Các kho dữ liệu -Đờng chuyển thông tin -Biên hệ thống -Trao đổi với thế giới bên ngoài Mụ hỡnh Khỏi nim Trao i thụng tin (trong MIS v MIS-Mụi trng) Sub_system 1 F1 Sub_system 2 F2 Sub_system 3 Các khái niệm dùng trong mô hình thờng là: -Phân hệ -Nhiệm vụ xử lý. .. trng) Sub_system 1 F1 Sub_system 2 F2 Sub_system 3 Các khái niệm dùng trong mô hình thờng là: -Phân hệ -Nhiệm vụ xử (Function) -Thông diệp gửi giữa các nhiệm vụ, giữa các phân hệ trong hệ thống và giữa hệ thống với môi trờng Mụ hỡnh Khỏi inm Trỡnh t X Đây là sơ đồ kiểu "Sequence Diagram" C quan 1 C quan 1 C quan 3 C quan 4 F1 F2 F3 S chc nng nghip v Dự trù từng đơn vị: - Hiện có - Nhu cầu Kế hoạch... gì? Làm nh thế nào? Phục vụ ai? Kết quả là các tài liệu kiểu nh: lu đồ lu chuyển thông tin (DFD) Sơ đồ trình tự xử (Quy trình tin học hóa) Use Case Diagram ERD - Entities Relationship Diagram Ma trận Chức năng-Thực thể Tổ chức vật lí của hệ thống (Phần cứng, phần mềm, CSDL, đờng truyền) 2.4 HTTT Hệ thống cũng thờng đợc mô hình hóa nh sau: Một hệ thống đợc cấu thành từ 3 thành phần cơ bản là... phần cơ bản là : Thành phần điều khiển( Bộ phận chỉ huy)- Thành phần thực hiện (Bộ phận chấp hành) HTTT Có thể có các loại HTTT trong các HTQL nh sau: HTTT chỉ đạo, chỉ huy, điều hành (Hệ xác định mục tiêu); HTTT hỗ trợ quyết định (DSS - Decision Suport System); HTTT chuyên gia; HTTT quản (MIS - Management Information System) ; HTTT nghiệp vụ (Tác nghiệp, DPS- ? Processing System) 3 Phng phỏp... nhu cầu Kế hoạch tiếp nhận trang thiết bị trên cấp, tự sửa chữa MMTB hiện có Kế hoạch mua từ các công ty ngoài quân đội Hợp đồng p đồng Thực hiện hợp đồng p đồng Chứng từ xuất hàng Nhập các nguồn khác Theo dõi biến động từng mặt hàng (thẻ kho) Tổng hợp giá trị nhập Chi tiết số lượng, giá trị hàng nhập kho Các kho Lệnh/Phiếu nhập (Thông tin về từng mặt hàng: SL, giá trị) Tổng hợp hàng nhập (SL, giá

Ngày đăng: 27/04/2013, 17:56

Từ khóa liên quan

Tài liệu cùng người dùng

  • Đang cập nhật ...

Tài liệu liên quan