Đang tải... (xem toàn văn)
đây là khóa luận tốt nghiệp trong đó mô tả chi tiết thiết kế quy trình QLVB và điều hành tác nghiệp tại UBND xã, quy trình quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến, ứng dụng excel trong quản lý văn bản đi, văn bản đến, ứng dụng phần mềm trong công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến tại UBND xã
LỜI CẢM ƠN Tơi xin cam đoan nội dung khóa luận kết nghiên cứu tìm hiểu thân suốt trình thực tập, nghiên cứu không chép nội dung từ khóa luận khác có sai tơi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm Tuy nhiên hiểu biết thân nhiều hạn chế nên báo cáo tơi khơng tránh khỏi thiếu sót sai lầm chưa đáp ứng hết yêu cầu khoa nhà trường đặt Vì tơi mong nhận đóng góp ý kiến thầy cô giáo khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Trường ĐH Thái Nguyên để bổ sung cho nhận thức tơi khóa luận hồn thiện Qua khóa luận tốt nghiệp cho phép gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy giáo, cô giáo khoa hệ thống thông tin kinh tế trường ĐH công nghệ thông tin truyền thông Thái Nguyên - Những người trang bị cho kiến thức kỹ việc áp dụng công nghệ thông tin vào khâu nghiệp vụ cơng tác văn phịng nói chung việc thiết kế quy trình quản lý văn điều hành tác nghiệp UBND xã Kiên Thành nói riêng Đồng thời qua cho phép gửi lời cảm ơn chân thành, sâu sắc tới thầy ThS Vũ Xuân Nam – tận tình giúp đỡ tơi hồn thành báo cáo khóa luận tốt nghiệp Tôi xin chân thành cảm ơn Kiên Thành, ngày tháng Sinh Viên Vũ Thị Thuý năm 2015 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN BẢNG DANH MỤC CÁC CHỮ CÁI VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP .12 1.1 KHÁI NIỆM 12 Theo nghĩa rộng văn hiểu vật mang tin ghi ký hiệu hay ngôn ngữ, nghĩa phương tiện dùng để ghi nhận truyền đạt thông tin từ chủ thể đến chủ thể khác 12 Theo nghĩa hẹp, văn hiểu tài liệu, giấy tờ, hồ sơ hình thành trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế Theo nghĩa này, loại giấy tờ dùng để quản lý điều hành hoạt động quan, tổ chức định, đề án công tác, báo cáo…đều gọi chung văn .13 Quản lý văn việc áp dụng biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời đảm bảo an tồn văn hình thành hoạt động hàng ngày quan, tổ chức 13 Văn đi: Tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn lưu chuyển nội văn mật) quan, tổ chức phát hành gọi chung văn .13 Văn nội bộ: Là toàn văn quan ban hành để sử dụng nội quan .13 Văn mật: Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước 13 1.2 YÊU CẦU 13 Thống việc tiếp nhận, phát hành, lưu giữ văn đi, đến phận văn thư quan Văn không tiếp nhận, đăng ký văn thư quan, đơn vị, cá nhân nhận văn khơng có trách nhiệm giải .13 Căn vào văn hướng dẫn cấp tổ chức hợp lý hóa trình luân chuyển văn đi, đến; theo dõi chặt chẽ việc giải văn bản, đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, khơng để sót việc, chậm việc 13 Quản lý văn chặt chẽ đảm bảo giữ gìn bí mật thông tin tài liệu, bảo quản chặt chẽ thu hồi tài liệu văn tài liệu có quy định thu hồi 13 Phục vụ kịp thời yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu 13 Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ sổ sách văn thư vào lưu trữ quan thời hạn .13 1.3 PHÂN LOẠI VĂN BẢN 14 Trong hoạt động quản lý văn nói chung bao gồm có loại văn chính: văn văn đến .14 * Trong văn chia thành nhóm văn khác bao gồm: 14 Nhóm Bản 14 Nhóm văn chuyển bên 14 Nhóm văn nội 14 Nhóm văn mật 14 Tuy nhiên tùy hoạt động quan mà có đầy đủ loại văn hay khơng? Riêng với hoạt động UBND cấp xã nói chung xã Kiên Thành nói riêng gần khơng xuất loại hình văn mật 14 1.4 CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN 14 1.4.1 Quản lý văn đến 14 1.4.1.1 Tiếp nhận, đăng ký văn đến .14 1.4.1.2 Trình chuyển giao văn đến .18 1.4.1.3 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến .19 1.4.2 Quản lý văn .20 1.5 VAI TRỊ CỦA CƠNG NGHỆ THƠNG TIN ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP 26 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP TẠI CƠ SỞ.27 2.1 ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CỦA UBND XÃ 27 2.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC – HOẠT ĐỘNG ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP TẠI UBND XÃ KIÊN THÀNH 28 2.2.1 Sơ đồ cấu tổ chức UBND xã( xem hình 2.2) 28 2.2.2 Hoạt động điều hành tác nghiệp UBND xã Kiên Thành 29 2.3 CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN 34 2.3.1 Quản lý văn đến 34 2.3.1.1 Lưu đồ “ Quy trình quản lý văn đến UBND xã Kiên Thành 34 2.3.1.2 Tiếp nhận, đăng ký văn đến 35 * Tiếp nhận văn đến 35 * Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến 36 * Đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến 36 * Đăng ký văn đến 37 2.3.1.3 Trình chuyển giao văn đến 38 * Trình văn đến 38 * Chuyển giao văn đến 38 TẠI UBND XÃ KIÊN THÀNH, KHÔNG LẬP SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN, KHI CHUYỂN GIAO VĂN BẢN CHO CÁC ĐƠN VỊ, CÁ NHÂN, THÌ GHI TÊN TẤT CẢ CÁC CÁ NHÂN, ĐƠN VỊ NHẬN VÀO CỘT ĐƠN VỊ HOẶC NGƯỜI NHẬN TẠI SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN( GHÉP SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN VỚI SỔ CHUYỂN GIAO CÔNG VĂN ĐẾN LÀM SỔ) 39 2.3.1.4 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 39 * Giải văn đến 39 * Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 40 2.3.2 Quản lý văn 41 2.3.2.1 Lưu đồ quản lý văn (xem hình 2.5) 41 2.3.2.2 Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng văn 41 2.3.2.3 Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật 42 2.3.2.4 Đăng ký văn 43 2.3.2.5 Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn 44 2.3.2.6 Lưu văn 47 CHƯƠNG THIẾT KẾ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP TẠI UBND XÃ KIÊN THÀNH HUYỆN LỤC NGẠN - TỈNH BẮC GIANG 49 QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP VỚI BG NET OFFICE 49 3.1.2 Giới thiệu BG net office 49 3.1.3 Việc tiếp nhận văn đến với BG net ofice (xem hình 3.3) .52 52 Hình 3.3 Quy trình tiếp nhận văn điện tử 52 TỪ PHẦN GIAO DIỆN BÊN TRONG, CHỌN MỤC VĂN BẢN ĐẾN (VỚI TRƯỜNG HỢP XEM CÁC VĂN BẢN THAM KHẢO THÌ CHỌN MỤC VĂN BẢN ĐẾN, CHỌN MỤC VĂN BẢN ĐI VỚI TRƯỜNG HỢP VB TRỰC TIẾP GỬI ỦY BAN ĐỂ THỰC HIỆN) SAU ĐÓ CHỌN VĂN BẢN, SAU KHI CHỌN BÊN TRONG CÓ CÁC NỘI DUNG VỀ VĂN BẢN NHƯ: SỐ VĂN BẢN ĐI, SỐ THỨ TỰ THEO SỔ, TRÍCH YẾU, NGƯỜI KÝ, ĐƠN VỊ NHẬN, SỐ BẢN LƯU, ĐỘ KHẨN, MỨC ĐỘ QUAN TRỌNG NHÁY ĐÚP CHUỘT PHẢI VÀO BIỂU TƯỢNG “GIM FINE VĂN BẢN“ HOẶC NHÁY TRỰC TIẾP VÀO VĂN BẢN VÀ MỞ VĂN BẢN BÌNH THƯỜNG (XEM HÌNH 3.5) 53 3.2 GỬI THƯ ĐIỆN TỬ .54 3.2.1 Giới thiệu BG mail – hệ thống thư điện tử tỉnh Bắc Giang .54 3.2.2.Việc gửi văn qua mail (xem hình 3.11) 56 3.3 SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH EXCELL ĐỂ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN 58 3.3.1 Đánh giá chung .58 3.3.2 Lập sổ quản lý văn đến excell .59 3.3.3 Lập sổ quản lý văn excell 61 Hình 3.14 Sổ qlvb đi, quản lý theo tên loại Quyết định 63 3.4 TRA TÌM TÀI LIỆU TRONG SỔ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI - ĐẾN TRÊN EXCELL 63 B1 Bơi đen tồn tiêu đề ( từ cột số đến cột số 8) 64 B2 Chọn Data\ Filter\ Auto Filter 64 B3 Nháy vào nút tam giác cột “ số ký hiệu” chọn Custom nháy vào nút tam giác ô bên cạnh cột ô số ký hiệu tìm chọn 188/UBND - LĐTBXH 64 B4 cột số ký hiệu chọn equals .64 B5 Nhấn OK 64 Văn sau lọc xong kết (xem hình 3.15) .64 KẾT LUẬN 66 TÀI LIỆU THAM KHẢO 68 BẢNG DANH MỤC CÁC CHỮ CÁI VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt QLVB UBND HĐND CNH - HĐH QLNN Nội dung Quản lý văn ỦY ban nhân dân Hội đồng nhân dân Cơng nghiệp hóa – đại hóa Quản lý nhà nước 6 CNTT KH & CN PCT Công nghệ thông tin Khoa học công nghệ Phó chủ tịch DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ Hình 1.1 mẫu dấu đến nói chung Hình 2.1 Trụ sở xã Kiên Thành Hình 2.2 Sơ đồ cấu tổ chức UBND xã Kiên Thành Hình 2.3 Quy trình QLVB đến xã Kiên Thành Hình 2.4 mẫu dấu đến UBND xã Kiên Thành Hình 2.5 Lưu đồ quản lý cơng văn Hình 2.6 Sổ đăng ký văn truyền thống Hình 2.7 Sổ chuyển giao văn Hình 2.8 Sổ chuyển giao văn qua bưu điện 10 Hình 3.1 Giao diện bên ngồi hệ thống QLVB 11 Hình 3.2 Giao diện bên sau đăng nhập hệ thống QLVB 12 Hình 3.3 Quy trình tiếp nhận văn điện tử 13 Hình 3.5 Ví dụ việc tiếp nhận 01 văn điện tử hệ thống QLVB 14 Hình 3.6 mô tả lọc sổ QLVB điều hành tác nghiệp 15 Hình 3.7 Giao diện bên ngồi hệ thống thư điện tử Bắc Giang (BG mail) 16 Hình 3.8 Giao diện bên sau đăng nhập hệ thống thư điện tử tỉnh Bắc Giang 17 Hình 3.9 Quy trình gửi văn hệ thốn BG mail 18 Hình 3.11 Ví dụ việc gửi 01 văn điện tử hệ thống thư điện tử tỉnh Bắc Giang 19 Hình 3.12 Nguyên trạng văn chưa lọc sổ QLVB đến excel 20 Hình 3.13 Bìa sổ QLVB excell 21 HÌnh 3.14 Sổ quản lý văn đi, quản lý theo tên loại Quyết định 22 Hình 3.15 Ví dụ việc lọc 01 văn theo số ký hiệu sổ QLVB đến excel 23 Hình 3.16 ví dụ việc lọc 01 văn theo ngày tháng VB sổ QLVB đến excel LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày nay, hòa chung lên phát triển không ngừng giới phát triển vũ bão KH &CN kinh tế tri thức đóng vai trị vơ quan trọng, kéo theo xuất phát triển ngày mạnh văn phòng Đặc biệt văn phòng đại – hướng tới xây dựng văn phịng khơng giấy tờ với đội ngũ nhân viên giỏi trình độ lực chun mơn nghiệp vụ, nhiệt tình cơng việc Trong văn phịng có nhiều mảng hoạt động khác có cơng tác văn thư Công tác Văn thư coi mảng vô quan trọng hoạt động công tác văn phịng Nếu cơng tác văn thư làm tốt hỗ trợ đắc lực, đảm bảo cho trình giải công việc đơn vị cách nhanh chóng, xác mang lại hiệu cao, tránh tình trạng quan liêu, giấy tờ mát tài liệu quý, quan trọng quan Đảm bảo q trình cung cấp thơng tin cho lãnh đạo Cơng tác văn phịng nói chung cơng tác quản lý văn nói riêng ln giữ vai trị then chốt, mắt xích quan trọng nghiệp quản lý quan, tổ chức nhà nước, tổ chức trị - xã hội nói chung đơn vị doanh nghiệp ngồi quốc doanh nói riêng Đồng thời song hành với công đổi tồn dân, tồn diện q trình CNH – HĐH đất nước công tác quản lý văn làm tốt hỗ trợ đắc lực đảm bảo cho q trình giải cơng việc đơn vị cách nhanh chóng, xác mang lại hiệu cao, tránh tình trạng quan liêu giấy tờ mát tài liệu quý, quan trọng quan Đảm bảo q trình cơng tình cung cấp thơng tin cho lãnh đạo Nói tóm lại có lý để tơi định chọn đề tài cụ thể sau: Một là: Xã hội ngày phát triển kéo theo phát triển nên cơng nghệ thơng tin việc tin học hóa quản lý văn đến tất yếu Hai là: ứng dụng cơng nghệ thơng tin nói chung việc thiết kế quy trình QLVB điều hành tác nghiệp nói riêng giúp giải cơng việc đơn vị cách nhanh chóng, xác mang lại hiệu cao, thuận tiện, trình quản lý, tra tìm tài liệu cần sử dụng đến, tránh bị mát tài liệu Đảm bảo q trình cung cấp thơng tin cho lãnh đạo., nhanh chóng, xác, kịp thời Ba là: Hiện tài liệu công bố xã Kiên Thành nói riêng Tỉnh Bắc Giang nói chung chưa có cơng trình nghiên cứu vấn đề tơi mạnh dạn chọn đề tài làm đề tài nghiên cứu 10 Hình 3.2 giao diện bên sau đăng nhập hệ thống QLVB Sau nhập Tên đăng nhập Mật quy định sẵn giao diện bên có dạng (xem hình 3.2) Thốt khỏi phần mềm: Nhấp chuột vào biểu tượng “thốt” góc bên phải hình Ngồi muốn tìm kiếm văn nhận (chỉ tiến hành tìm kiếm sở liệu văn mà người dùng có quyền khai thác kết tìm kiếm người khác nhau) B1 chọn tap chức “ Quản lý văn điều hành” B2 Chọn menu chức “ Văn đến” B3 Nhấp chuột vào nút “ Tìm kiếm văn bản” công cụ, chọn “ thông tin văn bản” B4 Nhập thông tin văn cần tìm B5 Nhấn nút “ Tìm kiếm” để bắt đầu tìm kiếm Bên cạnh tìm kiếm nhanh cách nhập thông tin vào ô text box cạnh nút “ Tìm kiếm văn bản” nhấp chuột vào nút “ Tìm” 51 3.1.3 Việc tiếp nhận văn đến với BG net ofice (xem hình 3.3) Hình 3.3 Quy trình tiếp nhận văn điện tử Sau đăng nhập vào hệ thống thông qua tên truy cập mật truy cập quy định sẵn giao diện bên có dạng ( xem hình 3.2) 52 Từ phần giao diện bên trong, Chọn mục văn đến (với trường hợp xem văn tham khảo chọn mục văn đến, chọn mục văn với trường hợp VB trực tiếp gửi Ủy ban để thực hiện) sau chọn văn bản, sau chọn bên có nội dung văn như: số văn đi, số thứ tự theo sổ, trích yếu, người ký, đơn vị nhận, số lưu, độ khẩn, mức độ quan trọng Nháy đúp chuột phải vào biểu tượng “gim fine văn bản“ nháy trực tiếp vào văn mở văn bình thường (xem hình 3.5) Hình 3.5 Ví dụ tiếp nhận 01 văn điện tử hệ thống QLVB * Một số tính khác chương trình QLVB điều hành tác nghiệp - Lọc văn thống kê số lượng văn Bên cạnh hệ thống QLVB điều hành tác nghiệp, đơn vị sử dụng xã Kiên Thành thống kê trực tiếp văn mà quan nhận năm sử dụng tính lọc văn trực tiếp hệ thống Người dùng việc nhập liệu liên quan như: Đơn vị Soạn thảo, người soạn thảo, loại văn bản, người ký, ngày ban hành, sau chọn lọc chọn enter để tiến hành lọc văn ( xem hình 3.6) 53 Hình 3.6 mơ tả lọc sổ QLVB điều hành tác nghiệp Tuy nhiên hầu hết chức cấp xã không sử dụng đơn vị gửi văn UBND huyện quan cấp trên, đơn vị khác gửi văn đên nhập liệu để gửi văn đến UBND xã khơng nhập đủ nội dung văn bản( thường bị thiếu nội dung bên người soạn thảo đơn vị soạn thảo, nên đưa thông tin văn vào để tiến hành lọc tìm kiếm khơng thực thao tác tìm văn - Tra cứu văn bản: Tra cứu văn theo thông tin như: theo số văn bản, theo ngày văn bản, theo người ký sau tra tìm theo tên loại như; Quyết định, cơng văn, giấy mời…Tuy nhiên sử dụng tra cứu văn văn đưa vào lưu trữ ( năm 2015 tra cứu văn năm 2014 mà không tra cứu văn năm 2015) Bên cạnh UBND xã sử dụng hai hệ thống QLVB để nhận văn nên UBND xã sử dụng sổ QLVB chung lập excel để đảm bảo tính thống chặt chẽ trình quản lý văn đến UBND xã 3.2 Gửi thư điện tử 3.2.1 Giới thiệu BG mail – hệ thống thư điện tử tỉnh Bắc Giang Chương trình “ hệ thống điện tử tỉnh Bắc Giang” đưa vào sử dụng toàn tỉnh Bắc Giang từ năm 2006 sửa đổi năm 2012 Đây phần mềm trung tâm tin học tỉnh Bắc Giang xây dựng nên sợi dây liên kết thông tin từ trung ương đến địa 54 phương (từ cấp tỉnh đến cấp xã) Phần mềm song song hoạt động chương trình phần mềm “ hệ thống quản lý văn điều hành tác nghiệp” hoạt động Trong phần mềm, phận quản trị phần mềm có khai báo cung cấp chi tiết thẩm quyền truy cập thông tin, sử dụng thông tin, sử dụng phần mềm Tuy nhiên chương trình giới hạn mức tiếp nhận văn đến gửi văn có tài khoản truy cập chung UBND xã, khơng có nhiều tính hoạt động chương trình “ hệ thống quản lý văn điều hành tác nghiệp Trên giới thiệu sơ lược cách sử dụng “ hệ thống thư điện tử tỉnh Bắc Giang” phần thẩm quyền truy cập sử dụng cấp xã – phần truy cập tài khoản UBND xã Kiên Thành Phần mềm sử dụng có trình duyệt internet: firefox, chrome…… Nhập địa mail.bacgiang.gov.vn vào google.Vn gõ từ khóa “ hệ thống thư điện tử tỉnh bắc giang” Giao diện có dạng (xem hình 3.7) Hình 3.7 Giao diện bên hệ thống thư điện tử tỉnh Bắc Giang ( BG mail) Sau đăng nhập tên mật quy định sẵn, giao diện bên có dạng (xem hình 3.8) 55 Hình 3.8 Giao diện bên sau đăng nhập hệ thống thư điện tử tỉnh BG Thoát khỏi phần mềm: Nhấp chuột vào biểu tượng hình tam giác góc bên phải hình sau chọn đăng xuất Ngồi muốn tìm kiếm văn nhận (chỉ tiến hành tìm kiếm sở liệu văn mà người dùng có quyền khai thác kết tìm kiếm người khác nhau) B1 chọn tap chức “tìm kiếm” B2 Nhấp chuột vào tìm kiếm chọn “ thơng tin văn bản” B4 Nhập thơng tin văn cần tìm B5 Nhấn nút “ Tìm kiếm” để bắt đầu tìm kiếm 3.2.2.Việc gửi văn qua mail (xem hình 3.11) 56 Hình 3.8 Quy trình gửi văn hệ thống BG mail Chọn tap chức năng: thông điệp góc trái hình Giao diện có dạng 57 B1 Nhập thông tin địa đơn vị nhận cột Gửi tới, gửi cho nhiều đơn vị khác nhập tiếp thơng tin đơn vị nhận vào dòng “đồng gửi” B2 Nhập chủ đề nội dung gửi B3 đính kèm fine văn cần gửi “ chọn đính kèm” chọn fine văn đính kèm tương ứng B4 chọn gửi Hình 3.11 Ví dụ việc gửi văn điện tử hệ thống thư điện tử tỉnh Bắc Giang 3.3 Sử dụng chương trình excell để quản lý văn đi, đến 3.3.1 Đánh giá chung Ưu điểm: Lập sổ excell để quản lý văn đến giúp người quản lý văn quản lý tất cơng văn đến cách nhanh, gọn, tập trung, giảm thời gian, công sức so với cách lưu văn truyền thống Thơng qua cách quản lý này, có việc cần tìm đến cần sử dụng lọc để tìm kiếm văn bản, sau lọc tìm kiếm cần kích trực tiếp vào đường link để lấy văn (điều kiện người muốn tìm phải nhớ số yếu tố, thành phần liên quan ví dụ: số kí hiệu văn bản, trích yếu nội dung…thơng thường người sử dụng tìm kiếm văn theo tiêu chí: số, ký hiệu văn bản)) Lập sổ lưu truyền thống có việc cần 58 tra tìm văn bản, phải nhiều thời gian lục lại tài liệu lưu thêm thời gian tìm văn lưu kho Trong có tài liệu lưu lâu ngày, q trình lưu trữ khơng tốt trình di chuyển kho, tài liệu kho…có thể dễ làm tài lại dẫn đến khơng tìm thấy tài liệu Dễ dàng nhập tin có nội dung thơng tin trùng lặp (coppy liệu tiết kiệm thời gian) Hạn chế:Trường hợp điện, máy tính hỏng muốn sử dụng để quản lý cơng văn đến tra tìm văn đến khơng thực được; Trường hợp máy tính gặp cố, vi rút máy bị hỏng ổ cứng… dễ gây liệu lưu trữ mà dẫn tới tình trạng khơng thể khơi phục được( cách khắc phục: sau hết năm khóa sổ quản lý văn bản, tổ chức coppy đĩa mềm đĩa CD để đảm bảo giữ gìn tài liệu) - Khi xây dựng sổ quản lý máy nào, người dùng sử dụng thao tác kích vào link để xem in văn máy Khi coppy liệu sang thiết bị khác (sang máy khác, USB định dạng địa lấy links phần” tên loại trích yếu nội dung” bị thay đổi chuyển sang không định dạng “ mở không xác định fine.)dẫn tới tình trạng khơng xem trực tiếp in văn 3.3.2 Lập sổ quản lý văn đến excell Công văn đến sau downloat từ email “hệ thống quản lý văn điều hành tác nghiệp” lưu trực tiếp vào Forder “ công văn đến” ổ D Trong Forder “ công văn đến” tạo Forder thư mục tháng riêng biệt, văn đến lưu vào Forder tháng ( tháng 1, tháng 2, tháng 3, tháng 4…) Văn đến tháng lưu vào Forder tháng Đây nguồn cung cấp liệu văn cho sổ quản lý sử dụng excell để quản lý văn Sổ quản lý văn đến excell bao gồm cột với thông tin sau: STT; Ngày đến; Nơi gửi văn bản; số ký hiệu văn bản; Ngày tháng văn bản; Đơn vị người nhận văn bản; Tên loại văn bản; Trích yếu nội dung văn bản; Ghi * Cách nhập liệu cột cụ thể sau: (cách nhập liệu giống nhập liệu sổ thông thường, khác cột tên loại trích yếu nội dung cách nhập liệu) Cột 1: Số thứ tự (Số đến): Là số thứ tự đến văn Được tính theo hệ thống văn UBND xã Ghi theo số ghi dấu “Đến” Cột 2: Ngày đến Ghi theo ngày, tháng ghi dấu “Đến”, vd: 05/02, 21/7 59 Cột 3: Nơi gửi văn bản: Ghi tên quan gửi văn Cột 4: Số, ký hiệu Ghi số ký hiệu văn đến Cột 5: Ngày tháng Ghi ngày, tháng, năm văn đến Đối với ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước; năm ghi hai chữ số, ví dụ: 05/02/15 Cột 6: Đơn vị người nhận Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn đến theo ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền Cột 7: Tên loại : Ghi tên loại văn văn đến Cột 8: Trích yếu nội dung: ghi trích yếu nội dung văn Chọn ô cần nhập liệu, vào Insert > hyberlink (Ctrl + K) (hoặc nhấn chuột phải chọn hyberlink) >Exiting files or webpage > Look in (trong look in chọn thư thục cần liên kết) (ở lưu Forder Công văn đến ổ F nên chọn ổ F) > chọn công văn đến > chọn tháng > chọn Văn cần nhập > OK Sau chọn xong ta có dạng liệu sau: \QLVB đến\T3\KH-22-2015-3.pdf phát động ngày chạy olympic sức khỏe tồn dân (ví dụ việc nhập liệu cho Kế hoạch số 22/KH – UBND ngày 5/3 UBND huyện Lục Ngạn kế hoạch phát động ngày chạy Olympic sức khỏe nhân dân) Tiếp tục làm tương tự để nhập liệu công văn Cột 9: Ghi Ghi điểm cần thiết văn đến (văn khơng có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, v.v ) * Sử dụng hyperlink để kết nối văn excell, để quản lý văn nói chung, kích trực tiếp vào đường link cột tên loại trích yếu nội dung ta tạo để xem văn bản, in trực tiếp văn cách mở đường link thực thao tác in văn thơng thường (xem hình 3.12.) 60 Hình 3.12 Ngun trạng chưa lọc sổ QLVB excell 3.3.3 Lập sổ quản lý văn excell Sổ QLVB excel lập quản lý theo tên loại văn (xem hình 3.13 hình 3.14) Sau hoàn thiện thủ tục để phát hành văn bản, văn lưu phận văn thư – Văn phòng UBND Văn cán văn phòng scan( lưu fine word văn bản) lưu vào ổ D, forder công văn tháng tương ứng với tháng mà văn ban hành Đây nguồn cung cấp liệu văn cho sổ quản lý sử dụng excel để quản lý văn (ở thường hay sử dụng cách lưu trực tiếp fine văn mà sử dụng phương pháp scan fine văn đi) Sổ quản lý văn excell lập theo tên loại văn bao gồm cột với thông tin sau: số ký hiệu văn bản; Ngày tháng văn bản; Trích yếu nội dung văn bản; người ký, Nơi nhận văn bản; đơn vị, người nhận lưu; số lượng bản, ghi * Cách nhập liệu cột cụ thể sau: (cách nhập liệu giống nhập liệu sổ thông thường, khác cột trích yếu nội dung cách nhập liệu) Cột 1: Ghi số ký hiệu văn 61 Cột 2: Ghi ngày, tháng văn bản; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ: 05/02, 31/12 Cột 3: ghi trích yếu nội dung văn Chọn ô cần nhập liệu, vào Insert > hyberlink (Ctrl + K) (hoặc nhấn chuột phải chọn hyberlink) >Exiting files or webpage > Look in (trong look in chọn thư thục cần liên kết) (ở lưu Forder Công văn ổ F nên chọn ổ F) > chọn công văn > chọn Kế hoạch > chọn Văn cần nhập > OK.; Sau chọn xong ta có dạng liệu sau: QLVB đi\QUYẾT ĐỊNH\QĐ BCĐ TẾT ẤT MÙI.01.doc Tiếp tục làm tương tự để nhập liệu công văn Cột 4: Người ký Ghi tên người ký văn Cột 5: Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn ghi phần nơi nhận văn Cột 6: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận lưu Cột 7: Số lượng Ghi số lượng ban hành Cột 8: Ghi điểm cần thiết khác Hình 3.13 Bìa sổ QLVB 62 Hình 3.14 Sổ qlvb đi, quản lý theo tên loại Quyết định 3.4 Tra tìm tài liệu sổ quản lý văn - đến excell Ưu điểm: Sử dụng lọc giúp ta tìm tài liệu nhanh, xác, khơng thời gian để tra tìm công văn đến lưu Thao tác sử dụng máy, cần in văn sau lọc Người tra cứu tài liệu cần nhớ số thông tin liên quan đến văn như: số, ký hiệu văn bản; tên loại trích yếu nội dung, ngày tháng văn bản; thơng tin mà người tra cứu văn đến đưa vào sát thực với văn khả tìm văn xác đạt hiệu cao * Ví dụ lọc văn cơng văn số 188/UBND – LĐTBXH (Cách lọc theo số ký hiệu) xem hình 3.15 63 Hình 3.15 ví vụ lọc văn theo số ký hiệu sổ QLVB đến excel B1 Bơi đen tồn tiêu đề ( từ cột số đến cột số 8) B2 Chọn Data\ Filter\ Auto Filter B3 Nháy vào nút tam giác cột “ số ký hiệu” chọn Custom nháy vào nút tam giác ô bên cạnh cột ô số ký hiệu tìm chọn 188/UBND - LĐTBXH B4 cột số ký hiệu chọn equals B5 Nhấn OK Văn sau lọc xong kết (xem hình 3.15) * ví dụ lọc văn theo tiêu trí ngày tháng văn ( tiêu trí ngày 15/1) Nguyên trạng văn trước lọc (xem hình 3.14) Cách thức thực lọc giống với cách lọc theo thông tin số ký hiệu sổ quản lý văn đến Chỉ khác chỗ lọc văn theo tiêu chí ngày , tháng năm ban hành văn cột ngày tháng năm văn chọn ngày tháng cần lọc Văn sau lọc ( xem hình 3.16) 64 Hình 3.15 Văn sau lọc sổ QLVB excel 65 ... phát văn 44 2.3.2.6 Lưu văn 47 CHƯƠNG THIẾT KẾ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP TẠI UBND XÃ KIÊN THÀNH HUYỆN LỤC NGẠN - TỈNH BẮC GIANG 49 QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ... QLVB điều hành tác nghiệp Chương Thực trạng công tác QLVB điều hành tác nghiệp sở Chương Thiết kế quy trình quản lý văn điều hành tác nghiệp UBND xã Kiên Thành - huyện Lục Ngạn - tỉnh Bắc Giang. .. động công tác quản lý văn nói chung UBND xã Kiên thành đẩy mạnh công tác việc ứng dụng tin học thực quy trình QLVB điều hành tác nghiệp UBND xã, giúp UBND xã quản lý tốt hệ thống văn UBND xã, thuận