Đang tải... (xem toàn văn)
Excel là chương trình xửlý bảng tính nằm trong bộMicrosoft Office của hãng phần mềm Microsoft
Khoa CNTT Giáo trình Excel 1 Bài 1: Làm quen với Excel I. Tổng quan về Excel I.1. Giới thiệu Excel Excel là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft. Cũng như các chương trình bảng tính Lotus, Quattro Pro…bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũng có những điểm tương tự, tuy nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện rất thân thiện với người dùng. Hiện nay có nhiều phiên bản của Excel như Excel 5.0, Excel 95, Excel 97, Excel 2000. Ch ương trình này hướng dẫn sử dụng Excel 2000, nếu bạn chưa từng sử dụng các phiên bản trước của Excel thì việc học chương trình này cũng không có gì trở ngại. Khi học Excel bạn nên xem phần lý thuyết và minh hoạ, sau đó khởi động Excel vừa học vừa thực tập. I.2. Đặc điểm của Excel 2000 Excel 2000 là một phần trong bộ Office 2000 của Microsoft chạy trên môi trường từ Windows 95 trở nên do đó Excel 2000 có nhiều điểm giống với Word 2000 trong cách định dạng và trang trí, khi sử dụng Excel 2000 cần chú ý một số điểm sau: Hầu hết các nguyên tắc và các thao tác thực hiện trong Excel 5.0, Excel 95 và Excel 97 đều có thể thực hiện trong Excel 2000. Các tập tin tạo bởi Excel 5.0, Excel 95 và Excel 97 đều sẽ tương thích trong Excel 2000, nhưng các tập tin tạo bởi Excel 97 sẽ không tương thích với các phiên bản trước, tuy nhiên nếu cần Excel 97 có thể ghi tập tin dưới dạng tương thích với các phiên bản trước. Excel 2000 không chạy trên Windows 3.x. Khoa CNTT Giáo trình Excel 2 * Bộ Offce 2000 bao gồm Word 2000 (soạn thảo văn bản), Excel 2000 (Xử lí bảng tính), Access 2000 (quản trị cơ sở dữ liệu), Power Point 2000 (thuyết trình) và Outlook 2000 (thư tín điện tử), FrontPage (lập trình Web). II. Khởi động và thoát khỏi Excel II.1. Khởi động Excel: Để làm việc với Excel, hãy thực hiện như sau: Start\Programs\Microsoft Excel (xem hình) Cũng có thể khởi động Excel bằng cách click vào biểu tượng (shortcut) của Microsoft Excel ở trên màn hình Windows, hay click vào biểu tượng trên thanh Office Bar II.2. Thoát khỏi Excel: Cũng như các chương trình ứng dụng khác, trước khi thoát cần phải lưu lại dữ liệu, sau đó thoát bằng một trong những cách sau: C1: Chọn File\ Exit C2: Click nút ở góc bên phải thanh tiêu đề. C3: Double click biểu trượng phía trên trái thanh tiêu đề. Khoa CNTT Giáo trình Excel 3 C3: Nhấn tổ hợp phím Alt+F4. C4: Click biểu trượng phía trên trái thanh tiêu đề khi đó xuất hiện một trình đơn chọn Close. C5: Right Click biểu trượng trên thanh Taskbar khi đó xuất hiện một trình đơn chọn Close. Trong trường hợp chưa lưu lại những thay đổi trên bảng tính vào đĩa, sẽ xuất hiện thông báo như sau: Kích nút Yes nếu muốn lưu những thay đổi vào đĩa, nếu không muốn, hăy kích nút No, quay trở lại chọn Cancel để làm tiếp. III. Màn hình làm việc của Excel III.1. Màn hình Excel Trên màn hình Excel, chú ý đến các thành phần sau: Khoa CNTT Giáo trình Excel 4 - Thanh tiêu đề (Title bar): chứa tên phần mềm ứng dụng (Microsoft Excel) và tên tệp. Tên ngầm định do Excel đặt là Book 1, Book 2, . - Thanh thực đơn (Menu bar): chứa bộ lệnh của Excel. Đây là nơi cho phép thực hiện những lệnh cơ bản nhất của Excel. Thực đơn chính của Excel bao gồm: File, Exit, View, Insert, Format, Tools, Data, Windows, Help. Cách sử dụng thực đơn và các lệnh trên thực đơn sẽ được lần lượt giớ i thiệu trong các phần sau. - Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar): chứa các nút giúp thực hiện nhanh các thao tác cơ bản nhất như: mở file mới (New), gọi file cũ (Open), ghi file vào đĩa (Save), - Thanh công cụ định dạng (Formatting toolbar): chứa các nút giúp định dạng nhanh dữ liệu như: chọn font cho dữ liệu (font), chọn cỡ font cho dữ liệu (Font size), - Hộp địa chỉ ô (Name box): cho biết địa chỉ của ô hiện thời. - Dạng nhập dữ liệu (Formula bar): chứa dữ liệu hoặc công thức của ô hiện thời trong bảng tính. - Bảng tính (Work sheet): phần bảng tính, là nơi làm việc chủ yếu trong Excel. - Danh sách các sheet (Sheet tabs): chứa danh sách các bảng tính trong file hiện thời. Ngầm định, các bảng tính có tên là Sheet 1, Sheet 2, Sheet 3, . Các tên này có thể đổi được (xem phần sau). - Thanh trạng thái (Status bar): hi ện các thông báo về trạng thái làm việc hiện thời của bảng tính. III.2. Định dạng màn hình Excel Màn hình chuẩn của Excel có các thành phần như đã trình bầy, tuy nhiên có thể làm ẩn đi các thanh công cụ không cần thiết, hoặc cho hiển thị thêm các thanh công cụ khác bằng cách click mở trình đơn View và chọn: Formula Bar : Thanh công thức. Status Bar : Thanh trạng thái. ToolBar : Thanh công cụ, có nhiều thanh công cụ như: Khoa CNTT Giáo trình Excel 5 + Standard : Chuẩn. + Formatting : Định dạng. + Drawing : Vẽ. + Picture : Hiệu chỉnh hình. + … (Click vào tên các thanh công cụ để chọn hoặc huỷ bỏ). Có thể di chuyển vị trí hiển thị của các thanh công cụ bằng cách click & drag tại khoẳng trống hoặc thanh tiêu đề của chúng để đưa đến vị trí khác trên màn hình. IV. Giới thiệu bảng tính của Excel IV.1. Workbook Mỗi Workbook tương ứng với một file lưu trên đĩa bao gồm các Work sheet (bảng tính), các biểu đồ (Chart), Trong một Workbook có thể có tối đa 255 sheet. Các phiên bản cũ từ Excel 95 trở về trước, máy thường mở ngầm định 16 sheet. Từ Excel 97, máy mở ngầm định 3 Sheet. Trong Excel cho phép thay đổi số Sheet ngầm định này bằng cách sử dụng thực đơn Tools \ Options. Trong hộp Sheet in new workbook của mục General gõ số Sheet ngầm định muố n mở trong file mới. Dữ liệu trên các bảng tính khác nhau có thể liên hệ với nhau như trên một bảng tính. IV.2. Worksheet Một tệp tin Excel (Book) sẽ có nhiều bảng tính (Worksheet), trên mỗi bảng tính bao gồm các hàng (rows), các cột (columns) và vùng giao nhau giữa cột và dòng gọi là các ô (cells). Khoa CNTT Giáo trình Excel 6 - Các hàng (rows): Excel 97 và 2000 có 65536 hàng trong một bảng tính (các phiên bản trước nó chỉ có 16384 hàng). Tiêu đề hàng (row heading) nằm ở đầu của mỗi hàng và được đánh số từ 1 đến 65536. - Các cột (columns): trong một bảng tính của Excel có 256 cột. Tiêu đề của cột (column heading) được đánh số theo A, B, C, ., IU, IV. - Các ô (cells): Mỗi ô đều có địa chỉ riêng, địa chỉ này được xác định bằng tên của cột và tên của dòng tạo ra ô đó (Tên cột luôn đứng trước tên dòng). Ví dụ: A1 (ô giao giữa cột A và hàng 1), E200 (ô giao giữa cột E và hàng 200). Địa chỉ ô hiện thời hiện lên trong ô Cell reference. - Vùng ô (Range): Là tập hợp nhiều ô đứng li ền nhau (hình chữ nhật chứa từ hai ô trở lên), địa chỉ của vùng được xác định bằng địa chỉ của ô bên trái và ô ở góc dưới phải của vùng. Địa chỉ vùng được ký hiệu theo quy tắc: địa chỉ của hai ô đối diện cách nhau bởi dấu hai chấm (:). Ví dụ B4:D7 là địa chỉ vùng gồm các ô B4, B5, B6, B7, C4, C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7. Khoa CNTT Giáo trình Excel 7 Câu hỏi và bài tập 1. Nêu các cách khởi động và thoát khỏi Excel. 2. Mở cửa sổ Excel, quan sát và học thuộc tên các phần tử trong bảng tính Excel. 3. Phân biệt sự khác nhau giữa một Workbook và một Worksheet. 4. Số hàng và số cột trong các phiên bản khác nhau của Excel (Excel 5.0, Excel 7.0, Excel 97) có giống nhau hay không? 5. Các địa chỉ cùng A1:C4, C7:C12, B6:E6 chỉ những ô nào trong bảng tính? Khoa CNTT Giáo trình Excel 8 Bài 2: Nhập dữ liệu vào bảng tính và các thao tác với tệp I. Các kiểu dữ liệu trong Excel Trước khi nhập dữ liệu vào bảng tính, chúng ta phải hiểu được một số khái niệm cơ bản về kiểu dữ liệu trong bảng tính để tránh sự sai sót và nhầm lẫn trong quá trình tính toán và xử lý dữ liệu sau này. Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc vào ký tự đầu tiên, Excel phân biệt các loại dữ liệu: - Hằng (constant value) - Công thức (formula value) - Các kiểu lỗi và các giá trị logic I.1. Kiểu hằng: Kiểu hằng là giá trị không đổi. Các giá trị này có thể là chữ (text) hoặc số (number) I.1.1. Text: Nếu trên dòng nhập liệu có chứa chữ thì Excel hiểu đó là kiểu kí tự, ở chế độ mặc định sẽ hiển thị ở phía bên trái của ô. Ví dụ: Bảng điểm, Danh sách học sinh, Nếu trên dòng nhập dữ liệu có chứa ít nhất một chữ hoặc một kí tự dạng *, !, &, #, ? hoặc dấu cách (space) trở lên thì Excel tự động hiểu dữ liệu nhập vào có kiểu kí tự (text). Ví d ụ: 123?, #78965, 120 456, . Nếu gõ toàn số mà muốn máy hiểu là kí tự thì phải gõ bắt đầu bằng dấu ('). Ví dụ: Nếu muốn gõ một xâu kí tự là các chữ số 12345 thì phải gõ '12345. Khoa CNTT Giáo trình Excel 9 I.1.2. Number Ký tự nhập vào là số, ở chế độ mặc định dữ liệu dạng số sẽ hiển thị ở phía bên phải của ô. Nếu số âm có thể nhập dấu "-" phía trước hoặc để trong dấu ngoặc đơn. Number bao gồm: - Các số thông thường, ví dụ 2345, 56.89, - Kiểu ngày tháng: Nhập ngày tháng bính thường với dấu phân cách là gạch ngang (-) hay gạch đứng (/). Phần tháng Excel có thể hiển thị số hoặ c chữ bằng tiấng Anh, quy định cách hiển thị trong hộp thoại Format Cell. Một cách ngầm định, Excel lưu trữ các số ngày tháng theo các số nguyên từ 1 đến 2958525, tính từ ngày 1/1/1900 đến 31/12/9999. - Kiểu thời gian: Excel lưu trữ số thời gian theo các số thập phân từ 0 đến 0.99999999 bắt đầu từ 0:00:00 (12:00:00 A.M.) đến 23:59:59 (11:59:59 P.M.). I.2. Kiểu công thức Công thức là một biểu thức chứa các hằng, các địa chỉ ô, các hàm và các toán tử. Công thức phải bắt đầu bởi dấu bằng (=), dấu cộng (+), dấu a còng @. Dạng tổng quát của công thức: = <biểu thức> Giá trị hiển thị trong ô chứa công thức sẽ là kết quả của công thức đó. Ví dụ: Kích chuột vào ô B2 và gõ = 10+20+30, sau đó ấn phím Enter. Khi đó, kết quả hiện trong ô B2 sẽ là 60. I.3. Kiểu logic và các lỗi Ví dụ: Các giá trị logic như TRUE, FALSE hoặc các lỗi như #VALUE!, . không tự gõ vào bảng được mà chỉ xuất hiện khi trả lại giá trị của hàm hoặc biểu thức logic hoặc khi xuất hiện lỗi. Khoa CNTT Giáo trình Excel 10 II. Cách nhập chữ tiếng Việt Có nhiều cách gõ tiếng Việt, nhưng phổ biến nhất là kiểu gõ VNI và TELEX. II.1. Kiểu gõ VNI: Kiểu gõ này dùng các phím số (hàng phím số bên trên các chữ cái) để bỏ dấu. Các phím được quy định như sau: Sắc (1), Huyền (2), Hỏi (3), Ngã (4), Nặng (5), dấu mũ â, ê (6), dấu móc ư, ơ (7), dấu ă (8), dấu ngang đ (9). Cách gõ : Gõ phím dấu ngay sau các nguyên âm (O, Y, E, I, U, A). * Khi bỏ dấu sai phải xoá cả nguyên âm và gõ lại. II.2. Kiểu gõ TELEX: Kiểu gõ này dùng 2 chữ cái kế tiếp nhau không theo nguyên tắc của chữ tiếng Việt để thể hiện dấu. Để thể hiện dấu theo quy định sau: â (aa), ă (aw), ê (ee), ư (uw), ô (oo), ơ (ow), đ (dd), sắc (s), huyền (f), nặng (j), hỏi (r), ngã (x), xoá dấu (z). Gõ chữ cái trước và có thể bỏ dấu sau khi gõ xong chữ đó, hoặc bỏ dấu sau khi gõ nguyên âm, nếu bỏ dấu cho chữ hoa phải nhấn thêm phím Shift. III. Nhập và chỉnh sửa dữ liệu III.1. Quy tắc chung Việc nhập dữ liệu vào bảng tính được thực hiện theo các bước sau: 1. Kích hoạt ô cần nhập dữ liệu và nhập bình thường hoặc Click tại thanh công thức để nhập dữ liệu cho ô đang chọn. 2. Khi bắt đầu gõ bất kì kí tự nào từ bàn phím, kí tự đó sẽ đều được thể hiện trên dòng nhập dữ liệu (formula bar) và con trỏ text (có dạng | ) nhấp nháy trong ô hiện thời. Nếu gõ nhầm, hãy nhấ n phím Backspace để xoá lỗi đó và tiếp tục gõ dữ liệu vào. Trong khi gõ dữ liệu, có thể dùng các phím sau: [...]... Enter để chuyển con trỏ xuống dưới, sau đó sang phải III.3 Gõ dữ liệu kiểu text Để gõ text vào một ô, gõ text cần nhập và ấn Enter Excel sẽ tự động dóng hàng text về mép trái của ô (xem hình 2.8) Hình 2.8 Chú ý: 13 Khoa CNTT • Giáo trình Excel Khi text dài hơn độ rộng của một ô, Excel cho phép kéo dài kí tự sang các ô lân cận ở bên phải, nếu chúng rỗng (xem dữ liệu trong ô A1 trên hình 2.8) • Trong trường... sau) III.5 Gõ dữ liệu kiểu ngày tháng Khi gõ dữ liệu kiểu ngày tháng và giờ trong bảng tính, ta chỉ việc gõ chúng theo những mẫu mà Excel có thể tự động nhận biết 14 Khoa CNTT Giáo trình Excel Bảng sau đây liệt kê các khuôn dạng ngày tháng (Date) và thời gian (Time) của Excel Gõ Kiểu Ghi chú 4 – Apr d –mmm Ngày, tháng 9/23/89 23 - Sep - 89 Sep - 89 12:01 Am 12:01:00 Am 12:01 m/d/y d-mmm-yy Tháng, ngày,... mới chỉ lưu trữ trong bộ nhớ của máy tính Nếu thoát khỏi Excel, dữ liệu đó sẽ mất, do đó cần phải lưu trữ các dữ liệu đó vào đĩa để sau đó sử dụng sau Các bước thực hiện: 1 Mở thực đơn File, kích chuột vào lệnh Save (hoặc kích chuột vào nút Save trên Standard toolbar) 18 Khoa CNTT Giáo trình Excel 2 Nếu đây là lần đầu tiên lưu file vào đĩa, Excel sẽ xuất hiện hộp hội thoại Save As (xem hình) 3 Trong... dữ liệu vừa gõ sẽ không được nhập vào ô hiện thời III.2 Một số thủ thuật nhập dữ liệu nhanh Excel cho phép nhập dữ liệu nhanh như sau: Nếu dữ liệu cần nhập là một dãy số hoặc chữ tuân theo một quy luật nào đó, ví dụ như các dãy: 1, 2, 3, 4, 2, 4, 6, 8, Jan, Feb, Mar, Mon, Tue, Wed, 11 Khoa CNTT Giáo trình Excel ta có thể nhập nhanh như sau: 1 Gõ dữ liệu vào hai ô đầu của dãy (hoặc chỉ cần gõ vào... kích đúp tiếp vào tên thư mục Bangtinh (xem hình) 19 Khoa CNTT Giáo trình Excel 3 Kích chuột vào hộp File name, xoá chữ Book1, gõ tên file mới, ví dụ BD10A Tên file trong môi trường Windows 9x cho phép tối đa 255 kí tự, trong khi ở môi trường DOS và Windows 3.1, tên file chỉ được phép tối đa 8 kí tự 4 Nhấn phím Enter hoặc kích nút Save Excel tự động gán phần mở rộng XLS vào tên file Do đó tên file... việc xoá tên file cũ trong hộp File name và gõ tên mới 20 Khoa CNTT Giáo trình Excel Nếu muốn giữ nguyên tên file cũ nhưng sao tới ổ đĩa hoặc thư mục khác thì chỉ việc chọn lại ổ đĩa hoặc thư mục trong hộp Save in Nếu muốn đổi cả tên file và nơi lưu trữ file thì phải làm cả hai việc trên 3 Nhấn Enter hoặckích nút Save Sau bước thứ 3, Excel sẽ ghi nội dung hiện thời trên máy tính vào đĩa vào một file... 21 Khoa CNTT Giáo trình Excel 1 Mở thực đơn File, chọn lệnh Open (hoặc kích nút Open trên Standard toolbar) Xuất hiện hộp hội thoại Open 2 Trong hộp Save in, chọn ổ đĩa và thư mục lưu trữ file cần mở 3 Kích đúp vào tên file cần mở Hoặc kích chọn tên file cần mở và kích vào nút Open Ví dụ: Các bước mở file BD10A.xls được tiến hành theo các bước như hình sau: Ghi chú: • Một cách ngầm định, Excel lưu trữ... Start, trỏ tiếp vào Documents và kích vào tên file cần mở • Tại một thời điểm có thể mở nhiều file của Excel Có thể xem danh sách các file đang mở ở dưới thực đơn Window Khi cần kích hoạt file nào, hãy kích vào tên file đó VI.4 Tạo một file mới Để tạo một file mới hãy làm như sau: 22 Khoa CNTT Giáo trình Excel Mở thực đơn File, chọn lệnh New, xuất hiện hộp hội thoại: Hình 3.5 2 Chọn Workbook và kích OK... chuột tại tên Worksheet cần đổi, ví dụ kích nút phải tại tên Sheet Xuất hiện thực đơn ngắn: 32 Khoa CNTT Giáo trình Excel 2 Kích tiếp vào Rename Một quầng đen bao quanh tên cũ 3 Gõ tên mới (ví dụ, HKI-10A, nếu Sheet 1 chứa bảng điểm học kì I của lớp 10A) 4 Nhấn Enter V.3 Chèn thêm bảng tính mới Trong Excel ngầm định có ba bảng tính được mở trong một Workbook Chúng ta có thể chèn thêm bảng tính mới khi... Bảng tính mới sẽ được chèn vào vị trí hiện thời và đẩy sheet cũ (trong trường hợp này là Sheet 3) sang bên phải V.4 Xoá bảng tính Excel còn cho phép xoá các bảng tính Khi xoá bảng tính, mọi dữ liệu trong nó đều bị xoá sạch Các bước thực hiện như sau: 33 Khoa CNTT Giáo trình Excel 1 Kích nút phải chuột tại tên bảng tính cần xoá Xuất hiện thực đơn ngắn 2 Kích tiếp vào Delete Xuất hiện thông báo hỏi ta
