KẾ HOẠCH THỰC TẬP Địa điểm thực tập: Văn phòng HĐND-UBND huyện Lộc Hà – tỉnh Hà Tĩnh Thời gian thực tập: 09 tuần (từ ngày 26/3/2012 đến ngày 18/5/2012) LỊCH THỰC TẬP TỐT NGHIỆP THỜI GIAN NỘI DUNG CÔNG VIỆC Tuần (từ 29/3 đến 01/4) + Lựa chọn đề tài báo cáo thực tập liên hệ trực tiếp với Chánh Văn phòng HĐND-UBND huyện Lộc Hà + Xây dựng mối quan hệ với phận Văn thư – Lưu trữ + Trình Kế hoạch thực tập cho Lãnh đạo Văn phòng Tuần (từ 02/4 đến 08/4) + Bắt tay vào công việc giao vấn cán Văn thư + Củng cố kiến thức cần có cho đề tài + Xây dựng đề cương chung cho báo cáo thực tập trình thầy duyệt Tuần (từ 09/4 đến 15/4) Tuần 4+5 (từ 16/4 đến 29/4) Tuần 6+7 (từ 30/4 đến 13/5) Tuần (từ 14/5 đến 18/5) + Tìm hiểu tổng quan huyện Lộc Hà tình hình phát triển chung huyện + Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mối quan hệ làm việc Văn phòng + Viết dự thảo Báo cáo thực tập + Trình thầy duyệt dự thảo Đề cương báo cáo thực tập + Tìm hiểu quy trình cơng vụ + Thu thập tài liệu liên quan đến đề tài + Viết dự thảo Báo cáo thực tập + Tiếp tục thực hành kỹ công vụ phận Văn thư + Viết dự thảo Báo cáo thực tập + Trình thầy dự thảo Báo cáo thực tập + Trình Báo cáo thực tập lên lãnh đạo Văn phòng xét duyệt ký xác nhận + Hoàn thành báo cáo thực tập nộp in cho thầy cô PHẦN II- BÁO CÁO THỰC TẬP CHƯƠNG I- TỔNG QUAN VỀ HUYỆN LỘC HÀ I- Tình hình phát triển Lộc Hà Huyện Lộc Hà thuộc tỉnh Hà Tĩnh Chính phủ ban hành Nghị định số 20/2007/NĐ-CP ngày 07/02/2007 việc thành lập huyện Lộc Hà Huyện Lộc Hà tách từ huyện Can Lộc Thạch Hà, với diện tích 11.830,85 đất tự nhiên, dân số 86.213 người, 13 đơn vị hành trực thuộc, bao gồm xã: Ích Hậu, Hồng Lộc, Phù Lưu, Bình Lộc, Tân Lộc, An Lộc, Thịnh Lộc, Thạch Kim, Thạch Bằng, Thạch Châu, Thạch Mỹ, Hộ Hộ, Mai Phụ; có 7.579,8 cắt từ xã ven biển huyện Can Lộc với 43.204 nhân 4.215,05 cắt từ xã ven biển huyện Thạch Hà với 43.009 nhân Địa giới hành huyện Lộc Hà, phía Đơng giáp biển Đơng, Tây giáp huyện Can Lộc, Nam giáp huyện Thạch Hà thành phố Hà Tĩnh, Bắc giáp huyện Nghi Xuân Trải qua năm thành lập phát triển, huyện Lộc Hà vượt qua nhiều khó khăn, thử thách để đạt nhiều kết quan trọng nhiều lĩnh vực Tốc độ tăng trưởng bình qn đạt 11%/năm; nơng nghiệp mùa tồn diện; sản xuất cơng nghiệp, tiểu thủ công nghiệp ngày phát triển, riêng năm 2011 đạt 674 tỷ đồng (tăng gấp lần so với năm 2007); thu nhập bình quân đầu người đạt 14 triệu đồng/năm; thu ngân sách địa phương đạt gần 40 tỷ đồng (tăng gấp lần so với năm 2007); số hộ nghèo 17%, (giảm 18% so với năm 2007); lĩnh vực văn hóa-xã hội, giáo dục, y tế đạt nhiều kết có bước khởi sắc; quốc phịng an ninh, trật tự an tồn xã hội giữ vững; trị ổn định; tệ nạn đẩy lùi… Đặc biệt, huyện thực tốt cơng tác giải phóng mặt bằng, nhường đất cho việc xây dựng dự án trọng điểm Trung ương, tỉnh cơng trình hóa sông Nghèn; đường nối Quốc lộ 1A Mỏ sắt Thạch Khê; đường tỉnh lộ nối thành phố Hà Tĩnh trung tâm huyện; đường cứu hộ nhân dân vùng ngập lụt từ xã Phù Lưu Thạch Mỹ; đường Quốc lộ ven biển từ huyện Nghi Xuân cảng biển Vũng Áng… Định hướng phát triển năm huyện đồng chí Trần Tú Anh – Chủ tịch UBND huyện Lộc Hà cho hay: “Trước mắt, ngồi việc phải tập trung xây dựng Nơng thơn theo quy hoạch, huyện ưu tiên hồn thành số quy hoạch quan trọng nhưu giao thông, du lịch biển, hạ tầng dịch vụ nghề cá gắn với cụm tiểu thủ công nghiệp Thạch Kim, quy hoạch vùng chủ lực huyện; tranh thủ tối đa nguồn lực từ cấp, ngành đầu tư kết cấu hạ tầng huyện, phấn đấu sớm phát triển thành thị trấn huyện; trọng đầu tư trục giao thơng chính…” II - Văn phịng HĐND-UBND huyện Lộc Hà Vị trí, chức Văn phòng HĐND-UBND huyện (sau gọi Văn phòng UBND) quan ngang vị trí phịng chun mơn huyện, máy tham mưu giúp việc trực tiếp Thường trực HĐND-UBND huyện Văn phịng UBND huyện có chức tham mưu tổng hợp, giúp Thường trực HĐND-UBND huyện việc tổ chức hoạt động chung HĐND UBND huyện; tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện (bao gồm PCT UBND huyện) lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động UBND huyện hệ thống quan hành nhà nước từ huyện đến sở; bảo đảm thông tin phục vụ cho công tác đạo, điều hành Thường trực HĐND-UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện cung cấp thông tin cho tổ chức công dân theo quy định pháp luật; bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động Thường trực HĐND-UBND huyện Chủ tịch UBND huyện Văn phòng UBND huyện chịu lãnh đạo trực tiếp toàn diện UBND huyện, đồng thời chịu lãnh đạo chuyên môn, nghiệp vụ Văn phòng HĐND-UBND tỉnh Hà Tĩnh Văn phịng UBND huyện có trụ sở, dấu tài khoản riêng Nhiệm vụ, quyền hạn Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch cơng tác quy chế làm việc vủa UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện; theo dõi, đôn đốc quan chuyên môn, quan thuộc UBND huyện, Thường trực HĐND-UBND xã, thị trấn thực chương trình, kế hoạch, lịch cơng tác quy chế đề Phối hợp với Ban, Ngành huyện UBND xã, thị trấn việc soạn thảo đề án, dự án, kế hoạch, chương trình, tờ trình, bảng tổng hợp ý kiến, văn quy phạm pháp luật; thẩm định loại văn trước trình UBND huyện định để UBND huyện trình cấp có thẩm quyền định Tổ chức việc công bố, truyền đạt Nghị HĐND huyện, Quyết định, Chỉ thị UBND huyện; theo dõi, đánh giá việc thực Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị Ban, Ngành huyện xã, thị trấn để báo kiến nghị với Thường trực HĐND huyện, Chủ tịch UBND huyện biện pháp cần thiết nhằm thúc đẩy việc thực có hiệu Nghị HĐND, Quyết định, Chỉ thị UBND huyện Tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện việc lựa chọn vấn đề chủ trương, sách, chế quản lý, đề án, dự án, chương trình, kế hoạch, báo cáo tổng kết, sơ kết văn quy phạm pháp luật (gọi tắt dự thảo văn bản)… để giao cho Ban, Ngành huyện, UBND xã, thị trấn nghiên cứu, xây dựng trình UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện; đồng thời theo dõi, đôn đốc đơn vị thực nhiệm vụ Trong trường hợp dự thảo văn chưa đảm bảo yêu cầu nội dung thủ tục trình theo quy chế làm việc UBND huyện, Văn phòng UBND huyện trực tiếp đề nghị quan chủ trì soạn thảo, bổ sung, hồn chỉnh thêm Nếu đề nghị khơng quan chủ trì dự thảo văn trí, Văn phòng UBND báo cáo Chủ tịch UBND huyện định Tiếp nhận, thẩm tra quy trình, hồ sơ thủ tục hành chính, tính hợp hiến, hợp pháp, phù hợp với chủ trương, sách Đảng, Nhà nước chủ đạo UBND huyện trình Chủ tịch UBND huyện xem xét, định với công việc thường xuyên Ban, Ngành huyện, UBND xã, thị trấn trình thuộc thẩm quyền Chủ tịch UBND huyện Kịp thời xin ý kiến xử lý công việc thuộc thẩm quyền Thường trực HĐND-UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện trình tổ chức thực theo chức năng, nhiệm vụ giao Tổ chức phục vụ kỳ họp HĐND, UBND, họp Thường trực HĐND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện Quản lý hồ sơ, biên phiên hợp HĐND, Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện Quản lý thống việc ban hành văn HĐND, Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch UBND huyện; chỉnh lý lần cuối dự thảo văn Ban, Ngành huyện trình UBND huyện ký để UBND huyện trình quan có thẩm quyền phê duyệt Trình UBND huyện ban hành văn đạo triển khai thực quy định thủ tục hành xử lý công việc quản lý văn bản; hướng dẫn thực tiêu chuẩn hóa loại văn sử dụng thống quan hành nhà nước Đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho hoạt động HĐND, Thường trực HĐND, Ban HĐND, UBND Chủ tịch UBND huyện; giúp chủ tịch UBND huyện kiểm tra văn quy phạm pháp luật HĐND UBND xã, thị trấn ban hành Thừa ủy quyền Chủ tịch UBND huyện, Chánh văn phịng, định kỳ thơng tin cho Mặt trận Tổ quốc, Đoàn thể, Ban, Ngành huyện, Chủ tịch HĐND UBND xã, thị trấn hoạt động HĐND, Thường trực HĐND, đạo, điều hành UBND huyện tình hình kinh tế-xã hội huyện, kể việc thông tin cho phương tiện thông tin đại chúng hoạt động chủ yếu HĐND Quyết định quan trọng UBND huyện chủ trương, sách phát triển kinh tế-xã hội địa phương Quản lý, cập nhật trang thông tin điện tử UBND huyện phát mạng Internet Giúp UBND huyện tổ chức thực Quy chế phối hợp UBND huyện với HĐND huyện, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam huyện, Liên đoàn Lao động huyện Đoàn thể huyện Giúp UBND huyện triển khai văn quy phạm pháp luật có liên quan đến cơng tác Văn phịng, nhằm đưa cơng tác Văn phịng toàn huyện vào nề nếp, quy định Nhà nước Giúp Thường trực HĐND Chủ tịch UBND huyện việc tiếp công dân; phối hợp với quan chức huyện tham mưu cho Chủ tich UBND huyện giải đơn, thư khiếu nại, tố cáo theo quy định pháp luật Bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HĐND, Thường trực HĐND, Tổ đại biểu HĐND tỉnh, UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện Bộ phận tiếp nhận trả kết huyện theo chế cửa Quản lý tổ chức, biên chế cán bộ, ngân sách, tài sản giao theo quy định pháp luật Giúp HĐND-UBND huyện thực chế độ thông tin báo cáo theo quy định Thực nhiệm vụ khác Thường trực HĐND huyện, UBND huyện Chủ tịch UBND huyện giao Tổ chức máy, biên chế chế độ làm việc Văn phòng HĐND-UBND huyện tổ chức thống nhất, làm việc theo chế độ Thủ trưởng, kết hợp với chế độ chuyên viên, Chánh Văn phòng HĐND-UBND huyện điều hành Chánh Văn phòng HĐND-UBND huyện Chủ tịch UBND huyện bổ nhiệm sau có thỏa thuận văn với Chánh Văn phòng UBND tỉnh; miễn nhiệm, theo quy định pháp luật Giúp việc cho Chánh văn phịng có Phó Chánh văn phịng; Phó Chánh Văn phòng Chánh văn phòng đề nghị Chủ tịch UBND huyện định bổ nhiệm, miễn nhiệm Nhiệm vụ cụ thể Phó Chánh Văn phịng Chánh Văn phịng phân cơng Nhiệm vụ, quyền hạn Chánh Văn phòng: Tổ chức thực nhiệm vụ Văn phòng Thực chức tham mưu, tổng hợp, phối hợp phục vụ lãnh đạo, đạo, điều hành mặt công tác UBND huyện, nhằm đảm bảo tính thống nhất, liên tục có hiệu lực hiệu Tổ chức thực chế độ, sách Đảng, Nhà nước, Nghị HĐND, Quyết định, Chỉ thị UBND huyện quan Văn phịng Trực tiếp phụ trách cơng tác cải cách thủ tục hành theo chế “Một cửa” huyện Làm chủ tài khoản quản lý việc thu, chi ngân sách Văn phòng theo quy định pháp luật Thực nhiệm vụ khác Thường trực HĐND Chủ tịch UBND huyện giao Chánh Văn phòng HĐND-UBND huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, biên chế quan hệ công tác tổ thuộc cấu tổ chức Văn phịng HĐND-UBND huyện Phó Chánh Văn phịng giúp việc cho Chánh Văn phịng theo lĩnh vực phân cơng, có trách nhiệm tham gia họp Lãnh đạo Văn phòng, tập thể Lãnh đạo Văn phòng xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác quan Giúp Chánh Văn phịng tổ chức thực chương trình cơng tác UBND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện Chánh Văn phịng; đơn đốc, kiểm tra, điều hòa hoạt động Tổ thuộc Văn phòng Chánh Văn phòng vắng Để thực chức năng, nhiệm vụ Văn phịng phân công nhiệm vụ thành phận sau: Tổng hợp, Bộ phận tiếp dân, Bộ phận “Một cửa”, Văn thư - Lưu trữ, Kế toán – Tài vụ, phận Phục vụ Sơ đồ cấu tổ chức máy Văn phịng HĐND-UBND huyện Chánh Văn phịng Phó Chánh Văn phòng (Tổng hợp) Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận Một cửa Tiếp dân Kế toán Văn thư Phục vụ (Hiện UBND huyện Lộc Hà cịn thiếu 01 Phó Chánh Văn phịng phận Tổng hợp nên đồng chí Phó Chánh Văn phịng đảm nhận trách nhiệm phận Tổng hợp Văn phịng) 10 Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào trình soạn thảo quản lý văn nhiều hạn chế người sử dụng có lỗ hổng kiến thức hiểu biết công nghệ thông tin 37 PHẦN III- MỘT SỐ GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ Chất lượng, hiệu văn quản lý hành nhà nước thơng qua nhiều tiêu chí khác nhau, song tiêu chí như: văn phải phản ánh nhiệm vụ trị địa phương; ban hành thẩm quyền; điều chỉnh thực tiễn xã hội; hợp với lòng dân Việc soạn thảo quản lý văn đóng ý nghĩa quan trọng trình quản lý, điều hành quan ban hành văn quản lý hành nhà nước Dưới số giải pháp nhằm nâng cao hiệu soạn thảo quản lý văn Văn phòng UBND huyện Lộc Hà Đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn Văn phòng UBND huyện Lộc Hà chủ yếu ban hành văn hành thơng thường giải cơng việc Chính vậy, chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn Văn phòng UBND huyện cần thiết quan trọng mặt, đảm bảo tính hợp pháp hợp lý của văn bản, mặt khác điều kiện quan trọng định chất lượng văn Tại UBND huyện, chưa có văn quy định cụ thể, chi tiết trình tự, thủ tục ban hành văn quản lý nhà nước, hầu hết văn quản lý nhà nước ban hành chủ yếu dựa quy định pháp luật quan nhà nước cấp Việc quan nhà nước phải xác định trình tự, thủ tục cho việc xây dựng ban hành văn quản lý nhà nước nói chung khó, đặc biệt Văn phòng đơn vị nhỏ UBND huyện Tùy theo tính chất, nội dung hiệu lực pháp lý loại văn mà xây dựng quy trình ban hành cho thích hợp Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn Việc tuân thủ thẩm quyền nội dung hình thức yêu cầu cấp thiết, đòi hỏi quan phải nghiêm chỉnh chấp hành Tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà cần coi trọng thẩm quyền ký văn hành 38 thơng thường, đòi hỏi phải quy định chặt chẽ cụ thể chủ thể ban hành Với văn hành thơng thường mà Văn phịng thường soạn thảo như: cơng văn hành chính, thơng báo, thơng cáo, báo cáo, tờ trình, kế hoạch, đề án, phương án, chương trình, hợp đồng, biên bản, cơng điện, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy giới thiệu, phiếu gửi, giấy mời phải đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt thẩm quyền hình thức nội dung soạn thảo văn Có quy định cụ thể thẩm quyền ký loại văn nhằm đảm bảo tinh thần trách nhiệm trình thực văn mà cịn điều tiết, phân cơng cơng việc cách phù hợp, công cá nhân với nhau, tránh quan liêu, hách dịch Trong trình xây dựng ban hành, chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo cần lưu ý việc sử dụng hình thức văn hành thơng thường Đảm bảo nội dung văn Hạn chế nội dung văn quản lý nhà nước Văn phòng UBND huyện Lộc Hà soạn thảo ban hành nhỏ, vấn đề làm để tránh khắc phục hạn chế Nội dung thành phần chủ yếu quan trọng tất loại hình văn bản, định tính chất tồn văn Cho nên, việc bảo đảm yêu cầu nội dung tính mục đích, tính khoa học, tính cơng quyền, tính đại chúng, tính khả thi văn cần phải đảm bảo thêm hai vấn đề kỹ thuật xây dựng cấu trúc văn kỹ sử dụng ngôn ngữ, văn phong văn Cấu trúc văn không giàn ý, đề cương mà cấu trúc bao hàm hai mặt: nội dung hình thức Để thực tính thống cấu trúc cá nhân, đơn vị soạn thảo phải tư khoa học để hình thành chủ đề văn thiết lập bố cục chặt chẽ Đối với kỹ sử dụng phong cách, ngôn ngữ soạn thảo cần phải sử dụng nhuần nhuyễn xác phong cách, ngơn ngữ hành chính, đảm bảo đặc điểm 39 chủ yếu tính xác, rõ ràng; nghiêm túc, khách quan; thống nhất, phổ biến; tính khn mẫu; tính lịch sự, văn hóa Thực tốt cơng tác kiểm tra xử lý văn vi phạm pháp luật; tăng cường tra, kiểm tra công tác văn thư Công tác kiểm tra xử lý văn vi phạm pháp luật: Mục đích cơng tác nhằm phát văn có nội dung trái pháp luật để kịp thời đình việc thi hành, sửa đổi, hủy bỏ bãi bỏ văn bản, đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp thống hệ thống pháp luật Đồng thời, kiến nghị quan, người có thẩm quyền xác định trách nhiệm quan, người có thẩm quyền ban hành văn Các văn hành thơng thường chủ yếu cơng cụ truyền đạt thông tin quản lý Văn phịng nói riêng UBND huyện nói chung nên đảm bảo tính chuẩn xác văn đảm bảo cho thông tin truyền đạt cách trọn vẹn, xác có hiệu Việc kiểm tra xử lý văn có dấu hiệu vi phạm pháp luật khơng thống tuân theo quy định khác cấp quan trọng tạo tính thống nhất, xác khách quan hoạt động quản lý Nội dung kiểm tra chủ yếu kiểm tra nội dung, thẩm quyền, thể thức kỹ thuật trình bày văn Tăng cường tra, kiểm tra công tác văn thư: trình quản lý văn cần coi trong, quan tâm cách mực Việc tra, kiểm tra công tác văn thư nhằm đảm bảo tính khách quan phát sai trái văn thư thực công tác quản lý văn Thanh tra, kiểm tra nâng cao trách nhiệm, tinh thần làm việc phận văn thư, thúc đẩy tính hiệu quả, khả thi việc quản lý văn quan Đào tạo, bồi dưỡng cán công chức làm công tác soạn thảo quản lý văn Đối với quan, đơn vị quản lý sử dụng cán bộ, công chức làm công tác soạn thảo quản lý văn : cần phải xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi 40 dưỡng, cử cán đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ cơng tác văn với hình thức phong phú, hiệu quả, tiết kiệm nhằm đáp ứng yêu cầu hoạt động soạn thảo quản lý văn quan, đơn vị Cần phải có chế độ khuyến khích, ưu đãi đội ngũ cán cơng chức này, có sách hỗ trợ kịp thời thỏa đáng kinh phí thiết bị kỹ thuật, sở vật chất phục vụ công tác soạn thảo quản lý văn cán công chức Đối với cán công chức làm công tác soạn thảo quản lý văn bản: cần phải cập nhật liên tục thông tin, quy định công tác soạn thảo, quản lý văn quan nhà nước cấp trên, tuân thủ nguyên tắc, quy định pháp luật hành Bên cạnh khơng ngừng tăng cường trách nhiệm cán cơng chức nhằm phát huy tích cực hạn chế cơng tác Trang bị thêm phương thiết bị đại nhằm đảm bảo tốt q trình thực cơng tác văn thư Để đảm bảo tốt giải pháp mà báo cáo nêu trên, đòi hỏi UBND huyện Lộc Hà phải tăng cường hỗ trợ kinh phí cho cơng tác soạn thảo quản lý văn Văn phòng UBND Đồng thời đầu tư trang bị nâng cấp thiết bị nâng cấp thiết bị kỹ thuật như: thiết bị phục vụ cho việc soạn thảo văn bản; thiết bị để nhân bản; thiết bị phục vụ cho việc quản lý lưu trữ văn bản; thiết bị tìm kiếm văn bản; thiết bị phục vụ lợi ích cho nhân viên nhằm đáp ứng yêu cầu công đổi yêu cầu quản lý thực tiễn xã hội 41 PHẦN IV- KẾT LUẬN Văn quản lý nhà nước địa phương có vai trị quan trọng Một mặt, cụ thể hóa văn quản lý nhà nước cấp trên, văn HĐND cấp; mặt khác sở pháp lý, công cụ quản lý hữu hiệu, phương tiện để truyền đạt thơng tin quyền địa phương lĩnh vực đời sống kinh tế - xã hội Công tác văn thư lưu trữ, nội dung hoạt động thiếu quan, tổ chức, năm qua quan tâm đổi Trước hết đổi nhận thức tầm quan trọng, ý nghĩa to lơn mảng công tác kết hoạt động quan, tổ chức Tiếp đổi cách thức tổ chức, thực công tác văn thư – lưu trữ theo hướng cơng nghiệp hóa, đại hóa Trong quan nhà nước, cơng tác văn thư – lưu trữ đổi công tác văn thư – lưu trữ để nâng cao chất lượng, hiệu công tác cần coi trọng Bởi vì, quốc gia muốn phát triển, địi hỏi phải có Nhà nước với máy tổ chức khoa học, hợp lý, hoạt động có hiệu Kết hoạt động quan nhà nước định trước hết kết xây dựng, ban hành, tổ chức thực thi, giải quyết, quản lý, khai thác, sử dụng bảo mật văn – phương tiện quan trọng tổ chức hoạt động quan nhà nước Với nhận thức đó, q trình thực tập UBND huyện Lộc Hà, sinh viên tập trung tìm hiểu công tác văn thư – lưu trữ thực đề tài Báo cáo tốt nghiệp: “Công tác soạn thảo quản lý văn Văn phịng HĐND-UBND huyện Lộc Hà” Qua q trình thực đề tài, sinh viên rút số kiến nghị Những suy nghĩ mạnh dạn nêu lên từ sinh viên rời ghế nhà trường , chưa có kinh nghiệm thực tế quan, cơng sở với tâm huyết cống hiến trí lực tâm lực vào công đổi đất nước, kiến tạo quốc gia giàu mạnh, dân chủ, văn minh Dĩ nhiên, Báo cáo thực tập tốt nghiệp khơng thể tránh khỏi thiếu sót hạn chế mặt chủ quan người viết điều kiện khách quan không thuận lợi trình 42 nghiên cứu thực đề tài Rất mong góp ý thầy giáo, bạn bè, cán công chức thuộc UBND huyện Lộc Hà người quan tâm Xin chân thành cảm ơn! 43 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Kỹ thuật xây dựng ban hành văn Học viện Hành chính; Thơng tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ việc Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Công văn 55-CV/TCCB ngày 01/3/1991 Cục Lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn thực Quyết định số 24-CT Chủ tịch hội đồng Bộ trưởng; Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ Cơng tác Văn thư; Công văn 452/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục Văn thư lưu trữ nhà nước Hướng dẫn quản lý văn văn đến; Tài liệu Văn phòng HĐND-UBND huyện Lộc Hà 44 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC VIẾT TẮT PHẦN I - MỞ ĐẦU LỜI MỞ ĐẦU 45 LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, sinh viên xin cảm ơn thầy giáo Trưởng mơn Đơ thị - Nơng thơn: TS Hồng Sỹ Kim, người tiếp nhận sinh viên thực Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Để hoàn thành Báo cáo thực tập này, sinh viên nhận giúp đỡ, bảo tận tình thầy giáo, giáo Học viện Hành chính, nơi sinh viên theo học tập thể cán bộ, công chức UBND huyện Lộc Hà, nơi sinh viên thực tập Qua đây, sinh viên xin gửi lời cảm ơn tới thầy giáo, cô giáo Học viện, người cung cấp kiến thức quý giá cho sinh viên suốt năm học tập; sinh viên xin gửi lời cảm ơn tới cán bộ, công chức UBND huyện Lộc Hà tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên trình tìm hiểu thực tế thu thập tài liệu Đặc biệt, sinh viên xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc thầy giáo, giáo hướng dẫn: TS Nguyễn Ngọc Hiếu, Phó Trưởng môn Đô thị - Nông thôn Ths Trần Thị Thoa, giảng viên Bộ môn Đô thị - Nông thôn, cảm ơn Thầy, Cơ tận tình bảo nâng đỡ sinh viên mặt trình thực báo cáo Do thời gian kiến thức có hạn, thân sinh viên lại chưa trải qua thực tế công tác, Báo cáo không tránh khỏi thiếu sót Sinh viên mong nhận quan tâm góp ý thầy giáo, bạn bè cán bộ, công chức UBND huyện Lộc Hà để hồn thiện Báo cáo thực tập tốt nghiệp Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng 5/2012 Sinh viên Trần Thị Bảo Hằng – Lớp KH9HCH2 46 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT HĐND UBND CBCC QĐ CVP VT-LT : Hội đồng Nhân dân : Ủy ban Nhân dân : Cán bộ, công chức : Quyết định : Chánh Văn phòng : Văn thư – lưu trữ 47 LỜI MỞ ĐẦU Nếu văn phương tiện giao tiếp phổ biến thiếu hoạt đơng xã hội đại hoạt động quan nhà nước, văn chiếm giữ vai trò quan trọng Văn phương tiện truyền tải thông tin, định quản lý; phương tiện kiểm tra, theo dõi họa động máy lãnh đạo, quản lý; công cụ để xây dựng hệ thống pháp luật… Nó chứng tỏ tính liên tục quan nhà nước hoạt đông quản lý nhà nước Để văn quan nhà nước thực vai trò quan trọng nêu trên, công tác xây dựng, ban hành, chuyển giao, xử lý, sử dụng văn cần tổ chức khoa học Nói cách khác, quan, đơn vị máy nhà nước, để khai thác triệt để vai trò, ý nghĩa văn trình hoạt động cần quan tâm mức đến công tác Văn thư – Lưu trữ Thực tế, nhiều năm qua, Nhà nước xây dựng, ban hành nhiều văn quy định, hướng dẫn công tác Văn thư – Lưu trữ quan, tổ chức Mới có văn quy định Thơng tư số 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ ban hành ngày 19/01/2011 việc Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Cơng văn số 55-CV/TCCB Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành ngày 01/3/1991 việc Hướng dẫn thực Quyết định số 24-CT Chủ tịch hội đồng Bộ trưởng; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ban hành ngày 08/02/2010 Chính phủ Cơng tác văn thư; Công văn số 452/VTLTNNNVTW ban hành ngày 18/7/2005 Cục Văn thư lưu trữ nhà nước việc Hướng dẫn quản lý văn văn đến Tuy nhiên, công tác Văn thư Lưu trữ quan nhà nước nhiều bất cập Hệ thống văn quản lý ban hành có khơng sai sót làm giảm hiệu lực hiệu trình tổ chức thực thi Quy trình xây dựng, quản lý, lưu trữ, văn thiếu khoa học dẫn đến khó khăn khai thác sử dụng… Một đòi hỏi cấp thiết đặt phải nghiên cứu lý luận thực tiễn, xây dựng hệ thống giải pháp hồn thiện cơng tác văn thư – lưu trữ quan, tổ chức 48 Trong thời gian thực tập UBND huyện Lộc Hà, sinh viên có điều kiện sâu tìm hiểu thực tế công tác văn thư – lưu trữ quan, phát bất cập, phân tích, lý giải nguyên nhân Trên sở kiến thức lý luận thu nhận nhà trường, qua sách vở, qua hướng dẫn, dạy thầy cô giáo, sinh viên có đề xuất góp phần hồn thiện cơng tác văn thư – lưu trữ quan Báo cáo thực tập với đề tài: “Công tác soạn thảo quản lý văn Văn phòng HĐND-UBND huyện Lộc Hà” trình bày phân tích đề xuất sinh viên với mong muốn góp phần đáp ứng yêu cầu thiết nâng cao hiệu hoạt động văn thư, lưu trữ - mảng công tác quan trọng quan nhà nước 49 50 ... HĐND-UBND huyện hướng dẫn địa bàn xã, thị trấn quản lý Định kỳ tháng hàng năm, báo cáo kết hoạt động cho Văn phòng HĐND-UBND huyện Hàng năm, Văn phòng HĐND-UBND huyện tổ chức họp với Văn phòng HĐND-UBND... lý văn Văn phòng HĐND-UBND huyện Lộc Hà để nâng cao hiệu định hành 29 III- BẢNG THỐNG KÊ VĂN BẢN NĂM 2011 Trong báo cáo Văn phòng UBND huyện năm 2011 phận Văn thư quan tổng hợp: TÊN LOẠI VĂN... II- BÁO CÁO THỰC TẬP CHƯƠNG I- TỔNG QUAN VỀ HUYỆN LỘC HÀ I- Tình hình phát triển Lộc Hà Huyện Lộc Hà thuộc tỉnh Hà Tĩnh Chính phủ ban hành Nghị định số 20/2007/NĐ-CP ngày 07/02/2007 việc thành