Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ ……o0o…… BÁO CÁO TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU CƠNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN Ở VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND THỊ XÃ TAM ĐIỆP Thực hiện: Nguyễn Thị Thanh Huyền Lớp: Hành Văn thư K3 Cán hướng dẫn: Vũ Thị Kim Anh Tam Điệp, tháng năm 2012 Nguyễn Thị Thanh Huyền Lớp: Hành Văn thư K3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân Trước cơng tác Văn thư, Văn phịng hiểu loại hình cơng việc đơn giản, hành vụ Nhưng ngày xã hội ngày phát triển thông tin yếu tố thiếu phục vụ hoạt động quản lý Nhà nước, cơng tác Văn thư, Văn phịng xác định loại hình lao động thơng tin với tính sáng tạo trí tuệ ngày cao Những năm gần đây, cơng tác văn thư có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách Hành Nhà nước nói chung quan nói riêng.Trong hoạt động quản lý Nhà nước, văn sở pháp lý, để giải công việc dù lớn hay nhỏ Việc ban hành văn có ý nghĩa quan trọng quan, vấn đề xử lý, giải văn thực tế yếu tố định Quá trình quản lý giải văn đến nhanh hay chậm ảnh hưởng lớn đến hoạt động quan, đơn vị, ảnh hưởng đến công cải cách hành đất nước Đây lý tơi chọn Chuyên đề viết báo cáo kết thúc thời gian thực tập: “Tìm hiểu cơng tác quản lý bà giải văn đến Văn phòng HĐND UBND Thị xã Tam Điệp” Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trước trường Cao đẳng Nội vụ (tiền thân trường Trung học Văn thư Lưu trữ thành lập từ năm 1971) Nhà trường tiến hành đào tạo cán chuyên ngành Văn thư, Lưu trữ, Quản trị Văn phòng, Quản trị Nhân lực…với nhiều hệ đào tạo: quy, chức, nghề để đáp ứng nhu cầu công việc xã hội Nhà trường nêu cao phương châm công tác giảng dạy học tập: “Học thật, thi thật, đời làm thật”, thực tập tốt nghiệp coi giai đoạn quan trọng trình đào tạo Đây khoảng thời gian giúp sinh viên tiếp cận công việc nghề nghiệp thực tế, va chạm củng cố kiến thức, rèn luyện cho sinh viên có tác phong cán văn thư, văn phịng động, tự tin cơng việc giao tiếp Được tiếp nhận Văn phòng HĐND UBND Thị xã Tam Điệp, đến thực tập quan từ ngày 10/4/2012 đến ngày 01/6/2012 Qua thời gian thực tập, với quan tâm, giúp đỡ Lãnh Nguyễn Thị Thanh Huyền Lớp: Hành Văn thư K3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đạo cán bộ, cơng chức Văn phịng, nỗ lực thân làm quen với công việc mà chuyên ngành thầy cô giảng dạy, áp dụng lý thuyết vào thực tế công việc, học hỏi nhiều kinh nghiệm, rèn luyện tác phong công việc cán Văn thư, Văn phòng tương lai Em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo, Cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giảng dạy cho em kiến thức chuyên ngành kỹ nghiệp vụ làm sở tiếp xúc tốt với công việc Qua báo cáo, xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới tập thể Lãnh đạo, cán bộ, công chức UBND Thị xã Tam Điệp nói chung Văn phịng HĐND UBND Thị xã Tam Điệp nói riêng, đặc biệt bác Nguyễn Thị Diên, chị Vũ Thị Kim Anh trực tiếp hướng dẫn, bảo, tạo điều kiện giúp đỡ tơi hồn thành tốt đợt thực tập tốt nghiệp Trong trình thực tập thân lần đầu tiếp xúc có nhiều bỡ ngỡ với cơng việc, kinh nghiệm chưa có, nên báo cáo thực tập khơng tránh khỏi thiếu sót, hạn chế Kính mong Thầy giáo, Cô giáo Khoa Văn thư - Lưu trữ Lãnh đạo, cán cơng chức Văn phịng bổ sung, đóng góp ý kiến để thân củng cố kinh nghiệm báo cáo thực tập tơi hồn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn! Tam Điệp ngày 29 tháng năm 2012 Sinh viên Nguyễn Thị Thanh Huyền Nguyễn Thị Thanh Huyền Lớp: Hành Văn thư K3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND THỊ XÃ TAM ĐIỆP I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND THỊ XÃ TAM ĐIỆP: Vài nét Thị xã Tam Điệp: Thị xã Tam Điệp (tỉnh Ninh Bình) thành lập ngày 17/12/1982 nằm phía Tây Nam tỉnh Ninh Bình; phía Bắc giáp Thị xã Bỉm Sơn huyện Hà Trung (Thanh Hóa); phía đơng giáp Huyện n Mơ, phía Tây giáp Huyện Nho Quan với tổng diện tích đất tự nhiên 106,8 km Địa hình thuộc vùng bán sơn địa với 70% diện tích đồi núi Thị xã có 09 đơn vị hành trực thuộc gồm 05 phường (Bắc Sơn, Trung Sơn, Nam Sơn, Tây Sơn phường Tân Bình); 04 xã (Đông Sơn, Quang Sơn, Yên Sơn Yên Bình) Với dân số 55.000 người, mật độ dân số trung bình 510 người/km2 Trong dân tộc Kinh chiếm phần lớn, dân tộc Mường chiếm 1,3%; có 02 tơn giáo chính: Phật giáo Cơng giáo (chiếm 7,3% dân số) Nằm trục đường với Quốc lộ 1A chạy qua nên Thị xã nơi thu hút nhiều nhà máy, khu công nghiệp với lĩnh vực sản xuất đa dạng Tỉ trọng ngành Công nghiệp -Xây dựng, dịch vụ: Công nghiệp - Xây dựng: 75%; Dịch vụ: 21%; Nông nghiệp: 4% Địa bàn Thị xã có 10 nhà máy cơng nghiệp gồm sản xuất xi măng, cán thép, gạch tuynnel, nhà máy bao bì, chế biến nơng sản, sản xuất giày da xuất Nông nghiệp chủ yếu trồng công nghiệp: dứa, vải, lạc tiên, ngô rau cung cấp chủ yếu cho nhà máy chế biến xuất đồ hộp đông lạnh nước Nơi mảnh đất anh hùng kháng chiến, có phịng tuyến Tam Điệp - Biện Sơn coi “Đêm trước” chiến thắng Đống Đa mùa xuân năm Kỷ Dậu 1789, Quang Trung Nguyễn Huệ đại phá 29 vạn quân Mãn Thanh xâm lược, giải phóng kinh thành Thăng Long Và năm 1973, Binh đoàn Quyết Thắng tiền thân Quân đoàn I đời lấy đất Tam Điệp làm “Đại doanh” vào năm 1975, Binh đoàn Quyết Thắng thần tốc tiến vào Nam tham gia chiến dịch Hồ Chí Minh lịch sử góp phần giải phóng hồn tồn miền Nam thống đất nước Qua 30 phát triển trưởng thành, Thị xã Tam Điệp khẳng định vị mảnh đất Ninh Bình Đời sống nhân dân ngày Nguyễn Thị Thanh Huyền Lớp: Hành Văn thư K3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cải thiện, an ninh, trị, kinh tế ngày nâng cao, tạo tiền đề cho phát triển Thị xã tương lai Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND Thị xã Tam Điệp: UBND HĐND bầu ra, vừa quan giúp việc cho HĐND, vừa quan chấp hành HĐND Thị xã, quan hành địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Pháp luật văn quan Nhà nước cấp trên, Nghị HĐND cấp (Theo điều 02 Luật tổ chức HĐND UBND số 11/2003/QH11 ngày 26/11/2003) 2.1: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND Thị xã Tam Điệp: UBND Thị xã giải công việc theo nhiệm vụ, quyền hạn quy định Luật Tổ chức HĐND UBND năm 2003 UBND Thị xã thảo luận tập thể định theo đa số vấn đề quy định Điều 124 Luật Tổ chức HĐND UBND năm 2003 nhiệm vụ Pháp luật quy định 2.1.1 Chức năng: UBND Thị xã có nhiệm vụ tổ chức đạo việc thi hành Hiến pháp, Luật văn quan cấp trên, Nghị HĐND cấp UBND Thị xã đạo mặt hoạt động UBND cấp trực thuộc Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn Pháp luật quy định, UBND Thị xã Quyết định, Chỉ thị tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành văn UBND Thị xã phối hợp với UBND Tỉnh, Thường trực HĐND Ban HĐND cấp chuẩn bị nội dung kỳ họp HĐND, xây dựng đề án HĐND xét định 2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: Theo điều 43 Luật Tổ chức Hội đồng Nhân dân Ủy ban Nhân dân ngày 26 tháng năm 2003: a UBND Thị xã Tam Điệp có nhiệm vụ quản lý Nhà nước địa phương lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, công nghiệp, tiểu thủ cơng nghiệp, thương mại, văn hóa, giáo dục, y tế, khoa học, báo chí, phát thanh, truyền hình lĩnh vực xã hội khác, quản lý Nhà nước đất đai nguồn tài nguyên thiên nhiên, quản lý việc thực tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng hóa Nguyễn Thị Thanh Huyền Lớp: Hành Văn thư K3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội b Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, Luật, Văn Nhà nước c Bảo đảm an ninh, trị, trật tự xã hội, thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang xây dựng quốc phịng tồn dân, thực chế độ nghĩa vụ quân sự, sách lực lượng vũ trang nhân dân địa phương, quản lý hộ khẩu, hộ tịch, việc cư trú, lại người địa phương người nước ngồi địa phương d Phịng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, bảo vệ tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, quyền lợi ích hợp pháp công dân, chống tham nhũng, chống buôn lậu tệ nạn xã hội khác e Tổ chức thực thu chi ngân sách địa phương theo quy định pháp luật, phối hợp với quan khác đảm bảo thu đúng, thu đủ loại thuế khoản chi khác địa phương f Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương, đào tạo đội ngũ viên chức Nhà nước cán cấp xã, phường g Tổ chức đạo công tác thi hành án địa phương theo quy định pháp luật Quản lý địa giới hành chính, xây dựng đề án phân vạch, điều chỉnh địa giới đơn vị hành địa phương đưa HĐND cấp thơng qua để trình cấp xem xét UBND Thị xã Tam Điệp chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước HĐND UBND cấp Tỉnh 2.2: Cơ cấu tổ chức UBND Thị xã Tam Điệp: (Xem Phụ lục I) UBND Thị xã Tam Điệp HĐND cấp bầu gồm: Chủ tịch Phó Chủ tịch - Đ/c Vũ Ngọc Châu: Chủ tịch UBND Thị xã Tam Điệp người lãnh đạo điều hành công việc UBND Thị xã, chịu trách nhiệm cá nhân nhiệm vụ theo quy định Chủ tịch UBND Thị xã phân công công tác cho Phó Chủ tịch thành viên UBND Thị xã, người phân công chịu trách nhiệm trước UBND Thị xã - Đ/c Dương Đức Đằng: Phó Chủ tịch phụ trách Kinh tế - Đ/c Nguyễn Trung Phong: Phó Chủ tịch phụ trách Văn hóa - Xã hội Các Phó Chủ tịch giải cơng việc theo lĩnh vực phân công, chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND Thị xã quan Nhà nước cấp Bên cạnh đó, UBND Thị xã cịn có 12 phòng ban giúp việc khác: 1- Phòng Nội vụ Nguyễn Thị Thanh Huyền Lớp: Hành Văn thư K3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2- Phòng Kinh tế 3- Phòng Giáo dục Đào tạo 4- Phịng Tài - Kế hoạch 5- Phịng Y tế 6- Phịng Quản lý thị 7- Phòng Thanh tra 8- Phòng Tư pháp 9- Phịng Tài ngun Mơi trường 10- Phịng Lao động Thương binh xã hội 11- Phịng Văn hóa – Thể thao Du lịch 12- Văn phòng HĐND UBND Thị xã Các phòng, ban giúp việc cho UBND Thị xã, cụ thể giúp Chủ tịch Phó Chủ tịch giải cơng việc nhanh chóng khoa học Đây phận thiếu hoạt động quan Giải trình UBND Thị xã đề nghị quan, đoàn thể, UBND xã, phường vấn đề chức quản lý lĩnh vực cơng tác phịng, ban phụ trách Mỗi phịng, ban có chức năng, nhiệm vụ riêng, nhằm đảm bảo tốt hoạt động quan, nâng cao chất lượng quản lý Nhà nước nói chung UBND Thị xã Tam Điệp nói riêng II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND THỊ XÃ TAM ĐIỆP: Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng HĐND UBND Thị xã Tam Điệp: 1.1: Chức Văn phòng: UBND Thị xã Tam Điệp tiến hành xây dựng “Quy chế làm việc mối quan hệ cơng tác Văn phịng HĐND UBND Thị xã Tam Điệp” Trong quy định rõ vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Văn phòng UBND Thị xã Văn phòng HĐND UBND Thị xã Tam Điệp quan tham mưu, giúp UBND Thị xã thực chức quản lý Nhà nước địa phương, thực số nhiệm vụ, quyền hạn theo ủy quyền UBND Thị xã Chịu lãnh đạo, đạo điều hành trực tiếp Thường trực HĐND UBND Thị xã 1.2: Nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng: Tham mưu giúp HĐND, Thường trực HĐND, UBND Thị xã xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác (bao gồm chương trình, kế hoạch năm, quý, tháng, tuần) HĐND, Thường trực HĐND, UBND Thị xã Nguyễn Thị Thanh Huyền Lớp: Hành Văn thư K3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phối hợp với phòng, đơn vị thuộc UBND Thị xã phục vụ lãnh đạo, điều hành mặt công tác HĐND, UBND Thị xã Chuẩn bị báo cáo hoạt động Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân Thị xã, soạn thảo văn quản lý Nhà nước; phối hợp với quan chuyên môn UBND Thị xã soạn thảo, chỉnh sửa văn hành trước trình UBND Thị xã phê duyệt định ban hành để đạo, quản lý, điều hành hoạt động Kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng địa phương Giúp HĐND, Thường trực HĐND, UBND Thị xã theo dõi, đôn đốc quan chuyên môn thuộc UBND Thị xã, HĐND, UBND xã, phường trình dự thảo văn (bao gồm dự thảo văn pháp quy, chuyên đề Kinh tế - xã hội, Văn hóa, Y tế, Giáo dục, Quốc phịng, An ninh vấn đề khác); tham gia ý kiến nội dung trình soạn thảo văn để HĐND, Thường trực HĐND, UBND Thị xã xem xét, định Thu thập, tổng hợp xử lý thông tin đảm bảo thường xuyên kịp thời, xác phục vụ hoạt động HĐND, Thường trực HĐND, ban HĐND, công tác đạo, quản lý, điều hành UBND Thị xã Chủ tịch UBND Thị xã Phối hợp với quan chức tổ chức phổ biến, tập huấn triển khai thực văn bản, sách quan Nhà nước cấp HĐND, UBND Thị xã Tổ chức truyền đạt Quyết định, Chỉ thị, kết luận hội nghị UBND Thị xã tới phòng, ban, ngành, xã, phường có liên quan Phục vụ kỳ họp HĐND, phiên họp làm việc Thường trực HĐND, UBND, ban HĐND Thị xã với quan chuyên môn, quan đoàn thể nhân dân cấp, với Chủ tịch HĐND, UBND xã phường Quản lý hồ sơ, tài liệu kỳ họp HĐND Ghi chép đầy đủ biên phiên họp UBND Thị xã họp theo chức năng, nhiệm vụ UBND Thị xã Tổ chức, quản lý công tác Văn thư - Lưu trữ, hành HĐND, UBND Thị xã Bảo đảm điều kiện, phương tiện làm việc cho HĐND, Thường trực HĐND, ban HĐND, UBND Chủ tịch UBND Thị xã Tham mưu giúp UBND Thị xã thực quản lý Nhà nước lĩnh vực dân tộc, công tác tiếp dân nhiệm vụ khác Thường trực HĐND, UBND Thị xã giao Nguyễn Thị Thanh Huyền Lớp: Hành Văn thư K3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Giúp UBND Thị xã thực quản lý phận tiếp nhận hồ sơ trả kết theo chế “một cửa” UBND Thị xã 10 Quản lý tổ chức, biên chế Công chức, viên chức Văn phòng HĐND, UBND Thị xã; quản lý ngân sách tài sản Văn phòng tài sản chung UBND Thị xã theo quy định Nhà nước 2: Sơ đồ cấu tổ chức lề lối làm việc Văn phòng UBND Thị xã Tam Điệp: 2.1: Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng: (Xem Phụ lục II) Văn phòng HĐND UBND Thị xã Tam Điệp tổ chức thống tổ chức sau: - Chánh Văn phòng: Là thủ trưởng Văn phòng, chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND, Thường trực HĐND toàn hoạt động Văn phòng HĐND UBND Thị xã - Các Phó Chánh Văn phịng: Giúp việc cho Chánh Văn phịng, phụ trách số mặt cơng tác giao như: Công tác tổng hợp, công tác đảm bảo sở vật chất cho hoạt động Văn phòng vào đạo trực tiếp Thường trực HĐND Thị xã, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Thị xã Chịu trách nhiệm trước pháp luật thực chức trách, nhiệm vụ - Bộ phận Tổng hợp: Là phận giúp Chánh Văn phòng thực công tác thông tin tổng hợp, tham mưu cho thủ trưởng, xây dựng lịch công tác tuần, tháng, quý cho quan lịch công tác tuần cho lãnh đạo quan Tổ chức thẩm định đề án, biên soạn văn khác quan cấp giao - Bộ phận tiếp công dân: Hướng dẫn công dân đến làm việc với Thường trực HĐND, UBND Thị xã theo quy định Pháp luật; tiếp nhận đơn thư công dân, tổ chức - Bộ phận “Một cửa”: Đảm bảo công khai, quy trình rõ ràng, tác nghiệp chuẩn xác, nhanh chóng, gọn nhẹ, quy định Pháp luật - Bộ phận Dân tộc: Tham mưu giúp cho UBND Thị xã thực nhiệm vụ quản lý Nhà nước Dân tộc địa bàn Thị xã đảm bảo theo quy định Pháp luật - Bộ phận Văn thư: Là mắt xích quan trọng hoạt động Văn phòng Tiếp nhận, chuyển giao kịp thời văn theo điều hành Chánh Văn phòng Bảo quản tài liệu, dấu theo chế độ bảo mật quy định Bảo vệ bí mật Nhà nước - Bộ phận Lưu trữ: Đây phận làm công tác Lưu trữ quản lý kho Lưu trữ HĐND UBND Thị xã Giúp Chánh Văn phòng Nguyễn Thị Thanh Huyền Lớp: Hành Văn thư K3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thủ trưởng quan quản lý, đạo công tác Lưu trữ đơn vị thuộc thẩm quyền Thủ trưởng quan - Bộ phận Vi tính - Quản trị: Có nhiệm vụ đánh máy, in tài liệu, nhân bản, nhân Fax, trực điện thoại… - Bộ phận Kế toán - Thủ quỹ: Thực chế độ tốn, tốn kịp thời xác theo Luật ngân sách, cập nhật báo cáo tiêu hàng ngày quan với lãnh đạo Văn phịng việc thực tập dự trù kinh phí, thực chế độ báo cáo tài theo quy định - Bộ phận bảo vệ: Có nhiệm vụ bảo vệ an ninh, giữ gìn trật tự, tài sản tồn quan - Bộ phận Lái xe: Có nhiệm vụ đưa đón Lãnh đạo, Thủ trưởng quan công tác Quản lý tốt phương tiện, lái xe an toàn, thực tiết kiệm xăng dầu chi phí q trình vận hành phục vụ cơng tác, chịu trách nhiệm chất lượng phương tiện giao - Bộ phận Quản trị - Lễ tân: Có nhiệm vụ chuẩn bị sở vật chất (nước, hoa…) Định kỳ kiểm kê tài sản Vệ sinh phòng làm việc Lãnh đạo quan, đảm bảo vệ sinh toàn quan Phục vụ nhà ăn liên quan đảm bảo chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm 2.2: Lề lối làm việc Văn phòng: Văn phòng HĐND UBND Thị xã làm việc theo chế độ Thủ trưởng; chấp hành nghiêm chỉnh điều hành Lãnh đạo, đạo HĐND UBND Thị xã Trong cơng tác Hành chính, UBND Thị xã Tam Điệp xây dựng cụ thể sách mục tiêu chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 (Ban hành kèm theo Quyết định số 343/QĐ-UBND ngày 12/5/2010 Chủ tịch UBND Thị xã Tam Điệp Chính sách chất lượng: UBND Thị xã Tam Điệp cam kết: “Thông qua xây dựng thực hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001:2008 gắn liền với chương trình cải cách Hành nhằm tạo phương pháp làm việc khoa học, hợp lý, kiểm sốt cơng việc tốt hơn, góp phần đạt hiệu lực hiệu cao thực thi chức năng, nhiệm vụ giao Trong sách chất lượng đặt mục tiêu rõ cho đơn vị, cá nhân toàn Ủy ban Nhân dân Đặc biệt phận Văn phòng cụ thể trách nhiệm Cán Văn thư phải kiểm soát tài liệu hồ sơ chặt chẽ; thu thập cập nhật đầy đủ, xếp lưu giữ không để xảy việc thất lạc tài liệu phục vụ công tác khai thác văn thuận tiên Cán bộ, công chức giải công việc, tiếp khách đến làm việc công sở phải chu đáo, nhiệt tình, thái độ niềm nở, lịch sự, đề cao trách nhiệm phục vụ, trang phục làm việc chỉnh tề Theo chức trách, Nguyễn Thị Thanh Huyền Lớp: Hành Văn thư K3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bảo nhiệt tình nhận quan tâm, động viên người Văn phòng UBND nên em rút kinh nghiệm không ngừng học hỏi nỗ lực thân Để hoàn thành tốt thời gian thực tập Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tôi xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo quan, Lãnh đạo Văn phịng tồn thể cán bộ, công chức UBND Thị xã Tam Điệp quan tâm, giúp đỡ hướng dẫn tạo điều kiện giúp tơi hồn thành tốt q trình thực tập Qua Báo cáo em xin gửi lời cảm ơn tới Thầy giáo, Cơ giáo Nhà trường nói chung Khoa Văn thư - Lưu trữ nói riêng giúp đỡ em hồn thành đạt kết tích cực suốt thời gian học tập Nhà trường đợt thực tập Do thời gian thực tập tiếp xúc với môi trường công việc không nhiều hiểu biết kinh nghiệm thân hạn chế, thiếu sót Vì vậy, em mong nhận ý kiến đóng góp Thầy, Cơ giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lãnh đạo, Cán công chức UBND Thị xã Tam Điệp để Báo cáo hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! Tam Điệp, ngày 29 tháng năm 2012 Sinh viên Nguyễn Thị Thanh Huyền Nguyễn Thị Thanh Huyền Lớp: Hành Văn thư K3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật Ban hành Văn quy phạm pháp luật năm 2008; Luật Ban hành Văn quy phạm pháp luật HĐND & UBND Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác Văn thư Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Thông tư Liên tịch số 07/2002/TT-LT ngày 06/5/2002 Bộ Công an Ban tổ chức Cán Chính phủ hướng dẫn thực số quy định Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Luật tổ chức HĐND UBND số 11/2003/QH11 ngày 26/11/2003 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ quy định chi tiết số điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005 Bộ Nội vụ tổ chức Văn thư Lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ UBND 10 Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn 11 Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước V/v hướng dẫn quản lý văn đi, đến 12 Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06/9/2006 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật ban hành Văn quy phạm pháp luật HĐND UBND 13 Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu 14 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ việc sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác Văn thư Nguyễn Thị Thanh Huyền Lớp: Hành Văn thư K3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 15 Giáo trình Nghiệp vụ Cơng tác Văn thư Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội 16 Quyết định số 03/2011/QĐ-UBND ngày 24/11/2011 UBND Thị xã Tam Điệp ban hành quy chế làm việc UBND Thị xã nhiệm kỳ 2011 - 2016 Nguyễn Thị Thanh Huyền Lớp: Hành Văn thư K3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN PHỤ LỤC Nguyễn Thị Thanh Huyền Lớp: Hành Văn thư K3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC I: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ XÃ TAM ĐIỆP HĐND Thị xã Tam Điệp UBND Thị xã Tam Điệp Chủ tịch UBND Thị xã Tam Điệp Phó Chủ tịch phụ trách khối Văn hóa - Xã hội Phó Chủ tịch phụ trách khối Kinh tế - Nơng nghiệp Các phịng, ban, trung tâm thuộc UBND Thị xã Các phòng, ban, trung tâm thuộc UBND Thị xã Nguyễn Thị Thanh Huyền Lớp: Hành Văn thư K3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC II: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND THỊ XÃ TAM ĐIỆP Chánh Văn phòng HĐND & UBND Thị xã Phó Chánh Văn phịng Tổng hợp Bộ phận Tổng hợp Cán Văn thư Nguyễn Thị Thanh Huyền Bộ phận Vi tính Quản trị Mạng Phó Chánh Văn phịng phụ trách Văn hóa - Dân tộc Bộ phận Kế tốn Tài vụ Bộ phận Bảo vệ Bộ phận Lái xe Lớp: Hành Văn thư K3 Bộ phận Cơng vụ Lễ tân Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC III: SƠ ĐỒ BỐ TRÍ PHỊNG LÀM VIỆC CỦA CHÁNH VĂN PHỊNG HĐND & UBND THỊ XÃ TAM ĐIỆP 4 4 10 Hành lang Cửa vào Ghi chú: Cửa sổ Điều hịa Bình nước nóng, lạnh ghế ngồi Nguyễn Thị Thanh Huyền Bàn làm việc Bàn máy tính Tủ đựng tài liệu Ghế xoay Lớp: Hành Văn thư K3 11 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bàn uống nước 10 Tủ đựng tạp chí, báo 11 Chậu cảnh PHỤ LỤC IV: SƠ ĐỒ BỐ TRÍ PHỊNG VĂN THƯ CỦA VĂN PHỊNG HĐND & UBND THỊ XÃ TAM ĐIỆP 8 10 10 13 14 3 Cửa Hành lang Ghi chú: Bàn giao dịch có vách kính ngăn Vách ngăn cách Ghế làm việc Máy phơ tơ Máy hủy tài liệu Máy tính Máy điều hòa Cửa sổ Nguyễn Thị Thanh Huyền 11 12 22 22 Cửa Bàn uống nước 10 Tủ đựng tài liệu 11 Két sắt 12 Điện thoại bàn 13 Bình nước 14 Máy Fax Lớp: Hành Văn thư K3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC V: SƠ ĐỒ QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA UBND THỊ XÃ TAM ĐIỆP Lãnh đạo giao soạn thảo văn Nghiên cứu chọn loại văn phù hợp Soạn thảo văn Kiểm duyệt văn Văn phòng thẩm định văn Cán soạn thảo sửa chữa Trình ký văn Văn thư đăng ký văn bản, nhân văn Văn thư đóng dấu, hồn thiện phát hành văn Nguyễn Thị Thanh Huyền Lớp: Hành Văn thư K3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC VI: SƠ ĐỒ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI CỦA UBND THỊ XÃ TAM ĐIỆP Soạn thảo văn Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn Trình ký văn Đăng ký văn Nhân văn Đóng dấu quan Chuyển giao văn (nội quan Lưu văn Nguyễn Thị Thanh Huyền Sắp xếp, bảo quản phục vụ sử dụng nghiên cứu lưu Lớp: Hành Văn thư K3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC VII: SƠ ĐỒ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN CỦA UBND THỊ XÃ TAM ĐIỆP Tiếp nhận văn đến Phân loại, bóc bì văn đến Đóng dấu đến, ghi số đến ngày, tháng đến Đăng ký văn đến Trình văn đến cho Chánh Văn phòng Sao văn đến Chuyển giao văn đến đơn vị cá nhân có thẩm quyền giải Nguyễn Thị Thanh Huyền Lớp: Hành Văn thư K3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến PHỤ LỤC VIII: SƠ ĐỒ QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Mở Hồ sơ Thu thập văn bản, tài liệu vào Hồ sơ Phân chia đơn vị bảo quản xếp văn bản, tài liệu Hồ sơ Biên mục Hồ sơ Giao nộp Hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Nguyễn Thị Thanh Huyền Lớp: Hành Văn thư K3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC Lời mở đầu……………………………………………………….1 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND THỊ XÃ TAM ĐIỆP……………………………………….4 I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND Thị xã Tam Điệp……………………………………………………… Vài nét Thị xã Tam Điệp……………………………………4 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND Thị xã Tam Điệp……………………………………………………… 2.1: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND Thị xã Tam Điệp…………………………………………………………………….5 2.1.1: Chức năng…………………………………………………5 2.1.2: Nhiệm vụ, quyền hạn…………………………………… 2.2: Cơ cấu tổ chức UBND Thị xã Tam Điệp……………….6 II Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức hoạt động Văn phòng HĐND UBND Thị xã Tam Điệp……………………………7 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng HĐND UBND Thị xã Tam Điệp………………………………………………………………7 1.1: Chức Văn phòng………………………………….7 1.2: Nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng………………………7 2: Sơ đồ cấu tổ chức lề lối làm việc Văn phòng UBND Thị xã Tam Điệp………………………………………………………9 2.1: Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng……………………….9 2.2: Lề lối làm việc Văn phịng…………………………… 10 2.3: Sơ đồ hóa phịng làm việc khoa học Văn phòng HĐND UBND Thị xã Tam Điệp………………………………………………10 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CƠNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN CỦA VĂN PHỊNG HĐND VÀ UBND THỊ XÃ TAM ĐIỆP………………………………………11 I: Cơng tác Văn thư Văn phòng HĐND UBND Thị xã Tam Điệp…………………………………………………………………….11 Công tác đạo công tác Văn thư Văn phòng HĐND UBND Thị xã Tam Điệp……………………………………………….11 Tình hình cán làm cơng tác Văn thư Văn phòng HĐND UBND Thị xã Tam Điệp……………………………………………12 Nguyễn Thị Thanh Huyền Lớp: Hành Văn thư K3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tìm hiểu mơ hình tổ chức cơng tác Văn thư Văn phịng HĐND UBND Thị xã Tam Điệp………………………………… 12 Công tác soạn thảo ban hành văn HĐND……… 12 4.1: Các quy định UBND Thị xã soạn thảo ban hành văn bản…………………………………………………………………… 12 4.3: Thẩm quyền ban hành văn quản lý UBND Thị xã Tam Điệp……………………………………………………………………13 4.4: Tổ chức quản lý sử dụng dấu……………………… 14 4.5: Lập Hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan……………………………………………………………………15 II: Thực trạng tình hình cơng tác quản lý giải văn đến Văn phòng HĐND UBND Thị xã Tam Điệp………………….16 Cơ sở khoa học……………………………………………….16 Thực trạng tình hình quản lý giải văn đến UBND Thị xã Tam Điệp………………………………………………17 2.1: Tiếp nhận văn đến, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn đến…………………………………………………………………… 17 2.2: Đóng dấu đến……………………………………………….18 2.3: Đăng ký văn đến……………………………………….19 2.4: Trình văn đến………………………………………… 23 2.5: Chuyển giao văn đến……………………………………24 2.6: Giải theo dõi tiến độ giải văn đến………25 3: Các công việc khác giao……………………………… 26 CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND THỊ XÃ TAM ĐIỆP……………………28 I: Một vài nhận xét, đánh giá thực trạng công tác quản lý giải văn đến UBND Thị xã Tam Điệp………………………27 1: Ưu điểm……………………………………………………….27 2: Nhược điểm………………………………………………… 28 II: Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác quản lý giải văn đến…………………………………………………………….29 III: Một số kiến nghị với quan……………………………… 29 KẾT LUẬN………………………………………………………31 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO……………………….34 PHẦN PHỤ LỤC……………………………………………… 35 Phụ lục I………………………………………………………….36 Phụ lục II…………………………………………………………37 Phụ lục III……………………………………………………… 38 Nguyễn Thị Thanh Huyền Lớp: Hành Văn thư K3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục IV……………………………………………………….39 Phụ lục V……………………………………………………… 40 Phụ lục VI……………………………………………………….41 Phụ lục VII……………………………………………………….42 Phụ lục VIII…………………………………………………… 43 Nguyễn Thị Thanh Huyền Lớp: Hành Văn thư K3 ... VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN CỦA VĂN PHÒNG HĐND & UBND THỊ XÃ TAM ĐIỆP I Một vài nhận xét, đánh giá thực trạng công tác quản lý giải văn đến UBND Thị xã Tam Điệp: 1) Ưu điểm: - Công tác quản lý giải. .. CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND THỊ XÃ TAM ĐIỆP………………………………………11 I: Công tác Văn thư Văn phịng HĐND UBND Thị xã Tam Điệp? ??………………………………………………………………….11 Cơng tác đạo công tác Văn thư Văn phịng HĐND UBND. .. NHIỆM VỤ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND THỊ XÃ TAM ĐIỆP: Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng HĐND UBND Thị xã Tam Điệp: 1.1: Chức Văn phòng: UBND Thị xã Tam Điệp tiến hành xây dựng