HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH Lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước Chương trình chuyên viên Tổ chức cho cán công chức tỉnh Hà Giang Từ ngày 19/4/2010 đến ngày 16/7/2010 TÌNH HUỐNG QUẢN LÝ Tên tình huống: “ TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG SỞ GD&ĐT HÀ GIANG” Học viên : Chức vụ : Đơn vị công tác : VŨ QUANG Phó chánh văn phòng Sở GD&ĐT Hà Giang Hà giang, tháng năm 2010 HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH Lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước Chương trình chuyên viên Tổ chức cho cán công chức tỉnh Hà Giang Từ ngày 19/4/2010 đến ngày 16/7/2010 TÌNH HUỐNG QUẢN LÝ Tên tình huống: “ TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG SỞ GD&ĐT HÀ GIANG” Học viên : Chức vụ : Đơn vị công tác : VŨ QUANG Phó chánh văn phòng Sở GD&ĐT Hà Giang Người hướng dẫn : Th.S Tống Đăng Hưng Hà giang, tháng năm 2010 Nội dung: “ TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG SỞ GD&ĐT HÀ GIANG” LỜI MỞ ĐẦU Công tác văn thư – lưu trữ chiếm vị trí vai trò quan trọng hoạt động quản lý hành nhà nước Tuy nhiên, công tác văn thư, lưu trữ chưa phát huy hết vai trò ý nghĩa vốn có Trong nhiều quan, đơn vị nhà nước làm tốt số quan, đơn vị gặp nhiều khó khăn việc triển khai thực hoạt động liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ Trong năm qua, quan tâm đạo Chính phủ Bộ, ngành Ủy ban nhân dân cấp tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ đạt nhiều thành tích đáng kể Một số văn quy phạm pháp luật lưu trữ ban hành bước đầu tạo điều kiện đưa hoạt động lưu trữ vào nề nếp; tổ chức lưu trữ hệ thống kho lưu trữ bước củng cố; tài liệu lưu trữ bảo vệ, bảo quản an toàn đáp ứng ngày tốt hoạt động quản lý, đạo, điều hành công việc quan, tổ chức yêu cầu khai thác sử dụng xã hội Tuy nhiên, bên cạnh đó, công tác văn, lưu trữ quan, tổ chức nhiều bất cập chưa theo kịp yêu cầu trình đổi hành nhà nước Đánh giá thực trạng chung công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Hà Giang , Chỉ thị số 10/CT-UBND ngày 24/3/2009 Chủ tịch UBND tỉnh Hà Giang V/v tăng cường công tác văn thư, lưu trữ nêu rõ: “Bên cạnh kết đạt được, công tác văn thư, lưu trữ số quan nhiều bất cập như: Lãnh đạo số Sở, ban ngành huyện, thị nhận thức chưa đầy đủ vị trí, vai trò công tác văn thư, lưu trữ ; hệ thống tổ chức văn thư, lưu trữ cấp chưa ổn định, thống nhất; sở vật chất đầu tư kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ hạnh chế; tình trạng tài liệu tồn đọng sở, ban ngành nhiều; Công tác khai thác sử dụng tài liệu nhiều hạn chế Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ chậm, chưa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đặt tình hình mới” Theo Quyết định số 3858/QĐ-UB ngày 05/10/2009 UBND tỉnh Hà Giang việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức Sở Giáo dục Đào tạo Hà Giang quy định vị trí, chức Sở GD&ĐT Hà Giang “là quan chuyên môn trực thuộc UBND tỉnh, tham mưu giúp UBND tỉnh thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực Giáo dục Đào tạo (trừ đào tạo nghề); dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý Sở GD&ĐT phạm vi toàn tỉnh theo quy định pháp luật thực nhiệm vụ, quyền hạn khác theo đạo uỷ quyền UBND tỉnh Sở GD&ĐT chịu đạo, quản lý trực tiếp tổ chức, biên chế công tác UBND tỉnh, đồng thời chịu đạo hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ Bộ GD&ĐT Sở GD&ĐT có tư cách pháp nhân, có dấu riêng tài khoản giao dịch kho bạc Nhà nước” Với vị trí, chức này, công tác văn thư, lưu trữ Sở GD&ĐT Hà Giang phải xác định nhiệm vụ quan trọng quản lý kết trình hoạt động từ đầu vào đến kết đầu công vụ thực chức quản lý nhà nước giáo dục đào tạo tỉnh Hà Giang Đầu mối thực Văn phòng Sở GD&ĐT Trong năm qua, thực mục tiêu chương trình cải cách hành , Văn phòng Sở GD&ĐT Hà Giang có nhiều cố gắng việc thực chức nhiệm vụ mình, Khẳng định Văn phòng quan hành nhà nước (văn phòng) đơn vị có chức tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức điều hành công việc, đồng thời trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo Văn phòng chủ yếu tham mưu mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, đạo lãnh đạo, nói cách khác, tổ chức làm việc giúp lãnh đạo Chức tham mưu thể nhiệm vụ cụ thể xây dựng quy chế làm việc tổ chức làm việc theo quy chế; giúp lãnh đạo xây dựng tổ chức thực chương trình công tác; thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo; thẩm định phạm vi, yêu cầu, quy trình, tiến độ, thể thức đề án; kiến nghị xử lý vấn đề thuộc chức lãnh đạo quan, tổ chức Trong đó, Công tác Văn thư- Lưu trữ hoạt động thường xuyên, hàng ngày diễn liên tục văn phòng: biên tập, kiểm tra chịu trách nhiệm thủ tục, thể thức văn Sau tiếp thu chuyên đề lý luận quản lý hành Nhà nước chương trình chuyên viên chính, lĩnh hội kinh nghiệm thực tế giảng viên Học viện Hành Chính Quốc Gia, với nghiên cứu tài liệu, văn quản lí hành Nhà nước, đường lối Đảng, Chính sách, Pháp luật Nhà nước vận dụng vào giải công việc, tình cụ thể diễn trình làm công tác quản lý Cá nhân mạnh dạn xin đề xuất tình quản lý “ TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG SỞ GD&ĐT HÀ GIANG” Đây vừa thể quan điểm riêng, kết hợp sở lý luận thực tiễn vận dụng sách Đảng, Pháp luật Nhà nước, vừa học để mong nhận nhiều ý kiến thầy giáo, cô giáo, nhà quản lý để thân có thêm vốn kiến thức hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Phần NỘI DUNG TÌNH HUỐNG Hoàn cảnh xuất tình Văn phòng Sở GD&ĐT Hà Giang trước gọi phòng hành tổng hợp thành lập từ Sở GD&ĐT Hà Giang tách từ Sở GD&ĐT Hà Tuyên ( 01/10/1991) theo Quyết định số 544/QĐ-UB ngày 30/9/1991 Uỷ Ban nhân Dân Tỉnh Hà Tuyên Văn phòng Sở GD&ĐT có chức năng, nhiệm vụ là: “Chức năng: Giúp Lãnh đạo Sở đạo, quản lý, điều hành công tác tổng hợp, thi đua, quản trị, hành chính, quản lý tài sản quan Nhiệm vụ: - Theo dõi, tổng hợp, báo cáo thường xuyên, định kỳ công tác ngành với Giám đốc Sở quan quản lý cấp trên, quan liên quan - Tham mưu cho Giám đốc chuẩn bị văn góp ý vào dự thảo văn qui phạm pháp luật quan khác gửi đến lấy ý kiến Tham mưu cho Giám đốc chuẩn bị kiến nghị với quan nhà nước có thẩm quyền việc ban hành văn qui phạm pháp luật hoạt động GD&ĐT Tham mưu cho Giám đốc kiểm tra tính pháp qui văn Sở GD & ĐT ban hành - Tham mưu cho Giám đốc đạo thực tốt công tác thi đua khen thưởng ngành, công tác tiếp khách, công tác đối ngoại Sở - Tham mưu xây dựng chương trình công tác Lãnh đạo Sở Sở Xây dựng đôn đốc thực kế hoạch công tác tháng, quí, năm quan toàn ngành - Phối hợp với phòng Kế hoạch – Tài phòng chức xây dựng kế hoạch thực việc mua sắm trang thiết bị, sửa chữa tài sản, văn phòng phầm quan phục vụ tốt hoạt động văn phòng - Kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở đơn vị thực chế độ báo cáo thường kỳ đột xuất Là đầu mối phối hợp hoạt động phòng chức Sở, trường, đơn vị thuộc Sở, Phòng Giáo dục Đào tạo để thực có hiệu nhiệm vụ ngành - Thống kê, cập nhật thông tin ngành Thực việc xử lý thống tin, chuyển, nhận công văn, văn hành Đánh máy, in chuyển phát văn Lãnh đạo Sở phê duyệt địa chỉ, thời gian Bảo quản dấu quan thực nghiêm túc nguyên tắc văn thư bảo mật, lưu trữ theo quy định - Tổ chức phục vụ tốt hội nghị, hội thảo, họp, ngày lễ, ngày kỷ niệm theo yêu cầu ngành - Thực tốt công tác tiếp dân Sắp xếp bố trí thời gian, địa điểm để lãnh đạo Sở tiếp khách, tiếp dân Hướng dẫn khách đến quan công tác, làm việc địa chỉ, phận giải - Xây dựng, kiểm tra, đôn đốc việc chấp hành, thực nội qui, giấc làm việc, công tác an ninh, trật tự quan - Chánh văn phòng (hoặc Phó chánh văn phòng Chánh văn phòng ủy quyền) ký thừa lệnh Giám đốc loại văn giao dịch hành thông thường gồm: Giấy mời họp thông thường; Giấy giới thiệu cho cán bộ, nhân viên công tác, giải công việc bình thường; Các văn bản, lệnh điều xe, giấy đường Người ký văn thừa lệnh Giám đốc phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc trước pháp luật chữ ký - Thực nhiệm vụ khác Giám đốc Sở phân công.” (Trích Quyết định số 1203/QĐ-SGD ngày 18/11/2009 Sở GD&ĐT Hà Giang V/v ban hành quy chế làm việc Sở GD&ĐT Hà Giang) Với Quy mô tổ chức Sở GD&ĐT Hà Giang có 10 phòng ban chuyên môn, tổng 58 biên chế Là đơn vị có chức quản lý nhà nước lĩnh vực giáo dục đào tạo tỉnh Hà Giang Hàng năm, Sở GD&ĐT tiếp nhận, xử lý lượng văn tương đối lớn Cụ thể số liệu theo báo cáo tổng kết năm gần là: Năm Văn đến Văn 2007 4.497 3.323 2008 5.268 3.446 2009 4.934 3.744 Đặc điểm công tác văn thư Sở GD&ĐT thực theo hình thức văn thư hỗn hợp Trong đó, việc tiếp nhận văn bản, đăng ký văn bản, nhân bản, đóng dấu … thực văn phòng, cán đảm nhiệm – gọi cán văn thư quan Việc soạn thảo, in ấn, lưu hồ sơ công việc, trình ký… thực phòng chuyên môn Việc thực trình tự quản lý văn nhiều sai sót Ví dụ: - Văn đến không qua cán văn thư - Văn phát hành không kiểm tra, kiểm duyệt nội dung thể thức - Không lập hồ sơ công việc; - Bộ phận soạn thảo không lưu văn bản… Mô tả tình Vấn đề quản lý hành công tác văn thư, lưu trữ nhiều bất cập, chưa trọng, ảnh hưởng đến trình điều hành hoạt động quan Hạn chế đến hoạt động công cải cách hành quản lý công sở Những năm qua, văn phòng Sở GD&ĐT Hà Giang chưa có quan tâm đạo mức công tác văn thư, lưu trữ Đặc biệt hoạt động lưu trữ, thể chỗ chưa bố trí cán đủ lực đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ nghèo nàn, dẫn đến chưa phát huy tác dụng nguồn lực thông tin tài liệu lưu trữ Việc truy cập tài liệu lưu trữ khó khăn Ảnh hưởng đến công tác thống kê, báo cáo… Các phận chuyên môn chưa thực lập hồ sơ công việc, gây khó khăn cho việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành lưu trữ lịch sử Chưa triển khai thực việc ban hành văn liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ (danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu ) Những tồn nguyên nhân chủ yếu sau: - Lãnh đạo chưa nhận thức đầy đủ, toàn diện công tác văn thư, lưu trữ chưa dành quan tâm mức đến công tác - Chưa có quy định để điều chỉnh đầy đủ cụ thể quan hệ nội quản lý công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ Công tác quán triệt việc thực thi hành Nghị định 110, Nghị định 111 ban hành chậm, chưa đầy đủ, thiếu đồng số trường hợp chưa đáp ứng yêu cầu Việc chấp hành pháp luật văn thư, lưu trữ nhìn chung chưa nghiêm, tính răn đe hành vi vi phạm pháp luật văn thư, lưu trữ chưa có - Thiếu biên chế cán làm công tác lưu trữ Nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ mà thực tế đòi hỏi cấp bách chưa giải đầy đủ, cụ thể là: Bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; việc lập danh mục tài liệu quan; Chưa ứng dụng công nghệ thông tin văn thư - lưu trữ Phần PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG Mục tiêu phân tích tình Những năm gần đây, công tác văn thư quan quan tâm, củng cố Các nghiệp vụ công tác bước quy định cụ thể, đặc biệt nghiệp vụ xây dựng quản lý văn khâu văn thư hành quan Tại văn phòng, nội dung công tác văn thư bao gồm: tiếp nhận, đăng ký văn đến; trình, chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân; giúp Chánh Văn phòng đôn đốc việc giải văn đến; tiếp nhận dự thảo văn trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành; kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật; đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu; quản lý sổ sách sở liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đường cho cán bộ, công chức, viên chức; bảo quản, sử dụng dấu quan, tổ chức loại dấu khác Những nội dung thực tương đối tốt - Đối với văn đến, tất văn bản, kể đơn, thư cá nhân gửi đến quan quản lý theo trình tự sau: tiếp nhận, đăng ký văn đến; trình, chuyển giao văn đến; giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Văn đến từ nguồn phải tập trung văn thư quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn đến không đăng ký văn thư, đơn vị, cá nhân trách nhiệm giải Tuy nhiên, thực trạng có vấn đề nhiều văn đến không chuyển qua phận văn thư quan, nhiều việc chuyển công văn gửi thẳng trực tiếp cho phận chuyên môn Văn đến phải kịp thời trình cho lãnh đạo quan phê duyệt chuyển giao cho đơn vị, cá nhân giải Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Việc chuyển giao văn phải bảo đảm xác giữ gìn bí mật nội dung văn Người đứng đầu quan có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến Cấp phó người đứng đầu quan, tổ chức giao đạo giải văn đến theo uỷ nhiệm người đứng đầu văn đến thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Căn nội dung văn đến, người đứng đầu quan, tổ chức giao cho đơn vị cá nhân giải Đơn vị cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định quan, tổ chức Người đứng đầu quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành người giao trách nhiệm thực công việc sau: xem xét toàn văn đến báo cáo văn quan trọng, khẩn cấp; phân văn đến cho đơn vị, cá nhân giải quyết; theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến - Đối với văn đi, tất văn quan, tổ chức phát hành Văn văn quan, tổ chức phát hành phải quản lý theo trình tự sau: kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu ngày, tháng văn bản; đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); đăng ký văn đi; làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; lưu văn Văn phải hoàn thành thủ tục văn thư chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc tiếp theo; Văn chuyển cho nơi nhận Fax chuyển qua mạng để thông tin nhanh Mỗi văn phải lưu hai chính; lưu văn thư quan lưu hồ sơ Bản lưu văn văn thư quan, tổ chức phải xếp thứ tự đăng ký Quá trình văn thư việc xử lý văn mô tả (hình 1) Hình Quá trình xử lý văn - Nội dung việc lập hồ sơ hành bao gồm: mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ; kết thúc biên mục hồ sơ Yêu cầu hồ sơ lập: hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ đơn vị quan, tổ chức; văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải công việc; văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng Các đơn vị cá nhân quan, tổ chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hành quan, tổ chức theo thời hạn quy định Trường hợp đơn vị cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hành quan, tổ chức thời hạn giữ lại không hai năm Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước nghỉ hưu, việc hay chuyển công tác khác phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm Tuy nhiên, trình thực nội dung, trình tự chưa quán triệt thực nghiêm túc, bên cạnh công tác tồn hạn chế, bất cập cần quan tâm khắc phục để đáp ứng yêu cầu quản lý Điều thể vấn đề như: - Chất lượng văn soạn thảo sử dụng quan thấp Việc thực quy trình xây dựng, thủ tục ban hành chồng chéo, chưa thống - Việc quản lý văn đi, đến chưa thực theo trình tự Việc xử, lý, theo dõi, kiểm tra chuyển giao, giải văn chậm thủ công Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư nhiều hạn chế sở hạ tầng công nghệ thông tin bắt đầu hình thành trình độ sử dụng máy tính cán yếu - Công tác lập hồ sơ hành chưa thực vào nề nếp Tình trạng không lập hồ sơ công việc có lập hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu diễn phổ biến Việc quản lý, nộp lưu hồ sơ tài liệu chưa thực nghiêm túc dẫn đến tình trạng hồ sơ tài liệu có giá trị, cần lưu trữ chưa nộp lưu thời hạn quy định, nhiều nơi tài liệu tình trạng tích đống phòng làm việc cán đăng ký, trình chuyển giao sau nhận Văn khẩn cần hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn ký - Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước (sau gọi tắt văn mật) đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước Hoạt động lưu trữ phải đáp ứng mục tiêu sau: - Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan - Giúp cho cán bộ, công chức quan nâng cao hiệu suất công việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua cán bộ, công chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta - Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực quan, tổ chức, cá nhân Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát - Góp phần bảo vệ bí mật thông tin có liên quan đến quan, tổ chức, doanh nghiệp bí mật quốc gia Nguyên nhân dẫn đến tình Số lượng văn xử lý nhiều, công tác văn thư phân tán, dẫn đến việc thu thập, xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ khó khăn Điều phần lượng văn bản, tài liệu rời lẻ chưa lập hồ sơ nhiều tồn đọng từ năm trước Một phần kho lưu trữ đơn vị khó khăn, chưa đạt yêu cầu; trình tổ chức xếp sử dụng tài liệu lưu trữ hạn chế định; bên cạch đó, nguyên nhân quan trọng ý thức trách nhiệm công tác văn thư, lưu trữ đại phận cán hạn chế, thiếu tính cầu thị, bảo thủ, trì trệ; làm việc theo thói quen Thực trạng dẫn đến phải tốn khoản kinh phí lớn cho việc chỉnh lý lượng tài liệu thời gian tới Ngoài ra, việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ chưa thực 12 Nguyên nhân tình xuất phát từ số yếu tố sau : - Đầu tiên phải kể đến khó khăn phía đội ngũ cán bộ, công chức: số lượng cán làm công tác văn thư, lưu trữ “mỏng”, Hiện có 01 cán làm công tác văn thư kiêm lưu trữ Mặt khác, nghiệp vụ cán chuyên viên tham gia trình soạn thảo văn quán trình thực công tác văn thư, lưu trữ chưa theo kịp yêu cầu công việc đề (Hiện bình quân 01 ngày văn thư phải tiếp nhận phát hành khoảng 20 văn bản; khoảng 70m giá tài liệu chưa chỉnh lý xếp, chưa tính tài liệu tích đống phận chuyên môn) - Bên cạnh lãnh đạo phòng chuyên môn chưa hiểu rõ đánh giá hết nội dung quan trọng công tác văn thư, lưu trữ nên chưa dành quan tâm, đầu tư yêu cầu công tác - Tình trạng cán bộ, công chức chưa lập hồ sơ công việc vừa tồn tại, đồng thời nguyên nhân quan trọng dẫn đến tài liệu tồn đọng, tích đống nhiều, gây tốn kém, lãng phí công tác chỉnh lý sau - Thiếu nguồn kinh phí chỉnh lý tài liệu, đầu tư trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ Một nguyên nhân quan trọng công tác quản lý hành công tác văn thư lưu trữ chưa quan tâm thực Hậu tình Hiện tượng vi phạm quy định pháp luật công tác văn thư - lưu trữ Các quy trình, thủ tục bị vi phạm nghiêm trọng không chấn chỉnh Không tổ chức hoạt động lưu trữ đơn vị, Tài liệu tích đống phòng làm việc, không tổ chức phân loại nhiều năm dẫn đến tình trạng ùn đọng, thất lạc tài liệu, không đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy, mỹ quan công sở Không khai thác tài liệu có giá trị lưu trữ , không thực việc nộp lưu tài liệu cho quan cấp Phần XỬ LÝ TÌNH HUỐNG Mục tiêu xử lý tình Với vấn đề tồn công tác văn thư, lưu trữ Sở GD&ĐT Hà Giang, đặt cho Văn phòng Sở GD&ĐT đặt biện pháp để tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ đơn vị nhằm đạt yêu cầu sau : 13 Một là: Tăng cường ý thức pháp luật công tác văn thư, lưu trữ cán bộ, công chức số quan Thực nghiêm túc Quy trình, trình tự quản lý văn đi, đến theo quy định Nhà nước Hai là: Xây dựng văn quản lý văn thư, lưu trữ thống nhất, đồng có hiệu lực thực Ba là: Đầu tư sở vật chất kinh phí đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ Bốn là: Kiện toàn biên chế cán làm công tác văn thư, lưu trữ có đủ trình độ,năng lực, phẩm chất đáp ứng yêu cầu đổi cồng tác văn thư - lưu trữ Năm là: Thực đồng chương trình áp dụng việc tổ chức thực cải cách hành chính, áp dụng biện pháp điều hành, đại hoá công sở Phương án xử lý tình Với tình nêu quản lý công tác văn thư, lưu trữ Sở GD&ĐT Hà Giang từ tái thành lập đến nay, trải qua trình hoạt động thực nhiệm vụ trị ngành, công tác văn thư, lưu trữ Sở GD&ĐT nhiều vấn đề bất cập cần giải Trong điều kiện diễn tình này, yếu tố khách quan đội ngũ cán quản lý thiếu ổn định việc luân chuyển cán bộ, nên công tác văn thư, lưu trữ qua thời gian dài không trọng Làm ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu đổi phương thức điều hành đại hoá công sở , tăng cường hiệu hành việc đổi lề lối làm việc hành văn phòng Với suy nghĩ trên, mạnh dạn đề xuất với lãnh đạo Sở GD&ĐT chương trình thực cải cách hành Sở GD&ĐT cần trọng đến việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ văn phòng Sở GD&ĐT Hà Giang Phương án cụ thể để thực mục tiêu là: Đổi quản lý công tác văn thư, lưu trữ Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật văn thư, lưu trữ; củng cố kiện toàn cán hệ thống quản lý công tác văn thư - lưu trữ ; thực tốt việc lập hồ sơ hành việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; tăng cường sở vật chất đáp ứng yêu cầu hoạt động văn thư - lưu trữ Tăng cường kiểm tra việc thực trình, trình tự thực công việc hoạt động văn thư - lưu trữ quan Các giải pháp thực Để tăng cường công tác văn thư, lưu trữ Sở GD&ĐT Hà Giang giai đoạn nay, khắc phục tồn tại, hạn chế kể trên, với 14 trách nhiệm giao quản lý hoạt động văn thư, lưu trữ Sở GD&ĐT Hà Giang nghiên cứu, đề xuất triển khai giải pháp sau: 3.1 Tham mưu với lãnh đạo xây dựng quy định tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ a Triển khai văn pháp luật Ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ Tổ chức triển khai văn pháp luật quy định hoạt động công tác văn thư, lưu trữ Xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Sở GD&ĐT Quy chế ban hành kèm theo Quyết định số 792 /QĐ-SGD ngày 09 tháng 11 năm 2007 Quy chế xây dựng dựa cứ: Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ngày 04/4/2004; Nghị đinh số 110/2004/NĐ - CP ngày 08/4/2004 Chính Phủ công tác văn thư; Nghị định số 111/2004/NĐ - CP ngày 08/4/2004 Chính phủ Quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia; Công văn số 260/VTLTNN - NVĐP 06/5/2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ quan; Nội dung quy chế bao gồm : chương 40 điều Hướng dẫn triển khai kế hoạch tổ chức công tác văn thư, lưu trữ đến đơn vị phòng, ban thuộc Sở GD&ĐT Đảm bảo mục đính yêu cầu : Đối với cán bộ, nhân viên, công tác lập hồ sơ giúp xếp công văn giấy tờ có khoa học, thuận tiện cho công việc nghiên cứu, đề xuất ý kiến giải công việc, cần tài liệu tìm thấy ngay, quản lý chặt chẽ, giữ gìn bí mật công văn giấy tờ, nâng cao hiệu công tác, chuẩn bị tốt cho việc lưu trữ hồ sơ tài liệu Đối với quan, đơn vị, công tác lập hồ sơ nhằm quản lý toàn công việc quan, phân loại công văn, giấy tờ quan cách khoa học, quản lý hồ sơ quan chặt chẽ, có kế hoạch lập giữ hồ sơ cần thiết, tránh việc lập hồ sơ trùng lặp ngược lại, có việc cần lập hồ sơ không ai, không đơn vị lập tượng diễn Căn chức phòng chức năng, nhiệm vụ cán phân công đảm nhận tình hình khối tài liệu để tập hợp hồ sơ, tài liệu lưu trữ (chỉnh lý sơ bộ) 15 Hồ sơ lập phải bảo đảm: - Thể chức năng, nhiệm vụ đơn vị có hồ sơ cán lập hồ sơ - Đảm bảo hồ sơ có giá trị chứng xác thực văn kiện hồ sơ có giá trị bảo quản tương đối giống - Phản ánh mối liên hệ chặt chẽ công văn, giấy tờ hình thành trình giải việc nêu hồ sơ b Thực nghiêm túc chế độ báo cáo Hàng năm, tổ chức thực nghiêm túc chế độ báo cáo công tác văn thư, lưu trữ theo Quyết định số: 14/2005/QĐ-BNV Ngày 06/1/2005 Bộ Nội Vụ V/v Ban Hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ 3.2 Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ Cử cán làm công tác văn thư, lưu trữ tham gia lớp tập huấn nghiệp vụ quan chuyên môn tổ chức Phối hợp với trung tâm lưu trữ tỉnh tổ chức tập huấn cho toàn cán chuyên viên Sở GD&ĐT nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ Thống việc sử dụng phông chữ tiếng Việt theo Tiêu chuẩn TCVN 69:09:2001 theo Quyết định số 72/2002/QĐ-TTg ngày 16/02/2002 Thủ tướng Chính phủ dùng chế độ gõ Unicode trình soạn thảo văn máy tính Quán triệt nghiêm túc việc thực thể thức văn quy định Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Liên tịch Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn 3.3 Triển khai đồng chương trình thực đổi hoạt động công sở a Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động Sở GD&ĐT Thực Quyết định sô 2155/QĐUBND ngày 03/8/2007 UBND tỉnh Hà Giang V/v ban hành Đề án áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vào hoạt động quan Hành Nhà nước địa bàn tỉnh Hà Giang ( Giai đoạn 2007-2010), Sở GD&ĐT Hà Giang tổ chức triển khai xây dựng hệ thống hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 Toàn hệ thống (bao gồm 01 Sổ tay chất lượng, sách , mục tiêu chất lượng 28 quy trình hoạt động) Trong đó, có 02 quy trình hệ thống việc thực công tác văn thư, lưu trữ Quy trình kiểm soát tài liệu, Quy trình kiểm soát hồ sơ 16 Ngày 24/9/2008, Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng- Bộ KH&CN ký Quyết định số 1279/QĐ-TĐC v/v cấp giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 quan hành nhà nước Theo Quyết định này, Sở giáo dục đào tạo tiếp tục tổ chức hoàn thiện Hệ thống Quản lý Chất lượng Sở giáo dục đào tạo Hà Giang lĩnh vực: Tham mưu giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước giáo dục đào tạo hoạt động (12 hoạt động kèm theo QĐ số 1279/QĐ-TĐC) Quyết định có hiệu lực thi hành từ 25/9/2008 đến 24/9/2011 b Triển khai thực chương trình 5S Trong trình học tập nghiên cứu giải pháp để giải vấn đề quản lý công sở khắc phục tồn từ việc phân công phân nhiệm cho thành viên, trang bị tài sản thiếu đồng nhằm nâng cao hiệu quả, suất, chất lượng công việc, tạo thuận lợi, thoải mái, đem lại hứng khởi cho người lao động, hay nói cách khác để tạo tảng để thực hệ thống đảm bảo chất lượng học tập kinh nghiệm số đơn vị triển khai chương trình 5S điều hành công sở 5S phát kiến người Nhật hoạt động quản lý Văn phòng, quản lý sản xuất doanh nghiệp 5S gồm từ theo tiếng Nhật Seiri (Sàng lọc) Seiton (Sắp xếp) Seiso (Sạch sẽ) Seiketsu (Săn sóc) Shitsuke (Sẵn sàng) Khái niệm 5S bắt nguồn từ Nhật vào đầu năm 80 áp dụng rộng rãi công ty, có Việt Nam Mục đích áp dụng 5S không đơn dừng lại việc nâng cao điều kiện môi trường làm việc tổ chức mà làm thay đổi cách suy nghĩ, thói quen làm việc, tăng cường khả sáng tạo công việc phát huy vai trò hoạt động nhóm Khắc phục thực trạng : - Thông thường nơi làm việc bạn (văn phòng, nhà xưởng) có nhiều giấy tờ, tài liệu, hồ sơ bề bộn lộn xộn ( thiếu xếp- SEITON) - Tại văn phòng, tủ tài liệu ngày thấy đầy chật chội Chiếc cặp vài tháng không lục lại thấy đầy lên ; Đồ dùng cũ, hỏng Tài liệu, giấy tờ không loại bỏ chiếm dụng không gian văn phòng (thiếu sàng lọc – SEIRI) - Môi trường làm việc thiếu vệ sinh, nhiều bụi, rác văn phòng chỗ sử dụng đến ( thiếu - SEISO) - Việc xếp thiếu quy củ thiếu Săn sóc, giữ gìn - SEIKETSU Kết quả: - Có thứ (đồ dùng, tài liệu, hồ sơ ) cần tìm không không cần lại thấy ( thiếu sẵn sàng - SHITSUKE ) Từ thực tế năm thiếu dẫn đến hiệu làm việc chưa cao, ảnh hưởng đến xuất, chất lượng, tư tưởng làm việc người Công sở 17 thiếu lề lối tác phong làm việc khoa học, đại, ảnh hưởng đến mục tiêu sách đặt " Hiệu lực – Minh bạch – Hiệu quả" Lợi ích việc áp dụng chương trình 5S hiệu hoạt động văn phòng hành Nhà nước cho hoạt động sản xuất doanh nghiệp Việc thực 5S giảm thao tác, giảm thời gian tìm kiếm đồ vật Chỗ làm việc sử dụng tốt Lối rõ ràng, bảo đảm khoảng trống Hoạt động trì phòng ngừa kiểm tra dễ dàng Tai nạn, rủi ro giảm đáng kể Sản phẩm sai lỗi Nơi làm việc sẽ, ngăn nắp, tăng cường hứng thú người lao động Việc triển khai thực 5S đơn giản tiện lợi 5S góp phần cải tiến tính sáng tạo người Cải tiến truyền thông người Cải tiến quan hệ, hoạt động nhóm, tăng cường tình bạn mang lại sinh khí cho người nhằm nâng cao hiệu suất công việc Thực 5S công sở giúp văn phòng sẽ, hiệu công việc tăng cao hơn, tạo cảm hứng sáng tạo, với doanh nghiệp thực 5S suất cải thiện, doanh nghiệp phát triển, đời sống lên, công nhân hạnh phúc Hãy làm theo chương trình 5S cách để tạo phát triển người Nhật Bản làm! c Từng bước áp dụng công nghệ thông tin Xác định vai trò công nghệ thông tin đời sống, hoạt động cá nhân, với việc thực phong trào “ứng dụng Công nghệ thông tin quản lý giảng dạy, học tập” Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ quan tâm Tôi tham mưu với lãnh đạo Sở GD&ĐT xây dựng Website WWW.hagiang.edu.vn để cung cấp thông tin phục vụ việc phát hành văn điều hành ngành Khai thác tiên miền riêng (@hagiang.edu.vn) Gmail Đăng ký 100% trường học, đơn vị quản lý giáo dục theo địa Emai Bộ Giáo dục Đào tạo với tên miền @moet.edu.vn Hoạt động bước đầu khẳng định ưu việt công tác văn thư, lưu trữ 3.4 Thực chế độ cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ Thực tốt chế độ bồi dưỡng độc hại chế độ bồi dưỡng vật cho cán làm công tác lưu trữ theo quy định hành Quy định văn sau: - Thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 Bộ Nội vụ hướng dẫn thực chế độ phụ cấp độc hại nguy hiểm cán bộ, công chức, viên chức - Thông tư liên tịch số 10/2006/TTLT-BLĐTBXH-BYT ngày 12/9/2006 Bộ Lao động - Thương binh Xã hội Bộ Y tế sửa đổi, bổ sung khoản 2, mục II Thông tư tịch số 10/1999/TTLT-BLĐTBXH-BYT ngày 17/3/1999 18 Bộ Lao động - Thương binh Xã hội Bộ Y tế hướng dẫn thực chế độ bồi dưỡng vật người lao động làm việc điều kiện có yêu tố nguy hiểm, độc hại - Công văn số 2939/BNV-TL ngày 04/10/2005 Bộ Nội vụ việc chế độ phụ cấp độc hai, nguy hiểm cán bộ, công chức, viên chức ngành lưu trữ - Công văn số 758/VTLTNN-TCCB ngày 13/11/2006 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hưởng chế độ bồi dưỡng vật ngành lưu trữ 3.5 Tăng cường hoạt động kiểm tra, giám sát Quy chế văn văn thư, lưu trữ Sở GD&ĐT quy định rõ trách nhiệm cụ thể sau : “Điều Trách nhiệm quản lý, thực công tác văn thư lưu trữ Giám đốc Sở có trách nhiệm đạo đơn vị thuộc Sở triển khai thực công tác văn thư lưu trữ; Chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ Lãnh đạo đơn vị thuộc Sở có trách nhiệm tổ chức, đạo, kiểm tra quản lý công tác văn thư lưu trữ đơn vị theo quy định hành Nhà nước.Các đơn vị thuộc Sở phải bố trí cán làm công tác văn thư lưu trữ đơn vị Mỗi cán sở trình giải công việc có trách nhiệm thực công tác văn thư lưu trữ Hoạt động Văn thư – Lưu trữ Sở Giáo dục Đào tạo Hà Giang Văn phòng Sở phụ trách Chánh Văn phòng Sở chịu trách nhiệm tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ Sở theo quy định Nhà nước Sở Mọi hoạt động phạm vi công tác văn thư lưu trữ Sở Giáo dục Đào tạo phải thực quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước ngành Giáo dục Đào tạo Điều Tổ chức, nhiệm vụ văn thư lưu trữ quan Công tác văn thư phân công cho cán thuộc Văn phòng Sở đảm nhận gọi cán văn thư quan Văn thư quan có nhiệm vụ : a) Tiếp nhận, đăng ký văn đến; b) Trình, chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân; 19 c) Giúp Chánh Văn phòng người giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến; d) Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật; e) Chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; f) Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu; g) Quản lý sổ sách sở liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đường cho cán bộ, công chức, viên chức; h) Bảo quản, sử dụng dấu quan, tổ chức loại dấu khác Cán sở thực nhiệm vụ chuyên môn tham gia vào công tác văn thư lưu trữ có trách nhiệm: a) Tiếp nhận xử lý văn đến; b) Soạn thảo, trình dự thảo cho người có thẩm quyền phê duyệt; phát hành văn bản; c) Trình ký, làm thủ tục đăng ký phát hành theo dõi việc chuyển phát văn bản; d) Có trách nhiệm lập bảo quản hồ sơ hành phục vụ cho công tác lưu trữ; Hàng năm có trách nhiệm tập hợp bàn giao hồ sơ cho phận lưu trữ theo quy định e) Chịu trách nhiệm trước thủ trưởng đơn vị quan hoạt động liên quan đến công tác văn thư lưu trữ” Nhằm khắc phục sai sót trình soạn thảo ban hành văn bản, hoạt động kiểm tra, giám sát thiếu Trách nhiệm quy định rõ Điều Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư: “5 Sửa đổi, bổ sung Điều sau: Điều Kiểm tra văn trước ký ban hành Thủ trưởng đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm nội dung văn trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật Chánh Văn phòng; Trưởng Phòng Hành quan, tổ chức Văn phòng; người giao trách nhiệm giúp người đứng đầu quan tổ chức quản lý công tác văn thư quan, tổ chức khác phải kiểm tra chịu trách nhiệm thể thức, kỹ thuật trình bày thủ tục ban hành văn trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật” 20 Giao cho lãnh đạo văn phòng , tra phòng chuyên môn chịu trách nhiệm việc lập hồ sơ theo chức nhiệm vụ đơn vị Giám sát việc lập hồ sơ cán thuộc đơn vị quản lý Phần KIẾN NGHỊ Đối với Chính phủ : Hoàn thiện sở pháp lý cho công tác lưu trữ, cụ thể hoàn thành dự thảo Luật Lưu trữ để trình quan có thẩm quyền ban hành Đối với UBND Tỉnh Hà Giang - Tăng cường công tác rà soát, ban hành đầy đủ văn bản, phù hợp với thực tiễn quản lý; tổ chức kiểm tra; hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đơn vị trực thuộc - Chỉ đạo thực tốt việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan lưu trữ lịch sử theo quy định; xây dựng triển khai thực kế hoạch xử lý tài liệu tồn đọng quan; - Bố trí biên chế văn thư, lưu trữ, tạo điều kiện để công chức, viên chức văn thư, lưu trữ, quan, đơn vị sở nâng cao chuyên môn nghiệp vụ đạt tiêu chuẩn theo quy định phát triển toàn diện, đáp ứng yêu cầu công việc giai đoạn Đối với Sở GD&ĐT Hà Giang Cần sớm có biện pháp đạo tăng cường hoạt động nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ Cụ thể: - Tiếp tục đầu tư kinh phí cho việc đại hóa công tác văn thư, lưu trữ như: xây dựng, cải tạo kho lưu trữ, mua sắm trang thiết bị; ứng dụng công nghệ thông tin văn thư, lưu trữ - Tổ chức nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ công tác văn thư Đặc biệt trọng đầu tư điều kiện để ứng dụng công nghệ thông tin hoat động văn thư, lưu trữ KẾT LUẬN Vai trò công tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước quan trọng; góp phần đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý 21 quan Giúp cho cán bộ, công chức quan nâng cao hiệu suất công việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua cán bộ, công chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta nay; Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực quan, tổ chức, cá nhân Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát; Góp phần bảo vệ bí mật thông tin có liên quan đến quan, tổ chức, doanh nghiệp bí mật quốc gia Từ lẽ trên, thấy quan tâm làm tốt công tác văn thư lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thông suốt Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng công cải cách hành Thiết nghĩ quan hành nhà nước cần phải có nhận thức đắn về vị trí vai trò công tác văn thư, lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý quan, đơn vị Đối với thân tôi, sau tiếp thu chuyên đề lý luận quản lý hành nhà nước chương trình chuyên viên thầy, cô giáo Học viện Hành Quốc gia giảng dạy, nhận thức vấn đề Quản lý hành nói chung vấn đề trực tiếp liên quan đến lĩnh vực quản lý liên quan đến công việc nói riêng Từ kiến thức luận mà thân tiếp thu quan khoá học thực tế diễn lĩnh vực cá nhân tham gia công tác Với trách nhiệm công chức Nhà nước, cố gắng vận dụng kiến thức học, sách Đảng, pháp luật nhà nước để sử lý công việc tốt Góp phần cải cách hành chính, đại hoá hướng tới hành hiệu lực, hiệu Xây dựng, trì cải tiến liên tục hoạt động đảm bảo chất lượng nhiệm vụ, nhằm đáp ứng yêu cầu pháp luật không ngừng nâng cao chất lượng công việc với phương châm: HIỆU QUẢ - MINH BẠCH – CHẤT LƯỢNG 22 TÀI LIỆUTHAM KHẢO I VĂN BẢN 1.1 Văn pháp luật Pháp lệnh số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04 tháng năm 2001 Ủy ban thường vụ Quốc hội Lưu trữ quốc gia Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư; Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều pháp lệnh lưu trữ quốc gia Quyết định Số: 13/2005/QĐ-BNV 06/01/2005 Bộ Nội vụ V/v việc ban hành chế độ báo cáo thống kê sở công tác văn thư, lưu trữ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Liên tịch Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương 1.2 Văn hành Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06/5/2005 Cục văn thư lưu trữ nhà nước hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ quan Kế hoạch số 35/KH-UBND ngày 29/6/2007 UBND tỉnh Hà Giang V/v Triển khai thực Chỉ thị Thủ tướng Chính phủ tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Công văn số 437/BGDĐT-VP ngày 26/1/2010 Bộ GD&ĐT phương hướng, nhiệm vụ công tác lưu trữ năm 2010 Chỉ thị số 10/CT-UBND ngày 24/3/2010 Chủ tịch UBND tỉnh Hà Giang V/v tăng cường công tác văn thư, lưu trữ Báo cáo công tác văn thư, lưu trữ Sở GD&ĐT Hà Giang năm 2007, 2008, 2009 23 II TÀI LIỆU - Chuyên đề 11: Tổ chức quản lý văn quan hành nhà nước ( Tài liệu bồi dưỡng QLHCNN, chương trình chuyên viên, phần II Hành Nhà nước công nghệ hành NXBKH&KT-năm 2007) - Chuyên đề 14: Kỹ thuật xây dựng ban hành văn quy phạm pháp luật; chuyên đề 15: Kỹ thuật điều hành công sở (Tài liệu bồi dưỡng QLHCNN, chương trình chuyên viên chính, phần II Hành Nhà nước công nghệ hành NXBKH&KT-năm 2010) - Công tác văn phòng bối cảnh đại hoá hành nhà nước (TS Lưu Kiếm Thanh - Khoa Văn Công nghệ Hành - Học viện Hành chính) - Vai trò công tác lưu trữ hành nhà nước - Ths Lã Thị Duyên - Phòng Nghiệp vụ VTLT Trung ương - Quyết định số 148/QĐ-SGD, ngày 20/3/2008 v/v Ban hành Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 Sở Giáo dục Đào tạo Hà Giang - Giải pháp thực 5S Sở GD&ĐT Hà Giang ( Đề tài quản lýnăm 2009 – văn phòng Sở GD&ĐT Hà Giang ) 24 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU .1 NỘI DUNG TÌNH HUỐNG Hoàn cảnh xuất tình Mô tả tình Phần PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG Mục tiêu phân tích tình Cơ sở pháp lý Cơ sở lý luận Nguyên nhân dẫn đến tình 12 Hậu tình .13 Phần 13 XỬ LÝ TÌNH HUỐNG 13 Mục tiêu xử lý tình 13 Phương án xử lý tình 14 Các giải pháp thực 14 3.1 Tham mưu với lãnh đạo xây dựng quy định tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ 15 3.2 Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ 16 3.3 Triển khai đồng chương trình thực đổi hoạt động công sở 16 3.4 Thực chế độ cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ 18 3.5 Tăng cường hoạt động kiểm tra, giám sát .19 Phần 21 KIẾN NGHỊ 21 Đối với Chính phủ : .21 Đối với UBND Tỉnh Hà Giang 21 Đối với Sở GD&ĐT Hà Giang 21 KẾT LUẬN 21 I VĂN BẢN 23 25 1.1 Văn pháp luật 23 1.2 Văn hành 23 II TÀI LIỆU 24 26 [...]... cách hành chính của Sở GD&ĐT cần chú trọng đến việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại văn phòng Sở GD&ĐT Hà Giang Phương án cụ thể để thực hiện mục tiêu là: Đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ; củng cố kiện toàn cán bộ và hệ thống quản lý công tác văn thư - lưu trữ ; thực hiện tốt việc lập hồ sơ hiện hành và... những vấn đề còn tồn tại trong công tác văn thư, lưu trữ tại Sở GD&ĐT Hà Giang, đặt ra cho Văn phòng Sở GD&ĐT đặt ra các biện pháp để tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị nhằm đạt được những yêu cầu sau : 13 Một là: Tăng cường ý thức pháp luật trong công tác văn thư, lưu trữ của cán bộ, công chức ở một số cơ quan Thực hiện nghiêm túc các Quy trình, trình tự quản lý văn bản đi, đến theo... hiện hành của Nhà nước.Các đơn vị thuộc Sở phải bố trí cán bộ làm công tác văn thư và lưu trữ tại đơn vị 3 Mỗi cán bộ sở trong quá trình giải quyết công việc có trách nhiệm thực hiện công tác văn thư và lưu trữ 4 Hoạt động Văn thư – Lưu trữ trong Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Giang do Văn phòng Sở phụ trách Chánh Văn phòng Sở chịu trách nhiệm tổ chức và quản lý công tác văn thư và lưu trữ của Sở theo các... về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Công văn số 437/BGDĐT-VP ngày 26/1/2010 của Bộ GD&ĐT về phương hướng, nhiệm vụ công tác lưu trữ năm 2010 Chỉ thị số 10/CT-UBND ngày 24/3/2010 của Chủ tịch UBND tỉnh Hà Giang V/v tăng cường công tác văn thư, lưu trữ Báo cáo công tác văn thư, lưu trữ của Sở GD&ĐT Hà Giang các năm 2007, 2008, 2009 23 II TÀI LIỆU - Chuyên đề 11: Tổ chức quản lý văn. .. nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư và lưu trữ 1 Giám đốc Sở có trách nhiệm chỉ đạo các đơn vị thuộc Sở triển khai thực hiện công tác văn thư và lưu trữ; Chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư và lưu trữ 2 Lãnh đạo các đơn vị thuộc Sở có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra và quản lý công tác văn thư và lưu trữ của đơn vị mình theo đúng các quy định hiện hành... hóa công tác văn thư, lưu trữ như: xây dựng, cải tạo kho lưu trữ, mua sắm trang thiết bị; ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư, lưu trữ - Tổ chức nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư Đặc biệt chú trọng đầu tư điều kiện để ứng dụng công nghệ thông tin trong hoat động văn thư, lưu trữ KẾT LUẬN Vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành... giao quản lý hoạt động văn thư, lưu trữ của Sở GD&ĐT Hà Giang tôi đã nghiên cứu, đề xuất và triển khai các giải pháp sau: 3.1 Tham mưu với lãnh đạo xây dựng các quy định tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ a Triển khai các văn bản pháp luật và Ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ Tổ chức triển khai các văn bản pháp luật quy định về hoạt động công tác văn thư, lưu trữ Xây dựng Quy chế công. .. hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; tăng cường cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu cơ bản của hoạt động văn thư - lưu trữ Tăng cường kiểm tra việc thực hiện các trình, trình tự thực hiện các công việc trong hoạt động văn thư - lưu trữ tại cơ quan 3 Các giải pháp thực hiện Để tăng cường công tác văn thư, lưu trữ tại Sở GD&ĐT Hà Giang trong giai đoạn hiện nay, khắc phục được những tồn tại, hạn chế kể trên,... trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử có mối quan hệ chặt chẽ, phụ thuộc, thúc đẩy nhau Các gian đoạn quản lý văn thư mô tả : ( hình 2) Hình 2 Quá trình liên tục giữa văn thư - lưu trữ 3.2 Những vấn đề cần chú trọng trong công tác văn thư - lưu trữ Công tác văn thư phải đảm bảo một số nguyên tắc cơ bản sau: - Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ... định này bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư. ” Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, ... sách , mục tiêu chất lượng 28 quy trình hoạt động) Trong đó, có 02 quy trình hệ thống việc thực công tác văn thư, lưu trữ Quy trình kiểm soát tài liệu, Quy trình kiểm soát hồ sơ 16 Ngày 24/9/2008,... theo quy chế; giúp lãnh đạo xây dựng tổ chức thực chương trình công tác; thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo; thẩm định phạm vi, yêu cầu, quy trình, tiến độ, thể thức đề án; kiến nghị xử lý vấn... tập, kiểm tra chịu trách nhiệm thủ tục, thể thức văn Sau tiếp thu chuyên đề lý luận quản lý hành Nhà nước chương trình chuyên viên chính, lĩnh hội kinh nghiệm thực tế giảng viên Học viện Hành