KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU, XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KHOA CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC Nguyễn Thị Thu Hà(1), Nguyễn Hữu Quỳnh (1), Đỗ Đức Cường (2) (1) Khoa Công nghệ Thông tin, Trường Đại học Điện lực, (2) Lớp D3LTCNTT, Trường Đại học Điện lực Tóm tắt: Qui mô đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng khoa học công nghệ của trường Đại học Điện lực ngày càng tăng nhanh Đồng hành với việc mở rộng qui mô là khối lượng công việc Muốn thực hiện tốt công việc của nhà trường, năng lực quản lý của các khoa chuyên ngành cần được nâng cao Để thực hiện được điều này, cần thiết phải xây dựng phần mềm quản lý hoạt động của khoa chuyên ngành Trong bài báo này, chúng tôi trình bày kết quả của việc nghiên cứu, xây dựng phần mềm quản lý hoạt động khoa chuyên ngành trường Đại học Điện lực Phần mềm đã được thử nghiệm tại khoa Công nghệ Thông tin trường Đại học Điện lực Kết quả thực nghiệm đã chỉ ra tính ổn định và hiệu quả của phần mềm được xây dựng Tứ khóa: Phần mềm, Hoạt động quản lý, Khoa chuyên ngành 1 GIỚI THIỆU Tin học hoá công tác quản lý đóng một vai trò quan trọng trong các cơ quan, tổ chức và nhà trường Với sự phát triển mạnh mẽ của tin học, nhiều bài toán quản lý trong các trường Đại học như quản lý nhân sự, quản lý đào tạo, quản lý tài chính, quản lý khoa học, quản lý công văn, công việc, đòi hỏi có những giải pháp hữu hiệu, đáp ứng được đòi hỏi thực tế của công tác quản lý đặc thù của từng trường và thuận lợi về mặt sử dụng Có nhiều phần mềm quản lý của các công ty, các tổ chức, các cá nhân đã được phát triển và áp dụng vào các trường đại học như: phần mềm quản lý đào tạo EduMan [1] của trường Đại học Đà Nẵng, phần mềm IU [2] của công ty CMCSoft, phần mềm quản lý đào tạo EduManager [3] của Công ty phần mềm Hoàng Hà, Tuy nhiên, các sản phẩm này có giá thành rất cao, được viết chung cho công tác quản lý của các trường Đại học mà chưa có tính đặc thù của từng trường riêng biệt Thêm nữa, công tác quản lý rất đặc thù của các khoa chuyên ngành của các trường đại học, đặc biệt là các khoa chuyên ngành của Đại học Điện lực chưa được phát triển Đại học Điện lực là trường công lập đa cấp, đa ngành có nhiệm vụ chủ yếu là đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao cho ngành điện và xã hội, đồng thời là một trung tâm nghiên cứu khoa học, công nghệ hàng đầu của Tập đoàn Điện lực Việt Nam với cấu trúc bao gồm 10 khoa chuyên ngành, 2 bộ môn trực thuộc, 1 xưởng thực hành Đến nay, nhà trường có lưu lượng sinh viên hàng năm lên đến gần 20.000 sinh viên được chia ra gồm 11 ngành bậc đại học, 9 ngành bậc cao đẳng, 5 ngành bậc trung cấp, đào tạo nghề Bên cạnh sự đa dạng về cấp bậc đào tạo, nhà trường cũng mở rộng các loại hình đào tạo khác nhau như chính qui, liên thông, tại chức, ngắn hạn Với lưu lượng sinh viên rất lớn, được phân chia ra nhiều cấp bậc đào tạo, nhiều loại hình đào tạo khác nhau, công tác quản lý của nhà trường ngày càng trở nên nặng nề và khó khăn hơn Ngoài hoạt động đào tạo, công tác nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ, triển khai ứng dụng và các nhiệm vụ khác cũng đòi hỏi công tác quản lý của nhà trường tăng thêm phần khó khăn Để đảm bảo thực hiện được các nhiệm vụ của nhà trường, các khoa chuyên ngành cần đóng vai trò chủ đạo và cần thiết nâng cao năng lực quản lý Khoa chuyên ngành là một đơn vị trực tiếp thực hiện hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng và các công việc khác Hoạt động quan trọng và khó khăn nhất là đào tạo, bao gồm nhiều công việc khác nhau Chẳng hạn, xây dựng chương trình đào tạo, biên soạn giáo trình, phân công môn học cho giảng viên, phân công giáo viên chủ nhiệm, phân công danh sách coi thi, chấm thi, dọc phách, ghép phách, theo dõi học lại, thi lại, phân công quản lý phòng thực hành, thí nghiệm, đôn đốc thực hiện giảng dạy theo tiến độ, theo thời khóa biểu, phân công hướng dẫn thực tập, phân công hướng dẫn đồ án môn học, phản biện đồ án tốt nghiệp Song hành với hoạt động đào tạo là nghiên cứu khoa học và triển khai ứng dụng, ba gồm: đăng ký, phân công cán bộ, giảng viên thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học các cấp, viết bài báo khoa học công bố trên các tạp chí, hội nghị khoa học ở trong và ngoài nước, tổ chức các buổi hội thảo, seminar khoa học, xây dựng và phát triển các sản phẩm, vận hành các hệ thống ứng dụng, các họat động chuyển giao khoa học và công nghệ, Ngoài ra, các khoa chuyên ngành còn thực hiện nhiều nhiệm vụ khác dựa theo phân công của Hiệu trưởng và sự cần thiết cho phát triển của khoa chuyên ngành như: tổ chức các kỳ thi học sinh giỏi, Olympic sinh viên, Lập trình sinh viên quốc tế, cuộc thi Robocon, tham gia các dự án, ban thanh tra đào tạo, tổ chức các sự kiện, Cho đến nay, các khoa chuyên ngành vẫn thực hiện quản lý khối lượng công việc rất lớn theo cách thủ công, ghi chép các công việc trên sổ sách một cách rời rạc, lưu trữ tính toán trên Word hoặc Excel Mỗi khi muốn thống kê, tìm kiếm số liệu của giảng viên để phân công giảng dạy, phân công coi, chấm thi, tính giờ thừa, cử đi học tập nâng cao trình độ bộ phận quản lý của khoa phải mất rất nhiều thời gian và công sức để thực hiện mà số liệu vẫn không đảm bảo độ chính xác Khi qui mô đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng và các công việc khác tăng thêm nữa, cách quản lý thủ công này sẽ không đáp ứng được đòi hỏi thực tế đặt ra Để khắc phục các hạn chế đã được nêu ở trên, chúng tôi tiến hành xây dựng phần mềm quản lý hoạt động khoa chuyên ngành thuộc trường Đại học Điện lực Phần mềm sử dụng công nghệ hiện đại ASP Net 2010, SQL SERVER 2008, cho phép quản lý các hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng và các công việc khác của khoa chuyên ngành một cách khoa học và nhanh chóng Bài báo này được chia thành bốn phần Phần thứ nhất là giới thiệu về một số phần mềm liên quan đến quản lý trong trường đại học, hoạt động quản lý của khoa chuyên ngành và các khó khăn khi thực hiện quản lý theo cách thủ công Phần thứ hai đưa ra các yêu cầu của hệ thống Phần thứ ba trình bày sơ lược phân tích thiết kế của hệ thống Một số kết quả được trình bày trong phần thứ tư Cuối cùng, kết luận và hướng nghiên cứu tương lai được đưa ra 2 CÁC YÊU CẦU CỦA HỆ THỐNG Hệ thống quản lý hoạt động khoa chuyên ngành trường Đại học Điện lực được xây dựng nhằm giảm nhân lực, tiết kiệm chi phí và thời gian trong hoạt động quản lý [7], do đó hệ thống cần đảm bảo các yếu tố chính sau đây: • Đảm bảo được qui trình quản lý của khoa chuyên ngành về hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng và chuyển giao khoa học và công nghệ • Nhập dữ liệu thông qua nhập trực tiếp từ bàn phím hoặc chuyển đổi từ nguồn khác vào hệ thống thuận tiện, nhanh chóng • Có thể xuất dữ liệu sang các nguồn khác như excel, word, pdf, • Lưu trữ số liệu chính xác và đầy đủ, không dư thừa dữ liệu để có thể tích luỹ dữ liệu trong nhiều năm nhằm sử dụng cho các mục tiêu hoạch định chính sách, thống kê của khoa và nhà trường • Sử dụng công nghệ hiện đại nhất để theo kịp xu hướng công nghệ, tương thích với các sản phẩm mới, tối ưu phần mềm và thuận tiện trong việc nâng cấp hệ thống về sau • Tìm kiếm theo các tiêu chí khác nhau một cách nhanh chóng • Có thể dễ dàng nâng cấp lên các phiên bản mới nhằm hoàn thiện hệ thống hơn thông qua việc phân tích và thiết kế hệ thống khoa học • Có giao diện thân thiện và dễ dàng sử dụng • Có thể theo dõi được lịch sử thao tác của người sử dụng • Đảm bảo tính truy cập ổn định, nhanh chóng, hạn chế việc vận hành quá tải khi lượng dữ liệu lớn • Đảm bảo được tính bảo mật của hệ thống • Thống kê, in các mẫu báo cáo theo mẫu của trường nhanh chóng và thuận lợi 4 KẾT QUẢ CỤ THỂ Phần mềm quản lý hoạt động khoa chuyên ngành trường Đại học Điện lực đã xây dựng thành công và đã được thử nghiệm tại khoa Công nghệ thông tin, trường Đại học Điện lực Dưới đây là một số giao diện chính của hệ thống Hình 4.1 là giao diện nhập thông tin môn học, Hình 4.2 chỉ ra giao diện phân công giảng dạy của khoa cho các giảng viên, Hình 4.3 thực hiện việc đăng ký giờ thực hành thí nghiệm của các giảng viên, Hình 4.4 chỉ ra chức năng quản lý thi cử trong khoa, Hình 4.5 hiển thị biểu đồ thực hiện khối lượng của toàn khoa, Hình 4.5 thể hiện việc xuất ra báo cáo khối lượng cuối năm học Hình 4.1 Chức năng “Nhập thông tin môn học” Hình 4.2 Chức năng “Phân công giảng dạy” Hình 4.3 Đăng ký thực hành, thí nghiệm Hình 4.4 Quản lý thi cử Hình 4.5 Biểu đồ khối lượng thực hiện trong năm học Hình 4.6 Báo cáo khối lượng thực hiện cuối năm học 5 KẾT LUẬN Hệ thống quản lý hoạt động khoa chuyên ngành trường Đại học Điện lực được xây dựng theo công nghệ ASP Net 2010 và SQL SERVER 2008, gồm các chức năng chính: Nhập thông tin giảng viên của khoa, thông tin môn học, khung chương trình đào tạo, danh sách lớp học, các bài báo của giảng viên, đề tài khoa học của giảng viên; Phân công giảng dạy; Đăng ký thực hành thí nghiệm; Quản lý giảng viên ra đề thi, coi thi, chấm thi; Tìm kiếm, thống kê các công việc của giảng viên; Tính giờ thừa Hệ thống quản lý hoạt động khoa chuyên ngành đã được thử nghiệm tại khoa Công nghệ thông tin, trường Đại học Điện lực Kết quả thử nghiệm đã chỉ ra tính ổn định, chính xác và hiệu quả của hệ thống trong công tác tin học hoá hoạt động quản lý của khoa chuyên ngành, trường Đại học Điện lực Trong tương lai, chúng tôi dự kiến sẽ nâng cấp hệ thống sử dụng được trên môi trường Internet và giao tiếp với phần mềm quản lý nhân sự trường Đại học Điện lực  ... thời gian hoạt động quản lý [7], hệ thống cần đảm bảo yếu tố sau đây: • Đảm bảo qui trình quản lý khoa chuyên ngành hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng chuyển giao khoa học... hành xây dựng phần mềm quản lý hoạt động khoa chuyên ngành thuộc trường Đại học Điện lực Phần mềm sử dụng công nghệ đại ASP Net 2010, SQL SERVER 2008, cho phép quản lý hoạt động đào tạo, nghiên. .. bày phần thứ tư Cuối cùng, kết luận hướng nghiên cứu tương lai đưa CÁC YÊU CẦU CỦA HỆ THỐNG Hệ thống quản lý hoạt động khoa chuyên ngành trường Đại học Điện lực xây dựng nhằm giảm nhân lực, tiết