Xây dựng phần mềm quản lý Bán hàng tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thuỷ Linh.DOC

Xây dựng phần mềm quản lý Bán hàng tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thuỷ Linh

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

LỜI MỞ ĐẦU 2

1.Giới thiệu về cơ sở thực tập 5

1.1 Giới thiệu về cơ sở thực tập – công ty TNHH Thương mại và Dịch vụThuỷ Linh 5

1.1.1.Giới thiệu chung về công ty 5

1.1.2 Ngành, nghề kinh doanh 5

1.1.3.Chức năng và nhiệm vụ 6

1.1.4.Cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự của công ty 7

1.1.5 Các sản phẩm chính và dịch vụ của công ty 8

1.1.6 Đối tác của công ty: 9

1.1.7.Chiến lược hoạt động kinh doanh của công ty 10

1.1.8 Kế hoạch phát triển thị trường : 10

1.2.Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin ở công ty và giải pháp tinhọc hoá 11

1.2.1.Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công ty 11

1.2.2 Vấn đề đang tồn tại và định hướng lựa chọn đề tài 12

2 Khái quát về đề tài nghiên cứu 12

2.1 Sự cần thiết của đề tài 12

2.2 Mục đích, chức năng 13

2.2.1 Mục đích 13

2.2.2 Chức năng 13

2.3 Hiệu quả kinh tế mà đề tài có thể mang lại 14

2.4 Thông tin đầu vào, đầu ra 15

2.4.1 Thông tin đầu vào 15

2.4.2.Thông tin đầu ra 15

2.5 Phạm vi nghiên cứu 15

2.6 Phương pháp luận sử dụng nghiên cứu đề tài 15

2.6.1 Phương pháp thu thập thông tin 15

2.6.2 Phương pháp nghiên cứu hoạt động hệ thống 16

2.7 Đối tượng hưởng lợi 18

3 Công cụ thực hiện đề tài 18

3.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2003 18

3.2 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 19

4 Đề cương chuyên đề thực tập tốt nghiệp Err

LỜI MỞ ĐẦU

Sự ra đời và phát triển của công nghệ thông tin là một trong những thành tựu vĩ đại nhất của con người Nhịp độ phát triển công nghệ thông tin đang là một vấn đề rất được các nghành khoa học, giáo dục, kinh tế,… quan tâm Nó hiện hữu với một tầm vóc hết sức mạnh mẽ, to lớn và ngày càng lớn mạnh thêm.

Tin học giữ vai trò đặc biệt trong hoạt động của con người, trong đời sống xã hội, trong khoa học kỹ thuật, trong sản xuất kinh doanh, trong quản lý khách hàng, trong các hoạt động mua bán hàng hoá… Ứng dụng tin học trong việc quản lý dường như không còn xa lạ với các doanh nghiệp, công ty hiện nay Lợi ích mà các chương trình quản lý mang lại khiến người ta không thể phủ nhận tính hiệu quả của nó.

Trong nền sản xuất kinh doanh như hiện nay việc tin học hoá các hoạt động quản lý là rất cần thiết Quản lý bán hàng trong các doanh nghiệp là một công việc quan trọng, đòi hỏi bộ phận quản lý phải thực hiện nhiều nghiệp vụ phức tạp Một doanh nghiệp muốn phát triển khả năng sản xuất, thông tin… và khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách hiệu quả nhất thì không thể thiếu một hệ thống thông tin hỗ trợ.

Tuy nhiên để có một phần mềm phù hợp với công tác quản lý, phù hợp với hoạt động của mỗi doanh nghiệp lại không phải là một vấn đề dễ dàng Sau một thời gian nghiên cứu, khảo sát hoạt động kinh doanh tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thuỷ Linh, em nhận thấy hệ thống quản lý bán hàng tại công ti có khối lượng công việc nhiều đòi hỏi cần có một phần mềm chuyên biệt có khả năng quản lý chính xác, thống nhất, cung cấp báo cáo, thông tin một cách kịp thời cho những người sử dụng và quản trị hệ thống

Qua thực tế tìm hiểu tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thuỷ Linh

em quyết định chọn đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý Bán hàng tại côngty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thuỷ Linh ” làm đề tài cho chuyên đề

thực tập của mình

Cấu trúc chuyên đề gồm:

Chương 1: Giới thiệu về các cơ sở thực tập và tổng quan đề tài tốt nghiệpChương 2: Phương pháp luận về xây dựng phần mềm quản lí bán hàng cho

công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thuỷ Linh

Chương 3: Xây dựng phần mềm quản lý kho cho công ty quản lí bán hàng

cho công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thuỷ Linh

Qua đây em xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ: Trịnh Hoài Sơn- Giảng viên Khoa Tin học kinh tế và anh Lê Văn Thuỷ giám đốc công ty TNHH

Thương mại và Dịch vụ Thuỷ Linh đã quan tâm giúp đỡ tận tình trong suốt

thời gian em làm chuyên đề.

Với sự nỗ lực của bản thân với những kiến thức đã học cùng sự nghiên cứu tài liệu em đã cố gắng hoàn thành chuyên đề một cách tốt nhất Nhưng do thời gian và kiến thức còn nhiều hạn chế nên không thể tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy em rất mong được sự quan tâm, góp ý của các thầy cô, các bạn để chuyên đề được hoàn thiện một cách tốt nhất

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên: Nguyễn Như Bình

1.Giới thiệu về cơ sở thực tập

1.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Thương mại và DV Thuỷ Linh

1.1.1.Giới thiệu chung về công ty

Tên công ty: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thủy LinhTên giao dịch bằng tiếng Việt: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thủy Linh

Tên giao dịch bằng tiếng Anh: THUY LINH TRADING AND SERVICES COMPANY LIMITEDTên viết tắt : TLT CO.,LTD

Công ty được thành lập theo giấy phép kinh doanh số 0104004622 do Sở Kế hoạch đầu tư Hà Nội cấp ngày 27 tháng 11 năm 2008 và cục thuế quận Đống Đa – TP.Hà Nội cấp mã số đăng ký thuế 0103032927 tháng 12 năm 2008.

Trụ sở chính của công ty: Số 199 phố Tây Sơn, phường Ngã Tư Sở,

quận Đống Đa, thành phố Hà Nội.

- Mua bán vật tư thiết bị viễn thông và phần mềm viễn thông; - Đại lý dịch vụ viễn thông;

- Dịch vụ kỹ thuật trong lĩnh vực điện tử;- Lắp ráp máy tính và thiết bị tin học;

- Mua bán thiết bị văn phòng, thiết bị ngoại vi, máy tính, máy in, máyphotocopy, vật tư ngành in, linh kiện điện, điện tử, viễn thông, tin học, điều khiển

- Mua bán máy móc, thiết bị, dụng cụ, vật tư dùng cho các ngành công nghiệp, giáo dục đào tạo, y tế, văn hóa, thông tin;

- Đại lý kinh doanh dịch vụ Internet;

- Mua bán vật tư thiết bị khoa học kỹ thuật và công nghệ;

- Mua bán các thiết bị, vật tư công nghệ thông tin, truyền thông, đo lường - tự động hóa, điện tử dân dụng và chuyên dùng;

- Kinh doanh hàng điện tử, điện lạnh, điện dân dụng;- Xuất nhập khẩu hàng hoá công ty kinh doanh

Với phương châm “ Thông tin là của mọi người ” công ty hoạt động và lấy môi trường Internet để phát triển các dịch vụ về Viễn thông và thương mại

điện tử Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thuỷ Linh có một đội ngũ

cán bộ, nhân viên có trình độ về quản lý và nghiệp vụ, đã từng tham gia lâu năm trên các diễn đàn lớn về mua bán và rao vặt hàng đầu của Việt Nam từ những năm 2004 Với kinh nghiệm, sức trẻ, năng động và sáng tạo kết hợp phong cách làm việc chuyên nghiệp, công ty sẽ làm thoả mãn tốt nhất các nhu cầu của khách hàng

Tuy thời gian thành lập chưa lâu, song do được xây dựng trên nền tảng là các nhân viên có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin, thương mại điện tử và những kinh nghiệm thực tế đã đáp ứng được phần lớn nhu cầu của khách hàng về thị trường sim số và các dịch vụ Viễn thông.

Cho đến nay Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thuỷ Linh đã và

đang từng bước liên kết với nhiều các đối tác trong cả nước nhằm tạo ra sức mạnh tổng hợp để đáp ứng cho nhu cầu của thị trường với chi phí thấp nhất và mặt hàng đa dạng nhất!

1.1.3.Chức năng và nhiệm vụ

Chức năng chính của công ty là chuyên sâu trong việc phát triển các dịch vụ về Viễn thông và thương mại điện tử Từ những kinh nghiệm thực tế giúp công ty hiểu một cách sâu sắc những yêu cầu quản lý của của đơn vị và yêu cầu dịch vụ của khách hàng Đây cũng là nền tảng để công ty phát triển với những đặc điểm và chức năng đáp ứng những nhu cầu ngày càng cao về thị trường viễn thông và Thương mại điện tử

1.1.4.Cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự của công ty1.1.4.1 Cơ cấu tổ chức

Giám đốc công ty: Anh Lê Văn Thủy Sinh ngày: 06/11/1984 Dân tộc : Kinh

Điện thoại: 04.62934323

1.1.4.2.Tình hình nhân sự

Công ty có đội ngũ cán bộ quản lý hầu hết là những người hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin và viễn thông nên có sự am hiểu sâu sắc về công nghệ cũng như các xu hướng về công nghệ trong tương lai.

Được hình thành và phát triển từ các thành viên ban đầu đến nay, đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty là 9 người ( 1 Thạc sỹ công nghệ

thông tin, 7 cử nhân) Đội ngũ nhân viên của Công ty TNHH Thương mạivà Dịch vụ Thuỷ Linh được đào tạo chính quy, tốt nghiệp từ các trường đại

học lớn của Việt Nam như đại hoc Bách Khoa, đại học Kinh Tế Quốc Dân, Học viện kỹ thuật Quân sự … Nhân viên có kiến thức chuyên sâu về công nghệ thông tin, đặc biệt có khả năng tư duy và đạo đức tốt Các nhân viên của công ty luôn được khuyến khích phát huy hết khả năng của bản thân đối với công việc, kết quả tốt luôn được đền đáp một cách xứng đáng Bên cạnh đó sự

năng động của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thuỷ Linh được thể

hiện đặc biệt thông qua các kỹ năng làm việc theo nhóm, quy trình làm việc theo nhóm, quy trình làm việc chuyên nghiệp, đây là một trong những yếu tố quan trọng tạo nên dịch vụ thỏa mãn hơn cả sự mong muốn cho khách hàng của mình và đây cũng chính là một trong những yếu tố tạo nên sự phát triển

của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thuỷ Linh luôn luôn đặt vấn

đề con người làm cốt lõi cho sự phát triển và phồn vinh của công ty.

Cơ cấu tổ chức của Công ty Thủy Linh

1 Giám đốc 01 Tiến hành xây dựng, lập kế hoạch, điều hành các chiến lược, mục tiêu phát triển của công ty, điều hành phát triển kinh doanh, xây dựng các quy định, chế độ, chính sách chung cho sự phát triển của công ty.

2 Bộ phận kinh doanh 04 người Phát triển thị trường trên tất cả các trang web Mua bán và rao vặt và trên địa bàn Hà Nội Bên cạnh đó còn có chức năng marketing, bán các sản phẩm của công ty.

3 Bộ phận bán hàng 03 người Phụ trách việc nhập và xuất hàng, kiểm tra hàng ngày đơn đặt hàng và thực hiện việc giao dịch với khách hàng

3 Bộ phận kế toán 01 người Phụ trách thống kê kế toán tài chính của công ti Tính toán và chi trả lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty

1.1.5 Các sản phẩm chính và dịch vụ của công ty

- Sản phẩm: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thuỷ Linh

chuyên cung cấp số lượng lớn Sim số đẹp và Số năm sinh trên toàn quốc Hiện nay công ty có gần 3000 bộ sim thẻ với giá thấp nhất là một trăm nghìn đồng đến hàng triệu đồng để khách hàng lựa chọn.

Hình 1.1.Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

Sim số đẹp: Có gần 1000 sim với giá giao động từ 100.000 đồng đến hàng triệu đồng.

Sim năm sinh: Có gần 2000 sim với giá giao động từ 200.000 đồng đến 1.000.000 đồng

Ngoài ra công ty còn liên kết với các công ty khác và các nhà cung cấp dịch vụ như Viettel, Mobifone, Vinafone… để đáp ứng nhu cầu mua hàng của khách.

- Dịch vụ: Ngoài việc buôn bán sim số, công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thuỷ Linh còn đáp ứng nhu cầu lắp đặt ADSL, điện thoại cố định

có dây và điện thoại cố định không dây ( Home Phone ) của Viettel Bên cạnh đó công ty còn là đại lý ủy quyền của Viettel Mobile – Đại lý đa dịch vụ đảm nhiệm việc thu cước, hòa mạng cho toàn khu vực.

1.1.6 Đối tác của công ty:

Với mong muốn đưa được sản phẩm tới số đông công chúng, phục

vụ tốt nhất cho cộng đồng Công ty Thương mại và Dịch vụ Thuỷ Linh luôn

chú trọng tới việc thiết lập các quan hệ đối tác với các cá nhân, tổ chức trong lĩnh vực sim số, viễn thông và thương mại điện tử v.v Công ty luôn hướng các sản phẩm của mình tới cộng đồng nói chung và cộng đồng sử dụng

Internet nói riêng Công ty luôn mong muốn có chiến lược lâu dài trong việc hợp tác và phát triển cùng các đối tác Các đối tác sẽ tìm thấy được ở Công ty Thủy Linh chổ dựa tin cậy và nhiều lợi ích thông qua sự phát triển và hợp tác.

Một số các đối tác chính của công ty :

 Tổng công ty Viễn thông quân đội – Viettel Telecom o Địa chỉ :Số 1 Giang Văn Minh – Ba Đình – Hà Nội  Đại lý ủy quyền Viettel Mobile Thành Nam

o Địa chỉ : Số 93 Giải Phóng – Đống Đa – Hà Nội  Công ty Thương Mại và Dịch vụ Sao Việt

o Địa chỉ 328 Trần Khát Chân – Hai Bà Trưng - Hà Nội  Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Logich

o Địa chỉ: 51A – Trần Duy Hưng – Cầu Giấy – Hà Nội  Công ty cổ phần Viễn thông Việt

o Địa chỉ: 286 Nguyễn Trãi – Thanh Xuân - Hà Nội

1.1.7.Chiến lược hoạt động kinh doanh của công ty

Mục tiêu phát triển của công ty là trở thành nhà cung cấp sim số và dịch vụ Viễn thông hàng đầu Việt Nam Hiện nay công ty có 8 nhân viên, đây đều là những nhân viên chuyên nghiệp, năng động sáng tạo, đã được đào tạo và hiểu sâu về môi trường Viễn thông và thương mại điện tử

Trong quá trình hoạt động công ty luôn ý thức được rằng con người là yếu tố quan trọng nhất để đi đến thành công Chính vì vậy Công ty luôn tạo điều kiện để các nhân viên được học các khoá đào tạo cho nhân viên về nghiệp vụ, công nghệ, kỹ năng làm việc

Ý thức được tầm quan trọng của chất lượng dịch vụ nhất là trong lĩnh viễn thông và thương mại điện tử, do vậy công ty đã và đang triển khai một số chương trình bám sát yêu cầu của khách hàng để đáp ứng một cách hiệu quả và nhanh chóng nhất mang lại niềm vui, sự hài lòng cho khách hàng

1.1.8 Kế hoạch phát triển thị trường :

Kế hoạch phát triển thị trường của công ty là liên tục liên hệ với đối tác để tìm kiếm, nhập thêm sản phẩm để ngày càng thỏa mãn tốt hơn nhu cầu của khách hàng Việc bổ sung sản phẩm được tiến hành với các hướng chính là đáp ứng thị hiếu của khách, đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng Bên cạnh đó vì là môi trường kinh doanh đặc biệt, sản phẩm của công ty là “ vô hình ” tức là tùy theo quan niệm riêng của mỗi người nên công ty luôn chú trọng đến tính độc đáo của sản phẩm “ Sim số” tạo thương hiệu cho riêng mình.

Bên cạnh đó công ty còn:

 Triển khai ứng dụng phần mềm tin học để có cách quản lý hiệu quả Luôn luôn cập nhật kịp thời và chính xác số lượng sản phẩm và giá bán trên website

 Cập nhật kịp thời thông tin mua hàng cũng như đặt hàng của khách để

1.2.1.Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công ty

Tuy mới thành lập nhưng công ty đã có những bước phát triển rất vững chắc trên lĩnh vực viễn thông và thương mại điện tử Có được những thành tích đó không phải dễ dàng nhất là trong thời đại công nghệ thông tin đang phát triển như vũ bão hiện nay vì vậy để khẳng định thương hiệu của mình trên thị trường công ty hiểu được rằng cần phải chú trọng đến việc xây dựng chiến lược phát triển thương hiệu của mình Hiện nay công ty cũng đang trong bước đầu thay đổi theo hướng chuyên nghiệp hóa công tác quản lý để đáp ứng nhu cầu của khách hàng cũng như tiện cho việc quản lý công việc trong công ty

Công ty có 4 máy tính để bàn, các máy có cấu hình cao, được nối mạng Internet.

Phần cứng :

4 máy tính Pentium 4 processor, ram 1GB, màn hình LCD Có 1 máy in Canon

Bên cạnh đó công ty còn có 4 máy tính xách tay nhằm phục vụ cho các cán bộ công nhân viên đi công tác xa

Máy tính của công ty sử dụng hệ điều hành Windows XP Phần mềm chủ yếu là Microsoft Exel và Word , chưa có phần mềm quản lý kho chuyên dụng Máy in cũng được trang bị để in các báo cáo nhập xuất tồn, thẻ kho để phê duyệt.

Các máy tính của công ty chưa được nối với nhau thành mạng thống nhất mà nằm riêng lẻ giữa các phòng, máy tính ở mỗi phòng cũng chưa được kết nối với nhau thành mạng cục bộ nên việc chia sẻ thông tin và quản lý các nguồn lực của công ty hoàn toàn bị hạn chế và khó khăn hơn Công ty chưa được trang bị phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp Bộ phận nào cần thông tin của các bộ phận khác không thể tìm kiếm ngay trên máy tính của bộ phận mình mà phải trực tiếp qua máy tính của bộ phận khác để lấy thông tin Điều đó dẫn đến việc chậm chễ trong việc đáp ứng thông tin gây khó khăn cho công tác lập kế hoạch, chiến lược và ra quyết định của các cấp lãnh đạo.

1.2.2 Vấn đề đang tồn tại và định hướng lựa chọn đề tài

Việc quản lý sim thẻ trong kho cũng gặp nhiều khó khăn, nhân viên trong công ty không thể biết chính xác được hàng của mình còn hay đã bán Tất cả dữ liệu chỉ được lưu thành một bản Exel tại máy tính của bộ phận kinh doanh Đôi lúc nhân viên công ty không để ý nên không cập nhật thêm hàng đã bán hay mới nhập về nên rất khó khăn trong việc quản lý.

Việc quản lý doanh thu của nhân viên trong công ty cũng làm bằng tay và Exel nên chắc chắn sẽ có nhiều sai sót.

Việc đáp ứng nhu cầu mua hàng của khách hàng cũng khá khó khăn, có những thời điểm nhiều khách hàng gọi điện đến công ty cùng một lúc để đặt mua hàng Nhưng việc lưu thông tin chủ yếu làm bằng tay nên rất dễ nhầm lẫn và thiếu sót.

Chính vì vậy việc tin học hóa trong công ty là rất cần thiết Cần phải có một phần mềm chuyên dụng đáp ứng nhu cầu quản lý sim số và quản lý khách hàng cho công ty.

Nhận thấy những vấn đề tồn tại trên, em quyết định lựa chọn đề tài: “Xâydựng phần mềm quản lý Bán hàng tại công ty TNHH Thương mại và Dịchvụ Thuỷ Linh ” để giúp việc quản lý bán hàng ở công ty được dễ dàng và

hiệu quả hơn

2 Khái quát về đề tài nghiên cứu 2.1 Sự cần thiết của đề tài

Đứng trên giác độ kinh tế - xã hội nói chung

Theo nghiên cứu của các nhà kinh tế, nguyên nhân dẫn đến tình trạng hoạt động kém hiệu quả của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay là do trình độ quản lý còn yếu kém Mà thông tin lại là một trong những yếu tố đầu vào hết sức quan trọng phục vụ cho quá trình quản lý Không có thông tin một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời thì việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng và của công việc quản lý sẽ kém hiệu quả Vì vậy theo em việc xây dựng phần mềm quản lý bán hàng cho các công ty vừa và nhỏ là rất cần thiết.

Đứng trên giác độ của Công ty nói riêng

Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thủy Linh là công ty kinh doanh sim số lớn Với số lượng sản phẩm nhiều có giá trị kinh tế cao lại rất gọn nhẹ dễ nhầm lẫn Nếu để thất thoát sẽ dẫn đến việc gián đoạn trong việc quản lý thông tin tổn hại đến doanh thu của Công ty cũng như uy tín của công ty đối với khách hàng Vì vậy vấn đề này phải được quản lý một cách chặt chẽ, chính xác, hiệu quả Cho nên theo em hệ thống quản lý bán hàng cần phải được tin học hoá, cần phải xây dựng một phần mềm nhằm đáp ứng yêu cầu đang đặt ra rất cần thiết này.

2.2 Mục đích, chức năng 2.2.1 Mục đích

Xây dựng phần mềm có chức năng quản lý bán hàng cho công ty, phục vụ đắc lực cho công việc của cán bộ, nhân viên trong công ty Giúp việc xử lý thông tin trong công ty một cách chính xác.Cải thiện năng lực thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin về nguồn nhân lực, góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp cho công ty.

Được người sử dụng chấp nhận.

Giải quyết được các vấn đề khó khăn của công ty trong công tác thực hiện quản lý

Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng, phục vụ tốt quá trình cập nhật thông tin.

Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con người nhằm nâng cao hiệu quả công việc

Giúp doanh nghiệp nâng cao doanh thu, tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí do thất thoát, lãng phí, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lý.

2.2.2 Chức năng

Phần mềm khi hoàn thiện có một số chức năng sau đây:

Quản lý hệ thống: Quản lý các tham số hệ thống, quản lý người dùng, bảo trì cơ sở dữ liệu.

Quản lý nhân sự: Quản lý hồ sơ các nhân viên, phòng ban, chức vụ, tìm kiếm nhân viên, quản lý doanh thu của từng nhân viên

Quản lý sim số: Quản lý sim số đẹp, sim năm sinh, cập nhật sim mới nhập, sim đã bán, tìm kiếm theo sở thích, theo giá tiền, quản lý giá đầu vào, đầu ra

Lập báo cáo: Báo cáo doanh thu nhân viên, báo cáo hàng mới nhập, hàng đã bán, báo cáo số lượng sim đang còn

Trợ giúp: Hướng dẫn sử dụng, giới thiệu phần mềm, liên hệ trực tuyến, hỗ trợ online

2.3 Hiệu quả kinh tế mà đề tài có thể mang lại

Nâng cao năng suất và hiệu quả công việc

Phần mềm trong tương lai sẽ thay thế toàn bộ các nghiệp vụ thủ công trong việc quản lý bán hàng trong công ty Bao gồm việc quản lý sim số , thống kê, tìm kiếm các danh mục các loại sim, các danh mục chứng từ, sổ sách liên quan Phần mềm ra đời sẽ tăng tốc độ xử lý nghiệp vụ, hỗ trợ cho Giám đốc, nhân viên và khách hàng thu thập thông tin nhanh chóng, chính xác về sản phẩm của công ty.

Tất cả điều này sẽ nâng cao năng suất và hiệu quả công việc cũng như nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý.

Hiệu quả trong việc sử dụng thông tin để ra quyết định lãnh đạo

Phần mềm sẽ cung cấp cho lãnh đạo thông tin tức thời về tình hình nhập -xuất – số lượng sim thẻ đang tồn ở trong kho, các báo cáo cụ thể về tình hình bán hàng của công ty, của từng nhân viên cũng như số lượng sim số còn lại theo chủng loại từ đó phục vụ việc ra quyết định chỉ đạo nhập và xuất hàng một cách đúng đắn.

Nâng cao trình độ đội ngũ, tạo môi trường phát triển và ứng dụng côngnghệ thông tin

Phần mềm xử lý phần lớn các nghiệp vụ bằng máy tính, điều này sẽ góp phần nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty, đồng thời tạo ra một môi trường phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin trong tương lai.

2.4 Thông tin đầu vào, đầu ra 2.4.1 Thông tin đầu vào

Để phục vụ quản lý : quyết định nhập hàng, xuất hàng, số lượng còn trong kho, số lượng theo chủng loại, thông tin đặt hàng…

Để phục vụ công tác tính lương: bảng chấm công, tổng thành phẩm nhập kho, đơn giá sản phẩm, lương cơ bản…

2.4.2 Thông tin đầu ra

Báo cáo doanh thu, số lượng hàng bán Báo cáo khen thưởng, kỷ luật

Bảng theo dõi thị hiếu khách hàng 2.5 Phạm vi nghiên cứu

Đề tài được nghiên cứu thực tế tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thủy Linh, phục vụ cho cán bộ và nhân viên trong toàn công ty.

Trọng tâm nghiên cứu là phần quản lý bán hàng và quản lý sim số của công ty.

2.6 Phương pháp luận sử dụng nghiên cứu đề tài

2.6.1 Phương pháp thu thập thông tin

a Phương pháp nghiên cứu tài liệu

Sau một thời gian nghiên cứu tài liệu tại công ty TNHH thương mại và Dịch vụ Thủy Linh, em đã thu thập được những thông tin có ích phục vụ cho việc xây dựng phần mềm và viết báo cáo như:

Tài liệu chung về công ty: ngày thành lập, cơ sở pháp lý, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh

Tài liệu về số lượng sản phẩm và cách phân loại sản phẩm trong công ty

Tài liệu nghiệp vụ bán hàng và phương thức bán hàng của công ty b Phương pháp quan sát

Qua một thời gian thực tập tại em đã phần nào hiểu được chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, công việc hàng ngày mà các nhân viên phải đảm nhiệm Thực tế cho thấy việc quản lý trong công ty vẫn được thực hiện bằng phương pháp thủ công, gây khó khăn trong việc cập nhật, lưu trữ dữ liệu ; khó khăn trong việc tìm kiếm dữ liệu, sửa đổi thông tin về sản phẩm, việc tra cứu thông tin diễn ra chậm chạp …Tất cả các công đoạn quản lý đều làm bằng Excel.

c Phương pháp phỏng vấn

Ngoài phương pháp nghiên cứu tài liệu, em đã gặp trực tiếp gặp giám đốc, gặp cán bộ nhân viên trong từng bộ phận đồng thời xem xét hồ sơ lưu trên Excel.

Thực tế của công ty em thấy, dữ liệu về nhân sự còn ở dạng sơ sài, chưa hệ thống và khoa học, dễ dàng bị thay đổi dữ liệu vì không có tính bảo mật Việc quản lý được thực hiện trên Excel nên rất vất vả

2.6.2 Phương pháp nghiên cứu hoạt động hệ thống a Phương pháp mô hình hoá

Là phương pháp nghiên cứu hệ thống trong trường hợp biết rõ ba yếu tố: đầu vào, đầu ra và cơ cấu hệ thống Đặc trưng là sự mô tả hệ thống nhờ kinh nghiệm và nhận thức của người nghiên cứu.

Quy trình sử dụng phương pháp này:

- Xây dựng mô hình hệ thống phải nghiên cứu: xác định cụ thể ý đồ, mục tiêu nghiên cứu, quan sát các hoạt động của hệ thống.

- Thiết lập ràng buộc giữa mục tiêu, ý đồ và đặc trưng thông qua kết quả quan sát và các mô hình được xây dựng nên

- Phân tích, nghiên cứu trên mô hình lý thuyết đã thu được ở bước trên - Đối chiếu kết luận rút ra từ mô hình lý thuyết cho phù hợp sau đó đem sử dụng kết quả trong thực tế.

b Phương pháp hộp đen

Là phương pháp nghiên cứu khi đã biết đầu ra, đầu vào của hệ thống nhưng chưa nắm chắc được cơ cấu của nó Vậy nghiên cứu là nhằm xác định rõ mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra đó.

Quy trình thực hiện phương pháp này:

Quan sát đầu vào, đầu ra cụ thể và chính xác.

Sử dụng các phương pháp phân tích định tính và định lượng để tìm ra quy luật hình thành cơ cấu của hệ thống

Kiểm tra quy luật hình thành cơ cấu đã thiết lập so với thực tế Hiệu chỉnh lại kết quả và đưa vào sử dụng.

c Phương pháp tiếp cận hệ thống

Phương pháp này được sử dụng khi rất khó đoán nhận cơ cấu đầu vào, đầu ra của hệ thống Cách giải quyết là phân tích hệ thống ban đầu theo phương pháp module hoá( nghĩa là chia thành các phân hệ nhỏ hơn có mối liên hệ với nhau dù nhỏ nhưng không thể bỏ qua)

Việc phân tích phải tuân theo các yêu cầu sau:

- Nghiên cứu từng phân hệ, từng phần tử không được tách rời nhau một cách tuyệt đối khỏi hệ thống, đồng thời phải nghiên cứu sự tác động trở lại của phân hệ đó đối với hệ thống

- Hệ thống là một chỉnh thể có tính trồi, tính chất này là do cách tổ chức của các phân hệ và cá phần tử tạo nên hệ thống, mà ở chúng chưa có hoặc còn rất yếu.

- Hệ thống chỉ phát triển khi là hệ thống mở, khi xem xét phải đặt nó trong hệ thống khác lớn hơn.

- Các hệ thống thường rất phức tạp, do đó phải biết cách kết hợp các cơ cấu khác nhau để tìm ra nét đặc trưng điển hình của hệ thống

Phương pháp này phù hợp với những người có tính sáng tạo, năng động trong nghiên cứu, nó thường được kết hợp cùng hai phương pháp trên

2.7 Đối tượng hưởng lợi

 Đối với giám đốc của công ty: có thể nắm được tình hình kinh doanh của công ty thông qua các báo cáo của phần mềm, từ đó có thể đưa ra được những quyết định chính xác cho việc kinh doanh của công ty.

 Đối với các bộ phận : có thể bố trí, tính toán công việc một cách hợp lý, nhanh chóng và chính xác Nắm bắt được tình hình về lượng hàng đã được bán ra, lượng hàng tồn và lượng hàng mà công ty cần nhập vào,cũng như tình hình về doanh thu của công ty thu được qua các báo cáo của phần mềm để có những thông tin chính xác ra quyết định và báo cáo với giám đốc.

 Đối với nhân viên: có thể thực hiện công việc của mình một cách chính xác hiệu quả Không phải mất nhiều thời gian nhiều trong viêc kiểm kê, nắm bắt thông tin

 Đối với khách hàng: Được cập nhật thông tin về sản phẩm của công ty: Hàng còn hay đã bán, giá cả chính xác gần như một cách tuyệt đối.

3 Công cụ thực hiện đề tài

3.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2003

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access là một trong những hệ quản trị cơ sở dữ liệu đang được sử dụng rộng rãi ở nước ta và trên thế giới Access là một bộ chương trình quan trọng trong tổ hợp chương trình Microsoft Office Profesional do hãng Microsoft Coperation sản xuất Phiên bản đầu tiên của Access đîc ra đời vào năm 1989 và đến nay không ngừng được cải tiến và hoàn thiện.

Ứng dụng Access cũng được tạo nên từ các đối tượng như một CSDL, tức là gồm các bảng, query, form, report, macro….Các đối tượng thuộc giao diện như thực đơn, dải công cụ, và hộp thoại đều rất tương tự như các ứng dụng khác của Office mà phần lớn các cán bộ văn phòng đã quen dùng Việc trao đổi dữ liệu giữa Access và các ứng dụng khác trong môi trường Windows như Excel, Word, Visual Foxpro, SQL Server… Cũng rất

 Các đơn thể viết bằng ngôn ngữ Visual Basic

3.2 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0

Visual Basic là ngôn ngữ lập trình được tích hợp trong Microsoft Access, VB giúp cho việc xử lý dữ liệu trong Access được linh hoạt hơn  VB có thể giúp cho CSDL dễ bảo trì hơn : nếu di chuyển một form hay một report từ CSDL này sang CSDL khác thì các thủ tục gắn vào form hay report đó cũng sẽ di chuyển theo

 Tạo hàm theo ý mình: VB có thể tạo hàm theo ý mình để tính những giá trị theo những công thức hay qui trình phức tạp

 Báo lỗi hay xử lý lỗi theo ý mình: VB có thể giúp phát hiện lỗi của người dùng, hiện những lỗi thông báo dễ hiểu và đôi khi có thể tự động sửa lỗi

 Tạo và điều khiển các đối tượng : VB cho phép điều khiển tất cả các đối tượng trong CSDL và cả bản thân CSDL nữa

 Xử lý bản ghi : có thể dùng VB để lần lượt xử lý từng bản ghi trong một tập hợp nào đó

 Truyền tham số đến các thủ tục: VB cho phép truyền tham số tới các thủ tục trong lúc đang thực hiện và có thể dùng các biến làm tham số.

CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÂN TÍCH VÀ XÂYDỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG

2.1 Giới thiệu chung về hệ thống quản lý

Trước tiên muốn thực hiện phân tích một dự án tin học là phải khảo sát hệ thống Người ta định nghĩa hệ thống phải là một tập hợp các phần tử có các ràng buộc lẫn nhau với môi trường bên ngoài Hệ thống quản lý là một hệ thống tích hợp giữa người và máy tạo ra các thông tin giúp con người trong sản xuất quản lý và ra quyết định Do đó, cần xem xét phân tích các yếu tố đặc thù, những nét khái quát cũng như các mục tiêu và nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý được tin học hoá mang lại lợi ích và kết quả tốt.

Hệ thống thông tin quản lý nhằm trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu.

Các báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một tình hình đã được dự kiến trước, tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một

ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường… là các hệ thống thông tin quản lý.

2.2 Những đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý2.2.1 Phân cấp quản lý.

Hệ thống quản lý trước hết là một hệ thống được tổ chức từ trên xuống dưới có chức năng tổng hợp, thông tin giúp lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn hệ thống Hệ thống quản lý được phân tích thành nhiều cấp bậc gồm cấp trung ương, cấp đơn vị trực thuộc, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý từ trên xuống dưới Thông tin được tổng hợp từ dưới lên và truyền từ trên xuống.

2.2.2 Luồng thông tin vào.

Trong hệ thống thông tin quản lý có những thông tin đầu vào khác nhau gồm:

Những thông tin đầu vào là cố định và ít thay đổi thông tin này mang tính chất thay đổi lâu dài.

Những thông tin mang tính chất thay đổi thường xuyên phải luôn cập nhật

Những thông tin mang tính chất thay đổi tổng hợp, được tổng hợp từ các thông tin cấp dưới phải xử lý định kỳ theo thời gian.

2.2.3 Luồng thông tin ra.

Thông tin đầu ra được tổng hợp từ thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể.

Bảng biểu và báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng được phục vụ cho nhu cầu quản lý của hệ thống, nó phản ánh trực tiếp mục đích quản lý của hệ thống các bảng biểu báo cáo phải đảm bảo chính xác và kịp thời.

2.2.4 Quy trình quản lý.

Trong quy trình quản lý thủ công, các thông tin thường xuyên được đưa vào sổ sách Từ sổ sách đó các thông tin được kết xuất để nhập các bảng biểu, báo cáo cần thiết.Việc quản lý kiểu thủ công có nhiều công đoạn chồng chéo nhau Do đó sai sót có thể xảy ra ở nhiều công đoạn do việc dư thừa thông tin Trong quá trình quản lý do khối lượng công việc lớn nên nhiều khi chỉ chú trọng vào một số khác và đối tượng quan trọng, vì thế có nhiều thông tin không được tổng hợp đầy đủ

2.3 Mô hình một hệ thống thông tin quản lý2.3.1 Mô hình luân chuyển dữ liệu.

Mô hình luân chuyển trong hệ thống thông tin quản lý có thẻ mô tả qua các modul sau :

+ Cập nhật thông tin có tính chất cố định để lưu trữ + Cập nhật thông tin có tính chất thay đổi thường xuyên + Lập sổ sách báo cáo

2.3.2 Cập nhật thông tin động.

Modul loại này có chức năng xử lý các thông tin luân chuyển chi tiết và tổng hợp Lưu ý loại thông tin chi tiết đặc biệt lớn về số lượng cần xử lý thường được cập nhật đòi hỏi tốc độ nhanh và độ tin cậy cao.

2.3.3 Cập nhật thông tin cố định có tính chất tra cứu.

Thông tin loại này cần cập nhật nhưng không thường xuyên yêu cầu chủ yếu của loại thông tin này là phải tổ chức hợp lý để tra cứu các thông tin cần thiết.

2.3.4 Lập sổ sách báo cáo.

Để thiết kế phần này cần nắm vững nhu cầu quản lý, nghiên cứu kỹ các bảng biểu mẫu Thông tin được sử dụng trong việc này thuận lợi là đã được xử lý từ các phần trước nên việc kiểm tra sự đúng đắn của số liệu trong phần này được giảm nhẹ

2.4 Các nguyên tắc đảm bảo

Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh là một việc hết sức khó khăn, chiếm nhiều thời gian và công sức, việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý thường dựa trên một số nguyên tắc cơ bản sau.

2.4.1 Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất.

ý nghĩa của nguyên tắc này thể hiện ở chỗ thông tin được tích luỹ và thường xuyên cập nhật Đó là các thông tin cần thiết phục vụ cho việc giải quyết nhiều bài toán quản lý vì vậy thông tin trùng lặp cần được loại bỏ Do vậy, người ta tổ chức thành các mảng thông tin cơ bản mà trong đó các trường hợp trùng lặp hoặc không nhất quán về thông tin đã được loại trừ Chính mảng thông tin cơ bản này sẽ tạo thành mô hình thông tin của đối tượng điều khiển.

2.4.2 Nguyên tắc linh hoạt của thông tin.

Thực chất của nguyên tắc này là ngoài các mảng thông tin cơ bản cần phải có công cụ đặc biệt tạo ra các mảng làm việc cố định hoặc tạm thời dựa trên cơ sở các mảng thông tin cơ bản đã có và chỉ trích từ mảng cơ bản các thông tin cần thiết tạo ra mảng làm việc để sử dụng trực tiếp trong các bài toán cụ thể.

Việc tuân theo nguyên tắc thống nhất và linh hoạt đối với cơ sở thông tin sẽ làm giảm nhiều cho nhiệm vụ hoàn thiện và phát triển sau này.

2.4.3 Nguyên tắc làm cực tiểu thông tin vào và thông tin ra.

Nguyên tắc còn được vận dụng cả khi đưa thông tin mới vào hệ thống việc này không những giảm nhẹ công sức cho việc vào số liệu mà còn tăng độ tin cậy thông tin đầu vào.

2.5 Các bước xây dựng hệ thống quản lý

Một cách tổng quát việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý tự động hoá thường qua các giai đoạn sau.

2.5.1 Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án

Ở bước này người ta tiến hành tìm hiểu và khảo sát hệ thống, phát hiện nhược điểm còn tồn tại, từ đó đề xuất các giải pháp khắc phục, cần cân nhắc tính khả thi của dự án từ đó định hướng cho các giai đoạn tiếp theo.

2.5.2 Phân tích hệ thống.

Tiến hành phân tích một cách chi tiết hệ thống hiện tại để xây dựng các lược đồ khái niệm Trên cơ sở đó tiến hành xây dựng lược đồ cho hệ thống mới.

Phân tích hệ thống thông tin là để hiểu rõ hệ thống cũ, trừu tượng hóa nó, tìm cho được các giải pháp hệ thống thông tin mới đảm bảo yêu cầu thông tin mới cho quản lý Phân tích hệ thống thông tin bao gồm các hạng mục công việc sau:

2.5.2.1 Lập kế hoạc phân tích

Phân tích hệ thống thông tin là một công việc rất quan trọng chiếm tối thiểu 25% thời gian dành cho phát triển một hệ thống thông tin Đây là giai đoạn phức tạp vì vậy phải lập kế hoạch rất cẩn thận, nhất là các kế hoạch chính yếu:

o Kế hoạch công việc o Kế hoạch thời gian o Kế hoạch nhân lực o Kế hoạch tài chính

o Lựa chọn và trang bị công cụ, phương tiện o Danh mục các sản phẩm cần thu được

2.5.2.2 Nghiên cứu môi trường hệ thống thông tin hiện có

Để tìm hiểu hệ thống thông tin hiện có, cán bộ phát triển hệ thống thông tin phải bắt đầu từ môi trường Gồm có 2 môi trường cần xem xét: + Môi trường ngoài của tổ chức như: Kinh tế xã hội, Tự nhiên, Pháp lý Xu thế của ngành Khách hàng, Nhà cung cấp, Các đối thủ cạnh tranh…

+ Môi trường bên trong tổ chức: Mục tiêu tổ chức, cơ cấu tổ chức, năng lực tài chính, cách thức quản lý, văn hoá công ty, thiên hướng lãnh đạo, địa bàn, …

Nghiên cứu hệ thống thông tin hiện có đòi hỏi phải có chuyên môn cao và tỉ mỉ Nội dụng tìm hiểu bao gồm:

 Chức năng chung của hệ thống: Hệ thống làm gì và để làm gì? Phục

 Xử lý: Phương tiện xử lý, logic xử lý, yêu cầu dữ liệu vào, yêu cầu kết quả ra, thời lượng cho xử lý, cho phí cho xử lý.

 Kho dữ liệu: Tên dữ liệu lưu trữ, cấu trúc dữ liệu lưu trữ, thời gian lưu trữ, vật mang, các xử lý truy nhập, tần xuất truy nhập, khối lượng dữ liệu.

 Vấn đề cụ thể: Khó khăn, sai sót hoặc ước muốn cải tiến của người thực hiện chức năng Tiến hành tổng hợp các kết quả nghiên cứu Mô hình hoá hệ thống thông tin Xây dựng hệ thống các phích vấn đề (Vấn đề, nguồn cung cấp, nguyên nhân và cách giải quyết).

2.5.2.3 Tìm nguyên nhân, đặt mục tiêu và đưa ra giải pháp

Từ sự hiểu biết sâu sắc và chi tiết về hệ thống thông tin hiện có kết hợp với yêu cầu đặt ra cho hệ thống thông tin mới, đội ngũ phát triển hệ thống thông

tin cần phải xác định rõ nguyên nhân chính của vấn đề hay ước muốn chưa đạt được Xây dựng các mục tiêu cho hệ thống thông tin mới Mục tiêu phải đo được và mức độ đạt được hợp lý Sau đó tìm giải pháp cho từng vấn đề và kết hợp lại thành giải pháp cho toàn bộ hệ thống thông tin.

2.5.2.4 Đánh giá lại tính khả thi

Đánh giá lại tính khả thi của các giải pháp đề xuất Khả thi tài chính, thời gian, tổ chức, kỹ thuật và cả đạo đức kinh doanh.

2.5.2.5 Sửa chữa dự án đề xuất ban đầu.

Sửa đổi cho phù hợp và chi tiết hoá dự án được phê duyệt trong giai đoạn 1-Xác định yêu cầu.

2.5.2.6 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về giai đoạn phân tích

Nhóm phát triển dự án phải chuẩn bị báo cáo về giai đoạn phân tích chi tiết và trình bày nó trước lãnh đạo tổ chức chủ quản hệ thống thông tin Kết quả sau báo cáo phải là các ý kiến đánh giá, nghiệm thu và giải quyết tiếp tục giai đoạn sau của quy trình phát triển hệ thống thông tin.

2.5.3 Phân tích chức năng

2.5.3.1 Khái quát về phân tích chức năng

- Mục đích: Xác định rõ các chức năng của hệ thống từ đó hiễu rõ những chức năng kinh doanh hệ thống thông tin trợ giúp Phân tích chức năng phải dựa vào kết quả thu thập thông tin qua cán bộ quản lý tổ chức cũng như các chuyên viên của tổ chức.

- Mô tả chức năng hệ thống bằng các mô hình: Mỗi chức năng gồm: + Tên chức năng

+ Mô tả về chức năng + Thông tin đầu vào + Thông tin đầu ra

+ Sơ đồ liên kết chức năng

2.5.3.2 Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD

Mô tả bằng sơ đồ các chức năng của tổ chức Trừu tượng hoá các yếu tố vật lý như Nơi thực hiện, Thời điểm thực hiện, phương tiện thực hiện.

Ký hiệu sơ đồ BFD:

+ Chức năng: Hình chữ nhật có tên chức năng (Thường là bắt đầu bằng một động từ).

+ Trình tự thực hiện chức năng: Thể hiện bằng mũi tên có hướng.

2.5.3.3 Phân cấp sơ đồ chức năng kinh doanh BFD

Đối với những tổ chức lớn cần phải phân cấp sơ đồ chức năng Sơ đồ khởi đầu, sau đó phân rã chức năng lớn thành các chức năng chi tiết hơn Cấp cuối cùng là cấp người đọc có thể hiểu rõ nội dung các việc cụ thể cần phải làm trong chức năng đó.

2.5.3.4 Sơ đồ luồng dữ liệu

Sơ đồ luống dữ liệu – công cụ mô tả hệ thống thông tin:

Hệ thống thông tin vô cùng phức tạp được gắn liền vào cả hệ thống quản lý cũng như hệ thống tác nghiệp Để hiểu rõ chúng, cần phải sử dụng nhiều công cụ biểu diễn bằng mô hình và ngôn ngữ diễn giải bằng lời Phần trên đã xét công cụ sơ đồ BFD, dưới đây sẽ trình bày công cụ hữu dụng – Sơ đồ luống dữ liệu Đây là công cụ rất hữu ích trong việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin.

Sơ đồ luồng dữ liệu là sự biểu diễn bằng sơ đồ với các ký pháp đơn giản, dễ hiểu thể hiện các luồng dữ liệu, các nguồn, các đích, các xử lý và các kho dữ liệu dưới góc độ trừu tượng các yếu tố vật lý của hệ thống thông tin.

Ký pháp của DFD: Các ký pháp dùng mô tả DFD rất đơn giản và quy chuẩn trên toàn thế giới Chúng bao gồm:

o Đầu mối thông tin: Hình chữ nhật có tên đầu nguồn bên trong.

o Đích thông tin: Hình chữ nhật có tên đích bên trong

Khách hàng

Giám đốc

Xử lý: Hình tròn hoặc theo có tên xử lý bên trong

o Kho dữ liệu: Hình 2 cạnh song song có ghi tên dữ liệu bên trong

o Luồng dữ liệu: Hình mũi tên có ghi tên dữ liệu bên cạnh

Phân rã DFD: Hệ thống thông tin phức tạp không thể biểu diễn chỉ bằng một DFD, khi đó cần phải phân rã thành từng cấp.

Cấp ngữ cảnh: Là cấp cao nhất, vẽ trên một trang sao cho khái quát được toàn bộ hệ thống, sơ đồ này cho phép lược bỏ các kho dữ liệu.

Cấp 1: Được phân rã từ xử lý cấp ngữ cảnh Cấp 2: Được phân rã từ xử lý cấp 1

Các cấp khác cứ tiếp tục như vậy

2.5.4 Thiết kế tổng thể.

Nhằm xác định vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới Phân định rõ phần việc nào sẽ được xử lý bằng máy tính, việc nào xử lý thủ công.

Thiết kế hệ thống thông tin là mô tả chi tiết các yếu tố của hệ thống mới với yêu cầu tối thiểu chi phí đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu đã đề ra của hệ thống thông tin mới Thiết kế hệ thống thông tin bao gồm các công việc thiết kế sau đây: Thiết kế logic bao gồm thiết kế sau:

+ Thiết kế cơ sở dữ liệu: Thiết kế các tệp, cấu trúc từng tệp và mối quan hệ giữa các tệp đảm bảo tối ưu lưu giữ và đủ cung cấp yêu cầu thông tin của hệ thống thông tin.

+ Thiết kế xử lý logic: Chủ yếu là thiết kế các xử lý tra cứu thông tin từ kho dữ liệu, mô tả logic xử lý và xác định danh sách các tệp và trình tự truy nhập các tệp để có được các thông tin đầu ra của hệ thống thông tin.

+ Thiết kế cập nhật: Thiết kế cập nhật ứng với mỗi sự kiện khởi sinh cập nhật, đảm bảo mỗi dữ liệu được cập nhật và có quy trình cập nhật.

* Thiết kế vật lý ngoài: Là thiết kế các yếu tố nhìn thấy được của hệ thống

thông tin mới bảo đảm tính tối ưu.

Thiết kế vật lý ngoài bao gồm các thiết kế sau:

+ Thiết kế hệ thống phần cứng: Mạng, máy tính và các thiết bị ngoại vi, sơ đồ lắp đặt chi tiết.

+ Thiết kế vào: Thiết kế các giao diện cập nhật và phương thức cập nhật, phương thức hệ thống thông tin nhận dữ liệu từ ngoài.

+ Thiết kế ra: Chủ yếu là thiết kế chi tiết các thông tin đưa ra từ hệ thống thông tin, bao gồm khuôn dạng, thiết bị và vật mang tin ra.

+ Thiết kế giao diện người - máy: Thiết kế các giao diện để người sử dụng hệ thống thông tin có thể giao tác một cách dễ dàng với hệ thống.

* Thiết kế vật lý trong: Là thiết kế các yếu tố bên trong không nhìn thấy

được của hệ thống thông tin mới bảo đảm tính tối ưu và hiệu quả Thiết kế vật lý trong gồm các thiết kế sau:

+ Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý trong: Các tệp chỉ dẫn, các tệp trung gian, các trường dữ liệu phục vụ quản lý hệ thống thông tin

+ Thiết kế phần mềm: Thiết kế các phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng.

+ Thiết kế sơ đồ liên kết các môdul chương trình và lập trình chương trình + Thử nghiệm phần mềm và thử nghiệm hệ thống.

2.5.5 Thiết kế chi tiết.

+ Thiết kế các thủ tục thủ công nhằm xử lý thông tin trước khi đưa vào máy tính.

+ Thiết kế các phương pháp cập nhật và xử lý thông tin cho máy tính + Thiết kế chương trình, các giao diện người sử dụng, các tệp dữ liệu + Chạy thử chương trình.

+ Dịch sang đuôi exe và đóng gói chương trình.

2.5.5.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin.

Thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin là một trong những thiết kế quan trọng nhất của thiết kế hệ thống thông tin Thiết kế cơ sở dữ liệu có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau, nhưng có 4 phương pháp cơ bản thường dùng sau:

+ Từ yêu cầu thông tin của các nhà quản lý và những người sử dụng Khi biết các yêu cầu thì sẽ xây dựng được kho dữ liệu đủ đáp ứng các yêu cầu đó.

+ Phương pháp nguyên mẫu: sử dụng những cơ sở dữ liệu đã có, cải tiến cho phù hợp với hệ thống thông tin đang thiết kế.

+ Phương pháp suy diễn từ các thông tin đầu ra: Giống như việc phân tích sản phẩm để biết được các nguyên liệu đầu vào để rồi xây dựng kho nguyên vật liệu cho nhà máy.

+ Phương pháp sử dụng mô hình quan hệ thực thể: Dựa vào chính chức năng và cấu trúc của tổ chức để thiết kế ra sơ đồ cấu trúc dữ liệu phù hợp với hệ thống thông tin mới của tổ chức.

* Mã hoá dữ liệu

Thiết kế cơ sở dữ liệu nhất thiết phải biết cách mã hóa dữ liệu Mã hoá được xem là việc xây dựng một tập hợp những mã hiệu- một biểu diễn theo quy ước, thông thường là ngắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể.

Mã hoá là một công việc của người thiết kế cơ sở dữ liệu Có thể coi đây là việc thay thế thông tin ở dạng “tự nhiên” thành một dãy ký hiệu thích ứng với mục thiêu của người sử dụng Lợi ích lớn của việc mã hoá là: Nhận diện nhanh chóng, không nhầm lẫn, tiết kiệm không gian lưu trữ và thời gian xử lý, thực hiện những phép kiểm tra logic hình thức hoặc thể hiện vài đặc tính của đối tượng.

Một số phương pháp mã hoá cơ bản:

+ Phương pháp mã hoá phân cấp: Nguyên tắc tạo lập bộ mã hoá này rất đơn giản Người ta phân cấp đối tượng từ trên xuống và mã số được xây dựng từ trái qua phải các chữ số được kéo dài về phía bên phải để thực hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn.

+ Phương pháp mã hoá liên tiếp: Mã hoá kiểu này được tạo ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất định Mã kiểu này có ít gây nhầm lẫn và tạo lập dễ dàng, không những gợi nhớ và không cho phép chèn thêm mã vào giữa hai mã cũ + Phương pháp mã hoá tổng hợp: Khi kết hợp việc mã hoá phân cấp với mã hoá liên tiếp thì ta có phương pháp mã hóa tổng hợp.

+ Phương pháp mã hoá theo xeri: Phương pháp chính này là sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là xeri Xeri được coi như một giấy phép theo mã quy định + Phương pháp mã hoá gợi nhớ: Phương pháp này căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng.

* Thiết kế cơ sở dữ liệu

Thiết kế cơ sở dữ liệu là xây dựng các tệp dữ liệu trong cơ sở dữ liệu sao cho từ các tệp đó tạo ra được tất cả các thông tin đầu ra của yêu cầu.

Việc đầu tiên phải biết được yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thống thông tin mới Công việc này đôi khi là rất phức tạp Không thể chỉ hỏi những người sử dụng xem người ta cần những dữ liệu gì?, thông tin gì? Là được Vì người sử dụng sẽ không thể trả lời một cách chắc chắn và chính xác những câu hỏi chung chung như vậy hoặc họ sẽ cung cấp một danh sách rất dài những thông tin cơ sở mà trong đó có nhiều cái chỉ mang tính bề ngoài, hời hợt Những người đã thực thi và nghiên cứu về hệ thống thông tin thống nhất với nhau rằng việc xác định nhu cầu thông tin là một việc rất khó thực hiện và không tồn tại một phương pháp nào thích hợp cho mọi hoàn cảnh Mức độ khó khăn này phụ thuộc vào quy mô và sự phức tạp của hệ thống thông tin.

* Phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin ra:

Xác định các tệp cơ sở dữ liệu trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống là phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế cơ sở dữ liệu Các bước chi tiết khi thiết kế cơ sở dữ liệu dữ liệu đi từ các thông tin ra:

Bước 1: Liệt kê toàn bộ các thông đầu ra.

Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng

đầu ra.

Bước này có thể chia làm các bước nhỏ hơn sau:

+ Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra: Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin như số hoá đơn, tên hàng, đơn vị tính,… được gọi là các thuộc tính Cần liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách Đánh dấu các thuộc tính lặp – là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị

dữ liệu Chẳng hạn như mục tên hàng trên một hoá đơn bán hàng có thể ghi nhiều tên hàng là một thuộc tính lặp.

- Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính được tính toán ra hoặc suy ra từ các thuộc tính khác Những thuộc tính không phải là thứ sinh thì được gọi là các thuộc tính cơ sở.

- Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra.

- Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở, xem xét loại bỏ những thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý.

+ Chuẩn hoá mức 1: Chuẩn hoá bước một nhằm đảm bảo rằng trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con có một ý nghĩa theo quan điểm quản lý, gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc + Chuẩn hoá mức 2: Chuẩn hoá bước 2 đảm bảo rằng trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới Đặt cho danh sách mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách.

+ Chuẩn hoá mức 3: Chuẩn hoá bước 3 bảo đảm rằng trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc Z phụ hàm vào thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào 2 danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X.

Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách mới.

+ Mô tả các tệp: Mỗi danh sách xác định được sau bước chuẩn hoá 3 sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu, cần phải dựa vào thực tế quản lý, kinh nghiệm thực tế để xác định đầy đủ cấu trúc của nó như tên các thuộc tính, loại các thuộc tính, chiều dài của mỗi thuộc tính, miền giá trị cho mỗi thuộc tính.

Bước 3: Tích hợp các tệp nói về cùng một thực thể thì cần phải tích hợp lại

để tạo ra chỉ một tệp duy nhất cho thực thể đó.

Khi thực hiện bước 2 như trên cho tất cả mỗi đầu ra trên thực thể sẽ tạo ra rất nhiều tệp vì một đầu ra thường liên quan rất nhiều thực thể Những tệp nào cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại nghĩa là tạo thành một tệp chung gồm tất cả các trường chung và riêng của những tệp có liên quan đó.

Bước 4: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ

Xác định mối liên hệ giữa các tệp Biểu diễn chúng bằng các mũi tên hai chiều, nếu có quan hệ một - nhiều thì vẽ hai mũi tên về hướng đó.

* Phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu từ mô hình quan hệ thực thể.

Nếu thiết kế các tệp cơ sở dữ liệu chỉ đơn thuần từ các đầu ra như trên sẽ có thể dẫn tới tình trạng cơ sở dữ liệu chỉ phục vụ những đầu ra đã được xác định Khi có những yêu cầu mới về thông tin quản lý thì hệ thống thông tin mới có thể không có đủ dữ liệu để tạo những đầu ra mới Để giải quyết vấn đề này khi cần phải xem xét hệ thống thông tin với khía cạnh là hệ thống phục vụ quản lý do đó xem xét sự hoạt động quản lý của tổ chức mà xác định cơ sở dữ liệu cho nó.

Cách thức thiết kế này bao gồm các bước như sau:

Bước 1: Xác định tên, các thuộc tính, loại thuộc tính, … của tất cả các thực

thể có trong tổ chức.

Từ mô tả về cách thức hoạt động của tổ chức xác định tên, các thuộc tính,… được các nhà quản lý nói tới Đó có thể là thực thể nhân sự như Cán bộ, nhân viên… Cũng có thể là vật thể như Máy móc thiết bị, kho hàng… hoặc là phi vật chất như Hợp đồng, nhận xét…

Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các thực thể

Tiếp đến xác định mối quan hệ giữa các thực thể Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác Có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau Có thế xác định bằng cách đánh dấu các động từ sử dụng

trang mô tả hoạt động của tổ chức Các động từ sẽ kết nối các thực thể với nhau.

Bước 3: Xác định mức độ quan hệ giữa các thực thể.

Để thiết kế tốt cơ sở dữ liệu nếu chỉ đơn thuần biết được thực thể này quan hệ với thực thể khác thì chưa đủ Cần phải biết có bao nhiêu lần xuất của thực thể A tương tác với mỗi lần xuất của thực thể B và ngược lại.

Bước 4: Xác định chiều của một quan hệ.

Chiều của một quan hệ chỉ ra số lượng các thực thể tham gia vào quan hệ đó Người ta chỉ chia làm 3 loại: Một chiều, hai chiều và nhiều chiều Quan hệ một chiều là một quan hệ mà một lần của một thực thể được quan hệ với những lần xuất của chính thực thể đó.Quan hệ hai chiều là quan hệ trong đó có hai thực thể liên kết với nhau Quan hệ nhiều chiều là một quan hệ có nhiều hơn hai thực thể tham gia.

Bước 5: Vẽ sơ đồ khái niệm mô tả các thực thể và các quan hệ đã xác định

được qua các bước trên.

- Mỗi thực thể biểu diễn bằng một hình chữ nhật có ghi tên thực thể bên trong và danh sách các thuộc tính của nó ở bên cạnh.

- Mỗi quan hệ được biểu diễn bằng một hình thoi có ghi động từ thể hiện quan hệ bên trong và các thuộc tính của nó nếu có Nối hình thoi này với các hình chữ nhật thực thể thuộc quan hệ đó.

- Ghi số mức độ quan hệ sát với đường nối.

Bước 6: Chuyển đổi từ sơ đồ quan hệ thực thể thành các tệp cơ sở dữ liệu.

Sau khi có được sơ đồ khái niệm dữ liệu mô tả các hoạt động của doanh nghiệp, thì sẽ tiến hành chuyển nó thành tập hợp các tệp và vẽ sơ đồ cấu trúc dữ liệu.

2.5.5.2 Thiết kế vật lý ngoài cho hệ thống thông tin.

Thiết kế vật lý ngoài là mô tả chi tiết các yếu tố nhìn thấy được của giải pháp Đây là công việc rất quan trọng vì nó tác động trực tiếp tới người sử dụng hệ thống cũng như những người sử dụng thông tin của hệ thống Thiết kế vật lý ngoài bao gồm các khâu: Lập kế hoạch, Thiết kế vào, Thiết kế ra,

thiết kế giao diện người máy, thiết kế các thủ tục thủ công và chuẩn bị trình bày báo cáo Thiết kế vật lý ngoài cần phải được thực hiện kết hợp chặt chẽ với người sử dụng Kết quả của thiết kế vật lý ngoài là các mẫu nhập liệu, các mẫu báo cáo, mẫu thông tin, các giao diện và quy trình thủ công.

Thiết kế vào bao gồm các thiết kế các form nhập liệu và các phượng thức nhập liệu.

Thiết kế ra bao gồm thiết kế tất cả các khuôn mẫu thông tin ra, các mẫu báo cáo, phương thức đưa ra và vật mang tin cho các thông tin ra.

Thiết kế giao diện người – máy: là thiết kế giao diện cho phép người sử dụng vận hành hệ thống một cách dễ dàng và hiệu quả.

Thiết kế giao diện bao gồm việc lựa chọn phương thức giao tác: lệnh, phím đặc biệt, thực đơn, biểu tượng, điền mẫu, hỏi đáp,

2.5.5.3 Thiết kế vật lý trong cho hệ thống thông tin.

Thiết kế vật lý trong nhằm đảm bảo tính chính xác thông tin, yêu cầu về mặt thời gian cho các hoạt động của hệ thống Thiết kế vật lý trong bao gồm thiết kế cơ sở dữ liệu trong, lập trình và thử nghiệm hệ thống.

Thiết kế cơ sở dữ liệu trong nhằm tăng tốc và hiệu quả xử lý Đồng thời khâu này kiểm duyệt thêm dư các trường dữ liệu phục vụ cho các hoạt động phục hồi, kiểm soát hệ thống Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý trong chủ yếu là xem xét thêm các tệp chỉ dẫn, các trường trung gian,…

Thiết kế phần mềm: Tạo ra các phần mềm cho hệ thống thông tin sao cho chúng thực hiện tốt nhất các xử lý đã được thiết kế.

+ Biên soạn tài liệu phần mềm

Tiến hành phân tích một cách chi tiết hệ thống hiện tại để xây dựng các lược đồ khái niệm Trên cơ sở đó tiến hành xây dựng lược đồ cho hệ thống mới.

2.5.5.4 Phương pháp thiết kế phần mềm

* Thiết kế phần mềm theo phương pháp cấu trúc TOP – DOWN:

Đây là phương pháp truyền thống, môdul hoá vấn đề Xác định yêu cầu chức năng khái quát, sau đó phân chia ra các chức năng nhỏ hơn, từng cấp một cho đến mức có thể bắt tay viết chương trình bằng một ngôn ngữ lập trình cụ thể nào đó Phương pháp này đã được tập đoàn IBM cụ thể hoá thành phương pháp với các mức phân cấp như sau:

Cấp 1: Công việc là các xử lý có cùng một sự kiện khởi sinh ngoài.

Cấp 2: Tiến trình là các xử lý thuộc cùng một công việc và thuộc cùng một

chức năng nghiệp vụ.

Cấp 3: Pha là các xử lý thuộc cùng một tiến trình và thuộc cùng một yếu tố tổ

chức vật lý như nơi xử lý, thời điểm xử lý, cách thức xử lý,…

Cấp 4: Modul xử lý là các xử lý thuộc cùng một pha xử lý nhưng được nhóm

vào chức năng xử lý cập nhật hoặc chức năng tra cứu hoặc chức năng thao tác với dữ liệu.

Cấp 5: Modul lập trình là xử lý thuộc cùng một modul xử lý có cùng một yếu

tố kỹ thuật như sử dụng với một ngôn ngữ phát triển cụ thể, với một loại phần cứng cụ thể, đủ nhỏ để dùng trong nhiều modul xử khác,…

Sau khi phân rã xong thiết kế viên cần phải vẽ sơ đồ liên kết modul xử lý để xem toàn cảnh cũng như vai trò, vị trí của mỗi chức năng trong toàn bộ hệ thống phần mềm.

* Thiết kế phần mềm theo phương pháp cấu trúc BOTOM – UP:

Trong thực tế nhiều khi thiết kế phần mềm đi theo con đường ngược lại từ dưới lên trên, tức là thiết kế các phần mềm nhỏ cho các chức năng xử lý nhỏ rồi tích hợp dần thành hệ thống bao quát toàn bộ các hoạt động của tổ