HỌC VIỆN CƠNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG  IT BÀI GIẢNG PT NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN Biên soạn: Th.S Nguyễn Thị Chinh Lam – Chủ biên Th.S Vũ Quang Kết T.S Hoàng Thị Tuyết ThS Lê Thị Ánh HÀ NỘI – 2013 LỜI NÓI ĐẦU Đào tạo ngành kế toán trở thành hướng đào tạo chủ yếu nhiều trường đại học, cao đẳng nước Do hệ thống giảng học liệu cho môn học ngành đa dạng phong phú, đặc biệt với môn học Nguyên lý kế tốn – mơn học tảng ngành, thị trường có nhiều giảng, học liệu khác Với mong muốn xây dựng hệ thống giảng dành riêng cho giảng viên sinh viên Học viện Cơng nghệ Bưu viễn thơng nhóm tác giả thực biên soạn giảng “NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN” Bài giảng thực biên soạn tinh thần tiếp thu nội dung quy định, chuẩn mực, quy tắc điều chỉnh lĩnh vực kế toán kế thừa phát huy điểm mạnh giảng trường đại học danh tiếng đồng thời dựa kinh nghiệm thực tế giảng dạy nhóm tác giả Với mong muốn xây dựng cung cấp kiến thức nghề kế toán, giảng hệ thống vấn đề chất hạch tốn sau trình bày hệ thống phương pháp kế toán sử dụng để theo dõi, phản ánh nghiệp vụ kinh tế IT cuối nội dung tổ chức cơng tác kế tốn Tham gia biên soạn giảng “NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN” tập thể giảng viên, cán thuộc khoa Tài Kế tốn – Học viện Cơng nghệ Bưu viễn thông sau đây: ThS Nguyễn Thị Chinh Lam - Chủ biên – Biên soạn chương 1, 4, 5, PT ThS Vũ Quang Kết – Biên soạn chương 3 TS Hoàng Thị Tuyết – Biên soạn chương ThS Lê Thị Ánh – Biên soạn chương Để giảng thực trở thành tài liệu hữu ích phục vụ cho hoạt động giảng dạy học tập, nhóm tác giả mong muốn nhận góp ý với tinh thần xây dựng, chia sẻ chân thành từ phía độc giả Xin chân thành cảm ơn! Hà nội 10/ 11/ 2013 Thay mặt nhóm tác giả CHỦ BIÊN NGUYỄN THỊ CHINH LAM TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Lý thuyết hạch tốn kế tốn; 2007; PGS.TS Nguyễn Thị Đơng; NXB Tài Ngun lý kế tốn; 2009; TS Trần Q Liên; NXB Tài Kế tốn đại cương; 2009; Ths Trần Đình Phụng; NXB Thống kê Bài giảng Nguyên lý kế toán; 2009; ThS Vũ Quang Kết; Học viện Công nghệ Bưu viễn thơng Giáo trình Ngun lý kế tốn; 2005; ThS Bùi Nữ Thanh Trà; Đại học Bách khoa Đà nẵng PT IT Những quy định chế độ kế toán Việt Nam hành Mục lục MỤC LỤC PT IT 1.1 SỰ PHÁT SINH, PHÁT TRIỂN CỦA HẠCH TOÁN 1.1.1 Sự đời phát triển hạch toán qua hình thái kinh tế xã hội 1.1.2 Phân loại hạch toán 1.2 NHIỆM VỤ VÀ YÊU CẦU CỦA KẾ TOÁN 1.2.1 Nhiệm vụ kế toán 1.2.2 Yêu cầu kế toán 1.3 NHỮNG KHÁI NIỆM, NGUYÊN TẮC KẾ TOÁN CHUNG ĐƯỢC THỪA NHẬN 1.4 ĐỐI TƯỢNG CỦA KẾ TOÁN 1.4.1 Đối tượng chung kế toán 1.4.2 Đối tượng cụ thể kế toán đơn vị CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 11 CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 12 2.1 NỘI DUNG, Ý NGHĨA CỦA PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 12 2.1.1 Nội dung phương pháp chứng từ kế toán 12 2.1.2 Ý nghĩa phương pháp chứng từ 12 2.2 CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 13 2.2.1 Khái niệm, phân loại chứng từ kế toán 13 2.2.2 Những yếu tố chứng từ kế toán 16 2.3 TRÌNH TỰ XỬ LÝ VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 18 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 21 CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP TÍNH GIÁ 22 3.1 NỘI DUNG, Ý NGHĨA CỦA PHƯƠNG PHÁP TÍNH GIÁ 22 3.1.1 Nội dung phương pháp tính giá 22 3.1.2 Ý nghĩa phương pháp tính giá 23 3.2 NGUYÊN TẮC TÍNH GIÁ 24 3.2.1 Nguyên tắc kế toán chung 24 3.2.2 Các nguyên tắc cụ thể 25 3.3 TÍNH GIÁ MỘT SỐ ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN CHỦ YẾU 28 3.3.1 Tính giá tài sản cố định 28 3.3.2 Tính giá vật tư hàng hóa tăng (nhập kho) 30 3.3.3 Tính giá thành sản phẩm, dịch vụ sản xuất 32 3.3.4 Tính giá vật tư xuất dùng cho sản xuất kinh doanh giá vốn sản phẩm, hàng hóa tiêu thụ 34 CHƯƠNG : PHƯƠNG PHÁP TÀI KHOẢN KẾ TOÁN 40 4.1 NỘI DUNG, Ý NGHĨA CỦA PHƯƠNG PHÁP TÀI KHOẢN KẾ TOÁN 40 4.2 TÀI KHOẢN KẾ TOÁN VÀ KẾT CẤU CỦA TÀI KHOẢN KẾ TOÁN 41 4.3 PHÂN LOẠI TÀI KHOẢN KẾ TOÁN 44 4.3.1 Phân loại TK kế toán theo nội dung kinh tế mà tài khoản phản ánh 44 4.3.2 Phân loại TK kế toán theo công dụng kết cấu TK 45 4.3.3 Phân loại TK kế toán theo nội dung (mức độ, phạm vi) tiêu biểu thị đối 48 tượng kế toán cụ thể tài khoản 48 4.3.4 Phân loại TK kế toán theo quan hệ với tiêu báo cáo tài 49 4.4 HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP VIỆT NAM 50 Mục lục PT IT 4.4.1 Hệ thống tài khoản kế toán 50 4.4.2 Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp Việt Nam 50 4.5 CÁCH GHI CHÉP PHẢN ÁNH VÀO TÀI KHOẢN KẾ TOÁN 58 4.5.1 Cách ghi đơn 58 4.5.2 Cách ghi kép 58 4.6 KIỂM TRA TÍNH CHÍNH XÁC CỦA VIỆC GHI CHÉP, PHẢN ÁNH CÁC VÀO CÁC TÀI KHOẢN KẾ TOÁN 61 4.6.1 Kiểm tra tính xác việc ghi chép phản ánh tài khoản tổng hợp 61 4.6.2 Kiểm tra tính xác việc ghi chép phản ánh nghiệp vụ tài khoản chi tiết 66 4.7 HẠCH TỐN MỘT SỐ Q TRÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH CHỦ YẾU 68 4.7.1 Hạch tốn kế tốn q trình mua hàng 69 4.7.2 Hạch tốn kế tốn q trình sản xuất 73 4.7.3 Hạch tốn kế tốn q trình bán hàng 78 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 85 CHƯƠNG 5: PHƯƠNG PHÁP TỔNG HỢP CÂN ĐỐI KẾ TOÁN 87 5.1 NỘI DUNG, Ý NGHĨA CỦA PHƯƠNG PHÁP TỔNG HỢP CÂN ĐỐI KẾ TOÁN 87 5.1.1 Nội dung phương pháp tổng hợp cân đối kế toán 87 5.1.2 Ý nghĩa phương pháp tổng hợp cân đối - kế toán 88 5.2 BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN 89 5.2.1 Nội dung kết cấu Bảng cân đối kế toán 89 5.2.2 Nguồn số liệu lập Bảng cân đối kế toán 91 5.2.3 Tính chất Bảng cân đối kế toán 91 5.2.4 Mối quan hệ bảng cân đối kế toán tài khoản kế toán 92 5.3 BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH 93 5.3.1 Nội dung kết cấu Báo cáo kết kinh doanh 93 5.3.2 Nguồn số liệu lập Báo cáo kết kinh doanh 95 5.3.3 Tính chất Báo cáo kết kinh doanh 95 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 96 CHƯƠNG 6: SỔ KẾ TỐN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 97 6.1 SỔ KẾ TOÁN 97 6.1.1 Nội dung nguyên tắc xây dựng mẫu số kế toán 97 6.1.2 Phân loại sổ kế toán 97 6.1.3 Quy định sổ kế toán 101 6.2 HÌNH THỨC KẾ TỐN 104 6.2.1 Khái niệm hình thức kế tốn 104 6.2.2 Các hình thức kế tốn 104 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 113 CHƯƠNG 7: TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 115 7.1 KHÁI NIỆM, Ý NGHĨA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 115 7.2 NGUYÊN TẮC VÀ NHIỆM VỤ TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN 116 7.3 NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 116 7.3.1 Tổ chức hệ thơng chứng từ kế tốn cơng tác hạch toán ban đầu 117 7.3.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 119 7.3.3 Tổ chức hệ thống sổ kế toán 119 Mục lục PT IT 7.3.4 Tổ chức lựa chọn hình thức kế tốn 120 7.3.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 121 7.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 124 7.4.1 Lựa chọn mơ hình tổ chức máy kế toán phù hợp 124 7.4.2 Xác định phần hành kế toán cần tổ chức đơn vị 125 7.5 TỔ CHỨC KIỂM TRA KẾ TOÁN, KIỂM KÊ TÀI SẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TOÁN 126 7.5.1 Tổ chức kiểm tra kế toán 126 7.5.2 Tổ chức thực kiểm kê tài sản 128 7.5.3 Tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán 128 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 131 Chương 1: Bản chất hạch toán kế toán CHƯƠNG : BẢN CHẤT CỦA HẠCH TOÁN KẾ TOÁN Nội dung chương nhằm tổng hợp kiến thức nói chất hoạt động kế toán đơn vị Giúp cho người đọc hiểu nguồn gốc phát sinh phát triển hạch toán, nêu lên khác biệt hạch toán kế toán loại hạch toán khác Đồng thời nội dung chương làm rõ nội dung đặc điểm đối tượng mà hạch toán kế toán theo dõi, phản ánh 1.1 SỰ PHÁT SINH, PHÁT TRIỂN CỦA HẠCH TOÁN 1.1.1 Sự đời phát triển hạch toán qua hình thái kinh tế xã hội Lao động yếu tố sở định tồn phát triển xã hội Khi hoạt động lao động dần hoàn thiện ý thức kỹ xã hội dần phát triển theo Tuy nhiên, xã hội tổng thể nhiều cá thể với hoạt động lao động khác nhau, để quản lý, theo dõi hoạt động cần phải có cơng cụ, đáp ứng u cầu yếu tố hạch toán đời IT Hạch tốn q trình quan sát, đo lường, tính tốn, ghi chép phản ánh hoạt động kinh tế diễn trình tái sản xuất, nhằm cung cấp thông tin cho nhà quản lý phục vụ cho công tác kiểm tra, giám sát, đảm bảo cho trình tái sản xuất đem lại hiệu cao Như thấy, hạch tốn bao gồm giai đoạn từ quan sát, đến đo lường tính PT tốn, ghi chép phản ánh chức quan trọng mà hạch tốn thực cung cấp thơng tin Trong đó, quan sát giai đoạn đầu tiên, thơng qua hoạt động quan sát nắm bắt hình thức biểu đối tượng; sau cần sử dụng thước đo thích hợp để đo lường đối tượng thước đo sử dụng hạch tốn thước đo giá trị (thước đo tiền tệ), thước đo vật, thước đo thời gian lao động; sau có kết đo lường cần sử dụng phép tính, phương pháp phân tích, đánh giá để xác lập tiêu thông tin cần cung cấp; cuối giai đoạn thực ghi chép, phản ánh lại hoạt động quan sát, đo lường tính tốn Hạch tốn đời từ sớm, người sống hình thái kinh tế xã hội đầu tiên- công xã nguyên thủy sử dụng đến cơng cụ hạch tốn Kết khảo cổ cho thấy, bầy người nguyên thủy sản sinh hạch toán, hang động bầy người nguyên thủy người ta tìm thấy sợi dây có thắt nút, hay hang động có hình vẽ thú bên cạnh nút gạch liên tiếp Mặc dù thời kỳ này, chữ số hệ đếm chưa có kết cho thấy bầy người nguyên thủy có nhu cầu phản ánh lại kết trình lao động sáng tạo cách phản ánh, biểu hạch tốn Trải qua hình thái kinh tế xã hội, phương thức lao động dần hoàn thiện nâng cao, q trình hạch tốn phát triển Khi chuyển qua hình thái kinh tế xã Chương 1: Bản chất hạch toán kế toán hội chiếm hữu nô lệ, xã hội phân chia thành hai giai cấp: chủ nơ nơ lệ, hạch tốn xác định đối tượng mà phục vụ giai cấp thống trị - giai cấp chủ nơ Các chủ nơ sử dụng hạch tốn để theo dõi q trình mua bán nơ lệ: số lượng nô lệ nắm giữ, giá mua, giá bán tổng kết kết trình mua bán Ghi nhận phát triển hạch toán giai đoạn đời sổ, hình thức theo dõi hệ thống đối tượng Chuyển sang hình thái kinh tế xã hội phong kiến, trình lao động người phức tạp – trình canh tác (sản xuất) mảnh đất, hạch tốn cơng cụ phục vụ cho giai cấp thống trị xã hội (giai cấp địa chủ), nhiên thơng tin mà hạch tốn theo dõi phản ánh phức tạp nhiều Địa chủ sử dụng hạch tốn để nắm bắt thơng tin số lượng đất đai nắm giữ, tá điền làm thuê thuê đất, chi phí canh tác: giống cây, phân bón, th mướn nhân cơng…, kết thu nhận sau canh tác Sự phát triển vượt bậc hạch tốn ghi nhận hình thái kinh tế xã hội cơng xã ngun thủy Lúc hạch tốn thực trở thành công cụ quản lý thiếu giai IT cấp tư sản Lượng thông tin mà hạch toán theo dõi phức tạp gắn kết trực tiếp với trình sản xuất kinh doanh thực thể kinh doanh, từ trình tổ chức thu mua yếu tố đầu vào (nguyên vật liệu, máy móc thiết bị…) đến q trình sản xuất tiếp đến trình bán hàng xác định kết 1.1.2 Phân loại hạch toán PT Nếu tiếp cận hạch tốn từ hình thức biểu đa dạng hoạt động diễn trình tái sản xuất đa dạng Tuy nhiên, dựa vào đặc điểm đối tượng theo dõi đặc điểm thông tin hạch tốn phản ánh chia hạch tốn thành loại sau: A, Hạch toán nghiệp vụ: loại hạch tốn theo dõi phản ánh trực tiếp nghiệp vụ kinh tế kỹ thuật, ví dụ hạch tốn nghiệp vụ theo dõi q trình bán hàng, theo dõi q trình sử dụng máy thi cơng… Thơng tin hạch toán nghiệp vụ cung cấp cụ thể, chi tiết đáp ứng yêu cầu mức độ nhanh chóng, kịp thời Tuy nhiên thơng tin loại hạch tốn cung cấp khơng có tính chất khái qt, khơng có nhìn tổng thể vấn đề phản ánh đối tượng khơng có mối liên hệ với yếu tố khác B, Hạch toán thống kê (thống kê): môn khoa học nghiên cứu mặt lượng mặt chất tượng kinh tế - xã hội số lớn khoảng thời gian địa điểm cụ thể, từ rút chất, quy luật tượng Đối tượng mà hạch toán thống kê theo dõi phản ánh tượng kinh tế - xã hội phạm vi số lớn, để đưa kết quả, loại hạch toán cần nghiên cứu đánh giá kết điều tra liên tục, thơng tin mà hạch tốn thống kê phản ánh có tính liên tục gắn trực tiếp với khoảng thời gian không gian cụ thể Chương 1: Bản chất hạch toán kế toán C, Hạch tốn kế tốn (kế tốn): mơn khoa học theo dõi phản ánh tình hình tài sản có biến động tài sản đơn vị đơn vị triển khai hoạt động sản xuất kinh doanh Như vậy, đối tượng mà kế toán theo dõi khác hẳn với hai loại hạch toán trên, tài sản đơn vị vận động nó, việc theo dõi liên tục không phạm vi khoảng thời gian mà liên tục gắn liền với tồn đơn vị Do thơng tin kế tốn cung cấp khơng có tính liên tục mà cịn có tính tồn diện 1.2 NHIỆM VỤ VÀ U CẦU CỦA KẾ TỐN 1.2.1 Nhiệm vụ kế tốn Xuất phát từ chức kế toán cung cấp thông tin tài sản vận động tài sản cho người quản lý nhằm điều hành hoạt động sản xuất đem lại hiệu cao, nhiệm vụ kế toán cần bám sát theo chức Nhiệm vụ kế toán bao gồm: Thu thập, xử lý thơng tin, số liệu kế tốn theo đối tượng nội dung cơng việc kế tốn, theo chuẩn mực chế độ kế toán IT Kiểm tra, giám sát khoản thu, chi tài chính, nghĩa vụ thu, nộp, toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản nguồn hình thành tài sản; phát ngăn ngừa hành vi vi phạm pháp luật tài chính, kế tốn Phân tích thơng tin, số liệu kế tốn; tham mưu, đề xuất giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị định kinh tế, tài đơn vị kế tốn PT Cung cấp thơng tin, số liệu kế toán theo quy định pháp luật Xuất phát từ yêu cầu quản lý phạm vi cung cấp thông tin cho đối tượng khác nhau, kế toán chia thành kế toán quản trị kế tốn tài Mỗi loại đảm nhận nhiệm vụ cụ thể khác nhau: - Kế tốn tài việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích cung cấp thơng tin kinh tế, tài báo cáo tài cho đối tượng có nhu cầu sử dụng thơng tin đơn vị kế tốn Nhiệm vụ kế tốn tài theo dõi (quan sát), tính tốn phản ánh tình hình tài sản, nguồn vốn tình hình kết hoạt động đơn vị nhằm phục vụ cho đối tượng sử dụng thơng tin bên bên ngồi đơn vị, chủ yếu đối tượng bên ngồi Kế tốn tài cung cấp thơng tin kiện xảy nên phải có dộ xác tin cậy cao Mặt khác thông tin thu thập sở chứng từ chứng thực tế, thông tin kế tốn tài cung cấp có tính pháp lệnh - Kế toán quản trị việc thu thập, xử lý, phân tích cung cấp thơng tin kinh tế, tài theo yêu cầu quản trị định kinh tế, tài nội đơn vị kế toán Nhiệm vụ kế toán quản trị qua số liệu kế tốn tài chính, xử lý cung cấp thơng tin q trình hình thành, phát sinh chi phí, tình hình quản trị tài sản, đơn vị việc hoạch định, kiểm soát định Chương 1: Bản chất hạch toán kế tốn Kế tốn quản trị có đặc điểm phản ánh kiện xảy ra, mà phản ánh kiện xảy tương lai Thông tin kế toán quản trị cung cấp gắn liền với phận chức hoạt động đơn vị Mặt khác kế tốn quản trị có tính linh hoạt thích ứng cao Nhiệm vụ kế tốn tài kế tốn quản trị có khác phục vụ chung cho mục người sử dụng kế tốn Vậy, tóm tắt nhiệm vụ hạch tốn kế tốn nói chung cung cấp thơng tin mang tính xun suốt nhằm phản ánh thơng tin kiện kinh tế xảy ra, xảy xảy đơn vị đến đối tượng quan tâm 1.2.2 Yêu cầu kế tốn Thơng tin kế tốn cung cấp có ý nghĩa, vai trò quan trọng ảnh hưởng lớn đến trình sản xuất kinh doanh đơn vị Tuy nhiên phạm vi đối tượng sử dụng thơng tin kế tốn cung cấp khơng giới hạn nhà quản lý nội đơn vị mà nhiều đối tượng khác: nhà đầu tư, cấp quản lý, ngân hàng, tổ chức tín dụng… vậy, để ứng số yêu cầu định IT thơng tin kế tốn thực trở thành thơng tin hữu ích, chúng cần phải đáp Nhằm cung cấp thông tin cho đối tượng trên, kế toán cần đáp ứng yêu cầu sau: Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh vào chứng từ kế tốn, sổ kế tốn PT báo cáo tài Phản ánh kịp thời, thời gian quy định thông tin, số liệu kế tốn Giá trị thơng tin, kế tốn nâng cao chúng cung cấp cho người sử dụng thời điểm, chậm trễ ảnh hưởng tới định đưa Phản ánh rõ ràng, dễ hiểu xác thơng tin, số liệu kế toán Phản ánh trung thực trạng, chất việc, nội dung giá trị nghiệp vụ kinh tế, tài Nghĩa thơng tin số liệu kế tốn phải ghi chép, báo cáo sở chứng đầy đủ khách quan với thực tế trạng, chất nội dung giá trị nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh Mặt khác, thơng tin số liệu kế tốn phải ghi chép báo cáo với thực tế, khơng bị xun tạc, khơng bị bóp méo Thơng tin, số liệu kế tốn phải phản ánh liên tục từ phát sinh đến kết thúc hoạt động kinh tế, tài chính, từ thành lập đến chấm dứt hoạt động đơn vị kế toán; số liệu kế toán phản ánh kỳ phải theo số liệu kế toán kỳ trước Phân loại, xếp thông tin, số liệu kế tốn theo trình tự, có hệ thống so sánh Chương 7: Tổ chức công tác kế tốn 7.3.1 Tổ chức hệ thơng chứng từ kế tốn cơng tác hạch tốn ban đầu Tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn cơng tác hạch tốn ban đầu cơng việc tổ chức thu nhận thông tin nội dung nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh đơn vị kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ nghiệp vụ giao dịch Thu nhận thơng tin nội dung nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh đơn vị công việc khởi đầu tổ chức cơng tác kế tốn, có ý nghĩa định tính trung thực, khách quan số liệu kế toán báo cáo kế toán, đồng thời để kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh tế, tài đơn vị Do đó, cần đảm bảo tính xác, tính thực tế, khách quan hoạt động kinh tế, tài đơn vị, đảm bảo tính trung thực, kịp thời nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh nhằm phản ánh thực tình hình tài sản vận động tài sản đơn vị, phục vụ cho công việc điều hành quản lý kinh tế, tài đơn vị IT Tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn cơng tác hạch tốn ban đầu cơng việc tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ ban hành, quy định mẫu biểu chứng từ sử dụng đơn vị Tổ chức công tác hạch toán ban đầu việc ghi chép, phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh đơn phận, đảm bảo nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh xác, đầy đủ, kịp thời vào chứng từ kế toán theo quy định hành Đồng thời, tổ chức luân chuyển chứng từ cách khoa học, hợp lý đảm bảo nguyên tắc thời gian luân chuyển ngắn nhất, không trùng lặp, khơng bỏ sót phận chứng từ phát sinh PT Những cơng việc nội dung tổ chức hệ thống chứng từ kế toán cơng tác hạch tốn ban đầu bao gồm: 7.3.1.1 Tổ chức xây dựng hệ thống danh mục biểu mẫu chứng từ kế toán Việc xác định hệ thống danh mục chứng từ kế toán biểu mẫu chứng từ kế tốn cơng việc việc tổ chức hệ thống chứng từ kế toán hạch toán ban đầu đơn vị Căn vào hệ thống chứng từ Nhà nước ban hành áp dụng cho loại hình đơn vị quy định chứng từ nội riêng, đơn vị xác định chứng từ dùng cho kế toán quản trị, chứng từ dùng cho kế toán tài chứng từ sử dụng cho nghiệp vụ cụ thể phù hợp với đơn vị Đồng thời, đơn vị cần quy định việc sử dụng mẫu chứng từ ban đầu thích hợp với loại nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh để ghi nhận đầy đủ nội dung thông tin nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh phù hợp với yêu cầu 7.3.1.2 Tổ chức hạch toán ban đầu Tổ chức hạch toán ban đầu việc thiết lập quy định lập chứng từ, xử lý kiểm tra chứng từ, phân loại tổng hợp chứng từ Nội dung công việc chủ yếu tổ chức hạch toán ban đầu bao gồm:  Lập chứng từ kế toán để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh Tổ chức lập chứng từ kế toán ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh đơn vị bao gồm nội dung: 117 Chương 7: Tổ chức cơng tác kế tốn - Quy định người chịu trách nhiệm ghi nhận thông tin vào chứng từ ban đầu (lập chứng từ) phận đơn vị nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh Việc lập chứng từ kế tốn sử dụng chứng từ thủ công (chứng từ giấy) chứng từ điện tử - Hướng dẫn người lập chứng từ cách ghi nhận thông tin vào chứng từ, đảm bảo ghi đầy đủ yếu tố chứng từ để làm ghi sổ kế tốn kiểm tra, kiểm sốt nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh chứng từ  Tổ chức kiểm tra, phân loại chứng từ kế toán Trước ghi sổ kế toán, cán kế tốn phải kiểm tra thơng tin nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh phản ánh chứng từ kế tốn nhằm đảm bảo tính xác nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh tính xác việc ghi chép cung cấp thơng tin Nội dung kiểm tra chứng từ kế tốn bao gồm: - Kiểm tra tính hợp pháp nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh phản ánh chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán, thể lệ quản lý kinh tế, tài hành, hạn chế hành vi vi phạm làm tổn hại đến tài sản đơn vị; IT - Kiểm tra tính đắn nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh đơn vị nhằm loại trừ sai sót, tượng giả mạo chứng từ để tham tốn khống; - Kiểm tra tính hợp lý nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh phản ánh chứng từ kế tốn Tính hợp lý địi hỏi nội dung thơng tin nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải phù hợp với kế hoạch, với dự toán, phù hợp với định mức kinh tế, kỹ thuật, phù hợp với giá thị trường PT - Kiểm tra tính trung thực tiêu vật giá trị; - Kiểm tra việc tính tốn tiêu phản ánh chứng từ kế tốn nhằm đảm bảo tính xác số liệu kế toán; - Kiểm tra việc ghi chép đầy đủ yếu tố chứng từ nhằm đảm bảo tính pháp lý chứng từ kế tốn Sau kiểm tra chứng từ kế toán, chứng từ kế toán phân loại theo địa điểm phát sinh, theo tính chất loại chứng từ 7.3.1.3 Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán Tổ chức cơng tác kế tốn hợp lý phải thực từ việc xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng từ hợp lý Trong đó, loại chứng từ kế tốn có vị trí, tác dụng đặc tính vận động khác nhau, đơn vị cần phải xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý, đảm bảo cho chứng từ kế toán vận động qua khâu nhanh nhất, tránh khâu trung gian Đồng thời, phải quy định rõ chức trách, nhiệm vụ phận, cán việc luân chuyển loại chứng từ quy trình luân chuyển Để xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý, đơn vị cần dựa vào quy mô hoạt động, đặc điểm tổ chức quản lý tổ chức sản xuất kinh doanh, tình hình thực tế tổ chức máy kế toán, mối quan hệ phận máy kế toán, đặc điểm loại chứng từ loại nghiệp vụ kinh tế mà chứng từ phản ánh 118 Chương 7: Tổ chức cơng tác kế tốn 7.3.1.4 Tổ chức bảo quản, lưu trữ hủy bỏ chứng từ kế toán Việc bảo quản lưu trữ chứng từ kế toán phải chấp hành theo quy định hành Đơn vị phải thực loại chứng từ lưu trữ, địa điểm lưu trữ thời hạn lưu trữ Tuyệt đối khơng để hư hỏng, mát, đảm bảo sử dụng cần thiết để phục vụ cho cơng tác kiểm tra kế tốn, tra kinh tế Mọi trường hợp mát chứng từ gốc phải báo cáo với phận chức để có biện pháp xử lý kịp thời Đối với trường hợp chứng từ (hóa đơn bán hàng, séc trắng ) phải báo cáo với quan thuế quan công an địa phương số lượng mất, hoàn cảnh Đồng thời, phải có biện pháp thơng báo vơ hiệu hóa chứng từ bị Khi chứng từ hết thời hạn lưu trữ, chứng từ phép tiêu hủy theo quy định 7.3.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế tốn cơng việc tổ chức hệ thống hóa xử lý thơng tin kế tốn nhằm đáp ứng u cầu thơng tin kế tốn IT Tài khoản kế tốn hình thức biểu phương pháp tài khoản kế toán, sử dụng để phản ánh cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống số có vận động đối tượng kế toán cụ thể PT Việc thu nhận, xử lý hệ thống hóa thơng tin kế toán cần đảm bảo theo nguyên tắc kế tốn thừa nhận, nhằm đảm bảo tính thực tế, khách quan hoạt động kinh tế, tài đơn vị, phải kịp thời phục vụ tốt cho công việc điều hành quản lý kinh tế, tài đơn vị Đồng thời, phải gắn với trách nhiệm người thực nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh để kiểm tra trách nhiệm vật chất họ việc thực nghiệp vụ cần thiết, xử lý hệ thống hóa rõ tiêu mà nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh tác động đế tính tốn, xác định tiêu Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế tốn cơng việc tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quy định phù hợp với đặc điểm loại tài sản, khoản nợ phải trả loại nguồn vốn chủ sở hữu đơn vị đảm bảo đối tượng kế tốn có tài khoản phản ánh tình hình có biến động đối tượng đó, đáp ứng yêu cầu quản lý đơn vị Tổ chức quy định tài khoản cấp 2, 3, phù hợp với yêu cầu kế toán chi tiết đối tượng yêu cầu quản lý đơn vị Những công việc nơi dung tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán bao gồm: - Xác định số lượng tài khoản kế toán tổng hợp, tài khoản chi tiết áp dụng đơn vị - Xác định nội dung, kết cấu, phạm vi ghi chép tài khoản kế toán tổng hợp tài khoản kế toán chi tiết 7.3.3 Tổ chức hệ thống sổ kế toán Tổ chức hệ thống sổ kế toán việc tổ chức lựa chọn mẫu sổ kế toán quy định quy trình ghi chép phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh đơn vị Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống lưu giữ toàn nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh có liên quan đến đơn vị kế tốn 119 Chương 7: Tổ chức cơng tác kế tốn Sổ kế tốn khơng có tác dụng tập hợp số liệu cách có hệ thống từ chứng từ kế toán mà quan trọng giúp cho kế toán việc hệ thống hoá, tổng hợp số liệu, lập báo cáo kế toán cung cấp thông tin phục vụ cho nhà quản lý Sổ kế toán phương tiện để hệ thống hóa thơng tin kế tốn nhằm cung cấp thơng tin phục vụ cho đối tượng sử dụng thông tin khác Tổ chức hệ thống sổ kế toán cần phải đáp ứng yêu cầu cụ thể sau: - Phải đảm bảo mối quan hệ trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh đơn vị; - Phải đảm bảo quan hệ ghi sổ tổng hợp với sổ kế toán chi tiết mở cho tài khoản cấp I cần theo dõi chi tiết; - Phải đảm bảo quan hệ kiểm tra đối chiếu số liệu sổ kế toán với nhằm đảm bảo tính xác việc hệ thống hóa thơng tin kế tốn Đơn vị tổ chức lựa chọn mẫu sổ kế toán, theo sau: IT - Theo nội dung ghi chép sổ kế toán dựa vào mức độ tổng hợp hay chi tiết nội dung thông tin ghi chép sổ kế tốn để tổ chức thành loại: Sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết sổ kế toán kết hợp tổng hợp chi tiết; PT - Theo cách ghi chép sổ kế toán theo thứ tự thời gian (theo nhật ký) hay ghi theo hệ thống (theo đối tượng/chỉ tiêu kinh tế) xây dựng mẫu sổ thành loại: Sổ kế toán ghi theo thứ tự thời gian, sổ kế toán ghi theo hệ thống sổ kế toán kết hợp ghi theo thứ tự thời gian ghi theo hệ thống; - Theo cấu trúc mẫu sổ kế toán để xây dựng mẫu sổ thành loại mẫu sổ sổ kế toán kiểu bên, sổ kế toán kiểu bên, sổ kế toán kiểu nhiều cột sổ kế tốn kiểu bàn cờ - Theo trình độ tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin để tổ chức mẫu sổ kế toán thành hệ thống sổ: sổ kế toán cho đơn vị ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn hệ thống sổ cho đơn vị tổ chức kế toán thủ công (chưa ứng dụng công nghệ thông tin) 7.3.4 Tổ chức lựa chọn hình thức kế tốn Trong q trình phát triển khoa học kế tốn, người ta xây dựng mơ hình hệ thống sổ kế tốn gọi hình thức kế tốn Mỗi hình thức kế tốn phù hợp với đơn vị thời kỳ, phù hợp với quy mô, trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ chun mơn đội ngũ cán làm cơng tác kế tốn, trình độ ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn đơn vị Vì vậy, lựa chọn hình thức kế tốn thích hợp nội dung quan trọng tổ chức cơng tác kế tốn đơn vị Nội dung việc tổ chức lựa chọn hình thức kế toán bao gồm: - Lựa chọn hình thức kế tốn kế tốn áp dụng đơn vị phù hợp với điều kiện cụ thể đơn vị quy mô, đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý, điều kiện trình độ cán làm cơng tác kế tốn, ứng dụng cơng nghệ thơng tin phương tiện kỹ thuật tính tốn; 120 Chương 7: Tổ chức cơng tác kế tốn - Xây dựng hệ thống sổ kế toán (Sổ kế toán tổng hợp, Sổ kế toán chi tiết) áp dụng đơn vị phù hợp với hình thức kế tốn lựa chọn - Tổ chức ghi chép nghiệp vụ kinh tế tài chính, giao dịch phát sinh đơn vị vào Sổ kế toán theo quy định, quy tắc, trình tự ghi sổ nguyên tắc hạch toán Tùy theo điều kiện cụ thể đơn vị, đơn vị lựa chọn áp dụng năm hình thức kế tốn sau: + Hình thức kế tốn Nhật ký chung; + Hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái; + Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ; + Hình thức kế tốn Nhật ký- Chứng từ Trong hình thức sổ kế tốn có quy định cụ thể số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép mối quan hệ sổ kế toán IT 7.3.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Báo cáo kế tốn phương tiện để truyền tải, cung cấp thơng tin kế tốn đến đối tượng sử dụng thơng tin Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn đơn vị việc lập, công khai sử dụng báo cáo kế toán Để đáp ứng nhu cầu sử dụng đối tượng, tổ chức hệ thống báo cáo đơn vị cần đáp ứng yêu cầu sau: PT - Các tiêu, thông tin báo cáo kế toán phải rõ ràng, dễ hiểu, tạo thuận lợi cho người sử dụng thông tin - Các tiêu báo cáo kế tốn phải thích hợp với yêu cầu đối tượng sử dụng thông tin nhằm đạt mục đích sử dụng thơng tin cách kịp thời - Nội dung tiêu báo cáo phải quán để đảm bảo tổng hợp so sánh - Số liệu báo cáo phải đảm bảo tính tin cậy Muốn thực u cầu tồn quy trình kế toán phải tuân thủ nguyên tắc kế toán, sử dụng đắn phương pháp kế toán, nhằm phản ánh thực tế, khách quan hoạt động kinh tế, tài đơn vị Nội dung tổ chức hệ thống báo cáo kế toán bao gồm : Tổ chức xây dựng hệ thống báo cáo kế toán đơn vị tổ chức lập báo cáo kế toán phân tích thơng tin kế tốn đơn vị Tổ chức xây dựng hệ thống báo cáo kế toán đơn vị Hệ thống báo cáo kế toán đơn vị phương tiện cung cấp thông tin cho đối tượng sử dụng thơng tin kế tốn Các đối tượng cần sử dụng thơng tin kế tốn Các nhà quản trị nội doanh nghiệp như: Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, phận quản lý,… doanh nghiệp, quan quản lý chức Nhà nước như: quan Thuế, quan Tài chính, Thống kê, quan cấp Giấy phép đăng ký kinh doanh,….và đối tượng khác có lợi ích liên quan trực tiếp, gián tiếp đến hoạt động doanh nghiệp như: chủ nợ, người bán, người mua, nhà đầu tư, người lao động,… 121 Chương 7: Tổ chức cơng tác kế tốn Với đối tượng sử dụng thơng tin kế tốn khác có mục đích cụ thể khác nhau, nên u cầu cung cấp thơng tin kế tốn khác Do đó, tổ chức xây dựng hệ thống báo cáo kế toán đơn vị thực sở phục vụ đối tượng sử dụng thông tin kế toán đối tượng nào? yêu cầu cung cấp thơng tin kế tốn đối tượng cụ thể sao? Trên thực tế, tùy thuộc vào điều kiện cụ thể, đơn vị tổ chức xây dựng lập báo cáo kế toán bao gồm loại báo cáo sau: Báo cáo kế tốn tài chính: báo cáo kế tốn mang tính chất thống nhất, bắt buộc mà đơn vị phải lập theo quy định chế độ báo cáo kế toán Báo cáo lập theo mẫu quy định, lập nộp theo địa thời hạn quy định nhằm cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý vĩ mô, cho công tác thống kê thông tin kinh tế, phục vụ cho việc phân tích hoạt động kinh tế, tài đơn vị Báo cáo kế tốn tài gồm: Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết hoạt động kinh doanh; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; Thuyết minh báo cáo tài IT Thơng tin báo cáo kế toán phải cung cấp cho đối tượng sử dụng cách đầy đủ kịp thời Do đó, báo cáo tài chính, đơn vị phải tổ chức lập gửi cho đơn vị nhận báo cáo theo thời gian quy định loại báo cáo tài (Báo cáo tài năm hay báo cáo tài niên độ) việc cơng khai thơng tin tài đơn vị theo nội dung quy định PT Báo cáo kế toán quản trị: báo cáo kế tốn khơng mang tính thống nhất, bắt buộc nhằm cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý nội ngành, nội đơn vị Nội dung, hình thức trình bày, kỳ báo cáo quy định tùy theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp cụ thể Chế độ quy định loại báo cáo (nếu có) mang tính hướng dẫn Báo cáo kế toán quản trị gồm: Báo cáo hàng tồn kho; Báo cáo tăng giảm TSCĐ; Báo cáo chi phí, giá thành loại sản phẩm; Báo cáo doanh thu, lãi lỗ; Báo cáo khoản công nợ,… Tùy thuộc vào yêu cầu quản trị trường hợp cụ thể đơn vị mà kế toán tổ chức lập gửi báo cáo kế toán quản trị cách kịp thời cho đối tượng liên quan Báo cáo kế toán định kỳ: báo cáo kế toán lập vào cuối kỳ kế toán Báo cáo gồm có báo cáo năm, báo cáo quý, báo cáo tháng Báo cáo kế toán thường xuyên (báo cáo nhanh) lập theo kỳ ngắn nhằm cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý, điều hành hoạt động kinh tế, tài đơn vị Báo cáo kế tốn thực hiện: Đây báo cáo kế toán lập sở thông tin khứ Đây báo cáo lập sở giao dịch, kiện diễn doanh nghiệp Báo cáo kế toán dự đoán (dự báo): Đây báo cáo kế toán lập chủ yếu dựa sở thơng tin dự báo, dự đốn sử dụng cho việc định nhà quản trị doanh nghiệp Lập báo cáo kế toán phân tích thơng tin kế tốn 122 Chương 7: Tổ chức cơng tác kế tốn Lập, trình bày hệ thống báo cáo kế toán nội dung quan trọng tổ chức hệ thống báo cáo kế toán nói riêng tổ chức cơng tác kế tốn nói chung đơn vị Việc lập báo cáo kế toán mặt chất việc tổ chức cung cấp thơng tin kế tốn để đáp ứng u cầu sử dụng thông tin cho đối tượng cần sử dụng thông tin Để đảm bảo đáp ứng nhu cầu sử dụng thơng tin đối tượng sử dụng trước lập báo cáo kế toán, kế toán đơn vị cần thực công việc cụ thể sau:  Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp chứng từ kế toán  Thu nhận đầy đủ thơng tin nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh thực hoàn thành đến thời điểm lập báo cáo kế toán ghi chép, phản ánh đầy đủ nghiệp vụ vào chứng từ, sổ kế tốn  Kiểm tra tính xác việc ghi chép tài khoản cấp I tài khoản chi tiết (lập Bảng cân đối tài khoản Bảng chi tiết số phát sinh)  Kiểm tra tính xác việc ghi sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp IT  Tiến hành phân bổ loại chi phí để tính giá đối tượng cần tính giá, xác định đắn kết hoạt động kinh doanh, đảm bảo ngun tắc kế tốn nói chung đáp ứng yêu cầu quản trị nội đơn vị PT - Đôn đốc giám sát việc thực kiểm kê định kỳ tài sản kiểm kê phản ánh kết kiểm kê vào sổ kế tốn trước khóa sổ nhằm đảm bảo tính thực tế số liệu báo cáo Bên cạnh việc tổ chức xây dựng hệ thống báo cáo kế toán đơn vị tổ chức lập báo cáo kế toán đơn vị, để đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin đối tượng, tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp cần phải thực việc phân tích thơng tin kế tốn Để phân tích thơng tin kế tốn, đơn vị lựa chọn phương pháp phân tích phù hợp Thực tế, đơn vị thường sử dụng phương pháp chủ yếu sau: - Phương pháp so sánh: so sánh thơng tin kế tốn thực tế với kế hoạch để đánh giá tình hình thực kế hoạch doanh nghiệp; so sánh thông tin kế toán thực tế thời điểm hay thời kỳ với để đánh giá biến động khả năng, xu hướng phát triển doanh nghiệp; so sánh thơng tin kế tốn phương án sản xuất kinh doanh khác để nhà quản trị doanh nghiệp đưa định kinh doanh cho phù hợp;… - Phương pháp phân tích nhân tố: phân tích tiêu tổng hợp phân tích nhân tố cụ thể tác động vào tiêu tổng hợp để tìm mức độ ảnh hưởng nhân tố đên đến tiêu tổng hợp, từ giúp cho đối tượng sử dụng thơng tin xem xét định phù hợp Phương pháp thường sử dụng để phân tích thơng tin kế tốn quản trị, phục vụ yêu cầu quản trị nội doanh nghiệp - Các phương pháp khác phương pháp cân đối, phương pháp phân tích chi tiết,… 123 Chương 7: Tổ chức cơng tác kế tốn 7.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TỐN Bộ máy kế tốn tập hợp người làm kế toán tại đơn vị với phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính tốn xử lý tồn thơng tin liên quan đến cơng tác kế tốn đơn vị từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, cung cấp thông tin kinh tế hoạt động đơn vị Tổ chức hợp lý máy kế tốn với phân cơng, phân nhiệm rõ ràng, xác định mối quan hệ nhân viên kế toán với nhau, mối quan hệ máy kế toán với phận quản lý khác đơn vị nội dung quan trọng cơng tác kế tốn đơn vị Hay nói cách khác tổ chức máy kế tốn tổ chức đội ngũ cán làm kế toán đơn vị Do đó, tổ chức nhân để người phát huy cao sở trường mình, đồng thời tác động tích cực đến phận người khác có liên quan mục tiêu tổ chức máy kế toán Nội dung tổ chức máy kế toán đơn vị bao gồm: IT 7.4.1 Lựa chọn mơ hình tổ chức máy kế toán phù hợp Trong nội dung tổ chức máy kế tốn việc lựa chọn mơ hình tổ chức máy kế tốn áp dụng đơn vị nội dung quan trọng, thường đơn vị đặt ưu tiên hàng đầu Tùy theo quy mô đặc điểm tổ chức sản xuất quản lý đơn vị mà tổ chức máy thực theo hình thức sau: PT a) Hình thức tổ chức máy kế tốn tập trung: Hình thức tổ chức máy kế tốn tập trung hình thức tổ chức mà tồn cơng tác kế tốn đơn vị tiến hành tập trung phịng kế tốn Ở phận khác không tổ chức máy kế tốn riêng mà bố trí nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra cơng tác kế tốn ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách, hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh phận đó, lập báo cáo nghiệp vụ chuyển chứng từ báo cáo phịng kế tốn để xử lý tiến hành cơng tác kế tốn Mơ hình tổ chức máy kế tốn tập trung có ưu điểm tạo điều kiện thuận lợi để vận dụng phương tiện kỹ thuật tính tốn đại, máy kế tốn nhân viên đảm bảo việc cung cấp thơng tin kế tốn kịp thời cho việc quản lý đạo sản xuất kinh doanh đơn vị b) Hình thức tổ chức máy kế tốn phân tán: Hình thức tổ chức kế tốn phân tán hình thức tổ chức mà cơng tác kế tốn khơng tiến hành phịng kế tốn mà cịn tiến hành phận khác phân xưởng hay đơn vị sản xuất đơn vị Cơng việc kế tốn phận khác máy kế tốn nơi đảm nhận từ cơng việc kế tốn ban đầu, kiểm tra xử lý chứng từ đến kế toán chi tiết kế toán tổng hợp số tất phần hành kế toán lập báo cáo kế toán phạm vi phận theo qui định kế tốn trưởng 124 Chương 7: Tổ chức cơng tác kế tốn Phịng kế tốn thực tổng hợp số liệu từ báo cáo phận gửi về, phản ánh nghiệp vụ có tính chất chung tồn đơn vị, lập báo cáo theo quy định Nhà nước, đồng thời thực việc hướng dẫn kiểm tra cơng tác kế tốn phận Mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn vận dụng thích hợp đơn vị có quy mơ lớn c) Hình thức tổ chức máy kế tốn vừa tập trung vừa phân tán: IT Hình thức tổ chức máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán hình thức tổ chức máy kết hợp hai hình thức tổ chức trên, máy tổ chức theo hình thức gồm phịng kế tốn trung tâm phận kế toán hay nhân viên kế toán đơn vị - phận khác Phòng kế toán trung tâm thực nghiệp vụ kinh tế liên quan toàn đơn vị phận khác khơng tổ chức kế tốn, đồng thời thực tổng hợp tài liệu kế toán từ phận khác có tổ chức kế tốn gửi đến, lập báo cáo chung toàn đơn vị, hướng dẫn kiểm tra toàn cơng tác kế tốn, kiễm tra kế tốn tồn đơn vị Các phận kế toán phận khác thực cơng tác kế tốn tương đối hồn chỉnh nghiệp vụ kế tốn phát sinh phận theo phân cơng phịng kế toán trung tâm Các nhân viên kế toán phận có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra xử lý sơ chứng từ, định kỳ gửi chứng từ kế tốn phịng kế tốn trung tâm Hình thức tổ chức máy kế tốn thường phù hợp với đơn vị có qui mơ lớn phận phụ thuộc có phân cấp quản lý khác thực công tác quản lý theo phân cơng PT 7.4.2 Xác định phần hành kế toán cần tổ chức đơn vị Cùng với việc lựa chọn mơ hình tổ chức máy kế toán, đơn vị cần xác định phần hành kế toán cần tổ chức đơn vị khối lượng cơng việc kế tốn cần thực đơn vị sở quy mô hoạt động, khối lượng nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh đơn vị Nội dung hạch tốn đơn vị bao gồm nhiều phần hành cụ thể phải phân công cho nhiều người thực Mỗi cán kế toán đảm nhiệm phần hành định Các phần hành kế tốn có mối liên hệ với nên việc phân công, phân nhiệm cho cán thực công tác kế tốn cần đảm bảo tính khoa học có tác động qua lại để thực tốt nhiệm vụ kế toán đơn vị Bổ nhiệm quy định quyền hạn Kế toán trưởng đơn vị Tổ chức bổ nhiệm Kế toán trưởng, xác định vị trí, vai trị, quy định quyền hạn Kế tốn trưởng cơng tác quản lý điều hành hoạt động đơn vị nội dung quan trọng tổ chức công tác kế toán đơn vị Kế toán trưởng chức danh nghề nghiệp Nhà nước qui định với tiêu chí điều kiện cụ thể Kế tốn trưởng có trách nhiệm tổ chức, điều hành tồn cơng tác hạch tốn đơn vị Kế tốn trưởng có vị trí quan trọng máy quản lý đơn vị Kế tốn trưởng khơng người tham mưu mà người kiểm tra, giám sát chịu trách nhiệm hoạt động kinh tế- tài đơn vị Nếu đơn vị bổ nhiệm người, 125 Chương 7: Tổ chức công tác kế toán việc, phù hợp với tiêu chuẩn nghề nghiệp tạo điều kiện để kế toán trưởng thực tốt vai trị cơng tác quản lý làm cho máy kế tốn phát huy hiệu hoạt động, thực chức vốn có máy kế tốn Phân cơng cơng tác kế tốn bồi dưỡng đội ngũ cán làm kế toán Hiện nay, hầu hết đơn vị hướng đến mơ hình tổ chức máy kế toán gọn nhẹ hiệu Để thực điều này, đơn vị cần phải xác định số lượng cán làm kế toán đơn vị tổ chức phân công công việc cách hợp lý, khoa học Để xác định số lượng cán cần thiết làm cơng tác kế tốn đơn vị, đơn vị cần vào khối lượng công việc kế tốn cần thực trình độ ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn đơn vị IT Tổ chức phân công, phân nhiệm cán làm cơng tác kế tốn đơn vị cần tiến hành khoa học, hợp lý thông qua việc xây dựng mô tả công việc cho chức danh kế toán viên xây dựng kế hoạch cơng tác cho phịng/ phận kế tốn đơn vị Xây dựng mô tả công việc kế hoạch công tác biện pháp quan trọng đảm bảo cho việc thực phần hành kế toán hiệu quả, liên tục Đồng thời, đơn vị cần tổ chức kiểm tra, giám sát tiến độ thực điều chỉnh kế hoạch công tác, phối hợp công việc cách nhanh chóng để tăng cường suất hiệu hoạt động máy kế toán PT Tổ chức bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ đạo đức nghề nghiệp cho cán làm cơng tác kế tốn đơn vị nội dung cần đơn vị quan tâm trọng Cùng với đa dạng nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh, phức tạp hoạt động bối cảnh chế thị trường địi hỏi cán làm cơng tác kế toán phải thường xuyên trau dồi, cập nhật kiến thức chuyên môn, nghề nghiệp Đồng thời, cán kế toán đơn vị người thường xuyên tiếp xúc với vấn đề “nhạy cảm” kinh tế, tài hay nói cách khác thường tiếp xúc trực tiếp với vấn đề liên quan tới tiền Đây môi trường thường “ khơi dậy” lòng tham cám dỗ vật chất, tạo hội cho suy thoái đạo đức người mơi trường Do đó, cần thiết phải thường xuyên bồi dưỡng, tuyên truyền nâng cao nhận thức đạo đức nghề nghiệp cho cán bộ, nhân viên kế toán 7.5 TỔ CHỨC KIỂM TRA KẾ TOÁN, KIỂM KÊ TÀI SẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TỐN 7.5.1 Tổ chức kiểm tra kế tốn Kiểm tra kế toán xem xét, đối soát dựa chứng từ kế toán số liệu sổ sách, báo biểu kế toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tính đắn việc tính tốn, ghi chép, phản ánh, tính hợp lý phương pháp kế toán áp dụng Tổ chức kiểm tra kế toán nội dung quan trọng công tác tổ chức kế toán Tổ chức kiểm tra kế tốn nhằm đảm bảo cho cơng tác kế tốn thực qui định, có hiệu cung cấp thông tin phản ánh kịp thời, trạng đơn vị 126 Chương 7: Tổ chức công tác kế toán Kiểm tra kế toán tăng cường tính đắn hợp lý, trung thực, khách quan q trình hạch tốn đơn vị Đồng thời, công việc kiểm tra, giám sát việc thực sách, chế độ kế tốn, tài đơn vị Do đó, kiểm tra kế tốn đơn vị kế toán chủ động thực quan chủ quản, quan chức thực theo quy định kiểm tra kế toán Tổ chức kiểm tra kế toán bao gồm nội dung chủ yếu sau:  Xác định nội dung cần kiểm tra (bao gồm nội dung kiểm tra cán làm cơng tác kế tốn tự kiểm tra, nội dung kiểm tra kế toán trưởng cơng việc phần hành kế tốn, kế toán đơn vị kế toán báo số, đơn vị phụ thuộc,….)  Xây dựng kế hoạch chế độ kiểm tra kế tốn tồn đơn vị  Tổ chức hướng dẫn cho cán làm cơng tác kế tốn tự kiểm tra việc ghi sổ, hạch tốn tổ chức kiểm tra cơngt ác kế tốn phận kế tốn tồn đơn vị Nhiệm vụ tổ chức kiểm tra kế toán đơn vị bao gồm: IT  Kiểm tra tính chất hợp pháp nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh;  Kiểm tra việc tính tốn, ghi chép, phản ánh kế tốn mặt xác, kịp thời đầy đủ, trung thực, rõ ràng Kiểm tra việc chấp hành chế độ, thể lệ kế toán kết cơng tác máy kế tốn; PT  Thơng qua kết kiểm tra kế tốn đơn vị, kiểm tra đánh giá tình hình chấp hành ngân sách, chấp hành kế hoạch sản xuất kinh doanh, thu chi tài chính, kỷ luật nộp thu, tốn, kiểm tra việc giữ gìn, sử dụng loại vật tư vốn tiền; phát ngăn ngừa tượng vi phạm sách, chế độ kinh tế tài  Trên sở kết kiểm tra kế toán, đề xuất biện pháp khắc phục hạn chế, tồn công tác quản lý đơn vị Để thực nhiệm vụ trên, cơng tác kiểm tra kế tốn cần phải đảm bảo yêu cầu sau: o Thận trọng, nghiêm túc, trung thực, khách quan trình kiểm tra o Các kết luận phải kiểm tra rõ ràng, xác, chặt chẽ sở đối chiếu với chế độ, thể lệ kế tốn sách chế độ quản lý kinh tế, tài hành Qua vạch rõ thiếu sót, tồn cần khắc phục o Phải có báo cáo kịp thời lên cấp quan tổng hợp kết kiểm tra; kinh nghiệm tốt công tác kiểm tra kế toán, vấn đề cần bổ sung, sửa đổi chế độ kế tốn sách, chế độ kinh tế tài o Các đơn vị kiểm tra phải thực đầy đủ, nghiêm túc thời gian quy định kiến nghị quan kiểm tra việc sửa chữa thiếu sót phát qua kiểm tra kế toán 127 Chương 7: Tổ chức cơng tác kế tốn Cơng tác kiểm tra kế tốn thực thường kỳ kiểm tra bất thường, kiểm tra trước, kiểm tra kiểm tra sau thực nghiệp vụ kinh tế, tài 7.5.2 Tổ chức thực kiểm kê tài sản Kiểm kê tài sản việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận đánh giá chất lượng, giá trị tài sản, nguồn vốn có thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu sổ kế toán Sau kiểm kê tài sản, đơn vị kế toán phải lập báo cáo tổng hợp kết kiểm kê Trường hợp có chênh lệch số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi sổ kế toán, đơn vị kế toán phải xác định nguyên nhân phải phản ánh số chênh lệch kết xử lý vào sổ kế toán trước lập báo cáo tài Đơn vị phải tổ chức kiểm kê tài sản trường hợp sau:  Cuối kỳ kế toán năm, trước lập báo cáo tài chính;  Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp; IT  Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp;  Xảy hỏa hoạn, lũ lụt thiệt hại bất thường khác;  Đánh giá lại tài sản theo định quan nhà nước có thẩm quyền;  Các trường hợp khác theo quy định pháp luật PT 7.5.3 Tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán Tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế tốn cơng việc quan trọng thường xuyên kế toán đơn vị Về mặt nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý tài liệu kế toán cần phải đơn vị tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán đầy đủ, an tồn q trình sử dụng lưu trữ Tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán phải đơn vị phải tuân thủ theo quy định đảm bảo tính khoa học, tiện ích Nội dung tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán bao gồm:  Xây dựng danh mục tài liệu kế toán phải bảo quản, lưu trữ đơn vị Tài liệu kế toán phải bảo quản, lưu trữ theo quy định hành tài liệu kế tốn ghi chép giấy, có giá trị pháp lý kế toán, bao gồm: o Chứng từ kế toán gồm: Chứng từ gốc chứng từ ghi sổ o Sổ kế toán, gồm: Sổ kế toán chi tiết, thẻ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp o Báo cáo tài chính, gồm: Báo cáo tài tháng, báo cáo tài quý, báo cáo tài năm o Tài liệu khác lien quan đến kế toán, tài liệu ngồi tài liệu nói trên, dùnglàm để lập chứng từ kế toán; tài liệu liên quan đến hoạt động kinh tế (như hợp đồng kinh tế, hợp đồng vay, khế ước vay, hợp đồng liên doanh );các tài liệu liên quan đến vốn, quỹ, lợi 128 Chương 7: Tổ chức công tác kế toán tức (như định bổ sung vốn từ lợitức, phân phối quỹ từ lợi tức ); tài liệu liên quan đến thu, chi ngânsách, sử dụng vốn, kinh phí (như tốn sử dụng kinh phí, toán quỹngân sách Nhà nước, toán vốn đầu tư ); tài liệu liên quan đến nghĩavụ thuế với Nhà nước (như định miễn, giảm thuế, hoàn thuế, truy thu thuế,quyết toán thuế hàng năm ) tài liệu liên quan đến kiểm kê, định giá tài sản(như biểu mẫu kiểm kê, biên định giá ); tài liệu liên quan đếnkiểm tra, kiểm toán, tra (như kết luận tra, kiểm tra, báo cáo kiểmtốn ); tài liệu chương trình kế tốn máy vi tính, tài liệu liên quan đến tiêu huỷ tài liệu kế toán  Tổ chức phân loại, xếp hệ thống lưu trữ tài liệu kế toán theo hồ sơ tài liệu Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, xếp thành hồ sơ (hồ sơ chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáotài ) Trong hồ sơ, tài liệu kế toán phải xếp theo thứ tự thời gian phát sinh theo niên độ kế toán, bảo đảm hợp lý, dễ tra cứu, sử dụng cần thiết IT Tài liệu kế toán đơn vị lưu trữ kho lưu trữ đơn vị Trường hợp đơn vị không tổchức phận kho lưu trữ th lưu trữ tài liệu kế toán cáctổ chức lưu trữ sở hợp đồng ký kết bên Hợp đồng phải ghi cụthể trách nhiệm bên tài liệu kế tốn th lưu trữ, chi phí thvà phương thức tốn chi phí th  Tổ chức phân loại, xếp hệ thống lưu trữ tài liệu kế tốn theo thời điểm hồn thành tình hình hoạt động đơn vị PT Tài liệu kế toán niên độ kế tốn kết thúc khơng cịn sử dụng để ghi sổ kế tốn niên độ kế toán tiếp theo, đưa vào lưu trữ chậm 12 tháng kể từ ngày kết thúc niên độ kế toán Tài liệu kế toán báo cáo tốn vốn đầu tư dự án hồn thành, phải đưa vào lưu trữ chậm 12 tháng kể từ ngày báo cáo toán vốn đầu tư dự án hồn thành duyệt Tài liệu kế tốn liên quan đến giải thể, phá sản, cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu, đưa vào lưu trữ chậm 06 tháng kể từ ngày kết thúc cơng việc nói Tài liệu kế tốn đơn vị giải thể, phá sản (kể công ty liên doanh, cơng ty 100% vốn nước ngồi), bao gồm tài liệu kế toán niên độ kế toán tài liệu kế toán liên quan đến kiện giải thể, phá sản lưu trữ quan định thành lập (cấp giấy phép) quan cấp giấy đăng ký kinh doanh lưu trữ nơi theo định cấp định giải thể, phá sản Tài liệu kế toán đơn vị cổ phần hố, chuyển đổi hình thức sở hữu, bao gồm tài liệu kế toán niên độ kế toán tài liệu kế toán liên quan đến cổ phần hoá, chuyển đổi hình thứcsở hữu phải lưu trữ đơn vị chủ sở hữu lưu trữ nơitheo định cấp định cổ phần hố, chuyển đổi hình thức sở hữu Tài liệu kế toán cácniên độ kế toán kết thúc đơn vị chia, tách thành hai hay nhiều đơn vị mới: Nếu tài liệu kế toán phân chia lưu trữ đơn vị mới; Nếu tài liệu kế tốn khơng phân chia lưu trữ nơi theo định củacấp định chia, tách đơn vị Tài liệu kế toán liên quan đến chia, tách lưu trữ đơn vị chia, tách 129 Chương 7: Tổ chức cơng tác kế tốn Tài liệu kế toán cácniên độ kế toán kết thúc tài liệu kế toán liên quan đến sáp nhập cácđơn vị bị sáp nhập, lưu trữ đơn vị nhận sáp nhập  Tổ chức phân công trách nhiệm cá nhân, đơn vị đảm nhiệm việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán Đơn vị tổ chức phải phân công người đứng đầu đơn vị phải chịu trách nhiệm trước pháp luật an toàn, đầy đủ hợp pháp tài liệu kếtoán đơn vị lưu trữ Đồng thời, kế toán trưởng người phụ trách kế toán chịu trách nhiệm giúp người đứng đầu đơn vị tổ chức, phân loại, xếptài liệu làm thủ tục đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ Người giao nhiệm vụ quản lý, bảo quản tài liệu kế toán lưu trữ phải chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị, trước pháp luật mát, hưhỏng cố khác tài liệu kế toán lưu trữ chủ quan gây Các đơn vị phải mở "Sổ theo dõi tài liệu kế toán lưu trữ" đểghi chép, theo dõi quản lý tài liệu kế toán lưu trữ Sổ theo dõi tài liệu kếtốn lưu trữ phải có nội dung chủ yếu: Loại tài liệu lưu trữ, số hiệu, ngày tháng đưa vào lưu trữ, trạng tài liệu đưa vào lưu trữ, thời hạn lưu trữ IT  Tổ chức quy định thời gian bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán Tùy theo loại tài liệu kế toán mà thời gian bảo quản, lưu trữ quy định dài hay ngắn Hiện nay, tài liệu kế toán phải lưu trữ theo thời hạn sau đây: PT  Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành đơn vị kế toán, gồm chứng từ kế tốn khơng sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn lập báo cáo tài thời gian lưu trữ tối thiểu năm  Tài liệu kế toán chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán lập báo cáo tài chính, sổ kế tốn báo cáo tài năm (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác) thời gian lưu trữ tối thiểu 10 năm  Tài liệu kế tốn có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng kinh tế, an ninh, quốc phòng cần lưu trữ vĩnh viễn Tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ theo quy định chế độ này,nếu khơng có định khác người quan Nhà nước có thẩm quyềnthì phép tiêu huỷ theo định người đứng đầu đơn vị Việc tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ phải làm đầy đủ, thủ tục theo quy định 130 Chương 7: Tổ chức cơng tác kế tốn CÂU HỎI ƠN TẬP CHƯƠNG Nội dung, ý nghĩa tổ chức cơng tác kế tốn? Các hình thức tổ chức máy kế tốn? Việc lựa chọn hình thức tổ chức máy kế toán cho đơn vị cần vào đặc điểm gì? Hệ thống báo cáo kế toán đơn vị bao gồm loại nào? Đặc điểm loại báo cáo? Nội dung tổ chức chứng từ kế toán đơn vị? Nội dung tổ chức hệ thống sổ kế toán đơn vị? PT IT Nêu ý nghĩa nội dung cơng tác kiểm tra kế tốn? 131 ... chức công tác kế toán Tham gia biên soạn giảng “NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN” tập thể giảng viên, cán thuộc khoa Tài Kế tốn – Học viện Cơng nghệ Bưu viễn thơng sau đây: ThS Nguyễn Thị Chinh Lam - Chủ biên... hoạt động kế toán đơn vị Do vậy, để thống hoạt động kế toán cần xây dựng hệ thống khái niệm, nguyên tắc nhằm đạo, quản lý hoạt động kế toán đơn vị Khái niệm đơn vị kế toán: Đơn vị kế toán thực... VÀ YÊU CẦU CỦA KẾ TOÁN 1.2.1 Nhiệm vụ kế toán 1.2.2 Yêu cầu kế toán 1.3 NHỮNG KHÁI NIỆM, NGUYÊN TẮC KẾ TOÁN CHUNG ĐƯỢC THỪA NHẬN 1.4 ĐỐI TƯỢNG CỦA KẾ TOÁN